PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

CODIGO: PCP P6001 VERSION: 0 FECHA : 2015-01-01 PGINA 1 de 6

Revisin Fecha Descripcin del cambio Aprobado

0 Emisin del procedimiento

Control de la distribucin
Distribucin Cargo Responsable
Original y copias
Director de calidad
digitales
Copias fsicas Director de calidad.

Involucrados
Cargo Responsable
Director de Calidad Andrea Pastor R
Laboratorista Diana Snchez
Coordinador de ventas
Julin Santafe
nacionales
Gerente General Luis Javier Arango
Gerente de Lnea
Horacio Meja
ferretera
Jefe de Almacn Emedel Villazn

Realiz: Aprob:

1. OBJETIVO:

1
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Establecer las pautas para asegurar que el producto comprado que incide en la
calidad del producto cumple con los requisitos especificados.

2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para proveedores de materias primas, suministros,
servicios de mantenimiento, calibracin y transporte de producto. Y est dirigido
especficamente al departamento administrativo.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

NTC ISO 9000:2005 Sistema de Gestin de la Calidad,

FUNDAMENTOS Y VOCABULARIO.
NTC ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos.

4. DEFINICIONES Y TERMINOS :
Proveedor: Compaa que suministra un producto o servicio a PCP PARTES Y
COMPLEMENTOS PLASTICOS LTDA.
Cliente: Receptor de un producto suministrado por el proveedor.

5. FLUJOGRAMA Y ACTIVIDADES:
PCP PARTES Y COMPLEMENTOS PLASTICOS S.A.S cuenta con un mdulo
de compras en el programa SAP Business one, que permite identificar los
proveedores y los productos comprados. De igual forma permite realizar las
rdenes de compra y hacerles seguimiento.

RESPONSA
N DIAGRAMA ACTIVIDAD REGISTRO
BLE

1 Con base a las existencias en Personal Requisicin

INICIO inventario se hacen Solicitante de Material o
requisiciones de material. Servicios
Requisicin de SAP
Todo el personal (Interno) que
Materiales
tiene acceso y autorizado por
Gerencia a emitir requisiciones
de materiales se hace a travs
3

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del software SAP.

Solicitar Factores a tener en cuenta:
3 documentos
Aprobacin del
proveedor 1. Fecha de diligenciamiento
requisicin de Materiales.
2. Cantidad de das de entrega
del material que fue pactado
con el cliente.
3. Caractersticas especiales
del producto solicitado.
Si se requiere de un nuevo
proveedor seguir en la actividad
8. Coordinador
2 Si es un proveedor actual N.A.
De Compras
Identificar solicitar una cotizacin del
Proveedor material requerido.

Coordinador
Se solicita al proveedor los De Compras PCP R6001-1
3 documentos definidos en el Registro de
formato de informacin de Proveedores
proveedores

1.Revisin de documentos y 1. Jefe de PCP R6001-1

evaluacin preliminar Compras Registro de
4 2. Gerente Proveedores
2.Revisin en Informa Colombia Financiero
3. Contador
3.Revisin contable
NO
Se evala el cumplimiento de Coordinador N.A.
los requisitos De Compras
Cumple?

Rechazar al proveedor e
SI
5 iniciar nuevamente en actividad
4 2

3
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6 Se ingresa datos del proveedor N.A.

4
Evaluar rdenes de al sistema SAP
Creacin
Compra dely
proveedor
Proveedoresel
en
Creacin
listado dedel
proveedor
proveedoresen el
SAP

Se ingresa nombre del Coordinador PCP R6001-2

proveedor, se deja calificacin De Compras Listado de
en blanco para la evaluacin Proveedores.
7 anual

.Realizar anlisis de las Coordinador PCP R6001-3

cotizaciones recibidas con base De Compras Evaluacin y
a los siguientes criterios: reevaluacin
de
1. Empresas debidamente proveedores.
constituidas y registradas en
8 la Cmara de comercio.
2. Calidad (certificado)
3. Disponibilidad del material
4. Precio
5. Tiempo de Entrega
6. Forma de Pago
Lugar de Entrega

Volver a la actividad 2 Coordinador N.A.

NO De Compras

SI

Seleccionado
5
?

4
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8 5 Revisar la solicitud de Coordinador Orden De

materiales (Especificaciones del De Compras Compra SAP
material y sitio de entrega), se
les exige a los proveedores la
Verificar
Elaborarel Orden
producto
de entrega del certificado de
comprado
Compra calidad del material. Y se
elabora la orden de compra por
medio de SAP

Con base a la orden de Coordinador N.A.

compra, la factura o remisin, De Compras
se verifica el producto
comprado (Especificaciones
Tcnicas, Fecha de Entrega,
Cantidades), y se recibe el
certificado de calidad del
material.

En caso de devolucin de
material se realiza remisin al
proveedor estableciendo la
9 especificacin y el defecto del
producto. Por cambio del
producto de forma parcial o
entrega por faltante no mayor
al 10% de la cantidad total,
tiene dos (2) das el proveedor
para entregar el material si no
es solucionable se reinicia con
5
la actividad 1.

Si por parte del proveedor no

anexa el certificado de calidad
del material no se recibir.

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10 5 La reevaluar del proveedor se Coordinador PCP R6001-3

lleva a cabo anualmente y se De Compras Evaluacin y
retroalimenta al proveedor reevaluacin
determinando el cumplimiento de
Reevaluar al o incumplimiento de los proveedores
proveedor mismos con base en la
informacin registrada en el
control de rdenes de compra
SAP y actualizar el listado de
Fin proveedores

Las compras ocasionales no se rigen bajo este mismo procedimiento. El

interesado de la compra ser el responsable de ella durante todo el proceso de
adquisicin.
Los proveedores de transporte de carta y agentes aduaneros contratados para el
proceso de exportaciones e importaciones, deben estar certificados bajo la norma
de seguridrad BASC y/o cumplir con los criterios de seguridad C-TPAT. Estos
certificados deben estar archivados en la carpeta de cada proveedor, con el fin de
comprobar que socio de negocios cumple con las normas de seguridad.