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CuentasporPagardeRockwellCollins1

Por

PhilipC.Jones

TippieCollegeofBusiness
TheUniversityofIowa


10demayode2007

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Aunquepretendenilustrarunasituacinreal,granpartedelosdilogosydatossontotalmenteficticios
ynosedebeconsiderarunarepresentacindedatosreales.
V7.2 1 2007 Philip C. Jones
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Edits provided by GEPUC, Universidad Catlica de Chile.
Caminoaalmorzar

QuedasolounasemanaparaeleventodelanzamientodeRPI2decuentasporpagar,pensaba
JoanieMeyer,GerentededesembolsosdeRockwellCollins,mientrascaminabaaalmorzarcon
su colega, Tom Bednar. Como Gerente de desembolsos, Joanie supervisaba cuatro
departamentos al interior de contabilidad: el departamento de Ventas e impuestos; el
departamento de informacin de sueldos, informes de tiempos y gastos; el departamento de
Cuentas por Pagar; y el departamento de Contabilidad Internacional. Joanie haba entrado a
Rockwell Collins despus de salir de la universidad con su ttulo de contabilidad y haba
trabajado desde entonces en la empresa. Cuando Rockwell Collins se separ de Rockwell
International en 2001, Joanie se haba preguntado cmo iba a resultar la separacin. Aunque
inicialmente Rockwell haba enfrentado algunos problemas de caja, la empresa haba logrado
resolver tales situaciones y rpidamente ahora ganaba participacin de mercado a la
competenciaenavinicacomercialymilitar.

JoanierecordcmoelnuevodirectorejecutivodeRockwell,ClayJones,habadesarrolladoe
implementado la iniciativa Lean Electronics al poco tiempo de asumir el cargo. Inicialmente
tuvoalgnxitoenlaaplicacindelosprincipiosLeaneneldepartamentodefabricacin,pero
Rockwellhabacomenzadoatratardeaplicarlosmismoprincipiosenotrasreasfuncionales.

RecuerdonuestroprimereventoRPIen1999,pensabaJoanie.logramosreducireltiempode
cicloenelpagodelosinformesdegastodecincosemanasauna,peroalcabodeseismeses,
volvimos al lugar donde empezamos. Lo que hagamos esta vez, tiene que permitir que los
mejoramientosperduren.

AntecedentesdeRockwellCollins

Rockwell Collins es un proveedor lder de sistemas de avinica comercial y militar y de


tecnologa de la informacin. Entre los clientes claves estn los fabricantes de aviones, lneas
areas y el gobierno. La empresa la fund Arthur Collins bajo el nombre de Collins Radio
Company en 1933, quien haba inventado, desarrollado y producido equipos innovadores de
onda corta que se haban hecho famosos por permitir un enlace de comunicaciones para la
expedicindelAlmiranteRichardByrdalPoloSuren1933.En1973,CollinsRadiofueadquirida
por Rockwell International. En la actualidad, Rockwell Collins es nuevamente una empresa
independienteconaproximadamente17.000empleadosen60lugaresen27pases.

EldepartamentodecuentasporpagardeJoanieactualmentecontabacon16personasatiempo
completo.RockwellhabacomenzadoaimplementarsusistemaPFR3sinfacturasen1993,con
elobjetivodeusarPFRencualquiercompraqueinvolucraseelrecibodealgntipodematerial
yhabacomenzadosuimplementacindeSAP4en1999.Alafecha,cercadel80porcientode
lastransaccionessehabanconvertidoalestatusdePFR,sinembargo,elrestonecesitabaalgo
deprocesamientoyaprobacinmanualyeransasprecisamentelasquehabanprovocadolos
principalesproblemas.

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Mejoramientorpidodeproceso(RPIRapidProcessImprovement),nombredeunprocesoKaizende
mejoramientocontinuo
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Pagodesderecibo(PFRPayfromReceipt)
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SAPesunsoftwaredebasededatosparatodalaempresa
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Una versin simplificada de la manera en que el sistema PFR de Rockwell paga a sus
proveedores desglosa la mecnica en tres partes. Primero, el departamento de adquisiciones
ingresa una OC5 al sistema SAP. Segundo, el departamento de recepcin ingresa los datos al
sistemaSAPalrecibirelmaterial.Tercero,elsistemaSAPgatillaunpagodeproveedorcuando
laOCylainformacinderecepcinseconcilian.UnacaractersticadelsistemaPFRdeRockwell
esquelosproveedoresnofacturanaRockwellniimpuestodefletenideventa.Enlugardeello,
los proveedores cargan directamente los cargos de flete a la cuenta de flete de Rockwell y
Rockwellhaceunaautorevisindelosimpuestosdeventa.

ReuninconDon

JoanierecordabasureuninconDonDoudna,elsubcontralordequiendependa.Mira,Don
lehabadichomientraslemostrabaunacolumnadenmerosenunaplanilla.Tenemosms
del10porcientodenuestrascuentasvencidasynuestrosproveedoresnoestnmuyfelices.En
algunoscasos,inclusoestafectandolosdespachosdepiezas,loquehacequenuestraplanta
defabricacinnopuedacumplirconlosplazosdedespacho.

Adems,Donhabaagregado,nuestrotiempodeciclodelprocesodecuentasporpagarha
llegado a aproximadamente a 6 semanas, un aumento considerable respecto del ao pasado.
Dealgunamaneratienesquecontrolaresto.

ColaboracinconColleen

Despus de dicha reunin, Joanie estuvo con Colleen Kelly, gerente de su departamento de
cuentasporpagarparaentendermejorelproceso.Enunavisitainicial,Joaniesepreguntabasi
habaalgoevidentequeayudasearesolverelproblema.Aunqueenrealidadnoencontrnada,
Joanie no pudo evitar darse cuenta que todos parecan estar muy ocupados. Cinco de los 16
analistasestabanrevisandolosarchivosenmicrofilmenloslectorescuandocomenzsuvisitay
pareca existir un desfile constante de analistas entre sus zonas de trabajo y los lectores de
microfilms. Ocho de los once analistas restantes estaban al telfono, conversando con un
proveedorquehaballamadoparapreguntarsilepagabanoporqulehabanpagadoenforma
incorrecta.Losotrostresestabanocupadosrevisandograndespilasdepapelesdecomputador
que cubran los escritorios de todos los analistas. En su caminata, los telfonos sonando
provocabanunadistraccinpermanenteensuconversacinconColleen.

Agradeciendo a su estrella de la suerte por haber pedido a Colleen que comenzara a revisar
algunasmtricasdeprocesamientoelaopasado,Joaniedijo,Tugenteestbienocupadapor
aquColleen.RecuerdaselanlisisdemtricastrimestralesdeAP6quehicimoselaopasado?
Puede buscar los resmenes de los ltimos cuatro trimestres y venir a mi oficina en 15
minutos?(VerTabla1).Necesitamosvermsendetallecmovamosconesoyenparticular,
versihayalgunatendencianotoria.

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Ordendecompra(OC)
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Cuentasporpagar(AP)
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Despusdelaconversacinacercadelashojasderesumen,JoanieyColleenacordaronqueel
siguiente paso sera realizar un VSM7 formal del proceso de resolucin de facturas de
contabilidad.

Necesitamos comenzar el VSM en el punto en que recibimos el correo de entrada de los


proveedores,dijoJoanie.

Meparecebien,dijoColleen.Voyaorganizarunareunincortalaprximasemanaconla
gentedelasaladecorreoyconalgunasdelaspersonasdeAPquehanestadomuyinvolucrados
enelproceso.SerabuenoqueviniesesaliniciodelareunindeVSMparaquelagentesepa
quniveldedetallequieres.

ReunindeVSM

AliniciodelVSM,JoanieexplicquequeraqueelVSMpartieseconeleventoderecepcindel
correoyquesiguiesehastaquelaresolucindelafacturaseregistraenmicrofilm.

EnlareunindeVSM,BillHutchinsdelasaladecorreoexplicpacientementeloquesuceda
conloscorreosqueingresaban.

Despusdesurecepcin,dijoBill,hayqueabrirloyrevisarloparadeterminarsiperteneceo
noaAP.Sino,entonceshayquererutearloaldepartamentocorrecto.

Qusucedeacontinuacinsinohayqueredirigirlo?preguntColleen.

Bueno, en tal caso, coment Bill, tenemos que revisar para ver si tiene o no una orden de
compra(OC).Sinolatiene,entoncestenemosquehacerunseguimientoyllamaralapersona
decontactodeproveedorparaaclararlo.Porotraparte,siefectivamentetieneunaOC(ouna
vezqueeltemadelaOCseaclaraconelproveedor),luegotenemosquerevisarparaverificarsi
laordendecompraesporunartculodelsistemaPFR.

Bien, dijo Colleen, entiendo la figura. Si es un artculo del PFR, entonces ustedes
sencillamenteloolvidanporqueyahasidopagadoporelsistemaPFR.Delocontrario,pasaal
analistacorrespondiente.Comohemosasignadosempresasaanalistasenformaalfabtica,eso
deberaserbastanteexpedito.

S,dijoBill,loes.LasempresascuyosnombrespartendesdelaAalaBpasanaSullivanyas
sucesivamente.Loquemesorprendeesporqurecibimostodasesasfacturasporlosartculos
PFR.LosproveedoressabenqueestnenelsistemaPFRyquenonecesitamosunafacturapara
pagarles.

Tienes razn, afirm Colleen. El problema es que algunos de los proveedores usan
programasdecontabilidadquelosobliganageneraryenviarunafactura.Hemosconversado
con algunos al respecto, pero es demasiado caro para algunos cambiarse a un sistema para
satisfacerlasnecesidadesdeunsolocliente.Aunas,serabuenohaceralgoalrespecto.

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Mapadeflujodevalor(VSM)
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De todas formas, sigui Colleen, tratamos de ver qu sucede una vez que la OC llega al
analista.Nicole,llevastrabajandocomoanalista5aos,cmoveselproceso?

Bueno,dijoNicole,loprimeroquetengoquehaceresrevisarsiesunartculoPFRono.

Peroporqu?preguntBill.Esoyalorevisamosenlasaladecorreo.

Sylograndetectarmuybienacasitodosellos,sostuvoNicole.Aunas,agregcontacto,
devezencuandoigualsepasaunartculoPFR,demaneraqueigualtenemosquerevisar.

Nicole,cuntodemoraverificarsiesonounartculoPFR?preguntColleen.

Bueno, dijo Nicole, sabes que tenemos que entrar al sistema SAP para buscarlo.
Probablemente,enpromedio,esodemoraunos6a7minutos.

Bien, dijo Colleen. Si es un artculo PFR lo dejas como lo hacen en la sala de correo de lo
contrarioseprocesa.Demaneraquecmosigueelrestodelproceso?

Lo que pasa continuacin, dijo Nicole es que determino si est lista para pago o no. Si lo
est,lomandoadigitacin,dondesepagaylosregistrossecorrenenelloteyseleshaceun
microfilm. Si no est lista para pago, entonces pasa a una pila en mi escritorio para trabajar
despusenellas.Cuandoelproblemaseresuelve,semandaadigitacinendondesepagay
luegolosregistrossecorrenenelloteyseleshaceelmicrofilm.

Por qu las pones un una pila en tu escritorio para trabajar con ellas despus?, pregunt
Colleen.Nopodrastrabajarenellasenformainmediata?

S,claro,dijoNicole.Sitrabajoenellasinmediatamenteono,demoracercadeunminuto
resolver.Peroloquesucedeesque,siefectivamentetrabajoenellasinmediatamente,mesaca
completamente del proceso de verificar si est lista para pago. Todos los analistas hemos
tratado de realizar la resolucin antes de seguir con las verificaciones si est listo para pago,
pero parece que no funciona hace todo mucho ms lento. De manera que separar los
artculos que necesitan resolucin hasta terminar todo el lote de verificaciones para pago
pareceserlanicamaneradehacerlo.

Lareunindurvariashorasms.Alterminar,ColleenhabarecolectadolosdatosdelasTablas
2 y 3. Colleen y Joanie se juntaron nuevamente para conversar los resultados del VSM y
decidieron, basados en el VSM, iniciar un RPI de cuentas por pagar para determinar la mejor
formademejorarelproceso.EleventodeRPIestabaprogramadoparatresdasynecesitara
12integrantesenelequipo,doslderesdetalleresdeRPIycincoexpertosparallamarencaso
desernecesario.

ColaboracinpermanenteconColleen

UnavezqueelgrupodetrabajodeVSMterminelmapadelprocesoderesolucindefacturas,
JoaniesereuniunavezmsconColleenparaanalizarlosresultados.

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Colleen,dijoJoanie,BuentrabajoconelMapadeflujodevalor.Almirarlomerecuerdaalgo
quedijistedurantenuestravisita.Mehaestadomolestandoyesperoquemelopuedasaclarar.
Dijiste que algunas de las personas al telfono respondan consultas de los proveedores a
quienes se les haba pagado mal. Yo pensaba que nuestros procedimientos de pago eran
bastante buenos y me sorprende que exista una cantidad significativa de errores de pago.
Tienesalgunaideadelporcentajedeerroryquprovocaestoserrores?.

Bueno,dijoColleen,Noestoysegurorespectodelporcentajeexactodeerror,peroestimara
que es de aproximadamente un 5 por ciento. Lo que es peor, es un 5 por ciento de nuestros
artculosPFR,nodelosquenopertenecenal.Demaneraquecadavezquehayunerror,uno
demisanalistastienequeinvertirmuchotiempoendefinirculeslacifracorrectayhacerlas
correccionesnecesarias.

Cuntotiemponosconsume?,preguntJoanie.

El analista puede invertir entre algunos minutos y varias horas investigando un problema
dado,afirmColleen,pero30minutosesunacifrapromediorazonables.

Comosabes,dijoJoanie,elpagodelosartculosdelPFRsebasaenlacombinacindeunaOC
conunreciboregistradoenrecepcinytodoelprocesoesautomatizado,demaneraquenunca
deberahaberunerrorporpartenuestra(Rockwell),amenosqueunodelosdatosestmal.

Porqualgunodeesosdocumentospodraestarmal?,preguntColleen.

Nolos,dijoJoanie,peroesalgoaloquequieroqueleprestesmuchaatencinduranteel
eventoRPIunavezqueparta.Aunquenopuedasdefinirtodaslascausasposiblesdemanera
exacta,deberaspodersacarideasbastanterazonablesquepodamosexplorar.

Adems,siguiJoanie,tengomuchacuriosidadacercadecuntadenuestracapacidadtotal
deanalistasestdedicadaaresolverestosartculosPFRerrneos.Porotraparte,sipudisemos
eliminarlo, cul sera el impacto en nuestro tiempo total de flujo? Como sabes, ahora nos
estamosdemorandoseissemanas,loqueescompletamenteinaceptable.

ParatenerlaaprobacindelRPI,Joanietuvoquereunirseconsujefeunavezms.

OtrareuninconDony(estavez),tambinconDave

VamosaaprobartupropuestadeRPI,dijoDon.

DonlehabadichoaJoaniequesuprincipalobjetivoconelRPIdecuentasporpagardebaser
reducireltiempodeciclodelpagodecuentas.

Es clave, haba enfatizado, que desarrollemos un proceso estndar para la resolucin de


facturas documentarias que no supere los 10 das. Si lo puedes acortar ms, mucho mejor.
Preocpate tambin de organizar un plan de capacitacin para todos aquellos cuyo trabajo
resulte afectado por cualquier cosa que cambies. Finalmente, necesitamos formalizar cmo
vamosacomunicarlosrequerimientosparaelpagodefacturasanuestrosproveedores.

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En la misma reunin, el supervisor de Don, Dave Brehm que era vicepresidente de finanzas y
contralorcorporativo,lehabadichoalgomsaJoanie.

Loquehagas,habaenfatizadoDave,debeajustarseanuestronuevosistemaSAP.Cualquier
software o tecnologa de informacin que creas que necesites, se debe basar en los sistemas
queyaestndisponiblesalinteriordelaempresa.Adems,todaslasaccionessedebenrealizar
en30das.Finalmente,deningunamaneratevamosaautorizarmspersonal.Sinembargo,
quieroquesepasqueestoygratamenteimpresionadoconlaacuciosidaddetuplanificacinyla
atencinquelehasdedicadoaestetema.

Finalmente,alalmuerzo

Mientras almorzaban, Tom y Joanie conversaban acerca de lo que Joanie haba averiguado
desdelareuninconDonyDave.

Tom,mepregunto,dijoJoanie,porqunuestrostiempostotalesdeflujosontanlargos.Al
mirarlostiempospromediodeprocesamientodecadaunodelospasos,parecieraquetenemos
quehacerlascosasmsrpidodeloquelohacemosactualmente.

Eso de todas maneras, concord Tom. Quizs podemos hacer la pregunta en el RPI de la
prxima semana. Inicialmente, pens que se poda deber a que nuestras asignaciones de
empresasaanalistaspodraestardesequilibrada,peroalverlostotalesanuales,pareceserque
hasrepartidolacargadetrabajoenformabastanteequitativaentrelosanalistas.

Quizs,siguiJoanie,tienealgoqueverconelhechoquelosanalistasdedicanmuchodesu
tiempo a responder las consultas de los proveedores. Efectivamente pasan mucho tiempo al
telfonoconlosproveedores.Loquehacequelascosasempeoren,escuandounanalistase
enfermaosetomavacaciones.

Aquterefieres?preguntTom.

Pordarteuncaso,respondiJoanie,elmespasadoRhondatuvosusvacacionesanualesde
tres semanas. Durante esas tres semanas no se hizo nada en ninguna de las cuentas de las
empresas que ella tiene a su cargo. Parte del problema es que cada analista usa sistemas de
registro completamente distintos. Nadie podra encontrar la informacin para decirle a
cualquiera de los proveedores de Rhonda cul es su estado respecto de cualquiera de sus
facturasvencidascuandollaman.

Entiendo,dijoTom.Entonceslascosasseapilanensusescritoriosmientrasestnfuera.

Estodavapeorqueeso,dijoJoaniemientrasterminabasucremadeverdurasycomenzaba
consuensalada.Enalgunoscasos,losproveedoresllamanynadiepuedeencontrarregistros
dequesufacturasehayaingresadoalsistema.Tenemosquedecirlesquevuelvanaenviarla
facturaycuandollegue,iniciartodoelprocesodesdecero.

Bien, dijo Tom, parece que el evento RPI tiene buenos temas para trabajar. Avsame si
necesitasayuda.

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Tabla1.ResmenesdemtricasdeAPtrimestrales

Trimestre Trimestre Trimestre Trimestre



1 2 3 4
Volumentotaldeingresodefacturas
13700 14500 15200 15600
(cifrasredondeadas)
Tiempopromediodeciclo(semanas)8 5,8 6,1 6,3 6,4
%vencidas 8% 10% 11% 12%


Tabla2.Volmenestotalesdelaofiscalmsreciente(cifrasredondeadas)

Pasodeprocesamiento Volumenanualtotal
Correorecibido 325.000
Correoreruteado 25.000
CorreosinOC 5.000
ArtculoenPFR(saladecorreo) 240.000
ArtculoenPFR(analista) 1000
Necesitaresolucin 5.000


Tabla3.Tiempospromediodelosdistintospasosdeprocesamiento9

Saladecorreo
VerificacindeAP 1minuto
VerificacindeOC 2minutos
Reruteado 1minuto
Contactoproveedor 30minutos
VerificacindePFR 6,5minutos
Enviadoaanalista 1minuto
Pasosdeanalista
VerificacindePFR 6,5minutos
Listoparapagodecheque 5minutos
Digitacinparaemisindecheque 2minutos
Lotederegistros 2minutos
Microfilm 4minutos
Deteneryresolver 1minuto

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Tiempopromediodecicloaqusignificaeltiempopromedioqueunartculoentranteestenelsistema
hastaterminarelprocesamiento.
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Incluyesoloeltiempodesdeunpasodadohastaterminardichopaso.
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Tabla4.Correodeentradapornmerodeanalista10

Analista# Semana1 Semana2 Semana3 Semana4 Ao


1 52 61 68 56 3766
2 78 93 79 83 3816
3 55 76 79 93 3893
4 52 83 62 71 3682
5 86 74 79 55 3615
6 72 57 58 89 3742
7 60 85 63 59 3746
8 89 92 73 76 3792
9 82 88 71 85 3834
10 74 75 56 62 3723
11 84 84 61 58 3702
12 78 76 51 71 3694
13 85 80 55 62 3799
14 59 60 71 71 3696
15 82 83 75 81 3692
16 53 67 87 69 3814

Tabla5.Resumendetrabajodiariodeanalista

CantidaddeanalistasdeAP 16
Vacacionesanualespromedio 20das
Festivos 10das
Horariolaboral 07:00a15:30hrs.
Descansos Dosdescansosde15minutos(maanaytarde)
Almuerzo 30minutos
Reunionesdiariasdeactualizacin 10minutos
Laboresinternas/5S 10minutos

10
Entrega el total de correo que ingresa del ao fiscal ms reciente y los totales de cada uno de las
ltimas4semanas.
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