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MODELO 01 GUA DE ENTREVISTA AL JEFE DE LA OFICINA DE PERSONAL DE LA

UNIVERSIDAD ABC

A). Preguntas de carcter general

Desde su punto de vista, Cules son las funciones principales de la Oficina de


Personal?
Cules son los problemas potenciales que afronta actualmente la Universidad?
Cules son sus causas?

B). Seleccin y captacin de personal

Cmo se captan al personal administrativo y cul es el tiempo promedio para


cubrir una plaza vacante.
Cules son los puestos ms fciles y ms difciles de cubrir? Qu estrategias
innovadoras ha utilizado para cubrir los puestos ms difciles?
Qu polticas tiene en marcha respecto a la captacin de personal administrativo?
Por qu? Est de acuerdo con el procedimiento actual?
Qu mtodos utiliza actualmente para seleccionar al personal administrativo?
Tiene idea de sus costos?

C). Evaluacin del desempeo

Con qu fines se realiza la evaluacin del rendimiento? Por qu?


Con qu frecuencia evalan el rendimiento del personal administrativo? Les
agrada a los subordinados el sistema existente?
Est satisfecho con los formularios de evaluacin del rendimiento que se emplean
para el personal administrativo? Cules son las razones principales de su
descontento?

D). Capacitacin y desarrollo

Efecta regularmente un anlisis de las necesidades de capacitacin? De qu


manera decide qu personal administrativo se capacitarn?
Cmo se disean los programas de capacitacin?
Cmo evala la eficacia de los distintos programas de capacitacin?
Qu cambios o mejoras considera que deberan implementarse respecto a la
capacitacin en el puesto de trabajo?
Existe alguna normatividad que obliga a las autoridades universitarias a apoyar al
personal administrativo en cuanto a capacitacin?

E). Condiciones laborales


Cmo caracteriza las relaciones de la Oficina de Personal con el personal
administrativo de la Universidad?
Mantiene estadsticas sobre el nmero y la naturaleza de las quejas? Calcula el
costo de cada una?
Tiene dificultad para disciplinar al personal administrativo?
Cmo ve la calidad del personal de la Oficina de Personal? Comntelo.
Cmo ve el papel que desempean el personal administrativo de las diferentes
Facultades de la Universidad? Comntelo.

Gracias por su colaboracin

MODELO 02 - GUA DE ENTREVISTA A LOS JEFES DE LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS DE


LA UNIVERSIDAD ABC

OBJETIVO: Conocer los criterios de los Jefes de las dependencias administrativas,


relacionados con la capacitacin y actualizacin laboral de los trabajadores
administrativos de la muestra.

REQUERIMIENTO DE INFORMACIN:

Se solicita a los Jefes de las dependencias administrativas su colaboracin en la


investigacin que se realiza, aportando sus criterios libremente y con absoluta sinceridad:

Qu cargo desempea en la Universidad? .

Qu Unidades o Secciones estn a su cargo?

1. Describa las funciones ms importantes que usted considere del personal


administrativo a su cargo, segn el Manual de Organizacin y Funciones.
2. Conocen los trabajadores administrativos de la dependencia a su cargo las
funciones especficas contempladas en el Manual de Organizacin y Funciones?
3. Considera que se les brinda capacitacin necesaria y suficiente al personal
administrativo a su cargo para el desempeo eficiente de sus funciones?
4. Considera como adecuado la capacitacin y actualizacin que reciben los
trabajadores administrativos de la muestra seleccionada?
5. Cul es su apreciacin sobre la poltica de capacitacin y actualizacin al personal
administrativo implementado por las actuales autoridades universitarias?
6. Qu sugerencias propone para su mejoramiento, dada la contribucin que puede
hacer la Universidad, a travs de los trabajadores administrativos en la gestin
acadmica y administrativa de la Universidad.
MODELO 03 GUA DE OBSERVACIN PARA EVALUAR LA GESTIN DE LA OFICINA DE
PERSONAL DE LA UNIVERSIDAD ABC

REAS DE LA AUDITORIA SI NO COMENTARIOS


Reclutamiento
Existen problemas para reclutar personal
administrativo?
Se realizan anlisis de costos y beneficios de los
medios de reclutamiento?
Se anuncia suficientemente la convocatoria del
concurso de mritos?
Se preparan listas de postulantes con antelacin?
Existen procedimientos para establecer un
primer contacto con los postulantes?

Seleccin y captacin
Se toman las decisiones de seleccin con pleno
conocimiento de las descripciones de los puestos
de trabajo?
Cumplen los formatos de solicitud los requisitos
legales?
Se evalan la validez y la fiabilidad de las
preguntas?
Se capacita a los entrevistadores?
Se utilizan pruebas psicolgicas normalizadas u
otro tipo de pruebas escritas?

Evaluacin del rendimiento


Se evala el rendimiento en todos los niveles de
puestos?
Se han revisado los mtodos de evaluacin del
rendimiento?
Se capacita a los evaluadores para realizar la
evaluacin de rendimiento?
Es satisfactoria la frecuencia de las evaluaciones
de rendimiento?

Capacitacin y desarrollo
Existen programas de capacitacin para el
personal administrativo?
Se ofrecen los programas de capacitacin en
funcin del anlisis de las necesidades?
Existe un presupuesto anual para la capacitacin
del personal administrativo?
La capacitacin se lleva a cabo en la Universidad?
Se evala y controla el xito de la capacitacin?
Se evala la efectividad de la capacitacin?

Condiciones laborales
Existen polticas definidas respecto a:
a). Quejas de los empleados
b). Actuaciones disciplinarias
Se realizan esfuerzos para negociar la mejora de
las relaciones laborales?

MODELO O4 - GUA DE OBSERVACIN

NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD:

NOMBRES Y APELLIDOS DEL EMPLEADO:

PUESTO QUE OCUPA: ...

ANTIGEDAD EN EL PUESTO: ..

EDAD: ...

INSTRUCCIONES: Observar el desempeo de sus funciones del empleado evaluado,


marcando con una (X) el cumplimiento de acuerdo con la escala establecida (NUNCA,
ALGUNAS VECES, CASI SIEMPRE, SIEMPRE)

OBJETIVO: Evaluar el desempeo realizado por el trabajador administrativo dentro de la


Universidad.

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N ASPECTOS A EVALUAR NUNCA ALGUNAS CASI SIEMPRE OBSERVACIONES
VECES SIEMPRE
1 Es puntual en su ingreso
al trabajo.
2 Demuestra eficiencia en
su trabajo.
3 Coordina con sus dems
compaeros para
realizar su trabajo.
4 Demuestra iniciativa y
alcanza sugerencias
para mejorar su trabajo.
5 Es proactivo y dinmico.
6 Demuestra
identificacin con la
Institucin.
7 Es responsable en el
cumplimiento de sus
funciones.
8 Despus del horario de
trabajo, se queda para
concluir con el trabajo
pendiente.

MODELO 05 - GUA DE ANLISIS DOCUMENTAL

OBJETIVO: Valorar el tratamiento que ofrecen los documentos normativos que regulan
la capacitacin de los trabajadores administrativos de la Universidad ABC a la
capacitacin laboral de los mismos.

CRITERIOS DE ANLISIS:

Existencia de documentos normativos que rigen la capacitacin y actualizacin


laboral de los trabajadores administrativos.
Existencia de planes de capacitacin y actualizacin laboral para el personal
administrativo.
Existencia de estrategias de capacitacin y actualizacin laboral del personal
administrativo.
Evidencias de planeacin de acciones de capacitacin y actualizacin laboral del
personal administrativo.

FUENTES DE INFORMACIN UTILIZADAS:

Resolucin N 154-2007-MTPS del Ministerio de Trabajo y Promocin Social que


norma la capacitacin de los trabajadores de las empresas.
Documentos normativos de la SUNEDU que regulan el trabajo de los evaluadores a
los trabajadores administrativos seleccionados en la muestra.
Los files personales de los trabajadores administrativos seleccionados en la
muestra.
Los resultados de las evaluaciones de los trabajadores administrativos
seleccionados en la muestra, correspondiente a los ltimos 5 aos.
El Plan de desarrollo individual de los trabajadores administrativos seleccionados
en la muestra.

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