ministeruldezvoltArii regionale5

administrajieipublice 1
fondurilor europene
inspectoratulde s t a t in construct!!

ORDINUL nr. A4
W

din 01 . OJ^.iOM

pentru aprobarea Procedurii privind activitatea de arhiva Tn cadrul

Inspectoratului de Stat Tn Construct - I.S.C.

In conformitate cu prevederile Ordonan^ei Guvernului nr. 63/2001 privind infiin{area

Inspectoratului de Stat in Construct - I.S.C, aprobata cu modificari prin Legea
nr.707/2001, cu modificarile si completarile ulterioare,
Conform prevederilor Hotararii Guvernului nr. 525/2013 pentru aprobarea atribu^iilor
generate si specifice, a structurii organizatorice si a numarului maxim de posturi, precum si
a normarii parcului auto si a consumului de carburanfl ale Inspectoratului de Stat in
Construct - I.S.C, cu modificarile si completarile ulterioare,
Jinand seama de dispozitiile Ordinul secretaruiui general al Guvernului nr. 400/2015 pentru
aprobarea Codului controlului intern/managerial al endtaplor publice, cu modificarile si
completarile ulterioare,

Luand in considerare avizul Comisiei de monitorizare a sistemului de control intern

managerial la nivelul Inspectoratului de Stat in Constructii - I.S.C, acordat potrivit Hotararii
nr. 12/21.12.2016, Tnregistrata la I.S.C. sub nr. 50630/21.12.2016,
Avand Tn vedere Referatul de aprobare al Directiei Economice si Administrate Tnregistrat la
I.S.C. sub nr. 1574/16.01.2017,
In temeiul art. 16 alin. (3) din Regulamentul de organizare sifunctfonare a Inspectoratului de
Stat in Construcpi - I.S.C, aprobat prin Ordinul viceprim - ministrului, ministrului
dezvoltarii regionale si administrate! publice nr. 2644/2016,

INSPECTORUL GENERAL

emite prezentul
ORDIN

Art. 1. - Se aproba Procedura privind activitatea de arhiva Tn cadrul Inspectoratului de Stat Tn

Constructii - I.S.C, prevazuta Tn anexa care face parte integranta din prezentul ordin.
Art. 2. - Incepand cu data prezentului ordin, Ordinul inspectorului general nr. 384/2015
pentru aprobarea Procedurii privind activitatea de arhiva Tn cadrul Inspectoratului de Stat Tn
Constructii - I.S.C, Tsi Tnceteaza aplicabilitatea.

Str. C.F.Robescu nr. 23, cod pojtal 030217, Sector 3, , Bucurejti,

Tel: +40 21 318.17.00, Fax: +40 213 181719, +40 21 381703, +40 21 318 17 04, E-mail: isc@isc.gov.ro
www.isc.eov.ro
 NSPECTOPvATUL DE STAT IN CONSTRUCT"!

Art. 3. - Personalul responsabil cu activitatea de arhiva din cadrul Inspectoratului de Stat Tn

Constructii - I.S.C. - aparatul central si inspectoratelor regionale/judetene Tn constructii va
duce la Tndeplinire prevederile prezentului ordin.

INSPECTOR GENERAL

Str. C.F.Robescu nr. 23, cod postal 030217, Sector 3, , Bucuresti,

Tel:+40 21 318.17.00, Fax: +40 213 181719, +40 21 38 1703, +40 21 318 1704, E-mail: isc@isc.gov.ro
www.isc.gov.ro
 ministeruldezvoltArii regionale,
administratiei publice si
fondurilor europene
inspectoratulde s t a t in constructii

Anexa la Ordinul inspectorului general nr.

Mb I Of/ . OL .2017

PROCEDURA

privind activitatea de arhiva Tn cadrul

Inspectoratului de Stat Tn Constructii - I.S.C,

P.S. - 04

EDITIA II

REVIZIA 0

Str. C.F.Robescu nr. 23, cod postal 030217, Sector 3, , Bucuresti,

Tel: +40 21 318.17.00, Fax: +40 213 18 17 19, +40 21 38 1703, +40 21 31817 04, E-mail: isc@isc.gov.ro
www.isc.gov.ro
 Procedura de Sistem Editfa II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr. de ex
In constructii -1. s. c. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 2/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea 51" aprobarea procedurii

Elemente Numele i Func^ia Data Semnatura

privind prenumele
responsabilii/
operatfunea
1 3
1.1 Elaborat Florin Petcu Consilier -
Coordonator
Compartiment
Patrimoniu

1.2 Verificat Gabriela Sef Birou - Biroul

Stoleriu Logistica,
Patrimoniu si
Pare Auto
1.3. Verificat Elena lonescu Director -
Direct a
Economica si
Administrativ
1.4 Avizat Remulus Secretar General
Emilian Birjaru
1.5 Avizat Paul Racovita Inspector General
Adjunct
1.6 Aprobat Emil Florin Inspector General
Albota

2. Situa^ia editiilor i a reviziilor Tn cadrul editiilor procedurii

Edi^iia sau dupa caz, Componenta Modalitatea Data de la care se

revizia Tn cadrul reviziei reviziei aplica prevederile
edi^iei edi^iiei
1 2 3 4
2.1 Edi^ia I -
-
384/12.05.2015
2.2 Editia II - -

3. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau,

dupa caz, revizia din cadrul edi^iei procedurii

Scopul Ex. Compartiment Func^ia Nume si Data Semnatura

difuzarii Nr. prenume primirii
1 2 3 4 5 6 7
 Procedura de Sistem Edi^ia II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr. de ex
In constructii -1, s. c. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 3/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C. Exemplar nr

Cod: P.S. - 04

3.1 aplicare 1 Directia Juridica si director

Resurse Umane
3.2 aplicare 2 Directia director
Supravegherea
Pietei Produselor
pentru Constructii,
Autorizare
Laboratoare,
Responsabili
Tehnici cu
Executia si
Diriginti de $antier
3.3 aplicare 3 Directia director
Coordonare,
Control si Sinteza a
Activitatii de
Control si Avizare
3.4 aplicare 4 Directia Economica director
si Administrativ
3.5 aplicare 5 Biroul Corp Control sef birou

3.6 Aplicare/e 6 Biroul Audit Public sef birou

videnta
aplicare
Intern ft c/W/9
liwJ
3.7 7 Compartimentul expert
Secretariat -
Registratura
3.8 aplicare 8 Compartimentul consilier
Comunicare si ft^KjA-<A~-
Relatii Mass -
Media
3.9 Aplicare 9 Compartimentul consilier >

3.10
eviden^a
aplicare 10
Situatii de Urgenta
Compartimentul
Securitate si
consilier 4 ;

Sanatate Tn Munca
3.11 aplicare 11 Inspectorat inspector
Regional Tn sef
Constructii regional1

1Inspectorii sefi regionali vor aduce prezenta procedura la cunostinta personalului din cadrul
I.R.C./I.J.C. Lista cu semnaturile de luare la cunostinta a personalului, vor fi transmise catre
Compartimentul Patrimoniu, Tn vederea anexarii acestora la prezenta procedura. - Anexa nr. 19
 Procedura de Sistem Editfa II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr.de ex
Tn constructii - ' s. c. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 4/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C. Exemplar nr
Cod: P.S. - 04

4. Scopul procedurii

4.1. Stabileste modul de realizare unitara a activita^ii de arhivare a documentelor

neclasificate la nivelul Inspectoratului de StatTn Constructii - I.S.C.
4.2. Da asigurari cu privire la existen^a documentaflei adecvate derularii acestei activitap;
contribuie la eficientizarea activita^ii de arhivare a I.S.C; conduce la asumarea
responsabilitatflor de catre persoanele desemnate cu activitatea de arhiva si de catre
utilizatorii procedurii;
4.3.Asigura continuitatea activitafli, inclusiv Tn conditfi de fluctuate a personalului cu
atribu^ii Tn activitatea ce face obiectul acestei proceduri;
4.4. Sprijina auditul public intern si/sau alte organisme abilitate Tn actfuni de auditare
si/sau control, iar conducerea institutiei, respectiv conducerea inspectoratelor
regionale/jude^ene Tn constructii Tn luarea deciziilor legate de activitatea reglementata de
aceasta procedura.

5. Domeniul de aplicare a procedurii

Prezenta procedura reglementeaza organizarea si desfasurarea Tntregii activity

arhivistice, Tn mod unitar, la nivelul I.S.C. - aparatul central, respectiv al inspectoratelor
regionale/jude^ene Tn constructii, structuri creatoare si detfnatoare de documente, Tn
conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Natfonale nr. 16/1996, republicata.

6. Documente de referinja
aplicabile activita$ii procedurate

a. Legea Arhivelor Naflonale nr. 16 /1996, republicata;

b. Instruc^iuni privind activitatea de arhiva la creatorii si detfnatorii de documente, aprobate
de conducerea Arhivelor Natfonale prin Ordinul de zi nr. 217/1996;
c. Ordonan^a Guvernului nr. 63/2001 privind Tnfiinjarea Inspectoratului de Stat Tn Constructii
-I.S.C, aprobata cu modificari prin Legea 707/2001, cu modificarile si completarile ulterioare;
d. Hotararea Guvernului nr. 525/2013 pentru aprobarea atribu^iilor generale si specifice, a
structurii organizatorice si a numarului maxim de posturi, precum si a normarii parcului auto si
a consumului de carburanfi ale Inspectoratului de Stat Tn Constructii - I.S.C, cu modificarile si
completarile ulterioare;
e. Regulamentul de organizare si functfonare al Inspectoratului de Stat Tn Constructii - I.S.C,
aprobat prin Ordinul Viceprim-ministrului, ministrul dezvoltarii regionale si administrate!
publice nr. 2644/2016;
f. Regulamentul intern al Inspectoratului de Stat Tn Constructii - I.S.C, aprobat prin Ordinul
inspectorului general nr. 130/2014;
g. Ordinului secretaruiui general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului
controlului intern managerial, al entitatfle publice, cu modificarile si completarile ulterioare;
h. Legea 102/1992 privind sterna {arii si sigiliul statului, cu modificarile ulterioare;
i. Legea nr. 75/1994 privind arborarea drapelului Romaniei, intonarea imnului national si
folosirea sigiliilor cu sterna Romaniei de catre autorita^ile si institutive publice;
 Procedura de Sistem Editfa II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr. de ex
Tn constructii - ' s. c arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 5/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C. Exemplar nr
Cod: P.S. - 04

j. H.G. nr. 1157/2001 pentru aprobarea Normelor privind arborarea drapelului Romaniei,
intonarea imnului national si folosirea sigiliilor cu sterna Romaniei, pastrarea si utilizarea
acestora, precum si scoaterea din folosinta a sigiliilor cu sterna Romaniei, uzate sau care devin
nefolositoare, cu modificarile si completarile ulterioare;
k. H.G. nr. 544/2003 privind modelul sigiliilor cu sterna Romaniei, pastrarea si utilizarea
acestora, precum si scoaterea din folosinta a sigiliilor cu sterna Romaniei, uzate care devin
nefolositoare.

7. Definitfi 1 abrevieri ale termenilor utilizatf Tn procedura.

7.1. Definitfi ale termenilor

Nr. Termenul Definitfa si/sau, daca este cazul, actul care defineste termenul
crt.
7.1.1 Procedura Prezentarea formalizata, Tn sen's, a tuturor pasilor ce trebuie
urma^i, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat Tn
vederea realizarii activitatii, cu privire la aspectul procesual.
7.1.2 Procedura de Procedura care descrie o activitate sau un proces care se
sistem desfasoara la nivelul tuturor compartimentelor din cadrul
institute!.
7.1.3 Edip'e a unei Forma ini^'ala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri de
proceduri sistem, aprobata si difuzata
7.1.4 Revizia Tn Acfiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea,
cadrul unei dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editfi a
editfi procedurii de sistem, actfuni care au fost aprobate si difuzate.
7.1.5 Utilizator a I Salariap'i desemna^i cu activitatea de arhiva din cadrul I.S.C. -
procedurii aparatul central, inspectoratelor regionale Tn constructii si
inspectoratelor jude^ene Tn constructii, sefii structurilor
organizatorice.
7.1.6 Arhivele Serviciul Arhivelor Nafionale Istorice Centrale - Biroul Arhive
Natfonale Tehnice si de Tnregistrare, Serviciul Municipiului Bucuresti al
Arhivelor Na^ionale, Serviciile Jude^ene ale Arhivelor Naflonale
(corespunzator arondarii structurii teritoriale a I.S.C.)
7.1.7 Nomenclator Tabel Tn care se Tnscriu, pe structura organizatorica, categoriile de
arhivistic documente grupate pe probleme si termene de pastrare.
7.1.8 Comisie de Comisia care func^ioneaza Tn cadrul I.S.C- aparatul central/I.R.C./
selecponare I.J.C, este numita prin decizia sau ordinul Inspectorului General,
se Tntruneste de cate on' este nevoie, pentru a analiza fiecare
unitate arhivistica Tn parte, stabilindu-i valoarea practica sau
istorica. Documentele se scot din depozitul de arhiva si se pot
elimina numai Tn baza procesului verbal al comisiei de selectfonare,
care se Tnainteaza la A.N./S.J.A.N, si dupa primirea confirmarii de
laA.N./S.J.A.N.
7.1.9 Document Document emis din afara I.SC
extern
 Procedura de Sistem Ediia II Nr.de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr. de ex
Tn constructii -1. s. c arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 6/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C. Exemplar nr
Cod: P.S. - 04

7.1.10 Document Document emis de ISC, pentru a fi utilizat Tn cadrul sau Tn afara
intern organiza^iei.
7.1.11 Termen de Perioada cuprinsa Tntre data crearii documentului si data cand
pastrare poate fi distrus/scos din depozit, exprimat Tn ani;
Termenul de pastrare al dosarului de arhiva, precizat Tn
Nomenclatorul arhivistic, curge de la data de sfarsit a
documentelor din dosar (ultima data de creare a documentelor din
dosar);
7.1.12 Unitate Dosar de arhiva
arhivistica
u.a.

7.1.13 Matrice Obiectul cu ajutorul caruia se efectueaza sigilarea actelor. Se

sigilare compune din doua par^i: o placa (metalica, din cauciuc, lemn, etc.)
pe care este gravata o reprezentare (sterna, emblema, efigie etc.)
Tnso^ita de legenda si un suport (maner, inel, etc.) Amprenta
ramasa Tn urma aplicarii matricei sigilare pentru autentificarea
actului se numeste sigiliu.
7.1.14 Structura Compartiment, birou, serviciu, direcfle, de la ISC- aparatul central/
organizatoric I.R.C/IRCBI/I.J.C
a

7.1.15 Responsabil Persoana desemnata prin Ordinul Inspectorului General la nivelul

arhiva Inspectoratului de Stat Tn Constructii - I.S.C. - aparatul
central/I.R.C/I.J.C

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. Abrevierea Termenul abreviat

crt.
7.2.1 P.S. Procedura de Sistem
7.2.2 I.S.C. Inspectoratul de StatTn Constructii - I.S.C
7.2.3. I.S.C- aparatul central Inspectoratul de Stat Tn Constructii I.S.C- aparatul
central
7.2.4 I.R.C Inspectoratul Regional Tn Constructii.
7.2.5 I.R.C B.I. Inspectoratul Regional in Constructii Bucuresti-llfov
7.2.6 I.C.M.B. Inspectoratul in Constructii al Municipiului Bucuresti
7.2.7 I.J.C I. Inspectoratul Jude^ean Tn Constructii llfov.
7.2.8 I.J.C Inspectoratul Jude^ean Tn Constructii.
7.2.9 S.G. Secretar General
7.2.10 D.E.A. Direc^ia Economica si Administrativ
7.2.11 D.J.R.U. Directia Juridica si Resurse Umane
7.2.12 D.S.P.P.CA.LR.T.E.D.5. Directia Supravegherea Pie^ei Produselor pentru
Constructii, Autorizare Laboratoare, Responsabili
Tehnici cu Executia si Diriginti de $antier
7.2.13 D.CCS.A.CA. Directia Coordonare, Control si Sinteza a Activitatii de
Control si Avizare
 Procedura de Sistem Edifia II Nr.de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr. de ex
TN CONSTRUCTII - 1. S. C. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 7/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

7.2.14 B.CC Biroul Corp Control

7.2.15 C S.-R. Compartimentul Secretariat - Registratura
7.2.16 CR. Compartimentul Registratura
7.2.17 CCR.M.M. Compartimentul Comunicare si Relatii Mass - Media
7.2.18 B.A.P.I. Biroul Audit Public Intern
7.2.19 C.S.S.M Compartimentul Securitate si Sanitate Tn Munca
7.2.20 C.S.U. Compartimentul Situa^ii de Urgenta
7.2.21 CP. Compartiment Patrimoniu
7.2.22 A.N. Arhivele Naflonale
7.2.23 S.J.A.N. Serviciile Jude^ene ale Arhivelor Natfonale
7.2.24 R.O.F. Regulament de organizare si func^ionare
7.2.25 R.I. Regulamentul intern
7.2.26 CS. Comisie de selec^ionare
7.2.27 N.A. Nomenclator arhivistic
7.2.28 S.I.M.A. Sistem Informatic destinat Managementului Activitafli
7.2.29 I.?.R. Inspector $ef Regional
7.2.30 I.J.J. Inspector $ef Jude^ean

8. Descrierea procedurii

8.1. Tnregistrarea i evidenta documentelor

8.1.1. Tnregistrarea documentelor

Sistemul de Tnregistrare si evidenta a documentelor Tn cadrul I.S.C este reglementat prin

Procedura de Sistem privind organizarea activita^ii de secretariat si registratura din cadrul
I.S.C.

8.1.2. Evidenta documentelor

8.1.2.1.Evidenta documentelor de uz intern, gestionate de structurile I.S.C, precum si a

documentelor intrate/iesite la/de la mapa conducerii I.S.C. este tinuta de C.S.R. Tn vederea
Tnregistrarii si directionarii acestora conform rezolutiei prin programul SIAAA.
8.1.2.2.CR. de la I.R.CB.I. si I.J.C-uri tine evidenta documentelor de uz intern, precum si a
documentelor intrate/iesite la/de la mapa conducerii respective Tnregistrandu-le si
directionandu-le conform rezolutiei prin programul SIAAA.

8.2. Constituire/Modificare nomenclator arhivistic

8.2.1. Constituire nomenclator arhivistic (N.A.)

Propunerile pentru N.A. trebuie sa aiba Tn vedere:
- structura organizatorica a I.S.C. asa cum figureaza Tn schema de organizare (organigrama);
- continutul, importanta si relevanta documentelor (Tnregistrarilor) pentru I.S.C;
 Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr. de ex
Tn constructii -1- s. c. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 8/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

- gruparea documentelor pe problematici diferite Tn dosare diferite;

- termenul de pastrare al documentelor din dosar prevazut de reglementarile aplicabile;
- nivelul de confidentialitate al informatiilor confute poate fi mentionat Tn rubrica
observatii.
Tn N.A., dosarele aferente fiecarei structuri organizatorice se ordoneaza Tn ordinea
descrescatoare a termenelor de pastrare, Tncepand cu cele care se pastreaza permanent
(exemplu: P, 50 am", 30 ani, 10 ani, 5 ani, 3 ani, 1 an).
Pentru elaborarea N.A. se utilizeaza Anexa nr. 1 - Nomenclator arhivistic.
N.A. se Tntocmeste sub forma unui tabel Tn care se Tnscriu, pe fiecare structura
organizatorica, categoriile de documente grupate pe probleme si termene de pastrare.
Tn prima rubrica a N.A. se tree denumirile structurilor organizatorice, Tn ordinea Tn care
figureaza Tn schema de organizare a I.S.C, si se numeroteaza cu cifre romane.
Tn rubrica a doua se tree subdiviziunile structurilor organizatorice si se numeroteaza cu
litere majuscule.
Tn rubrica a treia se trece, Tn rezumat, continutul documentelor ce constituie dosarul,
fiecare dosar numerotandu-se cu cifre arabe, Tncepand cu nr. 1 la fiecare structura
organizatorica.
Tn N.A. se tree si registrele, cartotecile, condicile si alte materiale preconstituite.
Cifra romana, litera majuscula si cifra araba formeaza indicativul dosarului (ex. la Anexa
nr. 1 -Nomenclator arhivistic).
Tn rubrica a patra a N.A. seTnscrie termenul de pastrare. Stabilirea lui se face tinandu-se
seama de legile Tn vigoare, de importanta practica pentru activitatea creatorului de documente
si, Tn mod deosebit, de importanta stiintifica a informatiilor pe care le contin documentele.
In dreptul grupelor de documente care se pastreaza permanent se trece cuvantul
..permanent" (prescurtat P"), iar pentru acelea care se pastreaza temporar, cifra araba care
reprezinta numarul anilor cat se pastreaza (I, 3, 5, Ketc.). Daca termenul de pastrare al unor
grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine Tn momentul Tntocmirii N.A. sau daca
exista motive sa se presupuna ca, Tn anumite conjuncturi, informatiile documentelor pot avea
importanta stiintifica, langa termenul de pastrare temporara se mentioneaza CS.". La
expirarea termenului de pastrare, aceste documente vor fi analizate de CS. si, dupa caz, pot
fi propuse pentru eliminare sau retinute permanent.
Tntr-un dosar se grupeaza documente referitoare la aceeasi problem!, cu acelasi termen
de pastrare. Tn cazul acelorasi genuri de documente, Tntocmite pe perioade de timp diferite si,
respectiv cu termene de pastrare diferite (planuri, dari de seama lunare, trimestriale, anuale
s.a.), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de pastrare.
$eful fiecarei structuri organizatorice raspunde de Tntocmirea proiectului de N.A. pentru
documentele specifice structurii respective. Aceste proiecte se centralizeaza de responsabilul
cu arhiva si se Tnainteaza, Tn doua exemplare, spre aprobare si confirmare.
N.A. se aproba de catre conducerea I.S.C. - aparatul central si se confirma, de A.N.
Dupa confirmare, N.A. va fi difuzat la toate structurile organizatorice, Tn vederea
aplicarii lui.

8.2.2. In situatia Tn care intervin modificari Tn structura documentatiei (documente

noi/desfiintari documente), sau modificari la nivelul structurilor organizatorice (denumiri noi,
desfiintari/Tnfiintari unitati din structura organizatorica, schimbari de subordonare), care
 Procedura de Sistem Edi'tia II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr.de ex
Tn constructii -1. s. c arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 9/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

genereaza modificari fata de N.A. Tn vigoare, $eful structurii organizatorice implicate va

transmite responsabilului cu arhiva propunerile de modificare a N.A.
8.2.3. Propunerile de modificare/completare a sectiunii din N.A. Tn vigoare, referitoare la
documentele fiecarei structuri organizatorice sunt redactate de catre responsabil arhiva -
structura organizatorica, Tn Anexa nr. 1 - Nomenclator arhivistic si sunt avizate de $eful
structurii organizatorice. Propunerile pentru N.A. vor fi conforme cu cerintele reglementarilor
externe si interne aplicabile (a se vedea punctul 6 Documente de referinta) si cu precizarile
din Anexa 1 la prezenta procedura.
8.2.4. Propunerile se centralizeaza la responsabilul cu arhiva I.S.C. - aparatul central care, Tn
functie de situate, Tntocmeste proiectul pentru completarea N.A. sau proiectul pentru noul
N.A. al I.S.C. si Tl supune aprobarii Inspectorului General.
8.2.5. Proiectul aprobat prin Ordin al inspectorului general, este transmis pentru confirmare la
AN cu adresa de Tnaintare (a se vedea Anexa nr. 2 - Adresa-Confirmare Nomenclator).
N.A. confirmat de A.N. este comunicat, de catre responsabilul cu arhiva de la I.S.C. -aparatul
central, pe e-mail, tuturor structurilor organizatorice, Tn vederea aplicarii.

8.3. Derularea operatiunilor de arhivare

8.3.1. Constituire dosare de arhiva

Constituirea dosarelor de arhiva se realizeaza de catre tot personalul din cadrul structurilor
organizatorice din I.S.C, Tn anul urmator crearii documentelor confute.
Documentele sunt grupate Tn dosare Tn functie de N.A. Tn vigoare si de criteriile care au stat la
baza Tntocmirii acestuia, Tn ordine cronologica si pe probleme.
La constituirea dosarelor de arhiva se realizeaza urmatoarele operatiuni:
- SeTndeparteaza ace, clame, agrafe metalice, alonje, dosare de plastic si altele asemenea;
- Se Tndeparteaza filele nescrise, dublurile de documente (dublete);
- Se ordoneaza documentele conform N.A., pe problematici, Tn ordine cronologica;
- In cadrul ordonarii cronologice, documentele mai vechi trebuie sa se afle deasupra si cele
mai noi dedesubt;
- Se leaga documentele Tn coperti de carton, cu maxim 250-300 file; daca se depaseste acest
numar se constituie mai multe volume ale aceluiasi dosar;
- Se numeroteaza fiecare fila a dosarului, Tn coltul din dreapta sus, cu creion negru;
- Pe fata interioara a ultimei coperti se certified numarul de file din dosar, Tn cifre si, Tntre
paranteze, Tn lite re:
"Prezentul dosar confine ( ) file",
dupa care se semneaza si se pune data.
Pentru dosarele cu mai multe volume, se numeroteaza fiecare volum, Tncepand cu numarul 1.
Pe coperta dosarului se Tnscriu urmatoarele informatii:
- denumirea structurii organizatorice care creeaza dosarul;
- numarul de dosar din inventarul de predare la depozitul de arhiva;
- continutul pe scurt al problemelor la care se refera (continut concret si specific, nu
categoria generica mentionata Tn N.A.);
- volumul;
 Procedura de Sistem Editia II Nr.de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr. de ex
TN CONSTRUCTII -1. S. C. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 10/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C. Exemplar nr.
Cod: P.S. - 04

- indicativul din N.A.;

- datele de Tnceput si de sfarsit;
- numarul de file;
- anul din inventarul de predare la arhiva societatii (anul de Tnceput),
- termenul de pastrare.
Exemplu:

INSPECTORATUL DE STAT TN CONSTRUCTII" l-S.C - aparatul central /

INSPECTORATUL REGIONAL TN CONSTRUCTII/
INSPECTORATUL REGIONAL TN CONSTRUCTII - BUCURETI ILFOV/
INSPECTORATUL JUDETEAN TN CONSTRUCTII

Directia/Serviciul/Biroul/Compartimentul

Numar Dosar:

Continut pe scurt:
Numar volum:
Indicativ:

Data de Tnceput:
Data de sfarsjt:
Nr. File:

Anul:

Termen pastrare:

Pe cotorul dosarului se Tnscriu urmatoarele informatii:

- denumirea structurii organizatorice;
- anul din inventarul de predare la depozitul de arhiva (anul de Tnceput).
- numarul de dosar din inventarul de predare la arhiva societatii;
- volumul;
- indicativul din N.A.;
- datele de Tnceput si de sfarsit;
- numarul de file;
- termenul de pastrare.
In cazul Tn care nu exista personal care sa faca legarea dosarelor se pot achizitiona servicii de
legare de la firme autorizate de catre A.N. pentru prestarea de servicii arhivistice.

8.3.2. Tntocmire inventare dosare de arhiva

La nivelul fiecarei structuri organizatorice ale I.S.C. se vor Tntocmi atatea inventare pentru un
an cate termene de pastrare sunt prevazute Tn N.A. la structura organizatorica respectiva (1
an, 3ani, 5ani, 10ani, ...., 50ani, P).
Inventarul se completeaza utilizand Anexa nr. 3 - Inventar-dosare-arhiva :
- Tn 3 exemplare, pentru documentele temporare (1 an, 3 ani, 5 ani,....) - un exemplar
ramane la structura organizatorica, si celelalte 2 se predau la responsabilul cu arhiva (un ex.
 Procedura de Sistem Editfa II Nr.de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr. de ex
TN CONSTRUCTII - I- S. C. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 11/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C. Exemplar nr
Cod: P.S. - 04

va fi pastrat de acesta, iar al 3-lea se ataseaza la documentatia pentru Comisia de Selectionare

a A.N./S.J.A.N., dupa verificarea lucrarilor CS. a I.S.C- aparatul central/I.R.C./I.R.C.
B.I. /I.J.C

- Tn 4 exemplare pentru documentele cu termen de pastrare permanent (P) - exemplarul nr. 1

ramane la structura organizatorica, si celelalte 3 ex. se predau la responsabilul cu arhiva (al 2-
lea la responsabilul de arhiva, al 3-lea se ataseaza la documentatia pentru CS. a
A.N./S.J.A.N., iar al 4-lea se depune la A.N./S.J.A.N., la Tmplinirea a 30 ani de la crearea
documentelor din inventarul respectiv.
In cazul Tn care un dosar cuprinde documente din mai multi ani, se vor inventaria la anul de
Tnceput, (anul eel mai vechi al dosarului), mentionandu-se Tn inventar datele extreme, data de
sfarsit fiind data de Tncheiere a dosarului. Pentru dosarele neTncheiate Tn anul respectiv
precum si pentru cele care, din motive justificate se opresc la structurile organizatorice, se
Tnscriu Tn inventarul anului respectiv si se mentioneaza Tn inventar structura organizatorica si
functia la care se pastreaza.

8.3.3. Predare dosare la arhiva

Personalul structurii organizatorice efectueaza predarea dosarelor la arhiva Tn anul urmator

constituirii dosarului, pe baza inventarelor Tntocmite conform pet. 8.3.2. Dosarele neTncheiate
si dosarele Tncheiate care, din motive justificate, sunt pastrate la structurile organizatorice se
predau ulterior la arhiva.
La predarea dosarelor la arhiva, responsabilul cu arhiva de la I.S.C- aparatul
central/l.R.C./I.R.C. B.I./I.J.C efectueaza urmatoarele operatiuni:
- verificare dosar, urmarind respectarea modului de constitute a dosarelor si concordanta
Tntre continutul lor si datele consemnate Tn inventar,
- corectare eventuale erori,
- completare si semnare Inventare (Anexa nr. 3 - Inventar-dosare-arhiva)
- completare si semnare Proces verbal de predare-primire a documentelor (Anexa nr. 4 PV
predare-primire) Tn 2 exemplare,
La predarea la arhiva a dosarelor initial neTncheiate si a dosarelor Tncheiate care au fost
pastrate la structurile organizatorice, se completeaza, sub semnatura, Tn toate exemplarele
inventarului, data depunerii la arhiva societatii si data de sfarsit pentru dosarele neTncheiate la
data Tntocmirii inventarului.

8.3.4. Arhivare dosare

Evidenta dosarelor si inventarelor depuse la arhiva se realizeaza de catre responsabilul cu

arhiva de la I.S.C- aparatul central/l.R.C./I.R.C.B.I./I.J.C, prin completarea Tn Registrul de
evidenta curenta a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice (Anexa nr. 5 - Registru-evidenta-
curenta) la capitolul JNTRARI" (Preluari").
Dosarele se pastreaza pe rafturi, ordonate dupa structurile organizatorice, an de Tnceput,
termene de pastrare, scrise pe coperta (eticheta) si pe cotorul dosarelor.
 Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr. de ex
TN CONSTRUCTII - I- S. C. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 12/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C. Exemplar nr

Cod: P.S. - 04

8.3.5. Pastrarea documentelor, organizarea depozitului de arhiva

a) Documentele se pastreaza Tn conditii corespunzatoare, asigurandu-le Tmpotriva distrugerii,

degradarii, sustragerii ori comercializarii Tn alte situatii decat cele prevazute de lege.
b) Documentele de arhiva se pastreaza Tn depozite construite special sau Tn Tncaperi
amenajate Tn acest scop, cu asigurarea condi'tiilor necesare pentru pastrarea corespunzatoare a
documentelor si pentru protectia lor fata de acflunea agentilor de deteriorare: praf, lumina
solara, solicitari la uzura mecanica, variatii de temperaturi si umiditate, temperaturi excesive,
surse de infectie sau Tntretinere a agentilor biologici, pericol de foe, inundatii sau infiltratii de
apa.
c) Noile constructii ale creatorilor si detinatorilor de arhiva vor fi avizate numai Tn cazul Tn
care au spatii prevazute pentru pastrarea arhivei.
d) Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri si alte mijloace de depozitare
specifice, de preferinta din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive si fara emanatii.
e) Dimensionarea elementelor de pastrare a arhivei (rafturi, dulapuri etc.) se va face Tn
functie de dimensiunile materialului suport (hartie, film etc.). ale materialelor de protectie
(cutii, containere etc.) ale spatiului din constructie aferent, asigurandu-se accesul la
materialul depozitat si posibilitatea unei evacuari rapide Tn caz de necesitate.
Se recomanda amplasarea rafturilor perpendicular pe sursa de lumina naturala, iar
iluminatul artificial va urmari culoarul dintre rafturi.
Se vor lua masuri pentru asigurarea stability sistemelor de depozitare.
f) Tntre pereti si rafturi, ca si Tntre rafturi se asigura un spatiu liber de 0,7 - 0,8 m latime. Tn
depozitele mari se pot organiza si coridoare centrale de 1,5 - 2,0 m latime, pe lungimea sau pe
latimea depozitului, pentru manevrarea documentelor.
g) Pentru depozite mai mari de 50 mp este necesara organizarea de camere de lucru langa
depozit
h) Toate depozitele de arhiva mai Tnalte de 2,4 m se doteaza cu scari de arhiva. In functie de
necesitati, depozitele pot fi dotate si cu carucioare de transport interior.
i) Pentru protejarea Tmpotriva degradarii, documentele se introduc Tn cutii de carton, mape,
plicuri, tuburi etc. Tn raport de natura si dimensiunea lor.
j) Asezarea documentelor Tn rafturi se face pe manseta de Tndosariere sau pe manseta
inferioara.
k) Tn cazul Tn care creatorul detine documente de mai multe tipuri (hartie, filme, fotografii,
benzi magnetice etc.) acestea se depoziteaza pe categorii, dependente de natura materiala a
acestora, astfel Tncat pastrarea si conservarea lor sa poata fi organizata Tn mod corespunzator.
I) Depozitele de benzi magnetice nu vor avea Tn apropiere campuri magnetice.
m) Tn depozitele de arhiva continand documente scrise trebuie sa se asigure un microclimat
caracterizat prin temperaturi cuprinse Tntre 15-24 C si umiditati relative de 50 - 60%.
n) Pentru depozitele de materiale fotografice, ca si pentru cele cuprinzand benzi magnetice,
temperaturile optime sunt cuprinse Tntre 14 - 18 C, iar umiditatea relativa de 40 - 50%.
o) Pentru masurarea si urmarirea parametrilor de microclimat, depozitele vor fi dotate cu
aparate de control (termometre, higrometre si alte asemenea), iar citirile vor fi consemnate
Tntr-un caiet de depozit.
p) Ferestrele vor fi asigurate Tmpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme
parasolare (geamuri absorbante, obloane etc.).
 Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr. de ex
Tn constructii - ' $. c. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 13 / 43
de Stat Tn Constructii - I.S.C. Exemplar nr
Cod: P.S. - 04

q) Depozitele, atunci cand nu dispun de instalatii de climatizare sau centrale de ventilate, se

vor aerisi natural. Aceasta aerisire se va efectua atunci cand umiditatea atmosferic! se
Tncadreaz! Tn limitele specificate mai Tnainte, fir! a se deplsi 1 - 3 schimburi de aer/orl, iar
viteza curentului de aer se va Tnscrie Tn limitele de 0, 1 - 0,3 m/secundl.
r) Tn timpul operatiunilor de legltorie aplicate dosarelor se Tndeparteaza corpurile metalice
(ace, agrafe, sine de Tndosariere ele.), cusltura de legltur! se aplica la distant! de eel putin
12-15 mm de la partea scris! spre margine. Tn cazul Tn care marginea de Tndosariere aste mai
mica de 15 mm se lipeste o alonjl de Tndosariere.
s) Tn depozitele de arhiva se vor asigura curatenia si ordinea interioarl, pentru a se evita
insalubrizarea acestora sau instalarea de focare biologice (rozltoare, insecte, mucegai), Tn
cazul semnallrii pericolului de degradare a documentelor se iau mlsuri de Tnllturare a
acestuia, cerandu-se, Tn cazurile deosebite, sprijinul A.N.
Tnllturarea agentilor daunltori se face prin desprlfuire, curltire mecanicl, dezinsectie si
deratizare. Desprafuirea documentelor se face cu perii moi sau tampoane, iar absorbtia
prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Dezinfectia, dezinsectia si deratizarea depozitelor
de arhiva se fac ori de cate ori este nevoie si eel putin o data la 5 ani.
Este interzis! pastrarea oriclror alte materiale ce nu apartin depozitelor de arhiva.
Reparatiile interioare, zugravelile si lucrlrile de Tntretinere a depozitului de arhiva se fac ori
de cate ori este nevoie, asigurandu-se Tn permanent! igiena Tnclperilor si functionarea normal!
a instalatiilor electrice si sanitare.
t) Pentru prevenirea incendiilor se interzice folosirea focului deschis, a radiatoarelor,
resourilor, fumatului Tn incinta depozitului, precum si utilizarea comutatoarelor,
Tntrerupltoarelor sau altor instalatii electrice defecte.
u) Camerele de lucru, depozitele de arhiva, ca si terenul Tnvecinat constructiei de arhiva vor
fi mentinute Tn ordine si curltenie, cu pastrarea libera a cailor de acces, a locurilor din
apropierea gurilor de apl si a instalatiilor de stingere a incendiilor.
v) Depozitele si celelalte Tnclperi din vecinatatea acestora vor fi prevazute cu stingatoare
portabile, cu Tnclrcltura de dioxid de carbon si praf sau gaze inerte, asigurandu-se toate
celelalte conditii necesare stingerii incendiilor, prevazute Tn normele de statTn vigoare.
Depozitele vor fi prevazute cu mijloace de alarmare si semnalizare antiincendiu, iar dupa
caz si cu instalatii de stingere automata a incendiilor.
w) Creatorii si detinltorii de documente sunt obligati sa plstreze Tn stare perfect! de
functionare utilajul si materialele de prevenire si stingere a incendiilor, pe care le au Tn dotare
si sa controleze periodic existenta si starea de functionare a acestora.
x) Ferestrele si alte locuri de acces vor fi prevazute cu gratii care sa previnl efractia Tn
depozite.
y) La manipularea si transportul documentelor se iau masurile de protectie necesare asigurarii
arhivei pe toat! durata transportului.
z) Creatorii si detinatorii de documente au obligatia sa comunice A.N. sau directiilor judetene
intentia de a construi sau amenaja depozite de arhiva, pentru a primi confirmarea locurilor
unde urmeaz! sa amplaseze depozitele de arhiva.
aa)Tn cazuri deosebite, creatorii si detinatorii de documente pot solicita consultant! de
specialitate A.N. si directiilor judetene, dupa caz, pentru organizarea unor m!suri de
conservare, asigurare si protectie a documentelor pe care le detin.
Orice situate de calamitate Tn depozitele de documente se comunicl imediat A.N. sau
directiilor judetene, dup! caz.
 Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr.de ex
Tn constructii - ' s. c arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 14/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

bb) Dosarele preluate de la compartimentele de muncl se organizeazl Tn depozitul de arhivl pe

ani si, Tn cadrul anului, pe compartimente si termene de pistrare, sau pe compartimente si, Tn
cadrul compartimentului, pe ani si pe termene de pistrare.
Pe rafturi, dosarele se aseaz! de sus Tn jos si de la stanga la dreapta.
Rafturile si pou'tele se numeroteazl.
Tn situatia Tn care nu exist! spatii de depozitare a arhivei se pot achizitiona servicii de pistrare
si conservare a acesteia, de la firme autorizate de cltre A.N. pentru prestarea de servicii
arhivistice.

8.4. Consultare documente arhivate

Pentru consultarea documentelor unui dosar sau a unui dosar din depozitul de arhivl, au acces
acei solicitanti ai structurii organizatorice care obtin aprobarea sefului structurii organizatorice
din care fac parte (Anexa nr. 7 - Aprobare-consultare-documente). Accesul Tn depozitul de
arhivl se face numai Tn prezenta responsabilului cu arhiva sau Tnlocuitorului de drept al
acestuia.

Orice Tmprumut pentru consultarea documentelor/dosarelor se Tnregistreaz! Tn Registrul de

depozit Anexa nr. 6 -Registrul de depozit, aflat Tn arhivl.
Tn locul dosarului oferit spre consultare se introduce Fisa de control (Anexa nr. 8 - Fisa-de-
control). La momentul restituirii dosarului se anuleaz! fisa de control.

8.5. Selecp'onarea documentelor

8.5.1. Analiza documente arhivate

CS. din I.S.C. - aparatul central/l.R.C./I.R.C. B.I./I.J.C, stabilitl prin Ordin al inspectorului
general, este convocatl de presedintele CS. respective, la propunerea secretaruiui CS.

CS. verificl dosarele cu termen de pistrare temporar expirat (1 an, 3 ani, 5 ani, 10 ani, 50 ani
etc.) si dosarele cu termen de pistrare permanent, aferente perioadei supuse selectionlrii, de
la structura organizatoric! ce face obiectul selectionlrii, astfel:
- verificl Tncadrarea documentelor la termenele de pistrare;
- recomandl corectarea erorilor de Tncadrare a documentelor la termenele de pistrare,
- rezolvl problemele indicate de creatorul de documente Tn rubrica Observatii (Obs.) din N.A.
CS. poate decide:
- plstrarea unor dosare cu termenul de pistrare expirat dar care au relevant! pentru I.S.C,
caz Tn care se reia procedura de la pet. 8.3.4. Arhivare dosare;
- reducerea termenului de pistrare sau propunerea pentru a fi eliminate.
La Tnchiderea lucrlrilor C.S., este elaborat Procesul verbal de selectionare (Anexa nr. 9 -PV-
Selectionare), Tn 2 exemplare (exemplarul nr. 1 rimane la secretarul C.S., al 2-lea exemplarse
ataseazl la documentatia pentru CS. a A.N./S.J.A.N.) si este supus aproblrii Inspectorului
General/ I.J.R./I.J.R. BI/I.^.J.
 Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr.de ex
Tn constructii - s. c. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 15 / 43
de Stat Tn Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

Dup! ce este confirmatl lucrarea de selectionare de cltre A.N./S.J.A.N., Procesul verbal de

selectionare se TnregistreazI Tn Registrul de procese verbale ale CS. (Anexa nr. 10-Registru-PV-
Selectionare

8.5.2. Obtinere confirmare AN/SJAN

Lucrlrile CS. (procesul verbal al CS. cu inventarele dosarelor supuse analizei/selectionlrii)
sunt transmise de cltre responsabil arhivl I.S.C. - aparatul central/l.R.C./I.R.C. B.I./I.J.C, cu
adres! de Tnaintare cltre CS. a A.N./S.J.A.N, pentru verificare si confirmare (conform
modelului din Anexa nr. W-Adresa-Selectionare-documente).

Tn cazul aproblrii lucrlrii de selectionare de cltre CS. a A.N. /S.J.A.N. se trece la pet.
8.5.3. Scoatere dosare de arhiva din depozit.
Tn cazul restituirii lucrlrii de selectionare de cltre CS. a A.N./S.J.A.N., pe baza motivelor
mentionate, se reia procedura de la pet. 8.5.1. Analiza documente arhivate, Tn vederea
rezolvlrii problemelor semnalate.

8.5.3. Scoatere dosare din evidenta arhivei

Pe baza confirmlrii de la CS. a A.N./S.J.A.N. si a inventarelor dosarelor propuse spre
eliminare din depozit, se TnregistreazI iesirea fieclrui dosar din spatiul arhivei, Tn Registrul de
evident! curent! a intrlrilor si iesirilor unitltilor arhivistice, la capitolul IE$IRr.

8.6. Predare dosare la un centru de colectat hartie

Dosarele scoase din evidenta arhivei se vor preda la un centru de colectat hartie Tmpreun! cu o
copie a inventarelor respective.
8.7. Matrice sigilare

8.7.1. Evidenta matricelor sigilare

La I.S.C. - aparatul central/l.R.C matricele sigilare se iau Tn evident! (de cltre persoanele
responsabile cu Tntocmirea registrului de evident! a stampilelor, precum si cu urmlrirea
modificlrilor intervenite asupra acestuia , Tnregistrandu-se Tntr-un registru conform Anexei nr.
12 - Registrul de evidenta a stampilelor, Tn ordinea achizi'tionlrii lor.
Pentru matricele sigilare cu sterna Romaniei evidenta lor se face Tntr-un Registru ca Tn Anexa
nr. 13 - Registru cu evidenta nominala a matricelor sigilare. Acesta se numeroteazl si la sfarsit
se certificl. De exemplu prezentul registru cu evidenta nominal! a matricelor sigilare contine
189 (osutloptzecisinoul) file; data; numele Tn clar a persoanei care a efectuat operatiunea si
semnltura acesteia.

Denumirile I.S.C/I.R.C/I.R.CB.I./I.J.C si REGISTRU cu evidenta nominal! a matricelor

sigilare se vor pozip'ona pe aversul copertei din fata; tabelul va figura pe aversul si pe reversul
fieclrei file din registru.
 Procedura de Sistem Editia II Nr.de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr.de ex
Tn constructii -1. s. c arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 16/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

8.7.2. Tntocmire inventare matrice sigilare

Matricele sigilare (sigilii, stampile, parafe), confectionate din metal, cauciuc sau orice alte
materiale, se inventariazl, Tntr-un inventar dup! modelul din Anexa nr. 14 -Model Inventar al
matricelor sigilare.
Completarea rubricilor acestui inventar se face conform urmltoarelor indica^ii:
3. Materialul, modul de gravare, manerul, Tnlltimea matricei - se va trece materialul din care
este confectionatl placa metalic! (otel, cauciuc, etc.); gravarea Tn incizie (pentru sigiliile care
se vor aplica Tn cearl sau Tn plastilinl) sau Tn excizie (pentru sigiliile care se vor aplica Tn
lichide); manerul (metal, lemn, etc.) Tnlltimea va include Tnlltimea manerului si a pllcii Tn cm.
4. Forma-se va Tnscrie: "rotund!", "oval", "octogonall", "triunghiularl" etc.
5. Dimensiunile-vor fi redate Tn functie de forma matricei (diametru, lungimea laturilor etc.) Tn
cm.

6. Descrierea campului si aplicarea sigiliului - se vor reda elementele caracteristice ale stemei
Romaniei Tn conformitate cu art. 1 din Legea 102/1992, emblemei etc., precum si amprenta
(impresiunea) sigilarl.
7. Legenda -se va reproduce textul din exergl (de pe marginea matricei), Tn continuare textul
Tntregit,
8. Anul confectionlrii-se va completa doar dad poate fi stabilit cu exactitate.
9. Observatii-se vor mentiona fondul din care face parte matricea sau cine a primit si utilizat
piesa si eventualele informatii referitoare la aceasta.

8.7.3. Instructiuni privind pastrarea, utilizarea, precum i scoaterea din folosinta a

stampilelor cu stema Romaniei Tn cadrul Inspectoratului de Stat Tn Constructii - I.S.C.

1. Dreptul de a comanda stampile cu stema Romaniei apartine doar Inspectorului General, pe

bazl de comandl scris! adresat! Regiei Autonome "Monetlria Statului".
2. La nevoie (Tn caz de uzurl, deteriorare, etc.) I.J.C./I.R.C sau Directiile din cadrul I.S.C. -
aparatul central vor Tntocmi referat de necesitate prin care solicit! aprobarea achizitionlrii de
stampile/sigiliu/timbru sec cu stema Romaniei.
3. Dup! aprobarea referatului de necesitate (Tn cazul Tn care fondurile au fost prevlzute Tn
Bugetul de Venituri si Cheltuieli) de cltre Inspectorul General, Directia Economic! si
Administrativ va Tntocmi o comandl scris! adresat! Regiei Autonome "Monetlria Statului".
4. $tampilele cu stema Romaniei fabricate se elibereazl numai persoanei Tmputemicite de
Inspectorul General Tn acest sens.
5. Tn caz de pierdere a unei stampile cu stema Romaniei, persoana care are pe inventar
stampila respectiv! este obligatl si anunte imediat Directia Economic! si Administrativ care va
anunta Inspectorul General si apoi va lua mlsuri pentru a publica, Tn termen de 24 de ore,
pierderea Tn Monitorul Oficial al Romaniei, Partea a III-a.
6. Stampilele cu stema Romaniei uzate sau deteriorate vor fi predate la magazia I.S.C.-
aparat central, pe baza de bon de miscare, imediat ce vor fi primite stampilele nou executate
de Regia AutonomI "Monetlria Statului". Sub nicio form! nu vor mai fi folosite stampilele vechi
(considerate uzate sau deteriorate) din momentul primirii stampilelor noi.
7. Inspectorul Sef Judetean si Inspectorul Sef Regional au obligatia de a aduce la cunostinta
angaja^lor cu atributii Tn utilizarea stampilelor cu stema Romaniei prezentele instructiuni si si
se asigure cl acestea sunt respectate.
 Procedura de Sistem Editia II Nr.de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr.de ex
Tn constructii - ' s. c. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 17/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C. Exemplar nr
Cod: P.S. - 04

8. Prezentele instructiuni respect! prevederile Hotlrarii nr. 544/2003 privind modelul

sigiliilor cu stema Romaniei, plstrarea si utilizarea acestora, precum si scoaterea din folosint!
a sigiliilor cu stema Romaniei, uzate sau care devin nefolosibile.
9. Tncllcarea prevederilor hotlrarii mai sus mentionate atrage rlspunderea disciplinary
material!, contraventionall, civil! sau penal!, dup! caz, potrivit legii.
8.7.4 Selectionare matrice sigilare
Selectionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueazl de cltre comisiile de
selectionare, (convocate de cltre presedintele CS. la propunerea secretaruiui C.S.), pe baz!
de Procese Verbale Tnsotite de inventare, cu confirmarea A.N./S.J.AN.
La I.S.C. - aparatul central/l.R.C./I.R.C.B.I./I.J.C lucrarea de selectionare a matricelor
sigilare scoase din uz, se face Tn 2 ex. de cltre responsabilul cu arhiva pe baza:
inventarelor matricelor sigilare scoase din uz - Anexa nr. 15, (2 ex.)
inventarelor matricelor sigilare aflate in uz - Anexa nr. 16, (2 ex.)
procesului - verbal de selectionare al matricelor sigilare - Anexa nr. 17 (2 ex.) (semnat
de C.S., la sfarsitul sedintei, aprobat de Inspectorul General/I.$.R./I.$.J.) si de
adresa selectionare matrice sigilare (de Tnaintare cltre A.N./S.J.AN pentru confirmare) -
Anexa nr. 18 (2 ex. ).
Procesul verbal de selectionare este elaborat Tn 2 exemplare (un exemplar rimane la
secretarul C.S., si celllalt exemplar se ataseazl la documentatia care se Tnainteaz! cltre
A.N./S.J.A.N.)

9. Responsabilitati i raspunderi Tn derularea activitatii

9.1. Atributiile responsabilului cu activitatea de arhiva din cadrul I.S.C.

9.1.1. La nivelul I.S.C. - aparatul central, responsabilul cu arhiva centralizeaz! propunerile de

modificare a N.A. (pet. 8.2.1., 8.2.3., 8.2.4.), asigurl legltura cu A.N. Tn vederea verificlrii si
confirmlrii N.A. (pet. 8.2.5.).
9.1.2. Atat la nivelul I.S.C. - aparatul central cat si al fieclrui I.R.C./I.R.C. B.I./I.J.C
persoana responsabil! cuarhiva are urmltoarele responsabilitlti:
9.1.2.1.Verificl si preia de la structurile organizatorice, pe baz! de inventare, dosarele
constitute (pet. 8.3.3); Tntocmeste inventare pentru documentele fir! evident! aflate Tn
depozit; asigurl evidenta tuturor documentelor intrate si iesite din depozitul de arhivl pe baza
registrului de evident! curentl (pet. 8.3.4.).
9.1.2.2.Verificl si preia de la structurile organizatorice, matricele sigilare care nu mai sunt
folositoare si Tntocmeste inventare pentru ele Tn 3 ex.
9.1.2.3.Este secretarul CS. si, Tn aceastl calitate sesizeaz! presedintele C.S., care convoacl
CS. (pet. 8.5.1.), Tn vederea analizlrii dosarelor cu termene de pistrare expirate si care, Tn
principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; Tntocmeste formele prevlzute
de lege pentru confirmarea lucrlrii de cltre A.N./S.J.A.N. (pet. 8.5.2.); asigurl predarea
integral! a arhivei selectionate la unitltile de recuperare (pet. 8.5.3., 8.6.).

INSPECTORATUL DE STAT
TN CONSTRUCTII -1. S. C.
Procedura de Sistem Editia II Nr.de ex.
Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr. de ex
arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 18/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C. Exemplar nr
Cod: P.S. - 04

9.1.2.4.Este secretarul CS. si, Tn aceastl calitate sesizeazl presedintele CS. care convoacl
CS. Tn vederea analizlrii matricelor sigilare care nu mai sunt folositoare si Tntocmeste formele
prevlzute de lege pentru confirmarea lucrlrii de cltre A.N./S.J.A.N. (pet. 8.7.4.)
9.1.2.5.Cerceteaz! documentele din depozit Tn vederea eliberlrii copiilor si certificatelor
solicitate de cetlteni pentru dobandirea unor drepturi, Tn conformitate cu legile Tn vigoare.
9.1.2.6.Pune la dispozitie pe baz! de semnltur! si tine evidenta documentelor Tmprumutate
(pet. 8.4.); la restituire, verificl integritatea documentului Tmprumutat; dup! restituire,
acestea vor fi reintegrate la fond (pet. 8.4.).
9.1.2.7.0rganizeazl depozitul de arhivl dup! criterii prealabil stabilite, conform prevederilor
Legii Arhivelor Nationale, mentine ordinea si asigurl curltenia Tn depozitul de arhivl; solicit!
conducerii I.S.C. dotarea corespunzltoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I, s.a.);
informeazi conducerea I.S.C. si propune mlsuri Tn vederea asigurlrii conditiilor
corespunzltoare de pistrare si conservare a arhivei (pet. 8.3.5.).
9.1.2.8.Pune la dispozitia delegatului A.N./S.J.A.N. toate documentele solicitate cu prilejul
efectulrii actiunii de control privind situatia arhivei.
9.1.2.9.Preg!teste documentele (cu valoare istoricl) si inventarele acestora, Tn vederea
predlrii la A.N./S.J.A.N., conform prevederilor Legii A.N.

9.2. $efuI structurii organizatorice:

9.2.1. Face propunerile de N.A. si leTnainteaz! responsabilului cu arhiva la nivel I.S.C.

9.2.2. Aprob! solicitlrile pentru consultarea documentelor unui dosar, sau a unui dosar din
depozitul de arhivl.
9.2.3. Urmlreste implementarea procedurii si buna desflsurare a activitatii de arhivl.

9.3. Personalul din I.S.C.

9.3.1. Constituie dosarele de arhivl (pet. 8.3.1.).

9.3.2. Tntocmeste inventarele dosarelor de arhivl (pet. 8.3.2.) si procesele verbale de predare
-primi re.
9.3.3. Predl dosarele de arhivl, inventarele si procesele-verbale aferente (pet. 8.3.3.).
 Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr.de ex
Tn constructii -1. s. c arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 19 / 43
de Stat Tn Constructii - I.S.C. Exemplar nr.

Cod: P.S. - 04

10. Anexe

Nr. Denumirea Elaborator Aprob! Numir de Difuzar Arhivare Alte

anex anexei exemplar e Lo perioad ele
I e c a men

te

0 1 2 3 4 5 6 7 8
1 Nomenclator $ef structuri Inspectorul 1
arhivistic organizatoric General
a /
centralizat
de
responsabil
arhivl I.S.C
aparatul
central
2 Ad res! Responsabil Inspectorul 1
Confirmare arhiva ISC - General
Nomenclator aparatul
central,
3 Inventar- Personalul 1
dosare- din I.S.C.
arhiv!
4 PV predare - Personalul 1
primire din I.S.C.

5 Registru - Responsabil 1
evident! - arhiva ISC -
curent! aparatul
central,
IRC/IRCBI/
IJC
6 Registrul de Responsabil 1
depozit arhiva ISC -
aparatul
central,
IRC/IRCBI/IJ
C
7 Aprobare - Personalul sef 1
consultare - din I.S.C. structuri
documente organizatori
cl
8 Fisa-de- Responsabil 1
control arhiva ISC -
aparatul
central,
 Procedura de Sistem Edi'tia II Nr.de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr.de ex
Tn constructii -1. s. c. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 20 / 43
de Stat Tn Constructii - I.S.C. Exemplar nr
Cod: P.S. - 04

IRC/IRCBI/IJ
C
9 PV- Responsabil Inspectorul 1
Selectionare arhiva ISC - General /
aparatul I.5.R./
central, I.J.J.
IRC/IRCBI/IJ
C
10 Responsabil 1
Registru-PV-
arhiva ISC -
Selectionare
aparatul
central,
IRC/IRCBI/IJ
C
11 Ad res! - Responsabil Inspectorul 1
Selectionare arhiva ISC - General /
- documente aparatul l.$.R./
central, I.$.J.
IRC/IRCBI/
IJC

12 Registru Persoane 1
stampile responsabile
cu

Tntocmi rea
registru lui

13 Registru cu Responsabil 1
evidenta arhiva ISC -
nominal! a aparatul
matricelor central,
sigilare IRC/IRCBI/
IJC

14 Model Responsabil 1
Inventarul arhiva ISC -
matricelor aparatul
sigilare central,
IRC/IRCBI/
IJC

15 Inventarele Responsabil 1
matricelor arhiva ISC -
sigilare aparatul
scoase din central,
uz IRC/IRCBI/
 Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr.de ex
Tn constructii -1. s. c. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 21 / 43
de Stat Tn Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

IJC

16 Inventarele Responsabil 1
matricelor arhiva ISC -
sigilare aparatul
aflate Tn uz central,
IRC/IRCBI/
IJC

17 Procesul - Responsabil Inspectorul 1

verbal de arhiva ISC - General /
selectionare aparatul I.J.R./
al matricelor central, I.J.J.
sigilare IRC/IRCBI/
IJC

18 Ad res! de Responsabil Inspectorul 1

selectionare arhiva ISC - General /
matrice aparatul I.J.R./
sigilare central, I.J.J.
IRC/IRCBI/
IJC

19 Model Inspectori 1
Lista cu Jefi
semnlturile Regionali/
de luare la Inspector Jef
cunostint! Regional
ale B.I./
salariatilor Inspector Jef
M.B./
Inspectori
Jefi Judeteni

20 Formular 1
analizl
proceduri
 Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr.de ex
Tn construct" -1. s. c. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 22 / 43
de Stat Tn Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 1

Aprob, Se confirm!,
Inspector General Director
Directia Arhive Nationale
Istorice Centrale

NOMENCLATOR ARHIVISTIC

aprobat prin Ordinul nr. din

Denumirea dosarului
(Continutul pe scurt al problemelor Termenul de
Directia Servicii le Observatii
la care se refer!) pastrare

I. Directia A. Serviciul 1. X P

2.y 10
3. z 5

B. Serviciul 1. P
2. 10
3. 5

Exemplu:

Pentru dosarul x indicativul este: I.A.1.

Pentru dosarul y indicativul este: I.A.2.
Pentru dosarul z indicativul este: I.A.3.
 Procedura de Sistem Edi'tia II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr. de ex
Tn constructii -1. s. c arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 23 / 43
de Stat Tn Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 2

MINISTERULDEZVOLTARIIREGIONALE,
ADMINISTRATE PUBLICE SI
FONDURKOR EUROPENE
INSPECTORATUL DE STAT IN CONSTRUCTII

APROBAT,

Inspector General

Catre,

Serviciul Arhivelor Nationale Istorice Centrale -

Biroul Arhive Tehnice 51* de Tnregistrare

In conformitate cu prevederile art. 8 din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996,

republicata, va Tnaintam alaturat, Tn doua exemplare, pentru confirmare, Nomenclatorul
arhivistic al Inspectoratului de Stat Tn Constructii - I.S.C.
Va rugam, ca dupa confirmarea acestui instrument de lucru, un exemplar sa ne fie
restituit pentru a-l aplica atat la constituirea arhivei cat si la selecp'onarea documentelor.

Jef structura organizatorica Responsabil Arhiva I.S.C. - aparatul central

Str. C.F. Robescu nr. 23, Sector 3, cod postal 030217, Bucuresti
Tel: +40 21 318.17.00, Fax: +40 21 318 17 19,+40 21 318 17 03, +40 21 318 17 04, E-mail:
isc@isc.gov.ro
www.isc.gov.ro
 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII -1. S. C. Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr.de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 24 / 43
Inspectoratului de Stat Tn
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 3

I.S.C. - aparatul central /I.R.C./I.R.C.B.I./I.J.C

Directia/ Serviciul/ Biroul/

INVENTAR PE ANUL

pentru documentele care se plstreazl

Indicativul
Nr. dosarului Cuprinsul pe scurt al dosarului, Datele Nr.
Observatii
crt. dupl registrului etc. extreme filelor
nomenclator
1 2 3 4 5 6

Prezentul inventar format din file, contine dosare, registre, condici, cartoteci etc.
Numerele au fost llsate la , nefiind Tncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr.
Astlzi, , s-au preluat dosare.

Am predat, Am primit,
(Personal structuri organizatoricl) (Responsabil arhivl
I.S.C. - aparatul central /

I.R.C./I.R.C.B.I./I.J.C.)
 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII" I- S. C. Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr. de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 25 / 43
Inspectoratului de Stat Tn
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 4

I.S.C. - aparatul central /I.R.C./I.R.C.B.I./I.J.C

Directia/ Serviciul/ Biroul/.

PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor

Astlzi,. .subsemnatii delegati ai structurii

si responsabilul cu arhiva institutiei
am procedat primul la predarea si al doilea la preluarea
documentelor create Tn perioada _ de cltre structura mentionatl,
Tn cantitate de dosare.
Predarea-primirea s-a ficut pe baza inventarelor anexate, cuprinzand pagim
dactilografiate, conform dispozi'tiilor legale.

Am predat, Am primit,
(Personal structuri organizatoricl) (Responsabil arhivl
I.S.C. - aparatul central /

I.R.C./I.R.C.B.I./I.J.C.)
 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr.de ex.
CONSTRUCTII" I- S. C Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr.de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 26 / 43
Inspectoratului de Stat Tn Exemplar nr
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04
ANEXA nr. 5

I.S.C. - aparatul central /I.R.C./I.R.C.B.I./I.J.C

REGISTRUL DE EVIDENTA
a intrlrilor-iesirilor unitltilor arhivistice

Numlrul de Nr. Unde Denumirea

Nr. Datele extreme dosare dosare s-au actului de Total
Preluiri Data
crt Denumirea structurii ale rimase predat predare dosare
Data dupl primite iesirii
documentelor la iesite
inventar efectiv
structura

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII " 1- S. C. Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr.de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 27 / 43
Inspectoratului de Stat Tn Exemplar nr
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04
ANEXA nr. 6
I.S.C. - aparatul central /I.R.C./I.R.C.B.I./I.J.C

REGISTRUL DE DEPOZIT

Data restituirii
Denumirea
fond ului, Data scoaterii u.a.; semnltura
Nr. Cota Scopul scoaterii din Numele si prenumele
structurii,
u.a.; semnltura responsabilului Observatii
crt. u.a. depozit solicitantului; functia
solicitantului cu arhiva
colectiei
1 2 3 4 5 6 7 8
 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII" 1- S. C Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr.de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 28 / 43
Inspectoratului de Stat Tn
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 7

APROBARE CONSULTARE DOCUMENTE DIN ARHIVA

I.R.C./I.R.C.B.I./ I.J.C

Se aproba,
Nume

Functie ..

Subsemnatul/(a) , angajat(I) la I.R.C./I.J.C/ Tn functia

de , la , solicit autorizarea
pentru consultarea, din arhivl, a documentului aflat Tn
dosarul/dosarului nr din anul , din inventarul dosarelor cu
termen de pistrare de la Directia Serviciul
, Tn scopul

Dosarul va fi restituit la compartimentul arhivl, numai de persoana autorizatl prin prezenta.

Semnltura:

Data

Preluare dosar/copie document:

Am primit,
Nume si functie primitor: Semnltura:
Fisade control nr din
Data ora

Restituire dosar:

Data restituire ora

Responsabil arhivl Semnltura

 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII - 1. S. C. Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr.de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 29 / 43
Inspectoratului de Stat Tn Exemplar nr
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04
ANEXA nr. 8
FI$A DE CONTROL
FONDUL
COLECflA

STRUCTURA

NR. INVENTAR

ANUL

NUMELE 51 PRENUMELE
SOLICITANTULUI

DATA

~FI~$ b CONTROL."
FONDUL
COLECTIA

STRUCTURA

NR. INVENTAR

ANUL

NUMELE 51 PRENUMELE
 Procedura de Sistem Editia II Nr.de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr. de ex
Tn constructii -1. s. c. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 30/43
de Stat Tn Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

SOLICITANTULUI
DATA
 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII" 1. S. C Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr. de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 31/43
Inspectoratului de StatTn
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 9

MINISTERULDEZVOLTARIIREGIONALE..
ADMMSTRAjTEI publice i
FONDURILOR EUROPENE
INSPECTORATUL DE STAT IN CONSTRUCTII

/ ANTET IRC/ ANTET IRC BI/ ANTET IJC

Se aproba,

Inspector General/
Inspector $ef Regional/
Inspector 5ef Judetean

PROCES-VERBAL Nr.

Comisia de selectionare, numita prin Ordinul nr. din

selec^ionand Tn sedintele din documentele din ami avizeaza ca

documentele din inventarele anexate sa fie Tnlaturate ca nefolositoare, expirandu-le termenele

de pastrare prevazute Tn nomenclatorul unitatii.

Presedinte, Membri, Secretar,

 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII - 1. S. C. Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr. de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 32 / 43
Inspectoratului de Stat Tn Exemplar nr
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 10
I.S.C. - aparatul central /
Inspectoratul Regional Tn
Constructii/ Inspectoratul
Regional Tn Constructii B.I. REGISTRU PROCESE VERBALE
Inspectoratul Judetean in ale Comisiei de Selectionare
Constructii Nr /

Perioada supusa Confirmare

Nr. Numar Numar
Data Structura selectionlrii AN/SMBAN/ Obs.
crt. Inventare dosare
(an Tnceput - an sfarsit) SJAN

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII - 1. S. C Proceduri privind activitatea Revizia 0 Nr. de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 33 / 43
Inspectoratului de Stat Tn Exemplar nr
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 11

MINISTERUL DEZVOLTARIIREGIONALE,
ADMINISTRATE PUBLICE SI
FONDURILOR EUROPENE
INSPECTORATUL DE STAT IN CONSTRUCJII

Catre,

Arhivele Nationale/
Serviciul Judetean al Arhivelor Nationale
Serviciul Arhivelor Nationale Istorice Centrale -
Biroul Arhive Tehnice si de Inregistrare

Va Tnaintam alaturat, spre aprobare, procesul verbal nr / al

comisiei de selectionare a Inspectoratului de Stat Tn Constructii - I.S.C. - aparatul central /
Inspectoratul Regional Tn Constructii/Inspectoratul Regional Tn Constructii Bucuresti
llfov/lnspectoratul Judetean Tn Constructii Tnsotit de inventarele documentelor permanente din
perioada selectionata, Tmpreuna cu inventarele documentelor propuse de comisia de
selecp'onare spre a fi eliminate.

Inspector General/
Inspector$ef Regional/
Inspector 5ef Judetean
 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII -1. S. C. Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr. de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 34 / 43
Inspectoratului de Stat Tn
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 12

Registrul de evident! a stampilelor

Data
Nr. Nr. Denumire Valoare Data Numele si Amprenta scoaterii Numele si
Crt. inventar contabill achizitiei semnatura stampi lei din semnltura
persoanei folosinta / persoanei
care preia data careia i se
$tampila transfer preda
spre Tntre stampila
folosinta salariati
 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII - 1. S. C. Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr. de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 35/43
Inspectoratului de Stat Tn Exemplar nr
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 13

REGISTRU
cu evidenta nominala a matricelor sigilare

Nr. Categorii de Unitatea Valoar Materialul Unitatea Nr. si Nr. si data Obs.
crt matrice sau agentul ea din care (subunitate data coresponden
. sigilare economic (lei) este a) clreia i corespon tei si
- amprentl de la care confectiona s-a dentei cu procesul
sigilarl, s-a primit tl matricea distribuit, care s-au verbal cu
-
nr. si data sigilarl si nr. si data restituit care se scot
impresiune coresponde Manerul, coresponde matricele din uz sau au
sigilarl, ntei modul de ntei sigilare fost
- seria gravare de la declarate
numenca a (incizie sau unititi pierdute
sigiliului excizie), (subunitl
Tnlltimea to
matricei (Tn
cm)
1 2 3 4 5 6 7 8 9
 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII - ' S. C. Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr. de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 36/43
Inspectoratului de Stat Tn
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 14

model
Inventar al matricelor sigilare

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nr.de Data prelulrii si Materialu Form Dimensiuni Descrier Legend Anul Ob;
inv. denumirea I, a le ea a confection .

sau organizatiei / modul de campulu Irii

poz. persoanei de la gravare, isi
din care manerul aplicare
reg. s-a preluat Tnlltimea a

de matricea matricei sigiliului

evid.
 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII -1. S. C. Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr. de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 37 / 43
Inspectoratului de Stat Tn
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 15

Inventar
a I matricelor sigilare care vor fi scoase din uz

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Nr. de Data prelulrii si Materialu Form Dimensiunil Descrier Legend Anul Ob;
inv. denumirea I, a e ea a confection .

sau organizatiei / modul de campulu Irii

poz. persoanei de la gravare, i?i
din care s-a preluat manerul aplicare
reg. matricea Tnlltimea a

de matricei sigiliului
evid.
 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII -1. S. C. Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr. de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 38 / 43
Inspectoratului de Stat Tn
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 16

Inventar
al matricelor sigilare aflate Tn uz

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Nr.de Data prelulrii si Materialu Form Dimensiunil Descrier Legend Anul Ob;
inv. denumirea I, a e ea a confection
sau organizatiei / modul de campulu Irii
poz. persoanei de la gravare,
din care s-a preluat manerul aplica-
reg. matricea Tnlltimea rea

de matricei sigiliului
evid.
 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII - 1. S. C Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr. de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 39 / 43
Inspectoratului de StatTn
Constructii - I.S.C

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 17

MINISTERULDEZVOLTARII regionale:
ADMINISTRATE PUBLICE 1
FONDURILOR EUROPENE
INSPECTORATUL DE STAT IN CONSTRUCTII

Se aproba,
Inspector General/
Inspector $ef Regional/
Inspector $ef Judetean

PROCES-VERBAL Nr.

Comisia de selectionare, numita prin Ordinul nr. din

selectionand Tn sedintele din un nr. de x matrice sigilare din ami
avizeaza ca piesele din inventarele anexate sa fie Tnlaturate ca nefolositoare.

Presedinte, Membri, Secretar,

 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII - 1. S. C Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr. de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 40 / 43
Inspectoratului de StatTn
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 18

ministeruldezvoltArii REGIONALE,
ADMINISTRAJIEI PUBLICE 1
FONDURILOR EUROPENE
INSPECTORATUL DE STAT IN CONSTRUCT!!

Catre,

Arhivele Nationale/
Serviciul Judetean al Arhivelor Nationale

Va transmitem alaturat, Tn vederea confirmarii, procesul verbal de selectionare nr /

Tnsotit de inventarul matricelor sigilare Tn uz, precum si de inventarul
matricelor sigilare propuse de comisia de selectionare din institutia noastra spre a fi eliminate, ca
fiind nefolositoare.

Inspector General/
Inspector $ef Regional/
Inspector 5ef Judetean
 INSPECTORATUL DE STAT IN
CONSTRUCTII" 1- S. C
Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr. de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 41 /43
Inspectoratului de StatTn
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 19

Lista cu semnaturile salariatilor de la nivel I.R.C, I.R.CB.I./ I.J.C./I.C.M.B., de luare la

cunotinta a prevederilor Procedurii de sistem privind activitatea de arhiva Tn cadrul
Inspectoratului de Stat Tn Constructii - I.S.C, COD: P.S. - 04, Edi'tia II

Nr. I.R.C/I.R.C.B.I./I.J.C Salariat Data Semnatura

Crt.
 INSPECTORATUL DE STAT IN Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
CONSTRUCTII -1. S. C. Procedura privind activitatea Revizia 0 Nr. de ex.
de arhiva Tn cadrul Pagina 42 /43
Inspectoratului de Stat Tn
Constructii - I.S.C.

Cod: P.S. - 04

ANEXA nr. 20

Formular analiza procedura

Departament Conducltor Aviz favorabil Aviz Semnltura Data

departament nefavorabil

DA Semnlturl Data Observatii

Directia JuridicI si Director
Resurse Umane loan Sorin
Mllinescu
Directia
Supravegherea
Pietei Produselor
pentru Constructii, Director
Autorizare Octavian
Laboratoare, Petru Maria
Responsabili Tehnici
cu Executia si
Diriginti de $antier
Directia
Coordonare, Control Director
si SintezI a Mihaela
Activitltii de Neagu
Control si Avizare
Directia EconomicI Director
si Administrativ Elena lonescu
Biroul Corp Control $ef birou
Corneliu
Leonard
DincI
Biroul Audit Public Jef birou
Intern Alina David
Compartimentul Expert
Secretariat - Laura
Registraturl Blltlteanu
Compartimentul
Comunicare si Expert
Relatii Mass - Media. Daniel Rusu
Compartimentul Consilier
Situatii de UrgentI Dan Dimitriu
Compartimentul Consilier
 Procedura de Sistem Editia II Nr. de ex.
INSPECTORATUL DE STAT Procedura privind activitatea de Revizia 0 Nr.de ex
Tn constructii - ' s. c. arhiva Tn cadrul Inspectoratului Pagina 43 / 43
de Stat Tn Constructii - I.S.C. Exemplar nr
Cod: P.S. - 04

Securitate si Silviu Aionitei

SInltate Tn MuncI
Inspectorat
Inspector Jef
Regional Tn
Regional
Constructii
Termenul de pistrare Tn arhivl a documentelor la care se face referire Tn prezenta procedura
este de 5 ani.

11. Cuprins

Numarul Denumirea componentei din cadrul procedurii Pagina

componentei
Tn cadrul
procedurii

Prima paginl - coperti 1

1 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea, avizarea si 2

aprobarea procedurii

2 Situatia editiilor si a reviziilor Tn cadrul editiilor procedurii 2

3 Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeazl editia sau, 2

dupl caz, revizia din cadrul editiei procedurii

4 Scopul procedurii 4

5 Domeniul de aplicare al procedurii 4

6 Documente de referintl (reglementlri) aplicabile activitltii 4

procedurate

7 5
Defim'tii si abrevieri ale termenilor utilizap' Tn proceduri

8 7
Descrierea procedurii

9 17
Responsabilitlti si rlspunderi Tn derularea activitltii

10 19
Anexe, Tnregistrlri, arhivlri

11 43
Cuprins