INVESTIGACIN EXPLORATORIA

La organizacin de eventos corporativos, lanzamientos de productos,

activacin de marcas, conferencias, foros, expos, convenciones y
eventos masivos, representa una oportunidad de negocio para retar la
creatividad e innovacin y, al mismo tiempo, crear empleos y generar
una fuente de ingresos generosa.
Se trata de un giro que exige capacitacin constante, aptitudes para
trabajar bajo presin, fuerte orientacin de servicio al cliente, ingenio y
conocimiento de una industria que lo mismo atiende a empresas y
corporativos, que a universidades e instituciones de gobierno. (rika
Uribe, 2013)

Sector en crecimiento
Por otra parte, tenemos los beneficios que trae una empresa que se encarga
de organizar eventos.
Abrir una agencia productora de eventos tiene mltiples oportunidades
de colocarse en el mercado, no slo entre corporativos y MiPymes, sino
incluso entre sectores en desarrollo o comunidades en busca de foros
para dialogar.

De hecho, Mxico ocupa el lugar 23 en la organizacin de eventos de

carcter mundial en el ranking de la Asociacin Internacional de
Congresos, con un total de 163 reuniones al ao. Adems, la Ciudad de
Mxico es la quinta ciudad ms elegida en Latinoamrica para realizar
eventos internacionales, slo despus de Buenos Aires, Ro de Janeiro,
Sao Paulo y Santiago de Chile. (rika Uribe, 2013)

Llama la atencin resaltar las industrias que son ms recurrentes en contratar

este tipo de servicios.
Qu industrias son las que organizan ms eventos? Farmacutica,
automotriz y de consumo, aunque tambin hay interesantes
oportunidades en el nicho corporativo, educativo, religioso, e incluso en
el sector gobierno. Otro sector que crece de forma constante, es la
organizacin de expos y ferias, donde empresas como Grupo Garsof,
han encontrado un rea de oportunidad. (rika Uribe, 2013)
Hay que buscar nichos de mercado que no hayan sido explorados, o
ubicaciones geogrficas distintas para no saturar el mercado. La
industria de las exposiciones ha tenido un crecimiento exponencial en
los ltimos aos lo que ha generado mayor competencia, situacin que
es buena salvo porque se satura al mercado, dice Luis Garza, director
 administrativo de dicha firma organizadora de la expo Bichos y Mascotas
y World Innovation Expo.
En este caso es necesario que para echar a andar una agencia organizadora
de eventos corporativos se requiere un perfil muy definido de emprendedor,
pues con frecuencia, hay que laborar largas jornadas bajo fuerte presin.
Hace falta mucha pasin y compromiso. Aqu no te puedes equivocar; tienes
que ser puntual y cumplir a toda costa. Esto va a generar una buena
reputacin, relaciones de largo plazo con tus clientes y que tus pagos salgan
en tiempo y forma, dice Len Pallares, director general de LM Audiovisual.
En cuanto a este tipo de empresas podemos encontrar muchas ventajas para
emprender una empresa de este tipo.
El mercado es amplsimo al igual que la competencia, aunque la realidad es
que siempre hay eventos por realizar, dice Natalia Velarde, directora de
Eventos y Wedding Planner en Grandi Piaceri, enfocada a la organizacin de
eventos corporativos y sociales.
Atendiendo a estas consideraciones podemos definir a nuestro pblico meta a
quien queremos llegar.
El perfil del consumidor suele ser de mujeres y hombres de entre 25 y 50
aos; personas que les interesa que sus eventos estn en manos de
expertos. (rika Uribe, 2013)
Al mismo tiempo y por tratarse de eventos corporativos, estos consumidores
suelen ser gerentes de mercadotecnia, encargados de marca o personal de
Recursos Humanos.
Las evidencias anteriores sealan que en este tipo de empresas de
organizadoras de eventos sociales tienen mucha competencia, pero de poca
calidad.
Hay mucha competencia poco profesional, ya que muchas personas creen que
una agencia es un negocio fcil y deciden hacerlo con una oferta de precios
bajos, sin calidad en el servicio, agrega Ernesto Rodrguez, presidente de
Criteria, Marketing & Design, empresa especializada en mercadotecnia directa,
experiential marketing, campaas de promocin y lanzamientos, as como
eventos corporativos.

Infraestructura bsica
Si bien es cierto y de suma importancia lo que distingue a una empresa de otra
es la calidad del trabajo, ya que esto crea la imagen de tu empresa, y la calidad
es fundamental para ello.
Sin embargo, para mantener un estndar de calidad y disminuir costos
de renta de mobiliario y tecnologa, debes de contar con tu propia
infraestructura. El equipo bsico para emprender en una agencia
 productora de eventos, depende de los servicios que deseas ofertar.

Por ejemplo, LM Audiovisual tiene ms de 25 toneladas de equipo, 30

proyectores, 75 bocinas, 10 kilmetros de cableado y puede atender
hasta tres eventos magnos de manera simultnea. A la par, tiene
capacidad para fabricar mobiliario a medida de las necesidades de cada
cliente, por lo que en bodega cuenta con maderas e insumos necesarios.

Lo anterior le ha valido ganar cuentas como General Electric, uno de sus

clientes ms importantes y recurrentes; o Banamex, con quien lleva 17
aos trabajando, e incluso Comex, con quien suma 10; adems de
trabajos para marcas como Liverpool, Prudential, Gobierno del Estado
de Veracruz, Sandoz y Pepsico, entre otros. (rika Uribe, 2013)

Preferimos trabajar con cuentas. Somos muy meticulosos con la planificacin,

por lo que generalmente no organizamos eventos con menos de tres meses de
anticipacin. Esto ayuda a entregar mejores ideas, a prever cada detalle y a
entregar un resultado final que deje totalmente satisfecho al cliente, dice Len
Pallares, de LM Audiovisual.

Puedes empezar con menos equipo. La clave est en proyectar el tipo

de servicio, el nmero de eventos y el aforo de cada uno de ellos. Por
ejemplo, si vas a empezar con servicio de audio, video e iluminacin,
puedes arrancar con cuatro proyectores, cuatro CD Players, dos
mezcladoras y ocho bocinas. Tambin debers contar con equipo de
iluminacin y, por supuesto un vehculo utilitario.

Poco a poco, puedes integrar ms servicios, como la renta de

escenarios, mobiliario tipo lounge, estructuras y stands. Cuando esto
ocurra, contempla la posibilidad de comprar un camin de al menos 3.5
toneladas de capacidad y aumentar la flotilla conforme crezca la
empresa. (rika Uribe, 2013)
Si recurres a proveedores locales, cuida los detalles de la garanta,
servicio y refacciones. Un aspecto que no debes pasar por alto, es el
tema del mantenimiento del equipo. Recuerda que es tu principal activo
 y que sin l, simplemente no puedes trabajar. As que tambin tienes
que contemplar en tus costos y gastos las depreciaciones del equipo,
para renovarlo cada cierto perodo.

Asegrate de capacitar al personal en su utilizacin y no olvides dar

mantenimiento preventivo y correctivo de manera peridica. Hay que
tener un seguro de equipo y contratar seguro de responsabilidad civil.
Esto evita problemas, considerando que el equipo es un activo
importante y que siempre existe el riesgo de que alguien sufra un
accidente durante el montaje, agrega lvaro Campos, director general
de De Dealer, firma especializada en comunicacin grfica, marketing de
guerrilla, hardselling promotion, experiencias de marca y relaciones
pblicas.

Finalmente, no te olvides de montar una oficina para recibir a tus

clientes. Procura que est en una zona cntrica de la Ciudad, cerca
de corporativos.

En efecto de todo lo anterior, si eres responsable y tu trabajo es de buena

calidad sin necesidad de que les expliques a tus clientes cuando te contraten
ser ms fcil porque ya tienes una buena reputacin del exterior y ser ms
fcil que confen en tu empresa y todo lo que les digas acerca de su evento a
realizar. Ya que la mejor publicidad es de boca tal lo menciona el siguiente
autor.
A Len Pallares le ha funcionado el tradicional mtodo de boca en
boca, pues goza de una excelente reputacin en el medio que, incluso,
le ha abierto las puertas para trabajar con el gobierno estatal y federal.
El negocio comenz muy pequeo. Poco a poco me fui especializando
en temas de audio y video y comenc a anunciarme en revistas de
negocios. As empezaron a llegar mis primeros clientes, recuerda. No
obstante, si vas iniciando debers planificar una estrategia de
mercadotecnia y publicidad para llevar tus servicios al pblico objetivo.

Una recomendacin es anunciarte en aquellos medios que suelen leer

tus audiencias, como revistas y diarios de negocios, economa o
finanzas; tambin funcionan los medios especializados por industria o
sector. Una pgina Web de altos vuelos siempre ser un punto a
destacar. Incluye tu visin, misin y valores, as como carta de servicios
con su respectiva definicin, fotos de eventos producidos y, si es posible,
un demo reel que demuestre tu capacidad creativa y de produccin.
 Tendrs que armar una cartera de clientes, para lo cual se recomienda
apuntar hacia una industria o sector. A quin debes contactar? Es
obligado a directores del rea de Mercadotecnia y, si es posible, a
encargados de compras; y nunca est de ms conocer al responsable
de reas crticas como Recursos Humanos y Finanzas.

Ten presente que a nivel corporativo en ms de una ocasin debers

concursar por un proyecto, as que ms vale que prepares un buen
speech y una presentacin profesional, y por supuesto, piensa que si
prometes algo, debes cumplirlo a cabalidad y con honestidad. Una vez
que tienes el cliente, viene un proceso complejo y creativo. El cliente
manda un brief diciendo qu es lo que quiere, pero el tema es aterrizar la
idea con productores, creativos y diseo, agrega lvaro Campos, de De
Dealer.

Definido el proyecto, se aconseja elaborar un contrato que incluya

especificaciones del evento (fecha, hora, duracin, lugar), tiempos
requeridos para montaje, descripcin de cada servicio, mobiliario
entregado, formas de pago y, por supuesto, sanciones por
incumplimiento y/o recisin de contrato por ambas partes.
Recuerda que muchos clientes suelen financiarse con sus proveedores,
por lo que es importante que tengas capital de trabajo para aguantar
algunas semanas antes de que caiga el tan ansiado cheque. No olvides
que, en caso de vender tus servicios al gobierno, la espera puede
extenderse hasta 90 das. (rika Uribe, 2013).

Sobre las bases de las ideas expuestas de estos autores me di cuenta de la

importancia que tiene poner una empresa de organizar eventos, conocimos
nuestro pblico y algunas empresas que se dedican a eso y cuentan un poco
de sus experiencias que los ha llevado a crecer y llegar an ms lejos de lo
planeado.

Atendiendo a estas consideraciones tendremos ms ideas acerca de una

empresa de organizadora de eventos y la laborar que tienen para logra crecer y
llegar a la meta de ciada. Otra cosa a resaltar es nuestros gastos fijos, si es
una organizadora que apenas empieza tendremos que tener por lo menos
quinientos mil pesos al mes para as poder solventar a los proveedores y que
no haga falta nada y todo este en tiempo y forma.

Por ltimo, aprend quienes son las industrias potenciales que pueden ser mi
mercado potencial y as ganar muchos ms clientes interesados en el servicio.

Bibliografa

file:///C:/Users/sixtos/Desktop/Gana%20organizando%20eventos%20corporativ
os.html

(rika Uribe, 2013)