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Inventarios Fsicos

Manejo de formatos de inventarios

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INVENTARIOS FSICOS Y MANEJO DE FORMATOS DE INVENTARIOS

INTRODUCCIN

Desde la antigedad el ser humano ha venido inventariando el


almacenamiento de alimentos y enceres de primera necesidad como
garanta para afrontar con suficiencia los tiempos de escasez, asegurando
la subsistencia y desarrollo de actividades en condiciones de relativa
normalidad. El manejo contable permite a las empresas mantener el
control oportuno de productos y servicios, as como, conocer en el perodo
contable la situacin real de funcionamiento, permitiendo afrontar los
requerimientos de oferta y demanda de acuerdo a las necesidades del
cliente.

Los inventarios recogidos de escenarios y atractivos tursticos, constituyen


un instrumento de suma importancia a nivel regional y nacional, ya que,
facilitan los procesos de planificacin y la toma de decisiones tanto para
el sector pblico como para el privado. Esta herramienta compartida,
simplifica el trabajo para los actores del turismo, al permitirles identificar,
clasificar y consolidar los atractivos naturales y culturales como productos
competitivos, dentro de una oferta turstica diversificada, ampliando la
posibilidad de visitas y excursiones a realizar.

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ESTRUCTURA DE CONTENIDOS

Introduccin..................................................................................2

Mapa Conceptual............................................................................4

1. ASPECTOS DE UN INVENTARIO FSICO.....................................5



1.1 Manejo de Inventarios...............................................................5

1.2 Control....................................................................................6

1.3 Requisiciones............................................................................8

2. MANEJO DE FORMATOS DE INVENTARIOS................................9



2.1 Clases de formatos de inventarios...............................................9

2.2 Caractersticas........................................................................12

2.3 Tcnicas de diligenciamiento.....................................................12

Bibliografa..................................................................................13

Glosario......................................................................................14

Control de documento....................................................................16

Creative Commons y Marca Registrada.............................................16

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MAPA CONCEPTUAL

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1. ASPECTOS DE UN INVENTARIO FSICO

Un inventario se define como el conjunto de


bienes, tanto muebles como inmuebles, con los
que cuenta una empresa para comercializar;
constituye la estadstica fsica o palpable de
aquello que hay en existencia. De este modo, con
los elementos del inventario es posible realizar
transacciones, tanto de compra como de venta,
igualmente es posible someterlos a ciertos
procesos de elaboracin o modificacin antes
de comerciar con ellos. Estas transacciones de
compra y venta deben realizarse en un perodo
econmico determinado y deben contarse
dentro del grupo de activos circulantes de la
empresa.

1.1 Manejo de Inventarios

El manejo de inventarios es la contabilizacin de los elementos materiales,


insumos y productos que se tienen en la empresa en un momento
determinado.

La eficiencia en el manejo del registro, la rotacin y evaluacin del


inventario de acuerdo a como se clasifique y el tipo de inventario que se
maneje, determinan los resultados (utilidades o prdidas) de una manera
razonable; pudiendo comprobar su situacin financiera y las medidas
necesarias para mejorar o mantener dicha situacin (Pilonieta Cortes,
2011).

4 El manejo y administracin de inventario en general, se centra


en cuatro aspectos bsicos (Pilonieta Cortes, 2011):

1. Cuntas unidades deberan ordenarse o producirse en un momento


dado.

2. En qu momento deberan ordenarse o producirse el inventario.

3. Qu artculos del inventario merecen una atencin especial.

4. Protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del inventario

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Generalmente se manejan dos sistemas de inventarios:


Sistema de inventarios permanentes.
Sistema de inventarios peridicos.

Sistemas de Inventarios Permanentes: Las transacciones comerciales


son registradas a medida que ellas ocurren. El sistema recibe su nombre
del hecho de que los registros contables son guardados permanentemente.

Las compras de mercanca son registradas en una cuenta de inventarios.

Las ventas de mercanca reducen el saldo de la cuenta de inventarios y


permite reconocer las utilidades devengadas y el costo de la mercanca
vendida.

Sistemas de Inventarios Peridicos: Es un control realizado por


tiempo o perodo. Permite establecer de manera precisa la cantidad de
inventario disponible en una fecha previamente especificada; para que
este objetivo se cumpla es necesario hacer un conteo fsico. Este sistema
tiene el inconveniente de que la empresa no puede saber en cualquier
momento la condicin real de su inventario, sino hasta el final del periodo,
que generalmente es a fin de ao.

1.2 Control de Inventarios

Tiene que ver con cada uno de los departamentos y su sistema de control
interno sobre los productos que le corresponde inspeccionar, en la medida
que estos se mueven y sobre las diversas fases del sistema de inventario
que la empresa est manejando. Las funciones generales del control de
inventarios est referido a la planeacin para la obtencin de productos,
su recepcin y almacenamiento, su proceso de produccin, el despacho y
embarque y su contabilidad, entre otros.

El control de inventarios se realiza de diversas maneras:

Contable
Fsico
Del nivel de inversin. Este es el que tiene que ver con el aspecto
financiero.

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Control Contable: Este puede


realizarse mediante Kardex o sistemas
computarizados. Este tipo de control
es necesario para dar sustento a la
planeacin dentro de una empresa y
brindar seguridad en la inversin del
efectivo, es decir, que la inversin
tenga un destino apropiado a los
requerimientos de la empresa,
evitando con ello la lapidacin de
fondos, la mala inversin o el desfalco
de recursos.

Control Fsico: Se realiza mediante


el conteo fsico de mercancas o
elementos disponibles, siendo
indispensable la fcil localizacin
dentro de un lugar de almacenamiento
apropiado.

Aunque constituye base del inventario


peridico, en realidad es poco
aplicable a perodos contables cortos
por resultar dispendioso y de alto
costo. Su aplicacin ms frecuente
es hacia el final de ao con el fin
de ajustarlo a la elaboracin de los
estados financieros anuales.

Control del Nivel de Ingresos de


Inversin.
Este se determina en base a las
polticas de ventas, produccin y
finanzas, este control tiene mucho
que ver con la productividad de la
empresa y por esto se utiliza para la
fijacin de polticas financieras en las
que se debe involucrar a todas las
partes interesadas (Pilonieta Cortes,
2011)

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Los elementos de control pueden ser:

Mercancas para la venta.


Productos terminados producidos por la empresa.
Materias primas para el consumo en el proceso productivo.
Insumos y materiales de consumo corriente en la empresa.

1.3 Requisiciones

Segn Castorena Mayra la requisicin de compras es un documento que


se elabora con el fin de notificar al departamento de compras que se tiene
una necesidad y que sta debe ser cubierta lo antes posible; en este
documento van descritas por renglones las necesidades de materiales y
las especificaciones necesarias para que el departamento de compras las
tramite.

El objetivo principal de una requisicin es informar al departamento de


compras que se tiene necesidad de algn insumo o servicio bsico para el
buen funcionamiento de la organizacin y as garantizar el abastecimiento
de la misma. (Castorena, 2010)

Ejemplo de formato de requisicin

Fuente: http://es.scribd.com/doc/42834616/3-2-requisicion

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2. MANEJO DE FORMATOS DE INVENTARIOS

Los formatos de inventario facilitan el control, al


establecer procesos y procedimientos que van
desde la negociacin y compra hasta la colocacin
de los productos. Involucran, adems, en este
control, las diferentes reas de la empresa.

2.1 Clases de Formatos de Inventarios

Los inventarios son importantes para los fabricantes, varan ampliamente


entre los distintos grupos de industrias dependiendo de qu tantos aspectos
se quieren controlar, siendo este factor quien determine los formatos
requeridos. A manera de ejemplo podemos citar algunos: Control de
entradas, control de mermas, de consumo interno, de pedido interno, etc.
La derivacin de los formatos de inventarios tiene como referente de
partida las diversas etapas que por ejemplo se presentan en un proceso
de produccin, siendo las ms comunes las de la siguiente clasificacin
(Gmez, 2012).

Inventarios de Materia Prima: Comprende


los elementos que entran en la elaboracin del
producto. En toda actividad industrial concurren
una variedad de elementos (materia prima), los
que sern sometidos a un proceso para obtener
al final un artculo terminado o semiprocesado.
A los materiales que intervienen en mayor
grado en la produccin se les considera materia
prima, ya que, su uso se hace en cantidades
los suficientemente importantes del producto
acabado. La materia prima, es aquel o aquellos
artculos sometidos a un proceso de fabricacin
que al final se convertir en un producto
terminado.

Inventarios de Productos en Proceso:


El inventario de productos en proceso involucra aquellos elementos
o artculos que se requieren para generar productos acabados. Estos
productos generalmente se encuentran semiprocesados o procesados,

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a los que se les aade valor agregado para


darles acabado o mejorar su presentacin con
calidad de prestacin de servicio. La principal
caracterstica de este tipo de productos es que el
valor agregado en el proceso hace que tambin
aumente su precio.

Inventarios de Productos Terminados:


Son todos aquellos productos terminados y
transferidos para su almacenamiento en bodega
o puestos en venta directa a travs de los
diversos distribuidores. Este tipo de inventario es
mantenido y ajustado en funcin de la demanda,
la cual puede ser de temporada, lo que requiere
necesariamente de una disposicin de inventarios
en almacn para ser surtidos con posterioridad.

Inventarios de Materiales y Suministros


Estn conformados por:

Materias primas secundarias; dependen


del tipo de materia requerida por el proceso
productivo, tal es el caso del suministro de agua
potable envasada, donde es necesario su previo
tratamiento con elementos propios para su
potabilidad.

Artculos de consumo requeridos para la operabilidad de una planta,


garantizando su puesta en marcha y mantenimiento del proceso productivo
en condiciones de continuidad. Estos artculos de consumo estn formados
por los combustibles y lubricantes.

Todos los elementos requeridos para el mantenimiento de equipos,


ya sea este preventivo o predictivo. El mantenimiento correctivo aunque
no deseable requiere de una provisin adecuada para este tipo de
situaciones. El mantenimiento siempre considera tanto el suministro de
repuestos como la maquinaria y aparatos que facilitan el proceso.

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Inventarios de Seguridad
Este tipo de inventario considera el almacenamiento
de cierta cantidad de materia prima o elementos
para la operacin del proceso, de tal manera
que entre a cubrir faltantes en situaciones de
emergencia, como es el caso de las demoras en
la entrega por dificultades de transporte, o el
aumento de la demanda de estos productos en un
perodo determinado. Es utilizado para impedir la
interrupcin en el aprovisionamiento.

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2.2 Caractersticas

Los inventarios configuran una buena cantidad de formatos, que como ya


se ha explicado estn diseados en funcin de las especificidades de cada
empresa y para cada situacin de inventario particular. Los componentes
bsicos de control y diseo de formatos considera por ejemplo: El control
de inventario, la gestin de almacn, la lista de inventario, la hoja de
inventario fsico, los tipos de inventario segn el proceso de produccin
(materia prima, productos en proceso, Productos terminados, suministros
y repuestos), Etc. (INVERSIONES Y NEGOCIOS POR INTERNET, 2010).

Ver formatos:

http://gana-encasa.blogspot.com/2010/11/descargar-modelos-de-
plantillas.html

2.3 Tcnicas de diligenciamiento de formatos

Descargue el formato en la siguiente ruta de este OA:

carpeta utilidades/formato.pdf

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BIBLIOGRAFA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. COLOMBIA. (3 de Diciembre de


2012). Formato nico de Inventario Documental.
Recuperado el 6 de Diciembre de 2012, de AGN: http://
www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2339

Castorena, M. (16 de Noviembre de 2010). REQUISICIN.


Recuperado el Diciembre de 2012, de Scribd.: http://
es.scribd.com/doc/42834616/3-2-requisicion

Gmez, M. A. (2012). Inventarios. Procesos de Control y Gestin.


Recuperado el 5 de Diciembre de 2012, de monografas.
com: http://www.monografias.com/trabajos93/inventarios-
procesos-control-y-gestion/inventarios-procesos-control-y-
gestion.shtml

INVERSIONES Y NEGOCIOS POR INTERNET. (2010). Formatos de


Inventarios para Negocios, Empresas y Trabajo. Recuperado
el 5 de Diciembre de 2012, de Gana en casa.: http://gana-
encasa.blogspot.com/2010/11/descargar-modelos-de-
plantillas.html

Pilonieta Cortes, J. C. (9 de 11 de 2011). MANEJO Y CONTROL DE


INVENTARIOS. Recuperado el Diciembre de 2012, de
ADMINISTRADOR EMPRESARIAL VILLA DEL ROSARIO
A: http://tecadminvr.blogspot.com/2011/11/manejo-y-
control-de-inventarios.html

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GLOSARIO

Almacn: Aquel en donde se guarda, almacena y son manejados los


productos de la empresa.

Bien: Conjunto de atributos fsicos y tangibles reunidos en una forma


identificable, para satisfacer las necesidades del cliente

Calidad: Eficacia con que un producto cumple las expectativas del


comprador

Cantidad econmica del pedido: Cantidad ptima de reorden cuando


se reabastece el inventario, como lo indica el volumen en que es mnima la
suma de los costos de mantenimiento de inventario y los de procesamiento
de pedidos

Cliente: Individuo u organizacin que toma una decisin de compra.


COMPRADOR Situacin en la que un cliente hace directamente la compra
a la empresa.

Comprar: Implica vender bien las mercancas que tus clientes necesitan;
implica recuperar el costo de la compra y obtener una ganancia para la
empresa.

Consumidor: Persona o grupo de personas que usa o consume un


producto

Costo de almacenamiento: Los costos anuales de almacenamiento de


existencias se expresan como un porcentaje del promedio anual del valor
de inventario; incluyen gastos de caja, as como costos intangibles.

Costo unitario: El costo unitario es un factor bsico para determinar el


valor de cada unidad en un inventario. Es un elemento fundamental para
el clculo de los distintos porcentajes de valor de cada clase; tambin
ser bsico para la frmula del lote econmico de compra.

Demanda: Tambin denominada consumo o uso, es el factor ms


importante en el control de los inventarios. La principal finalidad de un
anlisis de los inventarios consiste en prever lo que se ha de consumir en
un tiempo futuro, con objeto de mantener existencias suficientes para las
necesidades de ventas y produccin y no excederse en la inversin y en
los costos de almacenamiento.
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Lote: Un conjunto de unidades o piezas, contadas pesadas o medidas,


que integran la cantidad ordenada en un pedido de compra o en una
orden de produccin, se denomina lote.

Punto de reorden: El punto de reorden est determinado por la


cantidad que represente el uso normal durante el tiempo que lleva el
reabastecimiento, ms la cantidad de reserva que se mantiene para los
imprevistos de variacin en las entregas o en el consumo.

Reserva: Es la cantidad de materiales o de productos que se mantienen


en existencia tal como una provisin de seguridad, o para casos en que
las cantidades calculadas para el consumo durante el periodo de entregas
lleguen a agotarse, ya sea por demora en la entrega, por consumo ms
rpido, por salidas a produccin o por ventas a clientes.

Tiempo de adquisicin: El tiempo de entrega es el nmero de das,


semanas o meses que tarda un pedido de compra en llegar al almacn,
despus de haber sido solicitado al proveedor.

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Control de documento
Construccin Objeto de Aprendizaje
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Experto temtico
Asesor pedaggico Luis Orlando Beltrn Vargas
Produccin Multimedia Sandra Carolina Durn Lpez
Victor Hugo Tabares Carreo
Programador Francisco Jose Lizcano Reyes
Lder expertos temticos Jos Armando Daz Londoo
Lder lnea de produccin Santiago Lozada Garcs

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