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Alvaro Velez Gerencia Investigacin y Control del Riesgo Hugo Huiza 21-03-2012
Vicepresidente Promocin Francisco Ortiz Profesional Especializado
y Prevencin
Gerencia Administracin de Riesgo Pg. de 1 de 75
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MANUAL DEL SERVICIO EN PROMOCION Y Fecha:
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Promocin y Prevencin
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIN
1.Objetivo
2. Alcance del Manual
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Promocin y Prevencin
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Promocin y Prevencin
INTRODUCCIN
Para esta cohesin de todos los actores se documenta el que hacer, sus procesos y
la evaluacin integral y particular, de resultados ligados para el cumplimiento de
los objetivos de la Compaa (BSC), teniendo claridad de cmo existir la
interaccin de cada una de estas polticas para una mejor prestacin del servicio y
fidelizacin de nuestros clientes.
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Promocin y Prevencin
Empresa con un solo NIT que posee una sede principal y mnimo 4
sedes en diferentes sucursales, independiente que stas
Empresa Nacional correspondan a una misma o diferente Regional y cuya cotizacin
mensual sea igual o superior a cinco (5) millones sumadas todas las
sucursales.
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Promocin y Prevencin
Las variables a utilizar para clasificar las empresas que apoyen a identificar en
forma mas precisa la modalidad de atencin son las siguientes:
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Promocin y Prevencin
Caracterizacin Definicin
Representativas-inclusin forzosa De especial inters para la Compaa
Para las empresas nuevas, el Plan de Atencin se establece con base en los criterios
que se explican en el siguiente cuadro:
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Planes Sectoriales: Es el plan diseado para la atencin de las empresas que segn
su caracterizacin quedaron en esta estrategia e implica la asignacin de un
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b) Educa Virtual: Cursos virtuales diseados para las empresas micros, a travs del
fomento de la utilizacin de la pgina WEB de la compaa y uso de multimedia
educativos.
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Proceso Promocin y Prevencin Pgina 14 de 75
Una vez definidas las estrategias a implementar, Positiva Compaa de Seguros S.A.
/ARP asesora a las empresas afiliadas en la orientacin, planeacin,
implementacin y ajuste en el tiempo del plan de trabajo en Salud Ocupacional,
mediante
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Positiva Acompaa
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Proceso Promocin y Prevencin Pgina 16 de 75
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Proceso Promocin y Prevencin Pgina 17 de 75
A continuacin se describen los programas que conforman cada uno de los planes.
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Proceso Promocin y Prevencin Pgina 18 de 75
compuestos por mdulos integrales para cada nivel de intervencin segn las
caractersticas del sector econmico y el inters particular de la empresa.
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Proceso Promocin y Prevencin Pgina 19 de 75
Para logar un impacto en las empresas con mayor siniestralidad, se definieron las
Unidades Estratgicas de Prevencin, basado en los mismos principios de POSITIVA
SUMA. La Vicepresidencia de Promocin y Prevencin como proceso misional para
la disminucin efectiva de los indicadores de siniestralidad ha propuesto
estrategias de intervencin especializadas por sector econmico Unidad
Estratgica de Prevencin.
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Proceso Promocin y Prevencin Pgina 20 de 75
Con base en lo anterior, para las vigencias 2011 a 2014 mediante el PLAN
ESTRATGICO de la Vicepresidencia de Promocin y Prevencin, en concordancia
con el plan estratgico de la Compaa, se definen claramente los objetivos y metas
orientados a la disminucin de la siniestralidad; para ello, se define la creacin de
tres (3) UNIDADES ESTRATGICAS DE PREVENCIN (UEP) para intervenir de
manera integral los sectores econmicos priorizados. Estas unidades se
encuentran en funcionamiento para los sectores de MINERA, CONSTRUCCIN,
MANUFACTURA, TRANSPORTE Y AGRICULTURA.
Metodologa de Intervencin
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Proceso Promocin y Prevencin Pgina 21 de 75
Cobertura
Impacto Siniestralidad
Alineacin Casa
Matriz
Equipo de Expertos
Sistema de
Verificacin y
Control
Estandarizar Procesos
Intervencin
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MANUAL DE SERVICIO EN PROMOCION Y PREVENCION Fecha:
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Proceso Promocin y Prevencin Pgina 22 de 75
d) Verificar, una vez desarrolladas las etapas anteriores, se hace una verificacin
para registrar los cambios tanto organizacionales, de comportamiento y de las
condiciones sub estndar e inseguras en los diferentes procesos de la
organizacin, con base en los resultados de la verificacin se proponen ajustes
al plan de accin propuesto.
Las tres unidades conformadas para intervenir los siguientes sectores econmicos
son:
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Proceso Promocin y Prevencin Pgina 23 de 75
Se otorga a las empresas que han logrado implementar el plan bsico legal, a travs
de un planteamiento estratgico con acciones de promocin y prevencin.
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MANUAL DE SERVICIO EN PROMOCION Y PREVENCION Fecha:
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Proceso Promocin y Prevencin Pgina 34 de 75
Con base en estos resultados, se presentan las acciones por realizar, as:
Implementar: cuando el porcentaje es de 0 % al 49%.
Mejorar: cuando el porcentaje es de 50% al 79%.
Mantener: cuando el porcentaje es 80% al 100%.
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Proceso Promocin y Prevencin Pgina 38 de 75
4.4 RESPONSABLES
Direccionar las Polticas, los procesos y programas acordes con el Plan y objetivos
estratgicos de la Compaa y del Proceso de Promocin y Prevencin.
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Proceso Promocin y Prevencin Pgina 39 de 75
Proceso: Estas son las actividades o acciones necesarias para convertir las
entradas en salidas. Ver Caracterizacin del Proceso.
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empresas
verificadas
Asegurar el control de los Direccionar tcnicamente (induccin) la Nmero de
proveedores alineados con la intervencin que deben realizar los proveedores
estrategia de la compaa proveedores entrenados /
Entrenar a los proveedores que apoyan nmero de
los programas de promocin y proveedores total
prevencin en los productos Positiva de la regional
Realizar seguimiento peridico a los Numero de
proveedores acompaamientos
en campo
realizados /
nmero de
acompaamientos
en campo
programados
Garantizar la atencin de las Realizar seguimiento a los planes de Nmero de empresas
empresas que han reportado trabajo de las empresas que reportaron con AT graves o
accidentes de trabajo AT mortales o graves mortales atendidas /
mortales y graves en la nmero de empresas
regional con AT graves o
mortales reportadas
en el periodo
Potencializar el talento Programar una agenda de capacitaciones Cronograma
humano (identificacin de dirigida a los gestores, asesores, semestral o anual con
necesidades de formacin y personal administrativo y proveedores responsables y
capacitacin) de la regional en temas tcnicos propios poblacin a cubrir.
del proceso de P y P
Gestionar la elaboracin de Asegurar que se aprueben tcnicamente Aprobar
los planes de trabajo de las los planes de trabajo de todas las tcnicamente los
empresas de la regional empresas asignadas a la regional planes de trabajo
Orientar tcnicamente la realizacin de que se encuentren en
los planes de trabajo de las empresas de el 20 y 25% de
la regional inversin
Solicitar los ajustes a los planes de Realizar seguimiento
trabajo de acuerdo al tipo de empresa y a la aprobacin
estrategia de intervencin financiera de los
Verificar el cumplimiento en los planes dems planes de
de trabajo trabajo segn el
Direccionar tcnicamente para que las porcentaje de
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Registros: Periodicidad
1. Gestpos Constantemente
Analizar y direccionar la El AR bajo el direccionamiento del N. Empresas
asignacin de Empresas Gerente Sucursal, realizara anlisis de las Regulares
teniendo en cuenta los Roles empresas asignadas a su sucursal Asignadas a Gestor)
de los Distintos niveles de teniendo en cuenta: Tamao de empresa, / No. Empresas
Gestor. Sector Econmico, Prima Mensual y Regulares
Siniestralidad. Esto con el fin de asignar el asignadas a
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Registros: Periodicidad:
Segn pertinencia.
1. Gestpos, PMU afiliaciones, SCG
afiliaciones
Disear y ejecutar plan de El plan de visitas deber ser diseado
visita mensual de las empresas y comunicado a la Coordinacin P y P
Pareto teniendo en cuenta el en los 5 ltimos das hbiles de cada N. Empresas Visitadas/
comportamiento de las mes y deber contener una muestra No. empresas
empresas en trminos de: representativa de las empresas con: Programadas.
Siniestralidad, Alta siniestralidad, Prima Mensual
Representatividad, Estrategia, representativa y Objetivo
P y G y Objetivo Corporativo. Corporativo. Esta muestra deber ser
por lo menos el 2% de las empresas
asignadas a la sucursal. El plan deber
especificar las empresas que sern
visitadas con el apoyo del
Coordinador P y P.
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Financieramente / N.
De igual manera el AR har Planes totales Cargados
seguimiento a la aprobacin
financiera de los planes de trabajo N. Planes Cargados /
que debern ser aprobados por los N. empresas asignadas
distintos niveles de aprobacin. a Sucursal
Registros: Periodicidad
1. Gestpos Constantemente
Presentar estrategias de Con base en las estadsticas y los Cobertura de empresas
implementacin para la reportes de las tasas en la sucursal, el con estrategia SUMA,
reduccin de la siniestralidad Administrador deber generar La Tasa acumulada de
en Riesgos Profesionales de las presentar al Coordinador de la Accidentes de Trabajo
empresas afiliadas en su regional, para que en conjunto se reportados,
sucursal desarrollen acciones directas en Tasa acumulada de
disminuir e impactar en la frecuencia Accidentes de Trabajo
y severidad de la accidentalidad Mortales,
laboral y la ocurrencia de la Tasa acumulada de EP
enfermedad profesional de las reportada
empresas afiliadas en su sucursal
Realizar autorizaciones de El AR deber revisar en el Gestpos las
servicio de las actividades actividades que han sido aprobadas
planeadas a los proveedores para ser ejecutadas por proveedor y
teniendo en cuenta el objeto emitir las autorizaciones de servicio
contractual del proveedor para tal fin a cada uno de los
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proveedores.
Registros: Periodicidad
1. Gestpos Segn pertinencia y
2. Formato Autorizaciones de necesidad de la
servicio PYP VP-RE-ASPYP-03 contratacin
Gestionar la atencin El AR, luego de ser notificado por el
prioritaria en PYP de las Gestor de Procedimiento acerca de N. Empresas
empresas que han presentado las empresas confirmadas que Atendidas con ATM o
AT Mortal y AT Graves. presentaron AT Grave o AT Mortal, ATG / N. empresas con
proceder a la asignacin de Gestor ATM o ATG de la
para el cargue en Gestpos. Este sucursal en el periodo
Atencin deber ser registrado como
Empresa PQR para aquellas que no
sean regulares o estn asignadas a
programas sectoriales,, de acuerdo a
lo establecido en el instructivo de
Atencin de empresa con AT Mortal o
AT Grave. Para las empresas regulares
debern en forma inmediata revisar
el plan de trabajo y direccionarlo a la
atencin de dicho evento y eventos
futuros.
Registros: Periodicidad
1. Gestpos Segn su ocurrencia
Realizar seguimiento al El AR deber hacer seguimiento, a travs N de actividades
cumplimiento de las del aplicativo Gestpos, a los servicios de Ejecutadas / N de
actividades establecidas en PYP aplicados a las empresas afiliadas, as actividades
los Planes de Trabajo, as como el impacto generado por estos en la programadas en el
como a su impacto frente a la siniestralidad. periodo.
siniestralidad y manejo del
PYG Verificar el cargue de la ejecucin de las
actividades en el Gestpos, tanto de
gestores, asesores como de proveedores,
de los actividades incluidas en los Planes
de Trabajo.
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Gestpos.
Registros: Periodicidad
Consulta GESTPOS Semanal
Hacer seguimiento a la Apoyar al supervisor de los contratos en
ejecucin de los contratos que los comits tcnicos establecidos para la
se ejecuten para la prestacin atencin de las empresas Regulares. Si es
de servicios en P y P. necesario por las caractersticas del
contrato se debe realizar una
programacin de dichos comits.
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Versin: 2
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2. Registro de Asistencias a
Capacitaciones RH-RE-RDAC-01
3. Evaluacin Impacto Capacitacin
RH-RE-EC-01
4. Evaluacin de Capacitacin RH-
RE-EC-01
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Versin: 2
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N de empresas Verificadas
-El gestor debe validar la informacin general
N total de empresas
Verificacin y validar que est cargada en el portal PMU
asignadas
las caractersticas afiliaciones, cotejando con lo registrado en la
esenciales y la afiliacin con los documentos que la empresa
clasificacin de las presente en la primera visita tcnica.
empresas asignadas % Mantenimiento
El gestor deber verificar su adecuada
(retencin de empresas
clasificacin segn su actividad econmica,
clase de riesgo, tasa de cotizacin, sedes de la objetivos)
empresa y dems informacin principal para
definir correctamente su vinculacin a la
compaa.
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Proceso Promocin y Prevencin Pgina 65 de 75
Asegurar
cumplimiento del El gestor deber realizar seguimiento y
Porcentaje de actividades
plan de trabajo. verificacin a las actividades realizadas por el
Proveedor, asesor, Laboratorio de Higiene y ejecutadas vrs actividades
toxicologa,, empresa, buscando el
planeadas por empresa
cumplimiento de las actividades incluyendo
las propias. Cargar en el portal GESTPOS la asignada.
ejecucin de estas actividades, dentro del
mes de su ejecucin.
Registros:
Periodicidad: Mnimo
Gestpos
mensual
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Visitas de seguimiento
Soportar la planilla de asistencia
Soporte de actividades realizadas
de entrega y presentacin de
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informes de gestin.
Soporte de entrega y explicacin
de informes tcnicos.
Soporte de realizacin de
eventos.
Entrega y explicacin de
documentos tcnicos, materiales
de divulgacin, invitaciones a
eventos, multimedia, software,
productos en general (entre otras
actividades).
Panorama De Riesgos/Matriz De
Identificacin De Peligros, Valoracin De
Riesgos Y Determinacin De Controles (
se debe archivar en medio magntico CD)
Identificacin de actividades crticas
Inspecciones planeadas
Asistencia de empresas a eventos
Evaluacin De Eventos ( archivar la
evaluacin cuando es una sola o cuando
son pocas evaluaciones, cuando son
muchas archivar la consolidacin
tabulada)
Informes Tcnicos (se debe archivar en
medio magntico CD) (corresponde a
todos los informes del Gestor o del
Proveedor sobre las actividades de
medicina preventiva y de higiene y
seguridad industrial, realizadas en la
empresa)
Informes de Gestin de Salud
Ocupacional (Es el informe de la gestin
realizada en la empresa, se elaborar
semestralmente para empresas
nacionales, grandes y representativas y
anual para empresas medianas)
Evaluacin de asistencia tcnica
Encuesta de satisfaccin de promocin y
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prevencin
Encuesta de satisfaccin de proveedores
Comunicaciones enviadas y recibidas
Otros soportes tcnicos que ameriten
archivarse Periodicidad: mnimo
NA
Cumplir con Garantizar las siguientes acciones:
indicadores de Cumplir con los estndares
gestin, realizar establecidos por la compaa en trminos
seguimiento y de indicadores, nmero de empresas de
anlisis para acuerdo al sector y tipo de Gestor, horas
implementar administrativas y de cara al cliente.
acciones de mejora. Tener presente los objetivos y metas
establecidos por la Compaa los cuales
estn alineados con los de PyP para la
estimacin de los indicadores en la gestin
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POSITIVA COMPAA DE SEGUROS S.A./ARP Cdigo:
-Gestin Documental- VP-MA-MSPP- 02
Versin: 2
MANUAL DE SERVICIO EN PROMOCION Y PREVENCION Fecha:
21/03/2012
Proceso Promocin y Prevencin Pgina 72 de 75
para su oportuna aplicacin. La aplicacin del rol lo determina la sucursal que por
su complejidad en nmero de empresas segmentadas como sectoriales afiliadas en
dicha sucursal.
Ejecutar actividades en las empresas asignadas acorde con los planes de trabajo
pactados con las empresas. Cumplir con las dems actividades propias del rol
contenidas en el Manual de Servicios Promocin y Prevencin, segn la planeacin,
ejecucin, verificacin y seguimiento aplicando los procedimientos del proceso de
promocin y prevencin.
Revis: Cdigo:
Aprob: Gloria Morgan Compilado VP-MA-MSPP- 02
Alvaro Velez Gerencia Investigacin y Control del Riesgo Hugo Huiza Fecha:
Vicepresidente Promocin y Prevencin Francisco Ortiz Profesional Especializado 21-03-2012
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Versin: 2
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SUB
5. SISTEMA DE INFORMACION EN PROMOCIN Y PREVENCIN
Revis: Cdigo:
Aprob: Gloria Morgan Compilado VP-MA-MSPP- 02
Alvaro Velez Gerencia Investigacin y Control del Riesgo Hugo Huiza Fecha:
Vicepresidente Promocin y Prevencin Francisco Ortiz Profesional Especializado 21-03-2012
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Versin: 2
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Proceso
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Promocin y Prevencin
Estas tasas estn definidas con proyeccin al 2014 las cuales el proceso de PyP
debe propender por disminuir su estadstica y con el cumplir con los objetivos
corporativos de contribuir a la generacin de valor para el accionista y la sociedad.
Cdigo:
Revis: VP-MS-PP- 02
Aprob: Gloria Morgan Compilacin Fecha:
Alvaro Velez Gerencia Investigacin y Control del Riesgo Hugo Huiza
Vicepresidente Promocin 21-03-2012
Francisco Ortiz Profesional Especializado
y Prevencin
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