1Documentos comerciales

Wendy Vanessa Gonzlez Rivera

Abril 2017

Fusagasug
Centro Agroecolgico Y Empresarial SENA
Contabilidad Y Finanzas
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2Documentos comerciales

Wendy Vanessa Gonzlez Rivera

Abril 2017

Eugenia Villalba Penagos

Fusagasug
Centro Agroecolgico Y Empresarial SENA
Contabilidad Y Finanzas
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INTRODUCCION

Este trabajo se realiza con el objetivo de identificar cules son los documentos comerciales, que

caractersticas contienen,como estn clasificados y su normatividad general, adems aprender

cul es su importancia en una organizacin y como diligenciar cada uno de estos ya que son un

elemento fundamental en las empresas se deben llevar de manera ordenada y tener un cuidado

especial a la hora de elaborarlos.

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Tabla de Contenidos

Documentos comerciales.....................................................................................................1
Caracteristicas .....................................................................................................................1
Clasificacion .......................................................................................................................2
Normatividad.......................................................................................3
...4
Contenido.............................................................................................................................5
...6
...7
...8
...9
.10
.11
Anexos...............................................................................................................................12
.13
.14
.15
.16
.17
.18
.19
.20
.21
....22
.23
.24
.25
.26
Conclusiones......................................................................................................................27
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ANEXOS

Ejemplo factura de venta

Ejemplo nota crdito
Ejemplo nota debito
Ejemplo nota de contabilidad
Ejemplo cheque
Ejemplo recibo de caja
Ejemplo comprobante de egreso
Ejemplo reembolso
Ejemplo remisin
Ejemplo salida de almacn
Ejemplo entrada de almacn
Ejemplo caja menor
Ejemplo pedido
Ejemplo cotizacin
Ejemplo memorando
Ejemplo consignacin
Ejemplo orden de compra
Ejemplo deposito
Ejemplo letra de cambio
Ejemplo pagare
 DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en

los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad

mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones de

la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas

las acciones que se realizan en una empresa.

CARACTERSTICAS

Todo documento comercial debe llevar:

Fecha
Ciudad
No. Cronolgico
Valor
Firmas y sellos
 CLASIFICACIN

Documentos contables: en el momento en que se diligencia el documento se registran

operaciones y se mueven cuentas:

Factura
Nota crdito
Nota debito
Nota de contabilidad
Cheque
Recibo de caja
Comprobante de egreso
Reembolso

Documentos no contables: registran la parte financiera pero no mueven

cuentas:

Comprobante diario
Remisin
Salida de almacn
Entrada de almacn
Recibo de caja menor
Pedido

Documentos informativos: suministran informacin necesaria:

Cotizacin
Memorando
Acta
Consignacin
Orden de compra
Deposito

Ttulos valores: documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho

literal y autnomo que en ellos se incorpora:

Factura
Cheque
Letra de cambio
Pagare
 NORMATIVIDAD

DECRETO No. 2649 DE 1993:

Consta de 140 artculos por los cuales se reglamenta la contabilidad en general y se

expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. El

presidente de Colombia, en ejercicio de las facultades que le otorga en el numeral 11

artculo 189 de la constitucin poltica de Colombia.

CODIGO DE COMERCIO

Ttulo III: De los Ttulos Valores

Captulo I

Generalidades

ARTICULO 619. <DEFINICIN Y CLASIFICACIN DE LOS TTULOS

VALORES>. Los ttulos-valores son documentos necesarios para legitimar el ejercicio
del derecho literal y autnomo que en ellos se incorpora. Pueden ser de contenido
crediticio, corporativos o de participacin y de tradicin o representativos de mercancas.
ARTICULO 620. <VALIDEZ IMPLCITA DE LOS TTULOS VALORES>. Los
documentos y los actos a que se refiere este Ttulo slo producirn los efectos en l
previstos cuando contengan las menciones y llenen los requisitos que la ley seale, salvo
que ella los presuma.
La omisin de tales menciones y requisitos no afecta el negocio jurdico que dio origen al
documento o al acto.
ARTICULO 621. <REQUISITOS PARA LOS TTULOS VALORES>. Adems de lo
dispuesto para cada ttulo-valor en particular, los ttulos-valores debern llenar los
requisitos siguientes:
1) La mencin del derecho que en el ttulo se incorpora, y
2) La firma de quin lo crea.
La firma podr sustituirse, bajo la responsabilidad del creador del ttulo, por un signo o
contrasea que puede ser mecnicamente impuesto.
Si no se menciona el lugar de cumplimiento o ejercicio del derecho, lo ser el del
domicilio del creador del ttulo; y si tuviere varios, entre ellos podr elegir el tenedor,
quien tendr igualmente derecho de eleccin si el ttulo seala varios lugares de
cumplimiento o de ejercicio. Sin embargo, cuando el ttulo sea representativo de
mercaderas, tambin podr ejercerse la accin derivada del mismo en el lugar en que
stas deban ser entregadas.
Si no se menciona la fecha y el lugar de creacin del ttulo se tendrn como tales la fecha
y el lugar de su entrega.

DECRETO 1607, ESTATUTO TRIBUTARIO

La ley 1607 consta de 198 artculos que desarrollan diferentes aspectos como el impuesto
de renta para personas naturales que sufre un cambio sustancial, el impuesto de renta para
personas jurdicas, se crea el impuesto llamado CREE que reemplaza los aportes
parafiscales aunque no del todo por cuanto los aportes parafiscales seguirn vigentes para
algunos casos. Se modifican aspectos del IVA en cuanto a tarifas, bienes exentos y
excluidos, el periodo gravable que incluso llega a ser anual para los responsables con
menos movimientos.
 CONTENIDO

Factura de venta
La factura es un documento con valor probatorio y que constituye un ttulo valor, que el
vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y
productos relacionados en la misma.La factura contiene la identification de las partes, la
clase y cantidad de la mercanca vendida o servicio prestado, el nmero y fecha de
emisin, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban
abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que este
sujeta la respectiva operacin econmica, esta es autorizada por la DIAN segn
formulario 1302, el cual debe ser solicitado por cada empresa para la numeracin de sus
facturas.

Ejemplo:Supermercado EL MS BARATO S.A vende mercancas a crdito a

ALMANCEN TORITO con factura No. 1305, el da 25 de abril del 2014, con 30 das de
plazo de la siguiente manera:

12 paquetes de arroz a 2500 c/u.

32 libras de azcar a 1600 c/u.
25 kilos de harina de trigo a 2400 c/u.
7 litros de aceite a 5400 c/u.
14 paquetes de yogurt a 3100 c/u.

ANEXO 1

Nota crdito
Documento contable usado como comprobante en una empresa para enviar al cliente
informacin acerca de la acreditacin en su cuenta de un valor determinado, por el
concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crdito
pueden ser por: avera de productos vendidos, rebajas o disminucin de precios,
devoluciones o descuentos especiales, y correccin de errores por exceso en la
facturacin. La nota crdito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

Ejemplo: El da 17 de abril del 2016 CASA GRAJALES emite nota crdito No. 1029 a
VINOS LA VID por concepto de descuento en compra de mercancas con factura No.
3020 por valor de $210000.

ANEXO 2
Nota debito
Documento contable usado como comprobante en una empresa para envar al cliente,
notificacion de haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por
el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la
deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por mora en el
pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el aumento del saldo de una cuenta.

Ejemplo:El dia 19 de agosto del 2015 el banco DAVIVIENDA enva nota debito No.
4620por valor de $580000 a REINA DE CORAZONES en concepto de intereses de
mora.

ANEXO 3

Nota de contabilidad
Documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando
se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no
existen documentos internos especficos, generalmente se usa para hacer todo tipo de
correcciones (excepto en la factura), debe tener una numeracin consecutiva, que permita
tener un control sobre las mismas y permita hacerles un seguimiento posterior,
igualmente debe contener la fecha de elaboracin y las personas que intervinieron en su
elaboracin., puesto que la nota de contabilidad tiene como funcin el registrar
operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas utilizadas, los
valores parciales de cada movimiento y los respectivos valores dbito y crdito.

Ejemplo: Se hace correccin en la contabilizacin de la factura No. 895 ya que el valor

fue de 210000 y se registr equivocadamente 180000, el dia 28 de mayo del 2016

ANEXO 4

Cheque
Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer
dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin
para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta. La cual se expresa en el
documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
El cheque debe pagarse en el momento en que se presente al librado.
Como ttulo de crdito que es, el pago del cheque debe hacerse precisamente contra su
entrega, vale nica y exclusivamente por lo que se plasme en el cheque de manera
especfica, la institucin de crdito que autorice a una persona para expedir cheques est
obligada a cubrirlos hasta el importe de las sumas que tenga a disposicin del librador.
Ejemplo: El da 2 de noviembre del 2013 AREBURGUER S.A cancela mercancas a
DISTRIBUIDORA DE ALIMENTOS JM por valor de 640000 con cheque No. 321456 y
cuenta No. 987456: len el banco central.
ANEXO 5

Recibo de caja
Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras
formas de recaudo. El original se entrega al cliente, y las copias generalmente se archivan
as: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad, es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una
empresa por conceptos diferentes de ventas al contado.

Ejemplo: La empresa la bendicin de dios el 18 de mayo del 2013 recibe pago de la

factura No. 1876 de su cliente Patricia Bermdez por valor de $753.000 en efectivo.

ANEXO 6

Comprobante de egreso
Es el documento encargado derespaldar el pago de una determinada cantidad de dinero
por medio de un cheque o efectivo y mantener el registro de todos los gastos que se
realizan en una empresa o negocio, es obligatorio tanto para las pequeas como para
grandes empresas.

Ejemplo: EDITORIAL SANTILLANA el da 28 de octubre del 2016 paga a PAPELERIA

UNIVERSAL 80 paquetes de papel blanco por valor de 760000 segn factura 1820 con
cheque en el banco AV VILLAS, comprobante No. 013.

ANEXO 7

Reembolso de caja menor

La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeos
desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo. Existen
multitud de pagos pequeos, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede
entorpecer el desarrollo gil de ciertas actividades, por lo que la solucin es la
constitucin de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta
forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por
este fondo. Para el manejo de fondo de caja menor, se requiere la implementacin de
cierta polticas, como por ejemplo, que por este se harn pagos que no superen
determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben
realizar por caja menor, es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos
recursos, y debe nombrarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo
administre.Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se
procede a rembolsar el dinero utilizado.
En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de
los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y as recuperar el fondo de caja
menor a su monto inicial.El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada
mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes
respecto a la fecha de causacin de las facturas, puesto que estas se contabilizan al
momento de solicitar el reembolso

Ejemplo: Se solicita reembolso de caja menor por valor de $630000, por motivo de pagos
efectuados en viticos de transporte, compra de implementos de aseo, compra de
papelera y compra de plsticos, el da 12 de enero del 2014.

ANEXO 8

Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en
el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como
las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y
soportes que lo justifiquen.

Ejemplo: Se realiz el comprobante diario de la empresa CASA GRAJALES el dia 25 de

marzo del 2016.

ANEXO 9

Remisin
Documento comercial no negociable que se emplea para enviar las mercancassolicitadas
por el cliente segn su nota de pedido y este se encuentra impreso y membretado, para
que as llegue a su lugar de entrega y le permita proceder al despacho.

Ejemplo: PRODUCTOS LA MIEL enva mercancas a TIENDA NATURISTA LA

ABUELA el dia 14 de diciembre del 2013.

ANEXO 10

Salida de almacn
Documento comercial el cual sirve para llevar el control de la salida de mercancas a la
hora de comercializar con un cliente y tambin para llevar la tarjeta kardex.

Ejemplo: ALMACEN CHARLOTE vende mercancas a MISCELANEA LUZAM el da

09 de febrero del 2015.
ANEXO 1
Entrada de almacn
Documento que acredita si la mercancase encuentra en buen estado al momento de
ingresar y ser recibida.

Ejemplo: MISCELANEA LUZAM recibe mercancas a ALMECEN CHARLOTE el dia

09 de febrero del 2015.

ANEXO 12

Recibo de caja menor

Es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no requieren el
giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

Ejemplo: La empresa CASA GRAJALES compra afiches a TIENDA DE PUBLICIDAD

RC por valor de 12000, el dia 18 de septiembre del 2016.

ANEXO 13

Nota de pedido
Documento que sirve para hacer una solicitud y verificar si el proveedor puede abastecer
la compra de un producto.

Ejemplo: El da 13 de noviembre del 2016 PRODUTOS QUALA hace una solicitud de

mercancas por valor de 78300 a ALPINA.

ANEXO 14

Cotizacin
Documento que el departamento de compras usa en una negociacin, la cotizacin es la
tasacin o valoracin de una accin o ttulo econmico con el propsito de determinar su
valor en el mercado a los efectos de considerarlo para la compra o venta. Es muy
importante ya que es el primer paso de una venta.

Ejemplo: El da 13 de noviembre del 2016 PRODUCTOS QUALA hace solicitud de

cotizacin a ALPINA.

ANEXO 15
Memorando
Documento no contable e interno de la empresa, se utiliza para dar un llamado de
atencin, dar informacin, anuncios, felicitar, justificar, solicitar, aclarar situaciones,
respuesta a una solicitud, confirmar eventos, invitar, etc.

Ejemplo: El da 19 de julio del 2016 el gerente general Nicols Pinto ha citado una
reunin para todos los empleados de su empresa.

ANEXO 16

Consignacin bancaria
Documento informativo que nos sirve de medio para realizar uno o varios pagos (pueden
ser en efectivo o en cheque, as como tambin cuenta corriente o cuenta de ahorros), este
es expedido por el banco, sirve de soporte de contabilidad para la empresa que consigna.

Ejemplo: La seora Erika Tatiana Naranjo consigno el 07 de Enero del 2011 a

MUEBLES MONTERO, cuenta corriente N 13-00125-1 del Banco Bogot el
cheque N 37569 por la suma de $600.000 y en efectivo $260000

ANEXO 17

Orden de compra
Es un documento que emite el comprador para pedir mercancas al vendedor, indicando
cantidad, detalle, precio y condiciones de pago. El documento original es para el
vendedor e implica que debe preparar el pedido.

Ejemplo: El da 13 de noviembre del 2016 PRODUCTOS QUALA pide a ALPINA 12

Yogurt vaso, 18 gelatina mini, 15 queso mozzarella.

ANEXO 18

Comprobante de depsito
Soporte contable que sirve para registrar un retiro o deposito en una cuenta de ahorros, es
un documento no negociable elaborado por los bancos, es usado por medio de una libreta
especial y no tarjeta, formulario impreso que acompaa a los depsitos bancarios. El
depositante rellena la ficha de depsito para indicar qu tipos de fondos estn depositados
y en qu cuentas deben ser depositados. Los comprobantes de depsito son utilizados por
los bancos para realizar un seguimiento del dinero depositado en el transcurso del da
laboral, y garantizar que los fondos no se desven. Para los clientes del banco, un
comprobante de depsito ofrece una forma de proteccin, lo que indica que los fondos se
contaron y aceptaron por el banco.
Ejemplo: Teresa Muoz deposita en su cuenta No. 987625-1 $250000 en efectivo y
$460000 con cheque No. 21450 del banco Bogot el dia 01 de marzo del 2017

ANEXO 19

Letra de cambio
Es un ttulo de crdito de valor formal y completo que contiene una orden incondicionada
y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero
en un lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen.

Ejemplo: Marcela Toro presta a Rosala Rivera $1200.000 con intereses del 3% durante
60 das, el dia 16 de diciembre del 2014

ANEXO 20

Pagare
Es un ttulo o documento de crdito por el que una persona (librador o firmante) se obliga
a pagar a otra (tenedor), o a su orden, una cantidad en fecha y lugar determinados.
Cuando se asocia a una operacin comercial, el carcter de este documento es similar al
de una letra de cambio, con la que comparte una regulacin jurdica muy similar. A
diferencia de la letra, en el pagar coinciden las figuras del librador y el librado, y no
existe un modelo oficial para l.

Ejemplo: El BANCO BBVA presta a PAPELERIA UNIVERSAL 10000.000 con inters

del 4% durante 90 dias, el dia 23 de enero del 2016.

ANEXO 21
ANEXOS

ANEXO 1. EJM FACTURA

ANEXO 2, EJM NOTA CREDITO
 ANEXO 3, EJM NOTA DEBITO

ANEXO 4, EJM NOTA DE CONTABILIDAD

ANEXO 5, EJM DE CHEQUE
ANEXO 6, EJM RECIBO DE CAJA
ANEXO 7, EJM COMPROBANTE DE EGRESO
ANEXO 8, EJM DE REEMBOLSO
ANEXO 9, EJM DE COMPROBANTE DIARIO

ANEXO 10, EJM DE REMISION

 ANEXO 11, EJM SALIDA DE ALMACEN

ANEXO 12, EJM ENTRADA DE ALMACEN

ANEXO 13, EJM RECIBO DE CAJA MENOR

ANEXO 14, EJM ORDEN DE PEDIDO

 ANEXO 15, EJM DE COTIZACION

ANEXO 16, EJM DE MEMORANDO

ANEXO 17, EJM DE CONSIGNACION
ANEXO 18, EJM ORDEN DE COMPRA
ANEXO 19, EJM COMPROBANTE DE DEPSITO

ANEXO 20, EJM LETRA DE CAMBIO

ANEXO 21, EJM PAGARE
 CONCLUSIONES

Con este trabajo aprend la importancia de los documentos comerciales en una empresa,

como diligenciarlos, llevarlos en un orden adecuado y tener un especial cuidado para

elaborarlos, ya que son un instrumento clave en la administracin y contabilizacin de

una organizacin.