UNIDAD II Análisis, Diseño y Control de Formas PDF

UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA (U.C.A.
)
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES /DPTO DE DIRECCION EMPRESARIAL
UNIDAD II: ANALISIS, DISEO Y CONTROL DE FORMAS
Objetivos:
Conocer y comprender la Metodologa para el diseo de las Formas

Administrativas en las Organizaciones Pblicas y Privadas.
Comparar y contrastar los Tipos de Formas administrativas de uso en las

Instituciones o Empresas, que son diseadas por el rea de Sistemas y
Procedimientos (Organizacin y Mtodos).
Sumario:
I. Generalidades
1. Concepto
2. Importancia
3. Situacin Actual en el uso de Formas
4. Objetivo del Anlisis, Diseo y Control de Formas
5. Propsito del Anlisis, Diseo y Control de Formas
II. Metodologa para el Anlisis, Diseo y Control de Formas

1. Determinacin de la Factibilidad del estudio
2. Investigacin
3. Anlisis de las Formas
4. Diseo de Formas
5. Control de Formas
I. GENERALIDADES:
1. Concepto:
Una Forma es un instrumento de comunicacin administrativa, impresa

generalmente en papel o similares (cartn, cartulina) y con impresiones
realizadas mediante alguno de los medios de reproduccin grfica.
Este instrumento de comunicacin contiene informacin fija impresa y espacios

para anotar informacin a la que convencionalmente se llama variable.
En algunos casos contendr adems, instrucciones para ser llenada y

utilizada.
Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la

informacin variable en los espacios correspondientes, dejando as constancia
de un trmite o sirviendo de enlace a dos o ms operaciones de un proceso.
Material de estudio de Organizacin II 1

UNIVERSIDAD CENTROAMERICANA (U.C.A.)
2. Importancia de las Formas impresas:
Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una

institucin, requieren de documentos para dejar constancia de su ejecucin.
Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se
utilizan Formas impresas para simplificar la elaboracin de los Documentos
respectivos.
La Administracin Pblica, cuyas actividades han tenido un desarrollo

desmesurado en los ltimos aos, requiere de las formas como un instrumento
administrativo importante para su funcionamiento.
Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se

demuestra cuando ayuda a la simplificacin de los mtodos de trabajo, y no
tan solo en la normalizacin que a travs de ella se obtiene.
En la actualidad, el uso de las formas tiene gran importancia, debido

principalmente a:
Su Contenido
La cantidad que de ellas se utiliza
El alto costo que representan
Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos
operativos.
Fungen como auxiliar en la observancia de las polticas institucionales.
3. Situacin actual en el uso de Formas:
La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta

graves dificultades para su control, y su diseo no siempre es el adecuado.
Esto ha venido originando que se presenten diversas anomalas, entre las que
se destacan las siguientes:
Existencias de formas para trmites en los que no son necesarias.
Formas cuyo diseo no cumple con los propsitos para los que fueron
creadas.
Duplicacin de formas para un mismo fin.
Cantidad excesiva de Formas de poco uso.
Su tamao no se adecua al de las impresoras o a los archivos que se les

asignan.
El tamao es demasiado grande o pequeo para los datos que contiene.
Estas anomalas han producido desviaciones en la informacin que las Formas

deben transmitir, incluyendo los consecuentes trastornos en la eficacia y
fluidez de los procesos en que intervienen.

Asimismo, la gran cantidad de ellas dentro de cada dependencia, provoca un

lgico descuido en su control, de tal manera que el nmero requerido es
excesivo, lo cual implica erogaciones considerables en impresin y
almacenaje.
Esto hace indispensable el mejoramiento en el diseo de las formas, utilizando

solo las necesarias y por consiguiente estableciendo un control de su
produccin, existencia y consumo.
4. Objetivo del Anlisis, Diseo y Control de Formas:
Coadyuvar a la agilizacin de los procedimientos y mtodos de trabajo,

estableciendo criterios que permitan racionalizar el costo de impresin y
almacenamiento de las formas utilizadas.
5. Propsitos del Anlisis, Diseo y Control de Formas:
Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan.
Conocer el nmero exacto requerido.
Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las
cargas de trabajo.
Establecer una clasificacin en todas las unidades administrativas.
Normalizar las que se encuentran en uso, con diseos elaborados
tcnicamente.
Contar con un Catlogo que contenga todas las formas utilizadas en la
institucin y en el cual se visualicen sus caractersticas.
Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesarios.
Delimitar la responsabilidad de su control, procurando evitar emisiones
excesivas a futuro.
Economizar a travs de la racionalizacin del uso y diseo.
Mantener un control de calidad constante en la produccin o compra.

II. METODOLOGIA PARA EL ANALISIS, DISEO Y CONTROL DE FORMAS:
1. Determinacin de la Factibilidad del Estudio:
Para realizar un estudio de este tipo, se requiere de una investigacin previa

de las formas que operan en una dependencia, tomando en consideracin:
1.1. El procedimiento que afecta: en donde es necesario determinar sus

caractersticas relevantes, tales como la cantidad de unidades
administrativas que involucra, el nmero de operaciones y las formas
que se emplean.
1.2. Recursos Humanos: personal tcnico necesario del rea de Sistemas

y Procedimientos (O y M), para la investigacin y, en su caso, para el
anlisis, diseo y control.
1.3. Recursos Materiales para el Diseo y Reproduccin: en este punto

el equipo de diseo depende del volumen de formas manejadas en la
institucin y sus posibilidades econmicas. Es recomendable utilizar los
servicios de diseo del rea de Sistemas y Procedimientos (O y M).
1.4. Requisitos mnimos: una vez determinado el tipo de procedimiento

en que intervienen las formas, su importancia, su volumen y los
recursos materiales, se plantea la necesidad de verificar los requisitos
indispensables en cantidad y calidad. En este aspecto es tambin
importante calcular el tiempo con que se contar para realizar el
estudio.
1.5. Autorizacin: el principal obstculo para realizarlo, es el acceso a las

unidades que usan formas, por lo que resulta indispensable contar con
el apoyo total de la Direccin del organismo.
Se recomienda remitirle una solicitud de intervencin o un cuestionario para

recabar informacin sobre su situacin en el manejo de Formas, haciendo
mencin del objetivo que se pretende alcanzar.
2. Investigacin:
2.1. Recopilacin de Formas:
En principio se recopilarn muestras de las formas que utiliza cada una de las
unidades administrativas, con sus copias correspondientes, tomando en
cuenta aqullas que tienen un uso notorio o las eventuales que, por
caractersticas especiales, requieren de un diseo tcnico y presentacin
aceptable. Existen formas cuyo control resulta superfluo, por el uso interno y
eventual que tienen en alguna unidad.
Es conveniente que se impriman con el nombre de la direccin, departamento,

seccin, etc. que las emplea y se indique el consumo anual de cada una. De
esta manera se integrar un archivo de formas de cada unidad administrativa.

2.2. Clasificacin:
Con ayuda del archivo, se clasificarn provisionalmente conforme a las

necesidades de la institucin o la conveniencia de la unidad de Sistemas y
Procedimientos (O y M) que realiza el estudio.
3. Anlisis de las Formas:
3.1. Fijacin de Prioridades:
Para establecer prioridades se sugiere tomar en cuenta los siguientes

aspectos:
Dependencias con problemas en las formas y sistemas.

Dependencias que proporcionan un servicio directo al pblico.
Dependencias con un elevado consumo de formas.
Dependencias que disponen de un mayor nmero de empleados.
Dependencias que cooperan para el mejoramiento de las formas que
emplean.
3.2. Anlisis:
En este caso se determinan las ventajas y desventajas tanto de una nueva

forma como de las que estn en uso, por lo que se recomienda elaborar un
cuestionario que sirva como instrumento de recopilacin y anlisis.
Dicho cuestionario captar informacin de la Forma, referente a su estructura,

caractersticas, flujo y observaciones del especialista que conducir el anlisis.
3.2.1. Consideraciones de tipo funcional:
Los factores que deben considerarse para el anlisis funcional son:
Identificacin de la forma
Objetivo
Informacin que contiene
Estructura
Secuencia de datos
Copias que integran el juego
Tipo de Forma.
3.2.2. Consideraciones de tipo material:
Pueden ser analizadas las referentes a:
Tamao
Tipo de papel
Color de papel y tinta
Tipo de impresin
Carbonizado
Volmenes y frecuencia de manejo.

4. Diseo de Formas:
Consiste en la elaboracin de una forma tomando como base:

La informacin recabada
Su objeto
Fuente de informacin
Necesidades que la originan
Mtodo de llenado
Nmero de copias
Procedimientos en que intervendr
Resultados finales que se han de obtener.
4.1. Consideraciones de tipo funcional:
4.1.1. Informacin Bsica:
Para determinar la informacin bsica que deber contener la forma, ha de

responderse a las siguientes preguntas:
Qu informacin se va incluir?
Es importante dicha informacin?
Cmo se va a utilizar?
Por quin ser utilizada?
Cundo ser utilizada?
4.1.2. Ttulo
Deber ser descriptivo de su funcin, es decir, que seale el objetivo que se

pretende alcanzar.
4.1.3. Secuencia de Datos
Para reducir el tiempo de llenado, es conveniente lo siguiente:
Atender a la secuencia de la informacin procedente del documento fuente.
La secuencia debe corresponder con el flujo de trabajo.
Acomodar los datos ordenando las partes de la forma como sigue:
Identificacin. Comprende el ttulo, nombre de la dependencia y cdigo

de la forma.
Cuerpo. Corresponde a la parte principal de los datos.
Aprobacin. Es la firma que da validez al documento.
Instrucciones del llenado. Se colocan, al pie o al dorso.

4.1.4. Espacios
Para facilitar las anotaciones en la Forma, sta debe contar con espacios
suficientes para la inclusin de la informacin variable. Hay que tomar en
cuenta si ha de ser llenada a mano o en computadora. Es conveniente trazar
lneas horizontales para facilitar el llenado cuando se haga a mano.
4.1.5. Nmero de Copias
El especialista tendr que asegurarse que las copias solicitadas sean

realmente necesarias.
El uso de copias debe estar sujeto a:
Quin requiere copia?

Cundo se necesitan copias?
4.1.6. Tipos de Forma
La informacin y el orden previsto de la misma, permite determinar el tipo de

forma que se disear. Aun cuando dichos tipos carecen de normas o
estandarizacin reconocidas en la administracin, pueden considerarse como
de uso general las de lnea, columnas o casillas, y las combinaciones que
puedan surgir.
De Lneas
Es el tipo de forma ms sencilla que existe, ya que su contenido es a base de

datos fijos (letras) que van seguidos de una lnea para ser ocupada por datos
variables; a su vez, en un mismo rengln pueden aparecer distintos datos fijos,
de tal manera que se van formando lneas por cada rengln.
Slo se usar cuando la informacin sea mnima y se anotar a mano

(preferentemente).
De Columnas:
Contiene varias columnas y renglones; se utiliza cuando los datos variables se

afectan por varios datos fijos que se ubican normalmente en la cabecera.
Puede ser tan compleja como datos fijos presente, ya que en algunos casos
una de las columnas (generalmente la izquierda) contiene conceptos fijos que
pueden variar en cada rengln. Esta ltima se utiliza bastante cuando los datos
variables son cifras numricas.
De Casillas:
Este tipo se elabora para formas cuya informacin es excesiva. Consiste en

encerrar un dato fijo con su espacio en blanco, dentro de un cuadro o
rectngulo, llamado casilla.

4.2. Consideraciones de tipo Material:
4.2.1. Papel
El peso del papel que debe utilizarse, debe estar de acuerdo al nmero de
copias deseadas, la intensidad de manejo a que va a someterse la forma, el
tipo de archivo y si la forma va a imprimirse en uno o ambos lados.
4.2.2. Tintas
La tinta debe proporcionar un contraste adecuado con el color del papel

utilizado en la forma; es recomendable no emplear ms de un color.
Es necesario hacer notar que el empleo de tintas de diferentes colores puede

aumentar el costo de la forma en una proporcin considerable, por lo que
deber evitarse siempre que sea posible.
4.2.3. Tipo de Letra
Se selecciona tomando como base la legibilidad, procurando emplear a lo

sumo dos tipos de letras en cualquier forma impresa.
4.2.4. Carbones
Existen principalmente dos maneras de obtener copias a travs del uso del
papel carbn o carbonizado:
Papel carbn de un solo uso intercalado en la forma: este sistema es

recomendable cuando se trata de formas que contienen datos y que se
elaboran en gran volumen.
Tambin es conveniente hacerlo as en el caso de formas continuas.
Sustancias aplicadas al reverso de la forma: este sistema es el ms

costoso. Sirve para lograr que ciertos datos no aparezcan en todas las
copias.
5. Control de Formas
5.1. Clasificacin de las formas:
Despus de contar con todas las formas de la institucin, se procede a

clasificarlas. Dicha clasificacin puede ser conforme a alguno de los siguientes
criterios:
Funcional. Se basa en las funciones que desarrolla la institucin. Rene todas

aquellas formas relacionadas con actividades semejantes, lo que facilita el
examen de cualquier posibilidad de combinacin o eliminacin.
Por unidad administrativa. Sirve para facilitar la identificacin de las formas en

uso de cada unidad.

5.2. Elaboracin del Catlogo de Formas
Siendo ste un conjunto de documentos, deber mostrar todo lo que se pueda

saber acerca de una forma, para lo cual ser necesario que contenga la
siguiente informacin:
Clasificacin. Ser la seleccionada en el punto anterior, para facilitar la

localizacin de las formas en el catlogo.
Objetivo de la misma. Describir el aspecto que cubre la forma dentro de un

procedimiento.
Cambios experimentados. Este se incluye con el fin de poder establecer

comparaciones de modelos y saber objetivamente cules fueron los
cambios.
Modelo vigente autorizado. Se sugiere la conveniencia de que la forma sea

autorizada por la mxima autoridad.
5.3. Control sobre creacin de formas
Las reas de Sistemas y Procedimientos (O y M), deben velar por que las
dependencias usuarias no puedan crear formas en sus unidades
administrativas ni dupliquen esfuerzos y recursos.
Se procurar que las reimpresiones de formas no afecten a los procedimientos

en que intervienen, pudiendo estar dichos procedimientos sujetos a estudio.
5.4. Control de Formas en Almacn
Los principios a considerar para el manejo de formas en el almacn son:
Dar pronta atencin a las requisiciones.
Formular programas para abastecer a las dependencias oportunamente.
Establecer mximos y mnimos de existencia en el uso de las formas.
Mantener una estricta vigilancia sobre las formas difciles de conseguir.
Preguntas de apoyo para el anlisis, diseo y control de formas
Para el anlisis de las formas resulta necesario basarse en preguntas

uniformes, que nos ayuden a realizarlo de una manera ordenada, sin omitirse
aspectos que puedan ser de trascendencia.
A continuacin se tiene un listado de preguntas algunas de las cuales

convergen en los mismos aspectos.

Encabezado de la Forma
El ttulo es indicativo del uso de la forma?
El ttulo es claro, conciso y est bien ubicado?
Datos fijos
Se han impreso los datos fijos para informacin?
La informacin ms importante se localiza fcilmente?
Los datos fijos son fcilmente identificables?
Los datos fijos corresponden al ttulo de la forma?
Codificacin
Es visible la codificacin o nmero de identificacin?
La identificacin es obsoleta?
Identificacin de las copias:
Se deben foliar las copias?
Deben identificarse las copias con el nombre de la unidad o dependencia

a la que se destinan?
Es conveniente identificar las copias en la codificacin de la forma?
Datos variables:
Son fcilmente identificables?
Hay suficiente espacio para transcribirlos?
Responden concretamente a la informacin que se requiere?
Son necesarios todos los datos que se piden?
Corresponden al ttulo de la forma?
Estructura de la forma:
La secuencia de espaciamiento (mnimo viraje de la mano y facilidad de

movimientos) es lgica?

La secuencia de los datos es la misma que se presenta en los

documentos de los cuales se va a transcribir?
La secuencia de los datos es la correcta para el procesamiento o

interpretacin?
Toda la informacin requerida para archivar y clasificar est

convenientemente localizada?
Deben utilizarse ambos lados de la forma?
Tiene el orden de informacin conforme se llena?
Se han dejado espacios para fechas y datos de verificacin?
Se ha dejado espacio para la informacin de procedencia y destino?
Se ha dejado espacio para firmas y aprobaciones?
Existen normas de espacio y mrgenes?
Los espacios verticales pudieran ser horizontales o viceversa?
Los mrgenes son los adecuados para la encuadernacin?
Es necesario disponer de bloques para diferenciar los datos que

proporcionan las personas que utilizan las formas?
Tienen bloques los espacios destinados para contestacin de preguntas

selectivas?
Los bloques que tiene la forma son excesivos?
El grosor de las lneas enmarca correctamente los renglones y columnas

que lleva la forma?
El grosor de las lneas no vara excesivamente dentro de la forma?
El grosor de las lneas resulta innecesario si cambia el color de la tinta o

viceversa?
Tamao:
* El tamao se adecua al tipo de archivo que se va a utilizar?
* El tamao excede o resulta menor al necesario para contener la

informacin?

Tipo de papel:
El peso del papel es el adecuado para el tipo de manejo de la forma?
El peso del papel soporta la intensidad de manejo?
El peso del papel para las copias es recomendable?
El peso del papel es lo suficientemente funcional si la forma se utiliza por

ambos lados?
El grosor del papel es recomendable para su manejo y archivo?
El grosor del papel es el adecuado para la duracin que se pretende?
El grosor del papel es recomendable para la apariencia y calidad

deseada?
El grano de la rigidez deseada para las formas?
El sentido de las fibras o grano no afecta a los dobleces requeridos?
Color (papel y tinta):
Se ha considerado la utilizacin del color para el papel?

Es necesario el color del papel en la forma y sus copias?
Es deseable fijar colores distintos para cada copia segn su destino?
El color del papel se confunde con el color de la tinta?
Es deseable imprimir la forma con ms de un color de tinta para una
mejor presentacin y manejo?
El color de tinta empleado vara el costo de las formas en comparacin
con otro color?
Tipografa:
El tipo de impresin es el adecuado?
El tipo de impresin facilita la lectura de la forma?
Es necesaria otra tipografa para diferenciar los datos importantes?
La tipografa utilizada es de un solo tamao o debe variar?
Carbonizado:
El papel carbn proporciona la nitidez deseable a las copias?
El carbonizado del papel est preparado para que aparezcan solamente

ciertos datos en las copias?
El tipo de papel carbn utilizado es el ms adecuado y de menos costo?

Tipo de Encuadernacin:
Es necesaria la encuadernacin?
El tipo de encuadernacin es el adecuado para su funcionamiento?
El tipo de encuadernacin es adecuado para su almacenamiento o

archivo?
El tipo de encuadernacin dificulta el llenado de la forma?
El tipo de encuadernacin requiere de perforaciones para desprender las

formas?
El tipo de encuadernacin puede determinar los juegos de hojas que

requiere la forma?
El tipo de encuadernacin es factible de elaborar con el equipo con que

cuenta la dependencia?

Clases de formas:
De lnea, de casillas,
combinado

Clases de formas:
De lnea, de
casillas, combinado

INSTRUMENTOS DE
CONTROL
Cuestionario para el
anlisis de formas
secuencial los
componentes de una forma,
con el fin de analizar y
evaluar su funcionalidad.

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UNIDAD II: ANALISIS, DISEO Y CONTROL DE FORMAS

Conocer y comprender la Metodologa para el diseo de las Formas

Comparar y contrastar los Tipos de Formas administrativas de uso en las

II. Metodologa para el Anlisis, Diseo y Control de Formas

Una Forma es un instrumento de comunicacin administrativa, impresa

Este instrumento de comunicacin contiene informacin fija impresa y espacios

En algunos casos contendr adems, instrucciones para ser llenada y

Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la

Material de estudio de Organizacin II 1

2. Importancia de las Formas impresas:

Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una

La Administracin Pblica, cuyas actividades han tenido un desarrollo

Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se

En la actualidad, el uso de las formas tiene gran importancia, debido

3. Situacin actual en el uso de Formas:

La gran diversidad y cantidad de ellas que se utilizan actualmente presenta

Existencias de formas para trmites en los que no son necesarias.

Duplicacin de formas para un mismo fin.

Cantidad excesiva de Formas de poco uso.

Su tamao no se adecua al de las impresoras o a los archivos que se les

El tamao es demasiado grande o pequeo para los datos que contiene.

Estas anomalas han producido desviaciones en la informacin que las Formas

Material de estudio de Organizacin II 2

Asimismo, la gran cantidad de ellas dentro de cada dependencia, provoca un

Esto hace indispensable el mejoramiento en el diseo de las formas, utilizando

4. Objetivo del Anlisis, Diseo y Control de Formas:

Coadyuvar a la agilizacin de los procedimientos y mtodos de trabajo,

5. Propsitos del Anlisis, Diseo y Control de Formas:

Material de estudio de Organizacin II 3

II. METODOLOGIA PARA EL ANALISIS, DISEO Y CONTROL DE FORMAS:

1. Determinacin de la Factibilidad del Estudio:

Para realizar un estudio de este tipo, se requiere de una investigacin previa

1.1. El procedimiento que afecta: en donde es necesario determinar sus

1.2. Recursos Humanos: personal tcnico necesario del rea de Sistemas

1.3. Recursos Materiales para el Diseo y Reproduccin: en este punto

1.4. Requisitos mnimos: una vez determinado el tipo de procedimiento

1.5. Autorizacin: el principal obstculo para realizarlo, es el acceso a las

Se recomienda remitirle una solicitud de intervencin o un cuestionario para

2.1. Recopilacin de Formas:

Es conveniente que se impriman con el nombre de la direccin, departamento,

Material de estudio de Organizacin II 4

Con ayuda del archivo, se clasificarn provisionalmente conforme a las

3. Anlisis de las Formas:

3.1. Fijacin de Prioridades:

Para establecer prioridades se sugiere tomar en cuenta los siguientes

Dependencias con problemas en las formas y sistemas.

En este caso se determinan las ventajas y desventajas tanto de una nueva

Dicho cuestionario captar informacin de la Forma, referente a su estructura,

3.2.1. Consideraciones de tipo funcional:

Los factores que deben considerarse para el anlisis funcional son:

3.2.2. Consideraciones de tipo material:

Pueden ser analizadas las referentes a:

Material de estudio de Organizacin II 5

Consiste en la elaboracin de una forma tomando como base:

4.1. Consideraciones de tipo funcional:

4.1.1. Informacin Bsica:

Para determinar la informacin bsica que deber contener la forma, ha de

Deber ser descriptivo de su funcin, es decir, que seale el objetivo que se

4.1.3. Secuencia de Datos

Para reducir el tiempo de llenado, es conveniente lo siguiente:

Atender a la secuencia de la informacin procedente del documento fuente.

La secuencia debe corresponder con el flujo de trabajo.