Ensayo Importancia de los Archivos

Los archivos recopilan, conservan y difunden informacin registrada, generada

recibida por una entidad, grupo o persona en funcin de las actividades que sta
realiza.
Dicha informacin puede estar contenida en documentos sobre papel cualquier
otro soporte: medios legibles por equipos mecnicos o electrnicos, cintas discos
de computadora, micro formas, fotografas, fonogramas, videocintas, pelculas,
pintura, dibujos, mapas, etc.
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de informacin de un pas,
por cuanto en su documentacin se expresa, en forma original, el desarrollo
histrico de su misin, funciones y actividades. Su importancia se podr
comprender a partir del valor que tiene para: la administracin, la investigacin, la
comunidad, el desarrollo econmico, social, cientfico y tecnolgico, el fomento de
la cultura y la consolidacin de la identidad nacional. Por razones de orden prctico
se explicar cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar
los lmites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.
PARA LA ADMINISTRACIN
Si partimos del supuesto bsico de que los archivos, son creados orgnicamente
por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines,
hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir
con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar
precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trmites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.
La funcin de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a
medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrn los
funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la bsqueda
infructuosa de informacin, elevando los costos de operacin, produciendo
ineficiencia, atraso, confusin y, en general, una deficiente administracin.
PARA LA INVESTIGACIN
Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustracin y
mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen
informacin en documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben
aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos. Los
archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces
divergentes, sobre los acontecimientos; son tiles para las investigaciones relativas
a la historia, la administracin, la economa, la geografa, los procesos sociales,
polticos, la ciencia, la tecnologa y otras disciplinas.
PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO
Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar
derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de
ste con otros Estados.
Toda persona desde su nacimiento inicia una relacin con la documentacin que se
acrecienta en el transcurso de su vida: esta relacin le permite ejercer como
ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y emprender
sus actividades.

Su creacin, existencia, desempeo y desaparicin son siempre demostrables a

travs de documentos.
Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control pblico y
social, lo cual favorece la participacin ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad
del Estado. As mismo, los archivos fortalecen la implementacin de estrategias
que se privilegian en los Planes Nacionales de Desarrollo, pues como centros y
sistemas de informacin inciden de manera transversal en todas las estrategias. En
consecuencia, es un deber del Estado, representado en todo su aparato poltico-
administrativo, hacer los mayores esfuerzos por posesionar los archivos en estrecha
concordancia con los principales desafos del orden econmico, poltico, social y
cultural a fin de atender las demandas y expectativas de desarrollo de la comunidad
y del pas.
En un mbito ms amplio, es esencial que un pas mantenga un registro permanente
de sus derechos y obligaciones en relacin con otros Estados y con la comunidad
internacional en su conjunto. Si no se conservan los tratados, convenios y dems
acuerdos internacionales o no son de fcil acceso, se presentarn desavenencias
con otros Estados y controversias y conflictos internacionales.
PARA EL DESARROLLO ECONMICO Y SOCIAL
El mejoramiento de las condiciones de vida de la poblacin es un objetivo constante
en todas las polticas, planes y programas de desarrollo econmico y social de los
gobiernos. Para llevar a cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la comprensin
de los antecedentes sobre programas, medidas y procedimientos, logros y fracasos,
es de mucho valor.
Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendrn la garanta de tomar
y proyectar decisiones con bases slidas, pues stos acopian gran cantidad de
informacin sobre: poblacin, funcionamiento de los sectores productivo y de
servicios, industria, comercio, agricultura, bienestar, asistencia social y educacin,
entre otros.
PARA EL DESARROLLO CIENTFICO Y TECNOLGICO
Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes, quienes
muchas veces deben pagar incluso con sus vidas tales despropsitos.
Aunque un pas como Colombia posee inmensos recursos humanos y naturales, su
caracterizacin, cuantificacin, conservacin y desarrollo, ha de ser asumida por las
empresas e institutos especializados del Estado, por el sector privado y por
asociaciones y corporaciones mixtas que renan los recursos y esfuerzos pblicos,
privados y comunitarios. La investigacin es condicin para el avance cientfico y
tecnolgico; sus resultados permiten aplicaciones prcticas y la generacin de
conocimientos pertinentes para las necesidades de los diferentes sectores del pas.
Gran parte de la contribucin de los archivos al desarrollo cientfico y tecnolgico
est dado por su capacidad de proporcionar informacin sobre insumos y resultados
obtenidos durante los procesos de investigacin.
PARA EL FOMENTO DE LA CULTURA Y EL DESARROLLO DE LA IDENTIDAD
NACIONAL
Los archivos documentan, desde sus orgenes, la vida de las comunidades y de las
naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre s y con otras
comunidades, pueblos y naciones. De igual manera, conservan los registros de las
distintas expresiones creativas, artsticas, asociadas al desarrollo econmico,
poltico, cultura.
Los archivos estn ntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo
fueron definindose como partes esenciales del patrimonio cultural de la nacin:
sustentan su identidad, permiten conocer las races, registran la experiencia
colectiva de la comunidad y son esenciales para el reconocimiento de los derechos
del pasado que se constituye en fundamento del presente y en soporte del futuro. El
acervo histrico preservado y custodiado por la sociedad permite que nos sintamos
miembros solidarios de Colombia, protagonistas y artfices de nuestro propio
desarrollo en armona con el mundo que nos rodea.