UNIVERSIDAD INCA GARCILAZO DE LA VEGA

FACULTAD DE COMERCIO EXTERIOR Y RELACIONES INTERNACIONAES

Ao del Buen Servicio al Ciudadano"

TEMA: Los Almacenes dentro de la Cadena de

Suministro

Curso: Gestin de Almacenes para el Comercio

Internacional

Alumno: Ada Mirella Barreto Enciso

Cdigo: 290085728

Semestre: 2017 - 1

1
 Introduccin

La administracin de la cadena de abastecimiento es el tema principal en muchas

industrias con una firme idea de la importancia de una relacin integrada entre
clientes y proveedores. Esta administracin se ha convertido en el camino para la
mejora de la competitividad por medio de la reduccin de la incertidumbre y el
mejoramiento del servicio al cliente.

Uno de los principales actores en la administracin de la cadena de abastecimiento

es el departamento de logstica. Pero qu es la logstica?. Se define oficialmente a
la logstica como el proceso de planificar, llevar a la prctica y controlar el
movimiento y almacenamiento de forma eficaz y costos efectivos de materias
primas, productos en fabricacin y productos terminados y la informacin con ellos
relacionada, desde el punto de origen hasta el lugar de consumo, con el fin de
actuar conforme a las necesidades del cliente. Sencillamente es la ciencia (y el
arte) de que los productos adecuados lleguen al lugar adecuado en la cantidad
adecuada en el momento adecuado para satisfacer las demandas del cliente. The
United Kingdom Institute of Logistics (Instituto de Logstica del Reino Unido) lo
define de forma ms sencilla como la colocacin de recursos en relacin con el
tiempo. Tambin se ha definido como la gestin de inventario en movimiento y
estacionario. La disciplina de marketing comprende, almacenamiento, distribucin
y gestin de la informacin. Incluye tambin la gestin del suministro internacional
en cadena y servicios de valor aadido / previos a la venta al por menor.

Por lo tanto el departamento de logstica es el encargado de realizar estas

actividades. Este departamento se le puede estructurar tan grande o pequeo
como lo defina la administracin o como el mismo departamento quiera ser.

2
Almacn

El concepto de almacenamiento ha ido cambiando y ampliando su mbito de

competencia. El almacn es, hoy por hoy, una unidad de servicio y soporte en la
estructura orgnica y funcional de una compaa, comercial o industrial, con
propsitos bien definidos de custodia, control y abastecimiento de materiales y
productos. En la actualidad, lo que antes se caracterizaba como un espacio dentro
de la empresa destinado al uso exclusivo de arrume de mercanca, es una
estructura clave que provee elementos fsicos y funcionales capaces de generar
valor agregado.

La Gestin de Almacenes

La gestin de almacenes puede definirse como el proceso logstico que se encarga

de la recepcin, el almacenamiento y el movimiento dentro de un mismo almacn
hasta el punto de consumo de cualquier unidad logstica, as como el tratamiento
de informacin de los datos generados en cada uno de los procesos.

La gestin de almacenes tiene como principal propsito optimizar un rea logstica

funcional que acta en dos etapas de flujo como lo son: el abastecimiento y la
distribucin fsica, constituyendo por ende la gestin de una de las actividades ms
importantes para el funcionamiento de la cadena de abastecimiento.

El objetivo general de la gestin de almacenes consiste en garantizar el suministro

continuo y oportuno de los materiales y medios de produccin requeridos para
asegurar los servicios de forma ininterrumpida, de tal manera que el flujo de
produccin de una organizacin, se encuentra en gran medida condicionado por el
ritmo del almacn.

La gestin de almacenes se ubica en el Mapa de Procesos Logsticos entre la

Gestin de Inventarios y la Gestin de Pedidos y Distribucin. De esta manera el
mbito de responsabilidad del rea de almacenes nace en la recepcin de la
unidad fsica en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento del
mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.

3
El comn interrogante que se genera luego de conocer los procesos del mapa logstico
es: Qu funciones corresponden a la Gestin de Inventarios (gestin de existencias) y
que a la Gestin de Almacenes? La siguiente grafica despeja con exactitud el
interrogante.

Importancia y objetivos de la gestin de almacenes

Describir la importancia y los objetivos de una gestin dependen directamente de los

fundamentos y principios que enmarcan la razn de ser de la misma, sin embargo tal
como lo observamos en la grfica anterior sobre el "debe ser almacenado" quien formula
las cuestiones de fundamento y principio es la gestin de inventario o existencia, y en
estas se basa la gestin de almacenes para tener una gran importancia y unos claros
objetivos.

Los objetivos que debe plantearse una gestin de almacenes son:

4
Y los beneficios (que justifican su importancia ) son:

Funciones del almacn

Aunque el derrotero de funciones de un almacn depende de la incidencia de mltiples

factores tanto fsicos como organizacionales, algunas funciones resultan comunes en
cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

Recepcin de Materiales.
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.

5
 Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y
contabilidad.

Principios del almacn

Como ya ha sido tratado en el mdulo de Administracin de Inventarios, todo

manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo
del producto final sin agregarle valor, en teora es un mal necesario, razn por la
cual se debe conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de
faltantes y al menor costo posible de operacin. Para llevar a cabo tal empresa, la
gestin de almacenes debe establecer y regirse por unos principios comunes
fundamentales, conocidos como principios del almacn (aplicables a cualquier
entorno):

La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe

encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en
cada almacn.

El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones

especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin,
despacho y ayuda en el control de inventarios.

Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de

salida (ambas con su debido control).

Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.

Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos

los
movimientos del almacn (entradas y salidas), la programacin y
control de produccin sobre las existencias.

Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el

nombre comn y conocido de compras, control de inventario y
produccin.

La identificacin debe estar codificada.

Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e

identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar
su ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.

6
 Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por un personal
ajeno al almacn.

Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere

documentacin autorizada segn sistemas existentes.

La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no

est asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la
gerencia o departamento de control de inventarios.

La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para

poder realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin.

Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.

La disposicin del almacn deber facilitar el control de los

materiales.

El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del

almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo
permitan las condiciones de operacin.

Proceso de la gestin de almacenes

El mapa de proceso de la gestin de almacenes se compone de dos ejes

transversales que representan los procesos principales - Planificacin y
Organizacin y Manejo de la informacin - y tres subprocesos que componen la
gestin de actividades y que abarca la recepcin, el almacn y el movimiento.

7
Planificacin y Organizacin:

El proceso de planificacin y organizacin es de carcter estratgico y tctico, dado

que tiene que brindar soluciones de recursos en comunin con las polticas y
objetivos generales que contempla la estrategia de la compaa, en aras de
potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la misma. Dentro de las
actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificacin y
organizacin se encuentran:

Diseo de la red de distribucin de la compaa: Toda compaa

necesita establecer polticas respecto a su red de distribucin, dado que
esta debe ser acorde a su mercado y ptima en capacidad de respuesta
para mitigar las fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las
decisiones respecto al diseo de la red de distribucin es tal, dado que
requiere de la combinacin precisa de instalaciones, modalidades de
transporte, y estrategias. El Diseo de una Red de Distribucin es la
planificacin y ubicacin estratgica de los almacenes y centros de
distribucin de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde
uno o ms orgenes hasta el cliente. Desarrollar una adecuada red de
almacenes para la compaa y los clientes requiere considerar una cantidad
significativa de elementos: Nmero de almacenes, las ubicaciones, la
propiedad de la gestin o el tamao de los mismos. Tras tener identificadas
las necesidades de distribucin y almacenamiento, la compaa debe decidir
qu tipos de almacenes y centros de distribucin se ajustan a sus
necesidades de manera ms eficiente, as como la ubicacin de los mismos.

Responsabilidades de la Gestin de Almacenes (Gestin Propia o

Subcontratacin): Una vez se ha diseado la red de distribucin se
procede a determinar si se auto gestionar el almacn o si se subcontratar.
Una vez ms la decisin depende de muchos factores dependientes de la
estrategia de la organizacin, de su mercado, tamao y cadena de
abastecimiento, sin embargo existen claras ventajas y desventajas de
acuerdo al tipo de gestin (propia o por subcontratacin), dentro de las ms
significativas se encuentran:

8
Dado que regularmente para la determinacin de la responsabilidad de la gestin
se preponderan los argumentos financieros en un apartado posterior
profundizaremos en mtodos matemticos que permitan establecer elementos
cuantitativos de juicio para este subproceso de la planificacin y organizacin.

Ubicacin de almacenes: La firma Pricewaterhousecoopers recomienda

que la localizacin de los almacenes se aborde desde un enfoque con doble
perspectiva:

- Una visin general del mercado: Para acotarse geograficamente a un rea

amplia, y
- Una visin local del mercado: Que contemple aspectos particulares de las zonas
acotadas en la visin general.

Historicamente desde el plano de la Ingeniera Industrial se ha abordado el

tema de la localizacin de almacenes mediante mltiples mtodos matemticos,
entre los que se encuentran los mtodos de: Von Thnen, Hoover, Weber,
Greenhut y el mtodo de Centro de Gravedad (Este Ultimo lo abordaremos desde
el mdulo de Diseo y Distribucin de Planta). Sin embargo los factores no son
meramente cuantitativos y existen una gran cantidad de criterios cualitativos (que
evidentemente redundan en el plano financiero) y entre los que se destacan:

9
 Tamao de los almacenes: Un almacn debe ser dimensionado
principalmente en funcin de los productos a almacenar (en tamao,
caractersticas propias y cantidad de referencias) y la demanda
(especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda).
Pero adems de estos, intervienen otros factores que deben ser
considerados a la hora de dimensionar el tamao de un almacn. Los
factores a tener en cuenta para el clculo del tamao de un almacn son:

- Productos a almacenar (cantidad y tamaos)

- Demanda de los mercados
- Niveles de Servicio al cliente
- Sistemas de manipulacin y almacenaje a utilizar
- Tiempos de produccin
- Economas de escala
- Lay out de existencias
- Requisitos de pasillos
- Oficinas necesarias

Es importante la consideracin de las tres dimensiones para determinar la

capacidad del almacn, es decir determinar la magnitud en funcin de metros
cbicos. En el mdulo de Diseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos
matemticamente el aspecto conocido como dimensionamiento de bodegas.

Diseo y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y

sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de
materiales ms eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este
sentido, un diseo efectivo optimiza las actividades de un almacn. En el
mdulo de Diseo, Tamao y Lay-out de almacenes abordaremos este tema
a profundidad.

Recepcin:
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o
demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima
utilizacin. La recepcin es el proceso de planificacin de las entradas de unidades,
descarga y verificacin tal y como se solicitaron mediante la actualizacin de los
registros de inventario.

El objetivo al que debe tender una empresa en su proceso de recepcin de

mercancas es la automatizacin tanto como sea posible para eliminar o minimizar
burocracia e intervenciones humanas que no aaden valor al producto. Otra
tendencia considerada como buena prctica logstica es la implementacin de
programas de entregas certificadas que no solo eliminan burocracia sino que
reducen al mnimo las inspecciones que se consideran imprescindibles pero que no
aaden valor.

10
11
En primer lugar, el proceso de recepcin de mercancas debe cimentarse en una
previsin de entradas que informe de las recepciones a realizar en tiempo dado y
que contenga, al menos, el horario, artculos, y procedencia de cada recepcin,
este proceso se conoce como cita previa ya que para procesos como Entregas
Pletizadas se debe contar con recursos muy especficos como montacargas,
plataformas mviles, rampas, entre otros.

Es evidentemente necesario que se distingan los ingresos de unidades internas de

las externas. En el primero de los casos, los requerimientos de recepcin son
significativamente menores que las mercancas de origen externo, en el caso de
que se realicen controles de procesos a lo largo de la vida de las mercanca.
Adems, una correcta metodologa de identificaciones a lo largo de la compaa
tambin favorece enormemente la actividad de recepcin. Es el caso de traslado
de mercancas entre almacenes o de proceso de transformacin a almacn. Las
mercancas de procedencia externa requieren unas condiciones de llegada ms
exhaustivas y deben haber sido establecidas previamente con el proveedor (cita
previa - EDI), con lo que se precisa mayor actuacin y responsabilidad desde el
almacn.

Tras la descarga e identificacin, las cuales deben realizarse de manera inmediata

y en zona especfica habilitada a tal efecto, las mercancas deben pasar a
almacenamiento, bien sea temporal a la espera de su ubicacin definitiva, bien sea
fijo en su ubicacin definitiva.

El almacenamiento o almacn es el subproceso operativo concerniente a la guarda

y conservacin de los productos con los mnimos riesgos para el producto,
personas y compaa y optimizando el espacio fsico del almacn. El almacn
puede dividirse en las siguientes zonas:

12
Los Sistemas de Almacenamiento y Tipos de Almacn sern abordados en mdulos
independientes.

Movimiento:

Es el subproceso del almacn de carcter operativo relativo al traslado de los

materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacn o desde la zona de
recepcin a la ubicacin de almacenamiento. La actividad de mover fsicamente
mercancas se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de
equipos de manipulacin de materiales. El tipo de herramientas utilizado depende
de una serie de factores como son:

Volumen del almacn

Volumen de las mercancas
Vida de las mercancas
Coste del equipo frente a la finalidad
Cantidad de manipulaciones especiales y expediciones requeridas
Distancia de los movimientos

13
Desde la perspectiva de las caractersticas de las mercancas, los flujos de entrada
y salida del almacn de las mercancas son variadas, como por ejemplo:

Last In First Out (LIFO): la ltima mercanca que entra en almacn, es la

primera que sale para expedicin. Esta modalidad es frecuentemente
utilizada en productos frescos.
First In First Out (FIFO): la primera mercanca que entra en almacn, es
la primera que es sacada de almacn. Es la modalidad ms utilizada para
evitar las obsolescencias
First Expired First Out (FEFO): el de fecha ms prxima de
caducidad es el primero en salir.

Informacin:

Si bien la funcin principal de la Gestin de Almacenes es la eficiencia y efectividad

en el flujo fsico, su consecucin est a expensas del flujo de informacin, este es
un eje transversal de los procesos de gestin logstica, y la gestin de almacenes
no son la excepcin. Debe ser su optimizacin, por tanto, objetivo de primer orden
en la Gestin de Almacenes. Su mbito se extiende a todos los procesos
anteriormente descritos Planificacin y organizacin, recepcin, almacn y
movimiento y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vas:

Informacin para gestin.

Identificacin de ubicaciones.
Identificacin y trazabilidad de mercancas.

Dentro de la informacin para la gestin se incluyen:

Configuracin del almacn: instalaciones, lay-out

Datos relativos a los medios disponibles
Datos tcnicos de las mercancas almacenadas
Informes de actividad para Direccin
Evolucin de indicadores
Procedimientos e instrucciones de trabajo
Perfiles y requisitos de los puestos
Registros de la actividad diaria.

14
 Conclusiones

1. La Administracin de la Cadena de Suministro a menudo requiere del

mejoramiento y rediseo de sus procesos de negocio para adaptarse a los cambios
del mercado y a las demandas y preferencias de sus clientes, por ciclos ms
cortos, ms rpidos y a la vez ms precisos.

2. Una adecuada gestin de la cadena de suministros traera numerosos

beneficios, garantizando la eficacia en las negociaciones gracias a las posibilidades
de las nuevas tecnologas en el intercambio de informacin con los proveedores.
Dichas tecnologas permiten el acceso a un mayor nmero de proveedores
potenciales y aun mayor nmero de ofertas de manera rpida, sencilla y
automatizada.

3. Por otro lado, la integracin de una cadena de suministro puede reducir

costes operativos drsticamente y mejorar significativamente su desempeo
financiero y su competitividad a travs de un espectro de procesos: Planeacin y
programacin, abastecimiento y administracin de informacin y materiales y
administracin de los costos asociados. La cadena de suministro es tan fuerte
como el eslabn ms dbil de la misma. Al desarrollar e implementar estrategias
de Cadena de suministro integra y administra a sus socios del negocio (o del
proceso ampliado).

15