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la efectividad de la
capacitacin
Realizado por :
INTRODUCCIN
Los dirigentes de las organizaciones esperan resultados reales y verdaderos de este tipo
de actividades y apuestan a las mismas porque saben que a travz de ellas, pueden
obtener resultados en materia de desarrollo de las competencias del personal, desarrollo
profesional, cambios de actitud, avances tecnolgicos, cultura en todos los sentidos y
beneficios econmicos.
Para poder saber si lo que se plane ha dado los frutos y/o resultados esperados, es
necesario una evaluacin constante durante todo el proceso del programa de
capacitacin, donde es de suma importancia el monitoreo y la medicin final, la cual no
depende nicamente del rea de RH, sino de las gerencias, de los capacitados y toda
aquella rea que reciba los beneficios de los conocimientos aplicados de los capacitados.
Sin duda alguna, este ejercicio de conciencia, nos dar claras ideas de donde estamos
parados y de los detalles a corregir para poder medir y evaluar de una mejor manera los
resultados del aprendizaje.
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Revisin de la evaluacin de la efectividad de la capacitacin
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CONTENIDO
Metodologa de la revisin .. 04
Conceptos bsicos del proceso de capacitacin . 05
Determinacin de necesidades
Obtencin de necesidades ... 08
Filtrado de necesidades 09
Plan de capacitacin
Determinacin de los contenidos .. 11
Seleccin de los participantes 11
Seleccin de instructores . 12
Seleccin de infraestructura . 13
Preparacin de materiales y herramientas .. 13
Ejecucin de la capacitacin .. 14
Evaluacin de la efectividad de la capacitacin
Marco terico .. 15
Reaccin 16
Aprendizaje . 17
Comportamiento 17
Resultados . 17
Retorno de la inversin 18
La capacitacin como proyecto de mejora ... 19
El papel de la motivacin . 19
Conclusiones y recomendaciones finales
Conclusiones .. 20
Recomendaciones . 21
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METODOLOGIA DE LA REVISION
En esta revisin se busc contemplar todos los aspectos relacionados al tema, desde
conceptos, procedimientos, documentos y opiniones de las reas involucradas.
Dentro de esta revisin, no se pueden dejar del lado algunas caractersticas de los
procesos de auditora, por tal motivo, cabe mencionar que independientemente de las
opiniones, las evidencias analizadas, tienen el mayor peso dentro de esta revisin y son la
base fundamental de la misma.
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Cabe aclarar que esta revisin no solo incluye la manera de como se debe evaluar la
capacitacin, sino tambin la revisin de todo el proceso desde la deteccin hasta la
medicin de resultados y el retorno de la inversin.
Por ahora solo se mencionan tales conceptos y ms adelante sern analizados de manera
descriptiva en funcin de las necesidades propias de Industrias de Culiacn, S.A. de C.V.
Debemos de entender que este proceso implica una serie de elementos o pasos a seguir
de manera metodolgica, los cuales indudablemente no por el hecho de cumplirlos
aseguraran los resultados, estos tienen que ser rodeados de compromisos, monitoreo,
opiniones y medicin de resultados donde deben participar todas las reas involucradas.
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Este ltimo paso del proceso de la capacitacin, es donde segn estadsticas, la mayora
de las empresas que ejecutan planes de capacitacin, fallan! Y estas fallas son atribuibles
bsicamente a lo siguiente;
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Segn datos estadsticos determinado de entre las organizaciones que aplican los
primeros cuatro niveles de la evaluacin de efectividad (reaccin, aprendizaje,
comportamiento y resultados), solo el 6% concluye el proceso completo que involucra
esos cuatro niveles de evaluacin, lo que demuestra en principio, la falta de importancia
que se da de manera general a la efectividad de los planes de capacitacin.
Para las empresas es importante tener planes de capacitacin e invertir recursos, sin
embargo, no se aseguran de la obtencin de los resultados de manera fehaciente y mucho
menos de que esos resultados sean reales y tangibles.
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DETERMINACION DE NECESIDADES
Obtencin de necesidades.
Este es un paso esencial en el proceso de capacitacin en funcin de que es el que da
inicio a todo el proceso y es de suma importancia como base de un plan verdaderamente
fundamentado en las necesidades reales de la organizacin.
Revisin:
Dentro de la revisin se constat que efectivamente dentro del proceso de determinacin
de necesidades, se toma en cuenta la pirmide de objetivos organizacionales as como las
DNC, producto de las evaluaciones de desempeo.
Se constat que existe un procedimiento que se sigue y se documenta de acuerdo a lo
establecido en el sistema de calidad, con formatos predefinidos y formalizados.
Sin embargo, se encontraron reas de oportunidad respecto de la formalidad de los
tiempos de respuesta de esta parte del proceso, del nivel de compromisos y de nivel de
informacin de los formatos como punto de partida de la planeacin de la capacitacin.
Sugerencias:
Considerar tres fuentes de necesidades de capacitacin, las cuales guarden una
prioridad en funcin del orden en que a continuacin se presentan.
Pirmide de objetivos organizacionales (cambios de cultura, nuevas
tecnologas, nuevos mercados, problemas especficos, etc.)
Deteccin de necesidades de capacitacin (basada principalmente en
las evaluaciones de desempeo)
Desarrollo y cartas de reemplazo (desarrollo del personal dentro de la
organizacin, dentro de su mismo departamento y/o como desarrollo
para carta de reemplazo)
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Filtrado de necesidades.
Esta fase del proceso corresponde a la tarea de revisar las necesidades detectadas por
direccin, gerencias y jefaturas.
Este proceso implica el anlisis de toda la informacin proporcionada en los formatos,
adems de la ampliacin de la misma para efecto de poder evaluar si corresponden a
necesidades reales y prioritarias.
Revisin:
Se revis este proceso de acuerdo a las opiniones y evidencia presentada, detectando
falta formalidad y participacin de otras reas.
Sugerencias:
Dar mayor formalidad a esta parte del proceso, marcndolo como una etapa de
un programa donde incluya fechas de reuniones, responsables y fecha de
terminacin.
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Participar a otras reas (gerencias) para que opinen en casos muy especficos y
de carcter general donde se considere que su opinin puede aportar mejoras
a la planeacin.
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PLAN DE CAPACITACIN
Revisin:
En este proceso se not la falta de mayor participacin y opinin por parte de las
gerencias y jefaturas, en cuanto a informacin necesaria para establecer los temas del
programa de capacitacin.
Sugerencias:
Exigir propuestas especficas y serias como parte de las sugerencias de los
formatos de DNC y que sean complementados con entrevistas.
Por parte de RH, buscar el apoyo necesario de expertos en los casos en que se
requiera un mayor conocimiento para poder seleccionar contenidos.
Revisin:
Se revis evidencia sobre el tema, adems de la narrativa del proceso por parte del
personal de RH, detectando tres fuentes de seleccin de participantes, las DNC, el formato
de adhesin, y el criterio del personal de RH.
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Sugerencias:
Establecer una mecnica de seleccin formal y documentada.
Marcar parmetros de prioridades (qu reas) para los casos en que existan
limitantes de nmero de participantes.
Seleccin de instructores.
Seleccionar instructores no es fcil. Por eso es que requiere de tiempo y asesora en
algunos casos, para encontrar la mejor opcin que cumpla con los objetivos trazados.
Revisin:
Este proceso en la empresa se da de manera muy completa y amplia, existe buena cartera
de instructores.
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Sugerencias:
Aprovechar cursos online personales o grupales, marcando la pauta de tiempos
y evaluacin de aprendizaje as como evidencias de exmenes.
Seleccin de infraestructura.
En esta etapa se busca generar un ambiente propicio para el aprovechamiento de los
temas impartidos.
Revisin:
La seleccin de reas externas, generalmente es buena, el rea de oportunidad detectada,
fue respecto de las instalaciones internas, de acuerdo a los comentarios de personal que
ha hecho uso de las mismas.
Sugerencias:
En cuanto a las instalaciones internas, existen algunas cosas que mejorar como;
Sillas ms cmodas.
Arreglar o cambiar el aparato de aire acondicionado.
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EJECUCIN DE LA CAPACITACION
Esta parte del proceso, comprende la capacitacin en s, ya sea interna o externa y donde
el seguimiento de la misma por parte del personal de RH es muy importante para que se
desarrolle de acuerdo a lo planeado.
Revisin:
Esta evaluacin se realiz de acuerdo a los comentarios del personal de RH y de los
encuestados, as como de evidencia documental, encontrando algunas reas de
oportunidad relevantes.
Sugerencias:
Se tiene que asegurar tener todos los elementos de apoyo a la mano a la hora
de inicio de la capacitacin como herramientas, equipos, papelera, etc.
En todos los casos, el personal capacitado debe contar con material de apoyo,
por mnimo que este sea, para que sirva de gua y consulta, la utilizacin del
mismo durante la capacitacin, debe ser regulada por el instructor.
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Marco terico
Esta parte del proceso no tiene sentido si no se tocan previamente los procesos
anteriores, puntos importantes para sentar la base de una evaluacin de efectividad.
Por eso es que se le ha dado relevancia a todo el proceso desde la deteccin de
necesidades y no solamente como evaluacin.
Puntos tan importantes como la determinacin de la forma de como los resultados sern
medidos y evidenciados, fincan no tan solo la mecnica, sino el compromiso de las
diferentes reas de la organizacin, en la tarea de alcanzar resultados necesarios para la
obtencin de los objetivos marcados dentro de los planes.
A continuacin se presenta un esquema de evaluacin que involucra todos los aspectos a
considerar dentro de este proceso:
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Revisin:
Dentro del proceso de evaluacin de efectividad de la capacitacin, a pesar de que existe
un formato con tal nombre, este es un proceso falto de las caractersticas, seguimiento y
formalidad necesaria para poder cumplir con su cometido.
La evaluacin de efectividad no se puede limitar al llenado de un formato y va ms all de
la opinin de un funcionario, es un tema de monitoreo, medicin y evidencia de
resultados, los cuales no se encontraron presentes de manera contundente dentro del
proceso de revisin.
Por tal motivo, existe una gran rea de oportunidad para dar forma a este proceso de
manera que pueda cumplir su cometido.
No se pudo encontrar evidencia particular, ni actividades encaminadas a medir la
aplicacin de los conocimientos adquiridos y mucho menos del logro de resultados.
Se logr evidenciar que en algunos casos, los formatos de evaluacin fueron llenados solo
para cumplir el requisito, sin proporcionar mayor evidencia de obtencin de resultados.
REACCION
Sugerencias:
Independientemente de las reacciones primarias inmediatas a la terminacin
de una capacitacin, se debe de medir la reaccin pasado un tiempo (marcar el
tiempo de acuerdo al tema), para saber si la reaccin primaria persiste o se ha
perdido el inters por parte del capacitado, esto debe ser evidenciado para
determinar si hay algn avance o existe algo que hizo que se perdiera el rumbo
y en todo caso se debern tomar las providencias necesarias para que ese
evento no se convierta en un impedimento para lograr la efectividad.
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APRENDIZAJE
Sugerencias:
En los casos en que las capacitaciones se refieran a nuevos conocimientos y
habilidades, se debern de programar nuevas evaluaciones, posteriores a la
capacitacin, con el propsito de constatar que dichos conocimientos y
habilidades permanecen presentes en los capacitados, a pesar de que no todas
hayan sido puestas en prctica.
COMPORTAMIENTO
Sugerencias:
Adems de evidenciar la aplicacin de los conocimientos, se debern
evidencias que se hayan dado las condiciones idneas para que los capacitados
hayan podido encontrar ambiente positivo para aplicar lo aprendido y poder
experimentar tanto cambios de actitud como de comportamiento. Esto es
importante ya que de no encontrar las condiciones y el apoyo necesario, el
capacitado perder el inters y los esfuerzos previos habrn sido en vano.
RESULTADOS
Sugerencias:
Debe de existir una medicin real de resultados, utilizando las mecnicas que
se ha sugerido establecer desde el formato de evaluacin de efectividad y estas
mecnicas e indicadores deben ser lo suficientemente dirigidas para que
tengan validez como medicin de resultados efectivos.
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Esta fase del proceso se debe de aplicar a todo tipo de resultados derivados de
las acciones formativas, pero cuando existan proyectos importantes y que
involucren inversiones, se debe de calcular el Retorno de la inversin que es el
siguiente paso dentro del proceso de evaluacin.
RETORNO DE LA INVERSION
Sugerencias:
Tambin hace falta establecer mecnicas y formatos de medicin del retorno
de la inversin, donde se confronten beneficios econmicos vs inversin y as
evidenciar beneficios netos como resultado de planes de capacitacin en temas
especficos que lo ameriten.
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En casos especficos en que los resultados esperados sean muy importantes para el
negocio, que la inversin sea costosa y que el despliegue de organizacin sea complejo, se
sugiere dar a estas capacitaciones caractersticas de proyecto de mejora, con el propsito
de establecer mecnicas y la formalidad necesaria para controlar de mejor manera todo el
desarrollo de la planeacin hasta obtener los resultados esperados.
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Conclusiones
Dentro de la revisin, se logr constatar que realmente existen reas de
oportunidad por explotar, las cuales nos darn mayores probabilidades de
tener xito en material de capacitacin.
Sin embargo, las partes dbiles del proceso radican en la deteccin de las
necesidades, para saber lo que realmente necesita la organizacin y que sea
fundamental para llevar a cabo los planes y objetivos de negocio, as como la
parte final que es la evaluacin de la efectividad, la cual se da en de manera
documental, pero no de manera efectiva y perceptible.
Los principales factores que nos llevan en este caso, a no conseguir completar
el proceso de capacitacin de manera efectiva, son principalmente los
siguientes:
Ceguera de taller, la cual no impide reconocer que nos hace falta algo en el
proceso para concretar los planes de manera exitosa y que esta sea
evidenciada.
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Recomendaciones
Es esencial que todo el proceso cuente con toda la seriedad, responsabilidad y
honestidad que se requiere para una actividad tan relevante en los procesos de
mejora de toda organizacin.
Abreviaturas:
DNC = Deteccin de Necesidades de Capacitacin
RH = Recursos Humanos.
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