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INFORMATICA
APLICADA
AUDIMSS, S.C.
AUDIMSS WIN
[MANUAL AUDIMSS]
MANUAL AUDIMSS
INDICE AUDIMSS
4.1.- Empresa16
4.3.-Cambio de periodo16
4.5.- Usuarios...18
4.7.- Utileras19
Percepciones23
Movimientos de Nmina..24
Movimientos de Liquidacin25
Dispmag26
Catlogo de Trabajadores27
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4.10.- Salir.35
5.1.-Copiar.35
5.2.-Cortar.35
5.3.-Pegar.35
8.1.- Tablas..38
8.1.2 Departamentos.40
8.1.3 Categoras.41
8.1.4 Turnos.42
8.1.5 Movimientos..43
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8.2.- Trabajadores45
c) Captura manual..45 y 95
8.6.-I.N.P.C. .57
8.7.- Recargos.57
8.9.- Percepciones.53
9.1.- Liquidacin74
9.1.1 Imss.74
9.1.2 Retiro/Infonavit.77
9.2.- Nomina92
9.2.1 Imss..92
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B) Percepciones Fijas.119
C) Percepciones Variables119
D) Revisin121
9.2.2 Retiro/Infonavit122
9.3.- Diferencias165
9.3.1 Mensuales.165
9.3.2 Bimestrales168
9.4.- Dispmag..170.
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12.8.- Dispmag198
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AUDIMSS es un software que nos ayuda a realizar la auditara de las nminas para efectos del
seguro social e Infonavit.
Actualmente el software lo pueden aplicar las empresas para realizar su auditoria interna o bien
autocorreccin, de esta forma podrn determinar sus diferencias sin necesidad de realizar un
dictamen por contador pblico registrado ante el IMSS.
Por lo tanto el software puede ser utilizado por las empresas para realizar auto correccin en el
pago de cuotas como por los despachos contables para revisar y dictaminar cada uno de los
registros patronales de las empresas.
Con la ayuda de AUDIMSS se puede realizar la auditoria a la totalidad de los trabajadores que
integran la nmina o bien realizar pruebas selectivas, esto es a seleccin del usuario, utilizando
los mdulos de importacin del disco del SUA e importacin de las nminas (en formato Excel),
para determinar las diferencias en salario diario integrado o en das, dichas diferencias pueden
ser a cargo o a favor.
AUDIMSS tambin le emite el cuadernillo o Archivo que solicita el Seguro Social, en el mdulo
de ANEXOS IMSS, esto es con la informacin que est registrada previamente en el sistema.
En el mdulo de ANEXOS INFONAVIT, se emiten los archivos en formato Excel o CSV para
poder exportar todos los archivos al SICOP SMART, esto es siempre y cuando tengan la
informacin en el mdulo de AUDMSS.
Si las empresas elaboran sus nminas en un software generador de Excel, estas podrn
importarse a AUDIMSS. As podrn ahorrarse la captura de datos generales de los
trabajadores, (nmero de Seguridad Social, nombres, tipo de salario, tipo de jornada, tipo de
trabajador, etc.), los movimientos de las incidencias (ausentismos, incapacidades, modificacin
de salario, altas, bajas) y las percepciones fijas y/o variables.
Importa los discos de pago del SUA, no importa la versin en que fueron generados.
Las empresas debern contar con los discos de pago de cuotas, mensuales y bimestrales
(generados por el SUA), con este proceso de importacin se tiene un gran avance del
cincuenta porciento en la auditoria para determinar las diferencias.
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Estas diferencias se emiten en archivo formato de Excel y se pueden seleccionar por rangos de
diferencias.
Slo se capturan los datos del primer periodo de trabajo de la empresa o registro patronal a
revisar; an cuando se revisen varios ejercicios. A partir del segundo periodo de trabajo en
adelante la informacin pasar automticamente y slo se actualizar la informacin
(incidencias del periodo como modificacin de salario, altas, reingresos, bajas, ausentismos,
incapacidades. Dicha actualizacin podr ser manual o importando los archivos de incidencias
de las nominas en archivos de Excel. Es el mismo proceso que en el SUA.
Genera automticamente los movimientos de inicio de la auditoria, las altas del periodo y las
modificaciones de salarios por antigedad.
Para la importacin de las nminas los archivos deben estar en Excel y podemos importar
cinco archivos: Catlogo de trabajadores, Incidencias, Percepciones Fijas y Variables,
Ocupaciones u oficios, Departamentos.
Tabla para calcular los das de percepciones fijas, variables y los das pagados en base a cada
tipo de nomina.
Optimizar tiempos
Se pueden exportar todas las tablas de Catlogos de un registro patronal a otro, o bien a
otras empresas, ya que son tablas generales.
Reporte de diferencias en base a un rango seleccionado, dichos rangos podrn ser diferencias
positivas o negativas.
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Papeles de trabajo que se exportan son; Anlisis de diferencias, Percepciones que integran al
SDI, Percepciones Importadas del perodo.
Dentro del mdulo de Nmina, IMSS, se exportan todos los movimientos, es decir solo se
selecciona el tipo de movimiento.
Los trabajadores del mdulo Nomina IMSS y Liquidacin IMSS se podrn exportar al SUA,
esto es en formato TXT y en base a los trabajadores seleccionados.
Impresin de los Anexos del cuadernillo o Archivo del dictamen para el IMSS
Carta de presentacin
Anexos I al V
Opiniones
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Despus de la instalacin, para accesar al sistema, dar clic en el icono que se genero
automticamente en el escritorio de su computadora.
En el campo de Usuario: el sistema indica Administrador, ya que con esta clave se tiene
acceso a todas las opciones del sistema, en la clave de Password solo dar enter, estas claves
se podrn modificar en el men de Archivo en la opcin Usuarios.
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Esta pantalla indica que Debe realizar un respaldo de su Informacin, se sugiere que la
primera vez que accesen al sistema en el da realicen Respaldos para evitar perder informacin
en caso de daarse la base de datos, dar clic en el botn Aceptar y el sistema muestra la
pantalla inicial.
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Esta es la pantalla principal del sistema, en caso que haya dado de alta la primera empresa, de
lo contrario en la barra que se observa de lado izquierdo no se mostrar ningn icono azul.
Para realizar el alta de sus empresas en el sistema, debern accesar al men 4.Archivo,
submen 4.1 Empresas A) Configuracin, como lo muestra la pantalla:
Para iniciar con la captura se muestran los iconos que estarn en todas las pantallas.
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Para iniciar la captura, dar clic en el icono nuevo y el cursor se activa de lado derecho en el
campo Nombre de la empresa, el nombre debern registrarlo en base a un documento
confiable ya que as como quede registrado en esta pantalla se mostrar en todos los Anexos y
papeles de trabajo que les da el sistema.
Nombre corto; este dato lo genera el sistema, considerando el nombre de la empresa,
manualmente se podr modificar.
RFC; si es persona fsica debe ser a trece posiciones y para persona moral debe ser a doce
posiciones, esta captura es sin guiones.
Nmero de Registro Patronal: este debe ser a once posiciones ya que debern incluir el digito
verificado, y estos datos se reflejarn en los anexos.
Actividad empresarial; este dato debe ser el que se refleja en el alta al imss.
Direccin; Estos son los datos fiscales que se reflejan en los anexos.
Al concluir la captura de esta pantalla deber dar clic en el ltimo icono.
Es importante mencionar que este es el segundo paso para que se registre correctamente la
empresa en Audimss, de lo contrario el sistema les generar un error al seleccionar su
empresa.
Al dar clic al ltimo icono de la pantalla anterior, se muestra la siguiente pantalla:
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Representante legal; estos datos se reflejan en los Anexos IMSS, en caso de no capturarlos al
inicio, podr realizar la captura posteriormente para que se actualicen estos datos en los
anexos.
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Nombre del centro de trabajo; este campo el sistema por default muestra el Registro patronal,
el cual se sugiere no cambiar, esto es para facilitar la bsqueda de informacin.
Directorio de la base de datos de Audimss; este directorio es muy importante y la ruta la
propone el sistema al momento de dar de alta la empresa, en este momento el usuario que no
este de acuerdo con la ruta, la podr modificar al dar un clic en el folder amarillo que se
muestra.
Men, 4. Archivo,4.2. Cerrar empresa en este submen se recomienda dar clic para
cerrar la empresa en la que se est trabajando antes de salir del sistema. El objetivo es
cuidar la base de datos, se observa en la parte superior el cambio, ya que no se refleja el
nombre de la empresa.
4.3 .- Cambio de Periodo.
Men, 4. Archivo, 4.3 Cambio de perodo, en esta opcin podrn cambiar de periodo
de trabajo, ao de trabajo, ya que en el sistema se guarda toda la informacin y aun
trabajando en un ao, podrn consultar la informacin de aos anteriores.
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Tambin se podr cambiar de periodo al dar doble clic en la barra vertical que esta de lado
izquierdo, en caso de tener varios registros patronales, dar doble clic en el registro a trabajar,
como lo indica la pantalla arriba.
En el campo de ao se teclean los cuatro dgitos del ao a trabajar o consultar, en el campo de
periodo se teclea a partir de 1 o 01, esto se refiere al mes, por lo tanto solo son vlidos del 01
al 12, al terminar la captura dar clic en aceptar (campo donde esta el smbolo de palomita).
caso de no tener esta informacin del infonavit, teclear cualquier carcter para poder avanzar
con la captura, estos campos solo en esta pantalla se capturan. A partir del campo E-mail,
estos datos se podrn complementar o modificar en el mdulo de Anexos IMSS, se recomienda
que en esta pantalla realicen la captura completa.
4.5.- Usuarios
Men 4.Archivo,4.5 Usuarios, en esta pantalla podrn definir los parmetros para cada
usuario o bien restringir los mens a cada uno de los usuarios:
Administrador; tiene acceso a todas las opciones del sistema, el sistema por default lleva esta
clave de acceso.
Supervisor; se restringen algunos mens, si no estn de acuerdo con estos mens, solo dar
un clic en el cuadro de captura para que se activen los campos, es decir ustedes pueden
decidir a que tiene acceso cada usuario.
Operador; se restringen algunos mens, si no estn de acuerdo con estos mens, solo dar un
clic en el cuadro de captura para que se activen los campos, es decir ustedes pueden decidir a
que tiene acceso cada usuario.
En base a esta pantalla, para dar de alta sus usuarios, dar clic en el icono nuevo.
Nivel; dar clic en el puntero y se muestran las tres opciones que lleva el sistema;
administrador, supervisor, operador, para seleccionar una de ellas.
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Se propone las casillas activadas con la palomita verde, pero ustedes pueden realizar cambios
a cada uno de los mens, con dar clic en las casillas se activan o desactivan.
4.6 .- Configurar Impresin
4.7.- Utileras
Men 4Archivo, 4.7Utileras, en este mdulo se muestran algunas ventajas del sistema,
al dar clic estas son las siguientes opciones:
Men Archivo, Utileras, Exportar Catlogos, con esta opcin se podr exportar
informacin del centro de trabajo a formato TXT (la cual podr visualizar posteriormente en
Excel), en la siguiente pantalla se muestra toda la informacin que se puede exportar.
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De lado izquierdo se muestra la lista de los archivos, solo dar doble clic al concepto y este se
pasa a la pantalla de lado derecho podrn dar un clic al nombre del archivo y clic a los
botones que se muestran en la parte de en medio (la flecha), para seleccionar todos los
conceptos solo dar doble clic a los botones que se muestran en la parte de en medio (doble
flecha) y las tablas pasan de lado derecho.
Para corregir la seleccin solo marcar los conceptos que estn de lado derecho (previamente
seleccionados para la exportacin) y seleccionar los iconos que estn a la derecha Quitar un
solo archivo Quitar todos los archivos.
Al terminar la seleccin de archivos, en la pantalla se muestra en la parte inferior la ruta a
donde el sistema llevar estos archivos, esta ruta no se puede modificar ya que se genera
automticamente.
C:\AUDIMSSWIN|REG_PATRONALES\NOMBRE DE LA EMPRESA\ REGISTRO
PATRONAL\ArchivosAscii\
Exportar; para iniciar el proceso dar clic en el botn inferior Exportar y se muestra el
termmetro de avance del proceso.
Registro de exportacin; esta opcin es para visualiza en bloc de notas la explicacin de los
archivos.
Ver archivos generados; con esta opcin muestra la pantalla con la ruta que asigno el
sistema, y se muestra un listado de los archivos exportados, como lo muestra la siguiente
pantalla:
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Men 4.Archivo, 4.7Utileras, 4.7.2 Importar Catlogos, con esta opcin se podr
importar informacin de un centro de trabajo a otro bien a otra empresa que tengan las
mismas caractersticas, en los Catlogos a trabajar en el sistema, pantalla para importar la
informacin:
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Como lo indica la pantalla, se busca la ruta de la empresa donde se exportaron (como ejemplo
le vamos a llamar empresa uno) los archivos en esta pantalla de importacin de la empresa
nueva (como ejemplo le vamos a llamar empresa dos).
C:/audimsswin/reg_patronales/empresa uno/registro patronal/archivosAscii
Doble clic en los puntos [..], posteriormente un clic [..], y se muestra el listado de sus empresas
en la parte inferior.
Doble clic en la empresa uno y se muestran los Registros Patronales de dicha empresa,
seleccionar el registro patronal de donde se exporto la informacin.
Seleccionar la carpeta Ascii y se muestra la lista de los archivos que se van a importar, en la
parte central de la pantalla se muestran los iconos con la (s) flechas para importar uno o todos
los archivos, al seleccionar cualquiera de estas dos opciones, el listado de los archivos se
muestra en la pantalla que est en blanco, para corregir la seleccin de archivos en la parte
central se muestran las opciones quitar un solo archivo o quitar todos los archivos y para
concluir con el proceso dar clic al icono Importar y se muestra el cronometro del proceso. Al
terminar el proceso podrn consultar en el registro de importacin el listado de los catlogos
importados.
Para revisar los archivos que se importaron, accesar al men Catlogos y revisar cada una de
las tablas.
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Para este proceso, en la pantalla de lado izquierdo se muestran los submens a borrar;
seleccionar Percepciones, seleccionar la opcin del Perodo si solo es un mes a borrar o Del
Ejercicio si el borrado es por todo el ejercicio, al seleccionar la opcin del perodo de lado
derecho se actualiza la informacin y se muestra el mes en que accesaron al sistema y si
seleccionan la opcin del ejercicio, la pantalla de lado derecho muestra el ao que
seleccionaron al accesar al sistema.
Seleccionar tipo de percepcin; fijas, variables o ambas, seleccionar la opcin dependiendo de
la informacin que tienen en el sistema.
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Se muestra la pantalla con todos los conceptos de percepciones del sistema, podrn
seleccionar una solo percepcin o bien todas las percepciones, ejemplo:
Solo se desea seleccionar un concepto, dar clic en el listado de los conceptos al que deseen
borrar, y as se realiza el borrado por cada uno de los conceptos.
El siguiente paso es dar clic en el icono rojo que se muestra en forma de cuaderno, esto es
para aceptar la seleccin, y en la parte inferior de la pantalla se muestra una bitcora del
borrado que realizar el sistema o bien clic en el tache rojo para cancelar la seleccin (tambin
podrn salir de la pantalla y se cancela el proceso de borrado).
Si esta seguro del borrado, dar clic en el icono que se muestra en la parte inferior en forma de
lpiz, al finalizar el borrado se muestra una bitcora del borrado que realizo el sistema y en
caso de NO poder realizar el borrado el sistema le mandara el mensaje en la bitcora.
Nota: El borrado de los archivo se deber realizar en el orden que muestra la pantalla, ya que
en caso de querer borrar primero Catlogo de Trabajadores y el sistema vlida que hay
informacin en los otros mdulos, no podrn realizar el borrado del Catlogo de Trabajadores
hasta que se borren los otros mdulos relacionados.
Como borrar movimientos de nomina:
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Para este proceso, en la pantalla de lado izquierdo se muestran los submens a borrar;
seleccionar la opcin del Perodo si solo es un mes a borrar o del Ejercicio si el borrado es por
todo el ejercicio, al seleccionar la opcin del perodo de lado derecho se actualiza la
informacin y se muestra el mes en que accesaron al sistema y si seleccionan la opcin del
Ejercicio
, la pantalla de lado derecho muestra el ao que seleccionaron al accesar al sistema.
Se muestra la pantalla con todos los movimientos de nmina o liquidacin del sistema, y
podrn seleccionar un solo movimiento o bien todos los movimientos, ejemplo:
Solo se desea seleccionar un movimiento, solo dar clic en el listado de los movimientos que
deseen borrar, y as se realiza el borrado por cada uno de los conceptos.
El siguiente paso es dar clic en el icono rojo que se muestra en forma de cuaderno, esto es
para aceptar la seleccin, y en la parte inferior dela pantalla se muestra una bitcora del
borrado que realizar el sistema o bien clic en el tache rojo para cancelar la seleccin (tambin
podrn salir de la pantalla y se cancela el proceso de borrado).
Si desea borrar todos los movimientos de nmina o Liquidacin, NO seleccionar ningn
movimiento y dar clic en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrar todos
los movimientos.
Si esta seguro del borrado, dar clic en el icono que se muestra en la parte inferior en forma de
lpiz, al finalizar el borrado se muestra una bitcora del borrado que realizo el sistema y en
caso de NO poder realizar el borrado el sistema le mandara el mensaje en la bitcora.
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MANUAL AUDIMSS
Nota: El borrado de los archivo se deber realizar en el orden que muestra la pantalla, ya que
en caso de querer borrar primero Catlogo de Trabajadores y el sistema vlida que hay
informacin en los otros mdulos, no podrn realizar el borrado del Catlogo de Trabajadores
hasta que se borren los otros mdulos relacionados.
Como borrar DISPMAG
Para este proceso, en la pantalla de lado izquierdo se muestran los submens a borrar;
seleccionar la opcin del Perodo si solo es un mes a borrar o del Ejercicio si el borrado es por
todo el ejercicio, al seleccionar la opcin del perodo de lado derecho se actualiza la
informacin y se muestra el mes en que accesaron al sistema y si seleccionan la opcin del
Ejercicio, la pantalla de lado derecho muestra el ao que seleccionaron al accesar al sistema.
Se muestra la pantalla con los tres tipos de movimientos afiliatorios, y podrn seleccionar un
solo movimiento o bien todos los movimientos, ejemplo:
Solo se desea seleccionar un movimiento, solo dar clic en el tipo de movimiento que deseen
borrar, y as se realiza el borrado por cada uno de los conceptos.
El siguiente paso es dar clic en el icono rojo que se muestra en forma de cuaderno, esto es
para aceptar la seleccin, y en la parte inferior dela pantalla se muestra una bitcora del
borrado que realizar el sistema o bien clic en el tache rojo para cancelar la seleccin (tambin
podrn salir de la pantalla y se cancela el proceso de borrado).
Si desea borrar todos los movimientos de DISPMAG, seleccionar la opcin Todos y dar clic
en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrar todos los movimientos.
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Si esta seguro del borrado, dar clic en el icono que se muestra en la parte inferior en forma de
lpiz, al finalizar el borrado se muestra una bitcora del borrado que realizo el sistema y en
caso de NO poder realizar el borrado el sistema le mandara el mensaje en la bitcora.
Nota: El borrado de los archivo se deber realizar en el orden que muestra la pantalla, ya que
en caso de querer borrar primero Catlogo de Trabajadores y el sistema vlida que hay
informacin en los otros mdulos, no podrn realizar el borrado del Catlogo de Trabajadores
hasta que se borren los otros mdulos relacionados.
Como borrar Catlogo de Trabajadores
Para este proceso, en la pantalla de lado izquierdo se muestran los submens a borrar;
seleccionar la opcin Del Perodo y, al seleccionar la opcin de lado derecho se actualiza la
informacin y se muestra el mes en que accesaron al sistema.
Se muestra la pantalla con todos los filtros a seleccionar, y podrn seleccionar un solo filtro o
bien todos los filtros, ejemplo:
Si solo desea seleccionar un filtro, solo dar clic en el puntero de los filtros que deseen borrar,
as como lo muestra la pantalla.
El siguiente paso es dar clic en el icono rojo que se muestra en forma de cuaderno, esto es
para aceptar la seleccin, y en la parte inferior de la pantalla se muestra una bitcora del
borrado que realizar el sistema o bien clic en el tache rojo para cancelar la seleccin (tambin
podrn salir de la pantalla y se cancela el proceso de borrado).
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MANUAL AUDIMSS
Si desea borrar todos los movimientos de DISPMAG, seleccionar la opcin Todos y dar clic
en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrar todos los movimientos.
Si esta seguro del borrado, dar clic en el icono que se muestra en la parte inferior en forma de
lpiz, al finalizar el borrado se muestra una bitcora del borrado que realizo el sistema y en
caso de NO poder realizar el borrado el sistema le mandara el mensaje en la bitcora.
Nota: El borrado de los archivo se deber realizar en el orden que muestra la pantalla, ya que
en caso de querer borrar primero Catlogo de Trabajadores y el sistema vlida que hay
informacin en los otros mdulos, no podrn realizar el borrado del Catlogo de Trabajadores
hasta que se borren los otros mdulos relacionados.
Al realizar un borrado masivo, es muy importante que se complemente con el proceso de
Depuracin de Archivo, esto es en el Men Archivo, 4.7 Utileras, al realizar este proceso del
sistema, evitarn que en la base de datos quede basura, y genere el sistema algn error al
realizar los recalculos.
Para accesar es en el Men Archivo, Utileras, al realizar este proceso del sistema, evitarn
que en la base de datos quede basura, y genere el sistema algn error al realizar los
reclcalos.
Este proceso elimina todos los registros de las tablas que no tengan relacin.
Cuando debo realizar este proceso:
Despus de realizar un borrado masivo (como se vio en el punto 4.7.3 Borrar archivos)
Despus que el sistema le genere algn error, ya sea por motivo de falla elctrica o
accidentalmente apague su equipo de cmputo.
Al concluir la auditoria, antes de realizar el llenado de los Anexos IMSS.
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MANUAL AUDIMSS
En este submen se muestran las claves que se podrn utilizar en el men 8.-Catlogos, 8.9
Percepciones para definir los criterios de las formulas, para la integracin del Salario.
Esta pantalla es informativa, de lado derecho se muestra la columna clave que puede ser de
hasta cinco caracteres y al finalizar se agregan los parntesis, la descripcin es el nombre de
los conceptos que se utilizan en el sistema.
En caso de requerir una nueva clave o para dar de alta una nueva clave, debern llamar a
soporte tcnico y explicar su necesidad, para que se desarrolle dicha funcin y se agregue a su
sistema.
Al iniciar por primera vez la computadora emite un mensaje Debe realizar un respaldo de su
informacin.
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MANUAL AUDIMSS
El objetivo es recordarle al usuario final que debe respaldar su informacin da con da, no
afecta nada en el sistema si realizan ms de un respaldo al da, el usuario decide en que
momento realiza sus respaldos.
Para accesar es men 4.-Archivo, 4.7.- Utileras, 4.7.6 Respaldo Centro Actual.
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MANUAL AUDIMSS
La pantalla muestra un listado de archivos de lado izquierdo, donde se muestra las tablas de
Audimss, Bytes, nmeros de registros; para realizar el respaldo NO se pueden seleccionar
archivos, el respaldo se realiza por cada Centro de Trabajo es decir por cada Registro
Patronal.
La ruta para el respaldo siempre ser la unidad C, an cuando su equipo de computo
muestre unas unidades, el respaldo se realizar en C ;al dar clic o doble clic en la pantalla
que se muestra de lado derecho, posteriormente en la parte inferior se activa el cursor, esto es
para indicar la ruta donde se realizar el respaldo.
Para indicar la ruta del respaldo, dar clic en el folder amarillo que se muestra en la parte inferior
de la pantalla y posteriormente se muestra otra pantalla; con la lista de carpetas esto es para
seleccionar la carpeta del respaldo si ya existe solo dar clic en la carpeta y clic en el botn de
aceptar; en caso de no existir la carpeta, dar clic en el botn de Crear nueva carpeta, e indicar
con el cursor donde van a generar la nueva carpeta de respaldo, al terminar de teclear el
nombre de la carpeta dar clic en aceptar para que se quede guardada la carpeta, de lo
contrario no se gravar la ruta.
Para finalizar el proceso de respaldo dar clic en el icono que tiene la flecha (esta a un lado del
folder amarillo), se inicia el proceso del respaldo y termina el proceso al pasar el cronometro y
se emite el mensaje El respaldo se ha generado con xito, es importante que no
modifique el nombre del archivo del respaldo generado.
El nombre del archivo lo genera el sistema, para esto considera los once dgitos del Registro
Patronal, ao, mes, da, hora incluyendo los segundos del momento en que se realiza el
respaldo, as como lo muestra la figura:
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MANUAL AUDIMSS
Nota: el respaldo se realiza por cada Registro Patronal, por lo tanto es importante comentarles
que si tienen una empresa con Varios Registros Patronales, se pueden realizar las auditorias
en varias mquinas es decir un registro patronal por cada mquina y al concluir este trabajo,
se podrn realizar los respaldos de dichas mquinas y al final dejar toda la informacin en una
sola computadora, esto es para poder preparar el cuadernillo del dictamen.
Con este proceso se podr pasar la informacin de un equipo de cmputo a otro, o bien; si su
sistema genera algn error que indique la Base daada, al bajar su respaldo anterior al error,
se recupera la informacin a la fecha en que se realiz el respaldo.
En la primera pantalla; debern seleccionar la ruta donde esta el respaldo de su informacin, al
dar un clic en el folder amarillo se muestra la ruta, solo seleccione la carpeta donde genero su
respaldo y se muestra el archivo con el Registro Patronal.
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MANUAL AUDIMSS
Se muestra otra pantalla, dar clic en la opcin aceptar para que inicie el proceso Generacin
de ndices, la otra opcin para iniciar el proceso es dar clic en la barra y seleccionar el icono
que muestra esta pantalla (figura de tres colores).
4.8.1.- Serie
Para accesar men 4.- Archivo, 4.8.- Configuracin del sistema, 4.8.1.- Serie.
Esta pantalla muestra el cdigo de Serie de su producto.
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MANUAL AUDIMSS
Serie: este dato se lo proporcion el distribuidor autorizado, se genera en base a sus datos
como cliente, son veinte caracteres, es importante teclear maysculas o minsculas.
Al dar clic en el icono Aceptar se activa el dato de Cdigo de Sitio.
Teclear el RFC; para persona moral; tres letras (y dejar un espacio), persona fsica; cuatro
letras, seis campos numricos y tres campos alfanumricos.
Licencia, teclear treinta caracteres que le proporciona Audimss.
Para consultar esta pantalla solo muestra el nmero de Serie.
4.8.2 Inhabilitar
Para accesar men 4.- Archivo, 4.8.- Configuracin del sistema, 4.8.2.- Inhabilitar,
esta opcin es para aquellos usuarios que tienen la necesidad de pasar su cdigo de activacin
de un primer equipo de computo a un segundo, por lo tanto en el primer equipo de computo se
inhabilita AUDIMSS, esto previa autorizacin de su distribuidor.
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MANUAL AUDIMSS
4.10 Salir
En este men se comentan las opciones que se podrn utilizar dentro del sistema;
5.1.-Copiar Ctrl + C
Con esta opcin podrn copiar informacin de los Catlogos, informacin de las pantallas de
Importacin.
Con esta opcin podrn cortar informacin de los Catlogos, informacin de las pantallas de
Importacin.
Con esta opcin podrn pegar informacin de los Catlogos, informacin de las pantallas de
Importacin.
En este men solo hay una opcin Ver, esto es cuando NO se visualiza la barra de acceso
rpido.
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MANUAL AUDIMSS
7.1.-Cuestionario Inicial
Para iniciar la Auditoria en AUDIMSS se recomienda; aplicar la evaluacin del Control Interno
por medio de Cuestionario Inicial y Programa de Trabajo.
Para iniciar en este mdulo el sistema muestra ejemplos de los Temas de la auditoria, de
lado derecho se muestra un puntero donde se despliegan los temas y un icono nuevo, esto
es para seleccionar el tema a contestar o bien agregar los temas que consideren necesarios,
esto es en base al giro de la empresa que estn revisando.
La pantalla muestra en la parte superior los iconos para dar de alta, gravar, editar, eliminar,
deshacer e imprimir, las preguntas del Tema seleccionado
Dar clic en el icono nuevo y se muestra la siguiente pantalla; la barra de iconos que se
muestra es para dar de alta un tema y este se agregue al sistema, el segundo icono es para
guardar. El tercer icono editar es para modificar algn tema, el cuarto icono es para
eliminar algn tema, la siguiente opcin es deshacer, para deshacer la ltima captura, el
ltimo icono es para mandar a impresin, en esta pantalla no aplica.
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MANUAL AUDIMSS
Primero selecione su tema, posteriormente seleccionar con el cursor la ltima pregunta, esto
est de lado izquierdo de su pantalla, dar clic en el primer icono nuevo y el cursor se indica en
el campo descripcin, iniciar la captura en el campo Nmero, posteriromente en Descripcin
teclear la pregunta se sugiere sea con maysculas.
Al concluir la captura dar clic en el segundo icono guardar y podrn continuar con la captura.
Para contesta las preguntas que se muestran en la pantalla, dar clic en el tercer icono editar y
de lado derecho se activa la pantalla de Respuesta, se inicia la captura en el recuadro blanco,
es un campo de texto extenso, al concluir la captura dar clic en el segundo icono guardar
Para realizar cambios a las preguntas o respuesta, solo indicar con el cursor la pregunta y
posteriorme dar clic en el tercer icono editar, realizar el cambio y dar clic en el segundo icono
guardar.
Para eliminar alguna pregunta, previamente seleccionar dicho tema y pregunta, indicandolo con
el cursor y dar clic en el icono eliminar.
El quinto icono quinto es para deshacer la captura o cambio efectuado, es decir cancela el
ltimo movimiento.
El ltimo icono es impresora con esta opcin se manda el reporte a impresin y se muestra
una pantalla indicando vista previa del reporte, impresora o MS office.
Vista previa; esta opcin enva el reporte en el formato de AUDIMSS por patalla.
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MANUAL AUDIMSS
MS office; con esta opcin el reposte se exporta a Word, si su equipo tiene office anterior a
2007, sale una pantalla indicando un error, solo dar clic en aceptar en la pantalla que se
muestra y el reporte se visualiza.
Este papel de trabajo que se muestra en word se podr personalizar, ya que podr insertar el
logo del despacho y darle formato a dicho reporte.
8.1.- Tablas
Se recomienda realizar el llenado de todos los Catlogos antes de accesar al men Auditoria
ya que las claves que se consideran es este men del sistema, se relacionan con todos los
archivos de las nominas que se importarn ms adelante.
38
MANUAL AUDIMSS
Audimss muestra esta pantalla con ejemplo, para eliminar los ejemplos que muestra el sistema
solo dar clic a una clave y postriormente clic en el icono cuatro eliminar si no ha realizado
captura con estos datos se podr eliminar dicha ocupacin, de lo contrario no se podr hasta
que elimine al trabajador que esta relacionando con esta clave.
39
MANUAL AUDIMSS
Manual: con el primer icono nuevo se activa la pantalla y de lado derecho se realiza la
captura de Clave y Descripcin, para guardar la informacin dar clic en el segundo
icono, si desean realizar cambios a la descripcin dar clic en el tercer icono editar y el
campo clave NO se puede modificar, por lo tanto si desea modificar la clave, tendrn
que eliminar el movimiento.
Importacin por medio de un archivo en Excel; el cual debe ser un archivo de dos
columnas, clave (puede ser alfanumrica) y descripcin.
Ver men 9.1.3 Importacin de nmina para importar este archivo en formato de Excel.
Este campo se reflejar en el mdulo de Anexos IMSS en el anexo V hoja II, por lo tanto se
recomienda realizar la captura o importacin.
Nota: ver men 9.- Auditoria, 9.2.Nomina, 9.2.3.- Importacin Nomina y 13.-Preparando
archivos de Excel para nomina, 13.1 Ocupaciones y oficios.
8.1.2.- Departamentos.
Audimss muestra esta pantalla con los ejemplo, para eliminar los ejemplos solo dar clic a una
clave y posteriormente clic en el icono cuatro eliminar si no ha realizado captura con estos
datos se podr eliminar dicho Departamento, de lo contrario no se podr hasta que elimine al
trabajador que esta relacionando con esta clave.
40
MANUAL AUDIMSS
Manual: con el primer icono nuevo se activa la pantalla y de lado derecho se realiza la
captura de Clave y descripcin, para guardar la informacin dar clic en el segundo
icono, si desean realizar cambios a la descripcin dar clic en el tercer icono editar y el
campo clave NO se puede modificar, por lo tanto si desea modificar la clave, tendrn
que eliminar el movimiento.
Importacin por medio de un archivo en Excel; el cual debe ser un archivo de dos
columnas, clave (puede ser alfanumrica) y descripcin.
Nota: ver men 9.- Auditoria, 9.2.Nomina, 9.2.3.- Importacin Nomina y 13.-Preparando
archivos de Excel para nomina, 13.2 Departamentos.
8.1.3.- Categorias.
Esta tabla es muy importante por que se relacionar con el llenado del Anexo III para la
Preuba Muestra, ya que se podr dar por cada una de las Categorias que se registrran en
esta tabla.
Esta tabla se relaciona con la tabla de Factor Fijo dentro del mismo men.
Audimss muestra esta pantalla con los ejemplo, para eliminar los ejemplos solo dar clic a una
clave y postriormente clic en el icono cuatro eliminar si no ha realizado captura con estos
datos se podr eliminar dicha Categora, de lo contrario no se podr hasta que elimine al
trabajador que esta relacionando con esta clave.
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MANUAL AUDIMSS
Manual: con el primer icono nuevo se activa la pantalla y de lado derecho se realiza la
captura de Clave y descripcin, para guardar la informacin dar clic en el segundo
icono, si desean realizar cambios a la descripcin dar clic en el tercer icono editar y el
campo clave NO se puede modificar, por lo tanto si desea modificar la clave, tendrn
que eliminar el movimiento.
8.1.4.- Turnos
Audimss muestra esta pantalla con los ejemplo, para eliminar los ejemplos solo dar clic a una
clave y postriormente clic en el icono cuatro eliminar si no ha realizado captura con estos
datos se podr eliminar dicha Categora, de lo contrario no se podr hasta que elimine al
trabajador que esta relacionando con esta clave.
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MANUAL AUDIMSS
Manual: con el primer icono nuevo se activa la pantalla y de lado derecho se realiza la
captura de Clave y descripcin, para guardar la informacin dar clic en el segundo
icono, si desean realizar cambios a la descripcin dar clic en el tercer icono editar y el
campo clave NO se puede modificar, por lo tanto si desea modificar la clave, tendrn
que eliminar el movimiento.
Nota: este dato se utilizar para determinar el costo por hora en caso que la empresa otorgue
esta prestacin como Horas Extras y audimss necesite determinar el Tope de horas extras
exentas para la integracin de salarios.
8.1.5.- Movimientos
43
MANUAL AUDIMSS
Estas tablas se tomaran como base para preparar los archivos en Excel, en el archivo
Catalogo de Trabajadores se deben relacionar con la columna clave.
8.1.10.- Tipos de Descuento.
Para las empresas que se realizar dictamen para efectos del INFONAVIT, estos datos son los
nicos que se podrn utilizar para preparar los archivos de Excel o cuando realicen la captura
manual en el men 8.2.- Catlogo Trabajadores.
1) Porcentaje, este campo se refiere al crdito del INFONAVIT , ejemplo 25% y solo se captura
el 25.
2) Cuota Fija Monetaria; se refiere a la cantidad que se otorga mensualmente al INFONAVIT.
3) Veces Fija Salario Mnimo del DF; se refiere a la cantidad de veces en salario que se tiene
que pagar al INFONAVIT.
4) Suspensin de Descuento; con esta opcin se suspende el clculo del Crdito del Infonavit,
es decir que el trabajador sigue activo en la empresa, pero ya termino de pagar su crdito.
44
MANUAL AUDIMSS
Estos datos los toma el sistema para el dictamen del INFONAVIT, por lo tanto, si no van a
presentar este dictamen, estos datos NO son necesarios o bien sern informativos.
Cabe mencionara que esta informacin puede ser diferente para cada bimestre.
8.2.- Trabajadores.
Para el llenado de este submen, de Trabajadores hay tres opciones:
Nota: ver men 9.- Auditoria, 9.2.Nomina, 9.2.3.- Importacin Nomina y Manual
Preparando archivos de Excel para Nomina, Catlogo de Trabajadores.
b) El llenado puede ser al leer el disco de pago del SUA, para esta opcin deber tener
el disco con el que la empres realiz el pago de las cuotas al IMSS por cada uno de los
meses, cabe mencionar que no leemos los Respaldo del SUA.
Nota: ver men 9.- Auditoria, 9.1.Liquidacin, 9.1.3.- Importacin disco SUA.
c) El llenado puede ser en forma manual, esto es, solo si son trabajadores que no estn
registrados en las nominas de la empresa, que no estn en el disco de pago del SUA,
es decir pueden ser personas que estn por honorarios, o son pagos a personas
fsicas, que el auditor considera que hay relacin laboral y deben ser trabajadores.
45
MANUAL AUDIMSS
Los datos que debe contener el archivo de Excel son los siguientes y estos deben ser con
letras maysculas:
NOTA: NO importa el orden de las columnas del archivo, ya que al importar los archivos se
define cada una de las columnas y esta quedan gravadas, cuando se importa por segunda vez
un archivo no se tienen que asignar las letras de las columnas, al menos que cambien las
columnas del archivo.
Nmero de trabajador; en esta columna se refleja el nmero de la nmina, este puede ser
numrico o alfanumrico, mximo ocho caracteres es lo que permite AUDIMSS, para aquellas
empresas que tienen asignados menos de ocho caracteres, solo se utilizan los que traen y el
sistema les agrega en forma automtica los ceros a la izquierda para poder tener los ocho
caracteres, este campo se activa o asigna en 4.- Archivo, 4.1.- Empresas, Configuracin,
cuando se da de alta la empresa.
Apellido paterno; en esta columna va el apellido paterno del trabajador, no debe tener
caracteres raros como punto, no van abreviaturas, ni espacios en el nombre (solo si son
apellidos compuestos aplica el espacio), debe ser con maysculas.
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MANUAL AUDIMSS
Apellido materno; en esta columna va el apellido materno del trabajador, no debe tener
caracteres raros como punto, no van abreviaturas, ni espacios en el nombre (solo si son
apellidos compuestos aplica el espacio), debe ser con maysculas.
Nombre (s); en esta columna va el nombre (s) del trabajador, no debe tener caracteres raros
como punto, no van abreviados, ni espacios en el nombre (solo si son dos nombres aplica el
espacio), debe ser con maysculas.
Cabe mencionar que estos datos se reflejaran en el pago de diferencias y los avisos afiliatorios
del DISPMAG o IDSE.
Fecha de alta de nmina; en este campo deber ser la fecha en que se registro el trabajador
en la empresa, este dato es muy importante para determinar la antigedad del trabajador ao
con ao y para hacer el comparativo con la informacin de las liquidaciones del SUA del ao
que se esta dictaminando, el formato debe ser da, mes y ao para el archivo, ejemplo
31/01/2010.
Fecha de alta de Liquidacin; esta fecha es informativa, es decir para los aos anteriores al
que se esta dictaminando, ya que la fecha del ejercicio que se esta dictaminando se utiliza para
comparar las fechas de alta de nomina y determinar diferencias, el formato debe ser da, mes
y ao para el archivo, ejemplo 31/01/2010.
Cuota diaria; este dato es muy importante, debe ser el salario diario y este se toma de la
primera nmina del ejercicio a dictaminar, para los trabajadores que se dan de alta, el dato se
toma de la primera nomina donde esta el trabajador, este dato NO se modificar cuando el
trabajador tenga un incremento al salario ya que estos cambios se reflejan en las nominas por
medio de Modificacin de Salarios, esta columna no debe traer caracteres, y el formato debe
ser numrico con dos decmales.
Sexo; se refiere a Femenino (F) o Masculino (M), para esta columna solo debe ser la clave F
o M, es decir si la nomina de la empresa tiene otras claves como 0, 1, se tendr que
hacer el cambio a las claves de AUDIMSS, al preparar el archivo de Excel Catlogo de
Trabajadores.
Tipo de nmina; este campo se refiere a los procesos de las nominas que puede ser
quincenales, semanales, catorcenales, mensuales. Este dato se utilizar ms adelante en el
men Catlogos, Tablas para calcular los Das Pagados de Nomina y para dividir las
Percepciones Fijas o Percepciones Variables.
Pensionado; se refiere a la situacin de los trabajadores, ya que si tienen algn tipo de
pensin estas puede ser; Pensionado en Invalidez y vida, Pensionado en Cesanta y vejez.
Este dato es muy importante ya que nos afectara en el clculo de cada una de las ramas del
IMSS.
Nmero de seguridad social; este dato en nuestra llave, ya que en AUDIMSS se relaciona
toda la informacin con este dato, por lo tanto debe ser a once caracteres, en caso contrario si
usted importa este archivo de Excel, este trabajador no se puede importar por que no esta
completo el Nmero de Seguridad Social.
RFC; este dato es importante, puede ser a diez caracteres o trece, los cuatro primero son en
base al nombre y los otros seis se refieren a la fecha de nacimiento.
CURP; este dato es importante, puede ser a dieciocho caracteres.
Tipo de trabajador; este dato se refiere a permanente (1), eventual (2), eventual de la
construccin (3), las claves son las que indica el SUA, estos datos son necesarios ya que se
van a reflejar en los avisos Afiliatorios (DIPMAG o IDSE).
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MANUAL AUDIMSS
Departamento; este dato es informativo para clasificar sus papeles de trabajo, en caso de no
tener esta clasificacin no importa, le podrn asignar algn departamento de los que el
sistema muestra.
Ver men 8.- Catlogos, 8.1.- Tablas, 8.1.2.- Departamentos
UMF; Unidad de Medicina Familiar, este dato no es necesario asignarlo en este archivo, ya que
solo se utilizar si el sistema determina Diferencias en Das y el motivo de estas es por fechas
de alta o reingresos, al terminar la Auditoria podrn accesar a este mdulo de Trabajadores y
solo capturar este campo de dichos trabajadores. De esta forma el campo de UMF se reflejar
en los avisos afiliatorios del DISPMAG o IDSE.
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MANUAL AUDIMSS
3 Veces Fija Salario Mnimo del DF; se refiere a la cantidad de veces en salario que se tiene
que pagar al INFONAVIT.
4 Suspensin de Descuento; con esta opcin se suspende el clculo del Crdito del Infonavit,
es decir que el trabajador sigue activo en la empresa, pero ya termino de pagar su crdito.
Valor del crdito; si es (1), ejemplo 25%, opcin (2) ejemplo 100.00, opcin (3) ejemplo 18.50,
opcin (4) no aplica valor.
Fecha inicio descuento: en el ejercicio dictaminado; esto dato es el da que inicia el descuento
en la empresa que se est dictaminando y por el periodo dictaminado, para los trabajadores
que traen el crdito de ejercicios anteriores al dictaminado, le fecha deber ser 01/01/xxxx del
ao que se esta dictaminando.
Ejemplo: si se dictamina 2010 y es un trabajador que esta dado de alta en la empresa a partir
de 2009 y ya trae su crdito del infonavit, la fecha que va en este campo es 01/01/2010. Si se
dictamina 2010 y es un trabajador que se da de alta el 10/01/2010 y le otorgan su crdito el
01/03/2010 esta misma fecha ser la que va en este campo.
Ver men 8.- Catlogos, 8.1.- Tablas, 8.1.10.- Tipo de descuentos
Nota: las fechas se consideran en el ao que se est dictaminando por que de lo contrario al
exportar esta informacin para el SUA, el archivo de Trabajadores y Movimientos no las
reconoce el SUA.
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MANUAL AUDIMSS
Tipo de crdito
1, 2, 3, 4. (1) Texto (1 carcter)
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MANUAL AUDIMSS
(1) Son las opciones que se consideran en AUDIMSS solo podrn seleccionar una en cada
columna.
Es muy importante tomar en cuentas estos formatos para prepara los archivos en Excel.
Para actualizar dicho catlogo dar clic en el primer icono nuevo y se activan lo campos de
lado derecho como fecha de inicio, en este campo se captura la fecha en que inicia el nuevo
salario, hasta ahora estos cambios se han registrado el da 1 de Enero.
Zona A, B. C, se tienen que actualizar los tres campos no importa la zona donde este ubicada
la empresa.
Nota: estos datos podrn modificarse y si ya existe informacin con este dato solo se recalcula
nuevamente la nomina para que se actualicen los datos.
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MANUAL AUDIMSS
De lado izquierdo se muestra el listado de los periodos, hasta 2007 se realizaban dos capturas
una al inicio de ao que es Enero y la segunda en Julio, ya que se modificaban los Topes
Salariales y en Julio se modificaban algunas cuotas respectivamente. A partir de 2008 solo se
realiza una captura, ya que los topes salariales y las cuotas son iguales para todo el ao.
Para iniciar la captura dar clic en el primer icono nuevo y el cursor se activa en el primer
campo fecha, se captura el da, mes y ao al concluir la captura dar enter (en la pantalla de
lado derecho se muestra el Salario Mnimo para los clculos) y el cursor pasa a la pestaa de
salarios para realizar la captura en la rama Enfermedad y Maternidad dar clic y realizar la
captura, ejemplo para 2009 sern 25 salarios, dar clic en la rama de Invalidez y Vida y se
capturan 25 salarios, dar clic en la rama Excedente Enfermedad y Maternidad y se capturan 3
salarios.
Pasar a la segunda pestaa Cuotas para realizar la captura de los porcentajes en cada una
de las ramas, en caso de no aplicar algunos porcentajes estos campos se pueden quedar en
ceros.
Esta tabla es muy importante, ya que el sistema considera esta informacin para realizar los
clculos al leer el disco de pago del SUA en el Mdulo 9.1.1 Liquidacin IMSS, 9.1.3 as
como el recalculo de la Nmina en el Mdulo 9.2.1 Nmina IMSS.
El ltimo icono muestra el reporte para considerarlo como papel de trabajo.
Caso especial: en caso que la empresa a dictaminar haya calculado y pagado el SUA del mes
de Enero con los salarios mnimos del ejercicio anterior, necesitarn modificar esta tabla de
Topes Salariales Mensuales/Bimestrales y la tabla de Salarios Mnimos Generales en base a
los salarios del ejercicio anterior, esto es solo para leer el disco de pago, ya que los topes
salariales cambian en base al Salario Mnimo.
El siguiente paso es actualizar nuevamente estas dos tablas para poder realizar los clculos
del mdulo 9.-Auditoria 9.2.-Nomina 9.2.1 IMSS.
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MANUAL AUDIMSS
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MANUAL AUDIMSS
Das de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada
ao o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer ao si
consideramos prestaciones mnimas de Ley son 6 das.
Prima Vacacional, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada ao
o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer ao si
consideramos prestaciones mnimas de Ley son 25%.
Pestaa Importe:
Importe de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada
ao o bien por rangos donde las prestaciones cambien.
Importe de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por
cada ao o bien por rangos donde las prestaciones cambien.
Prima Vacacional, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada ao
o bien por rangos donde las prestaciones cambien.
Aguinaldo 15 das
Vacaciones 8 das
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MANUAL AUDIMSS
En esta pantalla se realiza la captura cuando las prestaciones aplican para un grupo de
trabajadores (confianza, sindicalizados, eventuales, obreros, construccin, etc.), o por cada
categora, o como su nombre lo indica en base al Contrato Colectivo.
En esta pestaa Factor Fijo Contrato se relacionan los grupos de prestaciones en base a las
Categoras (la tabla de Categoras se captura previamente a esta tabla) 8.1.3 Categoras.
Fecha de inicio: para los usuarios nuevos, siempre ser un ao anterior al ejercicio a revisar,
ejemplo; 01/01/2008
Para los usuarios que ya tienen empresas registradas no se realiza ningn cambio.
Fecha de trmino: ser el 31/12/2009 en caso de revisar el ejercicio 2009, y cuando se revise
2010, solo se actualiza este campo al 31/12/2010.
Categora: en este campo solo dar clic en el puntero y se muestra la tabla que previamente se
capturo, seleccionar una, en caso de tener prestaciones diferentes para varias categoras, la
captura se realiza por cada una de las categoras.
Rango: En este campo se considera ao, mes, da, de antigedad para que apliquen las
prestaciones que se capturaran.
Para la primera captura sern los siguientes datos:
Ao: 0 Meses: 0 Da: 1
Esto quiere decir que AUDIMSS tomar en cuenta estos datos desde el primer da, que es la
fecha de alta para aplicar este factor de antigedad hasta cumplir el ao.
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MANUAL AUDIMSS
Captura: se muestran dos opciones, esta se refiere a las prestaciones que se otorgan, si es en
das o importes, si es en das por ejemplo sera 15 das de aguinaldo, 6 das de vacaciones.
Pestaa Das:
Das de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato colectivo, esto es por cada ao
o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer ao si
consideramos prestaciones mnimas de Ley son 15 das.
Das de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato colectivo, esto es por cada
ao o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer ao si
consideramos prestaciones mnimas de Ley son 6 das.
Prima Vacacional, se capturan los datos que indica su contrato colectivo, esto es por cada ao
o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer ao si
consideramos prestaciones mnimas de Ley son 25%.
Pestaa Importe:
Importe de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada
ao o bien por rangos donde las prestaciones cambien.
Importe de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por
cada ao o bien por rangos donde las prestaciones cambien.
Prima Vacacional, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada ao
o bien por rangos donde las prestaciones cambien.
Otras percepciones, en este campo se considera alguna prestacin adicional que deber
reflejarse en Factor Fijo, la forma de capturarlo es; el importe a integrar en el factor se divide
entre los 365 das del ao y se divide entre 100 para convertirlo a porcentaje, ya que se captura
en porcentaje, en caso de tener varios conceptos estos se totalizan y se capturan sobre la
pantalla de Otros campos (no se captura por cada concepto).
Nota: el sistema convierte en factor la captura que se refiere a importe.
Al terminar la captura del primer registro dar clic en el segundo icono para guardar la
informacin.
Como capturar el rango a partir del segundo ao o bien a partir del segundo rango donde
cambie el factor:
Para el segundo ao de antigedad el sistema tomar el rango de:
Ao: 1 Meses: 0 Da: 0
Esto es si las prestaciones cambian de un ao a otro, en caso de cambiar en periodos mayores
al ao, se modifica los campos de meses o das.
Tipo de captura; das.
Aguinaldo 15 das
Vacaciones 8 das
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MANUAL AUDIMSS
Solo se tiene que actualizar, al dar clic en el primer icono se realiza la captura nueva, para
complementar la informacin de 2009 dar clic en el tercer icono para editar o modificar la
informacin.
La captura o actualizacin a los datos se realiza en la pantalla de lado derecho, al terminar la
captura dar clic en el segundo icono para guardar la informacin.
8.7.- Recargos.
Este catlogo muestra los Recargos, para poder realizar el clculo de los recargos a las
diferencias determinadas, se deber actualizar hasta el ao en que se realizar el pago de
dichas diferencias.
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MANUAL AUDIMSS
Solo se tiene que actualizar, al dar clic en el primer icono se realiza la captura nueva, para
complementar la informacin de 2009 dar clic en el tercer icono para editar o modificar la
informacin.
La captura o actualizacin a los datos se realiza en la pantalla de lado derecho, al terminar la
captura dar clic en el segundo icono para guardar la informacin.
El catlogo de INPC y Recargos son informativos ya que las diferencias se pagaran en el SUA.
Para iniciar la captura dar clic en el primer icono y la captura se realiza de lado derecho, fecha
a partir de cuando se aplica esta prima de RT, para guardar la informacin dar clic en el
segundo icono.
Para el ejercicio dictaminado, si en marzo hay cambio en la prima, se tendr que capturar, en
caso de tener otra prima en cualquier mes del ao, se podr realizar la captura y el sistema
aplicara dichos porcentajes en los periodos que se esta indicando en este catlogo.
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MANUAL AUDIMSS
8.9.- Percepciones
En este catlogo AUDIMSS muestra un listado de Percepciones que pueden ser Fijas o
Variables, las cuales incluyen formulas y en base a estas el sistema realizara los clculos de
Integracin al Salario Base.
Si no desea la informacin que se muestra, con el cuarto icono se podrn eliminar y podrn dar
de alta cada una de las percepciones que necesiten.
Para dar de alta un concepto, dar clic en el primer icono y se muestra la pantalla que se indica
arriba:
Clave; en este campo solo se permiten cuatro caracteres y pueden ser alfanumrico, el usuario
define sus propias claves.
Descripcin: en este campo va la descripcin que se registra en las nominas (se recomienda
revisar que los conceptos estn en la Balanza ya que estas descripciones se muestran en el
Anexo III)
Nota: en caso de no eliminar los ejemplos y trabajar con ellos, se recomienda en aquellas
descripciones que se repiten como Despensa, ante poner un carcter como punto o asterisco,
para poder distinguir el concepto que se va a utilizar al momento de Importar los acumulados
Bimestrales o Mensuales de las Percepciones variables o fijas respectivamente.
Tipo; seleccionar si es percepcin Fija o percepcin Variable para efectos del calculo.
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MANUAL AUDIMSS
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MANUAL AUDIMSS
a) Descripcin de Operadores
El objetivo es que seleccionen los campos a utilizar con solo dar doble clic y el sistema en la
parte inferior de la pantalla va mostrando la formula, antes de esto es dar clic en el recuadro
blanco de Editor de Formulas para indicarle al sistema donde se debe reflejar la informacin
seleccionada.
Operadores; en esta pestaa se muestra los smbolos matemticos, primero dar clic en el
recuadro de la pantalla Editor de formulas, posteriormente en la pestaa de operadores
seleccionar el smbolo a utilizar, para esta formula utilizaremos inicio de parntesis (, o bien ()
doble parntesis.
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MANUAL AUDIMSS
b) Descripcin de Variables
En la tercera pestaa activa Variables se muestran dos columnas; clave y descripcin:
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MANUAL AUDIMSS
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MANUAL AUDIMSS
Este campo se refiere a la captura en la Tabla 8.11 Das para calculo, dentro de 8.
Catlogos y se toma el dato que se calculo en men 9.2 Nomina, 9.2.1 IMSS, en la
pestaa Movimientos de Nomina, ultimo campo Das pagados de nmina, del mes anterior
al mes que se esta trabajando.
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MANUAL AUDIMSS
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MANUAL AUDIMSS
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MANUAL AUDIMSS
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MANUAL AUDIMSS
No integra; esta opcin se utilizar siempre en las percepciones que estn topadas como son
despensas, premios, horas extras, y ser en la pantalla principal de las formulas en el campo
de SI INTEGRA como se ve en la pantalla, con esto le estamos indicando al sistema que en la
parte de SI INTEGRA no considere la parte de NO INTEGRA ya que es el tope de las
prestacin.
Percepciones por trabajador, esta es la opcin que ms se utiliza, ya que se le esta
indicando al sistema que el total de la percepcin del trabajador se integre o no se integre al
salarios, es decir no hay algn tope establecido, como en los bonos, gratificaciones,
comisiones, etc., o bien si es PTU o sueldos, tal vez no deseen que se integren al salario estos
importes.
COMO DAR DE ALTA
Sustituir Importe por Formula: este campo se deja vaco, en caso de activarse el sistema le
sustituye el importe que esta importando por cada trabajador y le realiza el clculo que indica la
formula.
Como usuario final debern decidir; SI NO integra dicha prestacin al salario base de
cotizacin, en este caso esta prestacin NO integra al salario, si se respeta el tope establecido
por la LSS, en caso contrario, el excedente SI integra al salarios.
En el campo de NO INTEGRA, de lado derecho se muestra un smbolo de sumatoria dar clic y
se muestra la pantalla de Editor de Formulas, cuando es una percepcin topada, la formula
se inicia en el campo NO INTEGRA.
Se muestra la pantalla de editor de formulas de NO INTEGRA:
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MANUAL AUDIMSS
Dar clic en la primer pestaa Operadores, clic en la parte inferior de la pantalla en el recuadro
blanco para iniciar la formula, dar clic en el campo parntesis izquierdo (, posteriormente dar
clic en la cuarta pestaa Tablas y campos seleccionar la tabla Salarios mnimos dar clic en
el smbolo de suma y se desglosan las tres zonas de los salarios mnimos, previamente dar
clic en la pantalla de editor de formulas para indicarle al sistema donde quieren esta
informacin, seleccionar zona A con doble clic, esta informacin pasa a la pantalla donde se
esta realizando la formula, siguiente paso dar clic en la pestaa de los Operadores y con
doble clic seleccionar * multiplicacin y teclear 0.40 que es el tope que nos indica la LSS, pasar
a la pestaa de Operadores y seleccionar ) parntesis derecho, de esta forma queda la
primera parte de la formula, nuevamente seleccionar Operadores y * multiplicacin para
multiplicar por la segunda parte de la formula, nuevamente seleccionar Operadores y dar clic
en el campo parntesis izquierdo (, ahora para la segunda parte de la formula depende del
criterio del usuario y se considera la pestaa Variables estas son las opciones que se podrn
utilizar:
Se pueden capturar los das y el sistema tomara estos das en cada uno de los
bimestres.
Se pueden seleccionar las opciones de la pestaa Variables como DPGBN() das
pagados de nomina del bimestre anterior( a estos das se les restaron las incidencias y
se toma en cuenta la fecha de alta) , DPN () das del periodo anterior (estos das son
los del bimestre anterior sin descontar incidencias, es decir son das calendarios)
Se podrn combinar los conceptos de la pestaa Variables.
Para nuestro ejemplo tomaremos DPGBN(), as dar clic en el editor de formulas y seleccionar
esta clave con doble clic, por ltimo cerrar el parntesis de la formula, clic en operadores y
seleccionar )parntesis derecho, la formula queda de esta forma.
Nota: al momento de realizar las formulas no importan los espacios que se dejen entre
cada operacin.
Este seria el proceso para realizar la primer parte de la formula que es NO INTEGRA, es decir
el sistema calcula el tope de dicha prestacin en base a la Ley del Seguro Social y el criterio
del usuario.
B) SEGUNDA PARTE DE LA FORMULA SI INTEGRA
En el campo de SI INTEGRA, de lado derecho se muestra un smbolo de sumatoria dar clic y
se muestra la pantalla de Editor de Formulas, cuando es una percepcin topada se realiza
esta segunda parte de la formula, en la pestaa Tablas y Campos, seleccionar en el detalle
Percepciones por trabajador, dar clic en el smbolo + y se muestra tres opciones, dar doble
clic en Total de percepcin y en la pantalla de editor de formulas se muestra lo siguiente:
PANTALLA DE SI INTEGRA:
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MANUAL AUDIMSS
Con esta funcin el sistema tomar el total del importe de esta percepcin, dar clic en la
pestaa Operadores y dar clic en la pantalla Editor de formula indicando donde desean
continuar la formula, seleccionar con doble clic el diferencia y por ltimo regresar a la pestaa
Tablas y Campos, seleccionar en el detalle Percepciones por trabajador, dar clic en el
smbolo + y se muestra tres opciones, dar doble clic en NO integra y en la pantalla de editor
de formulas se muestra como lo indica la pantalla arriba.
70
MANUAL AUDIMSS
En esta tabla se capturan las fechas de pago oportuno, es decir cuando se debi realizar el
pago por parte del patrn y las fechas de pago de Diferencias determinadas por auditoria.
Ejemplo:
Tipo de pago; seleccionar IMSS, infonavit, retiro.
Periodo; seleccionar del periodo 1 al 12, se refiere al mes o bimestre que se van a pagar las
diferencias.
Fecha lmite de pago; este dato es la fecha en que la empresa debi realizar su pago
oportuno, este dato es para iniciar el proceso de calcular actualizacin y recargos a las
diferencias determinadas por auditoria.
Fecha real de pago; esta fecha se captura y se refiere a la fecha en que realmente se
pagarn las diferencias determinadas, por lo tanto hasta esta fecha se calcula la actualizacin y
los recargos.
Nota: en caso de no tener esta informacin por que aun no terminan la auditoria, esta tabla
podr quedar vaca y el sistema NO realizar clculos de actualizacin y recargos, se podr
actualizar esta tabla en cualquier momento, es decir al inicio o final de la auditoria.
Si esta tabla se actualiza al final de la auditoria, el sistema les mostrar un mensaje al
momento de accesar a la tabla de DIFERENCIAS, este mensaje es solo informativo.
71
MANUAL AUDIMSS
En este menu se realiza la captura de los das para determinar la proporcin de las
percepciones fijas y/o variables que integrarn al Salario Diario.
En la pantalla de lado derecho se muetra un filtro para seleccionar la informacin, Toda la
informacin Solo el ao (se refiere al ao de trabajo), el sistema lleva informacin como
ejemplo, esta se puede eliminar o bien solo agregar la informacin que el usuario considera
necesaria.
Concepto; al dar clic en el cursor se muestran tres opciones:
a) Das percepciones Fijas; en caso de tener percepciones fijas que integren al salario, el
sistema considera estos das para dividir dichas percepciones y determinar la parte
proporcional que integra al salario. Se recomienda capturar los mismo das para todos los
meses ya que son percepciones fijas, si las percepciones que se otorgan en enero se dividen
en 31 das y en febrero esta mismas percepciones se dividen en 28 das, el importe de las
percepciones fijas sera diferente de un mes a otro, tambin podrn utilizar dcimales en estos
das.
c) Das pagados de nmina; estos das se refieren a los que se pagaron en la nomina y
se gistraron contablemente en cada uno de los meses, por ejemplo si es enero y son cinco
nominas pero la ltima nomina corresponde a das de enero y das de febrero, para esta tabla
debern considerar la ltima nmina en el mes que este registrada contablemente, ya que el
sistema considera esta informacin para elaborar un reporte Cruce de nominas.
Estos conceptos son obligatorios, se usen dichas percepciones o no, se tienen que
capturar, en caso de NO capturar esas tablas, al realizar el Recalculo en la nomina imss,
se emite una bitacora donde se indica que tabla de estas no esta actualizada y tendrn
que actualizarla para que se eliminen los mensajes.
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MANUAL AUDIMSS
Ao; 2010
Das; se capturan los dias que ustedes consideran correctos para dividir las variables y
determinar la parte proporcional a integrar al Salario.
Si es nmina Semanal pueden ser 8 o 9 semanas es decir 56 o 63 das.
Si es nmina Quincenal pueden ser 8 quincenas, 60 o 61, ya que pueden ser das calendarios
o das que realmente se pagaron en ese bimestre.
Tipo de nomina; seleccionar si es Semanal,Quincenal, Decenal, Catorcenal, Mensual.
Ausentismos; seleccionar SI; para que el sistema reste estas incidencias a los das de esta
tabla, en caso contrario seleccionar NO.
Incapacidades; seleccionar SI; para que el sistema reste estas incidencias a los das de esta
tabla, en caso contrario seleccionar NO.
Variables para reingresos; esta opcin se muestra activa, lo cual indica que NO tomara en
cuenta las percepciones variables de aquellos trabajadores que se dieron de alta en los
bimestres anteriores al bimestre de trabajo. Si su criterio es que el sistema considera estas
percepciones variables para la integracin del salario para los Reingresos, entonces debern
desactivar esta opcin.
73
MANUAL AUDIMSS
9.-MENU AUDITORIA
9.1. LIQUIDACION
En este men se realizar la auditoria a detalle, ya que por un lado se Importar el disco de
pago que se gener en el SUA como pago mensual o bimestral y por otro lado se Importarn
las nominas de la empresa en formato de Excel. Con el resultado de estos procesos se
determinarn las diferencias; estas podrn ser diferencias a pagar y/o a favor, en Salarios
Diario Integrado (SDI), diferencias en fechas de alta y/o bajas, diferencias por ausentismos e
incapacidades, esto es por cada uno de los trabajadores.
9.1.- Liquidacin
En este men se leer el disco de pago del SUA mensual y bimestral, se podr modificar la
informacin.
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MANUAL AUDIMSS
En este men se inicia la auditoria ya que se reflejar lo que el patrn pago como cuotas ante
el Seguro Social, en caso de haber pagos complementarios en esta pantalla se podrn
complementar, solo los que sean consecuencia de pago de diferencias por Modificacin de
Salarios Correccin a la Prima de Riesgo de Trabajo.
9. MENU AUDITORIA
9.1. LIQUIDACION
9.1.1. IMSS
Esta es la pantalla donde se revisa la informacin que se Importo del disco de pago del SUA
9.1.3 Importacin Disco del SUA
En la parte superior se indican los iconos, nuevo, guardar, editar, eliminar, deshacer, impresin.
En esta ventana en la segunda pestaa de lado derecho Detalle Movimientos se podrn
modificar los datos.
De lado derecho se muestra el icono 5%, 20%, Financiamiento, estas opciones solo aplicaran
para los ejercicios 2008 y 2009. Si al Importar el Disco de pago del SUA ya aplicaron estas
opciones, en esta pantalla por default ya estarn activadas. Si al Importar el Disco de pago
del SUA NO aplicaron estas opciones y necesitan aplicarla, solo seleccionara la opcin y dar
clic en el icono de lado derecho que es el recalculo R para llegar a los importes de su
liquidacin del SUA. La opcin G, es para generar los movimientos de INICIO en esta
pantalla, esta opcin SOLO se utilizar si NO hay disco de pago del SUA por parte de la
empresa y se tendrn que capturar manualmente todas las incidencias para llegar a las cifras
de la Liquidacin del SUA como lo indica el reporte.
Filtros para visualizar la informacin en esta pantalla Activos (con esta opcin solo se muestran
los trabajadores a cotizar en el mes de trabajo), Todos (con esta opcin podrn consultar
trabajadores de todo el ao).
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MANUAL AUDIMSS
Para modificar, seleccione un trabajador y dar clic en el tercer icono Editar, esta opcin se
utiliza cuando la empresa tiene un segundo disco de pago y este es pago de Diferencias por
Salarios en el campo de SDI E y M debern modificar el salario anterior por el Nuevo salario y
dar enter, y las cuotas automticamente se actualizan en base al nuevo salario y va pantalla
se muestran las nuevas cuotas. (Revisar las cuotas de liquidacin inicial y liquidacin nueva).
Por ltimo para que el reporte se actualice debern dar clic en la opcin Recalculo y podrn
consultar el reporte, dar clic en Impresin y se muestra la pantalla para seleccionar los filtros,
si desean toda la informacin no seleccionar filtros dar clic en Aceptar y se muestra el listado
de cuatro reportes, seleccionar el primero Movimientos de Liquidacin.
En caso de querer revisar las Incidencias de la liquidacin, en la pantalla seleccionar el icono
de de Impresin, seleccione el filtro Clave de movimientos clic en el puntero y se muestra la
76
MANUAL AUDIMSS
lista de las incidencias, seleccionar una y dar clic en Aceptar, se muestra la lista de los
reportes y seleccione el segundo Incidencias de Liquidacin, el reporte tres Incidencias de
Liquidacin anual nos muestra todo el ao, el cuarto reporte Movimientos de Liquidacin
aplicacin 5% se refiere al pago especial del 5% o 20% de los acuerdos que aplicaron en su
momento.
9.1.2 RETIRO / INFONAVIT
RETIRO INFONAVIT
Este proceso es bimestral, y la informacin se refleja en el men Liquidacin, Retiro e
infonavit de Liquidacin.
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MANUAL AUDIMSS
9. AUDITORIA
9.1.3 IMPORTACION DISCO SUA
Esta es la segunda opcin para importar el Catlogo de Trabajadores del disco del
pago del SUA.
Para realizar este proceso debern tener los Discos de PAGO que se generaron en el SUA (no
leemos respaldos del SUA) y la impresin de dicho pago, es decir el Detalle de las cuotas por
cada uno de los trabajadores.
Esta es otra de las opciones para poder importar el Catlogo de trabajadores:
a).- La primera opcin se explica en el men 9. Auditoria 9.3 Importacin Npomina,
Catlogo de trabajadores en archivo de Excel que est ms adelante.
b).- La segunda opcin es importar el 8.2Catlogo de Trabajadores del disco del pago
del SUA.
En caso de haber seleccionado esta opcin:
a).- Para la importacin de Catlogo de Trabajadores desde Excel que es la opcin a), este
proceso de leer el Disco de pago SUA se tiene que hacer, ya que el disco del pago del SUA
contiene el Catalogo de Trabajadores y los Movimientos con sus respectivas cuotas, es
decir que aun cuando ya se importo el Catlogo de Trabajadores de Excel con todos los
datos, es necesario importar este disco del SUA.
Para iniciar con la opcin a) accesar al men 9. Auditoria,9.1 Liquidacin,9.1.3
Importacin Disco SUA, se muestra la siguiente pantalla y dar clic en el primer icono
Importar disco de pago SUA, se muestra la siguiente pantalla:
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MANUAL AUDIMSS
Seleccionar la ruta donde esta el archivo del SUA con doble clic, se muestra nuevamente la
pantalla previa, para revisar el contenido del disco y complementar la informacin.
En esta pantalla se muestran cinco pestaas:
1.-CATALOGO DE TRABAJADORES
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MANUAL AUDIMSS
Con esta opcin el sistema trae la fecha de alta de los trabajadores que estn vacios, ya que
estos trabajadores estn en la base de audimss cuando se importaron del archivo de Excel, o
bien dar clic en el encabezado de esta columna y se muestra un calendario para seleccionar la
fecha de alta con un enter la fecha seleccionada se le asigna a todos los trabajadores si estn
activos en la columna Catlogo y Tabla (seleccionados), de lo contrario no se asigna dicha
fecha.
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MANUAL AUDIMSS
Tipo de descuento, este dato NO lo trae el disco, por lo tanto se debe capturar en esta
pantalla y las opciones son; 1) porcentaje, 2) cuota fija monetaria, 3) veces en salario mnimo.
Valor del descuento, este dato lo trae el archivo del SUA.
Importe de Amortizacin, este dato lo trae el archivo del SUA.
Estatus de Aplicacin, es esta columna AUDIMSS indica si no esta toda la informacin, y el
mensaje dice cual es la informacin que esta mal o si esta vaca la columna.
Si la pantalla muestra trabajadores en azul y en gris, los que estn en color gris estn correctos
y los que estn en azul, el sistema esta indicando que NO existen estos trabajadores en la
base de Catalogo de Trabajadores de AUDIMSS y tendrn que complementar TODOS los
datos en esta pantalla para poder continuar con el proceso.
En esta pestaa se muestran todas las cuotas que pago el patrn por cada uno de los
trabajadores.
Para ver los importes solo dar clic en el segundo icono de recalculo R y se mostraran todas
las cuotas, en caso de ser un ejercicio especial; es decir, que haya algn calculo especial, se
muestran de lado derecho las opciones y solo seleccionar lo que aplique al ao de revisin.
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MANUAL AUDIMSS
En esta pantalla se muestran varias columnas y de lado derecho se localiza la columna das
de Incapacidades esta columna podr modificarse solo en caso de que las cifras que se
muestran no corresponde a los reportes del SUA.
Si la informacin no corresponde, debern revisar por cada una de las ramas, en caso de tener
diferencias en los importes debern revisar el men Catlogos, Salarios mnimos, Topes
salariales mensuales/bimestrales, Riesgo de Trabajo porque estas son las tablas que se
consideran para estos clculos. Cuando es el mes de Enero revisar la ltima hoja del reporte
del SUA para verificar con que Salarios Mnimos se pago el SUA, si est dictaminando 2010 los
salarios deben ser de ese ao, en caso de ser un ao anterior es decir que la empresa NO
actualizo los Salarios Mnimos en el SUA, usted deber hacer lo mismo en AUDIMSS, deber
registrar los Salarios Mnimos del SUA solo para leer este archivo, posteriormente deber dejar
la tabla de Salarios Mnimos como al inicio que actualizo todas las Tablas del sistema.
En caso de tener diferencias, esto es en los mese pares por efecto de incapacidades, dentro de
esta pantalla podrn modificar los das de las incapacidades y en esta misma pantalla de lado
izquierdo en la parte inferior se muestra in icono Actualizar al dar clic mostrara los cambios
realizados en cada uno de los importes. (No debern recalcular porque se pierden los cambios
manuales que realizaron a las incapacidades)
NOTA: Si esta revisando 2008 o 2009, en la parte superior de lado derecho de la pantalla
se muestran dos iconos 5%, 20% o Financiamiento, esto aplica en base a los acuerdos
emitidos en el Diario Oficial, solo dar clic en la opcin que aplica y posteriormente
Recalcular, y revisar los importes totales.
Si la informacin es correcta los trabajadores que se mostraban en azul ya tiene toda la
informacin en la primera pestaa de esta pantalla Catlogo de trabajadores y los clculos de
la pestaa dos o tres son correctos ya sea mensual o bimestral dar clic en el tercer icono
Aplicar Trabajadores y Movimientos a Audimss, y se muestra un mensaje:
Verifica el sistema que exista el recalculo, si aun no lo realizan, seleccionar la opcin SI, se
realizan los calculos y se aplica la informacin al modulo que le corresponde.
En los meses de Enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre, este es el proceso.
Nota: Para los meses pares hay otro mensaje.
Para realizar la revisin por cada uno de los trabajadores se muestra la opcin Impresora y
seleccionar el reporte Liquidacin.
3.-RETIRO / INFONAVIT
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MANUAL AUDIMSS
b).- La segunda opcin es importar el Catlogo de Trabajadores del disco del pago del
SUA.
Si para tener el Catlogo de Trabajadores en AUDIMSS se toma esta opcin (es decir que no
tiene el archivo de Excel) entonces el mdulo de Catlogos, Catlogos de Trabajadores se
inicia con este proceso Liquidacin, Importacin del SUA. En un solo proceso se importaran
los Trabajadores y los Movimientos IMSS donde se reflejan las Cuotas pagadas.
83
MANUAL AUDIMSS
Como se ve en la pantalla el disco del SUA no incluye toda la informacin que requiere
AUDIMSS, por lo tanto en esta pantalla se podr complementar la informacin.
Nota: si NO desean hacer este proceso por que tienen que complementar informacin en esta
pantalla, la solucin es leer este disco de pago en el programa SUA, en la opcin Leer disco de
pago, al momento de ver el reporte en pantalla podr exportar la informacin a Excel donde se
complementaria la informacin que requiere AUDIMSS y con esto podrn realizar la
importacin desde Excel.
84
MANUAL AUDIMSS
Para el primer mes se indica 00000001 (se recomienda respetar los ceros a la
izquierda por si ms adelante aumentan los trabajadores), dar clic en aceptar y se
muestra el nmero de trabajador para todos aquellos que estn seleccionados. A partir
del segundo mes el sistema les sugiere el nmero que continuara, debern revisar
previamente cual fue el ltimo nmero de trabajador que se utiliz el mes anterior.
b) Ordenar, con esta opcin se ordena en forma ascendente o descendente por
nmero de trabajadores (en la siguiente columna nombre al dar clic en el
encabezado se ordena en forma alfabtica.
Fecha de alta; este campo esta vacio para aquellos trabajadores que se dieron de alta
en periodos anteriores al revisado, para su llenado automtico, seleccionar la columna
con doble clic izquierdo y se muestra el calendario para sealar la fecha que deseen
asignarle a todos los trabajadores q no traen este dato, y con enter se aplica la misma
fecha para todos los trabajadores que tenan vaci este campo.
Hay una segunda opcin para el llenado de esta columna, de lado derecho dar clic en
el recuadro NOM y se muestra el siguiente mensaje:
85
MANUAL AUDIMSS
Categora; (si son varias categoras debe seleccionar primero a sus trabajadores por
una de las categoras) para este dato dar doble clic en el encabezado de la columna y
se muestra esta pantalla:
Oficio; (si son varios oficios debe seleccionar primero a sus trabajadores por cada uno
de los oficios) para este dato dar doble clic en el encabezado de la columna y se
muestra esta pantalla:
86
MANUAL AUDIMSS
Tipo de Salario, en este dato solo aplican tres opciones, esto es en base a las tablas
del SUA, con doble clic en el encabezado se muestra la siguiente pantalla:
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MANUAL AUDIMSS
Este proceso de complementar TODA la informacin es esta pantalla solo es en el primer mes
de trabajo, para el siguiente mes que se lee el disco de Pago del SUA esta informacin ya esta
en la base de ADUIMSS.
El llenado de todas la columna es cuando se aplica la opcin de Importar Disco de SUA para
alimentar el Catlogo de Trabajadores.
Cuando ya se tiene el Catlogo de Trabajadores por que se importaron del archivo de Excel,
solo se complementa la columna Fecha de Alta.
Para realizar la revisin por cada uno de los trabajadores se muestra la opcin Impresora y
seleccionar el reporte Trabajadores.
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MANUAL AUDIMSS
Para accesar a esta pestaa, solo dar clic sobre el encabezado de dicha pestaa, para mostrar
los importes dar clic en el segundo icono Recalculo y revisar dichos importes, estos deben ser
los mismos que se indica en su reporte del SUA.
Si la informacin no corresponde, debern revisar por cada una de las ramas, en caso de tener
diferencias en los importes debern revisar el men Catlogos, Salarios mnimos, Topes
salariales mensuales/bimestrales, Riesgo de Trabajo porque estas son las tablas que se
consideran para estos clculos. Cuando es el mes de Enero revisar la ltima hoja del reporte
del SUA para verificar con que Salarios Mnimos se pago el SUA, si est dictaminando 2010 los
salarios deben ser de ese ao, en caso de ser un ao anterior es decir que la empresa NO
actualizo los Salarios Mnimos en el SUA, usted deber hacer lo mismo en AUDIMSS, deber
registrar los Salarios Mnimos del SUA solo para leer este archivo, posteriormente deber dejar
la tabla de Salarios Mnimos como al inicio que actualizo todas las Tablas del sistema.
En caso de tener diferencias, esto es en los mese pares por efecto de incapacidades, dentro de
esta pantalla podrn modificar los das de las incapacidades y en esta misma pantalla de lado
izquierdo en la parte inferior se muestra in icono Actualizar al dar clic mostrara los cambios
realizados en cada uno de los importes. (No debern recalcular porque se pierden los cambios
manuales que realizaron a las incapacidades)
NOTA: Si esta revisando 2008 o 2009, en la parte superior de lado derecho de la pantalla
se muestran dos iconos 5%, 20% o Financiamiento, esto aplica en base a los acuerdos
emitidos en el Diario Oficial, solo dar clic en la opcin que aplica y posteriormente
Recalcular, y revisar los importes totales.
Si la informacin es correcta los trabajadores que se mostraban en azul ya tiene toda la
informacin en la primera pestaa de esta pantalla Catlogo de trabajadores y los clculos de
la pestaa dos o tres son correctos ya sea mensual o bimestral dar clic en el tercer icono
Aplicar Trabajadores y Movimientos a Audimss, y se muestra un mensaje:
El sistema vlida que este e Recalculo de las cuotas, en caso contrario selecciona la opcin
SI, inicia el proceso de clculo y se realiza automticamente el procese Aplica a AUDIMSS.
En los meses de Enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre, este es el proceso.
Para realizar la revisin por cada uno de los trabajadores se muestra la opcin Impresora y
seleccionar el reporte Liquidacin.
Con la primera opcin Ambas se aplican solo los dos importes, el de las ramas mensuales del
IMSS y las bimestrales.
Con la segunda opcin Retiro se aplican los importes bimestrales.
Para realizar la revisin por cada uno de los trabajadores se muestra la opcin Impresora y
seleccionar el reporte Liquidacin.
NOTA: en estos meses se podrn leer dos discos de pago, es decir si la empresa tiene un
disco con el pago mensual y otro disco con el pago bimestral, primero deber leer, recalcular y
aplicar la informacin con la primera opcin. Leer el segundo disco de pago, recalcular y
aplicar la informacin con la segunda opcin.
4.-Genera bajas mismo da (no aplica)
Esta opcin aplica para ejercicios 2006 y 2007.
CATALOGO DE TRABAJADORES
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MANUAL AUDIMSS
Si se tomo la opcin de importar los trabajadores del Disco de pago del SUA, la informacin
de los trabajadores se muestra en el men Catlogos, Catlogo de Trabajadores.
LIQUIDACION IMSS
(movimientos y cuotas)
Independientemente de la opcin que se haya tomado para importar el Catlogo de
Trabajadores, esta opcin de Movimientos IMSS que son todas las cuotas y se refleja en la
opcin 9.1Liquidacin,9.1.1 IMSS:
RETIRO / INFONAVIT
(Cuotas bimestrales y amortizacin)
En los meses pares, son las cuotas bimestrales y los importes de las amortizaciones de los
crditos del infonavit.
91
MANUAL AUDIMSS
9 .MENU AUDITORIA
9.2.- NOMINA.
9.2.1 IMSS
Para iniciar este mdulo de Auditoria hay dos opciones: 9.1- Liquidacin, o 9.2.- Nmina.
Para Iniciar con la opcin de 9.2.-Nmina se deber accesar a 9.1.3.- Importacin de la
Nmina; con esta opcin se importa los cinco archivos en formato Excel Ocupaciones y oficios,
Departamentos, Catalogo de trabajadores, incidencias o movimientos de nominas,
percepciones Fijas y/o Variables
Para iniciar con la opcin 9.1.- Liquidacin debern accesar a 9.1.3 -Importacin disco de
SUA disco de pago; con esta opcin se importara solo el Catalogo de Trabajadores,
incidencias, Cuotas pagadas por cada uno de los trabajadores.
NOTA:
El Catalogo de Trabajadores se podr importar de las Nminas en el formato de Excel o
bien se podr importar de Disco de pago del SUA.
9.2.- NOMINA.
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MANUAL AUDIMSS
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MANUAL AUDIMSS
Seleccionar el primer icono Importar otros Catlogos desde Excel, se muestran dos
opciones; Ocupaciones y/o Oficios, Departamentos, puede seleccionar uno de los dos, el
proceso es el mismo para cualquiera de estas dos tablas y no importa el orden, se muestra la
siguiente pantalla:
94
MANUAL AUDIMSS
Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde est el archivo de
Excel:
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MANUAL AUDIMSS
Seleccionar con clic el archivo y dar clic en abrir como lo indica la pantalla, o bien doble clic en
el nombre del archivo y se muestra la pantalla de AUDIMSS para relacionar las columnas de
Excel con la informacin que solicita el sistema:
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MANUAL AUDIMSS
Clave A
Departamento B
Para seleccionar la columna relacionada, dar clic en el puntero y se muestran las columnas que
trae el archivo que estn importando, en caso de equivocarse se muestran guiones () al final
de las letras, solo seleccione estas lneas y podr continuar con la captura.
Se recomienda NO teclear las columnas, en caso de hacerlo debern ser con maysculas y
solo las letras de las columnas que contienen informacin.
Al concluir la captura de lado derecho se muestra el icono de importar o cancelar, dar clic
en importar y se muestra el siguiente mensaje:
Y dar clic en aceptar. El sistema ya aplico esta informacin al men que le corresponde 8.1.-
Catlogos 8.1.1.-Tablas 8.1.2.- Departamentos, en caso de que la informacin se aplique
por segunda vez o se aplique algn departamento existente, el sistema enviar una bitcora
indicando que la informacin se repite.
Como ltimo paso revisar dicha informacin, en el men 8.-Catlogos, 8.1.- Tablas, 8.1.2.-
Departamentos 8.1.1.- Ocupaciones.
97
MANUAL AUDIMSS
2) Antes de realizar esta importacin deber revisar el men 8.1.- Catlogos, 8.1.2.- Tablas,
que la informacin que se importar de este archivo de Excel, Catlogo de Trabajadores
coincida con relacin a las claves que ya se analizaron en el men 8.1.2.- Tablas, de lo
contrario no se podr realizar la importacin ya que no sern compatibles dichas claves, cabe
mencionar que la informacin de este archivo debe estar en maysculas.
3) Seleccionar el segundo icono Catlogo de Trabajadores desde Excel, se muestra la
siguiente pantalla:
Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde est el archivo de
Excel:
98
MANUAL AUDIMSS
Seleccionar con clic el archivo y en la pantalla de audimss dar clic en la opcin de aceptar, se
muestra la pantalla para relacionar las columnas de Excel con la informacin que solicita el
sistema.
99
MANUAL AUDIMSS
NOTAS IMPORTANTES:
Los siguientes datos se refieren a los crditos del INFONAVIT, es decir si va a realizar
dictamen del INFONAVIT se alimenta esta informacin de lo contrario no es necesario.
En caso de realizar dicho dictamen y no tener la informacin, posteriormente tendr que
complementar esta informacin en forma manual dentro del men 8.-Catlogos, 8.2.-
Trabajadores, pestana Infonavit Nomina.
Nmero crdito Q
Fecha de inicio R
100
MANUAL AUDIMSS
Tipo descuento S
Valor descuento T
Se recomienda NO teclear las letras en las columnas, en caso de hacerlo debern ser con
maysculas.
Al concluir la captura de lado derecho se muestra el icono de importar o cancelar, dar clic
en importar y se muestra un mensaje:
101
MANUAL AUDIMSS
Solucin:
Hay que eliminar esa lnea de encabezado, ya que al momento de Aplicar Trabajadores a
Audimss la informacin no se aplica.
102
MANUAL AUDIMSS
Solucin:
Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95.
Dentro Excel seleccionar la opcin Guardar como, seleccionar la primera opcin Libro de
Excel y se muestra la pantalla para indicar el nombre y Tipo de archivo, seleccionar la opcin
Excel 5.0/95, como lo indica la pantalla:
103
MANUAL AUDIMSS
Solucin:
En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene informacin (no es toda la hoja)
seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opcin
Pegado especial, seleccionar la opcin Valores y aceptar. Guardar el archivo con el formato
como se indica en el punto anterior.
Solucin:
En el archivo de Excel que esta importando, seleccionar la ltima columna y teclear la
funcin =concatenar(clic en la columna el nmero de seguridad social) o abrir parntesis y
teclear la columna donde esta el Nmero de seguro social y cerrar parntesis, como lo
indica la pantalla:
104
MANUAL AUDIMSS
Posteriormente copiar esta funcin en toda la columna, sombrear esta nueva columna de
Nmero de seguro social y con clic derecho seleccionar la opcin copiar, seleccionar
nuevamente esta nueva columna y con clic derecho seleccionar la opcin Pegado especial
seleccionar la opcin valores y dar clic en aceptar. Con este ltimo paso la informacin queda
correcta.
105
MANUAL AUDIMSS
No hay ningn problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a
formato de fecha.
Solucin
La fecha de alta es muy importante, si esta trabajando en Enero de 2010, los trabajadores
que se podrn importar son aquellos que se dieron de alta con fecha anterior y hasta el 31
de enero de 2010, para poder importar todos los trabajadores, debern estar en el mes de
Diciembre del ao a dictaminar y este archivo que es Catlogo de Trabajadores deber
ser acumulado, es decir los trabajadores hasta el 31 de diciembre del ao que esta
trabajando.
106
MANUAL AUDIMSS
Esta pantalla es donde se muestra la informacin que se importo, esta ser la pantalla previa
para revisar y validar que la informacin sea correcta.
En la pestaa de Catlogo de Trabajadores se mostrar la siguiente informacin:
Catlogo; en esta columna se podr definir que trabajadores desean que se apliquen al men
8. Catlogos 8.2. Catlogo de Trabajadores, es decir de la informacin que se muestra en
esta pantalla podrn seleccionar si desean aplicar algunos trabajadores o todos. En caso de
seleccionarlos todos debern dar doble clic en el encabezado de la columna Catlogo, en
caso de seleccionar solo algunos debern dar clic en esta columna a la altura de cada uno de
los trabajadores.
Tabla; esta columna es para indicar si desean realizar captura o modificar alguna de las
columnas que se muestran a la derecha de la pantalla, si esta columna no se activa NO se
podr realizar el llenado de las columnas, para seleccionar la columna dar doble clic en el
encabezado y para desactivar dicha columna con doble clic en el encabezado o bien puede
ser clic en cada uno de los trabajadores.
Antes de iniciar el proceso de complementar la informacin debern seleccionar la columna
Catlogo y Tabla.
Nmero; se indica el nmero del trabajador para AUDIMSS
En caso de que este campo sea errneo, en esta pantalla al dar clic sobre dicha informacin,
esta se podr corregir y al final de esta captura se da enter para que se guarde la informacin.
107
MANUAL AUDIMSS
Cuota diaria; se muestra la informacin sin smbolos, solo se registra el punto decimal, en la
cantidad que se muestra.
En caso de que este campo sea errneo, en esta pantalla al dar clic sobre dicha informacin,
esta se podr corregir y al final de esta captura se da enter para que se guarde la informacin.
En caso de que este campo sea errneo, en esta pantalla al dar clic sobre dicha informacin,
esta se podr corregir y al final de esta captura se da enter para que se guarde la informacin.
A partir de esta columna el sistema muestra dos columnas relacionada a la Clave (es la
informacin que previamente se registro en el men 8. Catlogos, 8.1 Tablas) para poder
complementar estas columnas deber dar doble clic en el encabezado de la que indica Clave
y el sistema automticamente le muestra la descripcin.
Columnas en que aplica el llenado o correccin si su archivo de Excel ya muestra esta
informacin con doble clic en el encabezado Clave
Clave de sexo y descripcin
As se muestra la pantalla:
108
MANUAL AUDIMSS
Estatus de aplicacin; en esta columna el sistema indica que informacin esta errnea y se
tendr que corregir para poder concluir el proceso es decir para poder Aplicar esta informacin
a los respectivos mdulos como es el men 8. Catlogos , 8.2 Trabajadores.
El siguiente paso es dar clic en el icono cinco, esto es validar catlogo de trabajadores, con
esta opcin el sistema realizar la primera revisin y en la ltima columna de esta pantalla
Estatus indicara cual es el error detectado.
Estatus de Aplicacin
Los ampos que vlida este proceso son; nmero de trabajador que NO se duplique (esto es a
partir del segundo archivo que se importe ya que el primer archivo no hay contra que validarlo,
lo tendrn que revisar manualmente) Nmero de seguridad social a once dgitos, RFC mnimo
a diez dgitos, que la descripcin de las columnas claves existan en los 8. Catlogos,8.1
Tablas.
109
MANUAL AUDIMSS
Audimss verifica que la informacin de todas las columnas, que se muestran en CLAVES,
estn registradas, de lo contrario, se muestran los mensajes en la columna de Estatus de
Aplicacin.
Hay dos formas de solucionarlo; en esta pantalla se podrn corregir, es decir dar clic a la
columna o bien doble clic en las columnas Claves depende la columna a corregir:
Con esta opcin el sistema vuelve a validar la informacin antes de aplicarla al men
8.Catlogos,8.2. Tablas, al terminar este proceso deber revisar nuevamente la ltima
columna de esta pantalla Estatus, primero debern observar que la pantalla cambia de color,
110
MANUAL AUDIMSS
de inicio las lneas son azules y posterior a este proceso cambian a color gris siempre y cuando
no haya informacin errnea, en caso de existir algn error queda algunas lneas en azul, estas
son las que tendrn que revisar en la columna Estatus de Aplicacin.
111
MANUAL AUDIMSS
Filtros para visualizar la informacin en esta pantalla Activos (con esta opcin solo se muestran
los trabajadores a cotizar en el mes de trabajo), Todos (con esta opcin podrn consultar
trabajadores de todo el ao).
Esta es la pantalla donde se refleja la informacin que se Importo desde Excel, en esta tambin
se puede complementar informacin o bien terminar de realizar la captura, con el primer icono
de Nuevo se podrn agregar trabajadores que no estn registrados en las nominas como
pueden ser, personas por honorarios, asimilables, comisionistas o cualquier otra persona que
se necesite registrar en la base para cotizar al IMSS.
Con el tercer icono editar, se podr realizar cualquier cambio a la informacin que se refleja
en pantalla y posteriormente dar clic en el segundo icono guardar.
Los campos que no se podrn modificar son: Categora y Cuota Diaria, ya que el sistema
considera esta informacin para realizar el clculo del Movimiento de inicio en el men
9.2.Nomina, 9.2.1 IMSS
La unidad de medicina familiar (UMF) puede quedar vaca y en caso de necesitar esta
informacin al realizar los avisos afiliatorios del DISPMAG o IDSE, debern accesar a este
men y realizar la captura solo de los trabajadores que se requieran (serian los reingresos por
auditoria).
En esta pantalla se podr realizar la captura manual de los crditos del INFONAVIT, en la parte
central de lado derecho esta la segunda pestaa Amortizacin Nmina, para poder realizar la
captura de trabajadores que ya estn registrados debern seleccionar el trabajador y
posteriormente dar clic en el tercer icono editar y se muestra la siguiente pantalla de captura:
112
MANUAL AUDIMSS
Tendrn que teclear el nmero de crdito, no mayor a diez dgitos, posteriormente clic en el
icono nuevo y se emite un mensaje El movimiento es una reactivacin seleccionar SI o NO;
la opcin SI aplica en caso que el trabajador haya suspendido el pago de crdito y deseen
activarlo nuevamente, la opcin NO es para aquellos trabajadores que aplica por primera vez
su crdito, despus de seleccionar la opcin se inicia la captura del detalle del crdito:
Tipo de descuento; dar clic en el puntero y se muestra las opciones, seleccionar una de ellas.
Valor; indicar si es porcentaje hay que teclear la cantidad, o si es cuota fija teclear la cantidad
al mes, si es veces el salario mnimo teclear las veces de salarios.
Fecha de inicio de descuento; si es trabajador con alta para la empresa, en el ao que se esta
dictaminando, y trae un crdito del trabajo anterior, el ao del crdito ser el ao que se est
dictaminando es decir NO es el ao en que se le otorgo el crdito. Si es un trabajador que
tiene suspensin del descuento dentro de la empresa (no se realizan descuentos en la nomina)
y aun est activo en la empresa debern indicarlo en esta pantalla para que AUDMSS realice el
calculo hasta esa fecha.
Reactiva; esta opcin se aplicar a aquellos trabajadores que tenan suspensin de descuento
y se les reactiva el crdito nuevamente.
La revisin de la informacin que se muestra en esta pantalla de Catlogo de trabajadores, se
podr hacer por medio de los reportes que se incluyen en esta pantalla, dar clic en el ltimo
icono imprimir y se muestra la siguiente pantalla:
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MANUAL AUDIMSS
Se muestran los filtros para seleccionar; tipo de nmina, tipo de trabajador, tipo de salario,
categora, (en caso de NO seleccionar los filtros, el reporte mostrar toda la informacin)
segundo filtro es el orden del reporte, alfabtico, numrico, Nmero de Seguridad Social, tercer
filtro es por movimientos en nmina o liquidacin (solo aplica en Liquidacin y Nmina), las
fechas solo son mensuales, por ltimo dar clic en el botn de Aceptar, se muestra otra
pantalla:
Muestra cuatro reportes para seleccionar, podrn seleccionar los cuatro reportes para poder
revisar la informacin que se importo del archivo de Excel, se recomienda revisar en el
segundo General.
As se concluye la importacin del segundo archivo de Excel Catlogo de Trabajadores.
Por el momento NO se puede importar el tercer archivo Incidencias o Movimientos de
nomina ya que se necesita realizar un proceso en el men de 9.2 Nomina 9.2.1 IMSS.
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MANUAL AUDIMSS
Se muestra un segundo mensaje Desea aplicar las percepciones Variables con opcin SI o
NO, cuando se accesa y aun no se han importado las percepciones Fijas y/o Variables, podrn
seleccionar la opcin NO.
Este mensaje siempre se mostrar, debern seleccionar la opcin SI; cuando se hayan
importado las percepciones Fijas o Variables y deseen que el sistema realice el clculo de la
parte Fija o Variable del Salario. En caso de NO necesitar el clculo de la parte fija o variable
porque ya se realizo previamente y no hay cambios, seleccionar la opcin NO de esta forma el
sistema accesa de inmediato al men y si se selecciona la opcin SI se realiza nuevamente el
clculo y el acceso puede tardar minutos, todo depende de la cantidad de trabajadores y las
percepciones que tenga cada uno de ellos.
Nota: Para poder importar el archivo de incidencias o movimientos de nmina,
antes se debe trabajar en este mdulo para poder iniciar la auditoria ya que las
incidencias son movimientos dentro del periodo de trabajo y como su nombre lo indica
el movimiento de inicio es la primera informacin del trabajador al inicio de cada mes y
posterior a esto van todas las incidencias de las nominas.
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MANUAL AUDIMSS
Esta pantalla es donde se realiza la auditoria y se reflejara toda la informacin de las nominas,
tambin le podemos llamar Debi cotizar.
Filtros para visualizar la informacin en esta pantalla la opcin Activos de lado izquierdo en la
parte superior (con esta opcin solo se muestran los trabajadores a cotizar en el mes de
trabajo), la opcin Todos de lado izquierdo en la parte superior (con esta opcin podrn
consultar trabajadores de todo el ao). Esto es solo para consultar, la opcin correcta es
Activos ya que son los trabajadores que se calcularan como Debi Cotizar.
Para generar el movimiento de Inicio, la pantalla muestra tres iconos de lado derecho en la
parte superior, seleccionar el primero (el de tres colores):
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MANUAL AUDIMSS
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MANUAL AUDIMSS
Movimientos de nmina y debern revisar la columna Cuota diaria que todos los
trabajadores tengan esa informacin (excepto los salarios variables que debern ser 0.00), el
siguiente campo a revisar es el Factor fijo todos los trabajadores debern tener esta
informacin, en caso de no tener factor debern revisar su Catlogo Factor fijo y las
Categoras que tienen los trabajadores en el mdulo Catlogo de Trabajadores.
Para realizar una revisin por pantalla; de lado izquierdo se muestra el listado de los
trabajadores, seleccionar un trabajador dar clic derecho y se muestra la siguiente pantalla:
Como se puede observar son los datos del men Catalogo de Trabajadores, esto es para que
puedan realizar una revisin dentro de esta misma pantalla, buscar la columna; Cuota Diaria
y Factor Fijo dar clic en la pantalla donde se indica el Factor Fijo para poder dejar fija la
pantalla y dar clic en el nombre del trabajador a revisar, con las flechas o con el mouse podrn
ir cambiando de trabajador.
Se recomienda hacer la revisin de esta informacin porque el campo Categora no se podr
modificar, esta revisin puede ser en pantalla, por cada uno de los trabajadores.
118
MANUAL AUDIMSS
Para revisar dicha informacin en un reporte debern accesar al men 10. Reportes, 10.2
Papeles de Trabajo y consultar el reporte 10.2.1 Anlisis de diferencias, en la primera
parte de este reporte Debi Cotizar.
Nota: el movimiento de Inicio solo se realiza con esta opcin, y este proceso de realizar
movimiento de inicio se deber hacer en todos los meses del ao, pero solo se realiza al
iniciar el periodo de trabajo.
Si necesita volver a realizar el proceso de Movimiento de Inicio (consultar capitulo
Borrado de Archivos).
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MANUAL AUDIMSS
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MANUAL AUDIMSS
Las percepciones Fijas se revisan en la misma pestaa que se capturaron Percepciones Fijas
del Periodo para que se analice el calculo solo debern dar clic en el icono de R recalculo.
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MANUAL AUDIMSS
Se revisa la parte de SI integra, No integra y total, para su revisin dar clic en los smbolos de
sumatoria y se muestra la sustitucin de la formula, en caso de no estar de acuerdo con los
clculos, accesar al men 8.9. Percepciones. Si realiza cambios a la formula solo volver a dar
clic en R para recalcular y revisar nuevamente.
Para la revisin de la Integracin y los clculos por cada uno de los trabajadores debern
revisar en 10. Reportes, 10.2. Papeles de Trabajo, seleccionar 10.2. Percepciones que
integran al SDI donde se detalla por cada uno de los trabajadores. Este reporte se visualiza
cuando las percepciones se importan o se capturan manualmente.
9.2.2 RETIRO/INFONAVIT
Para trabajar en estos mens solo aplica en los meses pares, en este caso ser en el mes de
Febrero, accesar al men 9.2 Nomina, 9.2.2 Retiro/Infonavit, se activa la siguiente
pantalla:
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MANUAL AUDIMSS
Lo nico que deber hacer es dar clic al icono R, para el recalculo de las cuotas y
amortizaciones.
En esta pantalla se podrn revisar los clculos con la opcin Impresora y en los rangos de
impresin se consideran bimestrales.
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MANUAL AUDIMSS
Accesar al men 9.- Auditoria, 9.2.- Nomina, 9.2.3 Importacin nmina de Excel.
Se muestra la pantalla de importacin, debern accesar al cuarto icono Importar movimiento
desde Excel.
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MANUAL AUDIMSS
Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde est el archivo de
Excel:
Seleccionar con clic el archivo y dar clic en la opcin de aceptar, y se muestra la siguiente
pantalla:
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MANUAL AUDIMSS
Esta pantalla es para relacionar las columnas de Excel con la informacin que solicita el
sistema, por lo tanto al preparar el archivo de Excel no importa el orden.
De lado izquierdo se muestra el detalle del archivo de Excel, de lado derecho se muestran las
columnas a relacionar y las letras de las columnas se muestran como encabezados, para
asignarle las letras a cada campo, dar clic en el puntero que se muestra en el campo
Columna relacionada, solo se indican las letras de las columnas que tienen informacin, se
recomienda NO teclear las letras ya que el sistema no reconoce otras columnas que NO
tengan informacin y puede generar error, en caso de teclear las columnas estas deben ser
con maysculas.
Nmero de trabajador --
Esta columna NO se relaciona con ninguna letra, se dejan los guiones --, esto es porque el
sistema ms adelante le asignar esta informacin.
Nombre completo --
Esta columna NO se relaciona con ninguna letra, se dejan los guiones , esto es porque el
sistema ms adelante le asignar esta informacin.
Las dos columnas anteriores, el sistema las relacionar AUTOMATICAMENTE en la siguiente
pantalla de Movimientos de Nomina, que es la pantalla que se mostro al inicio.
Nmero de Seguridad Social; C
Este campo es la llave del sistema, se asigna la columna donde esta la informacin.
Clave de movimiento; D
Se asigna la columna donde este esta informacin, son las claves que se usan con el SUA.
Fecha de movimiento; E
Se asigna la columna donde este esta informacin.
Causa de baja; J
Se asigna la columna donde este esta informacin.
Das de ausentismo; G
Se asigna la columna donde este esta informacin.
Das de incapacidad; H
Se asigna la columna donde este esta informacin.
Folio de incapacidad; I
Se asigna la columna donde este esta informacin.
Cuota diaria; F
Se asigna la columna donde est la informacin.
Las columnas que no contengan informacin debern asignarle los guiones --, en caso de
equivocarse al asignar la columna relacionada debern seleccionar los guiones --. Esto es con
el puntero.
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MANUAL AUDIMSS
Nmina: en esta columna se seleccionan los movimientos que deseen aplicar a la base de
audimss, ya que esta pantalla es previa para la revisin de la informacin, es decir si desean
realizar prueba selectiva se puede seleccionar solo a los trabajadores que ustedes consideren
necesarios.
Nmero: En esta columna se realizar automticamente el cruce de informacin, es decir al
dar doble clic derecho en el encabezado de esta columna, se muestra la siguiente pantalla:
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MANUAL AUDIMSS
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MANUAL AUDIMSS
Solucin:
Hay que eliminar esa lnea de encabezado, ya que al momento de Aplicar Trabajadores a
Audimss la informacin no se aplica.
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MANUAL AUDIMSS
Solucin:
Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95.
Dentro Excel seleccionar la opcin Guardar como, seleccionar la primera opcin Libro de
Excel y se muestra la pantalla para indicar el nombre y Tipo de archivo, seleccionar la opcin
Excel 5.0/95, como lo indica la pantalla:
Solucin:
En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene informacin (no es toda la hoja)
seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opcin
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MANUAL AUDIMSS
Pegado especial, seleccionar la opcin Valores y aceptar. Guardar el archivo con el formato
como se indica en el punto anterior.
Solucin:
En el archivo de Excel que esta importando, seleccionar la ltima columna y teclear la
funcin =concatenar(clic en la columna el nmero de seguridad social) o abrir parntesis y
teclear la columna donde esta el Nmero de seguro social y cerrar parntesis, como lo
indica la pantalla:
Posteriormente copiar esta funcin en toda la columna, sombrear esta nueva columna de
Nmero de seguro social y con clic derecho seleccionar la opcin copiar, seleccionar
nuevamente esta nueva columna y con clic derecho seleccionar la opcin Pegado especial
seleccionar la opcin valores y dar clic en aceptar. Con este ltimo paso la informacin queda
correcta.
131
MANUAL AUDIMSS
Solucin:
No hay ningn problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a
formato de fecha.
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MANUAL AUDIMSS
Solucin
La fecha de los movimientos de este archivo son muy importantes, si no corresponden al
periodo que esta trabajando en AUDIMSS la informacin NO se mostrar.
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MANUAL AUDIMSS
Algn otro motivo por el cual no se localizo la informacin, que el archivo esta mal,
puede ser que el trabajador NO exista en el Catlogo y quieran importar incidencias o
bien que se haya dado de Baja y quieran importar incidencias.
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MANUAL AUDIMSS
Se observa que la pantalla cambia de color azul a gris, esto indica que se aplico la informacin
correctamente al modulo 9.2 Nomina, 9.2.1 IMSS y el Estatus de aplicacin indica
Aplicado a Audimss.
Siempre quedaran en color azul aquellos trabajadores que traen incidencias en este archivo
pero NO se localizaron sus datos en el Catlogo de Trabajadores, el sistema no los aplicara ya
que no hay a quien se los aplique.
Por ltimo accesar al modulo 9.2 Nomina, 9.2.1 IMSS dar clic en la opcin R recalculo
para que el sistema calcule los das de Debi Cotizar aplicando todas las incidencias en el
men de Nomina.
En caso de NO aplicarse toda la informacin o quedar alguna lnea en color azul, debern
revisar los trabajadores que tienen errores y el tipo de error que es, esto lo indica la columna
Estatus de Aplicacin .
Para revisar las Incidencias que se aplicaron, accesar al 9.2 Nomina, 9.2.1 IMSS y se
observa de lado derecho el listado de las incidencias de cada uno de los trabajadores, en la
pestaa Detalle de Movimientos.
Seleccionar el icono Impresora y se muestra la siguiente pantalla en la cual debern
seleccionar Tipo de movimiento
Cuando accesamos a este men se muestran dos mensajes Desea aplicar las percepciones
Fijas y percepciones Variables solo para revisin de las Incidencias o Movimientos seleccionar
la opcin no en ambos mensajes, se muestra la pantalla de la Nmina, para la revisin de las
incidencias, de lado izquierdo se muestran los trabajadores y de lado derecho se muestran
todas las incidencias que se importaron, al dar clic a cada uno de los trabajadores esta pantalla
se va actualizando:
Para una mejor revisin se agregaron Reportes dentro de este men, seleccionar el icono de
impresora que se ve en esta pantalla y se muestra la siguiente pantalla con filtros para
preparar los reportes.
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MANUAL AUDIMSS
En esta pantalla se podrn seleccionar los filtros, estos pueden ser Tipos o grupos de
Trabajadores, el orden del reporte y seleccin del Tipo de Movimiento de Nomina.
Como procesar los filtros:
Tipo de nomina; se muestra como ejemplo Catorcenal dar clic en el puntero y se muestran
todas las opciones, seleccionar una opcin y dar clic, se muestra de lado derecho el filtro
seleccionado. Si desean que se muestren todos los tipos de nominas, no seleccionar ningn
filtro y dejar como se muestra la pantalla.
Tipo de Trabajador; se muestra como ejemplo Permanente dar clic en el puntero y se
muestran todas las opciones, seleccionar una opcin y dar clic, se muestra de lado derecho el
filtro seleccionado. Si desean que se muestren todos los tipos de trabajador, no seleccionar
ningn filtro y dejar como se muestra la pantalla.
Tipo de Salario; se muestra como ejemplo Fijo dar clic en el puntero y se muestran todas las
opciones, seleccionar una opcin y dar clic, se muestra de lado derecho el filtro seleccionado.
Si desean que se muestren todos los tipos de Salarios, no seleccionar ningn filtro y dejar
como se muestra la pantalla.
Categoras; se muestra como ejemplo Confianza dar clic en el puntero y se muestran todas
las opciones, seleccionar una opcin y dar clic, se muestra de lado derecho el filtro
seleccionado. Si desean que se muestren todos los tipos de Categoras, no seleccionar ningn
filtro y dejar como se muestra la pantalla.
Para la impresin el orden puede ser:
Alfabtico, nmero de trabajador, Nmero de Seguridad Social.
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MANUAL AUDIMSS
Seleccionar el segundo reporte Incidencias de nmina, este reporte tiene dos salidas, se
puede mandar al reporte del sistema o bien se puede exportar a Excel, esto aplica para todos
los reportes de Incidencias de nomina.
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MANUAL AUDIMSS
En caso de querer depurar la informacin con relacin a las BAJAS, si desean capturar un
movimiento de BAJA y el sistema detecta que posterior a esta fecha hay informacin
capturada, enva un mensaje:
Debern seleccionar la opcin SI para que se elimine toda la informacin que hay y ya no les
es de utilidad.
Este archivo es por cada periodo, es decir es uno por cada mes, el formato de las columnas de
Excel se sugiere que sean de texto, debe ser maysculas, y se importarn en los meses que
indica la columna Fecha de Alta.
Nmero y Nombre del trabajador; este puede ser en una columna o varias, es solo informativo,
ya que no se importarn.
La columna de Nmero, debern revisar que no se repita el nmero de trabajadores o que
este mismo nmero corresponda a dos nombres diferentes, el sistema solo aplica al primer
nombre si se tiene el caso.
Nmero de Seguridad Social; este campo debe ser a once caracteres y esta columna es con
Formato de texto, puede ser con guiones o sin guiones, es decir debe ser el mismo formato
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MANUAL AUDIMSS
para todos los trabajadores, y llevan formato de texto por aquellos nmeros de seguridad social
que inician con 0 (cero).
Clave de la incidencia; estas claves son las que usa el SUA, MS (Modificacin de Salario), R
(Reingreso), B (Baja), AUS (Ausentismos), INC,(incapacidades). No se incluyen los
movimientos de Alta por que ya estn en el archivo de Trabajadores.
Para estar seguros este archivo lo deben cotejar contra el archivo de Catlogo de Trabajadores
para evitar errores.
Fecha de la incidencia; se refiere al da, mes y ao. Ejemplo 01-01-2010 este sera el formato
que se requiere en la columna (no se permiten letras en la fecha), formato de fecha.
Das de Ausentismo; se refiere a la cantidad de das para aplicar el ausentismo, este puede ser
uno por da o bien el total de ausentismos del mes (mximo 7 ausentismos al mes), si es el
mismo salarios en el mes.
Das de Incapacidad; se refiere a la cantidad de das que ampara la incapacidad, estas no
debern ser mayores a los das del perodo laborados por el trabajador, si hay una incapacidad
por 35 das, en enero solo se pueden aplicar 31 (si el trabajador esta activo todo el periodo) y
para el archivo de febrero debern agregar los das que se exceden y solo se cambia el ltimo
dgito del folio ya que no se debern repetir.
Folio de la Incapacidad; se refiere al documento que ampara cada incapacidad, son dos letras
y seis dgitos. Ejemplo AA123456 y este no se debe repetir en ninguna incapacidad del
ejercicio, en caso de ser incapacidad que afecte a dos periodos, debern cambiar el ltimo
digito de dicho folio.
Cuota Diaria; este campo se refiere al sueldo por da que tiene el trabajador y es diferente al
del Catlogo de trabajadores. Esta columna solo aplica cuando el trabajador tiene un
incremento en el sueldo diario (no se consideran las prestaciones variables). Esta columna se
llena cuando es una clave de MS (modificacin de salario) y tambin cuando hay una clave de
R (reingreso).
Causa de la Baja; en esta columna se consideran las claves que se muestran en el SUA:
1.- Terminacin de contrato
2.- Separacin voluntaria
3.- Abandono de empleo
4.- Defuncin
5.- Clausura
6.- Otras
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MANUAL AUDIMSS
Para el sistema se considerarn Percepciones Fijas (mensuales) aquellas que todos los
meses son las mismas cantidades, es decir que no estn condicionadas a ausentismo o
incapacidades. Ya que se importan una sola vez y automticamente pasan a todos los meses
posteriores. En caso de ser diferentes en algn periodo debern importar nuevamente el
archivo en el mes que corresponda el cambio.
Se consideran Percepciones Variables (bimestrales) todas aquellas prestaciones que estn
condicionadas a los ausentismo o incapacidades. Para mayor control de las Nominas en este
men podrn importar TODOS los conceptos de las nominas en acumulados bimestrales
incluyendo conceptos como; Sueldos, Vacaciones, Prima Vacacional y Aguinaldo, y en el men
8.9 Percepciones que es donde se registran las formulas, debern indicar No Integran,
para el concepto de Aguinaldo podrn utilizar las formulas para que se revise el tope de dicha
prestacin ya que se encuentra registrada en la tabla de 8.5 Factor Fijo.
Si es empresa nueva, para poder importar el archivo de percepciones Variables debemos
cambiar de periodo de trabajo, a Noviembre del ao anterior al dictaminar ya que las
percepciones que van a importar corresponde al bimestre de noviembre y diciembre.
Para cambiarnos de periodo dar clic en el icono azul de lado izquierdo, que corresponda a la
empresa que esta trabajando, accesar al men Nomina, Imss, se muestran dos mensajes
para el proceso de las percepciones fijas y otro para las percepciones variables, seleccionar la
opcin NO.
Al accesar por primera vez al modulo 9.2 Nomina, 9.2.1.Imss en este periodo, los
trabajadores se muestran de lado izquierdo y de lado derecho hay informacin en caso de no
tener informacin, es decir No hay Movimiento de Inicio para importar las Percepciones
Variables, para iniciar dar clic de lado derecho al primer icono Generacin Movimiento por
Sistema esto es para generar el Movimiento de Inicio y poder importar las percepciones
variables en este periodo ver proceso Movimiento de Inicio en men 9.2.1 IMSS. SI no
hay informacin es este men en la pestaa Movimientos de Nomina las percepciones NO se
podrn visualizar aun cuando ya se hayan Importado.
El siguiente paso es accesar al men Nomina, Importacin de Nomina, y seleccionar el
icono cuatro Importar Percepciones desde Excel, en caso de tener percepciones Fijas y
Variables, es la misma pantalla para la importacin, si son Percepciones Fijas son mensuales y
si son Percepciones Variables sern bimestrales.
Ejemplos de las nominas para los acumulados:
Enero ao a dictaminar con nominas quincenales
Nomina 1
Nomina 2
Nomina 3
Nomina 4
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MANUAL AUDIMSS
Para el archivo de percepciones fijas ser la suma de las cuatro nominas, para el acumulado
de percepciones variables ser la suma de Enero y Febrero, para las nominas semanales
ustedes deciden cuantas nominas acumulan al bimestre ya que en algunos pueden ser 8 9
nominas.
Para iniciar el proceso accesar al men 9.2 Nomina, 9.2.3 Importacin Nomina, se
muestra la siguiente pantalla:
141
MANUAL AUDIMSS
Las opciones se refieren a los archivos a importar, podr ser en varias columnas o bien en una
columna, y son importes acumulados de las percepciones, sean fijas o variables, al
seleccionar la primera opcin a) Importar archivos en Varias Columnas y dar clic en aceptar
se muestra la siguiente pantalla:
Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde est el archivo de
Excel:
142
MANUAL AUDIMSS
Seleccionar con clic el archivo y dar doble clic en Abrir o sobre el nombre del archivo.
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MANUAL AUDIMSS
Concepto:
Nmero de Trabajador; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones
--.
Nombre; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones --.
Nmero Seguridad Social; se relaciona la columna que contiene la informacin.
Fecha de percepcin; se relaciona la columna que contiene la informacin.
Das para Variables; se relaciona la columna que contiene la informacin.
En la parte de Percepcin, Tipo, Columna Relacionada, se complemente en base a la
informacin que se muestra en la pantalla en la parte superior.
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MANUAL AUDIMSS
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MANUAL AUDIMSS
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MANUAL AUDIMSS
Solucin:
Hay que eliminar esa lnea de encabezado, ya que al momento de Aplicar Trabajadores a
Audimss la informacin no se aplica.
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MANUAL AUDIMSS
Solucin:
Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95.
Dentro Excel seleccionar la opcin Guardar como, seleccionar la primera opcin Libro de
Excel y se muestra la pantalla para indicar el nombre y Tipo de archivo, seleccionar la opcin
Excel 5.0/95, como lo indica la pantalla:
Solucin:
En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene informacin (no es toda la hoja)
seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opcin
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MANUAL AUDIMSS
Pegado especial, seleccionar la opcin Valores y aceptar. Guardar el archivo con el formato
como se indica en el punto anterior.
Solucin:
En el archivo de Excel que esta importando, seleccionar la ltima columna y teclear la
funcin =concatenar(clic en la columna el nmero de seguridad social) o abrir parntesis y
teclear la columna donde esta el Nmero de seguro social y cerrar parntesis, como lo
indica la pantalla:
Posteriormente copiar esta funcin en toda la columna, sombrear esta nueva columna de
Nmero de seguro social y con clic derecho seleccionar la opcin copiar, seleccionar
nuevamente esta nueva columna y con clic derecho seleccionar la opcin Pegado especial
seleccionar la opcin valores y dar clic en aceptar. Con este ltimo paso la informacin queda
correcta.
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MANUAL AUDIMSS
Solucin:
No hay ningn problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a
formato de fecha.
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MANUAL AUDIMSS
Solucin
La fecha de alta es muy importante, si la fecha de este archivo no corresponde a los
periodos que esta trabajando en AUDIMSS, la informacin NO se muestra.
Algn otro motivo por el cual no se localizo la informacin, que el archivo esta mal,
puede ser que el trabajador NO exista en el Catlogo y quieran importar Percepciones
o bien que se haya dado de Baja y quieran importar Percepciones.
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MANUAL AUDIMSS
Se observa que la pantalla cambia de color azul a gris, esto indica que se aplico la informacin
correctamente al modulo 9.2 Nomina, 9.2.1 IMSS y el Estatus de aplicacin indica
Aplicado a Audimss.
Siempre quedaran en color azul aquellos trabajadores que traen percepciones en este archivo
pero NO se localizaron sus datos en el Catlogo de Trabajadores, el sistema no los aplicara ya
que no hay a quien se los aplique.
En caso de NO aplicarse toda la informacin o quedar alguna lnea en color azul, debern
revisar los trabajadores que tienen errores y el tipo de error que es, esto lo indica la columna
Estatus de Aplicacin .
Por ltimo accesar al modulo 9.2 Nomina, 9.2.1 IMSS, para realizar la revisin.
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MANUAL AUDIMSS
Seleccionar la tercer o cuarta pestaa Detalle de Movimientos, clic en el tercer icono Editar y
se activa el campo de percepcin estos son lo campos que se podrn modificar.
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MANUAL AUDIMSS
Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde est el archivo de
Excel:
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MANUAL AUDIMSS
Seleccionar con clic el archivo y dar doble clic en Abrir o sobre el nombre del archivo.
Concepto:
Nmero de Trabajador; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones
--.
Nombre; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones --.
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MANUAL AUDIMSS
Dar clic en el puntero y se muestran las letras del archivo que importo, seleccionar una letra
para relacionar cada uno de los conceptos, en caso de equivocarse, con el puntero dar clic
nuevamente y seleccionar el ltimo campo y con esta opcin se podr corregir la asignacin
de las letras de las columnas de su archivo.
Al concluir la asignacin, en la parte inferior se muestra la opcin Importar o Cancelar, dar
clic en la primera, y se muestra el siguiente mensaje :
Son correctos los datos, si esta seguro dar enter.
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MANUAL AUDIMSS
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MANUAL AUDIMSS
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MANUAL AUDIMSS
Solucin:
Hay que eliminar esa lnea de encabezado, ya que al momento de Aplicar Trabajadores a
Audimss la informacin no se aplica.
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MANUAL AUDIMSS
Solucin:
Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95.
Dentro Excel seleccionar la opcin Guardar como, seleccionar la primera opcin Libro de
Excel y se muestra la pantalla para indicar el nombre y Tipo de archivo, seleccionar la opcin
Excel 5.0/95, como lo indica la pantalla:
Solucin:
En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene informacin (no es toda la hoja)
seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opcin
160
MANUAL AUDIMSS
Pegado especial, seleccionar la opcin Valores y aceptar. Guardar el archivo con el formato
como se indica en el punto anterior.
Solucin:
En el archivo de Excel que esta importando, seleccionar la ltima columna y teclear la
funcin =concatenar(clic en la columna el nmero de seguridad social) o abrir parntesis y
teclear la columna donde esta el Nmero de seguro social y cerrar parntesis, como lo
indica la pantalla:
Posteriormente copiar esta funcin en toda la columna, sombrear esta nueva columna de
Nmero de seguro social y con clic derecho seleccionar la opcin copiar, seleccionar
nuevamente esta nueva columna y con clic derecho seleccionar la opcin Pegado especial
seleccionar la opcin valores y dar clic en aceptar. Con este ltimo paso la informacin queda
correcta.
161
MANUAL AUDIMSS
Solucin:
No hay ningn problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a
formato de fecha.
162
MANUAL AUDIMSS
Solucin
La fecha de alta es muy importante, si la fecha de este archivo no corresponde a los
periodos que esta trabajando en AUDIMSS, la informacin NO se muestra.
Para la revisin de la Integracin y los clculos por cada uno de los trabajadores debern
revisar en 10. Reportes, 10.2. Papeles de Trabajo, seleccionar 10.2. Percepciones que
integran al SDI donde se detalla por cada uno de los trabajadores. Este reporte se visualiza
cuando las percepciones se importan o se capturan manualmente.
Nmero de trabajador; este dato es informativo, y la columna debe ser con formato texto.
Nombre; este dato es informativo.
Nmero de Seguridad Social; este dato es la llave para relacionar la informacin, debe ser a
once caracteres, la columna debe ser con formato texto, revisar los NSS que inician con
ceros.
Fecha de la percepcin Fija; debe ser el da primero del mes.
Fecha de la percepcin Variable; debe ser el primer da del bimestre que se est acumulando,
ejemplo; la informacin de las nominas de Noviembre y Diciembre del ao anterior al
dictaminado, la fecha debe ser 01/11/xxxx.
Para los trabajadores que se dan de alta en los meses pares y tienes percepciones Variables,
se debe preparar otro archivo de percepciones variables, ya que las percepciones variables se
Importan en los meses nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre) y este
segundo archivo (solo si aplica) se importa en los mese pares con la fecha de alta de los
trabajadores. Este proceso es solo para los trabajadores que se dan de ALTA y tienen
percepciones variables.
Das para Variables; este dato es opcional, en caso de no importarlo en este archivo, el sistema
lo calcula automticamente. En caso de importar este dato, se toma como definitivo y
AUDIMSS no lo modifica, es decir no resta ausentismos e incapacidades. Este campo puede
ser das completos o medios das .50
163
MANUAL AUDIMSS
Nmero de trabajador; este dato es informativo, y la columna debe ser con formato texto.
Nombre; este dato es informativo.
Nmero de Seguridad Social; este dato es la llave para relacionar la informacin, debe ser a
once caracteres, la columna debe ser con formato texto, revisar los NSS que inician con
ceros.
Fecha de la percepcin Fija; debe ser el da primero del mes.
Fecha de la percepcin Variable; debe ser el primer da del bimestre que se esta acumulando,
ejemplo si es la informacin de las nominas de Noviembre y Diciembre del ao anterior al
dictaminado, la fecha debe ser 01/11/xxxx.
Para los trabajadores que se dan de alta en los meses pares y tienes percepciones Variables,
se debe preparar otro archivo de percepciones variables, ya que las percepciones variables se
Importan en los meses nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre) y este
segundo archivo (si aplica) se importa en los mese pares con la fecha de alta de los
trabajadores. Este proceso es solo para los trabajadores que se dan de ALTA y tienen
percepciones variables.
Das para Variables; este dato es opcional, en caso de no importarlo el sistema lo calcula
automticamente. En caso de importar este dato, se toma como definitivo y AUDIMSS no lo
modifica. Este campo puede ser das completos o medios das .50
Clave de la percepcin; en esta columna se registra la clave de la percepcin (no la descripcin
de la percepcin), previamente esta clave se capturo en Catalogo, Percepcin.
Percepciones Variables; para esta columna la informacin es Acumulada es decir es la suma
de las percepciones del bimestre anterior al que se est trabajando.
Este archivo No se deber importar Mensual o por cada nomina ya que no sern correctos los
datos en los Reportes, Papeles de Trabajo, Anexos.
Esta columna de percepciones no deber traer caracteres, smbolos, el formato de la columna
debe ser Texto.
164
MANUAL AUDIMSS
9. MENU AUDITORIA
9.3 DIFERENCIAS
Para accesar a este men 9.Auditoria, 9.3Diferencias, 9.3.1Mensuales o bien en la
barra de accesos diferencias, Diferencias Mensuales.
165
MANUAL AUDIMSS
En caso de mostrar este mensaje, debern actualizar el men Catlogos de lo contrario las
diferencias que se muestran sern histricas, al actualizar las tablas se mostraran las
diferencias con actualizacin y recargos.
Dar clic en el primer icono Recalculo para determinar las diferencias, podrn realizar este
proceso las veces que sea necesario, principalmente si realizaron cambios en los men de
liquidacin Nomina.
Filtros para visualizar la informacin en esta pantalla Activos (con esta opcin solo se muestran
los trabajadores a cotizar en el mes de trabajo), Todos (con esta opcin podrn consultar
trabajadores de todo el ao).
Para facilitar la bsqueda de trabajadores estn las opciones:
Nmero, Apellido paterno, Nmero de Seguridad Social; solo seleccionar la opcin deseada.
De lado izquierdo se muestra el Catlogo de Trabajadores, la primera columna Nm., es
para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es
ascendente o descendente. La segunda columna Nombre es para ordenar a los trabajadores
al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente.
En esta misma pantalla seleccionar el nombre de un trabajador, y dar clic derecho y muestran
tres opciones:
Detalle de trabajadores; estos datos son los del catlogo de Trabajadores, para
consultar la fecha de alta, categora, etc.
Movtos. e incidencias Nomina del ejercicio ; se refiere a todos los movimientos que
tiene el trabajador en el ao que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de
inicio de cada mes)
Movtos. e incidencias Liquidacin del ejercicio ; se refiere a todos los movimientos que
tiene el trabajador en el ao que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de
inicio de cada mes).
166
MANUAL AUDIMSS
Para entender mejor las diferencias, dar clic en el icono Impresora, se muestra la siguiente
pantalla:
167
MANUAL AUDIMSS
Este reporte es el mismo formato que emite el SUA al procesar las diferencias, en la primera
columna se indica si hay diferencias en das audimss toma los datos de la Nmina como fecha
de alta, baja, ausentismos, incapacidades y los compara con los movimientos de la
Liquidacin), y se consultan las pestaas de Liquidacin y Nomina. Las otras columnas
indican si hay diferencias en las Cuotas y el motivo puede ser el Factor fijo o las Percepciones
Fijas o Variables.
Al tener este reporte en archivo es muy prctico, de lado derecho se podrn agregar las
observaciones a dichas diferencias. Este reporte es mensual y al final nos indica el gran total a
cargo o a favor.
9.3. DIFERENCIAS
9.3.2 DIFERENCIAS BIMESTRALES
Para accesar a este men Auditoria, Diferencias, Bimestrales o bien en la barra de
accesos diferencias, Diferencias Bimestrales.
Al mostrar esta pantalla, sale un termmetro procesando la informacin y al final muestra un
mensaje con relacin a las Tablas:
168
MANUAL AUDIMSS
En caso de mostrar este mensaje, debern actualizar el men Catlogos de lo contrario las
diferencias que se muestran sern histricas, al actualizar las tablas se mostraran las
diferencias con actualizacin y recargos.
Dar clic en el primer icono Recalculo para determinar las diferencias, podrn realizar este
proceso las veces que sea necesario, principalmente si realizaron cambios en los men de
liquidacin Nomina.
Filtros para visualizar la informacin en esta pantalla Activos (con esta opcin solo se muestran
los trabajadores a cotizar en el mes de trabajo), Todos (con esta opcin podrn consultar
trabajadores de todo el ao).
Para facilitar la bsqueda de trabajadores estn las opciones:
Nmero, Apellido paterno, Nmero de Seguridad Social; solo seleccionar la opcin deseada y
de lado derecho realizar la captura.
De lado izquierdo se muestra el Catlogo de Trabajadores, la primera columna Nm., es
para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es
ascendente o descendente. La segunda columna Nombre es para ordenar a los trabajadores
al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente.
En esta misma pantalla seleccionar el nombre de un trabajador, y dar clic derecho y muestran
tres opciones:
169
MANUAL AUDIMSS
Detalle de trabajadores; estos datos son los del catlogo de Trabajadores, para
consultar la fecha de alta, categora, etc.
Movtos. e incidencias Nomina del ejercicio ; se refiere a todos los movimientos que
tiene el trabajador en el ao que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de
inicio de cada mes)
Movtos. e incidencias Liquidacin del ejercicio; se refiere a todos los movimientos que
tiene el trabajador en el ao que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de
inicio de cada mes).
Para entender mejor las diferencias, dar clic en el icono Impresora, se muestra la siguiente
pantalla:
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MANUAL AUDIMSS
9. MENU AUDITORIA
9.3.4 DISPMAG
Para accesar a este men, es Auditoria, DISPMAG por medio de la barra de accesos
Movtos. Afilia, DISPMAG.
Este proceso se realiza si determinaron diferencias en su revisin y puede ser por cada uno de
los meses o en forma bimestral, se sugiere realizarlo al final de la auditoria, ya que estos avisos
afiliatorios se derivan del pago de las diferencias.
Antes de iniciar este proceso debern tener impresos los pagos de la Diferencias que se
realizaron con el SUA, ya que los avisos que se presentarn deben corresponder a los
trabajadores por los cuales se pagan las diferencias.
171
MANUAL AUDIMSS
172
MANUAL AUDIMSS
Movtos. e incidencias Nomina del ejercicio ; se refiere a todos los movimientos que
tiene el trabajador en el ao que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de
inicio de cada mes)
Movtos. e incidencias Liquidacin del ejercicio; se refiere a todos los movimientos que
tiene el trabajador en el ao que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de
inicio de cada mes).
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MANUAL AUDIMSS
En esta pantalla se puede consultar la fecha y el Salario Diario Integrado en cada uno de los
movimientos del periodo que se esta trabajando.
En la siguiente pantalla se muestran los Avisos afiliatorios:
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MANUAL AUDIMSS
Generar movimientos afiliatorios por diferencias en SDI, con esta opcin se generan
todos los avisos de MS con fecha 01/xx/xxxx; esto quiere decir que si hay trabajadores
con diferencias en SDI y tiene percepciones Variables que integran el SDI, se genera
este aviso, solo aplica en los mese nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre,
noviembre) ya que son por efectos de percepciones Variables.
Genera movimientos afiliatorios por cambio de factor fijo, con esta opcin se generan
todos los avisos de MS por cambio de factor con la fecha que aplique a cada uno de
los trabajadores que tengan diferencias, esta opcin se generara mes a mes.
Genera movimientos afiliatorios Descendentes, con esta opcin se generan todos los
avisos Descendentes, para generar estos avisos es a partir de marzo (o el segundo
mes non de trabajo), para el sistema un aviso descendente aplica; si en un bimestre
anterior se genero un aviso ascendente y en el siguiente bimestre de trabajo NO hay
diferencia de dicho trabajador, esta opcin se generara cada bimestre.
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MANUAL AUDIMSS
Para dar de alta, dar clic en el icono Nuevo, se activa el campo Clave de movimiento y se
muestran los movimientos, seleccionar uno y continuar con la captura, si es modificacin de
salario descendentes activar la casilla con un clic, al concluir dar clic en Guardar, si se
equivocaron en los avisos, con la opcin Eliminar se borran estos movimientos.
Nota: si los avisos afiliatorios los realizan con la opcin b), debern realizar con esta opcin C)
los avisos Descendentes en el siguiente bimestre, es decir en forma manual.
Nota: es muy importante que revisen todos los movimientos afiliatorios para ver si estn
de acuerdo y en caso contrario, debern depurar y eliminar los avisos en los cuales no
estn de acuerdo.
Para realizar la revisin de los avisos afiliatorios a presentar, dar clic en el icono impresora:
176
MANUAL AUDIMSS
Reporte Dispmag Diferencias Centavos, este reporte es para cruzar contra los
trabajadores que estn pagando las diferencias (la impresin del SUA a detalle de los
pagos), si su reporte de audimss tiene ms trabajadores debern eliminar dichos
movimientos en esta pantalla y si viceversa, se tendrn que dar de alta en esta pantalla
los movimientos afiliatorios que no estn.
En el reporte Dispmag-Descendentes, podrn revisar las Modificaciones de Salarios
ascendentes y descendentes, en esta misma pantalla se eliminan o capturan los
movimientos.
En el reporte Modificacin de Salario, se muestran solo los salarios ascendentes.
Reporte de Reingresos, se muestran los reingresos del perodo.
177
MANUAL AUDIMSS
El primer campo Nmero de gua se capturan los dos primeros dgitos (es el nmero de la
subdelegacin del IMSS donde se entregan los Avisos Afiliatorios), los siguientes tres dgitos
los proporciona el IMSS ya que es la clave de los Avisos por Auditoria (406).
Archivos a Generar, seleccionar que tipo de movimiento se prepara, si es Modificacin de
Salario (MS) seleccionar Todos (si presentan en un solo disco todos los movimientos ya sean
ascendentes o descendentes) o Ascen y Desen (si se presenta un disco por avisos
ascendentes y otro por descendentes).
Perodo a seleccionar, es el mes de trabajo.
Generar CURP, son opciones para este campo; si no est la informacin en AUDIMSS este
campo puede generarse con ceros o espacios, para cumplir con estos campos obligatorios.
Generar UMF, es el nmero de la Unidad de Medicina Familiar, este puede ser vacio, con
ceros o bien el dato correcto que est en el Catlogo de Trabajadores, este campo solo aplica
para los Reingresos.
Generar trabajadores, se refiere al complemento del nmero de trabajador, el Dispmag trae
un espacio muy amplio para el nmero, por lo tanto cuando no se llena con el nmero que tiene
el trabajador hay que asignar ceros o espacios para llenarlos.
Desea incluir trabajadores con Jornada reducida, si tiene ese tipo de trabajadores solo
seleccionar la casilla con un clic.
Seleccionar destino del Archivo, pueden seleccionar la ruta o generar una carpeta nueva
para los avisos afiliatorios, dar clic en el botn aceptar, dar clic en Generar Archivo DISPMAG
donde est el icono Disco y se genera el archivo (si genero este archivo en la unidad C,
debern copiarlo a un diskette o el medio que indique el IMSS).
En ese momento se activa como la impresora de esta pantalla dar clic para generar el reporte
de dicho archivo.
Este es el reporte que se presenta ante el IMSS, como impresin del archivo Dispmag.
178
MANUAL AUDIMSS
9. MENU AUDITORIA
Para realizar el pago de las diferencias que se determinaron en AUDIMSS, debemos exportar
los archivos del menu 9.2 Nomina, 9.2.1Imss, para realizarlo debemos accesar al menu
11. Procesos,11.2 Exportacin de Archivos al SUA.
Se muestra la siguiente pantalla:
179
MANUAL AUDIMSS
Esta es para seleccionar el archivo a exportar, debern seleccionar Nomina para exportar los
archivos de Debi Cotizaral SUA, estos son los cinco archivos en formato txt.
Tambien podr seleccionar la segunda opcin Liquidacin esto es si en el menu Liquidacin,
Importacin disco del SUA, se importaron dos discos en el mismo mes o si en el menu
Liquidacin, Imss modificaron la informacin manualmente por motivo de un segundo disco
de pago; pago de diferencias en salarios.
Cuando se exporta el archivo de Liquidacin, en el archivo de Trabajadores Trab, en caso
de tener informacin de Amortizaciones del infonavit es necesario complementar los datos de
Tipo de crdito con la opcin 1, 2 3, depende el crdito.
El proceso para la exportacin ya sea Nomina, Liquidacin, es el mismo.
180
MANUAL AUDIMSS
Dar clic en el icono Si para gravar el error y posteriormente dar clic en Aceptar. Volver a
seleccionar la impresora y se muestra la lista de los reportes, seleccionar Exportacin al SUA
y se mostrar el reporte correctamente. El mensaje de error que manda la primera vez es por
que se genera la carpeta RESPN o RESPL.
9. MENU AUDITORIA
9.6 IMPORTAR ARCHIVOS PARA DIFERENCIAS
PROCESO PARA IMPORTAR LOS ARCHIVOS AL SUA PARA GENERAR PAGO DE
DIFERENCIAS
Para iniciar este proceso, el SUA no debe tener informacin de este patrn.
181
MANUAL AUDIMSS
Seleccionar de lado izquierdo la opcin Actualizar, Patrones y dar de alta al patrn con los
mismos datos de AUDIMSS, Actualizar, Salarios Mnimos, INPC y Recargos a la fecha de
pago de dichas diferencias.
Seleccionar el patrn para iniciar la importacin, de lado izquierdo en el menu Actualizar,
seleccionar Trabajadores y se muestra la siguiente pantalla:
182
MANUAL AUDIMSS
En esta pantalla en la parte central se muestra tres pestaas, seleccionar la pestaa dos
Importar Datos, de lado izquierdo nos indica Seleccione el tipo de importacin que desee y
se muestran cinco archivos, para iniciar seleccione Trabajadores (aseg.txt), en el campo de
Archivo a importar a la derecha se muestra un botn Examinar, indicar la ruta donde esta la
carpeta con los archivos, por default AUDIMSS genera esta carpeta en C:\RespN
183
MANUAL AUDIMSS
(si los archivos que se exportaron son de nomina) si cambiaron la ruta, buscar la ruta que
ustedes asignaron. Dentro de esta carpeta, al dar clic se muestran los cinco archivos que se
exportaron, seleccionar AsegN, en la parte inferiro se muestra un botn Importar, dar clic e
inicia el proceso de la importacin de este archivo.
Se muestra la siguiente pantalla:
184
MANUAL AUDIMSS
185
MANUAL AUDIMSS
En la parte inferior de la pantalla se mostrar si el archivo que se importo tiene errores, en caso
de marcar errores dar clic en el botn Impresin y se muestra el reporte con los errores o
mensajes detectados.
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MANUAL AUDIMSS
Debern revisar la informacin ya que con este mensaje, el trabajador no se puede importar, si
el nmero es correcto se ignora el mensaje y se da de alta manualmente este trabajador en
este mismo menu.
Para corregir la informacin hay dos opciones:
Dar de alta manualmente el trabajador que no se importo.
Corregir en AUDIMSS en el menu Catlogo de Trabajadores y volver a realizar el
proceso de Exportar archivos al SUA para importar nuevamente el archivo.
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MANUAL AUDIMSS
Este es solo un mensaje que se ignora porque no afecta y se origina en Nomina, Imss en el
movimiento de Inicio que se sustituye al dar clic en el icono M, el movimiento de inicio se
convierte en una MS a todos los trabajadores independientemente si tienen o no percepciones
variables para generar la MS.
Para corregir la informacin hay dos opciones:
Dar de alta manualmente el trabajador que no se importo.
Corregir en AUDIMSS en el menu Catlogo de Trabajadores y volver a realizar el
proceso de Exportar archivos al SUA para importar nuevamente el archivo.
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MANUAL AUDIMSS
Y activar la casilla IMSS y dar clic en el icono Mensual esto es para revisar la informacin
que se importo de AUDIMSS, donde debe mostrarse la misma informacin, en caso contrario
deberan revisar la informacin de Salarios Minimos en SUA y AUDIMSS, la tabla de Topes
salariales mensuales/bimestrales. Tambin se podr realizar la revisin por cada uno de los
trabajadores con el reporte del SUA y el reporte de AUDIMSS, si aplican correccines estas se
podrn realizar manualmente en el SUA hasta llegar a los mismos importes, hasta que tienen la
misma informacin podrn continuar con el calculo de las Diferencias, de lo contrario no podrn
continuar; porque las diferencias no serian las mismas que muestra AUDIMSS.
Cuando el reporte del SUA muestra la misma informacin que en AUDIMSS, en esta misma
pantalla debern Generar pago, en una carpeta para guardar todos los meses, ms adelante
al determinar las diferencias se volvera a leer este archivo.
Se recomienda realizar respaldos en cada uno de los meses del SUA que estan trabajando,
esto es por seguridad.
Nota: si necesita realizar este proceso de las liquidaciones y de nominas, primero debern
realizar este proceso de las Liquidaciones, realizar los discos de pago, respaldos y eliminar la
empresa del SUA. Para iniciar el proceso de Nomina nuevamente se da de alta el patrn y se
actualizan todos los datos.
189
MANUAL AUDIMSS
En el primer recuadro indique el paquete de discos, teclear fecha de pago de dichas diferencias
(hasta esta fecha debern estar actualizadas las tablas de INPC y Recargos ), nmero de
crdito teclear un nmero vlido, en tipo de documento seleccione el 54 Dictamen Pago
Inmediato, en la parte inferior de la pantalla se muestra un icono Calcular, se muestra la
siguiente pantalla:
190
MANUAL AUDIMSS
Dar clic en aceptar y se muestra la siguiente pantalla para seleccionar la ruta y se muestra la
siguiente pantalla con el nombre del archivo:
191
MANUAL AUDIMSS
Dar clic en aceptar y se muestra la siguiente pantalla para seleccionar la ruta, donde esta el
nombre del archivo a importar (como se indica al leer el disco de lo pagado)
Se muestra la pantalla para indicar que termino el proceso para generar las Diferencias.
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MANUAL AUDIMSS
Por ltimo seleccionar cada uno de los reportes como se indica en la siguiente pantalla, para
agregarlos a su Dictamen y generar el Archivo de Pago y este ser el que se lleva al banco
o se realiza el pago por transferencia bancaria.
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MANUAL AUDIMSS
Este proceso se realiza por los doce meses o bien por los meses que decidan realizar los
pagos de Diferencias.
Para guardar el Archivo de Pago se recomienda, generar una carpeta en la unidad C,y
posteriormente pasar estos archivos a los discos de pago.
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MANUAL AUDIMSS
Papeles de Trabajo
Para consultar este reporte, debern generar el archivo del Dispmag por cada
uno de los meses.
195
MANUAL AUDIMSS
1. Recuperacin ndices
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MANUAL AUDIMSS
Se muestra la siguiente pantalla, seleccionar la opcin aceptar para que inicie el proceso.
Este poceso no aplica a partir de la versin 11.0.0; ya que solo se considero cuando se cambio
la plataforma a windows.
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MANUAL AUDIMSS
Movimientos de liquidacin
Incidencias de liquidacin
Incidencias de liquidacin anual
Movimientos de liquidacin acuerdos IMSS
Movimientos de nmina
Incidencias de nmina (se exporta a Excel)
Incidencias de nmina anual
Resumen excedente mensual
Resumen excedente bimestral
Movimientos de nomina acuerdos IMSS
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MANUAL AUDIMSS
8.- Dispmag
Modificaciones de salario
Dispmag-Descendentes
Bajas
Reingresos
Dispmag-diferencias centavos
Trabajadores Improcedentes
Movimientos Improcedentes
Exportacin al SUA
Trabajadores sin movimientos
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