GESTION DOCUMENTAL

Personal

La gestin documental es un conjunto de tecnologas como normas tcnicas para administrar del
flujo de los documentos en todo tipo de la organizacin se permite recupera de la informacin del
tiempo en la cual se debe guarda

se organizar la documentacin en todos los documentos que se le facilitar la tarea de encontrar la

informacin de la empresa tambin podemos definir la captura almacenamiento y la recuperacin
de los documentos

Razones para optimizar la gestin

documental
Abaratamiento. La digitalizacin de los documentos con lleva
una reduccin drstica en los costes de produccin, distribucin y
conservacin, que pueden variar en tre el 20 al 40% respecto al
almacenamiento fsico.

Mejorar la calidad del servicio al cliente. Al automatizar la

gestin documental se mejora la relacin con el cliente ya que se
automatiza y garantiza la entrega de la informacin a mis clientes.
Adems de poder proporcionrsela en el formato, momento y
lugar que desee.

Incremento de la eficiencia. Se aumenta la eficacia de los

empleados ya al automatizacin de los procesos nos ayuda a
hacer ms, en el mismo tiempo y a poder realizar tareas de mayor
cualificacin.

Mejora de la productividad. La productividad de las empresas

se incrementa al no tener que localizar documentos fsicos que
requiere de ms tiempo y esfuerzo, evitando los contingencias
 qeu pueden producirse cuando un documento se traspapela o
directamente se pierde.

La digitalizacin documental tiene un gran enemigo que hay que

resolver con la gestin documental y es evitar los silos de
informacin aislada que surgen en una compaa, los ms
comunes son los producidos por el correo electrnico, las carpetas
personales, las memorias flash, etc. Lo importante es establecer
procedimientos normalizados que favorezca que la informacin est
accesible para los usuarios que la necesiten en tiempo y forma.
https://www.pymesyautonomos.com/tecnologia/por-que-es-bueno-la-gestion-documental

Qu es la gestin documental y para qu

sirve?
La gestin documental consiste en un conjunto de tcnicas y prcticas usadas para administrar toda la
documentacin de una organizacin (emails, PDFs, Words, planos, audios, vdeos, etc.). No existen dos
organizaciones idnticas, por lo que la gestin de esos documentos deber adaptarse a cada empresa,
permitiendo:

Recuperar la informacin
Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse
Eliminar los que ya no sirven
Asegurar la conservacin indefinida de los documentos ms valiosos

http://www.neodoc.es/es/news/que-es-la-gestion-documental-y-para-que-sirve

Importancia de la gestin documental

Importancia de la gestin documental. Ventajas y Beneficios.

Es importante tener un sistema de gestin documental, aunque a primera vista puede parecer que
no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener
un sistema de gestin documental en el que todos los documentos de la empresa estn
controlados y centralizados.

Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes pases con muchas tareas
diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algn tipo de
organizacin de sus documentos.
Hoy en da, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentacin.
Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la informacin, es una ventaja muy
importante contar con un sistema de gestin documental eficiente que permita un fcil
almacenamiento y bsqueda rpida, junto con instalaciones de recuperacin eficientes.

Con un sistema de gestin documental, puede personalizar tambin los documentos de salida de la
empresa como: las facturas electrnicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el
mismo sistema de gestin documental con el que podr configurar las tareas de los documentos
tanto de entrada como de salida de su empresa.

Otra ventaja importante de la gestin documental est en la personalizacin y seguridad de los

datos crticos en documentos o en cualquier otra forma de informacin. Por ello, la gestin
documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y
siempre en busca de la manera ms eficiente, ms inteligente y ms rentable de gestionar sus
trmites y hacer la administracin ms flexible.

El sistema de gestin documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso desde el
navegadorpara poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier otro
tipo de informacin. El sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel por lo que es ms fcil y
econmico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra informacin archivada.

Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobacin con la documentacin
(facturas, contratos, ), el sistema de gestin documental le permite definir los flujos de
aprobacin que tiene que tener cada tipo de documento, y de esta forma el propio sistema de
gestin documental realiza gran parte del trabajo de asignacin, recordatorios y registro de toda
esta documentacin.

La gestin documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados debido a la

enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestin de documentos legales en su lugar,
los abogados son capaces y obtienen una ventaja competitiva al gestionar mejor sus casos. La
automatizacin de documentos para bufetes de abogados beneficia la administracin eficiente de
toda la documentacin en papel.

El sistema no slo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino tambin los
integra de una manera nica. De esta manera, se convierte en muy fcil la tarea de obtener los
documentos con solo unos clics.

Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestin documental no terminan aqu, sino
que tambin nos permite organizar y recuperar documentos a travs de consultas personalizadas y
ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad.
 A nivel de la integracin de la informacin, no solo se pueden obtener los documentos mediante
un escner, el sistema tambin permite importar archivos PDF de Adobe, ficheros que le lleguen
por correo electrnico y hasta puede integrar los fax recibidos en el sistema.

A nivel de distribucin de la informacin, permite la personalizacin de los datos y el envo de los

documentos por correo electrnico, fax, ftp, correo postal, etc

La importancia de un sistema de gestin documental se basa entre otros en los siguientes

puntos base:

Se evita la prdida de documentos, ya que estn todos seguros en un servidor documental

central.
Se evita la prdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los
documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente
recuperados por la persona que est buscando la informacin.
Seguridad: Acceso a la informacin y los documentos de manera segura y estructurada, al
poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de
gestin documental.
Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a
los documentos.
Colaboracin entre usuarios para la creacin, modificacin y gestin de la misma
documentacin.
Captura y extraccin de la informacin de los documentos en papel y la integracin en el
sistema de gestin documental como metadatos.
Indexacin de los metadatos para su fcil recuperacin mediante bsquedas
personalizadas.
Integracin de la documentacin del sistema de gestin documental con los dems
sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc
Recuperacin de los documentos en formato electrnico y tambin la situacin de
archivado de las copias fsicas.
Distribucin fcil mediante los conectores de salida de la documentacin, que nos permiten
enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc cualquier documento que tengamos
integrado en el sistema.
Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como
una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar una
factura antes que esta pase a contabilizada.
Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y
facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentacin y los procesos de la empresa,
se ahorra tiempo al encontrar la documentacin al instante, se ahorra dinero al no tener que
utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer ms rpidamente el estado de cuentas al
integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc
 Los Documentos y su importancia para las empresas. Algunas preguntas que debera
realizarse cualquier empresa.

Qu informacin (archivos o documentos) necesitamos para administrar nuestra

empresa?
Qu forma es la mejor para nuestro negocio, para almacenar cada tipo de informacin?
Cmo podemos identificar y recuperar los documentos cuando sea necesario?
Somos coherentes en nuestros sistemas, con nuestros metadatos y la clasificacin de los
documentos?
Cul es el tiempo de retencin oficial que necesita cada clase de informacin?
Cul es nuestra poltica de destruccin de los archivos de informacin?
Cul sera el resultado de un fallo de los sistemas que contienen los datos, informacin y
documentos de la empresa, y cmo se hace frente a esta situacin?
Cmo de seguros son nuestros datos, documentos e informacin importante?
Cmo de ampliable y duradera en el tiempo es nuestra solucin de gestin de
documentos?
Estamos seguros de cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias con
respecto a nuestro archivo de documentos y la gestin de los mismos?

Infrmese de las soluciones en gestin documental para empresas que desde el Grupo Telecon
podemos ofrecerle, mediante nuestro formulario de contacto.

Tambin puede rellenar nuestro formulario de peticin de informacin especfico de Gestin

Documental.

http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental

Ventajas de los sistemas de gestin

documental
Digitalizacin de documentos
Comenzar a trabajar con un sistema de gestin documental significa llevar a cabo
la digitalizacin de documentos en papel. Con la colaboracin de un escner, los
documentos fsicos se convertirn en versiones digitales que se almacenarn en
una localizacin central. Este procedimiento puede ser tedioso y bastante costoso,
sin embargo, una digitalizacin organizada y planificada es primordial para el
correcto aprovechamiento del sistema.
Localizacin central
La cantidad de canales a travs de los que la informacin llega a las empresas es
amplia. A consecuencia de esto, grandes volmenes de informacin quedan
desestructurados y repartidos entre los distintos sistemas de una compaa. Un
sistema de gestin documental almacena y organiza toda la informacin
proveniente del trabajo diario de la empresa en una ubicacin central. La empresa
decidir qu empleados pueden tener acceso a los documentos alojados en dicha
localizacin gracias al mecanismo de concesin de permisos. Esta centralizacin
de la informacin supone terminar con la bsqueda infinita de documentos por
las redes de carpetas de la organizacin agilizando, de esta forma, el ritmo de
trabajo.

Mejorar el flujo de trabajo

Un sistema de gestin documental puede convertir los flujos de trabajo en
procesos ms eficientes y productivos. Gracias a la automatizacin de las
funciones, el sistema proporcionar una imagen global de los procesos de trabajo
dentro de la compaa. Este control de procesos permitir seguir las tareas
incompletas, conocer aquellas que ya han finalizado o automatizar tareas
repetitivas que terminarn ahorrando tiempo a la organizacin.
Seguridad
An son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en
ficheros fsicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido
o deteriorado es alta. Los sistemas de gestin documental solucionan este
problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de
prdida disminuye de forma considerable. De esta forma, la organizacin trabaja
con la certeza de que toda su informacin est segura ubicada en un mismo
sistema, sistema que puede incluir entre otras caractersticas, la recuperacin de
datos en caso de desastre.

Compartir documentos
Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestin
documental facilitan esta tarea. A travs de la creacin de grupos o con accesos
ilimitados a la localizacin central, los documentos pueden ser distribuidos tanto
de forma interna como externa. Los gestores documentales permiten a diferentes
grupos externos a la empresa (proveedores, clientes) el acceso a documentos
necesarios para la relacin que mantienen. Con esta caracterstica ya no son
necesarias las pequeas memorias USB, o los emails con diferentes versiones de
un documento.

Colaboracin documental
Hay sistemas en los que mltiples personas pueden trabajar en un documento al
mismo tiempo, mientras ste est alojado en una localizacin central. Con ello, los
empleados podrn acceder en todo momento a una visin general de un
documento, pudiendo modificarlo si se considera necesario. La colaboracin
documental permite, de esta forma, compartir ideas e informacin entre los
empleados de una compaa de forma ms sencilla. No obstante, si el sistema de
gestin documental no se asienta en su totalidad, en la organizacin los
problemas de colaboracin documental pueden seguir existiendo. La Gua de
Gestin Documental recoge los problemas ms comunes que una empresa puede
afrontar para sacarle el mximo rendimiento a la colaboracin documental.
Control de versiones
Segn una encuesta realizada por Perforce, el 81% de los trabajadores de oficina
ha trabajado alguna vez en la versin incorrecta de un documento. Teniendo en
cuenta que un documento realizado por un grupo de trabajo puede ser
modificado infinidad de veces, controlar las diferentes versiones puede resultar
complicado. Los gestores documentales tratan de controlar este inconveniente. A
travs de un historial de versiones, los sistemas de gestin documental ofrecen la
posibilidad de acceder a cualquier versin del texto para recuperar informacin,
eliminarla o aadirla. En el artculo Control de versiones encontrar una
explicacin ms detallada de esta caracterstica.

Elegir un sistema de gestin documental

La oferta de sistemas de gestin documental es realmente amplia. Ante tal
diversidad precios, caractersticas, fabricantes y modelos, decantarse por un
sistema no es tarea fcil. La Gua de Gestin Documental analiza los diferentes
sistemas en el mercado segn el sector al que se dirigen para ayudar a las
empresas en sus procesos de seleccin.
https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-sistema-gestion-documental

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Alexander caceres alexca7001@hotmail.com

Diego morales damoralesc93@gmail.com
Luisa garcia luisa03593@gmail.com
Alejandra lozano alejalozano14@hotmail.com
Claudia varon claudyvespinosa13@gmail.com