Gesto Arquivstica da Mensagem do Correio Eletrnico

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G M
C E

 Gesto Arquivstica da Mensagem do Correio Eletrnico

Copyright 2013 Arquivo Nacional Presidenta da Repblica Coordenadora-Geral de Gesto de Documentos

Praa da Repblica, 173 20211-350
Rio de Janeiro RJ Brasil
Dilma Rousseff
Tel.: (55 21) 2179-1246/2179-1285
Ministro da Justia
Jos Eduardo Cardozo
Diretor-Geral do Arquivo Nacional
Jaime Antunes da Silva
Maria Izabel de Oliveira
Supervisora de Documentos Digitais
Claudia Lacombe Rocha
Equipe de elaborao
Brenda Couto de Brito Rocco
Carolina de Oliveira

Coordenao-Geral de Acesso e Difuso

Documental
Arquivo Nacional (Brasil). Coordenao-Geral de Gesto de Documentos. Maria Aparecida Silveira Torres
Cartilha de gesto de mensagem de correio eletrnico no Arquivo
Nacional [recurso eletrnico]. / Arquivo Nacional, Coordenao-Geral Coordenadora de Pesquisa e Difuso do Acervo
de Gesto de Documentos. -- Dados eletrnicos. -- Rio de Janeiro : O Maria Elizabeth Bra Monteiro
Arquivo, 2013.
Dados eletrnicos (1 arquivo : 1 MB). -- (Publicaes Tcnicas ; 57) Reviso
Sistema requerido : Adobe Acrobat Reader. Alba Gisele Gouget
ISBN Heloisa Frossard
1. Documentos eletrnicos Arquivo Nacional. 2. Gesto de
documentos. I. Ttulo. II. Srie. Projeto grfico
CDD 025.171 Giselle Teixeira
 3
Cartilha de Gesto de Mensagem de Correio Eletrnico no Arquivo Nacional Gesto Arquivstica da Mensagem do Correio Eletrnico

Sumrio

4 Introduo 15 Armazenamento e organizao da mensagem de correio

eletrnico na caixa de entrada do correio eletrnicoNetiqueta

5 Noes a respeito da transmisso da mensagem de correio

eletrnico 16 Netiqueta
17 Mensagem de correio eletrnico institucional x pessoal
6 Gesto arquivstica da mensagem de correio eletrnico
17 Direitos e deveres
6 O documento arquivstico digital
18 Uso indevido do correio eletrnico
7 Partes da mensagem de correio eletrnico

8 Produo, manuteno, uso e destinao da mensagem de 19 Glossrio

correio eletrnico

9 A mensagem de correio eletrnico como documento arquivstico 21 Referncias

9 Qual a maneira de reconhecer a mensagem de correio eletrnico
como documento arquivstico?
10 Se a mensagem de correio eletrnico documento arquivstico, os
links e os anexos tambm o so?
12 Pode-se utilizar uma mensagem de correio eletrnico para a
formao de um processo?
12 Qual a formalidade na redao de uma mensagem de correio
eletrnico e para qual tipo de comunicao pode ser utilizada?
13 Como classificar e avaliar uma mensagem de correio eletrnico?

Cartilha de Gesto de Mensagem de Correio Eletrnico no Arquivo Nacional
Introduo
A comunicao interna e externa do Arquivo Nacional (AN) vem
frequentemente ocorrendo via correio eletrnico (do ingls e-mail) em razo
da facilidade e rapidez de envio e custo reduzido, visto que a instituio
j possui a infraestrutura necessria para uso desse recurso. Porm, esses
benefcios possibilitam a troca de grande volume de mensagens com ou
sem anexos ocasionando constantemente o esgotamento do espao das
caixas postais do correio eletrnico.
Como soluo para esse problema, os usurios do correio eletrnico do
AN tm optado por apagar as mensagens mais antigas ou salv-las nos
computadores que utilizam. No entanto, essas mensagens foram produzidas
para atender s atividades desenvolvidas e realizadas na instituio, e as
informaes nelas contidas registram ou apoiam as aes institucionais,
constituindo-se, assim, em documentos arquivsticos.
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Gesto Arquivstica da Mensagem do Correio Eletrnico
Diante desse cenrio e da preocupao quanto gesto e preservao
desses documentos arquivsticos, a Equipe de Documentos Digitais, da
Coordenao-Geral de Gesto de Documentos (Coged), elaborou esta
cartilha com os procedimentos a serem seguidos pelos usurios do correio
eletrnico.
Tais procedimentos adotados para produo, recebimento, tramitao, uso
e destinao das mensagens de correio eletrnico esto de acordo com
normas e mtodos arquivsticos para o tratamento desses documentos.
Por fim, ressalta-se que o uso do correio eletrnico deve estar restrito s
atividades do Arquivo Nacional e atender poltica de uso dos recursos
computacionais da instituio.
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Cartilha de Gesto de Mensagem de Correio Eletrnico no Arquivo Nacional Gesto Arquivstica da Mensagem do Correio Eletrnico

Noes a respeito da transmisso da mensagem

de correio eletrnico

A mensagem de correio eletrnico no uma comunicao em tempo
real, sendo possvel o remetente e o destinatrio estarem conectados em
momentos diferentes.
Para existir essa comunicao, h a necessidade de infraestrutura tecnolgica
que conecte os caminhos da mensagem enviada at seu destino final.
A transmisso da mensagem acontece da seguinte maneira:
Correio eletrnico cliente B Correio eletrnico cliente A
3. a caixa de correio de B armazenar a mensagem enviada por A e recebida
pelo servidor de correio eletrnico de B, at o momento da leitura e uso.
Lembrando que os componentes envolvidos nessa transmisso so:
a. computador conectado internet;
b. provedor de correio eletrnico, ex.: Arquivo Nacional;
c. endereo de correio eletrnico, ex.: carolina@arquivonacional.gov.br;
d. software de correio eletrnico, ex.: Outlook Web Access, Microsoft
Outlook; e
e. protocolo de envio, transmisso e recebimento.
Exemplo de transmisso de mensagem no Arquivo Nacional
Microsoft Outlook no PC usuria Brenda Microsoft Webmail usuria Carolina

INTERNET
Servidor de
Correio Servidor de
eletrnico de B Correio
Servidores intermedirios eletrnico de A

Caixa
Caixade INTERNET
decorreio
correiodedeB B
Servidor de
Correio Servidor de
1. a mensagem parte de um correio eletrnico cliente A, passa pelo servidor eletrnico Correio
Servidores intermedirios eletrnico
do sistema A, que encaminha para um servidor do sistema B;
2. o servidor do sistema B recebe a mensagem do sistema servidor A e Caixa
Caixade
de correio
correio dede
B Caixade
Caixa
encaminha para o correio eletrnico cliente B. Brenda de correio
correio de de
B
Carolina

Cartilha de Gesto de Mensagem de Correio Eletrnico no Arquivo Nacional
Gesto arquivstica da mensagem do
correio eletrnico
O documento arquivstico digital
A produo de documentos arquivsticos exclusivamente em formato
digital textos, mensagem de correio eletrnico, bases de dados, planilhas,
imagens, gravaes sonoras, material grfico, pginas da web etc. tem sido
crescente para o registro das atividades realizadas no Arquivo Nacional.
O documento digital apresenta especificidades que podem comprometer
sua autenticidade, uma vez que suscetvel degradao fsica dos seus
Figura 1. Exemplos de documentos digitais
Planta de engenharia Msica, voz, som Planilha de produtos
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Gesto Arquivstica da Mensagem do Correio Eletrnico
suportes, obsolescncia tecnolgica de hardware, software e de formatos,
e a intervenes no autorizadas, que podem ocasionar adulterao e
destruio.
Portanto, o cuidado na produo, manuteno, uso e destinao desses
documentos deve ser redobrado quando comparado aos documentos no
digitais.
Base de dados IBGE
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Cartilha de Gesto de Mensagem de Correio Eletrnico no Arquivo Nacional Gesto Arquivstica da Mensagem do Correio Eletrnico

As partes da mensagem de correio eletrnico

A mensagem de correio eletrnico composta por cabealho, corpo da Cabealho
mensagem e, eventualmente, anexo.
a parte em que constam os campos: para, carbon copy (cpia carbono ou com
cpia), blind carbon copy (cpia carbono oculta ou com cpia oculta) e assunto.
Ele inclui informaes que permitem que a mensagem seja transmitida ao
destinatrio e metadados adicionais para identificar, classificar e contextualizar
a mensagem e seu emissor.
Qualquer que seja o aplicativo utilizado Microsoft Outlook, Microsoft
Cabealho Webmail, Mozzilla Thunderbird, entre outros , os campos do cabealho so:
De: campo destinado ao nome/endereo eletrnico do responsvel pela
Anexo (ponteiro)
emisso da mensagem;
Para: campo destinado ao nome/endereo eletrnico da pessoa ou
coordenao e/ou equipe a quem se envia a mensagem;
Cc: campo destinado ao nome/endereo eletrnico da pessoa ou
coordenao e/ou equipe que precisa ter conhecimento da mensagem;
Cco: campo destinado ao nome/endereo eletrnico da(s) pessoa(s) ou
coordenao e/ou equipe a quem se envia a mensagem. usado para
Corpo da mensagem preservar a privacidade dos destinatrios;
Assunto: campo destinado identificao do contedo a ser tratado na
mensagem. Nesse campo, adequado classificar a mensagem de acordo
com o Cdigo de classificao de documentos do Arquivo Nacional.

aTen o!
Os campos De, Para, Cc e Cco so usuais no ambiente do Arquivo Nacional e
fundamentais para a gesto documental, ao fornecerem dados para identificao dos
autores e destinatrios do documento. O campo Cco, no entanto, deve ser evitado,
porque os autores/destinatrios ficam ocultos, impedindo sua identificao e
prejudicando a confiabilidade do documento arquivstico.

Cartilha de Gesto de Mensagem de Correio Eletrnico no Arquivo Nacional
Tome Nota!
Ao enviar mensagem para mltiplos destinatrios, utilize a opo de grupo/lista de
distribuio de acordo com a unidade administrativa ou Grupo de Trabalho (GT).
Corpo da mensagem
rea destinada redao do texto, podendo conter elementos grficos
incorporados, links, registros sonoros ou anexos.
Produo, manuteno, uso e destinao da mensagem de correio
eletrnico
Realizar a gesto arquivstica de documentos no Arquivo Nacional significa
implementar o uso racional dos documentos produzidos e recebidos pela
instituio, garantindo a eficincia e a eficcia no processo de tomada
de deciso, assim como a preservao daqueles de carter informativo e
probatrio.
Gerir mensagem de correio eletrnico consiste em controlar a mensagem
desde a produo, manuteno e uso at a sua destinao. Algumas
indagaes so necessrias para apoiar esse gerenciamento:
Por que a mensagem foi produzida?
Para quem ser enviada?
Surtir rplicas e trplicas?
Ser arquivada ou eliminada?
Na produo de uma mensagem no mbito profissional relevante o uso
da escrita formal, bem como das demais orientaes indicadas nos itens
8
Gesto Arquivstica da Mensagem do Correio Eletrnico
Os anexos podem estar em qualquer formato, como documentos de processamento
de texto, planilhas ou arquivos de mdia.
Tome Nota!
Fazendo analogia com os documentos no digitais, podemos concluir que:
1. o cabealho o que apresenta o endereo da(s) pessoa(s) para quem voc quer
enviar uma mensagem, o endereo do remetente e o assunto a ser tratado.
2. o corpo o contedo que voc quer transmitir o documento com protocolo
inicial, texto e protocolo final ou uma frase curta, por exemplo: Encaminho
documentos anexos.
que tratam da formalidade de redao de mensagem de correio eletrnico
e netiqueta desta Cartilha. Nessa etapa deve ser realizada a classificao do
documento de acordo com o Plano ou Cdigo de Classificao de Documentos.
A manuteno e o uso da mensagem de correio eletrnico caracterizam-
se pelo controle de sua tramitao, arquivamento e acesso. A tramitao
da mensagem inicia-se quando ela enviada ao destinatrio nico ou
mltiplo. De acordo com o contedo tratado, haver rplicas e/ou trplicas,
caracterizando o uso do documento e exigindo ateno na avaliao das
mensagens trocadas, a fim de estabelecer os valores dos documentos
arquivsticos: primrio (administrativo) e secundrio (informativo,
probatrio).
A destinao resultado do processo de avaliao e consiste em decidir
pela guarda temporria ou permanente dos documentos, assim como pela
eliminao daqueles desprovidos de valor para a guarda. Essa etapa exige o
uso da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos.

Cartilha de Gesto de Mensagem de Correio Eletrnico no Arquivo Nacional
A mensagem de correio eletrnico como documento arquivstico
A mensagem de correio eletrnico pode ser um documento arquivstico em
si ou ser usada para transmitir outros documentos.
Documento arquivstico o documento produzido (elaborado ou recebido) no
curso de uma atividade prtica, como instrumento ou resultado de tal atividade, e
retido para ao ou referncia. (GLOSSRIO CTDE, 2010)
No Arquivo Nacional, a mensagem de correio eletrnico produzida
para atender e apoiar a comunicao e as aes desenvolvidas pelos seus
servidores no decorrer de suas atividades. Isso significa que, quando se
encaminha uma mensagem de correio eletrnico confirmando uma visita
tcnica, ela estar dando apoio atividade a ser desempenhada.
Reconhecida como documento arquivstico, a mensagem deve ser tratada
como tal, ou seja, receber todos os cuidados e procedimentos adequados a
um documento.
O e-Arq Brasil: Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gesto
arquivstica de documentos (2011, p. 17) aponta como documentos
arquivsticos aqueles que apresentam a capacidade de:
conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governana
e o controle social das informaes;
apoiar e documentar a elaborao de polticas e o processo de tomada de
deciso;
possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistro;
fornecer evidncia em caso de litgio;
proteger os interesses do rgo e/ou entidade e os direitos dos funcionrios
e dos usurios/clientes;
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Gesto Arquivstica da Mensagem do Correio Eletrnico
assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e
inovao; e
manter a memria corporativa e coletiva.
Uma vez reconhecida a mensagem de correio eletrnico como documento
arquivstico, inicia-se sua gesto.
Qual a maneira de reconhecer a mensagem de
correio eletrnico como documento arquivstico?
A maneira de reconhecer identificando qual mensagem de correio
eletrnico foi produzida para registrar as atividades e tarefas que se
desenvolveram para cumprir determinadas atribuies.
O stio da Seo de Gesto de Arquivos e Documentos Arquivsticos das
Naes Unidas1 aponta casos que ilustram situaes em que a mensagem
de correio eletrnico considerada documento arquivstico, entre eles:
mensagem cujo contedo inicia, autoriza ou completa uma atividade;
mensagem cujo contedo de atividade-fim trocada entre pessoas da
mesma equipe ou de outras equipes, quando uma atividade conjunta;
mensagem recebida de fonte externa (pessoa fsica ou jurdica), que faz
parte de documento arquivstico oficial;
mensagem cujo contedo ordem do dia, minuta de reunio e similares; e
mensagem cujo contedo nota, relatrio final ou recomendao para
uma ao em desenvolvimento ou finalizada.
1. United Nations: Archives and Records Management Section (ARMS). Disponvel em:<http://www.un.org/
spanish/archives/unrecordsmgmt/manageemailrecs.shtml>. Acesso em: 5 mar. 2012. Traduo livre.
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aTen o! Deve ser resguardada a relao orgnica entre a mensagem, os anexos

A mensagem de correio eletrnico, no Arquivo Nacional, NO um documento e os links.
arquivstico quando:
seu contedo for de carter pessoal, no tendo nenhuma relao com as
atividades desenvolvidas pelo Arquivo Nacional.
seu contedo for relacionado a propagandas, promoes e afins, recebidas de Situaes em que a mensagem e os anexos podem ser documento
entidades externas, sem relao com as atividades do Arquivo Nacional. arquivstico:
for rascunho ou cpia de mensagem enviada ou recebida por grupos de trabalho
ou coordenaes, usada apenas para informao ou referncia.
1. Mensagem para transmisso de outro documento.

De: xxxxxxx
Se a mensagem de correio eletrnico documento Para: xxxxxx
arquivstico, os links e os anexos tambm o so? Cc: xxxxxxx
Assunto: Encaminhamento Memorando 53/2012
Uma prtica comum dos servidores do Arquivo Nacional no uso do correio Anexo: Memorando_53_2012
eletrnico para as atividades de trabalho anexar documentos ou indicar Fulano,
links no corpo da mensagem.

Antes da resposta, vale a pena saber que... Encaminho anexo o memorando solicitado.
Atenciosamente,
Anexos so os documentos encaminhados juntamente com a mensagem
em qualquer formato, como documentos de processamento de texto, Sicrano de Antares
planilhas ou arquivos de mdia. Cargo
Arquivo Nacional
Praa da Repblica, 173 Centro
Os links so endereos de internet ou da rede local indicados no corpo da Rio de Janeiro, RJ Brasil CEP 20211-350
mensagem de correio eletrnico. Ex.: http://www.arquivonacional.gov.br ou Tel.: (55 21) xxxx-xxxx
Correio eletrnico: sicrano@arquivonacional.gov.br
\\Polaris\coged-doceletr\COGED_Gestao_Documentos_Digitais\
Versoes_preliminares_de_documentos

Se a mensagem que contm anexo e/ou link for considerada documento O que documento arquivstico?
arquivstico, estes tambm o sero e devem ser contemplados na gesto da Somente o anexo, caso seja um documento oficial (memorando, ofcio,
mensagem de correio eletrnico. relatrio, entre outros).
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2. Mensagem encaminhando anexo e link a serem usados como material de 3. Mensagem o prprio documento, sem anexos.
referncia para a realizao de uma atividade.
De: xxxxxxx
De: xxxxxxx Para: xxxxxx
Para: xxxxxx Cc: xxxxxxx
Cc: xxxxxxx Assunto: Solicitao de Proposta Traduo Simultnea
Assunto: Encaminhamento de material referncia Fulano,
Anexo: Artigo_Histria_de_uma_mao
Fulano, Solicitamos uma proposta de preos para a execuo do servio de traduo
simultnea nos seguintes perodos:
Como material de referncia para o trabalho, encaminho o artigo anexo. Indico Ingls-portugus-ingls
tambm o link http://www.yyyyyy.com Em 7 de agosto de 2007: de 9h s 12h e de 14h s 17h = 6 horas (dois perodos de
trs horas)
Atenciosamente,

Sicrano de Antares Atenciosamente,

Cargo
Arquivo Nacional Sicrano de Antares
Praa da Repblica, 173 Centro
Rio de Janeiro, RJ Brasil CEP 20211-350 Cargo
Tel.: (55 21) xxxx-xxxx Arquivo Nacional
Correio eletrnico: sicrano@arquivonacional.gov.br Praa da Repblica, 173 Centro
Rio de Janeiro, RJ Brasil CEP 20211-350
Tel.: (55 21) xxxx-xxxx
O que documento arquivstico? Correio eletrnico: sicrano@arquivonacional.gov.br
Nada documento arquivstico: nem a mensagem, nem o link e nem o
anexo. O que documento arquivstico?
A prpria mensagem de correio eletrnico.
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Posso utilizar uma mensagem de correio eletrnico Tome nota!

para a formao de um processo?
Sim, no entanto, ao utilizar uma mensagem de correio eletrnico para a
formao de um processo, deve-se imprimir a mensagem com o contedo
na ntegra e apor carimbo de Confere com o original, conforme modelo
abaixo.
O Arquivo Nacional adere ao uso do Manual de redao da Presidncia da Repblica.
Consulte em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/manual.htm
O Gabinete do Ministro, do Ministrio da Justia, publicou uma compilao de
instrues para redao de textos oficiais e normativos.
Consulte a publicao impressa: Compilao de instrues para redao de textos
oficiais e normativos.

Arquivo Nacional No AN, a mensagem de correio eletrnico pode ser usada para a transmisso
08060 de documento oficial (ofcio, memorando, relatrio, ata, entre outros) como
anexo e para tratar de assuntos relacionados s atividades de rotina.
CONFERE COM O ORIGINAL
Para a redao no corpo da mensagem, orienta-se que:

Data: ___/___/___ o desenvolvimento do assunto seja em pargrafos distintos, a fim de que

diferentes ideias sejam compreendidas claramente;
----------------------------- quando for apenas para o encaminhamento de documento anexo, iniciar
Assinatura do servidor a redao com referncia ao expediente que o solicitou. Exemplo: Em
Matrcula resposta ao Aviso n 12, de 1 de fevereiro de 1991, encaminho, anexa,
cpia do Ofcio n 34, de 3 de abril de 1990, do Departamento Geral de
A conferncia da mensagem impressa feita mediante a visualizao do Administrao, que trata da requisio do servidor Fulano de Tal;
original digital na tela do computador. se a remessa do documento no tiver sido solicitada, deve-se iniciar
a mensagem com a informao do motivo da comunicao, que
Qual a formalidade na redao de uma encaminhar, indicando a seguir os dados completos do documento
mensagem de correio eletrnico e para que tipo de encaminhado (tipo, data, origem ou signatrio e assunto de que trata),
comunicao pode ser utilizada? e a razo pela qual est sendo encaminhado. Exemplo: Encaminho, para
exame e pronunciamento, a anexa cpia do telegrama n 12, de 10 de
Por tratar-se de um documento arquivstico institucional, deve ser utilizada fevereiro de 1991, do presidente da Confederao Nacional de Agricultura,
a redao oficial em sua produo. Por isso, recomenda-se a consulta a a respeito de projeto de modernizao de tcnicas agrcolas na regio
publicaes oficiais que apresentem as regras a serem adotadas ao redigir- Nordeste.
se um documento oficial. (Adaptao do Manual de redao da Presidncia da Repblica, p. 11-12.)
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Como classificar e avaliar uma mensagem de Tome nota!

correio eletrnico?
A classificao de uma mensagem de correio eletrnico consiste em
identificar, de acordo com um plano ou cdigo de classificao, a atividade
para a qual ela foi produzida.
Se a classe possuir mais de um assunto, escreva somente aquele a que se refere a
mensagem de correio eletrnico.
veja o exemplo acima do cdigo 020.5:
adote Assentamentos individuais quando o assunto tratado for este ou
adote Cadastro quando este for o assunto tratado.

A classificao de documentos uma atividade exigente, pois o produtor Caso determinada atividade ainda no tenha sido contemplada pelo cdigo
do documento precisa estar familiarizado com o cdigo de classificao de classificao, no campo Assunto da mensagem de correio eletrnico,
de documentos do Arquivo Nacional que, por sua vez, deve representar a adote o uso de palavras-chave do contedo que est sendo tratado na
hierarquia das atividades-meio e fim desenvolvidas pela instituio. mensagem.

No AN, deve-se adotar o Cdigo de classificao de documentos de arquivo Exemplo:

para a administrao pblica: atividades-meio e o Cdigo de Classificao das
atividades-fim do Arquivo Nacional.
Palavras-chaves do contedo da mensagem
O cdigo de classificao da mensagem de correio eletrnico ser indicado
no campo Assunto, precedendo a descrio da atividade.

Exemplos:

Atividade-meio
003 Relatrios de atividades
020.5 Assentamentos individuais. Cadastro

Atividade-fim
212.1 Classificao e arquivamento
215.1 Memria da Administrao Pblica Brasileira (MAPA)
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A avaliao de uma mensagem de correio eletrnico um processo que Exemplo: Atividade-fim

consiste na anlise do documento para atribuio de valores primrio e Prazos de guarda
secundrio e, consequentemente, definio pela guarda ou eliminao de Fase Fase Destinao
Assunto corrente intermediria final Observaes
tal mensagem, ou seja, sua destinao.
200 ATIVIDADES TCNICAS DO ARQUIVO NACIONAL
Como j citado, para saber a temporalidade da mensagem de correio 210 GESTO DE DOCUMENTOS
eletrnico tem-se que seguir a Tabela de Temporalidade e Destinao de 211 Produo e fluxo
At concluso
Guarda
1 ano de instrumento
Documentos. documentais
normativo
permanente

Exemplo: Atividade-meio 240 PRESERVAO DO ACERVO

241 Conservao Guarda

1 ano ---
preventiva permanente

Observao: a tabela de temporalidade e destinao de documentos das

atividades-fim do AN encontra-se em fase de elaborao. A tabela desse
exemplo meramente ilustrativa.

Para saber mais...
Documentos arquivsticos so aqueles produzidos ou recebidos no desenvolvimento
das atividades do Arquivo Nacional. Nesse sentido, a mensagem de correio eletrnico
recebida pelo AN seguir o processo de classificao, avaliao e descrio de acordo
com o programa de gesto arquivstica de documentos da instituio.
Tome nota!
1. Ao encaminhar um documento, certifique-se de que o anexou
antes de enviar a mensagem. A mensagem que encaminha um
arquivo deve conter informaes sobre o assunto tratado no anexo.
2. Quando o arquivo anexado a uma mensagem de correio eletrnico
tratar-se de um documento oficial, este deve seguir as orientaes do
Manual de redao da Presidncia da Repblica.
3. Na troca de mensagens, forma-se com frequncia uma cadeia de
respostas e reencaminhamentos, por isso evite misturar as atividades
e/ou assuntos que esto sendo tratados. Recomenda-se uma nova
mensagem de correio eletrnico para cada nova atividade a ser
desenvolvida.
4. Em vez de encaminhar um documento que compartilhado
em rede, no servidor de arquivo do Arquivo Nacional, indique na
mensagem de correio eletrnico o caminho da pasta em que ele est
armazenado.
5. Uma boa prtica marcar a mensagem de correio eletrnico como
no lida sempre que a atividade/tarefa estiver pendente.
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Armazenamento e organizao da mensagem de correio eletrnico na

caixa de entrada do correio eletrnico
Para organizar as mensagens enviadas e recebidas, recomendvel a criao Exemplo:
de pastas e subpastas, na sua Caixa de entrada, de acordo com o Cdigo
de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica:
atividades-meio. Para as atividades-fim, utilize o Cdigo de classificao das
atividades-fim do Arquivo Nacional; caso o assunto em questo no esteja
previsto, utilize as atribuies da sua rea at que o cdigo atual seja revisto.

Em caso de dvida quanto criao de pastas e subpastas, na sua Caixa de entrada

do e-mail, contate a Coordenao de Tecnologia da Informao Cotin (ramal: 1333).

Os cdigos de classificao, sejam da atividade-meio ou da atividade-fim,

representam as atividades desenvolvidas pelo Arquivo Nacional. Portanto,
crie somente pastas e subpastas relacionadas s suas atividades.

Tome nota!
Para liberar espao de armazenamento na sua conta, uma dica reservar de 15
a 30min dirios para organizar sua caixa de entrada.
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Netiqueta

Exemplo:
Lembre-se!
Mensagem de correio eletrnico de trabalho deve priorizar: simplicidade,
clareza e objetividade.

De acordo com o Manual de redao da Presidncia da Repblica, ao redigir

uma mensagem de correio eletrnico deve-se evitar o uso de linguagem
incompatvel com uma comunicao oficial (2002).

Algumas boas prticas devem ser seguidas para produo (redao) de

mensagem de correio eletrnico no Arquivo Nacional:

escrever formalmente, de acordo com as normas de redao oficial;

evitar uso de abreviaes;
escrever em caixa baixa;
usar fonte tamanho 10 ou 12, Arial/Times New Roman/Tahoma (Windows),
cor preta;
usar recurso de formatao (negrito, itlico e sublinhado) com moderao;
usar fundo branco;
saudaes formais e apropriadas;
identificao do autor (nome, cargo, instituio, endereo, CEP, cidade,
telefone, correio eletrnico).
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Mensagem de correio eletrnico institucional x pessoal

importante diferenciar o uso institucional e particular do correio eletrnico,
por isso algumas orientaes so necessrias.
O endereo de correio eletrnico institucional deve ser usado apenas
para as atividades vinculadas ao desempenho de suas funes.
Deve-se evitar o uso do correio eletrnico institucional para outros fins que profissionais e pessoais, facilitando assim a atividade de classificao da
no o de trabalho. Assim, evita-se recebimento de spam, contaminao
por vrus, sobrecarga dos servidores de rede e do gerenciamento do
correio eletrnico institucional.
Se for imprescindvel o uso para fins pessoais, lembre-se de que no
documento arquivstico para o Arquivo Nacional e que deve ser apagado
de sua caixa de mensagem ou enviado para seu correio eletrnico pessoal
(por exemplo: @gmail, @yahoo, @uol etc.).
Ao redigir uma mensagem institucional, evite misturar assuntos
mensagem como documento arquivstico.

Direitos e deveres
A instituio disponibiliza recursos computacionais, como o correio Deveres:
eletrnico, para agilizar o processo de comunicao entre os seus servidores
Tratar a informao digital como patrimnio institucional e como um
e com outras instituies. Para haver o uso consciente e seguro de tais
recurso que deve ser preservado, em conformidade com as referncias
recursos, o usurio precisa conhecer seus direitos e deveres ao utilizar-se do
normativas estabelecidas;
correio eletrnico.
Respeitar a intimidade da vida privada, a honra e a imagem das pessoas.

Direitos: Saiba que...

Ter um login e senha para uso do correio eletrnico institucional; A Cotin vem elaborando uma poltica para o uso de recursos computacionais no
Ter acesso ao seu correio eletrnico pessoal. Arquivo Nacional, da qual constam as orientaes sobre o que direito e dever dos
usurios de computadores e rede da instituio.

Cartilha de Gesto de Mensagem de Correio Eletrnico no Arquivo Nacional
Uso indevido do correio eletrnico
art. 1 - A dignidade, o decoro, o zelo, a eficcia e a conscincia dos princpios morais
so primados maiores que devem nortear o servidor pblico, seja no exerccio do
cargo ou funo, ou fora dele, j que refletir o exerccio da vocao do prprio
poder estatal. Seus atos, comportamentos e atitudes sero direcionados para
a preservao da honra e da tradio dos servios pblicos. (grifo nosso,
Cdigo de tica profissional do servidor pblico civil do Poder Executivo Federal,
decreto n 1171, de 22/6/1994).2
Dessa forma, devem ser evitados determinados usos para o correio
eletrnico:
a. as senhas de acesso ao correio eletrnico (individuais ou de equipe) so
intransferveis;
b. nenhum usurio do Arquivo Nacional pode utilizar o correio eletrnico
para troca de mensagem sobre pedofilia ou outros contedos erticos;
2. Disponvel em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/d1171.htm.
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Gesto Arquivstica da Mensagem do Correio Eletrnico
c. no deve ser utilizada a mensagem de correio eletrnico para troca de
msicas ou vdeos alheios misso institucional e desnecessrios para o
desenvolvimento do trabalho do usurio;
d. nenhum usurio pode, em quaisquer circunstncias, enviar mensagem
de correio eletrnico para difamar, caluniar ou molestar outras pessoas.
Entende-se por molestamento o uso intencional da mensagem para:
perturbar, amedrontar, ameaar e ofender pessoas usando linguagem
ou qualquer outro mecanismo ou material para fazer ameaa que
comprometa a integridade fsica ou moral do receptor e de sua
famlia;
contatar algum vrias vezes com a inteno de perturb-lo,
principalmente quando o destinatrio tenha expressado o desejo de
finalizar a comunicao.
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Cartilha de Gesto de Mensagem de Correio Eletrnico no Arquivo Nacional Gesto Arquivstica da Mensagem do Correio Eletrnico

Glossrio

Os termos a seguir e suas definies so apresentados no contexto desta cartilha e servem para apoiar a sua compreenso.

Caixa postal eletrnica ou caixa de correio

rea de armazenamento de um usurio no servio de correio eletrnico. Contm as pastas Caixa de entrada e Mensagens enviadas, entre outras.
Correio eletrnico
Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagem eletrnica e outros documentos digitais por meio de rede de computadores. (I) E-mail.
Documento
Unidade de registro de informaes, qualquer que seja o formato ou o suporte (arquivo nacional, 2005, p.73). Ver tambm: documento digital.
Documento arquivstico
Documento produzido (elaborado ou recebido) no curso de uma atividade prtica, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido para ao ou
referncia. (I) Record.
Documento arquivstico digital
Documento digital reconhecido e tratado como um documento arquivstico. (I) Digital record. Ver tambm: documento arquivstico; documento digital.
Documento digital
Informao registrada, codificada em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de sistema computacional. (I) Digital document.
E-mail (electronic mail)
Ver: Correio eletrnico

Endereo de correio eletrnico

Nome nico de uma caixa postal eletrnica, de uma pessoa, grupo ou organizao, associada a um servio de correio eletrnico. formado por um
identificador (nome, apelido, sigla ou cdigo), um sinal denominado arroba (@) e o domnio do provedor do servio. (I) E-mail address.

Governana
Exerccio da administrao de recursos sociais e econmicos para a realizao de atividades e cumprimento das demandas de um rgo ou entidade.
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Cartilha de Gesto de Mensagem de Correio Eletrnico no Arquivo Nacional Gesto Arquivstica da Mensagem do Correio Eletrnico

Mensagem eletrnica
Documento digital criado ou recebido via um sistema de correio eletrnico, incluindo anexos que possam ser transmitidos com a mensagem.

Metadado
Dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivsticos ao longo do tempo.

Objeto digital
Uma ou mais cadeias de bits que registram o contedo do objeto e de seus metadados associados.

Provedor de acesso
Empresa que oferece o servio de acesso internet para usurios residenciais ou empresas.
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Cartilha de Gesto de Mensagem de Correio Eletrnico no Arquivo Nacional Gesto Arquivstica da Mensagem do Correio Eletrnico

Referncias

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http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm

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interpares 3 project (The). Team Italy. Guidelines and recommendations for e-mail records management and long-term preservation: final report (Draft). May
2011.

pontevolpe, G.; salza, s. Keeping and preserving e-mail (v 4.1). Rome: Centro Nazionale per lInformatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA), 2009.

presidncia da repblica. Manual de redao da Presidncia da Repblica. Braslia: Presidncia da Repblica, 2002.

so paulo. Instruo Normativa APE/SAESP-1, de 10-3-2009. Estabelece diretrizes e define procedimentos para a gesto, a preservao e o acesso contnuo aos
documentos arquivsticos digitais da Administrao Pblica Estadual Direta e Indireta. Disponvel em:
http://www.arquivoestado.sp.gov.br/saesp/Instrucao_Normativa_APE_SAESP_1_de_10_de_marco_de_2009.pdf

shipley, David; schwalbe, Will. Enviar: o guia essencial de como usar o e-mail com inteligncia e elegncia. Traduo de Claudia Guimares. Rio de Janeiro:
Sextante, 2008.

united nations. Archives and Record Management Section. Managing emails as records. 2010. Disponvel em:
http://archives.un.org/ARMS/node/61#id6 Acesso em: 10 set. 2011.

Imagens
Figura 1: Planta de engenharia (http://olharbeheca.blogspot.com.br)
Msica, voz, som (http://birungueta.blogspot.com.br)
Planilha de produtos (http://guiadecompra.com)
Base de dados do IBGE (http://mundogeo.com)