GESTIN DEL TIEMPO

TALLER DE DESEMPEO PROFESIONAL

EL 5900

SEMESTRE DE PRIMAVERA 2017

1
2
We often, maybe even mostly,
let our schedule schedule
itself; Ignoring the fact that
time, not money, is our only
true leadership asset
Tom Peters

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 CONCEPTOS CLAVE

FUERZA DE VOLUNTAD Y DISCIPLINA

CONCENTRACIN
PRIORIDADES
PLAN DE ACCIN
URGENCIA E IMPORTANCIA
PLAZOS
TIEMPO DE REALIZACIN
DISTRACTORES
ZONA DE CONFORT
CREENCIAS
DECLINAR (DECIR QUE NO) 4
 ZONA DE CONFORT
Zona psicolgica por encima o por debajo de la
cual nos sentimos incmodos.
INCOMODIDAD
ZONA DE CONFORT
INCOMODIDAD

Tratar de mantenernos en ella, tiende a dificultar

una buena administracin del tiempo.
La Zona de Confort, est llena de hbitos que,
aparentemente, nos resultan cmodos.
La AdT requiere ampliar efectivamente la Zona de
Confort
5
PLAN DE ACCIN

6
 ANTES DE EMPEZAR

DEFINIR CLARAMENTE EL ENTREGABLE

SI ES PRIMERA VEZ, PEDIR AYUDA A OTROS CON
EXPERIENCIA
DIVIDIR EL TRABAJO EN COMPONENTES
MENORES
REUNIR INFORMACIN Y FILTRARLA
INICIAR EL TRABAJO
TOMAR NOTA DE ASPECTOS CLAVE:
PRINCIPALES PROBLEMAS
SOLUCIONES EFICIENTES
TIEMPO POR ACTIVIDAD
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 QUE DEMANDAS TENGO?: LISTADO DE TAREAS

TIEMPO DE
PRIORIDAD TAREA DESCRIPCIN SOLICITANTE INICIIO TRMINO
EJECUCIN

PRIORIDAD: Identificacin importancia y urgencia

TAREA: Nombre breve de lo que se realizar
DESCRIPCIN: En qu consiste, cual es el entregable
SOLICITANTE: Quin la est solicitando
INICIO: Fecha de asignacin
TRMINO: Fecha de entrega final
TIEMPO DE EJECUCIN: Cuanto tomar realizarla 8
CUANDO SOMOS MS PRODUCTIVOS?

9
CUANTO TIEMPO NOS DEMANDAR ESTE
TRABAJO?

FUENTES

EXPERIENCIA PROPIA
EXPERTOS
ASIGNADOR

TIP

COMPARAR RESULTADO
VS ESTIMACIN

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PROCESADOR SERIAL O PARALELO?

SWITCHING
COST

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 12

PERMITE ANALIZAR COMO SE HA USADO EL DA

DA HABIL

LISTA DE ACTIVIDADES DIARIA

 13

PERMITE ANALIZAR COMO SE HA USADO EL DA

SBADO
LISTA DE ACTIVIDADES DIARIA
 LISTA DE ACTIVIDADES SEMANAL

LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES SABADO DOMINGO

HABILES SBADO

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 Reserva Estratgica de Tiempo Semanal

Horas de la semana: 24x7 = 168

Horas de actividad no evitables = X
Determinar un Xmax y un Xmin
Reserva Estratgica: 168 - X

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TRABAJO/
ESTUDIO
VIDA

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 ACERCA DEL TIEMPO

Es el nico recurso que no se puede aumentar, solo

saber administrar.
Todos compartimos el mismo tiempo, solo que
nos gestionamos en el de forma diferente.
Se trata as, de como invertimos el tiempo
disponible para hacerlo ms rentable.
Tareas, reuniones, estudio, clases, recreacin,
socializacin, etc. se busca realizarlas en la misma
unidad temporal.
Una mala gestin de nosotros mismos, surge de
inadecuados hbitos que poseemos. 17
 HABITOS
Inclinacin constante, generalmente inconsciente, a
la realizacin de algn acto.
Tendencia enraizada en la mente o en el carcter.
Al aprender algo por medio de la repeticin,
delegamos la mayor parte de la actividad a la mente
subconsciente.
As la mente consciente queda libre para dedicarse a
algo nuevo.
No distinguen lo que es provechoso de lo pernicioso.
Malos hbitos son los causantes de la sensacin que
no nos alcanzan las horas del da.
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MALOS HABITOS O LADRONES DE TIEMPO
Nos separan de aquello que queremos conseguir
(trabajo, tareas, objetivos).
Cuando caemos en ellos, al revs de lo que
inconscientemente buscaban, nos separan de la
zona de confort.
As, el tiempo ser oro en tanto logremos en el
realizar nuestros objetivos y permanezcamos en
la zona de confort.
Los ladrones de tiempo nos hacen ms
desorganizados, ineficientes, desconcertados,
lentos y finalmente estresados.
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LOS LADRONES DE TIEMPO

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1.- PLANIFICACIN INADECUADA

21
 1 INADECUADA PLANIFICACIN
Al planificar adecuadamente la distribucin de tareas en el
tiempo, estars ms preparado para enfrentar imprevistos.
Improvisar solo nos llevar a ver todo con una prioridad que
no tiene y solo conseguir estresarte.
Reconocer las tareas como una red de actividades
relacionadas entre s, pero con caractersticas y aportes
diferentes.
Tambin requiere conocer el porqu estamos realizndola y
cual ser su real aporte.
Requiere tambin conocernos, saber en qu momento del
da somos ms productivos y dedicarles esos a las tareas
importantes y urgentes.
Planificar implica identificar objetivos de largo plazo
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TAREAS IMPORTANTES O URGENTES?
Tendemos a confundir niveles en el quehacer diario.
Hay tareas ms o menos importantes y otras ms o
menos urgentes.
Las importantes, se relacionan con tus objetivos de largo
plazo.
Debes identificar cuales son cuales
Es necesario tambin identificar las tareas repetitivas
(leer el mail, navegar por internet, hacer las compras del
supermercado, etc.)
Sitalas donde no interfieran con las tareas importantes o
que requieran toda tu capacidad mental.
Tu da debera desarrollarse en torno a este cuadro
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 CUADRO DE ACTIVIDADES
LO QUE TENGO QUE HACER
Buscar hacer a PRIORIDAD
primera hora del da A (Hacer ya) B (Hacer pronto) C (Postergar)

1 Valiosas pero no
Alto urgentes
IMPORTANCIA

Al iniciar el da,
2
establecer cuales son
LO QUE DEBO HACER
Medio sus actividades en 1A y
dedique tiempo a ellas.
Trate de asignar bajo
HACERLO LA NOCHE tiempo a las
ANTERIOR Y 3 actividades triviales (3)
REVISARLO LA Bajo
MAANA SIGUIENTE

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 CUADRO DE TAREAS
Trabajar en el la noche del da anterior y revisarlo (ponerlo en
prctica) al inicio del da siguiente.
Tareas repetitivas se dejan para periodos que demanden el mnimo
de tu energa. No deben jams interrumpir una tarea prioritaria.
Deja espacios para imprevistos as como zonas para descanso
efectivo.
Cuidarse de que desde tareas repetitivas, surjan interrupciones de
tus actuar en las prioritarias.
Divide las grandes tareas, en segmentos ms pequeos y
realizables.
Busca hacer una cosa a la vez, pero dedicndote por entero a ella.
Termina las tareas, dejarlas a medio hacer es uno de los peores
ladrones de tiempo.
25
2.- INTERRUPCIONES

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 2 INTERRUPCIONES
Es todo aquello que te aleja mentalmente de lo que
ests haciendo.
Cada vez que se produce una, puedes tardar varios
minutos en recuperar el nivel de concentracin en lo
que estabas haciendo.
Rompen tu ritmo de trabajo, intensidad y concentracin.
Son fuentes de stress y ansiedad
Producen insatisfaccin, afectan las relaciones y
deterioran la confianza en nosotros mismos.
As, en vez de lograr tiempos de dedicacin, solo
logramos instantes de trabajo.
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COMBATIENDO LAS INTERRUPCIONES (1)
Es imposible eliminarlas, pero si se puede tener un plan para
atenuar su impacto.
Identifica las diez interrupciones ms frecuentes que distraen tu
quehacer. Ordnalas segn su frecuencia e impacto. Esto te
permitir saber cuando aparecen los ms dainas.
Consulta frecuentemente tu cuadro de actividades y anota en el
las nuevas tareas que te llegan.
No abandones lo que estabas haciendo para dedicarte a la
nueva tarea, generalmente hars mal ambas.
Preprate mentalmente para actuar segn tu plan, cuando
aparezca la interrupcin.
Si debes trabajar con ms personas, aslate usando auriculares.
Quienes usan estos aparatos, tienden a ser menos
interrumpidos por otros.
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COMBATIENDO LAS INTERRUPCIONES (2)
Comunica a otros tus rutinas y dales a conocer las horas en que
ests en disposicin a recibir llamados o similares.
Se firme con aquellos que hacen de la interrupcin un deporte.
Aslate del telfono mvil. Djalo en silencio y con la pantalla
para abajo; si alguien te llama y es importante te dejar un
mensaje en el buzn de voz.
Si alguien puede hacerlo, pdele que anuncie que ests
ocupado.
Si llegas a tener que hablar, se directo y concreto. Los rodeos
telefnicos quitan minutos preciosos. Corta luego a los lateros.
Si tiendes a estar en un medio con muchas interrupciones,
trabaja en bloque cortos (10 a 15 minutos). Sers as menos
interrumpidos en esa ejecucin.
Evita tambin interrumpir a otros.
29
3.- REUNIONES IMPRODUCTIVAS

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 3 REUNIONES IMPRODUCTIVAS
Nuestras organizaciones sufren de reunionitis aguda.
Coordinaciones muchas veces necesarias fallan debido a:
Improvisacin o temas no preparados.
Objetivos mal o sencillamente indefinidos.
Roles de los asistente desconocidos o indefinidos.
Duracin excesiva.
Falta de acuerdos lleva a repetir indefinidamente la
reunin.
Vale preguntarse debo asistir?, es importante o urgente?
Se tiende a asociar la asistencia a reuniones con la
importancia del cargo, lo que es un error garrafal.
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 COMBATIENDO LAS REUNIONES IMPRODUCTIVAS (1)

Si eres convocado y no puedes rechazarla:

Infrmate de qu materia se trata.
Pregntate que esperas lograr de ella y que se espera de ti.
Se participativo y productivo durante ella.
Lleva un block de apuntes y evita el notebook que con
facilidad ser material de distraccin.
Anota lo que consideres los principales aporte y las ideas
que te surjan.
Evita tratar de lucirte, si es que no vas a aportar algo
constructivo, asimismo expresa con claridad tus ideas.
Escucha con atencin a quien est hablando.
Deja claridad sobre las tareas de las que te hars cargo y
busca lo mismo de los otros.
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COMBATIENDO LAS REUNIONES IMPRODUCTIVAS (2)
Si eres tu el que convoca:
Asegrate que todos saben el motivo de la reunin con
suficiente antelacin.
Da a conocer que esperas de los invitados, para que
vayan preparados.
Destaca que la reunin ser mximo de 25 o 30 minutos;
as nadie dar la lata.
Al inicio destaca el motivos de la reunin, qu esperas de
los asistentes y que expectativas tienes una vez termine.
Como organizador, debes ser conductor de la reunin,
motivador, incentivar propuestas y discusiones.
Finalmente levanta un acta con las principales
conclusiones y tareas asignadas.
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4.- TELEVISIN, VIDEO GAMES, ETC

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 4 TELEVISIN
La media latinoamericana de horas diarias usadas frente a un
televisor es de 182 minutos (3 horas). Cual es la tuya?.
Lo anterior significa que un joven de 24 aos, si se inici a los 4,
lleva 2,5 aos dedicados a la TV.
Asociamos la televisin con descanso, en un hbito adquirido
desde nios.
Es la forma ms fcil de evadirse, solo basta con apretar un
botn y luego al zapping.
Pensamos que estamos tan agotados que no podemos hacer
otra cosa.
Nos quedamos frente a ella, aunque el contenido sea
calamitoso ya que estamos dndonos un merecido descanso.
No se trata de eliminar sino de reducir.
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COMBATIENDO EL HABITO DE VER TELEVISIN
Dimensiona tu adiccin.
Efecta una reduccin paulatina, por ejemplo 30 minutos la
primera semana.
Decide anticipadamente qu hars con ese tiempo disponible.
Saca de tu cabeza eso de veamos que darn hoy en la tele.
Ese es el prembulo al consumo
Cena sin TV, usa ese tiempo para compartir y si ests solo para
ser consciente de los que comes.
Elimina el zapping, es adictivo.
Si te es posible, graba lo que realmente quieres ver. as lo
hars cuando quieras y te evitas los comerciales.
Cuando vuelvas a decirte no tengo tiempo, piensa cuanto le
dedicas a la tele.
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5.- INTERNET

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 5 INTERNET
Es uno de los hbitos ms difciles de combatir.
Para empezar a utilizar internet de manera provechosa,
debemos reformular como nos relacionamos con la red. Para
esto conviene tener conciencia que vamos a usarla para
nuestro beneficio.
Conviene as tener presente que:
Internet es un hbito que tiende a llevarnos donde ella
quiere, es as consustancial con nuestra mente que va
donde desea y no donde queremos nosotros.
Representa tal abundancia de informacin (imgenes,
videos, redes sociales, herramientas, etc) que nos hace
obesos digitales, llenos de grasa adquirida que no
deseamos ni necesitamos.
Salir de tal exceso est a solo un clic de distancia
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RACIONALIZANDO NUESTRO ACCESO A LA WEB (1)
Blogs y noticias
Identifica qu es lo que quieres leer (novedades, tecnologa,
entretenimiento, etc) y suscrbete solo a ellos. Evitars el ir navegando de
un sitio a otro que realmente no deseas.
Evita suscribirte a nuevos blogs, que efectivamente no te aportarn y
muchas veces son redundantes.
Ojo con los comentarios a noticias o blogs, pueden resultar totalmente
innecesarios de leer.
Notificadores y Avisadores
Elimnalos, son la principal fuente de interrupcin y prdida de
concentracin en lo que nos ocupa.
Navegacin inconsciente
Busca estar atento a solo visitar lo que deseas. Internet es similar a nuestra
mente, nos lleva donde quiere.
Ten siempre claridad de porqu ests ah, es lo que tu buscaste o llegaste
ah sin querer?

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RACIONALIZANDO NUESTRO ACCESO A LA WEB (2)
Mensajera instantnea
Si te es posible elimina toda notificacin que no sea
imprescindible.
Bloquea su aparicin mientras ests dedicado a tus tareas,
especialmente las importantes.
Redes Sociales
Toma tu el control e impide que sean estas quienes te controlen.
Dales un sentido. Debes estar en Twitter, Facebook, Whatsapp
o cualquiera otra, solo porque los dems lo estn?
Cada vez que entras a una conversacin, trata de estar
consciente que te est robando tiempo y realiza el balance
costo-beneficio respectivo.
Sale de aquellos grupos que no te aportan o importan, la
mayora de las veces el contenido es realmente una lata.
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6.- EL eMAIL

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 6 Email
El Email, se ha transformado en uno de nuestros principales
dilapidadores de tiempo.
Gastamos mucho tiempo leyendo correos que no van
dirigidos a nosotros o sencillamente no los solicitamos
(spam, publicidad, informacin innecesaria).
Generalmente tenemos varias cuentas y cada una aporta
con los problemas anteriores.
Solemos recibir todos los mails en el mismo ambiente, sin
seleccionarlos por remitente, materia, importancia, etc.
Esto lleva a que los correos importantes se pierdan entre los
intrascendentes,
Tendemos a sobrevalorar la importancia del email y as
dedicamos mucho tiempo a leerlo.
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 Combatiendo este ladrn (Email) - 1
Tomar conciencia de que solo es una herramienta de
comunicacin, absolutamente nada ms.
No empieces el da dedicado a leer el email. Puede consumirte
largas horas de tu mejor productividad.
Elimina o bloquea los notificados, toda vez que ests dedicado a
una tarea.
No lo tengas permanentemente abierto. Hazlo solo en
determinados momentos del da, cuando hayas programado
procesarlo.
Busca que el email sea realmente un medio y la accin derivada
sea el fin.
Limpia frecuentemente los buzones, rechaza las suscripciones
no deseadas, no sientas que debes responder todos los correos.
solicita que solo te copien de aquellos que requieren tu accin.
43
 Combatiendo este ladrn (Email) - 2
Elige cuidadosamente la aplicacin de correos a usar.
Aprende a buscar eficientemente usando los clasificadores.
Cudate de poner en Asunto aquello que represente
efectivamente el contenido. Es como el titular de una noticia.
En tanto puedas, usa respuestas prediseadas.
Usa siempre los filtros y las carpetas inteligentes. Define
ptimamente los criterios de seleccin.
No leas el mail cuando ests descansando, te hace perder
los momentos en que efectivamente pretendes relajarte y
compartir con otros.
Si te es posible, elimina o bloquea el push en el mail de tu
celular.
Se tu quien maneja el mail, que no se l quien te maneja.
44
7.- EL CELULAR

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 7 Telfono celular
Aprende a usar tu celular, siempre que sea en tu
provecho. Es una herramienta que debe ayudarte a ser
ms eficiente, no al revs.
Los malos hbitos con el celular:
Conversaciones, largas, vagas e intrascendentes.
Contestar automticamente una llamada, aun
mientras est cursndose otra.
No sabemos ignorar el mvil cuando realmente es
innecesario.
Hemos llegado a creer que no es posible vivir sin celular.
Ms de una vez has olvidado llevarlo y nada dramtico
ha pasado.
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 El Telfono Celular
Impactos negativos:
Rompe tu concentracin, desva tu atencin y
disminuye tu impulso realizador. cada vez que
atiendes una llamada rompes tu ritmo de trabajo.
Te transmite una falsa sensacin de estar
ocupado y de ser importante.
Interrumpe tu descanso.
Quien te llama no te ve, solo le importa su
necesidad de acceder a ti. As interrumpe en tu
vida sin autorizacin y puede romper momentos
preciosos o ntimos.
47
 Combatiendo al ladrn
Ten presente que, aunque importante, solo es una herramienta y as
debe conducirte a resultados, no alejarte de estos.
Usalo solo cuando sea imprescindible, mucho puedes derivar va
mensaje de texto.
Se directo y preciso, elimina la chchara. Usa frases como dime, en
que puedo servirte.
Trata de hacer todas las llamadas de una vez, as evitas
interrumpirte cuando realmente ests ocupado.
Silencia el mvil cuando ests ocupado y djalo con la pantalla
hacia abajo.
Usa adecuadamente el buzn de voz. Puede ser un real auxilio en la
administracin del tiempo.
Informa tus rutinas.
Aprende a no responder
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 CONCLUSIONES
Se trata de saber administrar tu tiempo, hacerlo
mejorar ostensiblemente tu calidad de vida.
Para lograrlo debes ser disciplinado y adaptar las
sugerencias anteriores a tu particular estilo de
vida y carcter.
Cualquier esquema de administracin de tu
tiempo, pasa porque identifique cuales son tus
objetivos de largo plazo. Eso definir aquello que
es importante para ti.
Pon esto en prctica ahora.
49
Do it smart, not hard

50
GESTIN DEL TIEMPO
TALLER DE DESEMPEO PROFESIONAL
EL 5900

SEMESTRE DE PRIMAVERA 2017

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