Mejoramiento de gestin en la construccin mediante el sistema ltimo

planificador
R.A. Perdomo
Universidad de los Andes, Bogot D.C., Colombia

RESUMEN: En este artculo se presenta de forma general unas estrategias de mejoramiento de gestin en la
construccin basadas en la teora de construccin sin prdidas utilizando el sistema ltimo planificador. Se
pretende implementar estas estrategias en proyectos de la ciudad de Bogot y alrededores, basados en los bue-
nos resultados obtenidos en Chile y en la ciudad de Medelln, con la ayuda de empresas del sector de la cons-
truccin.
ABSTRACT: In this article is shown of general way an increase strategy of management of construction by
means in the theory lean construction using the last planner system. It pretended to apply these strategies in
projects in Bogot and near places, based in the good results obtained in Chile and Medelln, with collabora-
tion of construction companies.

1 INTRODUCCION El SUP tiene cuatro niveles de planificacin don-

En la actualidad se ha hecho necesario en nuestro
medio, incrementar cada vez ms la productividad
de las empresas, y as obtener grandes beneficios,
buena rentabilidad, una posicin estable en el mer-
cado, posibilidades de expansin y cada vez ser ms
competitivas con los proyectos que realizan.
Las empresas constructoras se enfrentan a gran-
des demoras y desperdicios, debido a la ausencia de
una adecuada planeacin de los procesos basados en
mano de obra no calificada y sin considerar la rela-
cin entre ellos.
La finalidad del sistema es incrementar la confia-
bilidad de la planificacin y con esto mejorar los
desempeos y avances de los proyectos. El sistema
ltimo planificador (SUP) est especialmente dise-
ado para mejorar el control de la incertidumbre en
los proyectos aumentando la fiabilidad de los planes.
El incremento de la confiabilidad del plan se realiza
tomando acciones en diferentes niveles en el sistema
de planificacin.
de se va refinando el plan y la incertidumbre se va
reduciendo a travs de una consideracin cuidadosa
de lo que debera hacerse y lo que efectivamente
puede realizarse. Planificando de esta manera se
mantiene los objetivos siempre presentes para el
equipo del proyecto y ayuda a identificar y a remo-
ver obstculos para alcanzarlos. (Alarcn, 2003)
Este artculo se basa en una tesis la cual busca
crear conciencia en las empresas del sector de la
construccin sobre la implementacin de estas nue-
vas filosofas de mejoramiento de productividad no
solo en los proyectos de construccin sino, en todos
los niveles de la compaa.
2 ANTECEDENTES
La industria constructora no solo del pas sino del
mundo en general se enfrenta a demoras y grandes
desperdicios los cuales pueden ser mitigados o apro-
vechados con un buen aseguramiento de calidad y
planteando buenas estrategias desde el comienzo de
un proyecto.
La filosofa de construccin sin perdidas se basa
en principios que buscan agregar el mximo valor al
proyecto final.
El sistema ltimo planificador representa el es-
fuerzo por incorporar principios de la teora lean
construction en nuestras prcticas de gestin en la
construccin. Este sistema fue desarrollado origi-
nalmente por Ballard y Howell (Ballard & Howell
1999) y ha sido aplicado en un gran nmero de pro-
yectos en todo el mundo con muy buenos resultados.
A nivel de Latinoamrica ha sido implementado
en el pas de Chile desde finales de la dcada de los
90`s hasta la actualidad, principalmente dirigido por
el Ingeniero Luis Fernando Alarcn, profesor de la
Pontificia Universidad Catlica de Chile a travs del
programa de excelencia en gestin de produccin.
A nivel nacional ha sido implementado en la ciu-
dad de Medelln en los aos 2002 (prueba piloto
Mejoramiento de la productividad en proyectos de
vivienda a travs de la filosofa lean construction) y
2003 (implementacin de un programa de mejora-
miento en gestin de la construccin), dirigidos
principalmente por Luis Fernando Botero y Martha
Eugenia lvarez, profesores de la Universidad
EAFIT. En Chile y en Medelln, el sistema fue im-
plementado con la colaboracin de varias empresas
constructoras y aplicado en varios proyectos des-
arrollados por estas.
En la Universidad de los Andes se han realizado
dos investigaciones de tesis de Magster en Ingenie-
ra Civil en el rea de Ingeniera y Gerencia de la
Construccin, una en Mejoramiento de la producti-
vidad a travs de la construccin sin prdidas (Ro-
mero, 1999) y Polticas de productividad para com-
paas constructoras de vivienda de inters social
(Garzn, 2001). Y un proyecto de grado en Ingenie-
ra Civil lean constuction aplicado a un proyecto
de vivienda de inters social. (Bermdez, 1999)
3 METODOLOGIA
Como primera medida para atraer a las empresas del
sector de la construccin de la ciudad de Bogot, se
elabor un documento en el cual se presentaron al-
gunos resultados de estudios y aplicaciones que se
han hecho en Chile y en la ciudad de Medelln, a
partir de la teora de construccin sin prdidas y en
particular del sistema ltimo planificador el cual se
basa en esta teora; para que con este documento ob-
servaran un poco los beneficios que se podran obte-
ner con la aplicacin de estas estrategias.
Se realiz el planteamiento de la estrategia principal
a implementar en la ciudad de Bogot y alrededores,
basada en los estudios, anlisis y resultados investi-
gados en los puntos anteriormente mencionados. Pa-
ralelamente se fueron escogiendo las herramientas
de apoyo (formatos de seguimiento), que acompaa-
ra a la estrategia mencionada.
Posteriormente se plante una estrategia prelimi-
nar de aplicacin con el fin de comprobar realmente
la necesidad de la aplicacin del SUP, con resulta-
dos de datos tomados en campo en la ciudad de Bo-
got.
Estos documentos antes mencionados fueron en-
tregados a algunas constructoras para promover su
implementacin.
Por ltimo se tuvo conversaciones con las perso-
nas designadas por las entidades para llevar a cabo
todo el proceso de implementacin, con las cuales se
llego a un acuerdo sobre los puntos principales (pro-
yectos, personal, pasos a seguir, etc.) para poder
comenzar posiblemente en enero del 2005.
4 INCENTIVO A EMPRESAS DEL SECTOR
La experiencia ha mostrado que las actividades que
no agregan valor (prdidas), predominan en el sis-
tema de produccin, en proporciones que varan en-
tre el 80 y 93% (Ciampa 1991), por lo tanto la re-
duccin o eliminacin de estas es fundamental para
el mejoramiento del desempeo en el proceso de
produccin.
La bsqueda por reducir o eliminar las prdidas y
aumentar el valor del producto, debe establecerse
como una premisa permanente al interior de las em-
presas.
El liderazgo y los altos cargos de las empresas se
convierten en un factor clave para la exitosa imple-
mentacin de nuevas filosofas de produccin. No
disponer de la activa participacin de la gerencia es
una barrera que impide cualquier esfuerzo en otros
niveles dentro de la organizacin.
En las figuras 1 y 2 se presentan algunos resulta-
dos obtenidos en la ciudad de Medelln en el 2003
sobre distribucin de categoras del trabajo y el por-
centaje de asignaciones completadas (PAC), respec-
tivamente.
 No pero se esta viendo que la demanda de compradores
contributivo poco a poco se va reduciendo para estos estratos, lo
15,2%
cual esta generando que se planeen prximamente
Productivo proyectos en los dems faltantes, entonces seria bue-
47,2% no que la muestra abarcara varios estratos para que
fuera mucho ms confiable y de mejor aplicacin.
Contributivo No solo se tendra que ver el estrato, sino tambin el
37,5%
sistema constructivo, tratando de abarcar la mayora
de los que se estn aplicando en el momento. Tam-
bin se incluira la construccin pesada para tener
Figura 1. Distribucin general de categoras del trabajo. Mede-
lln, 2003. [Botero & lvarez, 2003]
referencia sobre este tipo de proyectos.

Como se observa en la figura anterior, hay mucho Dar una introduccin y capacitacin corta del tema,
por mejorar ya que el tiempo productivo esta por a las personas que van a estar involucradas en esta
debajo del 50% y las prdidas todava son muy altas parte inicial de la implementacin. Sobre todo a los
15.2%. tomadores de los datos, sobre el manejo de cada uno
86
de los formatos que tienen que diligenciar.
90 80
80 73,5
70 Tomar muestras representativas (ms de 384 por ac-
70 66,5 62,5 61 tividad estudiada, para que sea valido, con intervalo
60
de confianza del 95%) de las categoras del trabajo
PAC %

50 (tiempo productivo, contributivo y no contributivo)

40 de los proyectos que se acuerden con las empresas
30 constructoras. Esto se hara en el menor tiempo po-
20 sible ya que la idea es solo comprobar la necesidad
10 de aplicacin de nuevos sistemas de mejoramiento
0 de gestin.
7 3 6 1 8 2 4
Empresa
Con respecto a las actividades a estudiar, seria bue-
Figura 2. Anlisis del PAC por empresa. Medelln, 2003. [Bo- no que varios de los proyectos escogidos tuvieran
tero & lvarez, 2003] varias etapas, algunas de ellas ya avanzadas para
poder observar en un tiempo corto actividades diver-
sas que estn dentro de las escogidas para su estu-
5 ESTRATEGIAS DE IMPLEMENTACION dio. O tambin podra ser en proyectos aparte, pero
que estuvieran en un nivel de avance distinto.
5.1 Estrategia preliminar
Lo que se pretende con esta estrategia es hacer con- Con respecto al porcentaje de asignaciones comple-
tacto con unas pocas constructoras de la ciudad y ve- tadas (PAC), se tendra que hacer un seguimiento
rificar en algunos proyectos que estas estn desarro- durante las semanas que demore la prueba en cada
llando, con que productividad se estn llevando a proyecto, o diferente a este tiempo, obviamente sin
cabo y cual es el porcentaje de cumplimiento de la aplicar ningn parmetro del SUP, solo dejar que la
programacin inicial de obra con respecto a lo real- planificacin siga su curso, y as observar las mejo-
mente ejecutado. ras que se podran obtener cuando este se aplique.
Para esto se plantea: Una vez hecho esto y verificado realmente la nece-
sidad de aplicacin del sistema, llevar los resultados
Escoger proyectos que tengan mayor auge en el a la mayora de las constructoras de la ciudad y apli-
momento de hacer la prueba y de cara al futuro tam- car la estrategia principal en un numero representa-
bin, por ejemplo, en este momento se estn reali- tivo de los proyectos en ejecucin.
zando la mayora de proyectos en los estratos altos
5.2 Estrategia principal
A continuacin se presentan los principales puntos
que se aconsejan seguir para la implementacin del
SUP:
Concientizar a las personas con altos cargos directi-
vos dentro de una empresa del sector de la construc-
cin, para que apoyen planes o estrategias para el
mejoramiento de gestin. No disponer de la activa
participacin de estas personas es una barrera natu-
ral que impide cualquier esfuerzo en otros niveles de
la organizacin.
Capacitar a los profesionales directamente responsa-
bles de la direccin, planeacin, ejecucin y control
de los proyectos de construccin, sobre las nuevas
tendencias, tecnologas, herramientas y estrategias
de gestin.
Fomentar al interior de las empresas que participen
en la implementacin de este nuevo sistema, la cul-
tura de medicin de desempeos en los proyectos,
ya que en la mayora, el nico seguimiento y control
que se realiza es con respecto a la parte de progra-
macin y presupuestos para ver si van bien o mal
comparado con lo planeado.
Capacitar a los tomadores de datos sobre los proce-
dimientos, conceptos fundamentales, herramientas a
utilizar y la forma de llenar cada uno de estos forma-
tos para su posterior procesamiento y anlisis esta-
dstico y as llevar un adecuado seguimiento de cada
proyecto.
Concientizar a los subcontratistas, proveedores y
dems personal de la obra sobre la palabra com-
promiso, el cual es una de las principales herra-
mientas que se debe cumplir para obtener los mejo-
res resultados al implementar cualquier sistema de
mejoramiento de gestin.
Mejorar la calidad de vida laboral de todos los traba-
jadores. Aunque con la implementacin del SUP se
les esta dando ms participacin, responsabilidad y
sentido de perteneca con el proyecto, que es algo
que ayuda mucho en este aspecto, hace falta brindar-
les muchos ms beneficios y garantas para mejorar
su vida laboral, lo cual traera tambin beneficios
para los diferentes proyectos ya que ellos son los
que dan finalmente la productividad y calidad de es-
tos.
Despus de darse va libre por parte de los directivos
de cada una de las compaas interesadas, se co-
mienza a escoger entre los diferentes proyectos, en
cuales de ellos se implementar el SUP, buscando
que sea un numero representativo y apropiado con
respecto a los que se estn desarrollando en la ciu-
dad, entendindose con esto, el que sean de diferen-
tes tipos de proyectos (inmobiliario, comercial,
construccin pesada, etc.), diferentes sistemas cons-
tructivos y estructurales.
Definir las actividades para su seguimiento y anli-
sis en cada tipo de sistema constructivo. Su esco-
gencia se har dependiendo de su importancia y que
tan representativa sea dentro de cada.
Identificacin y medicin del tiempo productivo
(TP), tiempo contributivo (TC) y tiempo no contri-
butivo (TNC); identificando principalmente aquellas
actividades que no agregan valor (prdidas o TNC),
categorizndolas segn sus caractersticas y midin-
dolas segn su periodo de ocurrencia. Identificar sus
causas y proponer soluciones para su disminucin o
mitigacin. Con esto se busca la eficiencia del TP,
minimizar el tiempo destinado al TC y eliminar las
prdidas o TNC.
Implementar en forma detallada cada uno de los pa-
sos y sugerencias que aporta el SUP.
Realizar reuniones peridicas entre los encargados
de los diferentes proyectos que se estn analizando,
para compartir todo tipo de experiencias, con el fin
no solo de aprender de un proyecto en particular si-
no del conjunto, para as ampliar el conocimiento y
evitar caer en errores que de pronto ya otros han pa-
sado.
Con la informacin obtenida de todos los proyectos
se realiza un anlisis estadstico, haciendo compara-
ciones entre estos dependiendo de su sistema cons-
tructivo, este anlisis servir como referencia a tener
en cuenta en los siguientes proyectos realizados ya
sea por las mismas empresas participantes o por
otras a nivel nacional que puedan tener acceso o que
estn interesadas en estos resultados. Tambin se
pueden hacer anlisis entre las mismas empresas
comparando sus productividades y desempeos,
porque esto depende mucho a veces del manejo in-
terno que tengan cada una de ellas.
Implementar estos nuevos sistemas de gestin no so-
lo en proyectos individuales, sino lograrlos imple-
mentar y consolidar en las nuevas prcticas y ten-
dencias de la organizacin en todos sus niveles,
creando una nueva cultura de mejoramiento conti-
nuo.
6 CONVERSACIONES CON LAS EMPRESAS
Despus de estudiar todo lo relacionado con el tema
y de realizar una estrategia de implementacin del
sistema, el paso a seguir fue buscar los medios para
poder aplicarlo en la ciudad de Bogot.
Con el fin de poder llegar a las empresas cons-
tructoras y llamar su atencin hacia la implementa-
cin de este tipo de estrategias lean, se elabor un
documento de incentivo en el cual se mostraba los
diferentes resultados obtenidos de la implementa-
cin del sistema, en Chile y en Medelln, los cuales
fueron en su mayora satisfactorios.
Inicialmente para aplicar la estrategia preliminar
que se plantea, se acord junto con el asesor de esta
tesis ir a cuatro empresas, a las cuales como primer
paso se les entreg personalmente unos documentos
que incluyeron la estrategia preliminar para com-
probacin del sistema y el incentivo. Despus de un
tiempo prudente y suficiente para que estas entida-
des leyeran y analizaran tales documentos, se co-
menz a contactarlos telefnicamente para confir-
mar si estaban o no, de acuerdo con lo planteado, y
para acordar una cita en la cual se aclararan todas
las inquietudes que pudieran tener. Tres de las cua-
tro empresas respondieron a este contacto y se acor-
daron citas en los das siguientes.
La persona delegada por la empresa 1 estuvo de
acuerdo con que se promovieran este tipo de estrate-
gias y estuvo dispuesto a colaborar con lo que estu-
viera a su alcance. Pero al final de la conversacin
se concluyo, que como esta entidad se encarga solo
de gerenciar los proyectos, era mejor contactar di-
rectamente a los que se encargan de construir sus
proyectos, que son al fin y al cabo los que dan la l-
tima palabra al respecto.
Las empresas 2 y 3 estuvieron completamente de
acuerdo con lo planteado, confirmaron su participa-
cin en el proyecto y se comprometieron a ir estu-
diando cuales proyectos se podran destinar para este
fin, as como las diferentes personas que estaran in-
volucradas en el. Se les plante la necesidad de in-
volucrar el mayor nmero de proyectos y que estos
tengan las diferentes caractersticas que se muestran
en la estrategia preliminar que se plantea en este do-
cumento.
Como la empresa 2 adems de tener proyectos de
construccin de edificaciones tambin tiene en este
momento proyectos de construccin pesada en la
ciudad de Bogot (el cual es uno de los tipos de pro-
yectos en los que se quiere aplicar el sistema), se le
pidi el favor que dentro de los proyectos que se
destinaran, estuviera involucrado por lo menos uno
de este tipo.
Por ltimo se acord que se volvera a tener conver-
saciones en el mes de enero del 2005, para as poder
comenzar la implementacin alrededor del mes de
febrero del mismo ao.
7 PASOS A SEGUIR
Segn como se acord, tener nuevas conversaciones
con las empresas participantes, para revisar y acor-
dar definitivamente los proyectos en los cuales se va
a llevar a cabo la implementacin del sistema, as
como las actividades que se analizaran en cada uno
de ellos, tal como se ha planteado en la estrategia
preliminar, y por supuesto teniendo en cuenta las
que son ms representativas y problemticas para las
empresas segn su propio criterio y experiencia a lo
largo de los proyectos que han realizado, ya que al
fin y al cabo la informacin y resultados obtenidos
de esta implementacin ser de mucha ayuda y ser-
vir como un excelente registro histrico para ellas.
Escoger las diferentes personas que estarn invo-
lucradas (tomadores de datos, personal de la obra,
etc), a qu proyectos sern destinadas, su rol y las
funciones que cumplirn a lo largo de la implemen-
tacin.
Se debe realizar una programacin de cada una
de las actividades que se van a realizar, teniendo en
cuenta una duracin aproximada, que se estima po-
dra ser de tres meses, ya que al ser solo una estrate-
gia de comprobacin no es conveniente ni necesario
que sea demasiado larga o complicada.
Hacer una capacitacin corta a las personas que
estarn involucradas, sobre los conceptos fundamen-
tales que se requieren para entender la estrategia y
su finalidad. Ensear rpidamente a los tomadores
de datos, la forma de llenar los formatos que se utili-
zaran (formatos de la prueba de los 5 minutos), y los
factores que se deben tener en cuenta en el momento
de llenarlos. Se habla de una capacitacin corta ya
que para esta estrategia preliminar no se van a apli-
car los parmetros del sistema ltimo planificador,
como ya se explico anteriormente.
Se deben ir registrando y tabulando peridica-
mente cada uno de los datos obtenidos, realizar in-
formes ordenados, de ser posible semanalmente, con
tablas y grficas que permitan analizar y observar
claramente lo que va aconteciendo durante la mar-
cha, para as ir solucionando de forma temprana to-
dos los problemas y anomalas que se vayan presen-
tando.
Seguir los diferentes puntos que se plantean en la
estrategia preliminar anteriormente descrita y los
consejos y sugerencias que se mencionan a lo largo
del documento.
8 CONCLUSIONES
Es importante identificar a tiempo las causas de no
cumplimiento, pero no solo identificarlas; se deben
corregir los errores y aprender sobre estas situacio-
nes para que no se vuelvan a presentar y as, seguir
mejorando.
Esta claro que el tiempo no contributivo o prdidas
se debe y se puede minimizar lo ms posible o miti-
garlo, ya que sus causas son solucionables y solo se
requiere de una mejor organizacin, seguimiento y
control. Esto har que la productividad se incremen-
te en un gran porcentaje.
Al comparar los resultados obtenidos del 2002 y
2003 en la ciudad de Medelln con respecto a la dis-
tribucin del trabajo, se observa que el TNC y el TP
se redujo en el 2003 lo que ocasion un aumento
del TC, lo cual indica que hay mucho por mejorar y
que se puede lograr, ya que como se dijo anterior-
mente el TNC se debe eliminar y el TC se debe dis-
minuir lo ms posible.
Es necesario una participacin activa de todas las
personas que estarn involucradas con la implemen-
tacin de estas estrategias, desde el gerente o presi-
dente de la compaa hasta el obrero quien es final-
mente el que ejecuta el trabajo. Se requiere que las
personas con altos cargos dentro de la compaa
promuevan y estn de acuerdo con una cultura de
mejoramiento para as desarrollar ms fcilmente es-
te tipo de estrategias.
Al presentar el incentivo y las estrategias desarrolla-
das a las empresas constructoras, se observo una
buena aceptacin y una gran motivacin, lo cual ge-
ner el inmediato apoyo y colaboracin para la im-
plementacin de estas, en algunos proyectos que es-
tn siendo ejecutados por las respectivas entidades
participantes.
Como resultado final de las conversaciones con las
constructoras, se llego a un acuerdo para comenzar
con la estrategia preliminar en el mes de enero del
2005, abarcando un tiempo de duracin aproximado
entre tres y cuatro meses. Mientras tanto estas van
determinando en que y en cuantos proyectos se va a
implementar, as como las personas que estarn in-
volucradas en este proceso.
9 RECOMENDACIONES
Al ser este tipo de estrategias muy poco conocidas
en el medio se debe elaborar una capacitacin muy
detallada a todas aquellas personas que estarn a
cargo de los proyectos escogidos para la implemen-
tacin del sistema. Se deben escoger muy bien los
temas que sern dictados, de modo tal que abarquen
todo lo necesario para un excelente desarrollo de es-
te.
Antes de comenzar la implementacin del sistema,
se recomienda tener una conversacin muy seria con
los proveedores y subcontratistas, y llegar a acuer-
dos que permitan obtener compromisos confiables,
ya que estos son causa de grandes atrasos en los pro-
yectos y es mejor tener las cosas muy claras desde el
comienzo.
Escoger con mucho cuidado los proyectos en los
cuales se va a llevar a cabo la aplicacin del sistema,
con sus respectivas actividades, teniendo en cuenta
todas las observaciones y sugerencias que se plan-
tean en las estrategias presentadas.
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