VIVA COM

ORGANIZAO
Ideias para voc gerenciar seu tempo e sua Vida
 Se Chaplin estivesse vivo ele no chamaria os
dias de hoje de tempos modernos, mas sim de
tempos malucos. A vida se transformou em um
Tsunami de urgncias, problemas e atividades

87%
em que poucos conseguem manter seu ritmo
em equilbrio. O estresse j to comum nos
dos executivos dias de hoje, que se algum falar que no est
brasileiros
SOFREM DE STREES estressado para voc, automaticamente vir
em sua vida a ideia de desemprego ou de alguma herana
no planejada. O estresse a doena da vida
moderna. Uma pesquisa recente aponta que 87%
dos executivos brasileiros sofrem de estresse
em sua vida. Talvez voc esteja dentro desse
percentual ou seja um dos felizardos do grupo dos
13% que aproveitam seu tempo com astcia.

Usar seu tempo com sabedoria aproveit-lo para o que importante para voc, reduzir
suas urgncias e evitar ao mximo gast-lo com as circunstncias.

Um dos grandes fatores que levam as pessoas a terem muitas urgncias ou circunstncias
a falta de organizao. Em nossos treinamentos desenvolvemos um perfil de produtividade
pessoal, feito a partir de pesquisas com base em cinco competncias bsicas que uma pessoa
precisa ter para ser mais produtiva no sculo XXI. Uma das competncias que tem sempre
um ndice mdio baixo, na casa dos 35%, a Organizao.
Quer saber qual o seu perfil de organizao? Realize o teste
abaixo, selecionando a opo que mais descreve voc:

Perguntas Nunca s vezes Sempre

Minha mesa est limpa e organizada, sem pilhas de papis

ou revistas.

Levo menos de 5 minutos para localizar informaes (papis,

arquivos, etc) que preciso em meu computador, meu ambiente
(armrios, mesas, gavetas,etc), agenda ou revistas.

Consigo ler todas as revistas e newsletters que recebo, e

armazeno esse conhecimento para ser reaproveitado.

Tenho uma forma de dividir minha papelada por assuntos,

de forma organizada em pastas e arquivos categorizados e
etiquetados.

Raramente perco minhas coisas

As pessoas me acham uma pessoa organizada.

Voc s consegue trabalhar em uma mesa limpa e organizada?

Organizo constantemente minhas gavetas do escritrio e do

meu armrio de roupas para manter sempre a ordem.

Some os valores conforme suas respostas, utilizando a seguinte escala:

NUNCA 1 ; S VEZES 2 ; SEMPRE 3 e veja seu resultado:

AT 10 PONTOS AT 18 PONTOS ACIMA DE 19 PONTOSt

Parabns! Voc uma pessoa

Voc est muito desleixado com
sua organizao! Talvez esteja
perdendo tempo precioso do seu
dia e nem perceba isso. Comece
a adotar pequenos hbitos
de organizao para ser mais
produtivo, antes que a baguna
tome conta da sua vida.
Voc tem o perfil mdio de uma
tipicamente organizada!
pessoa com um nvel bsico
Bastante detalhista e
de organizao. H tendncias
sistemtica. Deve perder muito
para ser uma pessoa totalmente
pouco tempo localizando coisas.
organizada um dia, mas ainda
Continue assim e veja se essa
precisa de algumas dicas para
matria pode trazer ainda
melhorar sua organizao e
mais dicas para melhorar sua
ganhar mais tempo.
performance.
 Pense um pouco sobre seus hbitos dirios. Organizao Completa
Quantas vezes no passou horas procurando
aquele papelzinho com o telefone importante Minha abordagem para organizao
que voc anotou mas no se lembra aonde dividida em trs nveis complementares:
colocou? Ou tentando localizar uma revista Fsico, Lgico e Conhecimento.
por conter uma matria interessante que voc
precisa utilizar para uma apresentao? Ou
ainda, quantas vezes no utilizou o recurso
localizar do Windows para procurar um
arquivo que no se lembra mais aonde deixou?
Talvez voc d alguns suspiros quando olha
para sua mesa e percebe que parece um
atelier de um artista plstico. Alguma coisa
parece familiar? comum voc passar o dia
localizando informaes e nem perceber.

Se voc for curioso para computar

todos os minutos gastos diariamente nessas
atividades de busca e apreenso, vai
perceber que gasta em mdia 30 minutos
Nvel Fsico: o mais externo e visvel
procurando por coisas que deveriam ser
de todos. Ele se refere a toda baguna que
facilmente localizadas. Nossas pesquisas
pode ser tocada, como seus papis, agenda,
apontam que um executivo com nvel
armrios, gavetas, pastas, mesa, etc.
moderado de organizao, gasta at 3 horas
por semana ou 12 horas por ms devido Nvel Lgico: Contempla a organizao do
deficincia de organizao. seu computador, arquivos, pastas, links, etc.

Para piorar um pouco a situao, vamos Nvel Conhecimento: O mais abstrato,

acrescentar o volume de contedo que o
profissional do sculo XXI precisa enfrentar.
So fontes de informaes que aparecem de
todo o lugar: da prpria empresa, Internet,
e-mail, mercado, TV, revistas, jornais, etc. O
volume absurdo de informaes se transformou
em um dos piores inimigos da produtividade
nos dias atuais. Esse problema no pode ser
negligenciado, ele precisa ser urgentemente
tratado. Que tal comear organizando a sua
baguna?
mas o mais fundamental de todos. Ele trata
das coisas que voc sabe e precisa armazenar,
classificar e recuperar. Do conhecimento que
foi adquirido e no pode ser perdido.
Apesar de to importante, antes da
metodologia da Trade propor esse conceito,
ele no era abordado nos treinamentos
convencionais de administrao de tempo ou
produtividade, apenas em cursos sobre gesto
do conhecimento para empresas.
 Precisa achar alguma coisa? Que tal um mapa?
Quando voc est no carro perdido, o que voc usar para localizar um endereo? Um mapa? E
se voc tivesse um mapa para localizar as informaes que precisa? O mapa que proponho integra
todo o tipo de informao que voc usa e aplicvel em todos os nveis de organizao.

Esse mapa chamado de Taxonomia Pessoal. De acordo com o dicionrio Houaiss,

Taxonomia uma cincia de classificao, que lida com a descrio, identificao e classificao
dos organismos, individualmente ou em grupo.

O conceito da Taxonomia Pessoal muito simples mas no simplista: ele estabelece uma
forma de classificar todos os tipos de informao que voc possui em uma hierarquia em todos os
nveis. Ela torna automtico o processo de localizar e recuperar suas informaes, pois cria uma
organizao uniforme, fcil de lembrar e memorizar.

Sem uma classificao organizada, quando necessrio localizar algum documento, por
exemplo, voc pode passar horas vasculhando suas gavetas, armrios e pastas. Com a Taxonomia,
na prxima vez em que precisar de uma proposta que escreveu a um cliente, voc poder acessar
diretamente suas categorias - de uma forma muito mais rpida e eficaz do que ocorreria caso
tivesse que localiz-la no meio de todos os seus arquivos.

Abaixo voc tem um exemplo de uma Taxonomia Pessoal de uma Gerente de Marketing. A
taxonomia pessoal dela composta por 6 categorias principais, subdivididas em diversas categorias.
 Algumas dicas para voc elaborar a sua
Taxonomia Pessoal:
Evite criar muitas categorias principais, tentando no
ultrapassar 10 categorias

As categorias principais devem ser distintas uma das

outras, caso contrrio podem causar confuso na hora de
classificar a informao

Utilize nomes bvios e de fcil memorizao

Evite ultrapassar 4 subnveis na hierarquiacategorias.

Gosto de utilizar o modelo grfico de Mapas Mentais para desenvolver a Taxonomia Pessoal, pois
ele facilita a visualizao e um modelo de fcil memorizao. Mas voc pode utilizar qualquer
estrutura, desde que seja funcional para voc. Minha sugesto que assim que estiver pronta, voc
a imprima imediatamente e deixe-a sempre prxima de voc, para ajudar na sua memorizao e
poder revisar constantemente suas categorias.

Esse conceito pode ser utilizado dentro de sua casa, de sua empresa, de seu departamento.
Desenvolvi uma Taxonomia para o departamento de engenharia de uma empresa de construo
civil. Eles simplesmente no conseguiam localizar a montanha de papelada dos projetos em
execuo e arquivados. A Taxonomia do departamento ficou com 8 categorias principais e ajudou
a compor a taxonomia da equipe e a reduzir em aproximadamente 25% o tempo de arquivamento

Organizando a sua papelada

Sabe o que pior do que o dilvio de e-mails que

recebemos e enviamos diariamente? Uma enxurrada de e-mails
impressos e espalhados pela mesa. Pode parecer cena de filme
de ao americano, mas um hbito cada vez mais comum
dos trabalhadores do conhecimento. Alguns at j enviam um
e-mail com mensagens do tipo: Antes de imprimir, pense em sua
responsabilidade com o meio ambiente. Mas o problema no
para por a! Se essa fosse a nica fonte de papelada seria timo.
Ainda temos de lidar com papis soltos, pginas impressas,
anotaes, post-it, agendas, cadernos, revistas e jornais, etc.
tanta papelada que organizar tudo isso se torna um verdadeiro
desafio dirio.
Posso garantir que possvel vencer essa jornada. J passei de 1h a 12horas ao lado de clientes
ajudando a organizar suas informaes, de desordens simples a verdadeiros casos de calamidade
pessoal. Vou resumir alguns passos bsicos para ajud-lo nesse desafio:

1. Planeje a aplicao da Taxonomia Pessoal no seu ambiente fsico

Com sua Taxonomia definida, o prximo passo pensar onde ficaro alocadas fisicamente suas
categorias principais. Analise seu ambiente atual e especifique a localizao dos seus itens. Vamos
supor que a dona da Taxonomia Pessoal que usamos de exemplo, tenha em seu escritrio dois
armrios e trs gavetas. Ela poderia alocar sua Taxonomia da seguinte forma:

Plan. 16 - Gerente MKT

ARMRIO 1 ARMRIO 2
Gerente Arquivo Pessoal
Marketing Faculdade

No exemplo, um armrio foi dedicado para a categoria de Gerente de Marketing e outro

para Arquivo. A primeira gaveta de sua mesa ficou para Planejamento 2016 que faz parte da
categoria Gerente de Marketing que a mais utilizada por ela no momento, outra para assuntos
pessoais e outra para documentos da faculdade.

Nem todas as categorias se encaixam no escritrio, outras ficaro exclusivamente em casa,

outras ficaro divididas por categorias entre casa e escritrio. A regra : o que mais utilizar, mais
prximo deve ficar de voc.

2. Pastas, Arquivos e Sacos

Dentro das suas categorias principais existem subcategorias que iro armazenar sua
papelada. Para organizar esse ambiente necessrio que voc utilize pastas, arquivos suspensos,
sacos plsticos ou qualquer outro acessrio de papelaria que ajude voc a agrupar seus documentos.
Essas pastas devem ser rotuladas com o nome da categoria e se existirem sacos plsticos dentro
das pastas, faa o mesmo para cada um. Se quiser, voc pode utilizar um esquema de cores.
Se o fizer, no faa um carnaval no seu escritrio, utilize cores conforme as categorias da sua
taxonomia.
3. Dando um destino a papelada

Agora que seu ambiente est preparado, hora de dar um destino sua papelada.
Existem trs solues possveis para sua papelada:
LIXO - Se no servir pra nada, jogue fora. No junte papelada toa. S guarde o que
precisar recuperar no futuro. Seu tempo de guardar cartinhas de amor j passou.

GUARDAR - Se deve ser armazenado, classifique em que categoria a sua papelada deve
ficar e arquive-a. Se quiser, faa um link no seu formulrio de informaes, conforme
falaremos mais adiante para localizar o papel no futuro.

AGIR - Se necessrio tomar alguma ao com aquele papel, imediatamente crie uma
tarefa ou compromisso com data e hora marcadas para fazer a ao. O papel pendente
hoje, vira a urgncia de amanh.

Se tiver dvidas do que deve ser armazenado ou pode ser jogado fora, a tabela abaixo
traz o perodo para os documentos mais comuns, j de acordo com o novo Cdigo Civil:

Imposto de Renda, IPTU, IPVA, contas de gua, luz, telefone e gs 5 anos

Contratos de seguro (incluindo Seguro Sade) 1 ano
Plano de Sade 5 anos
Contrato de aluguel 3 anos
Pagamento de condomnio 5 anos
Prestao da casa 5 anos
Mensalidades escolares 5 anos

Baguna Digital: Organizando seu nvel lgico

Uma das grandes vantagens de se viver no sculo XXI so as facilidades da tecnologia. Voc
consegue se imaginar sem um editor de textos, e ter de voltar a velha mquina de escrever?
Meu filho de 6 anos ficou to impressionado quando eu mostrei uma mquina de escrever que
ele falou: Pai! Para de brincadeira. Isso no pode ser verdade. Felizmente verdade, o mundo
evoluiu, mas a grande promessa da tecnologia de tornar o homem mais produtivo nem sempre
verdadeira.
Boa parte do tempo de trabalho atualmente feito em frente a um computador, logo esse
ambiente precisa ser to organizado e prtico quanto seu ambiente fsico. Presenciei muitas
cenas de pessoas de braos cruzados para o computador, esperando a localizao
de arquivos ou e-mails que foram perdidos. A organizao lgica deve seguir os
mesmos conceitos da organizao fsica, mas seguem duas dicas bsicas:
1. Utilize uma pasta centralizada para seus documentos

Se voc espalhar seus arquivos entre diversas pastas ficar muito complicada e lenta
a localizao desses arquivos. A partir do Windows 95, a Microsoft sugere uma pasta padro
chamada Meus Documentos, na qual deveriam ficar localizadas todas as suas outras sub pastas.
A recomendao vlida e compensa.

2. Aplique a Taxonomia Pessoal no Seu

A partir da pasta central Meus Documentos, crie subpastas conforme sua Taxonomia Pessoal
e mova seus arquivos para as pastas correspondentes. Outra dica importante utilizar nomes
longos e descritivos para seus arquivos como por exemplo: relat_vendas_1semestre.doc ao invs
de relatoriovendas1.doc, pois dessa forma voc pode saber o que sem precisar abrir o arquivo.

Dicas com seu e-mail

Em uma pesquisa recente, concluiu-se que as pessoas gastam em mdia quatro horas por dia
lendo e enviando e-mails. Gerenciar e classificar seus e-mails da forma correta essencial, veja
algumas dicas:

Defina horrio para seus e-mails

Evite ficar conectado o dia todo no seu e-mail, isso s o far perder seu foco e ateno.
Recomendo que voc estipule horrios durante seu dia para se dedicar ao seu e-mail.

Processe seus e-mails

Um pssimo hbito deixar sua Caixa de e-mails lotada de mensagens. A forma correta
ter sempre sua caixa vazia ou apenas com e-mails que dependem de terceiros (aes delegadas).
Quando voc estiver dedicando tempo para ver seus e-mails voc deve processar sua caixa de
entrada, que consiste em dar um fim para tudo que voc recebeu:
LIXEIRA - Caso o e-mail no seja til ele deve ser apagado imediatamente.

RESPONDER - Se voc comeou a ler o e-mail, responda na mesma hora. Deixar para fazer
isso depois vai consumir mais tempo, pois voc ter de reler e repensar a resposta. Se
for uma pendncia, crie uma tarefa para fazer depois. Assim que o e-mail for respondido
apague-o. Se precisar futuramente, voc pode localiz-lo nos itens enviados ou aguardar
a resposta do destinatrio.
 AGIR - Da mesma forma que voc fez com sua papelada, faa com seu e-mail. Se ele
exigir uma ao, priorize e execute. No deixe e-mails sem ao.

ARMAZENAR - Se o e-mail contm uma informao importante, o mesmo deve ser

armazenado. Voc pode mover para uma pasta conforme sua Taxonomia Pessoal ou criar
uma informao com seu e-mail.

Gerenciando o que voc sabe que sabe!

Estamos na era do profissional do conhecimento, valorizado no apenas pelo seu currculo,
mas principalmente por suas competncias e conhecimentos, informao comea a ser smbolo de
poder.

Gosto de definir conhecimento como experincia de vida e capacidade de discernimento que

transformam dados em informaes, necessidades em ao com base em informaes anteriores.

Pensando sob essa perspectiva, de que forma ento controlar e gerenciar esse conhecimento
pessoal? Podemos at afirmar que o verdadeiro diferencial competitivo de um profissional para
outro est na sua capacidade de gerenciar seu conhecimento.

Nas empresas, a gesto do conhecimento est comeando a ter grande destaque, mas
esse conceito precisa ser aplicado para voc tambm! Podemos definir gesto do conhecimento
como: tcnicas e tecnologias que tm por finalidade criar condies para identificar, capturar,
taxonomizar, recuperar e compartilhar conhecimento.

1. Crie sua base de conhecimento

Quanto contedo de valor voc tem contatado diariamente e simplesmente quando precisa
reutilizar no encontra? Voc deve criar um procedimento para armazenar esse conhecimento. Por
exemplo, sempre que preciso desenvolver uma palestra ou artigo sobre produtividade eu procuro
em minha base de conhecimento informaes com palavras-chave como? stress, pesquisas ou
produtividade e automaticamente uma srie de notcias, e-mails, artigos, textos e vdeos que
em algum momento eu tive contato so recuperados para que possa utilizar se precisar.

Essa base est no Neotriad Desktop, um programa desenvolvido para produtividade pessoal
(voc pode baixar uma verso de demonstrao no endereo: www.triadps.com). Voc tambm
pode utilizar uma pasta dividida por categorias, armazenando seus textos ou informaes. Caso
eles sejam apenas referncias, voc pode criar um ndice que contenha informaes de como
localizar esse item.
2. Crie um ndice para seu conhecimento

Muitas vezes seu conhecimento foi adquirido atravs de livros, revistas, vdeos ou outras opes
que simplesmente no podem ser recortadas e armazenadas, mas precisam ser localizadas da
mesma forma. Nesse caso voc precisa criar um ndice que indique o local aonde essa informao
poder ser encontrada. Voc pode fazer isso atravs do Neotriad Desktop ou criando um documento
no Word, com uma tabela similar ao exemplo abaixo, indicando o que e aonde localizar:

Ttulo / Data Localizao Mdia Taxonomia Resumo Palavras-Chave

Duas Vidas N/D DVD: Pessoal Filme que mostra Reflexo ;

Walt Disney Duas Vidas que precisamos Liderana;
Walt Disney aproveitar pessoal ;
melhor a vida Motivao.
hoje para no
se arrepender
depois.

Seminrio Escritrio Folheto Pessoal Curso que Plano de

Empreende- Gaveta Impresso preciso fazer negcios;
dorismo Pessoal sobre empresa dinheiro;
Pasta Cursos empresa.

Espero que estas dicas possam ajudar na sua organizao pessoal ou pelo menos levantar uma
bandeira vermelha para sua necessidade urgente de se organizar. Se precisar de mais informaes
ou ajuda, consulte o captulo sobre Organizao no livro A Trade do Tempo - Editora Campus.
Tambm existem alguns sites na Internet especializados no assunto, como:
www.organizesuavida.com.br, www.myorganizedlife.com. Boa Sorte!
Christian Barbosa
Considerado o Senhor do Tempo pela
revista Voc S/A e pelo jornal Zero Hora,
Christian Barbosa o maior especialista em
gerenciamento do tempo e produtividade
pessoal do pas. Um dos mais jovens
profissionais certificados pela Microsoft,
aos 15 anos criou sua primeira empresa de
tecnologia, que se tornou um sucesso. O
estresse precoce custou sua sade e o fez
refletir sobre a necessidade de ter mais
tempo.

fundador da Triad Productivity Solutions,

consultoria multinacional especializada em
produtividade e colaborao, que desenvolve
cursos e softwares e d consultorias e
palestras para as maiores empresas do pas
e do exterior. Sua lista de clientes inclui Air
Products, Santander, Aventis, Tupperware,
Ingenico, Toyota, Coca-cola, Rede Globo,
Nestl, entre outros.

Christian escreve para jornais e revistas

nacionais e estrangeiros e autor de Voc,
dona do seu tempo (editora Gente), Mais
tempo, mais dinheiro (Thomas Nelson Brasil),
em coautoria com Gustavo Cerbasi, e Estou
em reunio (Agir).

Para mais informaes visite o site

www.christianbarbosa.com.br ou o blog
www.maistempo.com.br.