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Tomar decisiones

Toda persona, cualquiera sea su nivel dentro de la organizacin, que se encuentre al frente de un grupo
de personas a travs de las cuales deba alcanzar objetivos, dedica una gran parte de su tiempo a la
resolucin de problemas, dependiendo en gran medida su eficacia y eficiencia del modo como lleva
adelante ese proceso.

A Definiciones Bsicas

El responsable de un rea tiene objetivos que cumplir, se enfrenta a problemas y existe un proceso
para resolver problemas del cual depende su eficacia y eficiencia.

Ahora voy a definir cada una de las palabras que he resaltado con negrita:

Objetivo: es el resultado, atributo o situacin deseada, que para lograrlo se realizan acciones que se
han predeterminado.

Problema: es la brecha entre una situacin actual o proyectada y un objetivo. Se entiende por situacin
proyectada aquella que puede llegar a ocurrir, independientemente del objetivo.

Resolucin de problemas: se refiere a los cursos de accin que las personas que estn participando
del proceso definen buscando salvar la brecha entre la situacin actual o proyectada y el objetivo, vale
decir que permite lograr el objetivo.

La decisin, es la eleccin de un curso de accin determinado. Este curso de accin puede comprender
una configuracin de varios cursos de accin.

En consecuencia puedo decir que : Tomar decisiones es resolver problemas.

No siempre es sencillo detectar problemas, los gerentes deben estar alerta para anticipar problemas. La
mayora de los gerentes reconocen que saban de la existencia de problemas antes de que aparezcan
los indicadores formales incluso antes de que terceros se los presentaran.

Los gerentes tambin reconocen como fuentes de informacin de problemas la comunicacin informal y
la intuicin. Tambin mencionan las experiencias pasadas, pero esto no representa algo confiable
porque nada garantiza que lo que ocurri en el pasado continuar ocurriendo de la misma manera en el
futuro.

Lo que el gerente va a enfrentar a veces resulta poco claro, ya que algunas veces estn
entremezcladas problemas y oportunidades. David B. Gleicher, hace una diferencia sutil entre los dos
trminos. Problema es aquello que pone en peligro la capacidad de la organizacin para alcanzar su
objetivos y la oportunidad es aquella situacin que ofrece a la organizacin la posibilidad de superar
los objetivos establecidos
B - El proceso de tomar decisiones

Se puede aplicar una metodologa para tomar decisiones. El proceso de tomar decisiones se puede
dividir en tres etapas: Anlisis del problema, Diseo de la solucin e Implementacin de la solucin.
Este modelo ayuda a los administradores a ponderar alternativas y a elegir aquella que tiene ms
probabilidades de xito.

Primera Etapa: Anlisis del problema

Kepner y Tregoe (1) recomiendan los siguientes pasos para el anlisis de problemas negativos ( los
problemas negativos son aquellos en el que la situacin actual no reflejan los objetivos prefijados)

1- Enunciado preliminar del problema. Esto implica el reconocimiento de un desvo. En realidad lo


que capta la atencin del administrador podran ser los sntomas de una dificultad. Lo importante es no
confundir los sntomas con los problemas.

2- La profundizacin del enunciado: Esto significa enunciar el problema en sus cuatro


dimensiones: qu, donde, cundo y cunto. Esto lleva a precisar qu es y qu no es el problema.

3- La bsqueda de distingos o caractersticas de los problemas

4- El examen de cada distingo para determinar si adems representa un cambio en el desarrollo de


los acontecimientos.

5- La concepcin de posibles causas del problema. Para identificar las causas generalmente los
gerentes deben recurrir a la intuicin, cuya visin probablemente est influenciada por la experiencia.
Al gerente le corresponde identificar todas la posibles causas y encontrar un panorama lo mas claro
posible.

6- La evaluacin de la validez de las relaciones causa-efectos concebidas

7- La verificacin de la verdadera causa del problema.Todos estos pasos requieren la obtencin de


informacin. Kurt Lewin, considera que tambin se deben identificar:

1- Por una parte, las fuerzas que tienden a mejorar la situacin (factores positivos)

2- Por otra parte, la fuerzas que tienden a empeorar la situacin ( factores negativos)

Este anlisis no solo nos permite hacer un buen diagnstico de situacin sino tambin orientar los
cursos de accin.
Segunda Etapa: El Diseo de la solucin

Esta etapa comprende:

1- La concepcin de los cursos de accin: Esta es la etapa que demanda mayor creatividad. Hay
que evitar aquellos factores que operan como barreras contra la creatividad, como: impaciencia, miedo
a dejar patrones o rutinas, falta de confianza, carencia de inters, etc. Existen numerosas tcnicas para
favorecer la creatividad.

2- La evaluacin de los cursos de accin esto requiere el anlisis anticipado de los efectos que
puede producir la decisin tomada. Es decir debemos preguntarnos Qu puede pasar? Qu
podemos hacer si pasa tal cosa?

En la evaluacin tambin se deben tener en cuenta los siguientes criterios:

Restricciones y otras pautas en cuanto al empleo de recursos

Principios, polticas y otras normas que deban cumplirse y

Otros objetivos que corresponda considerar.1- La eleccin del curso de accin a seguir:
es decir una vez que se han evaluado los pro y los contra de cada alternativa, se debe decir cul
es la alternativa preferible, siempre y cuando se den las condiciones favorables. La conclusin
puede tener condicionamientos pero solo aquellos que tiendan a reforzar el curso de accin
elegido

Tercera etapa: La implementacin

Esta etapa comprende:


1- La resolucin de cuestiones especficas: es decir resolver cuestiones de cmo, quin, con qu,
cunto, cundo, dnde actuar.

2- La comunicacin de la decisin y dems informacin pertinente a las personas afectadas y


motivar positivamente en el camino de la implementacin

3- Apoyo del cambio en el comportamiento humano: superar resistencias, poner nfasis en la


comunicacin, suministrar informacin sobre la marcha del proceso, pero por sobre todo demostrar
en forma fehaciente el compromiso con el cambio asumido.

4- Por ltimo la adopcin de medidas de control a fin de detectar problemas de la implementacin.


Esto significa tener un sistema de informacin eficaz y eficiente es decir que la informacin sea
oportuna, relevante, confiable, etc.

Bibliografa consultada:
Revista mercado. Conceptos y Herramientas del Management 1995
Stoner, James y otros Administracin Ed. Prentice Hall 6 Edicin -1997
(1) Kepner y Tregoe The new manager Kpener Tregoe Inc. 1981