secretariado

Objectivos

No cenrio contemporneo, o profissional de secretariado tem um novo perfil,

habilidade de comunicao, comportamento activo, criatividade, capacidade de
organizao, discrio, compromisso, tica e responsabilidade, capaz de actuar num
mercado em constante transformao. As organizaes reconhecem, cada vez mais, a
importncia da rea de Secretariado Executivo, em todos os sectores, para o sucesso
organizacional.

A aco tem como objectivo desenvolver aptides e responsabilidades na organizao

do trabalho, na gesto do tempo e na gesto da informao.
No final do curso os participantes devero ser capazes de:
- Situar a prpria funo na Empresa e em relao ao Management;
- Contribuir para o sucesso do trabalho em equipa;
- Acrescentar valor ao desempenho atravs da criatividade;
- Melhorar a capacidade de comunicao e de relacionamento.

Programa

1. FUNO NA EMPRESA E RELAO COM A ADMINISTRAO

- Diferenas entre o secretariado tradicional e o secretariado executivo:
- Especificidades da funo, principais implicaes;
- A secretria executiva: como se v e como vista pelos outros; projectar-se no futuro;
- Insero da empresa no contexto econmico-social. A imagem que projecta, veculos
que utiliza;
- Compreender o Management - Funes e tarefas do Manager:
- Estilos de gesto;
- Aplicar o princpio da complementaridade e competncias adquiridas

2. APTIDES E RESPONSABILIDADES NA ORGANIZAO DO TRABALHO,

GESTO DO TEMPO E DA INFORMAO
- Gesto do tempo e definio de prioridades;

- Organizao das tarefas administrativas e desenvolvimento da autonomia;

- Otimizao do funcionamento do secretariado em caso de ausncia;

- Plano de ao pessoal.

5. MELHORAR A CAPACIDADE DE COMUNICAO E DE

RELACIONAMENTO
- As dificuldades pessoais e a sua repercusso nas relaes de trabalho: Meios de
evoluo;

- A delegao e o controlo;
- O apoio tomada de deciso.
- As relaes interpessoais no meio profissional;
- Sinais de reconhecimento e motivao;
- Posies existenciais e relaes de trabalho.

3 - Obter impacto na escrita profissional

Desenvolver a competncia de leitura: estratgias de anlise de contedo.

Produzir textos escritos com intenes comunicativas diversificadas.
Adotar os princpios de uma escrita til. A dimenso marketing na
comunicao escrita.
Maximizar a escrita de comunicaes: orientaes para conseguir uma
mensagem clara e objetiva.

5 Colaborar na preparao e seguimento de reunies e viagens

As reunies:
o conhecer as diferentes tipologias;
o aspetos materiais e administrativos associados;
o etapas: planeamento, organizao e follow-up, instrumentos a utilizar;
o estabelecer o planning;
o conhecer a ordem de trabalhos;
o redigir e enviar as convocatrias;
o organizar os dossis de trabalho;
o tomar apontamentos e elaborar atas - diferentes formatos segundo o
objetivo da reunio;
o reunies alargadas.
As viagens:
o Planear, organizar o itinerrio, constituir o dossi de viagem;
o Elaborar check-lists, fazer reservas de transporte, alojamento e outros
servios; procedimentos administrativos e documentao associada;
Follow-up;
o Orientaes para organizar a informao no regresso.

6 - Comunicao oral

Telefonar com eficcia o atendimento de excelncia

Avaliar a importncia do telefone como instrumento de relaes pblicas.

Projetar uma Imagem profissional de qualidade no atendimento.
Analisar o seu perfil de comunicao ao telefone.
Diagrama de procedimentos e expresses positivas e valorizantes a utilizar.
Filtrar as chamadas. Anotar as mensagens. Transmitir. Encaminhar.
Lidar com situaes delicadas e interlocutores difceis.
 Adotar comportamentos que favoream o atendimento de excelncia.
Acolher com profissionalismo:
o Refletir sobre as noes de Protocolo na funo de atendimento;
o Criar um clima favorvel Receo de visitantes;
o Saber lidar com visitas inesperadas e/ou inoportunas

4 - Organizar a informao e gerir os documentos de arquivo

Caracterizar um Sistema de Gesto documental: polticas e normas.

Conhecer os critrios de organizao da informao e gesto dos documentos de
arquivo. Procedimentos e recomendaes no mbito da arquivstica.
Conhecer o ciclo de vida dos documentos de arquivo.
Prazos de conservao legais e funcionais.
Distinguir os diversos sistemas de ordenao e classificao de documentos de
arquivo: sistemas bsicos e sistemas derivados.
Adequar o mtodo de classificao s necessidades.
Tornar o arquivo acessvel a todos: o plano de arquivo.
As responsabilidades dos utentes do arquivo.
Implementar circuitos documentais e um controlo eficiente e sistemtico dos
documentos em circulao.
Pesquisar, selecionar, organizar e interpretar a informao de forma crtica em
funo das solicitaes e necessidades concretas dos utilizadores.
Encontrar solues que respondam aos problemas da pesquisa multicritrio: o
ambiente digital e tecnolgico.

1. Introduo gesto de arquivos (2 Horas)

1.1. Misso de um sistema de arquivo na organizao
da empresa
1.2. Difuso, circulao e arquivo
1.3. Tipologia dos documentos e suportes
1.4. Etapas da vida de um documento e seus impactos
ao nvel da gesto documental

2. Sistemas bsicos de arquivo (2 Horas)

2.1. Alfabtico, Numrico
2.2. Domnios de aplicao
2.3. As vantagens e inconvenientes dos diversos
sistemas de classificao
2.4. Determinao do mtodo de classificao adaptado
s necessidades
2.5. A indexao: generalidades, conceitos, palavras-
chave, descritores, princpios de indexao

3. Classificao por assunto (2 Horas)

3.1. Plano dicionrio (descritores)
3.2. Plano ideolgico hierarquizado
3.3. Avaliao comparativa destes dois tipos de plano
3.4. Parmetros a ter em conta na escolha

4. Identificar os prazos de conservao: legais, teis,

histricos (1,5 Horas)
4.1. Os textos jurdicos: aplicao e evoluo.
4.2. Documentos a conservar, a prescrio, o original e
a cpia.
4.3. Os princpios de segurana e confidencialidade.

5. Suportes de informao (2 Horas)

5.1. A informao em suporte de papel: posies e
material correspondente e os meios de sinalizao
5.2. Os novos suportes da informao (Microfilmes,
suportes magnticos, discos pticos, )
5.3. Arquivo informtico
5.3.1. Recorrer a pesquisas multi-critrios
5.3.2. Indexao pelos campos-chave
5.3.3. Pesquisa e listagens

6. O manual de arquivo da informao (1,5 Horas)

6.1. Importncia do manual
6.2. Os aspectos que deve incluir

7. Promover o servio de arquivo (1 Hora)

7.1. Poltica de comunicao interna
Objetivos
No final da formao os participantes estaro aptos a:

adequar a trade dos saberes adquiridos: tcnicos, operacionais e humanos, sua

realidade, para enfrentar a diversidade de situaes no desempenho do secretariado;
reforar as competncias e aumentar a produtividade individual;
adotar mtodos personalizados de organizao do trabalho e gesto do tempo e
aumentar a eficcia na realizao das atividades administrativas e especficas do
secretariado;
fazer uma gesto documental e da informao de forma criteriosa;
utilizar as competncias chave na comunicao oral: dominar os requisitos do
atendimento de excelncia, aplicar as tcnicas de redao para uma escrita
convincente.
 Gesto Documental
Enquadramento

A gesto eficaz da informao faz a diferena nas organizaes, sendo uma arma poderosa nas
mos de quem sabe geri-la. Um arquivo bem estruturado proporciona esta maior
competitividade, uma vez que a informao arquivada em qualquer suporte permite a
tomada de decises. Alm disso, os documentos de arquivo guardam a memria das
organizaes, permitindo fazer estudos retrospectivos. As tecnologias podem contribuir para
melhorar a gesto de documentos desde que respeitem padres internacionalmente aceites,
os quais implicam a necessria cumplicidade da arquivstica com a tecnologia.

Objectivos Gerais

Este curso visa dotar os participantes com os conhecimentos necessrios para a organizao
da documentao empresarial, com metodologia de organizao, que atenda a necessidade de
localizao rpida dos documentos.

Objectivos Especficos

No final deste curso os formandos devero ser capazes de:

- Identificar as principais caractersticas dos documentos a tratar e a guardar;

- Descrever o ciclo de vida dos documentos;

- Identificar unidades de arquivo;

- Apresentar os passos para uma boa gesto da correspondncia;

- Resolver as questes fsicas que interferem neste domnio.">

1. Introduo gesto de arquivos (2 Horas)

1.1. Misso de um sistema de arquivo na organizao da empresa

1.2. Difuso, circulao e arquivo

1.3. Tipologia dos documentos e suportes

1.4. Etapas da vida de um documento e seus impactos ao nvel da gesto documental

2. Sistemas bsicos de arquivo (2 Horas)

2.1. Alfabtico, Numrico

2.2. Domnios de aplicao

2.3. As vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificao

2.4. Determinao do mtodo de classificao adaptado s necessidades

2.5. A indexao: generalidades, conceitos, palavras-chave, descritores, princpios de

indexao

3. Classificao por assunto (2 Horas)

3.1. Plano dicionrio (descritores)

3.2. Plano ideolgico hierarquizado

3.3. Avaliao comparativa destes dois tipos de plano

3.4. Parmetros a ter em conta na escolha

4. Identificar os prazos de conservao: legais, teis, histricos (1,5 Horas)

4.1. Os textos jurdicos: aplicao e evoluo.

4.2. Documentos a conservar, a prescrio, o original e a cpia.

4.3. Os princpios de segurana e confidencialidade.

5. Suportes de informao (2 Horas)

5.1. A informao em suporte de papel: posies e material correspondente e os meios de

sinalizao

5.2. Os novos suportes da informao (Microfilmes, suportes magnticos, discos pticos, )

5.3. Arquivo informtico

5.3.1. Recorrer a pesquisas multi-critrios

5.3.2. Indexao pelos campos-chave

5.3.3. Pesquisa e listagens

6. O manual de arquivo da informao (1,5 Horas)

6.1. Importncia do manual

6.2. Os aspectos que deve incluir

7. Promover o servio de arquivo (1 Hora)

7.1. Poltica de comunicao interna