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AUDITORAS INTERNAS 09.04.14

AUDITORIAS INTERNAS

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento para la planificacin, preparacin, ejecucin y

registro de las auditoras internas de los Sistemas de Gestin de Calidad
(SGC), Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente (SSOA), y Gestin en Control
y Seguridad (SGCS) en (CCC) Construcciones y Consultoras de Colombia
Ingenieros S.A.S.

2. ALCANCE / POLITICAS
Este procedimiento aplica a todos los procesos, documentos y disposiciones
establecidas en los Sistemas de Gestin, segn los requisitos establecidos en
cada uno de ellos y las disposiciones de las normas internacionales ISO
9001, ISO 14001, OHSAS 18001, y de la Gua RUC (CCS) y Norma
BASC.

Los criterios y el alcance de la auditora frente a los cuales se determinara la

conformidad pueden incluir polticas, objetivos, procedimientos, normas,
requisitos legales, requisitos del sistema de gestin, requisitos contractuales y
otros acuerdos planificados aplicables.

Las polticas a tener en cuenta para las Auditoras Internas son:

La Gerencia General y el Lder de Auditoria asignado son los responsables

de la seleccin y evaluacin de la competencia de sus Auditores Internos.

Los procesos de Recursos Humanos y Medicin y Control son los

responsables de coordinar el entrenamiento de los Auditores internos y su
actualizacin permanente.

Los Auditores internos son los responsables de la preparacin y ejecucin de

las auditoras internas.

El Auditor Lder ser responsable de elaborar el informe final para la

Gerencia y el Auditado basado en los hallazgos reportados por el equipo de
auditores, previa revisin y anlisis de los mismos.

El Auditor Lder debe asegurar la independencia de los miembros del equipo

auditor con respecto a las actividades a auditar y de evitar cualquier
conflicto de intereses.

3. DEFINICIONES

AUDITORA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para

obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin
de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditora.

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CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de polticas, procedimientos o

requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la evidencia
de la auditoria.

EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: registros, declaraciones de hecho, o

cualquier otra informacin que es pertinente para los criterios de auditora y
que es verificable. La evidencia de la auditoria puede ser cualitativa o
cuantitativa.

EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de

algo.

HALLAZGOS DE AUDITORIA: Resultados de la evaluacin de la evidencia

de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria.
Nota: los hallazgos de la auditoria pueden indicar conformidad o no
conformidad y tambin pueden conducir a la identificacin de
oportunidades de mejora.

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA: resultado de una auditoria tras

considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.

CLIENTE DE LA AUDITORIA: Organizacin o Persona. El cliente de la

auditoria tambin puede ser el auditado o la persona que gestiona el
programa de auditora.

AUDITADO: Organizacin, Sistema o Proceso que es auditado.

AUDITOR INTERNO (AI): Persona que lleva a cabo una auditora interna.

EQUIPO AUDITOR: uno o ms auditores que llevan a cabo una auditoria,

con el apoyo, si es necesario, de expertos tcnicos.

AUDITOR LDER (AL): Auditor del equipo que se le designa como Lder del
mismo. Tiene la responsabilidad de coordinar y desarrollar las actividades
de preparacin, apertura, cierre y elaboracin del informe de la auditoria.

PROGRAMA DE AUDITORIAS INTERNAS: Detalles acordados para un

conjuntos de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propsito especifico.

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

NO CONFORMIDAD (NC): Incumplimiento de un requisito.

Nota: Definiciones tomadas de las normas ISO 9000:2005 e ISO 19011:2012

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4. PERFIL DE LOS AUDITORES INTERNOS

EQUIPO AUDITOR
CRITERIOS Auditor en
Auditor Lder Auditor Interno
Formacin
Estudios Profesionales, Estudios Profesionales,
Educacin Estudios Profesionales.
tcnicos o tecnolgicos. tcnicos o tecnolgicos.
Formacin en ISO 9001 y Formacin en ISO 9001 y Formacin en ISO 9001
Conocimientos de ISO conocimientos de ISO y conocimientos de ISO
Sistema de
19011 19011 19011
Gestin de
Formacin como Auditor Formacin como Auditor Formacin como
Calidad
Interno Norma ISO Interno Norma ISO Auditor Interno Norma
9001:2008 9001:2008 ISO 9001:2008
Sistema de Formacin en OHSAS Formacin en OHSAS Formacin en OHSAS
gestin de 18001, ISO 14001, RUC 18001, ISO 14001, RUC 18001 e ISO 14001 y/o
la del CCS y/o del CCS y/o Administracin de
Seguridad y Administracin de Administracin de Riesgos Riesgos de Seguridad y
Formacin Salud en el Riesgos de Seguridad y de Seguridad y Salud Salud Ocupacional.
Trabajo Salud Ocupacional Ocupacional. Formacin como
/Sistemas Formacin como Auditor Formacin como Auditor Auditor Interno Norma
de Gestin Interno Norma ISO 14001 Interno Norma ISO 14001 ISO 14001 y OHSAS
Ambiental y OHSAS 18001. y OHSAS 18001. 18001.
Formacin en Norma y Formacin en Norma y Formacin en Norma y
Sistema de estndares BASC vigente estndares BASC vigente estndares BASC
Gestin en a la fecha de la auditora. a la fecha de la auditora vigente a la fecha de la
Control y Formacin como Auditor Formacin como Auditor auditora
Seguridad Interno BASC Interno BASC Formacin como
Auditor Interno BASC
6 meses de experiencia en 3 meses de experiencia en 3 meses de experiencia
la empresa y haber la empresa y haber en la empresa. Sin
realizado mnimo 8 horas realizado mnimo 4 horas experiencia en
Experiencia de auditora en la de auditora o un ciclo auditorias.
empresa como auditor completo como auditor en
interno o en otra formacin.
organizacin.
tico, de mentalidad tico, de mentalidad tico, de mentalidad
abierta, perceptivo, abierta, perceptivo, seguro abierta, perceptivo,
seguro de s mismo, de s mismo, responsable, seguro de s mismo,
responsable, abierto a la abierto a la mejora, responsable, abierto a
mejora, respetuoso, respetuoso, colaborador, la mejora, respetuoso,
colaborador, Imparcial, Imparcial, discreto, colaborador, Imparcial,
Habilidades
discreto, diplomtico, diplomtico, observador, discreto, diplomtico,
observador, tenaz, tenaz, verstil, decidido, observador, tenaz,
verstil, decidido, comunicativo, con verstil, decidido,
comunicativo, con capacidad de anlisis y comunicativo, con
capacidad de anlisis y facilidad de Redaccin. capacidad de anlisis y
facilidad de Redaccin. facilidad de Redaccin.
Cuando la empresa determine que la auditora interna sea ejecutada por personal externo ste debe ser
Profesional, tener la formacin en las normas y sistemas de gestin a auditar y 2 aos de experiencia como
Auditor. Este personal podr utilizar sus propios formatos para el desarrollo de la auditoria y la presentacin
del informe.

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5. FUNCIONES DE LOS AUDITORES INTERNOS

1. Elaborar las listas de chequeo de auditora. Cuando el proceso a auditar sea

comn a todas las empresas del grupo, el auditor deber asegurarse del
cumplimiento del requisito auditado para cada una de estas.

2. Realizar auditora documental (cuando aplique) de los Sistemas de Gestin a

auditar.

3. Comunicar y aclarar a cada auditado los objetivos de la auditoria.

4. Documentar adecuadamente todas las observaciones que puedan indicar

tanto conformidad como no conformidad con los criterios de auditora y
salvaguardar los documentos.

5. Mantener confidencialidad de los resultados de la auditora.

5.1. FUNCIONES ESPECFICAS DEL AUDITOR LDER

1. Elaborar programa de Auditoras Internas

2. Conformar el equipo auditor.

3. Realiza reuniones de apertura y cierre.

4. Preparar el plan de ejecucin de Auditora conjuntamente con el equipo

auditor.

5. Elaborar el informe de auditora final para la Gerencia y Lderes de Procesos.

6. Informar al auditado en forma inmediata los hallazgos y las situaciones

encontradas durante la auditoria que pueden disminuir la confianza en las
conclusiones de la auditoria.

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6. PROCEDIMIENTO

ETAPA DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO

En el mes de enero se elabora el
programa de auditoras internas para
el ao teniendo en cuenta el estado y
la importancia de los procesos y reas
a auditar, los resultados de las
valoraciones de riesgos de las
actividades, la importancia ambiental
de las operaciones implicadas y los
resultados de auditoras previas.
Programa
1 Programacin
Auditor Lder de
El programa de auditoras internas
Auditorias
ser aprobado por la Gerencia General
y se divulgara a todos los procesos.

Si se considera necesario realizar una

auditora adicional a las que estn
programadas, se actualiza la
programacin de las auditorias y la
Gerencia General lo debe aprobar
nuevamente.
El Auditor Interno preparar en una
lista de chequeo las preguntas y
aspectos relevantes a evaluar durante
la auditoria. Esta debe ser revisada
Plan de
por el Auditor Lder para asegurar el
Ejecucin
cumplimiento del objetivo de la
de
auditoria, el alcance y los criterios de
Auditoria
Preparar auditora. Auditor Lder y
2
Auditoria Auditor Interno
Lista de
Durante la preparacin de cada
Chequeo
auditora interna, el Auditor Lder
de
elabora el Plan de ejecucin de
Auditoria
Auditoria y se enva copia al
Responsable del Proceso mnimo con
un (1) da de anticipacin a la
ejecucin de la auditoria.

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Durante la ejecucin de la auditora

interna se desarrollan las siguientes
etapas:
Reunin de apertura: para dar inicio
a la auditoria y confirmar el acuerdo
de todas las partes sobre el plan de
auditoras, presentar al equipo auditor
y asegurar que se puedan realizar
todas las actividades de auditora
planificadas.
Entrevistas con los responsables del
proceso que se est auditando y
observacin en campo, cuando se Lista de
Ejecutar considere necesario. Auditor Lder y Chequeo
3
Auditoria Revisin y anlisis de los Auditor Interno de
procedimientos, planes, instructivos y Auditoria
registros u otros documentos
aplicables a los procesos para
recolectar evidencias, registrndolas
en la lista de chequeo de auditora.
Reunin de los Auditores: para
informar sobre el desarrollo de la
auditoria e indicar los hallazgos frente
los objetivos de la auditoria
(conclusiones de la auditoria).
Reunin de cierre, para formalizar
los hallazgos y las conclusiones de la
auditora interna.
Los auditores preparan un informe de
auditora por proceso y lo entregan al
Auditor Lder, quien consolida en un
informe general los resultados de la Informe de
Auditora realizada y lo presenta a la Auditoria
Gerencia General y al responsable de
Preparacin y
proceso acompaado de las solicitudes Auditor Lder y Solicitud
distribucin
4 de acciones que correspondan. Auditor Interno de
del Informe de
Acciones
Auditoria
El Informe de Auditora debe emitirse Correctivas
en el periodo de tiempo acordado en el y/o
programa de Auditoria. En caso de preventivas
retraso para la entrega del mismo,
debe comunicarse las razones al
auditado y a la Gerencia General.

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Si como resultado de las auditoras

internas, surge la necesidad de tomar
acciones correctivas y preventivas, el
Solicitud
responsable del proceso debe
Auditores de
diligenciar la Solicitud de Acciones
Realizar Internos Acciones
5 Correctivas y Preventivas y deben
Seguimiento Correctivas
determinar la Correccin y las
Auditor Lder y
Acciones Correctivas sin demora
Preventivas
injustificada teniendo en cuenta lo
establecido en el procedimiento de
Acciones Correctivas y Preventivas.
Se evala el desempeo de los
auditores una vez concluido el ciclo de
la auditora. Los auditores son
evaluados por el Representante de la
Auditado
Direccin o Auditor Lder y por el
Auditado segn se especifica en los Evaluacin
Evaluacin de Representante
6 formatos Evaluacin de Auditores. de
auditores a La Direccin
Auditores
La evaluacin de auditores
Gerente
proporcionar informacin sobre
General
aspectos a mejorar del equipo auditor,
El puntaje mnimo de aprobacin de la
evaluacin es 85%.

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Programa de Auditorias Internas.

Plan de Ejecucin de Auditora.
Lista de Chequeo de Auditora
Informe de Auditora.
Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas.
Evaluacin de Auditores.

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