Impresin

Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser la
configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de
mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos.

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Vista preliminar

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de
imprimirla.

Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseo de pgina para poder ver los saltos de
pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de la hoja.

Para visualizar la Vista de Diseo de pgina, seguir los siguientes pasos:

 Selecciona la pestaa Vista.
Elige la opcin Vista de Diseo de pgina

Aparecern las pginas que conforman la hoja de clculo. Observa como si nos situamos en
cada pgina en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina
1 de un total de 2 pginas en este caso (Vista previa: Pgina 1 de 2).

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Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica
diferencia es que sabremos cmo quedar en la hoja al imprimirla.
Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una pgina utiliza la opcin Vista
preliminar que encontrars en el Botn Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de
Imprimir.

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La pgina se mostrar de este modo:
 Pgina 4
En caso de tener ms de una pgina, podremos cambiar la pgina a visualizar utilizando los
botones:

para ir a la pgina anterior. Tambin podramos pulsar la tecla RE PAG del

teclado.

para ir a la pgina siguiente. Tambin podramos pulsar la tecla AV PAG del

teclado.

Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una
lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la pgina.

Si nos situamos sobre cualquier parte de la pgina y hacemos clic, se ampliar la parte de la
pgina donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volver a visualizar la
pgina entera.
Esta operacin se puede realizar tambin haciendo clic sobre el botn .

Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el

botn , para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin explicado ms adelante.

Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el

botn , para que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina explicado ms

adelante.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn para cerrar la Vista

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preliminar.

Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos
indicarn donde har Excel 2007 los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.

Configurar pgina

Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2007 nos permite modificar factores que afectan
a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina,
tamao del papel, ...

Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar, deberemos
hacer clic en el botn Configurar pgina...
Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina descrito a continuacin. Dicho cuadro consta
de 4 fichas.

La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la

orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.

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Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal.

En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora venga
determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente
la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, as se
imprimir en una sola hoja,...).

Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir,
utilizar la ficha Mrgenes.
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En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior:, inferior:, derecho: e izquierdo: de las
hojas a imprimir.

Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina:, tambin nos permite indicar a cuntos
centmetros del borde del papel queremos que se siten.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel
nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente
respectivamente.

Para definir los encabezados y pies de pginas se utiliza la ficha Encabezado y pie de pgina.
 Pgina 8
En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay ningn
encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. En estos recuadros
aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido.

En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay

ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar.

Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado...

En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en nuestro caso no hay
ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar.

Para modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina...

Dentro del cuadro de dilogo Configurar pgina tenemos la ficha Hoja que nos permite definir
cmo queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.
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En rea de impresin: podrs indicar qu rango de celdas quieres imprimir.

En Imprimir ttulos podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:

Repetir filas en extremo superior para que en cada pgina que se imprima
aparezca como ttulo de columnas aquella fila que est indicada en ese
recuadro.
Repetir columnas a la izquierda para que en cada pgina que se imprima
aparezca como ttulo de la fila aquella columna indicada en el recuadro.
En el recuadro Imprimir podrs activar cualquiera de las siguientes opciones:

Lneas de divisin para imprimir las lneas que delimitan cada celda de la hoja.
Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a
utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de
colores.
Calidad de borrador para realizar una impresin rpida pero menos bonita de
nuestra hoja. Slo tendr sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
 Ttulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los nmeros
de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas
superiores) de la hoja.

Imprimir

Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y despus,
seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre la opcin Imprimir del Botn Office.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podremos cambiar alguna opcin de impresin
como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el nmero de copias deseadas.

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En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora que tenemos

instalada en nuestra computadora.
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre:
para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrir.
Con el botn Propiedades podremos cambiar algunas caractersticas de la
impresora.
 En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos
imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango de Pginas, especificndolo
en Desde: y hasta
En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo
las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para
imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja.
Por ltimo en Nmero de copias: podrs indicar el nmero de copias a realizar
y si las quieres Intercala.

Puedes imprimir la hoja directamente sin pasar por este cuadro de dilogo haciendo clic en la
opcin Impresin Rpida que se encuentra en el desplegable Imprimir del Botn Office.

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Esquemas y vistas

Esquemas
 Un esquema podramos definirlo como un resumen preciso que refleja los conceptos ms
importantes o de mayor trascendencia del documento esquematizado.

Muchas hojas de clculos estn diseadas en jerarquas de celdas (por ejemplo las 3 jerarquas
siguientes: mes/trimestre/ao). Aplicar un esquema a una hoja consiste en asociar una
relacin de subordinacin

entre las diferentes celdas

Por ejemplo: Para cada trimestre suma los valores de los meses que lo conforman. Aqu, se
puede subordinar tres meses a su trimestre y las sumas de 4 trimestres a su ao

Los esquemas conllevan dos ventajas: Facilitar su reorganizacin y seleccionar solo las celdas
con el mismo nivel jerrquico

Cada hoja solo puede tener un esquema, los cuales se pueden crear tanto en filas como en
columnas (con varios niveles de informacin en los que se pueden ocultar o mostrar filas o
columnas)

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Antes de ponernos a crear un esquema debemos tener en cuenta algunos aspectos.

- Debemos asegurarnos de que los datos sean apropiados para crear un esquema. Los datos
apropiados para crear un esquema deben tener una jerarqua o disponer de una estructura
por niveles es decir un mtodo de agrupacin

- En una hoja solo podemos incluir un esquema, para tener ms de un esquema sobre los
mismos datos, debemos copiar los datos a otra hoja.

- Para crear esquemas automticamente debemos preparar lo hoja con un formato adecuado
como veremos ms adelante.

Existen dos formas de crear un esquema en Excel 2007: Manual y Automtica.

Creacin automtica de esquemas

La mejor opcin para crear esquemas es que lo haga Excel automticamente, puesto que tarda
mucho menos tiempo que hacindolo manualmente.

Existen unos requisitos previos para que Excel 2007 pueda crear automticamente el
esquema:
- Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.

- Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca
entremezclados.

Si la disposicin de los datos no se corresponde con estas caractersticas nos veremos

obligados a definir el esquema manualmente.

En la imagen podemos ver el ejemplo de datos bien estructurados:

DPTO DE
MATEMTICA PRIMER SEGUNDO TERCER
S TRIMESTRE TRIMESTRE TRIMESTRE MEDIA ANUAL

aprob suspe To aprob suspe To aprob suspe To aprob suspe To

cursos ados nsos tal ados nsos tal ados nsos tal ados nsos tal

1A 15 10 25 14 11 25 17 8 25 15 10 25

1B 17 12 29 15 14 29 18 11 29 16 13 29

1C 19 12 31 17 14 31 18 13 31 18 13 31

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1D 12 17 29 16 13 29 17 12 29 15 14 29

1E 16 11 27 11 16 27 20 7 27 15 12 27

14 14 14 14
1ESO 79 62 1 73 68 1 90 51 1 80 61 1

2A 17 11 28 14 14 28 17 11 28 16 12 28

2B 19 8 27 15 12 27 18 9 27 17 10 27

2C 18 8 26 17 9 26 19 7 26 18 8 26

2D 14 16 30 14 16 30 18 12 30 15 15 30

11 11 11 11
2ESO 68 43 1 60 51 1 72 39 1 66 45 1

3A 17 13 30 16 14 30 18 12 30 17 13 30

3B 15 16 31 14 17 31 16 15 31 15 16 31

3C 14 13 27 12 15 27 15 12 27 13 14 27

3D 12 12 24 10 14 24 15 9 24 12 12 24

11 11 11 11
3ESO 58 54 2 52 60 2 64 48 2 58 55 2
 4A 10 14 24 14 10 24 18 6 24 14 10 24

4B 18 9 27 15 12 27 17 10 27 16 11 27

4C 15 5 20 16 4 20 15 5 20 15 5 20

16 16 16 16
4ESO 86 77 3 81 82 3 99 64 3 89 76 3

36 36 36 36
ESO 205 159 4 185 179 4 226 138 4 204 161 4

Podemos ver que existen subtotales y totales

En este ejemplo podemos hacer un esquema tanto de filas como de columnas, puesto que se
ha organizado los subtotales de cada nivel (filas) y se ha calculado los totales de cada trimestre
y medias anuales (columnas).

Por tanto, como ya tenemos los datos vamos a realizar el esquema.

Para ello nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opcin Autoesquema del

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men Agrupar que se encuentra en la pestaa Datos.

Automticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a
continuacin:
En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas lneas en la zona izquierda de las
celdas y otra lnea sobre las columnas de la tabla.

Adems, vemos en la esquina superior izquierda unos nmeros que nos indican cuntos

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niveles tiene el esquema.

Por columnas podemos ver que existen dos niveles:

- La tabla desplegada por completo

- y la tabla con los datos trimestrales.

Por filas tenemos tres niveles:

- La tabla desplegada completamente

- Por curso

- y solo por nivel ESO.

Para comprimir y expandir el esquema slo tenemos que hacer clic en los smbolos - y + de
cada nivel.
Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer trimestre,
comprimiremos ese trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada curso, el
esquema se nos quedara como podemos ver en la imagen.

Creacin manual de esquemas

La segunda opcin es la de crear el esquema manualmente.

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Para crear un esquema manualmente debemos crear grupos de filas o de columnas
dependiendo del tipo de esquema que queramos hacer.

Para crear un grupo debemos seleccionar las filas (seleccionando los nmeros
de las filas) o columnas (seleccionando las letras de las columnas) de las
cuales vayamos a crear un grupo, pero no debemos incluir las filas o columnas
que contengan frmulas de sumario.
Una vez seleccionadas las filas o columnas vamos al men Agrupar de la
pestaa Datos y seleccionamos Agrupar.

Para trabajar un poco ms rpido podemos utilizar las teclas para agrupar y
desagrupar.
Para agrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos
Alt+Shift+Flecha derecha.
 Para desagrupar, una vez tengamos el grupo seleccionado presionamos
Alt+Shift+Flecha izquierda.

Borrar y ocultar un esquema

Para borrar un esquema debemos acceder a la opcin Desagrupar y seleccionar la opcin

Borrar esquema.

Antes de eliminar un esquema, debemos estar seguros de que es lo que realmente deseamos,
pues una vez dada la orden, Excel no nos ofrece la posibilidad de deshacer. As pues si no
estamos seguros de querer eliminar el esquema es mejor ocultarlo.

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Al ocultarlo lo que hacemos es ocultar las marcas que nos ayudan a expandir/contraer un
esquema, pero el esquema sigue estando activo, para ocultar un esquema basta con presionar
las teclas Ctrl+8 y automticamente desaparecen las marcas del esquema, para volverlas a
mostrar volvemos a pulsar la combinacin de teclas Ctrl+8. Tambin podemos hacer clic sobre
las opciones que se encuentran en la ficha datos

Adems podemos aplicar un estilo automtico, que consiste en colocar un formato

determinado a los subtotales y totales, sin ms que pulsar sobre la flechita que se despliega
de la ficha datos y la seccin de esquemas. De esta forma se abrir el cuadro de dilogo
siguiente
Y debemos marcar la opcin de estilos automticos.

Tambin es posible desmarcar la opcin de la direccin de los totales si lo creemos oportuno

Vistas
Ver una hoja en varias ventanas

Suele suceder de forma muy comn que al estar realizando hojas de clculo vayamos

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ampliando cada vez ms el campo de visin de la pantalla, llegando a ocupar ms de una
pgina por hoja, y cuando se trata de estar cotejando datos resulta bastante incmodo tener
que desplazarse cada vez de arriba hacia abajo o de un lado al otro.

Vamos a ver las distintas opciones que Excel 2007 nos ofrece para minimizar el problema y as
trabajar de una manera ms cmoda con los datos introducidos.

Podemos utilizar la opcin de ver la misma hoja en varias ventanas, o utilizar la opcin de ver
la misma hoja en varios paneles.

Para ver la misma hoja en varias ventanas, debemos acceder a la pestaa Vista y pulsar el
botn Nueva ventana, si la ventana que tenamos estaba maximizada no nos daremos cuenta
de que haya ocurrido algn cambio en la ventana, pero si nos fijamos en la barra de ttulo
podemos ver que ahora el nombre del documento adems tiene aadido al final ":2" indicando
que es la segunda ventana del mismo documento.
Para ver las dos ventanas al mismo tiempo hacemos clic en Organizar todo y seleccionamos
Vertical, Horizontal, Mosaico o Cascada, dependiendo de cmo estn situados los datos en la
hoja.

Ahora podemos desplazarnos sobre una ventana independientemente de la otra.

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Dividir una hoja en paneles

Podemos utilizar tambin la opcin de dividir la hoja por paneles.

Si no nos gusta lo de tener varias ventanas abiertas en la pantalla, podemos utilizar la opcin
de dividir la hoja en 2 4 paneles.

Para dividir la hoja en paneles podemos hacer clic en el botn Dividir en la pestaa
Vista y automticamente nos aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal las cuales
podemos desplazar para ajustar el tamao de las porciones de ventana a nuestro gusto.

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Otra opcin para definir los paneles y dividir la pantalla a nuestro gusto es utilizando las barras
de divisin:

Tenemos dos disponibles:

- La barra de divisin horizontal que aparece en la barra de desplazamiento vertical arriba del

todo. Al situar el puntero del ratn sobre la lnea gris que est encima de la flecha de

desplazamiento el puntero del ratn toma el aspecto , indicando el desplazamiento hacia

arriba y hacia abajo..

- La barra de divisin vertical que aparece en la barra de desplazamiento horizontal a la

derecha del todo. Al situar el puntero del ratn sobre la lnea gris vertical que est a la

derecha de la flecha de desplazamiento, el puntero del ratn adopta la forma , indicando el

desplazamiento de la barra hacia la derecha y hacia la izquierda.

Inmovilizar paneles

Podemos utilizar la opcin de inmovilizar los paneles.

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Si lo que nos interesa es dejar inmviles las cabeceras de los datos y as desplazarnos
nicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, podemos
utilizar la opcin de inmovilizar los paneles.

Para realizar esto, simplemente despliega el men Inmovilizar paneles que se encuentra en la
pestaa Vista. Si te interesa mantener la primera fila (como cabecera) o la primera columna
(para que ejerza la misma funcin) selecciona la opcin correspondiente

En el caso de que lo que quisieses inmovilizar no se encontrase en esas posiciones selecciona

el rango de celdas y pulsa la opcin Inmovilizar paneles. La zona seleccionada podr
desplazarse, el resto permanecer inmovilizado.
 Pgina 22
Para desactivar la inmovilizacin de los paneles vuelve a seleccionar esta opcin y haz clic
sobre Movilizar paneles.

En la opcin de nuestra ficha vista: mostrar u ocultar, podemos hacer que aparezca o
desaparezca: la regla, las lneas de cuadrculas, la Barra de frmulas, los ttulos y la barra de
mensajes.
Adems podemos aplicar el zoom a nuestra hoja para alejar o acercar los datos

Y en las Vistas del libro podemos aplicar el Diseo pgina para ver cmo quedara, sobre todo
si la vamos a presentar o imprimir (opcin que vimos al iniciar este tema)

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Y podemos visualizar a pantalla completa, personalizar la vista o previsualizarla ajustando
dnde queremos que se produzca un salto de pgina y se nos indicar con una marca de agua
que no se imprime si nos encontramos en la pgina 1, 2 etc y slo con mover la lnea azul que
se nos presenta modificaremos la parte que se ha de imprimir en cada pgina