MANUAL DE ORGANIZACIN

DOCUMENTAL

Agosto 2015

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 Tabla de contenido

1. ORGANIZACIN DOCUMENTAL Y PROCESO TCNICOS3

1.1Identificacin, Clasificacin, Ordenacin 3

2. PROCESOS ARCHIVSTICOS 4

2.1Depuracin 4

2.2Separacin de la documentacin afectada biolgicamente 4

2.3Retiro del material abrasivo 4

2.4Organizacin de carpetas 5

2.5Foliacin 6

2.6Rotulacin de carpetas 9

2.7Organizacin y rotulacin de cajas 10

2.8Ubicacin en los estantes 12

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 1. ORGANIZACIN DOCUMENTAL Y PROCESO TCNICOS

Contempla tanto la aplicacin de los procesos archivsticos que

requiere la organizacin documental como de los procesos de
alistamiento fsico segn sea el nivel de organizacin y estado fsico
de los documentos. Los primeros se refieren a la identificacin,
clasificacin, y ordenacin, los segundos a la limpieza y desinfeccin
de acuerdo con los deterioros identificados.

1.1 Identificacin, Clasificacin, Ordenacin

Identificacin: Es la manera, de identificar series o asuntos

que debe ser el resultado de la confrontacin de la
identificacin original de cada unidad de conservacin, del
contenido informativo de la misma y de la lectura de las
funciones y dems fuentes de informacin recopiladas en la
historia institucional y que dan cuenta de lo dispuesto sobre la
organizacin y el funcionamiento de la entidad.

En esta etapa es fundamental separar la documentacin con

deterioro biolgico para evitar la contaminacin de aquella que
est en buen estado.

Clasificacin: Es identificar y agrupar en unidades

documentales (carpetas) todos los tipos documentales
pertenecientes a cada una de las series y Subserie relacionadas
en la Tabla de Retencin Documental de su Dependencia.

Ordenacin: Los documentos previamente clasificados se

ordenarn teniendo en cuenta las unidades documentales al
interior de cada asunto o serie y tambin los documentos al
interior de cada unidad de conservacin (carpetas, legajos,
tomos, libros, entre otros), correspondientes a las diferentes
unidades administrativas.

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2. PROCESOS ARCHIVSTICOS :

2.1 Depuracin:
En este paso se retiran de la Unidad Documental (Carpeta) todos los
documentos que no tienen Valores primarios ni secundarios como:
Duplicados
Copias
Constancias
Colillas de Fax
Documentos que no son de archivo o de apoyo

Nota: toda esta documentacin seleccionada antes de su eliminacin,

debe quedar constancia por medio de un acta del Comit de Archivo

2.2 Separacin de la documentacin afectada biolgicamente:

Aqu se debe hacer retiro de toda la documentacin afectada por algn
factor biolgico para evitar la afectacin de la dems documentacin.
(Hongos, insectos, humedad, bacterias)

Materiales: Guantes, Bata y tapa boca

2.3 Retiro del Material Abrasivo:

Se debe de retirar todo el material como ganchos, clips ya que todo
esto conlleva a el deterioro de la documentacin generando oxidacin
en los documentos.

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2.4 Organizacin De Carpetas:
La ubicacin fsica de los documentos se har siguiendo el orden, es
decir el criterio habitual de ordenacin. Siguiendo la prctica
administrativa ms extendida, los documentos se ordenarn en las
carpetas de forma que el documento ms antiguo queda en la parte
superior y el ms reciente en la parte inferior es decir iniciando desde
enero y terminando con diciembre.

No se deben guardar duplicados y documentos en papel qumico o de

fax, cuando stos existan se recomienda sacar fotocopia, debido a que
con el tiempo sufren deterioro.

Cuando se proceda a archivar documentos se debe tener especial

cuidado de verificar que efectivamente han cumplido su trmite y que
corresponden a la serie bajo la cual se estn archivando.

Listado de
estudiantes Contratos

Este documento no pertenece a la serie contratos por lo tanto o debe

de ir en la carpeta de contratos

Tenemos una serie documental comprobantes esta es de la

dependencia tesorera, Cuando los comprobantes tengan soportes
contables pequeos, tales como: facturas, recibos de caja menor, etc.,
estos deben ser pegados en una hoja blanca tamao carta para evitar
su prdida.

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2.5 Foliacin:
Los documentos que integran las unidades documentales estarn
debidamente foliados (enumerados) con el fin de facilitar su
ordenacin, consulta y control.

La documentacin que va a ser objeto de foliacin debe estar

previamente ordenada y depurada. Se deben foliar todos los
documentos. En caso de series documentales simples (acuerdos,
decretos, circulares, resoluciones) la foliacin se ejecutar de manera
independiente por carpeta, tomo o legajo. En el caso de series
documentales complejas (contratos, historias laborales,
investigaciones disciplinarias, procesos jurdico), cada uno de sus
expedientes tendr una sola foliacin de manera continua y si tal
expediente se encuentra repartido en ms de una unidad de
conservacin (carpeta), la foliacin se ejecutar de forma tal que la
segunda ser la continuacin de la primera.

Material: lpiz de mina negra y blanda, tipo HB B. No se debe foliar

con lpiz de mina roja ya que este color no es capturado, en la
mayora de los casos, por las mquinas reprogrficas (microfilmacin,
fotocopiado) y borrador Nata.

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Pasos para foliar:
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni
repetir nmeros.

No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C,

o bis.

En documentos de archivo que contienen texto por ambas caras,

se registrar el nmero correspondiente en la cara recta del folio.

Se debe escribir el nmero en la esquina superior derecha de la

cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento;
en el caso de las fotografas sueltas se foliarn en la cara vuelta.

Se debe escribir el nmero de manera legible y sin

enmendaduras sobre un espacio en blanco, y sin alterar
membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

No se debe escribir con trazo fuerte porque se puede causar

dao irreversible al soporte papel.

No se deben foliar las pastas ni las hojas guarda en blanco.

Los anexos impresos (folletos, boletines, peridicos, revistas)

que se encuentren se numerarn como un solo folio. En el rea
de notas del instrumento de control o de consulta (inventario) se
debe dejar constancia de ttulo, ao y nmero total de pginas.
Si se opta por separar este material se har la correspondiente
Referencia cruzada.

Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo

adheridos a una hoja, a sta se le escribir su respectivo nmero
de folio, dejando en el rea de notas del instrumento de control o
de consulta las caractersticas del documento foliado: cantidad
de documentos adheridos, ttulo, asunto y fecha de los mismos.

Para el caso de unidades documentales que se generan foliadas

por impresora, se dejar esta foliacin siempre y cuando en una
unidad de conservacin no haya ms de una, en caso contrario,

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 cuando haya ms de una, deber foliarse nuevamente toda la
unidad de conservacin.

Si existen errores en la foliacin, sta se anular con una lnea

oblicua, evitando tachones.

La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de

descripcin (inventario) o proceso tcnico de reprografa
(microfilmacin o digitalizacin).

No se deben numerar los folios totalmente en blanco, cosidos o

empastados que se encuentren en tomos o legajos en archivos
de gestin o archivos centrales, pero s dejar la constancia en el
rea de notas del inventario.

No se deben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando

stos cumplen una funcin de conservacin como: aislamiento
de manifestacin de deterioro biolgico, proteccin de
fotografas, dibujos, grabados u otros, o para evitar migracin de
tintas por contacto.

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel

(casetes, discos digitales, CD s, disquetes, videos, etc.) pero s
dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la
que pertenecen, en el rea de notas del inventario. Si se opta
por separar este material se har la correspondiente referencia
cruzada.

Los documentos se foliarn en las carpetas de forma que el

nmero uno quede en la parte superior de la carpeta y el ltimo
nmero en la parte inferior, de tal forma que al abrir la carpeta se
vea el nmero total de folios que esta tenga.

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 Para evitar deterioro fsico de la documentacin, en cada
expediente se debe conservar un mximo de 200 folios, sin
embargo esto depender del gramaje del papel y del tipo de
carpeta. Si supera ese nmero de folios, se deben dividir en dos
carpetas.

2.6 Rotulacin de carpetas:

En el rtulo se registra toda la informacin que ubicamos dentro de la
carpeta teniendo en cuenta la informacin que nos ofrece la TRD con
sus respectivas codificaciones.

Carpeta No. _____ Caja No. _____

Seccin: Vicerrectora Administrativa y Financiera
Subseccin: 1.321 Tesorera
Serie: Comprobantes de Ingreso
Subserie: 14.2 Consignacin y Soporte
No. de Folios:
Fechas Extremas ___________a ___________

Para llenar las casillas en el rotulo de No. de carpeta debe

realizarse primero una clasificacin de las carpetas de forma que el
documento ms antiguo queda en la parte izquierda y el ms
reciente en la parte derecha para poder establecer su orden para
ubicarla en las cajas.

Se utilizarn Carpeta cuatro aletas por ser la ms adecuada para

conservar la documentacin que contienen. Otro tipo de carpetas
tienen niveles de cido tan alto que envejecen, amarillan,
deterioran el papel muy rpido y atraen plagas peligrosas.

La ubicacin de rtulos en las carpetas debe de ser horizontales y

en la mitad de la carpeta, Cada carpeta debe tener un mximo de
200 folios aproximadamente, si supera ese nmero se debe dividir
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 en dos carpetas y esa otra ser la continuacin de la anterior
teniendo en cuenta que son la misma serie documental y la
foliacin termina en 200 y comienza con 201 hasta donde terminen
los documentos.

2.7 Organizacin y Rotulacin de Cajas:

Cuando las carpetas estn organizadas con sus rtulos, se introducen
en la caja de acuerdo a sus orden establecido y se hace el rotulo de
caja.

Las cajas a utilizar sern las de referencia X 200: estas cajas son
recomendadas porque son resistentes al paso del tiempo,
reversibles y estables en condiciones ptimas de humedad relativa
y temperatura, tambin impiden la propagacin y contaminacin
por microorganismos, como hongos bacterias e insectos

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 SECCIN: VICERRECTORA ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
SUBSECCIN: 1.321 TESORERIA
SERIE: COMPROBANTES
SUBSERIE: 14.2 COMPROBANTES DE INGRESO

No: DE CARPETAS:05

No: DE FOLIOS: 636

CAJA No. 02
FECHAS EXTREMAS: Julio 30 de 1999 A Mayo
03 de 1999

2.8 Ubicacin En Los Estantes:

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Despus que las carpetas se encuentren ubicadas dentro de las cajas,
se ubican en los estantes debidamente rotuladas con el estilo de rotulo
que aparece all, no olvidar que deben de ir ubicadas por unidades
administrativas, por asuntos y teniendo en cuenta las fechas extremas.

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Realizada por: Jhonny Moreno Asistente Archivo
Revisada y corregida
Carolina Ocampo - Secretaria General
por:
Aprobada por: Comit de Archivo
Fecha de aprobacin: 21 de agosto de 2015

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