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ADMINISTRACION GENERAL I
CAPITULO I
NATURALEZA DE LA ADMINISTRACION
TEORAS ADMINISTRATIVAS
caso la Administracin) y que nos permiten describir, comprender y predecir los hechos o
fenmenos en dicho campo.
Se plantean las siguientes teorias de acuerdo con su cronologa de aparicin.
avances en unas reas tenan impacto o eran aprobechadas tambin en otras reas. Esto
condujo a la creacin de una teora integradora del saber que reflejara semejanzas, vacis
yuxtaposiciones, etc.
En las dcadas del 50 y 60, el bilogo Ludwing Von Bertalantffy public sus obras sobre la
Teora General de Sistemas. Katz y Kahn aplican la teora de sistemas a las organizaciones.
Esta teora considera la organizacin como un sistema abierto; en este sentido propende a
abrir la visin de las empresas, con el fin de tomar en consideracin las variables del medio
o ambiente en que se desenvuelven, as como diversos aspectos que surgen de la
interrelacin de los elementos internos de la empresa.
Sistema en su acepcin ms simple es: conjunto de elementos interrelacionados, por lo
tanto el nfasis de esta teora se dirige, ms que a los elementos, a las relaciones entre
stos. Esta teora es la menos criticada, quiz porque es relativamente nueva.
Respecto a ciertas crticas a determiadas teoras, cabe mencionar que no pocas veces se
basan en falsas interpretaciones o dejan de lado lo ms importante de la teora criticada a
fin de juzgar negativamente aspectos accesorios.
ESCUELAS ADMINISTRATIVAS
tomados de la experiencia, que se irn adaptando a cada caso segn sean convenientes, o
no, a las circunstancias concretas.
4. ESCUELA DEL SISTEMA SOCIAL: Esta escuela tiene gran relacin con la de la
conducta humana ambas concideran al hombre como lo ms importante en la
administracin. Considera la practica de la administracin como un sistema de
relaciones interculturales. Esta escuela esta orientada sociologicamente.
El fundamento en que se apoya esta escuela es el siguiente: si la esencia de la
administracin es la coordinacin, sta es un elemento esencialmente sociolgico
y, por consiguiente, debe ser estudiada con toda profundidad para poder analizar
las formas de cooperacin o colaboracin entre los hombres, para estimular la
interaccin entre los individuos que conforman un sistema social y evitar la
separacin entre ellos, con base en un equilibrio entre los mejores intereses del
grupo. La escuela esta interesada en las relaciones entre.
(1) La organizacin
(2) Los entornos interno y externo
(3) Las fuerzas que producen el cambio y los ajustes.
Esta escuela destaca la interaccion y la cooperacin de las personas que forman
una entidad social.
CAPITULO II
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
LA EMPRESA
3.0. DEFINICIN.
La empresa, entendida como elemento de la sociedad que produce
bienes o servicios para satisfacer necesidades o deseos de la poblacin, debe
ser administrada para poder lograr sus fines. Es la unidad econmica, juridica
y social de produccin, formada por un conjunto de factores productivos bajo
la direccin, responsabilidad y control del empresario, cuya funcin es la
creacin de utilidad mediante la produccin de bienes y servicios, y cuyo
objetivo vendra determinado por el sistema econmico en que se encuentre
inmersa.
l trmino empresa puede ser entendido en sentido amplio,
referido a una actividad que se emprende o realiza y, por lo tanto, puede
incluir ministerios, escuela, municipio, rdenes religiosas, compaias de
bomberos, etc., pero su acepcin ms generalizada la restrimge a la
produccin de bienes y servicios en busca de un rendimiento econmico.
3.1. -OBJETIVOS:
El objetivo principal de toda empresa es elevar al mximo el valor que tiene
para sus acionistas.
A) Maximizacin de ganancia o maximizacin de valor de mercado: se
considera que la verdadera meta de toda empresa es incrementar al maximo
las ganancias y el precio de las acciones en el mercado, lo que demuestra la
efiencia de la compaa.
B) La Direccin de la empresa y los accionistas: en algunos casos l
objetivo de la direccin de la empresa puede diferir del de los accionistas en
una gran empresa cuyas acciones estn muy distribuidas. Los accionistas
ejercen poco control o influencia sobre las actividades de aquella, el
objetivo principal de la direccin es su propia supervivencia.
C) Un objetivo Axiomatico: La maximizacin de la riqueza del accionista es
pues una guia adecuada de cmo deberia actuar una empresa, cuando la
direccin no actua de acuerdo con este objetivo es una restriccin que tiene
un costo de oportunidad.
3.2. CARACTERISTICAS:
Tenemos las siguientes caracteristicas:
1. Adecuabilidad: La forma de organizacin que seleccione deber ser
adecuada a la cantidad y tipo de fondos necesarios para diferenciar a
las empresas
2. Utilidades: Estas son distribuirn en funcin al tamao de la
Organizacin, y al numero de socios.
3. El Riesgo: La responsabilidad de los propietarios o socios tiene un
efect en la disponibilidad de financiamiento.
4. El Control: Cuando se trata de una empresa de tipo individual l
propietario puede estar seguro de que efectuar el control an en forma
parcial. Mientras que en una sociedad de capitales el control s efectua en
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CAPITULO III
LA P L A N I F I C A C I N
4.0. RESUMEN.
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Como dice Koontz La planeacin permite salvar la brecha que nos separa del sitio donde
estamos, al lugar donde queremos llegar, hace posible que ocurran las cosas que de otra
manera o hubieran sucedido o, de haber ocurrido, hbiera sido pura casualidad.
La planeacin como funcin administrativa, constituye tambin un proceso que
comprende:
- Definir, misiones.
- Fijar objetivos.
- Determinar alternativas de accin que hagan posible el logro de los objetivos
previstos.
- Tomar decisiones.
4.1. DEFINICIN.
La planeacin es un proceso racional que prev los resultados que una
empresa pretende lograr, dentro de los lmites que implica el tiempo, la disponibilidad de
recursos econmico-financieros, materiales y tecnolgicos, as como del aprobechamiento
del esfuerzo, capacidad y poder humano.
4.2. IMPORTANCIA.
Planear es tan importante como hacer, porque:
a) Es util y ventajosa para el gerente: constituye la base de su actuacin.
b) La eficiencia: se logra a travs de un buen plan.
c) Encausa los esfuerzos hacia metas comunes: hacer planes ayuda a la
coordinacin.
d) Seala el objetivo: para que pueda ser realizado integra y eficazmente.
e) Todo plan tiende a ser econmico: es decir, ahorra tiempo, esfuerzo, recursos.
f) Todo control es imposible si no se compara con el plan previo: sin planes se
trabaja a ciegas.
g) La planeacin permite enfrentarse a las contingencias: que se presenten con las
mayores posibilidades de xito, eliminando la improvisacin.
B.- Objetivos/Metas:
Es en esencia el fin y el punto final de la planeacin. Es lo que
queremos y debemos lograr. Es un resultado proyectado y comprometido. Los
objetivos dic Konntz, representan no slo el punto final de la planeacin sino
tambin el fin hacia el cual se dirigen la organizacin, la direccin y el control,
es decir todo, el proceso administrativo.
Como instrumentos de gestin empresarial, los objetivos que se
establezcan o se fijen en un plan, deben tener las siguientes caracteristicas.
Medibles, razonables, claros, coherentes, estimulantes.
C.- Estrategias:
Son medios por los cuales se logran los objetivos, esto no implica que las
Estrategias describan la forma exacta de cmo una empresa ha de lograrlos, ya
que esto depende de muchos otros factores o medios ms que puedan hacer
funcionar una estrategia, o no. Sin embargo, su importancia para orientar la
planeacin y su ejecucin propiamente dicha, hace posible la formulacin o
fijacin de objetivos estratgicos y, por ende, de planes estratgicos.
D.- Polticas:
Son pautas establecidas que respaldan esfuerzos o toma de decisiones con
el fin de lograr objetivos. Es un medio de gestin empresarial que alienta la
discrecin y la iniciativa pero dentro de unos lmites. Es importante tenerlas en
cuenta en el proceso de formulacin y ejecucin del plan, e incluso. Proponer
otras, si es necesario.
E.- Procedimientos:
Son mtodos que describen la forma exacta en que deben realizarse
determinadas acciones administrativas, por lo tanto, pueden ser generados por
El plan, o tenidos en cuenta durante el proceso de su formulacin y ejecucin.
F.- Reglas:
Son normas que guan la accin administrativa de una manera vertical,
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G.- Programas:
Es la determinacin o asignacin de tareas, pasos a seguir, recursos a
emplear, con el fin de llevar a cabo alternativas de accin administrativas,
Previamente establecidas. Su formulacin implica la inclusin de un
presupuesto.
H.- Presupuesto:
Es un programa expresado en nmeros, especficamente, valorado
monetariamente. Es la determinacin de costos que implica la realizacin de
una, accin administrativa, un programa o un plan de gestin empresarial. Un
presupuesto puede expresarse tambin en trminos financieros, horas-hombre
uidades de producto, etc. Es uno de los instrumentos ms importantes de la
planeacin.
PLANEAMIENTO ESTRATGICO
.
Son planes de largo aliento o de largo plazo, 3, 5,10, o m aos. Es una
herramienta de gestin orientada al manejo del cambio, es decir, a construir una
organizacin capaz de adaptarse a la inestabilidad del entorno con eficiencia y
eficacia.
La planeacin estratgica se realiza en dos etapas:
- Una etapa de anlisis en la cual, en funcin a un diagnstico proyectivo de la
empresa y de su entorno, se determina las debilidades y fortalezas de la
organizacin, y las oportunidades y riesgos que le ofrece su medio ambiente.
- La otra etapa es de decisin, en la cual, adems de establecerse con precisin la
finalidad, los objetivos y los requerimientos, se determinan las acciones
estratgicas que, de manera proactiva harn posible el logro de los objetivos
previstos y, por consiguiente, el manejo de los cambios conducentes hacia l
Futuro, deseado. Para una mejor comprensin.
EL COMPROMISO DE UN PLAN
Para esto, es vital que la alta direccin establezca las reglas de juego en
forma clara, con el fin de que grupo ejecutivo o de decisin, gerentes, jefes o
supervisores; el grupo staff y todos los dems grupos operativos, no slo conozcan lo
que se tienen que hacer, sino lo que se va, a lograr y para qu, con el fin que cada
trabajador, de acuerdo a su nivel y responsabilidad, asuma su rol en forma consciente
y totalmente identificado.
CAPITULO IV
LA OR GANI ZAC I N
5.0. - RESUMEN:
Para comprender en qu consiste la Organizacin como etapa del proceso
administrativo es importante conocer la diferencia entre tres conceptos bsicos:
La organizacin como ente social. Como estructura orgnica y la organizacin
como empresa.
5.1. DEFINICIN:
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C.- La departamentalizacion:
Es evidente que el objetivo fundamental del proceso de organizar una
empresa, es crear el ambiente propicio donde las personas no slo puedan
desempear sus funciones con eficiencia y eficacia, sino que sientan una
satisfacin e identificacin al realizarlas. Esto implica que la estructura que se
disee sea funcional y proyectiva, que responda a los intereses organizacionales y de
los miembros
que la integran, es decir, que el tipo de departamentalizacin que adopte una
empresa dependa de su naturaleza, del giro de su actividad, de sus necesidades y
objetivos.
En este sentido es importante sealar que no existe una forma ideal o una receta
que se pueda aplicar a todas las empresas.
Entre los diferentes tipos de departamentalizacin, tenemos los siguientes
b.-Por tiempo:
-Como su nonbre lo indica las actividades s departamentalizan en funcin al tiempo
o a la jornada laboral que exige el funcionamiento de la enpresa o institucin.
-Ventaja.-es aplicable en las instituciones que, por la naturaleza del servicio, tienen
que funcionar las 24 horas, por ejemplo hospitales.
-Desventaja.-Dificulta la supervicin coordinacin y comunicacin.
A - Todos y cada uno de los puestos se representan por rectngulos iguales en sus
condiciones (proporciones, tipo de letra, nombre o no de las personas, profesin o
no).
B - Los rectngulos se unirn, segn corresponda, medianta rectas: del mismo
espesor, color, horizontales y verticales solamente; contnuas; no punteados; que
principian o terminan en otra recta o en el punto medio del lado pertinente del
rectngulo correspondiente.
C - Las unidades de Lnea, debern ser debajo y al costado derecho de la unidad a
la que reporta.
D - La unidades de apoyo y de servicios deben ser diagramadas debajo y al costado
derecho de la unidad a la que reportan.
E - Todas las unidades que reportan a una unidad comn, debern ser diagramadas
en una misma altura.
F - Cuando una horizontal es cortada desde arriba, en su punto medio, todas las
verticales que penden de ella, participan de las condiciones de la vertical cortante.
CAPITULO V
LA D I R E C C I N
6.0. RESUMEN:
6.1. DEFINICIN:
A. La Multiplicidad de Papeles.
Las personas no son simplemente factores de produccin. Son
miembros de un sistema social en el cual cumplen diferentes roles, son
consumidores de bienes o servicios, son miembros de una familia, de una
iglesia, de un club, de un partido poltico, de una universidad, etc.
C. La Dignidad Personal.
El rol que tipifica la gestin administrativa es el logro de
resultados organizacionales. Sin embargo, como ya lo hemos precisado, esta
funcin gerencial implica el mximo aprovechamiento del esfuerzo de otros,
pero esto no significa llegar al fin, es decir lograr estos resultados sin que
concidere los medios que se van a emplear. Es necesario que los gerentes sean
conscientes de que sus subordinados son seres humanos y por lo tanto deben
ser tratados como tales. No se puede lastimar a los colaboradores para
demostrar eficiencia y eficacia gerencial.
6.5. DELEGACIN:
Delegar es comunicar a otra persona parte de nuestra autoridad
compartiendo con ella nuestra responsabilidad, para que ejercite la primera a
nuestro nombre.
A- Beneficios de la Delegacin:
a) Permite desatender detalles para ocuparse mejor de las cosas de mayor
importancia.
b) Aumenta por consiguiente la eficiencia administrativa en proporcin
geometrica ya que el jefe puede dedicarse a las cosas de mayor
importancia.
c) Favorece la especializacin ya que suele delegar por funciones.
d) Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la
realidad.
B- Desventajas de la delegacin:
a) Aumenta los riesgos.
b) Debilita el control.
c) Divide el mando
d) Reduce la uniformidad.
C- Especies de delegacin:
1. Puede ser ante todo, general y concreta, segn s de para todas las
actividades o slo para determinadas acciones.
2. Puede ser temporal o limitada, ya sea que se comunique slo por un
periodo determinado,
3. Puede ser lineal funcional o staff, segn se d autoridad como jefe nico
sobre un grupo.
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6.7. COORDINACIN:
El funcionamiento interno de la empresa implica el acoplamiento de las
actividades que se realizan dentro de un rea y, lgicamente, de todo lo que se
hace en las diferentes reas. Este proceso de accin y decisin relacionadas o
vinculadas entre si, es lo que se llama coordinacin, la misma que tiene como
medio generador a la comunicacin, pues sin sta, no seria posible el
funcionamiento interno de la empresa, es decir, la integracin de todas las
funciones administrativas.
Barnard considera a la comunicacin como el medio a travez del cual las
personas se vinculan en una organizacin para alcanzar un fin comn. De hecho la
actividad de grupo sera imposible sin la comunicacin ya que no se podra lograr
ni la coordinacin ni el cambio.
6.8. INTEGRACIN:
Algunos autores, como Koontz y Weihrich, la concideran como una etapa
del proceso administrativo; sin embargo, nosotros lo vamos a considerar como
una funcin gerenciar o de direccin; debido a que es el gerente quien al final
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6.9. EL LIDERAZGO:
6.10. LA MOTIVACION:
Las Quejas. Las quejas tienen importancia para el mando sobre todo por que
resuelven objeciones que los subordinados presentan para obedecer, corrigen
defectos que inicialmente no s habian previsto.
a) Momentos de quejas: deben distingirse como etapas distintas en la queja las
siguientes.
Insatisfaccin: consiste en el estado de descontento que el empleado,
trabajador o jefe tienen respecto de una situacin concreta.
Queja: Consiste en la manifestacin expresa, oral o escrita, que el empleado
hace a sus superiores sobre aquello que le ha producido insatisfaccin.
Agravio: ste existe cuando un empleado considera que su queja no ha sido
resuelta justamente. Lo mismo cuando estima que esa queja no ha de ser
oda.
b) Tipos de Queja: Las quejas pueden ser.
Objetivas: Las que fueron motivadas por hechos concretos que pueden
comprobarse aun cuantitativamente.
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6.11. LA SUPERVISIN:
Concepto: La palabra supervisin deriva de Super sobre y Videre ver; implica
por lo tanto, ver sobre, revisar, vigilar.
La funcin supervisora supone ver que las cosas se hagan como
fuern orfenadas. Aunque tiene que darse en todo jefe, predomina en los del
nivel imferior, llamados por ello supervisores inmediatos.
Su Importancia: El supervisor tiene que aplicar reglas en funcin de:
a) Sr el encargado directamente de la labor de vigilancia.
b) Es el eslabon que une al cuerpo administrativo con los trabajadores y
empleados.
c) Es el trasmisor no slo de las ordenes e informaciones motivaciones sino
tambien de las inquietudes, deseos, temores, esperanzas, reportes, de los
empleados y obreros.
Funciones del Supervisor: Todo supervisor necesita:
a) Distribuir el trabajo.
b) Saber tratar a su personal (relaciones humanas).
c) Calificar a su personal.
d) Instruir a su personal.
e) Recibir y tratar las quejas de sus subordinados.
f) Realizar entrevistas con stos.
g) Hacer informes, reportes, etctera.
h) Conducir, reuniones, aunque sean pequeas.
i) Mejorar, los sistemas a su cargo.
j) Coordinarse, con los dems jefes.
k) Mantener la disciplina.
DISCIPLINA:
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CAPITULO VI
EL CONTROL
7.0. RESUMEN.