1

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 2

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN PERPUSTAKAAN

Morality Intellectuality Entrepreneurship

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Jl. Sutorejo 59 Surabaya
Telp. 031-3811966 Fax. 0313813096
http://www.um-surabaya.ac.id, Email: rektorat@um-surabaya.ac.id

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 3

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PELAYANAN PERPUSTAKAAN

Kode Dokumen : 1/SOP-PERPUS/2013

Revisi : 0
Tanggal : April 2013
Diajukan Oleh : Kepala Perpustakaan

Drs. Ali Nuke Affandy SE. M. Si

Dikendalikan : Ketua Pusat Penjaminan Mutu
Oleh

Drs. Noto Adam, MM

Disetujui Oleh : Rektor

Dr. dr. Sukadiono, MM

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 4

DAFTAR ISI

Lembar Pengendalian 2
Daftar Isi..... 3
SOP Penggadaan Pustaka.................................................................................... 4
SOP Pengolahan Pustaka..................................................................................... 6
SOP Pendaftaran Anggota................................................................................... 8
SOP Peminjaman Bahan Pustaka....................................................................... 9
SOP Pengembalian Pustaka............................................................................... 10
SOP Perpanjangan Pinjam Pustaka................................................................... 11
SOP Denda Keterlambatan Pengembalian Pustaka........................................ 12
SOP Bebas Pinjam Pustaka................................................................................. 14
SOP Pengumpulan Skripsi/Tugas Akhir/Karya Ilmiah............................... 15

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 5

SOP PENGADAAN PUSTAKA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.1/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1
Perpus/2013 Tanggal: dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman pengadaan pustaka di perpustakaan Universitas Muhammadiyah.

Ruang Lingkup

1. Proses pengadaan ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun
akademik baik pengadaan melalui pembelian, sumbangan, denda atau
berlangganan.
2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi

1. Pengadaan melalui Pembelian adalah pembelian secara langsung atau

penawaran lewat email ke toko buku atau penerbit
2. Pengadaan melalui Sumbangan adalah penerimaan buku/referensi/jurnal dari
penyumbang (mahasiswa, dosen, institusi)
3. Pengadaan melalui Denda adalah penerimaan buku dari mahasiswa karena
kasus pelanggaran tertentu
4. Pengadaan melalui Berlangganan adalah penerimaan pustaka dari toko buku,
penerbit atau institusi tertentu pembelian secara berkala

Referensi

1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan

2. Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem
Pengelolaan Aset/harta Kekayaan Universitas Muhammadiyah
Surabaya
3. Pedoman Umum Sistem Penganggaran dan Pembelian di Perguruan Tinggi
Muhmmadiyah
4. RAB Universitas Muhammadiyah Surabaya.
5. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah
Surabaya

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 6

Uraian Prosedur :

ALUR PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

MULAI

SURAT EDARAN PENGADAAN BUKU

KE KAPRODI

MENERIMA USULAN JUDUL BUKU

DARI KAPRODI

SELEKSI USULAN JUDUL BUKU MELALUI

DATA BASE KATALOG ON LINE

TIDAK YA
ADA DI
KOLEKSI ?

LENGKAPI DATA HAPUS DARI DAFTAR

BIBLIOGRAFI PESANAN

DAFTAR
PEMBELIAN

PROSES
PEMBELIAN

TIDAK YA
BUKU ADA/ TIDAK
?

PESANAN BUKU BUKU PESANAN SUDAH

DIBATALKAN DATANG

SELESAI

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 7

SOP PENGOLAHAN PUSTAKA

PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.2/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1
Perpus/2013 Tanggal: dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman pengolahan pustaka perpustakaan Universitas

Ruang Lingkup

1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik dari
penerimaan buku sampai buku siap disajikan dalam rak baca.
2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi

Pengolahan Pustaka adalah proses penerimaan pustaka sampai penyajian pustaka

sehingga dapat dimanfaatkan oleh pengguna perpustakaan

Referensi
1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan
2. Keputusan Rektor Nomor: 288.1/KEP/II.3.AU/C/2013 tentang Sistem
Pengelolaan Aset/harta Kekayaan Universitas Muhammadiyah
Surabaya
3. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah
Surabaya

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 8

Uraian Prosedur :

ALUR PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA

MULAI

BUKU
BARU

PEMBERIAN STEMPEL
IDENTITAS

PERIKSA DATA BUKU DI KATALOG ON LINE

TIDAK YA
ADA ?

BERI NO. KUTIP NO.

KLASIFIKASI KLASIFIKASI

BUAT DESKRIPSI BIBLIOGRAFI PADA TAMBAH JUMLAH COPY YANG DIMILIKI

BURAM PENGKATALOGAN PADA PENGATALOGAN DATA ON LINE

MASUKAN DI PENGATALOGAN
DATA ON LINE

PEMBERIAN LABEL DAN BARCODE

BUKU

PEMASANGAN SLIP TANGGAL KEMBALI/

DATA DUE SLIP

PENYAMPULAN

SELESAI

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 9

SOP PENDAFTARAN ANGGOTA

PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.3/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1
Perpus/2013 Tanggal: dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman pendaftaran anggota perpustakaan Universitas.

Ruang Lingkup

1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik selama
proses pelayanan berlangsung di perpustakaan bagi mahasiswa dan dosen
2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi

Anggota perpustakaan adalah mahasiswa, tenaga kependidikan dan dosen di

lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Referensi

1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan

2. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah
Surabaya

Uraian Prosedur :

KEGIATAN MAHASISWA DOSEN DAN PETUGAS

KARYAWAN PERPUSTAKAAN
REGULER
(Fotokopi Kwitansi SPP)
Mengisi
Formulir
Pendaftaran NON-REGULER
Beserta (Administrasi Rp.15.000,00)
Persyaratan INPUT
DATAANGGOTA
Pendaftaran KE SISTEM
OTOMASI
PERPUSTAKAAN

ISI BIODATA LENGKAP

Mengisi Biodata
Anggota dalam
Kartu Pinjaman
Bahan Pustaka ISI NAMA DAN
STATUS
KEPEGAWAIAN

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 10

SOP PEMINJAMAN BAHAN PUSTAKA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.4/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1
Perpus/2013 Tanggal: dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman peminjaman bahan pustaka perpustakaan Universitas.

Ruang Lingkup

1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik sesuai
jam kerja perpustakaan.
2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan

Definisi

Peminjaman bahan pustaka adalah proses memilih bahan pustaka untuk dibaca di luar
perpustakaan

Referensi

1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan

2. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah
Surabaya

Uraian Prosedur :

KEGIATAN MAHASISWA DOSEN DAN PETUGAS

KARYAWAN PERPUSTAKAAN

Menunjukkan KTM
Menyebutkan (Kartu Tanda Mahasiswa)
Identitas Diri INPUT DATA
Peminjam Menyebutkan
BAHAN
PUSTAKA KE
Bahan Pustaka Nama Lengkap SISTEM
dan Status OTOMASI
Kepegawaian PERPUSTAKAAN
DAN MEMBERI
STEMPEL
TANGGAL
PENGEMBALIAN
BAHAN
Menulis Bahan PUSTAKA YANG
Pustaka yang Memberikan TTD DIPINJAM

dipinjam Peminjam Sebagai Tanda

dalam Kartu Bukti peminjaman
Peminjaman

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 11

SOP PENGEMBALIAN PUSTAKA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.5/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1
Perpus/2013 Tanggal: dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman pengembalian pustaka perpustakaan Universitas.

Ruang Lingkup

a. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik sesuai
jam kerja perpustakan
b. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi

Pengembalian bahan pustaka adalah penyerahan bahan pustaka yang telah dipinjam
oleh mahasiswa, tenaga kependidikan dan dosen

Referensi

1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan

2. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah
Surabaya

Uraian Prosedur :

KEGIATAN MAHASISWA DOSEN DAN PETUGAS

KARYAWAN PERPUSTAKAAN

Menunjukkan KTM
Menyebutka (Kartu Tanda Mahasiswa)
n Identitas INPUT DATA
Diri Menyebutkan BAHAN
Peminjam Nama Lengkap PUSTAKA KE
SISTEM
Bahan dan Status OTOMASI
Pustaka Kepegawaian PERPUSTAKAAN
DAN MENCORET
JUDUL BAHAN
PUSTAKA YANG
DIKEMBALIKAN

Menyerahka Memastikan Judul Bahan

n Bahan Pustaka Telah Dicoret dari
Pustaka Yang Kartu Peminjaman
Dikembalika (Membayar Denda Apabila
n Terlambat)

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 12

SOP PERPANJANGAN PINJAM PUSTAKA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.6/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1
Perpus/2013 Tanggal: dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman perpanjangan pustaka perpustakaan Universitas.

Ruang Lingkup

1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik sesuai
dengan jam kerja perpustakaan
2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi

Perpanjangan bahan pustaka adalah penambahan rentang waktu batas peminjaman

pustaka oleh mahasiswa, tenaga kependidikan dan dosen

Referensi

1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan

2. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah
Surabaya

Uraian Prosedur :

KEGIATAN MAHASISWA DOSEN DAN PETUGAS

KARYAWAN PERPUSTAKAAN

Menunjukkan KTM
Menyebutkan (Kartu Tanda Mahasiswa)
Identitas Diri INPUT DATA
BAHAN PUSTAKA
Peminjam Bahan Menyebutkan KE SISTEM
Pustaka Nama Lengkap OTOMASI
dan Status PERPUSTAKAAN
Kepegawaian DAN MEMBERI
STEMPEL
TANGGAL
PENGEMBALIAN
PADA JUDUL
BAHAN PUSTAKA
Memastikan Judul Bahan YANG
DIPERPANJANG
Menyerahkan Pustaka Telah Distempel DI KARTU
Bahan Pustaka Tanggal Pengembalian di PEMINJAMAN

Yang Kartu Peminjaman

Diperpanjang (Membayar Denda Terlebih
Dahulu Apabila Terlambat)

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 13

SOP DENDA KETERLAMBATAN

PENGEMBALIAN PUSTAKA PERPUSTAKAN
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No :1.7/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1
Perpus/2013 Tanggal: dari 3

Tujuan

Sebagai pedoman pengenaan besaran denda keterlambatan pengembalian pustaka

perpustakaan

Ruang Lingkup

1. Proses ini di mulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik
2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi

Denda keterlambatan pengembalian pustaka perpustakaan adalah besaran uang yang

harus dibayar oleh mahasiswa, tenaga kependidikan dan dosen karena melebihi batas
waktu peminjaman

Referensi

1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan

2. Pedoman Umum Sistem Penganggaran dan Pembelian di Perguruan Tinggi
Muhmmadiyah
3. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah
Surabaya

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 14

Uraian Prosedur :

KEGIATAN MAHASISWA DOSEN DAN PETUGAS

KARYAWAN PERPUSTAKAAN

Memastikan Judul Bahan

Menyerahkan Pustaka Telah Distempel
Bahan Pustaka Tanggal Pengembalian di
Yang Kartu Peminjaman
Dikembalikan (Apabila Diperpanjang)
/Diperpanjang Memastikan Judul Bahan INPUT DATA
Pustaka Telah Dicoret dari BAHAN
Kartu Peminjaman (Apabila PUSTAKA KE
SISTEM
Dikembalikan) OTOMASI
PERPUSTAKAAN
DAN
MENGHITUNG
Membayar Denda Sebesar Rp. JUMLAH DENDA
500,00/buku per-hari YANG HARUS
DIBAYAR
Membayar (Nominal Denda yang Harus
Denda Dibayar Tergantung Pada
Keterlambatan Jumlah Buku yang Dipinjam
Pengembalian Serta Berapa Lama Waktu
Bahan Pustaka Keterlambatan Pengembalian
Buku)

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 15

SOP BEBAS PINJAM PUSTAKA

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.8/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1
Perpus/2013 Tanggal: dari 3

Tujuan

Sebagai prasyarat pengambilan ijasah kelulusan

Ruang Lingkup

1. Proses ini dimulai dari awal tahun akademik hingga akhir tahun akademik.
2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi

Bebas pinjam pustaka adalah bukti bahwa mahasiswa menjelang kelulusannya tidak
memiliki pinjaman, tanggunggan pustaka kepada perpustakaan

Referensi

1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan

2. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah
Surabaya

Uraian Prosedur :

KEGIATAN MAHASI DOSEN PETUGAS PIMPINAN

SWA DAN PERPUSTAKAAN PERPUSTAKAAN
KARYAW
AN

Memeriksa
Menunjukkan Tanggungan
KTM Pinjaman Bahan
(Kartu Tanda Pustaka dan Denda
Mahasiswa) Keterlambatan
dalam Kartu
Pinjaman

Memblokir Data
Biodata Lengkap Anggota
Perpustakaan dalam
Beserta Menulis
Sistem Otomasi Menandatangani
Mengisi Blanko Keperluan Meminta Perpustakaan dan Surat Bebas
Bebas Pinjam Surat Bebas Pinjam Menandatangani
Pinjam
Perpustakaan
Perpustakaan Surat Bebas Pinjam
Serta Memberi
Stempel
Perpustakaan

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya

 16

SOP PENGUMPULAN SKRIPSI/

TUGAS AKHIR/KARYA TULIS ILMIAH
UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.9/SOP- Revisi : 0 Halaman : 1
Perpus/2013 Tanggal: dari 3

Tujuan
Sebagai syarat kelulusan terselesaikannya perkuliahaan mahasiswa S1 atau D3

Ruang Lingkup
1. Proses ini dimulai dari akhir semester hingga akhir tahun akademik.
2. Prosedur ini berlaku selama tahun akademik yang berjalan.

Definisi
Pengumpulan Skripsi/tugas akhir/karya tulis ilmiah adalah penyerahan tulisan
ilmiah mahasiswa S1 atau D3 yang berupa skripsi atau tugas akhir

Referensi

1. UU No. 43 tahun 2007 tentang perpustakaan

2. Pedoman Pengelolaan Perpustakaan di Universitas Muhammadiyah
Surabaya

Uraian Prosedur :

KEGIATAN MAHA DOSEN PETUGAS PIMPINAN

SISWA DAN PERPUSTAKAAN PERPUSTAKAAN
KARYAWA
N

Menyerahkan Dalam Bentuk

Softcopy yang
Skripsi/Tugas Dimasukkan dalam Memeriksa
Akhir Compact Disc (CD) Kesesuaian Format
(TA)/Karya dan bentuk Hardcopy Skripsi/Tugas
Tulis Ilmiah (fisik) yang sudah Akhir (TA)/Karya
dijilid Tulis Ilmiah (KTI)
(KTI)
yang Dikumpulkan

Mengisi Blanko Menandatangani

Diisi lengkap
Bukti beserta judul Surat Bukti Menandatangani
Pengumpulan Skripsi/Tugas Akhir Pengumpulan Surat Bukti
Skripsi/Tugas
Skripsi/Tugas (TA)/Karya Tulis Akhir (TA)/Karya
Pengumpulan
Ilmiah (KTI) Serta Skripsi/Tugas Akhir
Akhir Tulis Ilmiah (KTI)
(TA)/Karya
Menandatanganinya Serta Memberi
(TA)/Karya Stempel Tulis Ilmiah
Tulis Ilmiah Perpustakaan (KTI)
(KTI)

SOP Pelayanan Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Surabaya