INTRODUCCIN

La contabilidad se basa en un sistema de registro de partida doble, por tanto, cada

transaccin que realice una organizacin afectar a dos o ms cuentas del
sistema contable. Para procesar adecuadamente la informacin econmica de los
negocios es importante conocer las cuentas que integran un sistema contable, de
qu manera se afecta y como se clasifican para su presentacin en los estados
financieros.

LA ECUACIN CONTABLE BSICA

La ecuacin contable bsica (a) representa la relacin entre activos, pasivos y

capital contable. De un lado estn los activos totales y del otro las fuentes de
financiamiento y los derechos legales y econmicos sobre stos activos (pasivo y
capital contable).

Por su parte, el capital contable agrupa dos elementos que se muestran que se
muestran en la ecuacin b) y son: el capital social, que expresa las aportaciones
de los accionistas y las utilidades retenidas, que representan las utilidades
generadas por el negocio y reinvertidas en ste.

A su vez, las utilidades retenidas estn integradas por las utilidades de periodos
anteriores no repartidas ms la utilidad del periodo actual, disminuidas por los
dividendos, es decir, por aquella porcin de las utilidades repartidas entre los
accionistas.

Finalmente la ecuacin d) indica que la utilidad del periodo actual est integrada
por los ingresos menos los gastos
Base acumulada: Fundamento del registro contable

La base acumulada o devengada es el fundamento de la contabilizacin de las

transacciones que efecta una organizacin econmica, por tamnto, es
sumamente importante entender la diferencia entre ambos esquemas de
contabilizacin.

La contabilidad base efectivo reconoce los ingresos cuando se reconoce una

entrada de efectivo y se registran los gastos en el momento en el que exista una
salida de efectivo; es decir, el registro se lleva a cabo al momento que se produce
un cambio en el efectivo.

La base acumulada o devengada reconoce los ingresos cuando se genera la

venta, ya sea que exista o no la entrada de efectivo o de algn otro bien. De igual
forma, los gastos se registran cuando se incurre en ellos, exista o no la salida de
efectivo o de algn otro bien. En sntesis, los ingresos y los gastos se registran
cuando se ganan o se incurren, no cuando se reciben o se pagan.

La Cuenta: clula de la informacin contable

Las transacciones de negocios se clasifican en grupos de partidas similares

llamadas cuentas.

La cuenta es donde se registran los aumentos o las disminuciones de cada partida

provocados por una transaccin de negocios. Todo sistema contable tiene una
cuenta por separado para cada clase de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.

Cada cuenta (tambin denominada cuenta de mayor) tiene una seccin para
anotar los aumentos y otra para registrar las disminuciones. Mediante el registro
contable se pretende clasificar los efectos de las transacciones realizadas por un
negocio en los lugares correspondientes, es decir, todas las actividades
relacionadas con el efectivo en la cuenta de efectivo, todas las actividades
relacionadas con los materiales de oficina en la cuenta materiales de oficina, todas
las de cuentas por pagar en la de cuentas por pagar y as sucesivamente. Si
existe la necesidad de crear ms partidas, se aaden ms cuentas para cubrir
esas necesidades.

Partes de una cuenta

Para simplificar el dominio del proceso de aumentar o disminuir una cuenta, se

cre la cuenta T, que no necesariamente se utiliza en las empresas, sino que es
un mtodo didctico para facilitar el aprendizaje. Sin embargo la aplicacin
prctica tiene la misma base lgica que la cuenta T.

La cuenta tiene dos columnas bsicas, que son importantes para registrar las
operaciones de negocios. En estas columnas se registran los aumentos y las
disminuciones que se llaman movimientos. Las columnas se identifican con el
nombre de debe y haber, o bien, de cargo y abono. Segn la naturaleza de la
cuenta, el lado que se utilice para registrar los aumentos y las disminuciones ser
diferente.

Saldo de la cuenta

El saldo de la cuenta o la cantidad restante es la diferencia entre las columnas del

debe y el haber y se resta la suma total de los cargos de la suma total de los
abonos. La columna con el importe ms alto determina si el importe es un debe
(saldo deudor) o un haber (saldo acreedor)

Saldo normal

El saldo normal o habitual de una cuenta se conoce como el movimiento contable

que hay que hacer (cargo o abono) para incrementarla. Debido a que se necesita
un cargo para aumentar las cuentas de activo y de gastos, el saldo normal es
deudor, por lo tanto se dice que es de naturaleza deudora. Como para aumentar
un pasivo, una cuenta de capital o una de ingresos se necesita un abono, el saldo
normal de stas es acreedor, por ello se dice que es de naturaleza acreedora.
Cuando una cuenta termina con un saldo anormal, es decir, diferente de su
naturaleza, se pone entre parntesis.

Catlogo de cuentas

El catlogo de cuentas representa la estructura del sistema contable. Este

catlogo es una lista que contiene el nmero y el nombre de cada cuenta que se
utiliza en el sistema de contabilidad en una entidad econmica. Dicho listado debe
relacionar los nmeros y los nombres o ttulos de las cuentas, y stas deben
colocarse en el orden de las cinco clasificaciones bsicas: activo, pasivo, capital,
ingreso y gasto. Generalmente, en ste catlogo las cuentas de activo comienzan
con el nmero uno, las cuentas de pasivo con el dos, las de capital con el tres, las
de ingreso con el cuatro y las del gasto con el cinco.

Reglas para el registro contable a todo cargo corresponde un abono

Para aumentar o disminuir las cuentas se ha establecido un par de reglas muy

sencillas, que son bsicas para el registro de las operaciones. Estas reglas se
reducen a saber qu movimiento contable se debe realizar para aumentar o
disminuir cada cuenta. A esta reglas se les conoce como reglas del cargo y del
abono y son las siguientes:

Cargo: Movimiento del lado izquierdo de la cuenta. Representa un aumento

en las cuentas de activo y gasto y una disminucin en las cuentas de
pasivo, capital e ingreso.
Abono: Movimiento del lado derecho de la cuenta. Representa una
disminucin en las cuentas de activo y gasto y un aumento en las cuentas
de pasivo, capital e ingreso.

Las reglas del cargo y del abono son fundamentales para el registro contable de
las transacciones de los negocios. Es conveniente aclarar que algunos sinnimos
del trmino cargo son dbito y debe. Igualmente, algunos sinnimos del trmino
abono son crdito y haber.
MANUAL CONTABLE

El manual contable, tambin llamado gua de contabilizacin, representa la

estructura del sistema de contabilidad de una entidad econmica. Se trata de un
documento independiente en el que, adems de los nmeros y ttulos de las
cuentas, se describe de manera detallada lo que se debe registrar en cada una de
ellas, junto con los documentos que dan soporte a la transaccin, as como lo que
representa su saldo.

Este manual sirve de referencia para registrar las transacciones contables.

Mediante el catlogo de cuentas (que por lo general se detalla en la primeras
pginas del manual contable) y del manual o gua contabilizadora puede lograrse
una excelente visin del sistema contable y determinar cmo deben registrarse las
transacciones.
REGISTRO DE TRANSACCIONES

Diario General

El diario general es un libro o medio electrnico en el cual quedan registradas,

cronolgicamente, todas las transacciones efectuadas en un negocio, de
acuerdo con los principios de contabilidad y en funcin del efecto que stas hayan
tenido en las cinco cuentas bsicas de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto.

Con este paso, el proceso contable del negocio adquiere un historial o registro
completo de los sucesos, en orden cronolgico y en un solo lugar. Cada operacin
registrada debe tener, por lo menos, un cargo y un abono compensatorio igual.

En cada transaccin registrada, la suma de los cargos tiene que ser igual a la
suma de los abonos, mecanismo que se conoce como contabilidad de partida
doble. En otras palabras, para que el asiento sea correcto tiene que estra
balanceado

Al proceso de registrar las operaciones o transacciones de negocios en el diario

general se le denomina asentar. Las siete partes bsicas de un asiento de diario
son:

1.- Fecha

2.- Nombre de la(s) cuenta(s) a cargar

3.- Nombre de la(s) cuenta(s) a abonar

4.- Cantidad(es) a cargar

5.- Cantidad(es) a abonar

6.- Explicacin

7.- Referencia (clave de cuenta)

Los asientos deben prepararse de manera clara y exacta. Siempre debe

recordarse que, despus de determinado tiempo, tanto quien efecta el asiento
como otras personas tendrn necesidad de leerlo y entenderlo. Por tanto, es
necesario utilizar un formato estndar en las empresas.
Mayor General

El mayor general es un libro o medio electrnico en el que se efecta un registro

individual, o separado, de los aumentos o las disminuciones de las cuentas
especficas en el sistema contable. Es decir, existe una hoja de mayor para cada
una de las cuentas que maneje la compaa. Por lo tanto, si en el sistema existen
100 cuentas individuales, cada una ser conocida como cuenta de mayor,
mientras que el total de las 100 cuentas ser el mayor general. Esto quiere decir
que el nmero de cuentas que haya ser equivalente al nmero de cuentas del
mayor general.

Existen varias formas para registrar la informacin que debe acumular cada una
de las cuentas de mayor. La cuenta T es una manera muy rpida de informar
cuando se trabaja en la solucin de un problema. Esta forma no se utiliza en los
registros contables convencionales, ya que representa slo un mtodo didctico.

La mayor parte de las empresas emplean una forma que tiene secciones para
toda la informacin esencial, en una disposicin muy similar a la cuenta T. Entre
las diversas formas de registrar en el mayor, la ms comn es la que maneja una
columna de cargos, otra para abonos y una adicional para el saldo.

Concepto de balanza de comprobacin

Despus de haber efectuado los pases al mayor de todas las operaciones del
periodo contable, se determina el saldo de cada una de las cuentas al final del
periodo. Cuando se conocen los saldos de las cuentas del mayor, puede
prepararse una balanza de comprobacin, que es una lista del saldo de cada una
de las cuentas del mayor general, cuyo objetivo es realizar una verificacin del
mayor general para determinar si los totales de los saldos deudores y
acreedores son iguales.