SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

PROCESO: GESTION INTEGRAL

FORMATO: PLANEACION DE PROYECTOS

NOMBRE DEL PROYECTO SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SGSST)

 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Codigo: GC-F-015

SISTEMA DE GESTION INTEGRADO Fecha: 17 de septiembre de 2014

PROCESO: GESTION INTEGRAL Version 001

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NOMBRE DEL PROYECTO SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (SGSST)

OBJETIVO ESTRATGICO Fortalecer la estructura institucional y las competencias de los funcionarios

OBJETIVO ESTRATGICO:
Incluir el objetivo estratgico al que apunta el
ESTRATEGIA proyectoel clima organizacional, mejorando la calidad de vida laboral con miras a incrementar la productividad en la organizacin.
Fortalecer

ESTRATEGIA:
Incluir
TIPOla estrategia en la que est incluido el proyecto
OBJETIVOS DEL PROYECTO
Disear, implementar y socializar el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el trabajo para la Superintendencia de Sociedades
(Generales y especficos)
OBJETIVOS DE PROYECTO:TIPO:
Incluir los objetivos que
Definir
debesi el
cumplir
objetivo es
el proyecto general o especfico
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INDICADOR

DESCRIPCIN DESCRIPCIN:
Nmero de programas ejecutados : Corresponde al total de programas ejecutados
Hacer una descripcin de lo
que se quiere medir
TIPO: FRECUENCIA DE MEDIDA: TENDENCIA: FRMU
TIPO UNIDAD DE MEDIDA UNIDAD DE MEDIDA:META META:FRECUENCIA DE MEDIDA TENDENCIA FRMULA DEL INDICADOR
Definir el tipo de indicador: Indicar cada cuanto tiempo hay
Indicar
quesi
tomar
la medicin
la medicin Indicar
Indica la escala o mtrica a Valor que se quiere
- Eficacia: Expresa el logro de los objetivosusar (%, procesos, acumulada del indicador
Nmero de programas ejecutados / descripc
Eficacia Porcentaje 100% alcanzar (100%, 3
Trimestral Ascendente
- Eficiencia: Permite establecer la relacin de productividad en el uso de losprocesos,
recursos 5 unidades, debe ascender o descender
Nmeroprogramas programados medio d
unidades, documentos) 3
-RESPONSABLE
Efectividad: Seguimiento del impacto de los logros alcanzados
RESPONSABLE DE LA MEDICION DE LA MEDICIN: documentos)
Definir la persona encargada de tomar los datos, calcular el
indicador y reportar a los interesados
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RECURSOS HUMANOS

ROL: RESPONSABILIDADES:
INT. - EXT. CAPACIDADES:
ROL Indicar el rol de la persona
NOMBRE Incluir las Indicar si la persona
RESPONSABILIDADES INT.-EXT. Enumerar las capacidades
CAPACIDADES
dentro del proyecto (NO es responsabilidades
pertenece
de laa la necesarias para desarrollar
el cargo dentro de la persona dentro
Superintendencia
del o es las responsabilidades
organizacin) proyecto externa asignadas
Proponer el proyecto y ubicarlo en la estrategia de la entidad.
Promover el proyecto y buscar el apoyo necesario al interior de la entidad para el desarrollo del mismo.
Gestionar la consecucin de los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto.
Patrocinador SECRETARIA GENERAL Interno
Tomar decisiones claves en el proyecto.
Orientar al gerente de proyecto y equipo cuando se desven por falta de informacin.
Autorizar el cierre del proyecto, entregando previamente a la entidad los productos finales del proyecto.

Participar en la planificacin del proyecto: Definir los objetivos del proyecto y el plan de trabajo (EDT -
estructura detallada de actividades) y productos entregables.
Identificar a las partes interesadas (Stakeholders) del proyecto.
Elaborar y ejecutar el plan de comunicaciones del proyecto.
Identificar y gestionar los riesgos del proyecto.
Coordinar al equipo de trabajo del proyecto.
Realizar el seguimiento al desarrollo del plan de trabajo definido (ejecucin de actividades y entregables).
Gerente COORDINADOR DE TALENTO HUMANO Interno
Gestionar los recursos asignados al proyecto.
Liderar el proceso de gestin del cambio que se requiera para el desarrollo del proyecto.
Participar en la toma de decisiones respecto a los cambios que requiera el proyecto.
Comunicar al patrocinador (Sponsor) las novedades generadas al interior del proyecto.
Informar a las partes interesadas en el proyecto los cambios y decisiones que afectan la planificacin del
proyecto.
Participar en la solucin imprevistos con las partes interesadas y el equipo del proyecto.

Recolectar y articular todos los requerimientos y necesidades del patrocinador (Sponsor) y de las partes
interesadas (Stakeholders) del proyecto.
Coordinar al equipo de trabajo asignado al interior del proyecto.
Ejecutar oportunamente las actividades asignadas y relacionadas con el desarrollo del proyecto.
Reportar al gerente de proyecto los avances y dificultades respecto a la ejecucin del plan de trabajo
propuesto.
Comunicar oportunamente al gerente de proyecto las novedades generadas en los diferentes frentes de
Lider funcional LDER DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Interno
trabajo.
Asistir al gerente del proyecto en el logro de los objetivos propuestos para el proyecto.
Revisar y validar que el producto final cumple con requerimientos y los criterios de aceptacin definidos.
Asegurar que las partes interesadas (Stakeholders) y el patrocinador (Sponsor) aprueben los entregables del
proyecto.
Participar en la elaboracin y ejecucin del plan de pruebas de aceptacin de producto (cuando se requiera).
Participar en la elaboracin y ejecucin del plan de capacitacin (cuando se requiera).
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Gestin de las comunicaciones entre los equipo

Las comunicaciones entre el equipo de trabajo se desarrollarn de la siguiente manera:

* Radicacin oficial, segn las directrices de Gestin Documental para la entrega de memorandos, facturas e informes de desarrollo d
* Correo electrnico para intercambio de informacin del proyecto y su avance, entre el personal de la Superintendencia y el proveedo
* Reuniones virtuales (a travs de herramienta de videoconferencia) y presenciales
* Llamada a telfono fijo (entidad) y mvil (proveedor).
* Actas de seguimiento de proyecto

EQUIPO DE PROYECTO DE LA
SUPERINTENDENCIA
Enumerar las personas de la
EQUIPO DE PROYECTO DE LA SUPERINTENDENCIA Superintendencia que participarn en el
ROL:
desarrollo delde
Indicar el rol proyecto
la persona
dentro del proyecto (NO es
NOMBRE ROL el cargo dentro de la
organizacin)
Ligia Rodrguez Patrocinador

Angela Maria Caro Gerente

Mara Fernanda Solano Lider funcional

Patricia Chacn Lder proceso Lider funcional

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in de las comunicaciones entre los equipos de trabajo

nera:
e memorandos, facturas e informes de desarrollo del proyecto.
re el personal de la Superintendencia y el proveedor.
s

EQUIPO DE PROYECTO DE LA
SUPERINTENDENCIA
Enumerar las personas de la
Superintendencia que participarn en el EQUIPO DE PROYECTO DEL PROVEEDOR
ROL: ROL:
desarrollo delde
Indicar el rol proyecto
la persona Indicar el rol de la persona
dentro del proyecto (NO es dentro del proyecto (NO es
el cargo dentro de la NOMBRE ROL mail
el cargo dentro de la
organizacin) organizacin)
Luis Alfredo Velandia Asesor ARL POSITIVA
bre de 2014
Pgina
Inicial

EQUIPO DE PROYECTO DEL

PROVEEDOR:
Enumerar las personas del proveedor que
participarn en el desarrollo del proyecto
de la persona
oyecto (NO es
ro de la telefono
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INTERESA
INTERESADOS
Personas, g
organizacio
involucrado
NOMBRE CARGO CARGO:
TELEFONO CORREO ELECTRONICO INTERNO-EXTERNO:
INTERNO - EXTERNO POSICION FRENTERONIN:
AL PROYECTO
Cargo de la persona Indicar si la persona Definir si la persona,
dentro de la organizacin pertenece a la respeto al proyecto est:
Patricia Chacon Lider SGSST 2201000-3029 patriciac@supersociedades.gov.co Interno
Superintendencia o es
A favor
- a favor
externa - en contra
Hoslander Senz Jefe de Planeacin 2201000-2079 HoslanderS@SUPERSOCIEDADES.GOV.CO Interno A favor
- neutral
Luis Alfredo Velandia Asesor ARL - POSITIVA Externo Neutral

Richard Ciprian Betancourt Asesor ARL - POSITIVA Externo Neutral

Coordinadora Grupo de Desarrollo del

Maria Fernanda Solano
Talento Humano
2201000-2096 marias@supersociedades.gov.co Interno A favor

Ligia Rodrguez Secretaria General 2201000-2007 ligiarh@supersociedades.gov.co Interno A favor

Juan Camilo Correa Jimenez Funcionario OAP 2201000-1222 juancj@supersociedades.gov.co Interno A favor
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PLAN DE COMUNICACIN

TIPO DE COMUNICACIN: OBJETIVO: FRECUENCIA: RESPONSABLE: ENTREGABLE:

NOMBRE DE INTERESADO TIPO DE COMUNICACIN Indicar si la comunicacin se realizar
OBJETIVO Indicar qu se pretende Indicar
FRECUENCIA cada cuanto se Indicar quien
RESPONSABLE debe realizar
ENTREGABLE Indicar cual es sopo
mediante: lograr con la comunicacin
produce la comunicacin la comunicacin la comunicacin
Gerente proyecto Memorando - Mail de informe de Supervisin y factura
Radicacin Segn requerimiento Gerente proyecto Informe de supervisin y cumplido
- Oficio
- Memorando
Proveedor Memorando - Reuninde informe de proveedor y factura
Radicacin Segn requerimiento Proveedor Informe de proveedor y factura
- Telefnica
- Electrnica (mediante la web)
- Electrnica
Gerente / Proveedor Acto administrativo Desarrollo del cierre del contrato. Segn requerimiento Gerente / Proveedor Acta de Cierre
- Acto administrativo

Actas electrnicas de las reuniones

Gerente / Proveedor Electrnica Desarrollar las actas de seguimiento del proyecto. Quincenal Gerente / Proveedor realizadas (indica temas tratados y
compromisos adquiridos)
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REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

DESCRIPCIN DELCDIGO REQUERIMIENTO: ALCANCE DEL PROYECTO FECHA

/ ENTREGABLE
DE CRIT
REQUERIMIENTO:
CDIGO Incluir un cdigo para facilitar el ALCANCE DEL PROYECTO / AFECTADO:
FECHA DE CUMPLIMIENTO:
CRITERIO DE Indica
DESCRIPCIN DEL REQUERIMIENTO Incluir una descripcinNOMBRE
seguimiento
del DEL SOLICITANTE
del requerimiento Indicar si es un requerimiento
Indiar
quecuando
afecte se
a laespera
totalidad
por el
REQUERIMIENTO ENTREGABLE AFECTADO CUMPLIMIENTO ACEPTACIN
requerimiento del del proyecto o a un entregable
que yelespecificar
requerimiento
a cual
se reque
solicitante realice
NO APLICA N/A N/A NO APLICA N/A N/A
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Pgina
PESO DE
FECHA
FECHA PROGRAMADA
DURACIN DE LA
EVIDENCIA AVANCES DE FECHA PORCENTAJE DE
Inicial
ACTIVIDADES ENTREGABLES METAS RESPONSABLES PROGRAMADA DE ACTIVIDAD
LA ACTIVIDAD DE FINALIZACIN LOS ENTREGABLES CIERRE CUMPLIMIENTO
INICIO (Semanas)

Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Poltica SST integrarla a la Poltica de Gestin
Documento 1 1.1% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 25 de febrero de 2016 3.0 Documento con polticas 2/25/2016 1.1%
Integral
proyecto SGSST
Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano
Objetivos del SGSST Documento 1 0.5% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 17 de febrero de 2016 1.4 2/17/2016 0.5%
proyecto SGSST
el 100% de las Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano
Listas de asitencia a
Capacitacin y entrenamiento del SG-SST Listas de asitencia capacitaciones 0.9% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 22 de febrero de 2016 2.4 2/22/2016 0.9%
capacitacin
programadas proyecto SGSST

Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Documentacin asociada al Sistema el 100% de la Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al
Documentacin de SG-SST 1.0% 10 de febrero de 2016 24 de febrero de 2016 2.8 2/24/2016 1.0%
de Seguridad y Salud en el Trabajo documentacin requerida proyecto SGSST
Asesor Oficina Asesora de Planeacin

Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Identificacin de peligros SG-SST Matriz de peligros 1 1.0% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 24 de febrero de 2016 2.8 2/24/2016 1.0%
proyecto SGSST

Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Auditorias y revisin por la direccin SG-SST 1.0% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 24 de febrero de 2016 2.8 2/24/2016 1.0%
proyecto SGSST

Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Investigacin de incidentes y accidentes de trabajo Registro de investigacin de el 100% de los accidentes Informes de investigacin de
0.4% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 16 de febrero de 2016 1.2 2/16/2016 0.4%
SG-SST accidentes de trabajo de trabajo accidentes de trabajo
proyecto SGSST

Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Acciones correctivas y preventivas SG-SST 0.5% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 17 de febrero de 2016 1.4 2/17/2016 0.5%
proyecto SGSST

Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Gestin de peligros y riesgos SG-SST 1.6% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 2 de marzo de 2016 4.2 3/2/2016 1.6%
proyecto SGSST

Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Responsabilidades del empleador en SG-SST 4.6% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 12 de abril de 2016 12.4 4/12/2016 4.6%
proyecto SGSST

Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Prevencin, preparacin y respuesta ante Documento que contiene plan
Plan de emergencias 1 5.9% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 29 de abril de 2016 15.8 4/29/2016 5.9%
emergencias SG-SST de emergencias
proyecto SGSST

Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Evaluacin inicial y plan de trabajo del SGSST 7.9% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 26 de mayo de 2016 21.2 5/26/2016 7.9%
proyecto SGSST

Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Indicadores del SG-SST Propuesta de indicadores 1 10.0% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 23 de junio de 2016 26.8 Documento con propuesta 6/23/2016 10.0%
proyecto SGSST

El 100% de las Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Inspecciones Regisro de inspecciones inspecciones que se 16.6% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 20 de septiembre de 2016 44.6 9/20/2016 16.6%
requieran proyecto SGSST

Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Medidas de prevencin y control SG-SST 23.9% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 8 de enero de 2016 25 de noviembre de 2016 64.4 11/25/2016 23.9%
proyecto SGSST

el 100% de las Coordinador Grupo de Desarrollo del Talento Humano

Capacitaciones Listas de asitencia capacitaciones 23.0% Funcionario Grupo de Desarrollo del Talento Humano asignado al 10 de febrero de 2016 15 de diciembre de 2016 61.8 Listas de asitencia 12/15/2016 23.0%
programadas proyecto SGSST

100% 269.0 100%

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GESTION DE RIESGOS DEL PROYECTO

DESCRIPCION EVALUACION ACTIVIDADES DE MITIGACION RESPONSABLE DE GESTIONAR EL RIESGO

Elaborar la lista de chequeo al captulo 6 del decreto 1072 de 2015,

Omitir informacin en la planificacin de las actividades necesarias para dar
Alto con el acompaamiento de un asesor experto asignado por la ARL COORDINADOR TALENTO HUMANO
cumplimiento al alcance del proyecto.
(Positiva).

Que los funcionarios a cargo del desarrollo de las actividades del proyecto de no
Realizar el seguimiento peridico al desarrollo del plan de trabajo
entreguen oportunamente la informacin requerida, ocasionado retrasos en el Medio COORDINADOR TALENTO HUMANO
definido (ejecucin de actividades y entregables con evidencia).
desarrollo del proyecto.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

* El cronograma se realizara en MS Project y sera remitido junto con el presente formato a la Oficina Asesora de Planeacion.