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PROCEDIMIENTO: CODIGO 1 de 11
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VERSIN: 11

1. OBJETIVO:

Dar aplicacin al subsistema de evaluacin, establecido por el MECI, realizando la evaluacin independiente, con referencia
a las auditoras internas, estableciendo la metodologa para programar, planificar, ejecutar, informar sus resultados y
realizar el seguimiento a las acciones implementadas verificando su eficacia, con el fin de efectuar el cierre de los hallazgos
y determinar si el sistema de Gestin de la Calidad es conforme a las disposiciones planificadas.

2. ALCANCE:

Las auditoras internas estn encaminadas a la verificacin del cumplimiento y aplicacin de todos los procesos y
procedimientos del SGC. Se inicia con la elaboracin del Programa Anual de Auditora Interna - PAAI y se termina con el
archivo del informe y sus anexos.

3. DEFINICIONES:

Auditado. Organizacin que es auditada.

Auditor. Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

Auditora. Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de la auditora.

Cliente de la Auditora. Organizacin o personas que solicitan una auditora.

Conclusiones de la auditora. Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los hallazgos
de la auditora.

Criterios de la auditora. Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencias.

Equipo auditor. Dos o ms auditores que llevan a cabo una auditora.

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Evidencia de la auditora. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los
criterios de auditora y que son verificables.

Experto Tcnico. Persona que aporta experiencia o conocimientos especficos con respecto a la materia que se vaya a
auditar.

Gua. Persona designada por el auditado para asistir al equipo auditor.

Hallazgos de la auditora. Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de
auditora.

Observador. Persona que acompaa al equipo auditor pero que no audita. Nota 1 Un observador no es parte del equipo de
auditora y no influye ni interfiere en la realizacin de la auditora. Nota 2 Un observador puede designarse por el auditado,
una autoridad reglamentaria u otra parte interesada que testifica la auditora (Norma ISO 19011:2012).

Programa de la auditora. Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un perodo de tiempo determinado y
dirigidas hacia un propsito especifico.

Riesgo. Efecto de la incertidumbre sobre los objetivos.

4. CONDICIONES GENERALES:

Se requiere que el personal involucrado en el procedimiento, conozca sus responsabilidades respecto a la realizacin de las
auditoras internas, cumpliendo con los requisitos establecidos en las normas ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000:2009.

Para la realizacin de las auditoras internas, se toma como referencia la norma 19011:2012 la cual debe ser tenida en
cuenta por los auditores internos; donde los aspectos novedosos con relacin a la anterior versin se destacan: Los
principios de auditora como Integridad, presentacin imparcial, debido cuidado profesional, confidencialidad, independencia
y enfoque basado en evidencia; conceptos incluidos como observador, gua y riesgos; los riesgos asociados al programa de
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auditora; los mtodos de auditora aplicables como In situ y A distancia; los mtodos de evaluacin de los auditores
internos y los conocimientos y habilidades de los auditores en riesgos; y la Gua de Auditora para Entidades Pblicas,
formulada por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP.

El equipo de auditora interna, debe conocer y aplicar las NORMAS INTERNACIONALES PARA EL EJERCICIO
PROFESIONAL DE AUDITORA 1; relativas a Atributos, desempeo e implementacin.

Las competencias requeridas para ser Auditor Interno de Calidad se indican en el formato 0300-15-08-05-62 EVALUACIN
DE AUDITORES DE CALIDAD.

El formato de trazabilidad de auditoras internas cdigo 0300-15-08-08-89 se debe diligenciar en la medida en que se vayan
ejecutando las actividades del procedimiento."

Para la ejecucin de las actividades N 2, 7, 8, 13, 18, 19 y 20 de este procedimiento, se utilizar la herramienta
www.mecicalidad.com; sin embargo podrn llevarse a cabo manualmente en los respectivos formatos, cuando las
circunstancias lo ameriten.

5. RESPONSABILIDADES:

Las auditoras internas estarn en cabeza del Jefe de la Oficina de Auditora y Control Interno.

6. FORMATOS:

0300-15-08-05-59 PROGRAMA ANUAL DE AUDITORAS INTERNAS.doc

0300-15-08-05-61 PLAN DE AUDITORA INTERNA
0300-15-08-05-62 EVALUACION DE AUDITORES DE CALIDAD.doc
0300-15-08-08-73 LISTA DE VERIFICACIN

1
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP e Instituto de Auditores de Colombia - IIA. Gua de Auditora para Entidades Pblicas.
Bogot D.C. DAFP. 2013. p. 14.
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0300-15-08-08-74 CALIFICACIN DE AUDITORES DE CALIDAD

0300-15-08-08-75 PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS
0300-15-08-08-89 TRAZABILIDAD AUDITORAS INTERNAS"
0300-15-08-10-119 CALIFICACIN COMISIN A LIDER DE AUDITORA
0300-15-08-10-120 CALIFICACIN CONTRALOR (A) A LIDER DE AUDITORA
0300-15-08-10-121 CALIFICACIN LIDER DE AUDITORA A COMISIN

7. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES:

Actividades de la Auditora

Fase de Programacin de Auditora

RESPONSABLE ACT ACCIN TRMINO FLUJOGRAMA

Inicio
Analizar la informacin previa relativa a la
Entidad: Direccionamiento estratgico,
Jefe Control Interno
gestin institucional, administracin de
y Profesionales 1 5 das Analizar informacin
riesgos, estado actual de los sistemas de
adscritos
gestin y control de la entidad, alineacin
con la planeacin estratgica de Entidad.
Calificar y priorizar
Comit Directivo Elaborar y aprobar el programa
Jefe Control Interno priorizando los procesos a auditar,
y Profesionales definiendo el nmero de auditoras a Elaborar programa de
adscritos efectuar en la vigencia, objetivos del auditora
2 4 das
programa, alcance, responsabilidades,
recursos, anlisis de riesgos asociados
al programa de auditora y de los
procesos, evaluando otras fuentes de 1
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RESPONSABLE ACT ACCIN TRMINO FLUJOGRAMA

informacin y ponderacin de variables y
1
calificacin de procesos (formato 0300-
15-08-05-59 Programa anual de
auditoras internas). Elaborar calendario

Jefe Oficina
Auditora y Control Elaborar el calendario de auditora,
Interno evala los auditores de acuerdo al Evaluar auditores
FORMATO 0300-15-08-05-62
EVALUACION DE AUDITORES DE
CALIDAD, selecciona el auditor lder y el Seleccionar equipo y
equipo auditor y prepara memorando de asignar funciones
3 asignacin de solicitud de funciones de 2 das
auditor interno de calidad. Coordina las Preparar memorando
actividades de auditora y comunica el asignacin
programa de auditora a los auditados.
Comunicar programa
auditora

Jefe Oficina Efectuar seguimiento y revisin del Efectuar Seguimiento y

Auditora y Control programa de auditora. revisin programa
1 da
Interno 4
Fin
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Fase de planeacin de la auditora

RESPONSABLE ACT ACCIN TRMINO FLUJOGRAMA

Jefe Oficina Definir el objetivo, alcance, Inicio
Auditora y Control periodicidad, viabilidad y criterios de
Interno la auditora interna y establece
5 1 da Definir objetivo, alcance y criterios
contacto con el auditado.

Establecer contacto con el

Equipo Auditor Revisar la documentacin del SGC auditado

incluyendo los registros e informes de

auditoras previas y determina su 2 das Revisar documentacin
6 adecuacin con respecto a los
criterios de la auditora. Incluir registro y determinar
adecuacin

Auditor Lder Preparar y elaborar el plan de

auditoras de acuerdo con el formato Preparar y elaborar plan
0300-15-08-05-61 PLAN DE de auditora
2 das
AUDITORA INTERNA; asigna
7
tareas al equipo auditor y comunica el
plan a los auditores internos y a los Comunicar auditores
auditados.

Equipo Auditor Preparar los papeles de trabajo y lista Preparar papeles de

de verificacin de acuerdo al formato trabajo
0300-15-08-08-73.
8 3 das
Fin
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Fase de ejecucin de la auditora

RESPONSABLE ACT ACCIN TRMINO FLUJOGRAMA

Jefe Oficina Realizar la reunin de apertura
Auditora y Control presidida por el auditor lder. Inicio
Interno
9 1 hora
Equipo Auditor
Auditado Realizar reunin de
apertura

Equipo auditor Solicitar informacin y documentacin

para inicio de la auditora en campo:
Solicitar informacin y
10 registros fsicos o electrnicos que documentacin
soporten el proceso.

Equipo auditor Determinar la muestra de auditora. Determinar muestra de

11 1 da auditora

Equipo auditor Disear pruebas de auditora: De Disear pruebas

control, analticas y/o sustantivas.
12

Verificar informacin
Equipo auditor Verificar la informacin con la lista de
verificacin, establece y evala
evidencias y generan los hallazgos: no Establecer y evaluar
13 3 das
conformidades u observaciones.
1
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RESPONSABLE ACT ACCIN TRMINO FLUJOGRAMA

Auditor Lder Analizar y evaluar los datos obtenidos,
Equipo auditor desarrollar los hallazgos y Preparar 1
las conclusiones de la auditora.

Nota: Los hallazgos contienen las 4C: Analizar y evaluar datos

obtenidos
Condicin, criterio, causa y 1 da
14 consecuencia.

Las causas y efectos son referentes Redactar hallazgos

para aprobar las acciones suscritas
en los planes de mejoramiento.
Preparar conclusiones

Lder de auditora Realizar reunin de avance para

comunicar las observaciones y Realizar reunin de avance
hallazgos con el fin de realizar
15 2 das
aclaraciones y aportes de evidencias
a incluir antes del cierre e informe Comunicar observaciones
final.
Jefe Oficina de Realizar reunin de cierre presidida
Auditora y Control por el Auditor Lder y el Equipo Auditor
Realizar reunin de cierre
Interno y entrega a los auditados los formatos
Equipo Auditor de CALIFICACIN DE AUDITORES 2 horas
Auditado 16 DE CALIDAD 0300-15-08-08-74, Entregar formato
para su diligenciamiento. calificacin

Recepcionar y consolidar
+Auditor Lder Recepcionar y consolidar los registros
e informes de la auditora. 1 da
17
Fin
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Fase de comunicacin de resultados

RESPONSABLE ACT ACCIN TRMINO FLUJOGRAMA

Profesionales Preparar y aprobar el informe y 1
adscritos y remitirlo al Contralor, Representante
Jefe Oficina de de la Alta Direccin y al responsable
2 das
Auditora y Control del proceso solicitndole suscripcin Preparar y aprobar informe
18
Interno del plan de mejoramiento cuando
aplique.
Remitir informe

Jefe Oficina de Verificar y aprobar las acciones

Auditora y Control suscritas en el Plan de Mejoramiento; Verificar y aprobar acciones
Interno si las mismas estn encaminadas a suscritas
19 eliminar las causas raizales que 8 das
originaron el hallazgo.
Fin

Fase de seguimiento del Plan de Mejoramiento

RESPONSABLE ACT ACCIN TRMINO FLUJOGRAMA

Jefe Oficina de Realizar seguimiento a las acciones
Inicio
Auditora y Control suscritas en el plan de mejoramiento
Interno formato 0300-15-08-08-75.
20 5 das
Equipo Auditor Realizar seguimiento

1
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Actividades complementarias

RESPONSABLE ACT ACCIN TRMINO FLUJOGRAMA

Jefe Oficina de Recepcionar los formatos de
Auditora y Control Calificacin de Auditores de Calidad 1
Interno y 0300-15-08-08-74 para evaluar la
Funcionarios rea competencia del equipo auditor,
debidamente diligenciado y con este Recepcionar formatos
registro se tramite el formato 0300- calificacin
15-08-05-62 EVALUACION DE
AUDITORES DE CALIDAD
2 das
21 Evaluar la competencia
Los formatos 0300-15-08-10-119
calificacin comisin a lder de
auditora, 0300-15-08-10-120
calificacin contralor (a) a lder de
auditora y 0300-15-08-10-121 Diligenciar formato
calificacin lder de auditora a
COMISIN sern utilizados para la
auditora anual SGC-MECI

Jefe Oficina de Tabular anualmente los resultados de Tabular resultados

Auditora y Control los formatos y realizar informe de la
Interno evaluacin de la competencia del
equipo auditor; cuyo resultado se
4 das
consolida con las obtenidas en la
22 evaluacin, producto de la auditora Realizar informe
anual efectuada al SGC-MECI.

2
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PROCEDIMIENTO: CODIGO 11 de 11
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RESPONSABLE ACT ACCIN TRMINO FLUJOGRAMA

Jefe Oficina de Remitir anualmente el informe de
Auditora y Control evaluacin de las competencias del 2
Interno equipo auditor al responsable del
proceso de gestin humana para que
23 1 da
realice las acciones pertinentes con
Remitir informe
copia al Representante de la
Direccin.

Jefe Oficina de Archivar anualmente el informe de

1 da
Auditora y Control evaluacin de competencias del Archivar
24
Interno equipo auditor y el informe de la
auditora y con sus anexos.
Jefe Oficina de Realizar Trazabilidad de la Auditora
Auditora y Control mediante formato 0300-15-08-08-89
Trazabilidad de
Interno auditora
25 2 das
Funcionarios del
rea
Fin

REVISADO POR: JEFE APROBADO POR: JEFE OFICINA DE AUDITORA Y FECHA DE IMPLEMENTACIN
ASESORA PLANEACIN, CONTROL INTERNO
NORMALIZACIN Y CALIDAD JULIO 11 DE 2014