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NDICE
OBJETIVOS ESPECIFICOS
INTRODUCCIN
1 PROCESO DE AUDITORA
1.1 PLANIFICACIN
El proceso de auditora es un conjunto de actividades, que opera como un sistema independiente
para que los procesos y sistemas de gestin instaurados funcionen de forma ptima.
La planeacin del trabajo de auditora ayuda a asegurar que se preste la atencin adecuada a las
reas importantes de la auditora, a que los problemas potenciales sean identificados y a que el
trabajo sea llevado a cabo de la forma correcta.
El siguiente diagrama muestra los elementos que debe tener presente un programa de auditora:
Criterios
de
auditora
Objetivos
Plan de
de la
auditora
auditora Programa
de
auditora
Alcances
Equipo
de la
auditor
auditora
reas de la Jun. Jul. Ago. Sept. Oct. Nov. Dic. Ene. Feb. Mar. Abr. May.
empresa
Una organizacin que necesita llevar a cabo una auditora, debe establecer un programa que
contribuya a la determinacin de la efectividad del sistema de gestin auditado. El programa de
auditora puede incluir auditoras que tengan en cuenta una o ms normas de sistemas de gestin
y pueden ser llevadas a cabo de forma conjunta o por separado, dependiendo de cmo la
organizacin establezca el proceso.
La alta gerencia debe asegurar que se hayan establecido los objetivos del programa de auditora,
de manera tal que sirvan para dirigir la planeacin de las auditoras.
Asimismo, se deben establecer los objetivos del programa de auditora, los que deben ser
consistentes con la poltica y del sistema a auditar.
Los objetivos del programa de auditora deben considerar las siguientes variables:
Prioridades de la gerencia .
El plan de auditora presenta en detalle sus alcances y los puntos de la organizacin a auditar,
tambin dentro de sus tems estn incluidas las referencias y normativas a auditar, al igual que los
responsables del proceso, los objetivos de la auditora y todo lo relevante que estime la
organizacin para lograr que el proceso sea eficaz.
PLAN DE AUDITORA
Objetivo Verificar conformidad del proceso productivo respecto a las normas ISO
9001:2015; normas ISO 14001:2015 y norma OSHAS 18001:2007
Alcance rea de produccin
Criterios Numerales con dgito de inicio 8 pertenecientes a la norma ISO 9001:2015 y
Norma ISO 14001:2015 y Numerales 4,1, 4,2 y 4,3 pertenecientes a la Oshas
18001:2007
Auditor lder Luis Figueroa Equipo auditor Ral Prez - Fernanda
Gmez
Reunin de 23-05-2016 12:00 horas Reunin de cierre 25-05-2016 12:30 horas
apertura
Fecha Hora Actividad Observaciones Auditado Auditor
El plan de auditora es la descripcin de las actividades a realizar dentro de una auditora, donde se
especifica lugar, objetivo y alcances, adems de los tems asociados a lo que se busca lograr, y es
donde adems se identifica a los auditores ms indicados para realizar la tarea.
planificacin de las actividades de una auditora que puede ser individual o multisistmica, la cual
es programada de acuerdo a lo planificado en el programa, siendo este el que determina qu
sistemas y dnde se ejecuta el plan de auditora.
En este sentido, se considera que al menos uno de los auditores tiene que tener conocimiento del
rubro de la empresa a la cual se le realizar la auditora, aun as, si no se pudiera cumplir con esta
condicin, se deber contar con un asesor que apoye al equipo auditor en el proceso.
Auditor
(Experiencia en
fundiciones)
Empresa
logstica
En el ejemplo, el auditor lder cumple con la condicin de conocer el proceso al cual se audita. Por
lo anterior, se cumple la condicin de realizar la auditora independiente de que los otros
auditores no posean la experiencia dentro del rea productiva. Cuando se da esta condicin, el
auditor que posee la experiencia debe ser solidario y apoyar a su equipo en lo que sea necesario
para llevar a cabo el proceso.
Auditor
(Experiencia en
fundiciones)
Empresa
agroindustrial
En este ltimo caso ninguno de los tres auditores posee los conocimientos necesarios para
desarrollar la auditora a la empresa de agroindustria. Los tres pueden ser expertos en el sistema
de gestin al cual se le realizar la auditora, pero en este caso particular es necesario contar con
un asesor con experiencia en el rea.
Ambos casos corresponderan a auditoras de tercera parte (las realizadas por casas
certificadoras), en cambio las auditoras internas se manejan de distinta manera, ya que quienes
realizan el proceso conocen los procedimientos internos y poseen experiencia en el rea de
aplicacin.
Dentro del comportamiento y habilidades de un auditor, ya sea interno o externo, este tiene que
tener un nivel tico extremadamente correcto, considerando las siguientes recomendaciones,
algunas directrices de comportamiento tico son presentes en las normas establecidas por el IRCA
como cdigo de conducta, alguna de las cuales son:
Dentro del comportamiento del auditor, estas cuatro normas de conducta son las principales y
estn enfocadas a mantener la imparcialidad y secreto profesional del proceso que se est
llevando a cabo. En cuanto a las habilidades del auditor, estas se definen en torno a cuatro
elementos principales:
hora, y auditor asignado a cada rea, como tambin la conformacin del equipo auditor
identificando quin ejecuta la labor de lder.
Esto es vital ya que la organizacin queda informada sobre el proceso y quienes forman parte del
equipo auditor quedan en conocimiento de los procesos a los cuales se aplicar la revisin.
Confirmar el acuerdo de todas las partes (auditado, equipo auditor) sobre el plan de
auditora.
Presentar al equipo auditor.
Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditora planificadas.
Confirmar los canales de comunicacin con la organizacin.
Debe realizarse la reunin de apertura con la direccin del auditado, y cuando sea apropiado, con
aquellos responsables de las funciones o de los procesos que se van a auditar. Durante la reunin,
se debe proporcionar la oportunidad de realizar preguntas para aclarar las dudas respecto al
proceso.
El grado de detalle debe ser coherente con la familiaridad del auditado con el proceso de
auditora. En muchos casos, por ejemplo, en auditoras internas en una organizacin pequea, la
reunin de apertura puede consistir simplemente en comunicar que se est realizando una
auditora y explicar la naturaleza de esta, entendiendo por naturaleza la norma que rige la
auditora a ejecutar.
Para otras situaciones de auditora, esta reunin debe ser de carcter formal y se debe mantener
registro de los asistentes. El lder del equipo auditor deber presidir la reunin y debern
considerarse los siguientes puntos, cuando sea apropiado:
Presentacin de los participantes, incluyendo los observadores y los guas, y una descripcin general
de sus funciones.
Confirmacin del plan de auditora y de otras disposiciones pertenecientes al auditado, como la fecha
y la hora de la reunin de cierre, cualquier reunin intermedia entre el equipo auditor y la direccin
del auditado, y cualquier cambio de ltima hora.
Presentacin de los mtodos que se van a utilizar para realizar la auditora, incluyendo la aclaracin al
auditado de que la evidencia de la auditora se basar en una muestra de la informacin disponible.
Presentacin de los mtodos para gestionar los riesgos para la organizacin que pueden resultar de la
presencia de los miembros del equipo auditor.
Confirmacin de que, durante la auditora, el auditado ser informado del avance de la auditora,
adems de la confirmacin de los recursos e instalaciones que necesita el equipo auditor.
Confirmacin de los procedimientos pertinentes para el equipo auditor relativos a salud y proteccin,
emergencia y seguridad.
Informacin de las razones por las cuales puede darse por terminada la auditora (caso de fuerza
mayor, terremotos, incendios, etc.).
Determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditora, con base en la
documentacin disponible.
Reunir informacin para apoyar las actividades de auditora.
La revisin puede combinarse con otras actividades de la auditora y continuar a lo largo del
mismo, siempre que no perjudique su eficacia.
objetivos y el alcance de la auditora, debera tomarse una decisin para continuar o suspenderla
hasta que se resuelvan los problemas relativos a la documentacin.
Por otro lado, los auditores deben considerar los siguientes aspectos en relacin a la
documentacin e informacin:
El objetivo del muestreo de la auditora es proporcionar informacin para que el auditor tenga
confianza en que los objetivos de esta puedan alcanzarse.
El riesgo asociado al muestreo es que las auditoras puedan no ser representativas de la poblacin
seleccionada, y por tanto la conclusin del auditor puede estar sesgada y ser diferente de la que se
alcanzara si se examinara toda la poblacin. Puede haber otros riesgos dependiendo de la
variabilidad dentro de la poblacin en la que se va a realizar el muestreo y del mtodo elegido.
Sin interaccin Revisar los documentos (por ejemplo, Revisar los documentos (por ejemplo,
humana registros, anlisis de datos) registros, anlisis de datos)
Las actividades de auditora in situ se realizan en las instalaciones del auditado. Las actividades de auditora a
distancia se realizan en cualquier otro lugar distinto de las instalaciones del auditado, sin tener en cuenta la
distancia.
Una vez identificada la forma en que se aplicar la auditora, el equipo debe considerar las
siguientes preguntas para la preparacin de cada uno de los documentos:
La aplicacin cambia si se habla de las auditoras combinadas, estas deben desarrollarse bajo la
gua de documentos de trabajo, para evitar la duplicacin de actividades de auditora mediante:
Los documentos de trabajo deberan ser adecuados para tratar todos aquellos elementos del
sistema de gestin dentro del alcance de la auditora. Adems, deben facilitarse por cualquier
medio.
Las entrevistas deben mantenerse con personas de los niveles y funciones apropiados y
que desempeen actividades o tareas dentro del alcance de la auditora.
Las entrevistas normalmente deben llevarse a cabo durante la jornada normal de trabajo y,
cuando sea posible, en el lugar de trabajo normal de la persona entrevistada.
El auditor siempre debe intentar que la persona entrevistada est a gusto con la entrevista
antes, durante y despus de la realizacin de esta.
Las entrevistas pueden iniciarse pidindole a las personas que describan su trabajo.
Los resultados de las entrevistas deben resumirse y revisarse con la persona entrevistada.
La entrevista siempre est planificada a travs del plan de auditora, con esto se minimizan las
posibilidades de evitar cualquier interrupcin dentro del proceso y se asegura que el equipo
auditor est utilizando el equipo de proteccin individual correctamente dentro de las actividades
in situ.
Posterior al proceso de auditora, cada auditor debe detallar los hallazgos identificados para ser
presentados en la reunin de cierre y en la preparacin de las conclusiones. Al determinar los
hallazgos de la auditora, debe considerar lo siguiente:
Fuente: ISO 19011:2011 Directrices para Auditoria de sistema de gestin (p. 49)
Entendiendo la forma para determinar los hallazgos, el auditor debe dejar registro de
conformidades teniendo en cuenta siempre la identificacin de los criterios de la auditora
respecto a la muestra de conformidad, registrando la evidencia de esta para respaldar la
conformidad y la declaracin de conformidad si esta fuese aplicable. Estos pasos generalmente
solo se realizan en el informe final como una nota destacada asociada al cumplimiento.
Adems, las conclusiones de la auditora pueden tratar aspectos tales como los siguientes:
observacin, lo que puede generar una contradiccin en la siguiente auditora, entendiendo que la
organizacin puede objetar la observacin con la frase el auditor me dijo que lo realizara as, por
tanto no se recomienda usar esta facultad del equipo auditor.
La reunin de cierre, facilitada por el lder del equipo auditor, debera realizarse para presentar los
hallazgos y las conclusiones de la auditora. Entre los participantes en la reunin de cierre deberan
incluirse a personas representantes de la organizacin y, cuando sea necesario, a aquellos
responsables de las funciones o procesos que se han auditado. Tambin puede incluirse al cliente
de la auditora y otras partes.
Si es aplicable, el lder del equipo auditor debe prevenir al auditado de las situaciones encontradas
durante la auditora que pueden disminuir la confianza en las conclusiones de esta, si est definido
en el sistema de gestin o por acuerdo con el cliente de la auditora. Los participantes deberan
acordar el perodo de tiempo para un plan de accin que trate los hallazgos de la auditora.
El grado de detalle debe ser coherente con la familiaridad del auditado y el proceso de auditora.
Para algunas situaciones de auditora, la reunin puede ser formal y las actas, incluyendo los
registros de asistencia, deben conservarse. En otras situaciones, por ejemplo, en auditoras
internas, la reunin de cierre es menos formal y puede consistir solo en comunicar los hallazgos de
la auditora y las conclusiones de la misma.
Cualquier opinin divergente relativa a los hallazgos de la auditora o las conclusiones entre el
equipo auditor y el auditado debera discutirse, y si es posible resolverse. Si este ltimo aspecto no
fuese posible, debe registrarse todas las opiniones dentro del informe.
Objetivos de la auditora
Entendiendo que estos son los elementos bsicos del informe de la auditora, existen elementos
que completan y dan mayor consistencia al informe final. Adems, es bueno aclarar que el informe
final puede realizarse paso a paso, anterior a la reunin de cierre, dependiendo del nivel del
informe y de la disciplina del equipo auditor. Tambin depender del alcance de la auditora y del
tamao de la organizacin.
De todas formas, el equipo auditor puede entregar el informe final posterior a la reunin de cierre,
pero no debe demorar ms de 15 das en la entrega del mismo, atendiendo a que los hallazgos y
las observaciones deben ser certeros, no dejando pasar tiempo pues esta condicin podra
perderse.
Ahora, para generar el informe de manera ms detallada los elementos que pueden ser incluidos
dentro de este son:
El plan de auditora
Un resumen del proceso de auditora, incluyendo cualquier obstculo encontrado que pueda
disminuir la confianza en las conclusiones de la auditora
La confirmacin de que se han cumplido los objetivos de la auditora dentro del alcance de esta,
de acuerdo con el plan de auditora
Cualquier rea dentro del alcance de la auditora no cubierta
La organizacin, en trminos generales, es difcil que pueda perder su certificacin a menos que
los elementos identificados dentro de esta sean extremadamente graves. Se habla de que si una
organizacin presenta ms de dos no conformidades mayores, la auditora se debe repetir en un
lapso de a lo menos 30 a 60 das para dar el tiempo de subsanar los problemas. Si posee menos de
eso, la auditora se puede aprobar y depender del equipo auditor el recomendar la certificacin
por un nuevo perodo y en la siguiente auditora verificar si las no conformidades detectadas u
observaciones fueron subsanadas.
La revisin de documentos por parte de los auditores es una necesidad, pero tambin puede traer
consecuencias negativas si un auditor se dedica exclusivamente a revisar documentos, ya que
posiblemente deje pasar muchsimas observaciones relativas al proceso, si solo se asegura de que
el documento sea el que est en vigencia pero no de si este se lleva a cabo como debiera. Lo
anterior es un error que suele ser cometido por auditores con poca experiencia.
De todas maneras, siempre es necesario realizar la revisin de documentos, ya que es el eje del
funcionamiento de los procesos dentro de los sistemas de gestin. Algunos de los principales y
ms comunes dentro de las organizaciones son:
Las no conformidades tienen diferentes formas de ser tratadas, estas se dividen en distintos
grupos, los cuales son:
Obs.: observacin
COMENTARIO FINAL
Las organizaciones modernas y que poseen sistemas de gestin entienden que el concepto no es
preparar la auditora, sino que mantener el sistema de gestin en el tiempo siempre de manera
funcional. Este tipo de organizaciones poseen un nivel de auditora interna, cuya finalidad es la de
autocontrolarse.
Asimismo, las nuevas normas ISO para los sistemas de calidad (ISO 9001:2015), ambiente (ISO
14001:2015) y seguridad (ISO 45001:2016) indican el uso del sistema de gestin de los riesgos para
disminuir dentro de las organizaciones la ocurrencia de eventos que generen no conformidades.
Estas normas buscan trabajar de forma asociativa para establecer un nuevo sistema de gestin de
excelencia donde la gestin, el control y la mejora sean el centro del sistema para la organizacin.
REFERENCIAS
Naciones Unidas (2007). Orientacin sobre buenas prcticas para la presentacin de informacin
Spencer Pickett, K. H. (2007). Manual bsico de auditora interna. Barcelona, Espaa: Ediciones
Gestin 2000.
IACC (2016). Proceso de auditora. Gestin de Calidad, Riesgos y Auditora. Unidad 16.