Administracin del tiempo

como administrar el tiempo

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Contenidos
Artculos
Introduccin 1
Tiempo de calidad 4
Desperdiciadores de tiempo 6
Identificacin de hbitos personales 8
Causas de la morosidad 9
El valor econmico del tiempo laborable personal 10
El uso del tiempo 11
Planear las actividades 13
Organizar las actividades 14
Establecer fechas de seguimiento 15
Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos 15
El beneficio de la planificacin 16
Poniendo prioridades 17
Eficiencia en la oficina 19
Como ocupar "tiempo muerto" 20
Resumen y conclusiones prcticas 21
Evaluacin peridica 22

Referencias
Fuentes y contribuyentes del artculo 24
Fuentes de imagen, Licencias y contribuyentes 25

Licencias de artculos
Licencia 26
Introduccin 1

Introduccin
ndice - Tiempo de calidad >>

Metas generales
Adquirir conciencia de que la administracin del tiempo depende totalmente de la administracin que se haga de
los propios hbitos.
Revisar y analizar diferentes metodologas de uso del tiempo
Revisar conceptos de correcta aplicacin del uso del tiempo.
Identificar a travs de un instrumento de auto evaluacin, formas para mejorar el uso del tiempo que hacen
actualmente los participantes.
Conocer el uso de herramientas complementarias de apoyo para controlar el uso correcto del tiempo.

Objetivos
Los participantes, sern capaces de:
Reaccionar conscientemente en situaciones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.
Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso.
Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin.
Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias..

Competencias a desarrollar de manera indirecta

Capacidad de auto crtica
Organizacin personal
Orientacin a resultados

Aprendizaje clave
El tiempo es una simple medida. La percepcin de no tener tiempo se debe a una mala seleccin o distribucin de las
acciones realizadas. Administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda
optimizar el rendimiento del tiempo de que se dispone.
Introduccin 2

El tiempo

Qu es el tiempo?
Para qu es el tiempo? Quin puede explicarlo fcil y brevemente? Quin puede tanto comprenderlo
mentalmente como expresarse al respecto? Y sin embargo, qu puede ser ms familiar y ms mencionado
concienzudamente en nuestro discurso cotidiano que el tiempo? Seguramente lo entendemos suficientemente bien
cuando hablamos de l; igualmente lo entendemos cuando lo omos nombrar, al hablar con otra persona. Qu es
entonces el tiempo?, si nadie me lo pregunta, yo lo s; pero si quisiera explicrselo a alguien que me lo pregunte,
sencillamente no lo s.
Las cosas no han cambiado mucho desde que San Agustn escribi esas palabras; todos sabemos lo que queremos
expresar con el trmino tiempo, pero no podemos decir lo que es.
Los modernos diccionarios lo definen: Relacin que se establece entre dos o ms fenmenos, sucesos, cuerpos u
objetos (Encicl. Ilustrada Cumbre); Duracin de los fenmenos ... poca, siglo (Dicc. Larousse); Duracin de las
cosas sujetas a mudanza (Dicc. de la Real Academia); Aspecto mensurable de la duracin (Dicc. de Psicologa).
La mejor definicin, si bien no la ms clara para el lector moderno, sigue siendo la antiqusima definicin de
Aristteles: El nmero, o la medida, del movimiento segn antes y despus. Para Aristteles, como para la mayora
de los filsofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivala a cambio (decan que todo lo que cambiaba
se mova de la potencia al acto, es decir, de la posibilidad a la realidad).
El tiempo es pues, la dimensin del cambio. Si nada cambiara, no habra tiempo.
Resulta entonces un corolario que sorprender a ms de uno: El tiempo en s no existe. No existe porque es una
simple medida. No existe el tiempo como no existen ni el kilmetro ni el litro, sino nicamente las cosas que son
medidas por tales patrones convencionales.
Introduccin 3

Caractersticas del tiempo

Frases para reflexionar
1. El ms importante de los recursos.
2. El ms atpico de los recursos.
3. El recurso ms equitativo: todos tenemos el mismo.
4. Un recurso limitado y caduco por definicin: hagamos lo que hagamos se nos acaba.
5. Recurso inelstico: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse.
6. El ms indispensable de los recursos: ninguna accin humana puede realizarse sin tiempo.
7. Recurso insustituible.
8. Recurso inexorable: no podemos variar ni su direccin, ni su sentido, ni su cadencia. Lo ms que podemos hacer
es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando.
9. Recurso Paradjico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cmo lo usamos,
pero nunca de no tenerlo.
10. Recurso incontrolable: Podemos controlar nuestras acciones, pero no el tiempo.

La administracin del tiempo

Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en s, la
administracin del tiempo es la administracin de s mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya
que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.
El tiempo es como una gota de agua que se evapora. No podemos fsicamente, capturarlo ni encerrarlo para hacerlo
nuestro. La administracin del tiempo es una ilusin, porque nadie puede realmente administrar el tiempo. El tiempo
es una constante. Una medida de intervalos. Independientemente de quines somos o qu estamos tratando de lograr,
el tiempo contina movindose al mismo ritmo. Nosotros continuaremos usando la expresin Administrar el
tiempo para identificar nuestros esfuerzos, para usar nuestros momentos disponibles con algn significado.
Administrar el tiempo realmente significa administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el
tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr
resultados ms eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es ms importante que la eficiencia. La meta debe ser
el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado (en libros de administracin se habla como la eficacia -hacerlo
simplemente- y la eficiencia -hacerlo bien y a la primera-, optimizando los recursos en el cumplimiento de los
objetivos, en este caso me causa un desequilibrio su definicin).
Mucha gente opera bajo la errnea creencia de que tendran tiempo para todo, si solo pudieran organizar sus horas
ms eficientemente. El resultado es a menudo un intento por realizar sus tareas con ms rapidez, razonando que si
pudieran ser suficientemente rpidos, podran tener tiempo sobrante. Por supuesto, esto raramente funciona y como
estrategia para usar el tiempo es muy pobre.
Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presin se cometen ms errores, hay
menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como
resultado, los das comienzan a parecer frenticos.
Cuando la presin no funciona, a menudo se adopta una segunda estrategia: trabajar ms horas. Todos hacemos esto
eventualmente, pero cuando se convierte en rutina, se generan otros problemas: las horas semanales se alargan a 50,
60, 70, 80 o ms. El tiempo personal va desapareciendo a medida que se incrementa el tiempo de trabajo. El juicio es
menos claro y problemas que podran ser resueltos en minutos por una mente fresca, se resuelven en horas.
Trabajar ms rpido y trabajar ms horas son estrategias pobres para administrarnos a nosotros mismos. Sin
embargo, mucha gente contina creyendo que esos enfoques les permitirn conseguir todas las cosas que necesitan
ser hechas. No se dan cuenta de que no importa cunto hagan, siempre hay ms por hacer, y deben tomar duras
decisiones de prioridades y tener el coraje de seguir las decisiones con acciones.
Introduccin 4

El tiempo es una paradoja. Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que
hay. No importa cunto hagamos, siempre hay alternativas interminables para invertir el tiempo. La solucin a esta
paradoja, entonces, es enfocarse primero en las cosas ms importantes, en la seguridad de que siempre habr tiempo
suficiente para las cosas que realmente es necesario hacer.
Una vez que hayamos aceptado el hecho de que no podemos hacer todo y dejemos de actuar como tal, habremos
dado un paso muy importante hacia una efectiva administracin de nuestro tiempo. Identificar las prioridades se
convertir en un problema menor.
Como un recurso, el tiempo nos presenta otra paradoja: si no lo usamos, desaparece de todas maneras. En
consecuencia, la calidad de este recurso depende de lo bien que lo usemos. El conocimiento de que estamos
desperdiciando este recurso tan personal cuando no lo usamos debidamente, debera ser suficiente para decidirnos a
invertir el tiempo de mejor manera.
ndice - Tiempo de calidad >>

Tiempo de calidad
<< Introduccin - ndice - Desperdiciadores de tiempo >>

Tiempo de calidad
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en
la nica variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie ms. Slo t puedes mejorar la calidad de tu tiempo. En
ltima instancia, usas tu tiempo como lo deseas.
La forma como usas tu tiempo define quin eres, ms an que lo que dices, lo que vistes, los amigos que eliges, lo
que piensas. Mucha gente dice algo y hace lo contrario, por ejemplo: mucha gente dice darle importancia a ser
productivo y sin embargo invierte muy poco tiempo en organizarse y en encontrar maneras de ser ms enfocado y
eficiente. Tu compromiso para administrar tu tiempo es realmente un compromiso contigo mismo y con lo que es
importante.
Un aprovechamiento adecuado del tiempo permite disfrutar del trabajo y su descanso. La autodisciplina significa
fuerza de voluntad para hacer las cosas que deben hacerse antes que las que queremos hacer porque nos son ms
fciles o agradables. Enfrentarnos a los asuntos en vez de posponerlos, nos dar ms tiempo para hacer las cosas.
Puesto que es nuestro tiempo lo que estamos gastando, somos nosotros quienes debemos dominarlo, y no dejar que
l nos domine. Y nadie podr dominar su propio tiempo mientras no est primero dispuesto a dominarse a s mismo.
El uso de nuestro tiempo es el resultado de cientos de pequeas y grandes elecciones cada da, cada hora y an cada
minuto.
Cada semana, contamos con cientos de horas. Cmo utilizamos dichas horas? Todos podemos beneficiarnos del
uso del tiempo. Debemos analizar objetivamente el uso que le damos a nuestro tiempo. Manejar nuestro tiempo nos
obligar a ser explcitos en cuanto al valor que le damos a nuestra vida personal y profesional, y nos permitir dirigir
nuestros esfuerzos en concordancia. Controlar nuestro tiempo nos ayudar a mantener el equilibrio entre las
mltiples presiones bajo las cuales estamos sometidos, facilitndonos entonces el logro de nuestros objetivos,
evitando el estrs y el cansancio.
El lder primero es lder de su propia vida. Para liderar a otros primero se necesita crecer en el liderazgo de s mismo:
liderazgo intrapersonal. La perspectiva ancestral de los Proverbios del rey Salomn trae sabidura al respecto al
referir que mejor es el que tarda en airarse que el fuerte; y el que se enseorea del espritu que el que toma una
ciudad. Resultara paradjico ver a un lder pretendiendo liderar a otros, inspirar a otros, guiar las vidas de otras
personas, manejar el negocio de otro, encaminar a sus seguidores hacia una visin organizacional, si l no es el
Tiempo de calidad 5

dueo de s mismo, si no es capaz de manejar y dirigir adecuadamente sus emociones, si no est a cargo y se ha
hecho responsable de su propia vida, si no tiene su propia definicin de visin y proyecto de vida. En tales
condiciones, cmo podr liderar a otros?
Los lderes necesitan, pues, aprender a guiarse y gestionarse primero a s mismo antes de liderar a otros, lo cual
implica aprender a administrar su tiempo, sus prioridades y sus propsitos. Por sobre todos los consejos para mejorar
su tiempo, siga al menos este: coloque en un papel muy visible (en su telfono, computador, etc) con lo siguiente
escrito bien grande: LO QUE ESTOY HACIENDO EN ESTE MOMENTO, ME MUEVE EN DIRECCION
HACIA MIS OBJETIVOS?

Elementos bsicos para controlar el tiempo

Conozca cmo utiliza su tiempo.
Establezca sus objetivos.
Organice su tiempo.
Identifique y elimine los enemigos de su tiempo.

Mitos
El mito de la actividad: El ejecutivo ms lleno de trabajo es el ms eficiente. Se confunden los resultados con la
actividad... para no llegar a ninguna parte.
El mito del hombre equipo: Cuanto ms alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor. Se regatea la
delegacin, y se pretende hacer las cosas uno mismo para estar en todo: invadiendo puestos, aplastando
personalidades y matando motivaciones.
El mito de la decisin aplazada: Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos. Lo que
sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
El mito del indispensable: Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, as que
yo trabajo 15 hrs. diarias. Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar mejor.
El mito de ahorrar tiempo: Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles. Se regatea el tiempo
que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo que se est condenando a
repetir lo que sali mal.
El mito de trabajar contra el tiempo: El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima. El ms precioso recurso
queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.
Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque
ayuda a relajarse o a reducir la tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se
pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podra estar haciendo. Aunque a veces perder el
tiempo, en el sentido ms popular y vulgar, puede ser sinnimo de un mejor aprovechamiento del mismo, en tanto el
ocio y el descanso forman parte consustancial del desarrollo humano y social. En la antigedad, el ocio era bien
visto, porque su empleo permita ejercitar el saber.
Desperdiciador De Tiempo (DDT): Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos de la
manera ms efectiva posible.
Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Internos. Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras
personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.
<< Introduccin - ndice - Desperdiciadores de tiempo >>
Desperdiciadores de tiempo 6

Desperdiciadores de tiempo
<< Tiempo de calidad - ndice - Identificacin de hbitos personales Ejercicio I >>

Desperdiciadores de tiempo externos

1. Excesivo flujo de papeles.
2. Telfono.
3. Chat.
4. Facebook.
5. YouTube
6. Mirar la televisin
7. Visitantes.
8. Reuniones.
9. Fallas de comunicacin.
10. Polticas y procedimientos.
11. Informacin. (Falta / exceso)
12. Pornografa.

Posibles soluciones

Agenda
Citas.
Proyectos.
Actividades por realizar.
Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes.

Uso del telfono

Antes de llamar, planifica la conversacin.
Filtra y agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo especfico para llamadas.
Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano y permanece en l.
Si la conversacin se extiende innecesariamente, busca excusas para cortarla.
Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos de emergencia.

Uso del Chat

Destinar una cantidad de tiempo al da para el chat.
Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo al mismo tiempo.
Utilizar estatus como "No disponible" o "Ausente" la mayor parte del tiempo.

Uso del Facebook y YouTube

Destinar una cantidad de tiempo al da para revisarlos.
Dejarlo para horas que no sean de estudio ni de trabajo (nos desconcentra y hace perder tiempo).
Desperdiciadores de tiempo 7

Mirar la televisin
Limita la cantidad de tiempo para ver televisin.
Evita ver el televisor mientras ests comiendo.
No ver la televisin mientras se estudia para un examen.
Asla la televisin de tu lugar de trabajo; existen lugares especficos para usar la televisin, por ejemplo, una sala
de juntas o una sala audiovisual. Si la televisin tiene que estar en tu lugar de trabajo (por ejemplo: (en un
restaurante) dirigirla entonces hacia los clientes y no hacia a ti.
Si no quieres perderte algn programa de televisin y dispones de una videograbadora programable, graba el
programa y velo en el tiempo que hayas dispuesto para tal propsito.
Es recomendable ver la televisin en los tiempos de descanso, por ejemplo: fines de semana, das festivos o das
inhbiles.

Correspondencia
Escribe menos, usa ms el telfono.
Destinar una cantidad de tiempo al da para leer y redactar correos electrnicos.
Escribe respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y envindolas de vuelta.
Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbn, elimina documentos y deja
todo registrado en la misma hoja.
Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios.
Piensa antes de escribir, plnea lo que quieres expresar.
Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos.
Al escribir usa palabras sencillas.
No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos o inexistentes.

Interrupciones y visitantes inesperados

Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones.
No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.
Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.
No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.
Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan "Tienes un minuto?"

Reuniones
Desalienta y discontina las reuniones innecesarias.
Pregntate si la reunin es realmente necesaria. Una conversacin telefnica tendra el mismo efecto? Es
necesaria mi presencia?
Fjate un lmite de tiempo y ajstate a l.
Preprate para la reunin, resiste las interrupciones, mantente en el tema.
Minimiza las conversaciones intranscendentes. No contribuyas a conversaciones innecesarias.
Desperdiciadores de tiempo 8

Desperdiciadores de tiempo internos

Falta de prioridades.
Falta de planes.
Objetivos no claros.
Dejar cosas para despus.
Intentar hacer muchas cosas a la vez.
Falta de autodisciplina.
Falta de habilidad y conocimientos.

Soluciones
Reflexin
Decisin
Disciplina
Motivacin
No rendirse hasta haber desarrollado nuevos hbitos

Identificacin de hbitos personales

Problemas
Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo, destacando los cinco principales. Jerarquiza por
orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 mxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los
enemigos internos.

Soluciones
Ahora, haz dos listas ms, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.
Causas de la morosidad 9

Causas de la morosidad
Morosidad
La morosidad es la enemiga del xito. El xito llega cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente
importantes que conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes las que usualmente
dejamos para despus.
Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas importantes es porque tendemos a confundir lo importante
con lo urgente, y nuestros das se ven copados de demandas y presiones.
Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de presin, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a
lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un continuo nmero de crisis en nuestros trabajos y en nuestras
vidas.
Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones.
Una vez que la accin ha comenzado, ser ms fcil continuarla. Lo difcil es comenzar.
La morosidad conduce en la mayora de los casos a carreras de ltimo minuto, resultados por debajo de la calidad
esperada, fechas tope no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental y estrs, lo cual
se traduce en ms tiempo improductivo. Esto disminuye nuestra efectividad.
El trabajo mental de la gerencia es tan importante como el hacer las cosas eficiente y efectivamente.
Las principales causas de morosidad son:
1. Trabajos no placenteros.
2. Trabajos difciles.
3. Indecisin.
El trmino de morosidad se aplica ms comnmente en el mbito financiero ya que "morosidad" se refiere al retraso
o falta de pago de un compromiso o deuda.
El valor econmico del tiempo laborable personal 10

El valor econmico del tiempo laborable personal

Una preocupacin para las empresas
Todas las empresas manejan sus finanzas a travs de tiempo: tiempo de organizar, tiempo de fabricar, tiempo de
comprar, tiempo de vender...
Hay aqu un aspecto particularmente grave de la mala administracin del tiempo, y es impresionante la cantidad de
personas que no se han concienciado de l: en las empresas y, en general, siempre que alguien tiene empleados, se
tiende a creer que se paga por X trabajo; pero la realidad es que se paga por X tiempo, y se espera que en ese
tiempo se obtengan ciertos resultados: los salarios son quincenales o mensuales, y se otorgan al cumplimiento de
determinadas jornadas de presencia. El tiempo de los empleados es dinero de la empresa. Si este tiempo no est bien
empleado, el patrn est pagando un dinero que se va, una y otra vez, al bote de la basura. El tiempo mal usado es
dinero mal gastado.

Ejercicio II
1. Anote en la siguiente tabla todas las actividades que realiza en un da (promedio), desde que inicia sus actividades
hasta que se retira, incluyendo ir al bao, llamar por telfono a la mam, etc. Y as mismo anote el tiempo que
destina para cada actividad.
2. Clasifique cada actividad con una letra A para las indispensables, B para las necesarias y C para las
deseables.
3. Debemos de considerar que las actividades A son aquellas que nos llevan a resultados que la empresa espera,
por ejemplo, reportar operaciones, hacer balances, hacer citas, emitir reportes, etc. Las actividades B son las que
necesitamos para realizar algunas actividades necesarias como ir al bao, verificar mi equipo y herramientas,
analizar recursos, revisar agenda, etc. Y por ltimo las actividades C son aquellas que bien puedo eliminar y no
afectan mi productividad, tales como: fumar un cigarro y pensar qu ocupado estoy, platicar la ltima pelcula,
hablar con la mam, platicar con los compaeros de cualquier tema, etc.
4. Divida lo que usted gana mensualmente entre la cantidad de das trabajados para sacar el estimado de sueldo
diario.
5. El sueldo diario divdalo entre 8 para sacar el sueldo por hora, as mismo puede dividir este ltimo resultado entre
60 para sacar su sueldo por minuto.
6. Ahora bien, como la Empresa solo espera de nosotros resultados, sume el tiempo de las actividades A y el de las
B y multiplquelo por el sueldo que tiene por hora y minuto. El resultado ser lo que realmente usted debera de
ganar.
7. Analicemos cuanto dinero y tiempo mal gasta la Empresa en nosotros.
Sea honesto. Slo usted ver este documento.
El uso del tiempo 11

El uso del tiempo

Principios prcticos
Para conocer qu cosa en particular puede
hacer un ejecutivo, que verdadera y
rpidamente lo haga ms efectivo, y que lo
haga lograr ms y disfrutar de lo que est
haciendo, es necesario saber en qu se le va
el tiempo. No dependa de la memoria, pues
es traicionera!.
Nosotros no podemos manejar el tiempo
pasado, pero si podemos examinar en forma
objetiva y realista cmo lo manejamos. El
resultado final de nuestro anlisis no ser
una tcnica, o una serie de complicadas
formas burocrticas que debamos seguir por
el resto de nuestros das. El resultado de examinar cmo gastamos nuestro tiempo debe ser un paso hacia el
desarrollo de un sentido personal del mismo: en qu se nos va y en qu debera rsenos.

1 Auto anlisis del uso del tiempo

Para quien sinceramente se propone mejorar la administracin de su propio tiempo, el primer paso consistir en
averiguar cmo lo est empleando.
En este punto se puede dividir la prxima semana en intervalos de quince o treinta minutos, y al final de cada hora se
registra cmo se emple esa hora.
Se requiere autodisciplina para comenzar y seguir adelante, pero al hacerlo puede darse cuenta incluso de que el
descanso de 15 minutos para el caf, usualmente se convierte en 30.

Ejercicio III
El tiempo es un recurso nico. Da a da, todos gozamos de la misma cantidad y debe gastarse a razn de 60
segundos por minuto.
Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas?
A continuacin hay trece afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un crculo la que corresponda a cada
punto.
1. Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
2. Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
3. Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su importancia y trato de manejarlos en ese orden.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
4. Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utpicas o improductivas.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
5. Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, as como algo inesperado.
El uso del tiempo 12

1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

6. Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
7. Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola de inmediato y decidiendo sobre ella.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
8. Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
9. Soy capaz de decir NO cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos
pendientes.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
10. En forma habitual prctico la relajacin para reducir tensiones.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre
11. Llevo trabajo a casa por las tardes o los fines de semana.
4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre
12. Llego a posponer las cosas difciles, aburridas o desagradables de mi trabajo.
4) Casi nunca 3) A veces 2) Frecuentemente 1) Casi siempre
13. Sientes que tienes un buen control sobre la forma en que utilizas el tiempo.
1) Casi nunca 2) A veces 3) Frecuentemente 4) Casi siempre

Puntuacin
Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado ser el siguiente:
Entre 13 y 28: Mal, tienes serios problemas, debes disciplinarte!.
Entre 29 y 36: Bien, pero puedes mejorar.
Entre 37 y 44: Muy bien.
Entre 45 y 52: Excelente, sigue as.
Planear las actividades 13

Planear las actividades

Planear las actividades
Diseo de Objetivos.
Planes de contingencia.
El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es
exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades ms rutinarias.
Si se prev lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la capacidad de mantenerse dueos de la
situacin. Para esto es indispensable Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo ms posible el tiempo del que
disponemos.
Tener los objetivos por escrito y revisarlos peridicamente (por ejemplo: diariamente, una vez a la semana, o tan
siquiera cada mes), es fundamental para no perder la orientacin y no malgastar tiempo y energas en cosas
secundarias o en actividades innecesarias.
Puedo realizar una planificacin eficaz si:
Reviso mis metas y establezco tareas diarias especficas.
Determino el tiempo que tomar realizar cada tarea.
Anticipo los obstculos a los que me enfrentar.
Organizo mis tareas por orden de prioridad.
Para establecer mis metas de una manera adecuada es necesario que:
Estn en lnea con mis valores.
Sean de tiempo definido.
Estn definidas clara y especficamente.
Sean completamente mas.
Sean realistas.
Organizar las actividades 14

Organizar las actividades

Organizar las actividades
Sirve para establecer prioridades a las actividades planeadas, debiendo de clasificarlas en tres categoras:
Prioridad A Imprescindible de hacerse: actividades decisivas. Algunas de ellas entrarn en esta categora
debido a rdenes administrativas, requerimientos de clientes importantes, tiempo lmite significativo, u
oportunidades de xito o desarrollo.
Prioridad B Debe hacerse: actividades de valor medio; pueden contribuir a mejorar el desempeo pero no son
tan esenciales o no requieren de un tiempo lmite.
Prioridad C Deseable de hacer: categora de menor valor. Al incluir actividades tan solo interesantes o
divertidas, podran eliminarse, posponerse o realizarse en periodos de poca presin.
Dependiendo de la fecha en que se elabore la lista, los A, B y C pueden ser flexibles. Las prioridades cambian con el
tiempo. Las B de hoy pueden convertirse en A el da de maana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo, las
A de hoy pueden ser las C de maana si no se realizaron a tiempo y/o si las circunstancias cambiaron.
Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor. Por otro lado, vale la pena invertir
tiempo en un proyecto de valor alto. Slo una planificacin cuidadosa permitir recoger los beneficios del tiempo
invertido sabiamente.
En una hoja, se escriben tres listas de actividades a hacer en una semana:
Prioridad A. Imprescindible de hacer. ...
Prioridad B. Debe hacerse. ...
Prioridad C. Deseable de hacer. ...
Para poder determinar estas prioridades, se necesitan tomar en cuenta los siguientes criterios:
Juicio. T eres quien puede juzgar mejor lo que tienes que hacer. Permite que el remordimiento de conciencia
sentido por no realizar algo, haga al juicio ms severo.
Relatividad. Al comparar actividades o tareas debera quedar bien claro que algunas tienen mayor prioridad que
otras. Siempre guiarse con la pregunta En qu puedo usar mejor mi tiempo en este momento?.
Tiempo. Establecer un lmite de tiempo es una forma de determinar prioridades. Aunque con frecuencia no se
toma en cuenta, tambin es importante establecer un momento para comenzar, con el objeto de concluir un
proyecto en un lmite previamente fijado.
De esta forma podremos lograr los resultados esperados y la consecucin de los objetivos de la manera ms
conveniente.
Las siguientes preguntas pueden ayudarnos a revisar como estamos organizando nuestras tareas:
Las asignaciones de tiempo reflejan mis prioridades? Estoy empleando la mayora de mi tiempo en las
funciones claves o en las responsabilidades esenciales de mi trabajo?
Cules son las cosas que absorben porciones significativas de mi tiempo y que no contribuyen a nada? Qu
sucedera si definitivamente no se hicieran?
Puede hacerse algo de trabajo en forma ms rpida o simplificada sin afectar adversamente otras funciones
personales o de mis colaboradores?
Esta aplicacin on-line puede ayudarnos a organizar nuestras actividades: http://www.toggl.com
Establecer fechas de seguimiento 15

Establecer fechas de seguimiento

Establecer fechas de seguimiento
Toda planificacin es pensar en el tiempo por venir. Lo que vara en los planes es hasta donde se extienden al futuro
y qu tan precisos son. Existe siempre un lmite en cuanto qu tan lejos es posible planear en cualquier momento
dado.
Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la accin. El imponerse a s mismo fechas lmite realistas facilita la
autodisciplina y la toma de decisiones y, de este modo, favorece la eficiencia personal y profesional.
Si uno no sabe para donde va, puede tomar cualquier camino.

Realizar las actividades planeadas sin descuidar

los objetivos
Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos
Tratar de optimizar el uso del tiempo al llevar a cabo cada una de las actividades previamente planeadas, organizadas
y priorizadas, con flexibilidad, pero sin perder nunca de vista el grado de avance hacia la consecucin de los
objetivos.
Es necesario que nunca olvidemos nuestros objetivos, pues si no los tenemos claros somos fcilmente manejables
por cualquier evento que se presente, en cambio, si no los descuidamos siempre sabremos hacia dnde dirigirnos.
El beneficio de la planificacin 16

El beneficio de la planificacin
El principio de Pareto
Wilfredo Pareto, socilogo y economista del siglo XIX postul la teora que origin el principio 80-20 el cual dice
que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. El corolario es: un 80% de nuestro
tiempo lo gastamos en producir solamente un 20% de nuestros resultados. Necesitamos identificar cul 20% de
nuestro tiempo es puesto en el uso ms constructivo y cul es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto
tenemos primero que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.

Eficiencia vs. efectividad

Eficiencia es hacer las cosas rpidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En
nuestras vidas es mucho ms valioso lograr efectividad que eficiencia.
En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados... va derecho al objetivo. La efectividad engloba a la
eficiencia. Ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo
esos resultados.

Aspectos importantes a considerar

Cada hora empleada en planear ahorrar tres o cuatro ms a la hora de la ejecucin, aparte de que los resultados
sern mejores.
Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntndose Qu es lo que tengo que -y quiero- hacer
hoy?. Si se escribe una lista de pendientes y se jerarquiza, se manejar mejor.
Cuidar ms la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realizacin demasiado correcta de tareas...
que no son las que se tienen que hacer.
Concentrarse en tareas ms nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se producen mayores resultados.
Tener presente el principio del 80/20 o Principio de Pareto: Unos pocos esfuerzos crticos (20%, por poner un
nmero redondo) producen la gran mayora de los resultados y viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades
inversamente proporcionales a la importancia de las tareas.
No confundir el manejo de problemas con solucin de problemas. Antes de buscar soluciones cerciorarse de tener
bien definido el problema.
Tambin en la medida de lo posible, sealar en el programa diario tiempos de no interrupcin para poder
concentrarse. Alternar las horas de disponibilidad con horas de privacidad.
Asegurar la buena comunicacin dentro de la institucin. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la
concisin de los mensajes y la retroalimentacin o feedback.
Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que aquellos que viven sepultados en los
problemas, dejan pasar de largo las oportunidades:
Tener su oficina, habitacin o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la accin. Uno puede
comenzar a trabajar efectivamente.
Uno tiene que tener claridad acerca del propsito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situacin le dir
cules son las prioridades en trminos de importancia y urgencia, cosas que no son necesariamente lo mismo.
Poniendo prioridades 17

Poniendo prioridades
Como planear el da
Las agendas son herramientas esenciales. Una vez que tengas la agenda del ao siguiente, descarta los das festivos,
los compromisos familiares y los eventos ajenos al trabajo. Esos son tus tiempos comprometidos. Asegrate de
trasladar todos tus compromisos de trabajo a la nueva agenda. Agrega todo plazo importante en el que tengan que
haberse cumplido las actividades.
Sbitamente, el ao en blanco empieza a verse lleno. No obstante, an es mucho el tiempo no comprometido, y
manejarlo bien debe ser tu prioridad.

La lista diaria
Una disciplina esencial es elaborar un programa para el da. Elabora una lista de lo que tienes que hacer y tambin de
lo que quieres lograr en el tiempo libre del que dispones, lo puedes hacer en la misma agenda o en hojas por
separado.
Establece lmites de tiempo para todas las tareas. Habitate a estimar siempre la cantidad de tiempo requerida para
cada trabajo, como por ejemplo llevar a cabo una visita o realizar el informe. Verifica despus si tu estimacin fue
realista.
Luego establece tus prioridades. Una prioridad se compone de dos elementos en variadas proporciones: urgencia e
importancia. Es urgente reparar una llanta ponchada, pero no es importante. Es importante empezar a pensar en la
estrategia de mercado para el prximo ao, pero no es urgente. Sin embargo convencer al director ejecutivo, en la
reunin de las 16:00 hrs., de autorizar las nuevas campaas de ventas, s es urgente e importante.
Algunas tareas que carecen de importancia y urgencia puede convenir realizarlas primero. La razn de
tiempo-beneficio puede ser aqu una buena gua. Si el beneficio es sustancial y el tiempo que se requiere es corto,
hazlo. Incluso podemos clasificar nuestras actividades de la siguiente manera.
:A: Es indispensable hacerlo hoy. :B: Debe hacerse hoy. :C: Podra hacerse hoy.
Probablemente no alcancemos a realizar totalmente los listados de prioridades A y B, pero no permitas que eso te
desanime. Si has trabajado de acuerdo con tu sentido de las prioridades, hoy solo habrs hecho cosas importantes,
que es a lo que se refiere el manejo del tiempo en el trabajo.
Algunas personas gustan hacer la planeacin diaria al comenzar el da. Otras prefieren planear el da la noche
anterior. Esto tiene la ventaja de que uno puede consultarlo con la almohada; en ocasiones, despus del descanso
nocturno se te ocurrirn otros puntos que agregar a la lista, o es posible que alteres tus prioridades.
Verifica integralmente el plan para el da, para ver si hay algn vaco o algn tiempo marginal que pueda llenarse o
destinarse a un buen uso.
Una alerta: si te descubres traspasando un elemento de la lista de un da para otro, puede ser seal de que lo ests
postergando. Examina el punto cuidadosamente para asegurar que no sea ese el caso.
Revisa cada da identificando los xitos y analizando las razones de las fallas. Evita elaborar excusas para ti mismo:
explora hasta encontrar razones reales.
Poniendo prioridades 18

Un consejo valioso
Charles M. Schwab, quien transform la compaa Bethlehem Steel en la ms grande productora independiente de
acero en el mundo, en una ocasin plante un desafo durante la comida a un consultor en gerencia llamado Ivy Lee:
Mustreme una forma en que pueda lograr hacer ms cosas con mi tiempo y le pagar los honorarios que quiera,
dentro de lo razonable. Lee le extendi una hoja de papel en blanco. Escriba cada noche las cosas que tenga que
hacer maana, dijo, y numrelas por orden de importancia. Por la maana, lo primero que debe hacer es empezar a
trabajar en el nmero 1 de su lista y continuar hasta que lo haya terminado. Luego inicie con el nmero 2..., el 3...,
etc. Al trmino del da deseche su lista y elabore una nueva. No se preocupe si no logra terminar todas las
actividades de su lista. Si no puede con este mtodo, no podr hacerlo con ningn otro. Prubelo por unos das y
luego pgueme lo que crea que vale este consejo.
Poco despus, Schwab le envi a Lee un cheque por $25,000 USD. Ms tarde dijo que sta era la leccin ms
rentable que pudo aprender en su carrera empresarial.
La lista diaria de prioridades debe respetarse pero no debe convertirse en un mandamiento sagrado. Es una
herramienta para usar, no un dolo para adorar. Para reflexionar un poco acerca de esto leamos un pasaje escrito por
el doctor Jonathan Steinberg, historiador de Cambridge:
La persona que llama inesperadamente, agradable o desagradable, interrumpe su patrn de tiempo. Ese tiempo ya
est asignado. Consecuentemente, no hay tiempo para ayudar a alguien que lo necesite, para relajarse o para disfrutar
una charla.
El disfrute queda siempre para despus de despachar todos los trabajos dentro de los plazos determinados, las cartas
por contestar, las llamadas por hacer. Pero ese momento nunca llega. Siempre habr ms cartas, ms vencimientos,
ms trabajos, y as la vida se ve pospuesta hasta un indefinido despus: hasta demasiado tarde. Un hmster en su
rueda de jaula tiene ms o menos la misma clase de libertad.
Emplear el tiempo efectivamente debe ser siempre tu ideal pero nunca convertirse en una obsesin. Si se presenta
una finalidad superior, s flexible. Una de las finalidades del manejo del tiempo diario es precisamente ser libre en
esa forma: tener tiempo para dedicrselo a lo inesperado. Eso implica hacer lo que se necesita hacer de la forma ms
econmica. Trata siempre de disfrutar lo que ests haciendo y no desperdicies tiempo lamentndote por lo que no
dejaste tiempo para hacer.
Eficiencia en la oficina 19

Eficiencia en la oficina
Efectividad del tiempo en la oficina
En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen
su propio tiempo efectivamente. Peor an, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de
diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la accin efectiva.

Arreglo de la oficina
El tiempo puede desperdiciarse imperceptiblemente si el rea de trabajo no est bien organizada.
Tu oficina debe estar organizada de acuerdo a las funciones que desempeas. El equipo y los materiales que utilizas
con frecuencia deben estar cerca de ti. La comodidad fsica y la satisfaccin esttica son factores importantes.
Probablemente hayas caminado por tu oficina y te hayas sentido deprimido por el desorden: grandes pilas de papeles,
tazas de caf sin lavar, polvo y basura, mala iluminacin, etc. Cambia eso! Es sorprendente lo mejor que se sienten
todos cuando la oficina se encuentra arreglada y en orden.
La buena iluminacin es especialmente importante para evitar el cansancio ocular y los dolores de cabeza.
El escritorio debe encontrarse libre de papeles, excepto el del trabajo especfico que tengas entre manos. Eso te invita
a pensar en una sola cosa a la vez. La concentracin es una gran ahorradora de tiempo.
Da una mirada objetiva a tu escritorio la prxima vez que te sientes ante l. Hay encima un revuelto de papeles,
cartas y carpetas? Si se deja el desorden, ste te crea un sentimiento de agobio, cuyo resultado es tensin y
frustracin. Como primera medida, despeja el escritorio y pon las carpetas en orden, para reducir la cantidad de
tiempo necesaria para buscarlas.
Una vez que tu escritorio est despejado, verifica que est organizado de tal manera que no gastes tiempo buscando
cosas como bolgrafos, clips, regla, lpices, tijeras, hojas, etc. Recuerda una vez ms la sabia regla tradicional: un
lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Despejar tu escritorio debe convertirse en un hbito. Un escritorio bien ordenado es el cimiento para el trabajo de
maana.

Interrupciones
Las interrupciones no podemos eliminarlas, muchas de ellas son exigencias. No obstante uno debe planear con miras
a minimizar la cantidad de interrupciones indeseables. Una hora de trabajo concentrado brinda ms resultados que
cuatro horas fragmentadas debido a llamadas o visitas inesperadas.
El ser humano es una criatura de ciclos, y en general es coherente en los perodos que constituyen su tiempo ptimo.
Algunas personas son matutinas y pueden pensar mejor de seis a nueve de la maana. Otras, son aves nocturnas y
sus cerebros no funcionan hasta la salida de la luna. No hay ninguna ventaja entre ser una cosa o la otra, lo
importante es que cada uno proteja ese tiempo.
Los proyectos y tareas ms difciles deben programarse de ser posible, durante el tiempo ptimo personal. En esta
forma los estaremos manejando durante los periodos de mxima eficiencia.
Para esto nos podemos proponer horarios en los cuales no haremos ni recibiremos visitas, de modo que podamos
contar con horas de trabajo ininterrumpidos. Estos horarios pueden ser preferentemente por la maana, al iniciar
nuestras labores, o al trmino de nuestra jornada, pues en esos momentos las exigencias de los dems son mnimas.
En el caso del telfono, podemos realizar nuestras llamadas por tandas, a fin de dedicar ese tiempo especfico a su
uso, un tip que puede ayudarnos es el realizar nuestras llamadas antes del almuerzo o antes del final del da, ya que la
gente suele ser menos habladora y va directo al grano.
Eficiencia en la oficina 20

Es importante resaltar que la persona que ms interrumpe en tu jornada de trabajo no es tu jefe, l es la segunda; la
primera eres t mismo. Todos en ocasiones deseamos vehementemente ser interrumpidos. Usualmente cuando
estamos acometiendo un trabajo difcil o desagradable, es un placer ser interrumpido. Uno espera a que suene el
telfono, o sbitamente lo tomamos para hablarle a un colega sobre un asunto que no tiene importancia, y de paso
interrumpimos a la otra persona. No, no, nada urgente... slo estoy llamando para charlar.
Otras formas de interrumpirse personalmente son: haciendo caf, dejando un proyecto y acometiendo otro,
platicando con los compaeros de oficina, etc.
Es importante tomar en cuenta que el recuperarse de una interrupcin toma ms tiempo que la interrupcin misma.

Como ocupar "tiempo muerto"

Tiempo comprometido
En muchas ocasiones hay cierto tiempo en el que
uno realmente no est haciendo aquello para lo
cual ha comprometido su tiempo: minutos o
incluso horas de ocio cuando se est esperando o
no totalmente ocupado.
Para la mayora de la gente el tiempo de espera es
tiempo perdido. Sin embargo, con un poco de
planeacin y resolucin, uno puede realizar varias
actividades dentro de los minutos que gasta
esperando al jefe o al mdico. Podemos planear el
trabajo de maana, escribir una carta o buscar
soluciones a algn problema que nos inquiete.
Ross Webber nos comenta: Uno de los mejores
en administradores de tiempo que conozco
siempre lleva consigo tres carpetas dentro de su
portafolios:
Carpetas de color beige que contienen asuntos
pendientes, tales como cartas por contestar o
informes por revisar.
Carpetas rosas que contienen proyectos en va
de elaboracin, como pueden ser presupuestos,
polticas, procedimientos, el plan de mercadeo,
etc.
Carpetas azules que contienen los sueos dorados para el futuro; cuando se tiene una idea luminosa se anota en la
carpeta azul.
Si el tiempo de espera es largo estudia las carpetas azules para determinar cual de todas las ideas se puede convertir
en el prximo proyecto y as transferirla a la carpeta rosa. En cambio si la espera es breve se dedica a procesar los
aspectos ms o menos rutinarios que encuentra en la carpeta beige.
Lo anterior puede parecer exagerado, pero si estamos preparados para darle algn uso al tiempo que esperamos,
podremos ir eliminando tareas o pendientes que no requieren de mucha atencin y mucho menos de nuestro tiempo
ptimo.
Como ocupar "tiempo muerto" 21

Otra forma prctica de ocupar dicho tiempo es llevar con nosotros un libro -delgado- o revista de nuestro inters. De
esa manera aprovechamos cada "tiempo muerto" en aumentar nuestros conocimientos. Colocar una tarjeta telefnica
usada a modo de separador nos ahorrar tiempo al buscar continuar nuestra lectura.

Resumen y conclusiones prcticas

En resumen
Casi todas las personas tienen el potencial de ahorrarse de cinco a diez horas a la semana. Para hacerlo se requiere
disciplina y dedicacin a los principios bsicos de este manual.
En resumen: necesitas identificar la porcin de tiempo sobre la que tienes el control. Despus desarrolla
procedimientos para operaciones repetitivas y/o usa la tecnologa adecuada. Debes concentrarse en las actividades
que ms te retribuyan en trminos de resultados.
Asimismo, identifica y haz uso de tu tiempo ptimo. Utiliza tu mejor hora para realizar el trabajo que requiera mayor
concentracin. Si es posible, establece un periodo de tranquilidad para adaptar tu mejor hora cuando haya asuntos
presionantes.
Despus, establece objetivos mensuales y desarrolla un plan para realizarlos. Mantn cierta flexibilidad para poder
responder a situaciones inesperadas. Determina, en orden de importancia, los pasos por seguir que se requieran para
alcanzar tus objetivos.
Analiza la forma en que utilizas tu tiempo. Lleva el registro de una semana tpica; despus examina tus actividades.
Con este anlisis determina las causas principales en el desperdicio de tu tiempo.
Finalmente, recuerda que las ideas de este curso deben adaptarse a tu situacin personal.

Resumen escrito de Aprendizaje

Ahora, te puede ayudar escribir las cosas claves que aprendi en el libro.
Unas palabras claves que pueden picar la memoria: Tema, Objetivos, Experiencias / Consideraciones/ Aspectos
Clave, Acciones que Seguir

Conclusiones prcticas
El tiempo es un recurso no renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido.
Para mejorar la administracin de tu tiempo, empieza descubriendo en qu y cmo lo ests gastando actualmente.
Desde el momento en que te organizas, el tiempo es un aliado. Para el jefe es un activo. La sabidura popular dice:
El tiempo es oro.
El tiempo no vuela. La escasez de tiempo es una ilusin que resulta de administrarlo mal. El mejor generador de
tiempo es la buena administracin.
Los peores ladrones de tiempo son: falta de planeacin, desorden, indecisin, perder de vista los objetivos y
desconcentrarse en las actividades, confundir lo importante con lo urgente.
La persona que ms interrumpe mi jornada de trabajo soy yo mismo.
La administracin del tiempo laboral es esencialmente un esfuerzo de grupo. El trabajo en equipo implica
coordinacin de actividades, ayuda mutua y sincronizacin. Administrar el tiempo es mucho ms sencillo y efectivo
cuando se practica en toda la organizacin.
Cada hora invertida planificando ahorra varias horas en la realizacin. Hay que preocuparse ms por trabajar
inteligentemente, que arduamente.
Resumen y conclusiones prcticas 22

El tiempo que un ejecutivo dedica a planear debe de ser mayor en la medida que aumenta su nivel jerrquico.
Todo ejecutivo debe planear perodos de concentracin ininterrumpida.
Emplea los ltimos minutos laborables del da en planear por escrito la siguiente jornada. Esto te ayudar a evaluar
diariamente el uso que haces del tiempo de que dispones, la consecucin de logros y establecer objetivos de mejora a
corto plazo.

Administracin del Tiempo

Reaccionar conscientemente frente a ocasiones frecuentes que implican riesgo de mal uso del tiempo.
Identificar con precisin sus causas particulares de desperdicio del recurso.
Elaborar listas inteligentes de prioridades de accin.
Distinguir efectivamente, y no slo en teora, la diferencia entre acciones importantes y acciones urgentes.
Evaluar con objetividad su futuro uso del tiempo para emprender las acciones correctivas necesarias.
Invertir el tiempo en habilidades que nos ahorren tiempo. Por ejemplo: aprender mecanografa, lectura rpida, etc.

Evaluacin peridica
Evaluacin peridica
Dos semanas despus de haber comenzado a esforzarte por mejorar la administracin de tu tiempo, completa el
siguiente examen. Este te indicar las reas donde todo va bien y donde an necesitas prestar atencin.
Anota los siguiente puntos: siempre, 1; generalmente, 2; a veces, 3; rara vez, 4; nunca, 5; no se aplica, NA.
1. Has escrito una lista bien definida de tus objetivos?
2. Plneas y registras tu tiempo de acuerdo con una base diaria y semanal?
3. Puedes pasar largos ratos sin interrupciones cuando lo necesitas?
4. Has podido disminuir o eliminar crisis repetitivas en tu trabajo?
5. T niegas a contestar llamadas telefnicas cuando ests ocupado en actividades o conversaciones importantes?
6. Usas en forma productiva el tiempo que esperas y cuando viajas?
7. Delegas todo lo que es posible?
8. Evitas que tus subordinados te pasen sus "changos?
9. Te das un tiempo todos los das para pensar si ests haciendo lo correcto para lograr alcanzar tus objetivos?
10. Eliminaste alguna causa por la cual desperdiciaste tiempo la semana pasada?
11. Crees tener un pleno control de tu tiempo?
12. Tu oficina y Tu escritorio estn bien organizados y libres de papales amontonados?
13. Has eliminado o reducido alguna causa de prdida de tiempo durante las juntas?
14. Has dominado tu tendencia a los retrasos?
15. Realizas tu trabajo de acuerdo con tus prioridades?
16. Resistes la tentacin de meterte demasiado en actividades improductivas?
17. Controlas tu horario para que otras personas no pierdan tiempo esperndote
18. Cumples con tus fechas lmite?
19. Puedes identificar las tareas decisivas que intervinieron en la mayora de tus resultados?
20. Ests mejor organizado y estas logrando ms que hace seis semanas?
21. Has podido reducir la cantidad de tiempo que pasas atendiendo a los visitantes inesperados?
22. Controlas eficientemente las interrupciones y a los visitantes inesperados?
23. Has dominado la habilidad de decir no cuando as debe ser?
24. Ests al da con las lecturas que ms te interesan?
Evaluacin peridica 23

25. Cuentas con suficiente tiempo para ti, diversiones, estudio, servicio comunitario, familia?
Suma los puntos asignados a cada pregunta. Mientras menos puntos, mejor. Observa especialmente las preguntas que
hayas calificado con 4 o 5. Estos aspectos representan reas de mejora. Se sincero, el nico que se ver
beneficiado al contestar este cuestionario honestamente sers t.
Este examen puede aplicarse trimestralmente, mientras los viejos hbitos vayan presentndose, buscando reducir el
total en cada aplicacin.
Fuentes y contribuyentes del artculo 24

Fuentes y contribuyentes del artculo

Introduccin Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=217992 Contribuyentes: Ergonullius, Karl Wick, LadyInGrey, ManuelGR, MarcoAurelio, Marcos.moya, Oleinad, Rutrus,
Savh, 35 ediciones annimas

Tiempo de calidad Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=220574 Contribuyentes: Aglastra, Emiliot11, Ergonullius, Karl Wick, LadyInGrey, Liz carola, LlamaAl, Rutrus, Savh,
Taichi, 19 ediciones annimas

Desperdiciadores de tiempo Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=207562 Contribuyentes: Ergonullius, Ezarate, Hoo man, Karl Wick, LadyInGrey, ManuelGR, Mmichel,
Oleinad, Rogonzalezv, Rutrus, 28 ediciones annimas

Identificacin de hbitos personales Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=182549 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, MarcoAurelio, 2 ediciones annimas

Causas de la morosidad Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=217872 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, ManuelGR, MarcoAurelio, 4 ediciones annimas

El valor econmico del tiempo laborable personal Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=182546 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, Lupus, 3 ediciones annimas

El uso del tiempo Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=212007 Contribuyentes: Jvegaybasulto, Karl Wick, LadyInGrey, Rrmsjp, Rutrus, 10 ediciones annimas

Planear las actividades Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=212264 Contribuyentes: Chlewey, Karl Wick, LadyInGrey, Rutrus, 2 ediciones annimas

Organizar las actividades Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=202190 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, Rutrus, Yucano, 11 ediciones annimas

Establecer fechas de seguimiento Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=182547 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, Morza, Rutrus, 2 ediciones annimas

Realizar las actividades planeadas sin descuidar los objetivos Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=182554 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, Rutrus, 2 ediciones
annimas

El beneficio de la planificacin Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=182545 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, MarcoAurelio, RRRizo, Rutrus, 4 ediciones annimas

Poniendo prioridades Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=204352 Contribuyentes: Der Knstler, Karl Wick, LadyInGrey, 3 ediciones annimas

Eficiencia en la oficina Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=199053 Contribuyentes: Igna, Karl Wick, LadyInGrey, 5 ediciones annimas

Como ocupar "tiempo muerto" Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=182542 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey, Rutrus, 3 ediciones annimas

Resumen y conclusiones prcticas Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=221234 Contribuyentes: Alan, Goldenburg111, Karl Wick, LadyInGrey, ManuelGR, Mecamtico,
Oleinad, Rutrus, Savh, 12 ediciones annimas

Evaluacin peridica Fuente: https://es.wikibooks.org/w/index.php?oldid=195204 Contribuyentes: Karl Wick, LadyInGrey

Fuentes de imagen, Licencias y contribuyentes 25

Fuentes de imagen, Licencias y contribuyentes

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Licencia 26

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