INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE ABASOLO

REPORTE FINAL DE RESIDENCIAS PROFESIONALES

TITULO DEL PROYECTO:

PROPUESTA DE UN NUEVO PUESTO DE TRABAJO
SIENDO ESTE AUXILIAR DE COMPRAS PARA LA
EMPRESA YKK MEXICANA S.A DE C.V

ENGENIERIA EN GESTION EMPRESARIAL

PRESENTA:

MARVIN PATRICIO GONZALEZ HIDALGO

AS12110425

ASESOR:

LIC. MARIA ISABEL HERNANDEZ DUEAS

ABASOLO, GTO MARZO 2017

2.2 AGRADECIMIENTOS

Gracias a este apartado puedo expresar mis ms sinceros agradecimientos a las

personas que hicieron posible que culminara este proyecto, para empezar quiero
recalcar la ayuda divina (dios) ya que sin ella no podra estar escribiendo esto, para
mi tener presente a dios siempre y para lo que sea me ha ayudado a cumplir y
mantener mis metas a corto y mediano plazo, por ello gracias dios por ser una parte
imprescindible en mi vida que por cada paso que doy estas con migo para tomar las
mejores decisiones y siempre tienes una salida cuando las cosas se ponen un poco
turbias y as poder continuar triunfante en lo que me proponga.

Las personas que a continuacin mencionare fueron absoluta y totalmente el pilar de

mi vida y formacin como ser humano, ellos son mis padres, madre Sra. Mnica
Hidalgo Ramrez t fuiste la persona que se encarg de forjar a un servidor con
valores y sentimientos que debe tener una persona, sin ellos no podra relacionarme
con las personas de una forma educada y correcta, adems de estar siempre al
pendiente desde mis inicios escolares para llegar hasta donde me encuentro,
recuerdo algo muy importante que me decas que una persona no prospera si las
cosas no las hace con valores y por el camino correcto de ah me forjaste para ser
totalmente transparente en mis acciones y hablar siempre con la verdad.

Por otra parte, el sentimiento del querer, me enseaste que las personas no van por
el mundo faltando al respeto y lastimando a sus semejantes sobre todo en el amor,
recalcaste respetar, amar, y estar incondicionalmente con tu pareja sentimental y
nunca fallarle.

Padre ing. Martin Gonzalez flores tu mi pilar profesional y con el cual complemento
mi ser, me has permitido ver las cosas de una manera fra y calculadora, pero a la
ves real, uno de tus consejos que nuca olvidare es que primero uno tiene que
esforzarse, sufrir por mencionar de una manera burda, siempre estudiar y
esforzarme, despus vendr la recompensa de todo lo antes mencionado.

Me mostraste que sea cual sea mi sueo podra cumplirlo, pero solo aadiendo dos
ingredientes a mi vida que es la constancia y dedicacin, adems de un apoyo
incondicional en la escuela hblese de dinero, dudas, pese a las diferentes
condiciones que hemos pasado.

Adems de tener presente a la ing. Mara Isabel Hernndez dueas como mi asesor
que estuvo al pendiente incondicionalmente para que esto se lograra, tuve la fortuna
de tomar clases con ella y fue una profesora excelente dando clases claras y concias
despejando mis dudas, dejndome claro que su trabajo lo ejercer y lo disfruta tal y
como yo de mi carrera por esto y ms fue un honor tenerla como mi asesora de
proyecto, gracias.
2.3 RESUMEN EJECUTIVO

El siguiente proyecto propone la creacin de un puesto de trabajo para el

departamento de logstica apoyando el rea de compras, principalmente atendiendo
las reas de oportunidad que presente dicho puesto, como se logra esto dando
seguimiento a las actividades que realiza el comprador y de ah acaparar todas las
tareas que l no alcance a terminar en su jornada laboral.

La principal razn por la cual nace este proyecto es durante mi estada de

residencias en la empresa YKK mexicana, en ella se encontr falta de apoyo que
tiene el agente de compras para poder cubrir en tiempo y forma su puesto, en ellas
destaca la no posibilidad de atender todas las rdenes de compra al mismo tiempo
que se le solicite una cotizacin de un artculo, adems de no poder capturar todas
las fechas de entrega de cada producto que se pidi, esto como repercute en su
puesto? Sencillo principalmente se realiza una evaluacin a todos los proveedores
para saber la calidad del servicio que nos brindaban durante todo el ao, esto
consista en saber si el proveedor entregaba en la fecha que el mismo pactaba.

Dado a la sobre carga de trabajo que tiene el agente de compras no puede obtener
estos datos de manera precisa y continua ya que mientras obtiene las fechas, llega
personal a solicitar una cotizacin de ciertos materiales adems por correo, atender a
los proveedores que llegan a la empresa, mientras esto sucede el telfono se
desatiende y esto provocar perdida de nuevos clientes u no darle la atencin en
tiempo y forma a los proveedores, ejemplo hacindolos esperar en recepcin por
motivos de que no hay otra persona que pueda atenderlos de esta manera la sobre
carga y las requisiciones al mismo tiempo no le permitan cubrir con los
requerimientos del puesto.

Algo relevante es que existe un locker que almacena fsicamente las rdenes de
compra ya cerradas con la finalidad de tener un comprobante de que lo que se pido
le llego al solicitante, tomando en cuenta que para la certificacin que tiene la
empresa requieren que la documentacin est en orden.
Algo interesante a resaltar es el formato que se lleva para el registro de las rdenes
de compra en l se muestra todo a detalle de la orden de compra tanto lo que se
pide, los datos del solicitante, cuando se pide, la cantidad de dinero que costara y la
fecha estimada de entrega, esto para llevar un control total del proveedor junto con lo
que se pide.

Por tal esto no se puede cumplir al 100% debido a la problemtica que presenta el
rea de compras

Lo dicho en el prrafo anterior no se llevaba a cabo debido a todas las dems tareas
que tiene el comprador descuidando esta parte importante que se toma en cuenta en
una auditoria.

El proyecto pudo llevarse a cabo gracias a que estuve como apoyo del agente de
compras, en el me percate de todas las reas de oportunidad que presentaba su
puesto y analice los beneficios que obtendra si existiera el puesto de auxiliar de
compras.

Gracias a este proyecto encontr la solucin para que un puesto de trabajo pudiese
desempearse de una mejor manera, encontr las causas por las cuales ciertas
tareas de un agente de compra no podan llevarse a cabo como debera serlo.

Esto me demuestra una mala gestin de puestos dentro del rea de logstica,
adems me indica que un puesto no puede desempearse correctamente si tiene
actividades que no son aptas para solo una persona sin tomar en cuenta las horas de
una jornada laboral.

Dando como resultado una propuesta congruente y con experiencia demostrando

que la propuesta de un auxiliar de compras, sera factible para el departamento de
logstica dentro de la empresa YKK Mexicana comprobando que compartiendo
actividades de las dos partes tanto agente de compras como auxiliar funcionara de
manera ptima cumpliendo con las expectativas del puesto.
2.4 INTRODUCCION
 CAPITULO 1

GENERALIDADES DEL PROYECTO

2.1 Antecedentes del proyecto

El proyecto se desarrolla en la empresa YKK Mexicana S.A de C.V la cual cuenta con
el departamento de logstica de ah mismo desprende el rea de compras, esta
misma encargada de proveer productos y servicios a la compaa para el buen
funcionamiento de la misma en el tiempo justo al mejor precio y con la calidad
requerida.

La idea de crear este proyecto surge en base a que se me asigno ser apoyo de la
persona encargada de compras, durante el trascurso de mis practicas poco a poco
pude percatarme de la falta de apoyo que tena el agente de compras para poder
terminar su trabajo en tiempo y forma, de ah compare que las actividades que yo
realizaba complementaban el puesto de compras, de tal forma que se poda cubrir de
manera ms efectiva y a tiempo todos los pedidos que haca el personal de la
empresa, ejemplo: mientras el agente de compras mandaba las (PO) rdenes de
compra a los proveedores yo cotizaba ciertos artculos que me peda el personal de
la empresa.

A si mismo se tuvo la idea de que yo llevara el control de las rdenes de compra en

el apartado de fecha estimada entrega, esto con finalidad de evaluar a los
proveedores y saber quin si y quien no cumple con su fechas de entrega, de ah
sabramos si continuar con el proveedor o cambiarlo por otro ms eficiente.

En general la razn de este proyecto nace al saber que el agente de compras tena
una sobre carga de trabajo que solo podra solucionarse abriendo el asistente de
compras como puesto, el cual era mi funcin como practicante.

El proyecto es propuesto por el practicante e indirectamente por la empresa ya que

con las residencias notaron que el puesto de compras se desempeaba con mejor
autonoma.
2.2 Planteamiento del problema

El problema principal que presenta el rea de compras es que el agente de compras

no alcanza a cubrir todas las actividades que le delega su puesto ya que al ser una
sobre carga de trabajo el resultado final es que todas las tareas las realiza pero
dejando muchas reas de oportunidad al terminar su jornada laboral.

A continuacin se presentan los problemas a detalle:

Cotizacin de rdenes de compra: El agente de compras tiene problemas con las

solicitudes de cotizacin que le hace llegar el personal de la empresa ya que al estar
haciendo este proceso al mismo tiempo tiene que mandar rdenes de compra a los
proveedores y por tal no alcanza a cubrir todo al mismo tiempo.

Registro de rdenes de compra: En esta problemtica destaca el tiempo que toma en

registra una orden ya que se anexan datos como son: nombre del proveedor, nmero
de la orden de compra, el monto total de la orden, fecha en que se recibe la orden de
compra, fecha en que se elabor la orden , el tipo de moneda y otros apartados que
se mencionaran en la siguiente problemtica, esto toma aproximadamente entre 20 o
30 segundos dependiendo la cantidad de artculos que contenga la orden de compra
y ms a parte la cantidad de rdenes que se tengan que registrar.

Registro de llegada del material al solicitante: Aqu es donde sigue la problemtica

que conlleva al problema anterior ya que al registra una orden de compra en el
sistema tambin tenemos que llevar el control de cuando llega el producto que se
solicit, esto no puede ser posible, por las razones anteriores y adems de que se
necesitara una persona para poder llevar el control de llegada de material ya que en
el rea de almacn no se lleva un correcto registro de todo lo que llega hacia el
departamento de compras, como tal se necesitara que el comprador estuviera al
pendiente con la persona de almacn para llevar un buen control pero las dems
actividades del comprador no se lo permiten y como resultado no se puede llevar un
correcto control de cuando llega el material a la empresa.
Esto desprende que tambin necesitamos saber si la persona que pidi tal producto
lo haya recibido, y con exactitud esto no se puede controlar ya que los datos no son
claros dado a que cuando se pregunta al solicitante este responde fechas que el
supone, pero no datos reales debido a que preguntamos tiempo despus de que el
material le haya llegado. Debido a que el comprador no tiene el tiempo suficiente
para preguntarles a todos los solicitantes.

Falta de seguimiento al formato de indirectos en la segunda divisin de la empresa

YKK nombrada SMM: En este punto, el comprador lleva un formato llamado control
de indirectos con la persona de almacn de la segunda divisin de la empresa, esto
consiste en registrar las rdenes de compra junto con todos los datos que ya
mencione en las dems problemticas respecto a las rdenes de compra, esto
tampoco se puede llevar acabo ya que el agente necesitara estar continuamente
checando si el producto a llegado y en qu fecha y al estarce comunicando con la
persona de almacn de SMM absorbera demasiado tiempo, por tal nuevamente
tambin descuidara las dems tareas que se encarga el agente de compras.

Obtener todas las fechas estimadas de entrega de los artculos solicitados: Esta
actividad presenta un problema importante ya que gracias a este proceso podemos
evaluar a los proveedores de manera que calificamos su puntualidad al entregar los
productos que le solicitamos, este proceso implica que el comprador tenga que
comunicase con los proveedores de manera constante ya que estos no mandan su
fecha de entrega as mismo esto consume tiempo variable ya que dependiendo la
cantidad de proveedores a los que se les tenga que hablar ,es el tiempo utilizado
para esta operacin y agregando que adems de esto tiene que atender las
actividades mencionadas anterior mente provoca muchos cuellos de botella a este
proceso.

Mantener rdenes cerradas archivadas: Esta ltima problemtica consiste en que el

comprador tiene que archivar las rdenes de compra que anterior mente ya hayan
sido entregadas a sus solicitantes. Estas rdenes se archivan en carpetas
debidamente acomodadas para el momento que se necesite comprobar alguna
compra que se haya hecho este a la mano y puede ser sacada y comprobada.
Por razones de falta de tiempo el agente de compras no puede archivar todas las
ordenes de manera ordenada esto provoca una mala gestin en documentacin
estando conscientes de que en una auditoria se revisan estos procedimientos y si
est mal sera un punto malo para el departamento, afectando la certificacin con la
que cuenta la empresa.

Por ltimo y ligado a este mismo problema, las ordenes siempre se mantienen fuera
de las carpetas de ordenes cerradas y eso es malo ya que sigue faltando el control
de las carpetas de ordenes cerradas y mientras se mantienen sin archivar, se tiene
una cantidad grande de rdenes de compra en el escritorio del agente de ventas y no
se sabe si son ordenes ya cerradas o si hay que preguntar si ya se entreg el
producto para poder darla como cerrada.

Todo este conjunto de problemas se genera debido a la falta de tiempo que tiene el
agente de compras para cubrir sus actividades en tiempo y forma, adems de que
cada actividad lleva tiempo y por ende una solo persona no puede cubrirlo.
2.3 Justificacin

El presente proyecto comprueba, que al existir un auxiliar para el agente de compras

sera un complemento eficaz mejorando los procesos del departamento de compras.

Esto lo confirmo con experiencia ya que durante mis residencias en la empresa YKK
Mexicana S.A de C.V la funcin que desempeaba era justo lo que yo estoy
proponiendo y para que se aplique propondra mi proyecto como un puesto de
trabajo y as mejorara sus procesos para el departamento de compras.

Cabe destacar que el departamento tambin estuvo coludido con mi proyecto ya que
ellos mismos propiciaron a que esta idea se llavera a cabo y comprobaron que al ser
apoyo del agente de compras mejore el desempeo del departamento.

La idea en si fue completar sus actividades diarias dentro de su jornada laboral,

eliminando los cuellos de botella que generaba su puesto al ser solo una persona
quien lo ejerca, tomando en cuenta que durante mi estancia como residente me
percate de las reas de oportunidad que presentaba el rea de compras en conjunto
con el agente, poco a poco se vio reflejado que conforme yo apoyaba en ciertas
tareas a su vez l agente se encargaba de otras y as complementbamos el puesto
haciendo todas las actividades en tiempo y forma.

Esta propuesta hace constar que no se puede cubrir todas las tareas que le asignan
a una sola persona con eficiencia para un puesto tan extenso como es el de
compras.

Adems la propuesta de este proyecto destaca que se pierde ms dinero que el que
se ahorraran por pagar un salario de un auxiliar, maximizando tiempos y mejorando
el desempeo del departamento en general, tomando como base la situacin que
presentaba el departamento cuando empec con mis residencias a cuando termine
las mismas.
2.4 Objetivos

2.4.2 Objetivo general

Realizar las actividades que el agente compras no puede cubrir con eficiencia.

2.4.1 Objetivos especficos

Cotizar artculos que sean solicitados: tiene como finalidad acaparar todas las
solicitudes en tiempo y forma de todos los solicitantes siendo el auxiliar de compras
el que se encargue de ello cuando el agente de compras tenga actividades
prioritarias que hacer, logrando principalmente atender y brindar precios a los
solicitantes para as poder proceder con la compra en tiempo y forma.

Procesar rdenes de compra a tiempo: este objetivo cumplira la funcin de acaparar

todas las rdenes de compra para as proceder a enviar a los proveedores, pero con
una diferencia positiva que es que se enviaran en tiempo ya que el agente de
compras al tener ms actividades no lograba enviar todas las ordenes el mismo da
que se le fueron entregadas.

Llevar el control de indirectos de las rdenes de compra de SMM: este objetivo va de

la mano con la problemtica, en la cual deca que no se registraban todas las fechas
de llegada de todos los productos, por tal con esta funcin se lograra obtener todas
las fechas de los productos que llegan y as tener actualizado el archivo que se lleva
como control de las rdenes de compra, dado a que ahora existira una persona
encargada de ello.

Llevar el control en embarques de las rdenes de compra para YMEX: el objetivo

tiene similitud con el primero dado a que se quiere lograr lo mismo, pero con la
diferencia de que YMEX es la otra divisin de la empresa, por tal tambin se tiene
que dar seguimiento a todo lo que llega y registrar su fecha de llegada as cubriendo
las dos secciones de la empresa, obteniendo las fechas de llegada de todo el
material solicitado, gracias a que existira una persona encargada de ello.
Obtener fechas de entrega de la mercanca con los proveedores: este objetivo tiene
mucha importancia ya que pretende obtener las fechas de todas las rdenes de
compra que se mandan hacia los proveedores para as registrarlos con la finalidad
de saber la calidad de servicio que nos brindan mediante las fechas que pactan.

Esto implica marcar a todos los proveedores para preguntar la fecha estimada de
entrega de lo que solicitamos, adems mediante correo estar al tanto para as
obtener las fechas lo ms rpido posible.

Mantener rdenes de compra cerradas debidamente archivadas en fsico: este ltimo

objetivo pretende cerrar el proceso desde que se pide un producto a cuando la
persona que lo pidi le haya sido entregado, as comprobando que la orden se puede
dar como cerrada, terminando este proceso archivarlas en carpetas, acomodadas
por fecha, ao y divisin a la que pertenecen ya sea YMEX o SMM, logrando un
orden administrativo para estar a la vanguardia cuando se presente una auditoria.
2.5 Alcance

Se propone un puesto de trabajo para el rea de compras, siendo este auxiliar del
agente de compras para la empresa YKK Mexicana S.A de C.V ubicada en Irapuato
Guanajuato.

La propuesta de trabajo presentada en este proyecto deriva de la necesidad de

eliminar los cuellos de botella que genera el puesto de agente de compras en la
empresa YKK Mexicana.

A continuacin se presentan los problemas por los cuales se origina esta propuesta
de auxiliar de compras:

No se puede cotizar todo lo que los solicitantes requieren en tiempo y forma

debido a que el agente cuenta con ms actividades que le generan descuidar
tal actividad, provocando que los solicitantes no obtengan sus cotizaciones a
tiempo y esto provoca que se atrase el tiempo para poder obtener lo que se
necesite en produccin o cualquier departamento que solicite una cotizacin.
El registro de las rdenes de compra no se realiza cuando debe de ser ya que
en ocasiones se presenta una cantidad elevada de rdenes de compra por
registrar y esto no se logra cubrir porque el agente tiene que cotizar, atender a
un proveedor o cotizar artculos que se le hayan sido demandados.
Falta de registro en la llegada del materia que se pidi, el agente presente una
sobre carga de trabajo por tal motivo al cubrir las dems tareas que conlleva
su puesto no logra obtener las fechas de llega de los productos a tiempo, por
tal en el registro que se lleva acabo no logra enviarse informacin veraz solo
supuesta ya que al solicitar las fechas de llegada de material ,los solicitantes
responden fechas estimadas no las reales en que se les fueron entregadas,
provocando una mala gestin al obtener las fechas en que el materia ha
llegado al solicitante.
No se registran las fechas en que el proveedor pacta una fecha en que
entregara el producto por tal a la hora de evaluar a los proveedores la
informacin es incierta.
La propuesta de un auxiliar para el puesto de compras para la empresa YKK
Mexicana S.A de C.V tiene como finalidad resolver lo siguiente:

Al existir un auxiliar para el agente de compras permite completar las tareas de una
jornada laboral satisfactoriamente, obteniendo buenos resultados como rea de
trabajo dentro del departamento de logstica.

Las actividades que el auxiliar realizara sern a aquellas que hagan complemento
con las que el agente realice haciendo lo mismo que el agente realiza pero a la par,
con esto cubriendo lo que demanda su puesto.

Una de las principales actividades que realizara el auxiliar es ayudar al agente de

compras a cotizar artculos que sean solicitados por los departamentos, con esto
agilizando y brindndoles los precios que requieran en tiempo y forma.

La siguiente actividad relevante a realizar es tener el control de los almacenes que

tiene las dos divisiones de la empresa, esto funcionaria de manera en que atendera
y llevara el control de las fechas en que fue entregado lo que pidi el solicitante, con
la finalidad de cumplir con la instruccin de trabajo en tiempo y forma.

Para cumplir con el proceso administrativo el auxiliar de compras apoyara al agente

a archivar las rdenes de compra que ya hayan sido cerradas, esto quiere decir que
lo que pidi el solicitante lo ha recibido satisfactoriamente, de ah posteriormente
pasar a archivar la orden en las carpetas correspondientes, obteniendo una buena
gestin administrativa y prepararnos para una auditoria teniendo todo en orden.

Adems de atender a los proveedores que lleguen a la empresa los cuales dejan
artculos que se pidieron anteriormente o dejan vehculos que se les dio
mantenimiento.

El proyecto no incluye generar o crear un espacio que tendra el puesto de auxiliar de

compras ya que este mismo lo tiene definido para el departamento.

No incluye invertir monetariamente en comprar escritorio ni silla para tal puesto.

No incluye induccin si la propuesta de auxiliar de compras se aceptara.

2.5.1 Layout

Layout antes del proyecto:

Layout despus del proyecto:

 2.5.2 Formato EDT (Estructura de descomposicin del trabajo)

PROYECTO

Asistente de
compras

Control de Seguimiento a
Cotizar Registrar Archivar
formatos proveedores

Obtener las Mantener las

Contactar a los
fechas en que el rdenes de
Ingresar todas proveedores
Elegir la mejor material a compra
las rdenes de para saber en
opcin para el llegado a archivadas
compra en el qu fecha
solicitante almacn y debidamente en
sistema llegara lo que
registrarlo en los sus carpetas
se les solicito
formatos correspondientes
2.6 Cronograma de actividades
 CAPITULO 2

MARCO TEORICO
2.
 CAPITULO 3

CARACTERIZACION DEL AREA DE TRABAJO

3.1 Generalidades de la empresa

Nombre de la empresa: YKK Mexicana S.A de C.V

Direccin: Carretera Federal Libre Quertaro Len, km 3.6 Col. Las Malvas
Revolucin, CP 36547, Irapuato, GT, MEX.

Telfono: 01 462 623 8173

Correo electrnico: omarguerra@ykk-mexicana.com

3.2 Antecedentes de la empresa

Cuando Mxico se convirti en el segundo productor ms importante de jeans a nivel

mundial a finales de los noventas, YKK lleg a Irapuato convirtindose en la primera
industria de este ramo en el municipio.

Actualmente es el fabricante ms grande del mundo de cierres, con 80 plantas. La

empresa est dividida en dos ramas: la fabricacin de jeans de cierre de metal y el
cierre de plstico.

La parte plstica es produccin 100 por ciento mexicana desde el hilo hasta la parte
frontal, llamada en la industria de cierres como cinta, los elementos de la parte de
metal se importan desde Estados Unidos, produciendo en la planta el teido, tejido y
el cierre final que se coloca en los jeans.

Alejandro Lozoya pavn, gerente de ventas, explico que YKK abarca el mercado de
jeans, vestido, faldas y chamarra. Somos lderes con un 70% del mercado (de
cierres), por la calidad con la que surtimos.

Le produce cierres a marcas como Levis, Wrangler, Oggi Jenas, Furor entre otras y
cuenta con una produccin estimada de 150 millones de piezas al ao.

Su estrategia est basada en enfocarse a fabricantes nacionales, los cuales a su vez

exportan la prenda terminada.
El gerente considero que Mxico tiene las cualidades para tener exportacin de
calidad. la industria de Mxico tanto en el mercado del calzado como de jeans le
exportamos a todas las grandes marcas y estamos a la vanguardia.

Lozoya pavn llamo a continuar invirtiendo en ms mejoras dentro de la industria

textil, y que el gobierno brinde mas apoyos por la parte fiscal, ya que sin una
regulacin justa muchas compaas podran emigrar a otras regiones en donde se
pueda ser ms competitivo.

3.3 Misin

A medida que los empleados en las empresas que comprenden YKK Amrica
Group, nos sentimos muy orgullosos de nuestra misin que es innovar, producir y
vender cierres de calidad de servicios y productos arquitectnicos de los edificios
para beneficiar a la sociedad de las siguientes maneras:

Clientes: entregando productos superiores que mejor se adapten a sus necesidades

en el mercado global cambiante, los productos de componentes, productos y
tecnologas que aaden valor a sus productos para la construccin, lo que contribuye
a su rentabilidad y el crecimiento. Nuestros socios comerciales tambin incluyen
proveedores, banqueros y otros profesionales. Nosotros valoramos nuestra relacin
con ellos, y siempre vamos a tratar de manera justa.

Empleados: proporcionando puestos de trabajo, el pago de impuestos, y la utilizacin

de los negocios locales. A travs de nuestra participacin individual y corporativa,
vamos a apoyar activamente a las comunidades en las que trabajamos y vivimos.
Como buenos ciudadanos corporativos, vamos a promover el desarrollo tecnolgico
y medidas integrales para preservar y mejorar el medio ambiente.

Para lograr estos objetivos, debemos asegurarnos de que nuestra empresa sigue
siendo financieramente slida. Para lograr esta tarea requerir el trabajo en equipo,
la flexibilidad, la mejora continua de nuestros esfuerzos individuales y un liderazgo
fuerte y hbil en toda Amrica del grupo YKK. Los resultados beneficiaran a todos a
medida que trabajamos, crecer y prosperar juntos.
El compromiso de YKK de calidad e innovacin en los resultados de valor aadido
productos, nuevas instalaciones y las inversiones en las muchas comunidades en las
que trabajamos y llamar a casa. A travs de un proceso de mejora continua en
nuestras instalaciones de fabricacin, somos capaces de ofrecer un mejor ambiente
de trabajo para nuestros empleados. Y compartiendo nuestra prosperidad, la
comunidad se beneficia con nosotros. Esa es nuestra creencia, nuestro principio
rector y nuestra misin.

3.4 Filosofa de la corporacin/ Visin

CICLO DE BONDAD: Nadie prospera sin la necesidad de generar beneficio a otros.

Una empresa es un miembro importante de la sociedad, y como tal, debe coexistir

con otros elementos de la sociedad. Su valor ser reconocido por los beneficios que
comparte con la sociedad.

Por ejemplo, si una maquina ms eficiente puede ser desarrollado, la productividad

se mejorara, o si la tasa de perdida de materia puede ser reducido, menos costo en
el producto final se obtendr al hacer el mejor uso de los recursos limitados.

Adems. Tadao Yoshida estaba convencido de que los frutos de estas ideas
innovadoras no deben ser retenidos por cualquier individuo. En cambio deben ser
distribuidos ampliamente a la sociedad, que circula con ello el beneficio. De esta
manera, uno puede prosperar mientras hace una contribucin al enriquecimiento de
toda la humanidad. Tadao Yoshida llama a esto el CICLO DEL BIEN y el hizo esta
parte fundamental de nuestro negocio.

Nos reservamos este copncepto como la filosofa actividad en curso de YKK.

THIS IS YKK (n.d) FECHA DE CONSULTA: 21 DE NOVIEMBRE DE 2016.

DISPONIBLE EN: http://www.ykk.com/chinese/corporate/group/pdf/corp_profile.pdf .
3.5 Valores

3.8 Descripcin del rea de negocios

La aplicacin del proyecto se enfoca al departamento de logstica el cual cuenta con

las reas siguientes:

Gerente de operaciones (cadena de suministros): encargada de validar los procesos

del departamento de logstica, dirigir, retroalimentar, analizar el departamento,
mantener la comunicacin efectiva de mandos medios con los colaboradores,
interactuar con todos los departamento de la empresa para el bien comn de YKK.

Coordinadora de operaciones: vigilar y supervisar que se cumplan los lineamiento de

logstica y el comercio exterior.

Lder de compras: encargado de realizar las compras (directas) de la empresa

ejemplo, de materia prima u cualquier producto que intervenga con la realizacin del
producto final.

Agente de compras: encargado de realizar las compras (indirectas) de la empresa.

Lder de importacin exportacin: encargado de supervisar las importaciones y

exportaciones, el anexo 24 y el 31.

Atencin al cliente USA: encargada de atender a todos los clientes de YKK que se
encuentran en Estados Unidos Americanos.

Analista de importacin exportacin: dar seguimiento a las operaciones de

importacin exportacin tanto terrestres como martimas, adems de las
exportaciones virtuales e importaciones temporales.

Asistente trfico y aduanas: realizar importacin y exportacin de botones por

frontera, terrestres y martimos, adems paquetera area.

Asistente de anexo 24: mantener al da el anexo 24 y el 31, realizar paqueteras

nacionales y operaciones virtuales.

Analista de anexo 31: encargado de hacer el anexo 24 y 31, tratar de hacer de que
no se venzan lo tems (parte de material).

El presente proyecto se desarrolla generalmente en el departamento de logstica,

pero especializado en el rea de compras, esta delegada a un agente de compras
que a su vez realiza todas las compras indirectas que los solicitantes de la empresa
YKK mexicana les hacen llegar al agente.
Principalmente el rea de compras est dividida por dos secciones, una encargada
de realizar las compras directas de fabricacin, que son aquella que tengan que ver
con la fabricacin del producto final y la otra parte de compras es la de indirectos en
la cual se aplica el proyecto.

Compras indirectas est encargada de cotizar, de seleccionar la opcin ms viable

que sea posible para los intereses de la empresa, en este caso de proveer a la
empresa de todo lo que necesita de material indirecto como los son, aceites,
papelera en general, los servicios de mantenimiento a los vehculos de los
directores, pagar los servicios de telefona, el papel, jabn para los baos, los vasos
para caf, alguna pieza que requiera una mquina, una llave especial, tornillera,
pintura, memorias, computadoras, escritorios ,cillas ,esto con la certeza de que la
empresa adquiere lo mejor en productos buscando calidad-precio, satisfaciendo las
necesidades internas de la empresa.

La relacin que tiene compras (indirectas) con los dems departamentos es

totalmente efectiva y concisa ya que todos los departamentos hacen requerimientos
y solicitan material de trabajo para poder cumplir su funcin como tal, compras
indirectas logra sus objetivos al ser el encargado de proveer a todos los
departamentos que conforman la empresa hablando de producto indirecto.

3.9 Puesto asignado y funciones

Puesto asignado: practicante de compras.

Funciones:

Archivar: encargado del acomodo administrativo de las rdenes de compra que ya

estn denominadas como cerradas asease que el materia ya haya sido entregado al
solicitante.

Registrar rdenes de compra: la funcin comprende de pasar a un archivo

desarrollado por la compaa las rdenes que estn por mandarse a los
proveedores, para mantener un registro interno y comprobar que la orden ha sido
mandada al proveedor.

Cotizar: desempea la accin de buscar la opcin ms factible de un producto

comparndolos y seleccionar el producto que cumpla con la relacin calidad precio
entre los proveedores.

Comunicacin con los proveedores: esta funcin desempea el papel de mantener el

contacto con el proveedor al cual se le ha pedido algn material para que este brinde
informacin requerida por el agente de compras.

Registrar fecha de llega de materia: registrar en un formato llamado control de

indirectos en conjunto con el rea de embarques la fecha en que se entreg el
material que previamente se pedio con el proveedor.

Manejo del sistema NOVA: registrar las facturas en el programa NOVA dominio de la
empresa YKK.

CAPITULO 4

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS

4.1 Actividades del proyecto

4.1.1 Registrar rdenes de compra

El proceso empieza desde que el solicitante deja la orden de compra con el agente
de compras, primero el solicitante genera una orden de compra en base al formato
que maneja la empresa, de ah la orden de compra contendr dos o una cotizacin
dependiendo del monto que presente la orden, si la orden supera los $10,000 pesos
esta deber tener dos cotizaciones y si la cantidad total de la orden de compra no
rebasa los $10,000 solo podr contener una cotizacin.

Teniendo las requisiciones anteriores, el comprador hace un chequeo el cual consiste

en verificar la orden de compra si cumple con las cotizaciones necesarias
dependiendo el monto, de ah procede a registrarse en un documento en Excel
elaborado por la empresa el cual consiste en registrar:

4.1.1.1Numero de orden de compra asignada por cada departamento

Se registra el nmero consecutivo de orden de compra, pero dependiendo del
departamento ser este nmero.

4.1.1.2 Numero de orden de compra

Comprende el nmero que le asigna el agente de compras a las rdenes

representado por las siglas de la empresa seguido de un numero consecutivo
ejemplo: YMEX 1234.

Proveedor: muestra el nombre o la razn social que presenta el proveedor.

4.1.1.3 Descripcin del producto

Muestra especficamente las caractersticas del producto a pedir, adems de

contener la cantidad de piezas que son o en su defecto el tipo de servicio que ser.

Solicitante: se registra la persona que ha hecho la orden de compra.

Proceso: describe el proceso que comprende la orden de compra este representado

por un cdigo interno de la empresa.

4.1.1.4 Total de la orden de compra

Se registra el monto total (dinero) de la orden de compra.

4.1.1.5 Moneda

El apartado describe si la cantidad de dinero esta expresada en moneda nacional o

extranjera.

4.1.1.6 Fecha en orden de compra:

Comprende registrar la fecha en que fue creada la orden de compra.

4.1.1.7 Fecha de recepcin de P.O: comprende de registrar la fecha en que el

agente de compras recibe la orden de compra.

4.1.1.8 Fecha estimada de entrega

La fecha representada en este apartado se obtiene comunicndose con el proveedor
de ah se pacta la fecha que tiene para traer el material solicitado, posteriormente se
registra.

4.1.2 Cotizar

La actividad comprende de seleccionar la opcin ms viable para los intereses de la

empresa, en este caso una persona de cualquier rea de un departamento de la
empresa pide que se le coticen una pieza, de ah la funcin es encontrar que la pieza
este con la calidad requerida por el solicitante al menor costo.

La actividad comprende de comunicarse con los proveedores por correo electrnico

u llamada telefnica, posteriormente se negocia la cantidad final del producto para
que nos deje el precio ms accesible posible, al terminar con el primer proveedor se
busca a otro que comercialice el mismo material que se est solicitando procediendo
a realizar la misma funcin que con el primer proveedor.

De ah se selecciona el proveedor que mejor precio haya brindado para proceder con
la compra.

Un dato importante para esta actividad es, que el proveedor que se busca tiene que
cumplir con las especificaciones y lineamiento de la empresa, el proveedor que haya
quedado como mejor opcin tiene que tener un documento llamado (opinin positiva
u opinin de cumplimiento) emitida por el SAT.

Este documento certifica al proveedor que va al corriente con sus pagos en

hacienda, as con esto demostrndole a la compaa que es responsable con el pago
de sus impuestos y brindando seguridad el realizar compras, si en su defecto la
opinin positiva resulta tener opinin negativa la compra se cancela y se procede a
cotizar con ms proveedores o en algunos casos se queda con la primera opcin.

4.1.3 Registrar las fechas en que llega el material a la empresa

El proceso de esta tarea est ligado con el rea de embarques que pertenece a la
primera divisin de la empresa llamada internamente como YMEX, el registro se
obtiene mediante el control de material que llega a esta rea.

Las actividades consisten en que la persona encargada de registrar lo que llega a

embarques llene un formato ,el cual contiene las fechas en que ha sido entregado el
material a embarques adems de contener el nmero de factura al que pertenece el
material y describiendo el producto que ha llegado junto con el nombre del
proveedor.

Toda esta actividad se realiza de igual manera en la segunda divisin de la empresa

llamada SMM, esta divisin tiene su propio almacn y de igual manera se lleva el
registro que ser maneja con YMEX.

Al terminar de llenar el formato el encargado de embarques de YMEX y el encargado

de almacn de SMM mandan diariamente a el agente de compras el archivo
mediante un correo electrnico, posteriormente el agente notifica de recibido y pasa
a registrarlo en el archivo de rdenes de compra, los apartados a llenar son los
siguientes:

4.1.3.1 Serie

Este apartado se encuentra en la factura que ha dejado el proveedor cuando dejo el

material en la empresa se checa con el documento que mandaron los encargados de
embarques y almacn y se procede a anotarlo en el mismo formato de las rdenes
de compra mencionado en la actividad 4.1.1., el apartado serie esta representado por
letras.

4.1.3.2 Folio

Esta informacin se puede encontrar al lado de la serie en la misma factura

representado en nmeros

4.1.3.3 Recibo de mercanca

Es aqu donde la actividad principal recae en este apartado ya que despus de
obtener las fechas se registran en el apartado indicado por el nombre (recibo de
mercanca) en el formato rdenes de compra.

4.1.3.4 Entrega a contabilidad

Consiste en anotar la fecha en que la orden de compra se pasa al departamento de

contabilidad para proceder a su pago.

4.1.3.5 Estatus P.O:

Este aparatado consiste de 4 fases nombras a continuacin:

A= Abierta: relacionada con la orden que todava no ha sido entregada al solicitante.

P= Pendiente: relacionada con la orden que falta de entregarse al solicitante o que

por su defecto la factura que tiene la orden no ha sido pagada por completo por tal se
rellena con la letra P.

C= Cerrada: relacionada con la orden de compra, indica que el contenido de la orden

de compra ya fue entrega a la persona que lo solicito.

V= Void: relacionada con la orden de compra, indica que la orden ha sido cancelada
por motivos del solicitante o por que el proveedor falto a la normatividad de la
empresa.

Posteriormente dependiendo de la situacin en que se encuentre la orden de compra

se le asigna una de las letras descritas anteriormente.

4.1.3.6 Entrega a tiempo

Este apartado indica si el proveedor cumpli con la fecha que pacto en traer el
material solicitado, la denominacin asignada en este apartado es con las palabras
SI o NO.

El apartado de entrega a tiempo tiene mucha relevancia ya que permite realizar una
evaluacin de los proveedores que cumplen y los que no, por tal cada fin de ao se
realiza una evaluacin con este apartado, descartando y cambiando los proveedores
que no cumplan con las expectativas de la empresa.

4.1.3.7 Observaciones

Este es el ltimo apartado que representa todo el formato de rdenes de compra, el

cual describe caractersticas o detalles que tiene una orden la cual se registra y se
notifica al solicitante para mantenerlo informado de su pedido.

4.1.4 Uso del sistema NOVA

La actividad consiste en registrar las facturas correspondientes a las compras

directas de la empresa.

4.1.5 Pedido de papelera

La funcin de esta actividad es hacer el pedido de papelera general de la empresa

dividida por todos los departamentos, estos a su vez realizan la orden de compras, la
mandan practicante de compras y se procede a realizar el pedido, el pedido se
realiza con OFFICE DEPOT por telfono.

Cuando la papelera ha llegado a embarques se tiene que recoger mediante unos

carritos especiales para mercanca, de ah se procede a acomodar cada pedido por
departamento y notificar al solicitante de cada de departamento que su pedido est
listo, para que finalmente pase con el practicante de compras y se le sea entregado,
como requerimiento final cada solicitante tiene que firmar en la factura de su pedido
como recibido, con firma nombre y la fecha, para poder pasar a contabilidad, este
procedimiento se realiza cada mes.

4.2 Actividades adicionales

4.2.1 Sacar copias

La actividad consiste en sacar un duplicado de las rdenes de compra para ser

archivada.

4.2.2 Escanear rdenes de compra

Consiste en tener un archivo en digital de la orden de compra por tal se archivaba en
fsico y virtual, adems de servir para enviar la orden por correo electrnico.

4.2.3 obtener firmas de solicitantes

Obtener firmas de los solicitantes comprobando de tal forma que el producto que
pidieron ya se les ha sido entregado.

CAPITULO 5
 RESULTADOS OBTENIDOS

5.1 Resultados obtenidos

Gracias a las actividades que se desempearon durante el transcurso de las

residencias como propuesta de proyecto, se mejoraron los siguientes procesos:

Registro de rdenes de compra en tiempo y forma: esta actividad mejoro

considerablemente ya que se logr mandar todas las ordenes a los proveedores en
tiempo y forma, el problema que generaba este proceso era que el agente de
compras no alcanzaba a registrar todas las ordenes de un solo da ya que estas
llegan al agente de compras durante todo el trascurso del da laboral por tal al tener
ms actividades y al salir de la oficina u atender a un proveedor presencialmente no
lograba registrarlas a la brevedad, como tal las ordenes se registraban hasta el da
siguiente generando acumulo de ordenes sin registrar.

Al existir el auxiliar de compras este mismo ayudaba a el agente a registrar las

ordenes en cuanto el solicitante se las dejaba y cuando el agente de compras no se
encontraba en su lugar el auxiliar se encargaba de hacerlo, dando como resultado un
mejor desempeo en sus actividades gracias a que se comparta el registro con el
auxiliar, obteniendo el registro de las mismas el da que fueron recibidas.

Esto genera que el proceso de registro de rdenes se maximice cumpliendo las

expectativas del solicitante, dado a que la orden es mandada al proveedor el mismo
da que se le entrega, con esto el material solicitado con el proveedor llegaba ms
rpido de lo que regularmente sola llegar.

Se logr archivar todas las rdenes de compra ya cerradas a las carpetas

correspondientes:

Al existir el auxiliar de compras se comprob que mantener el registr de ordenes

cerradas era posible obteniendo beneficios cuando se presente una auditoria dado a
que la documentacin se encontraba archivada correctamente.

Se evit seguir acumulando las rdenes que ya estaban cerradas en un cajn o

carpetas a las que en realidad no correspondan.

Se mantuvo un orden propuesto por el agente de compras, que consista en archivar

cada orden por el mes al que pertenecan, adems de tomar en cuenta su nmero de
registro en orden ascendente.

Las cotizaciones eran presentadas a los solicitantes con mayor anterioridad:

Este proceso mejor de manera que el auxiliar de compras ayudaba a el agente de

compras a cotizar los artculos de forma, que mientras el agente cotizaba un artculo
el auxiliar se encargaba del otro, generando eficiencia en las cotizaciones, ya que se
les presentaban a los solicitantes en un lapso de tiempo ms corto propiciando a que
el producto se pidiera ms pronto.

Registro de llegada de material:

Se cre un formato de registro de material el cual contena las caractersticas del

material solicitado junto con el nombre del proveedor al que perteneca, seguido del
monto total expresado en dineros y el nmero de factura al que pertenece el pedido,
propiciando eficiencia en el control de llegada de material.

Se lograron obtener las fechas en que el material llegara a la empresa, eso con
ayuda del auxiliar de compras ya que este registraba por medio de un formato en
conjunto con embarques las fechas en que llego el material, obteniendo una
evaluacin ms certera de proveedores en el apartado de cumplimiento de llegada
de material.

Esto generaba obtener cada una de las fechas de cada material que se fue pedido
con un proveedor, abarcando los dos almacenes con los que cuenta la empresa.

En trminos generales el auxiliar de compras maximizo los tiempos productivos al

realizar cotizaciones, al registrar las rdenes de compra, al atender proveedores
presenciales, al encargar la papelera general de la empresa, al solicitar las fechas
de llegada de material, a mantener una comunicacin activa con los proveedores, a
mantener las ordenes archivadas, al evaluar a los proveedores, propiciando la
mejora continua de procesos para el rea de compras.

CAPITULO 6
 ALCANCE Y LIMITACIONES

6.1 ALCANCES

Se cumpli satisfactoriamente los requerimientos de la hoja de trabajo

pertenecientes a compras.
Maximizar tiempos en el registro de rdenes.
Maximizar tiempos en cotizaciones.
Se cre un formato llamado control de indirectos.
Se obtuvieron las fechas de llegada de material en tiempo y forma.
Se logr un equipo eficiente en conjunto con el agente de compras.

6.2 Limitaciones

Dado a las polticas de la empresa se neg la ilustracin de ciertos

documentos.
Falta de seguimiento a la induccin en el personal de nuevo ingreso.
 CAPITULO 7

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
DEREIVADO DE LAS AREAS DE OPORTUNIDAD QUE TIENE LA EMPRESA kk
mexicana SE VIO EN LA NECESIDAD DE APLICAR EL PRESENTE PROYECTO
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