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UNIDAD TEMATICA I PROCESO ADMINISTRATIVO Y EL AREA DE VENTAS
Proceso Administrativo
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Chiavenato, Idalberto. Administracin: Proceso Administrativo. Editorial Mc Graw Hill. 3ra. Edicin. Colombia 2007. 10 pg.
ISBN: 978-958-41-0161-7.
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Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemtico; se entiende de la
siguiente manera:
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Chiavenato, Idalberto. Administracin: Introduccin a la Teora General de la Administracin. Editorial Mc Graw Hill. 3ra.
Edicin. Colombia 2007 Pg. 25 a 31. ISBN: 978-958-41-0161-7.
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1.1.1 ELEMENTOS Y SU ENFOQUE EN VENTAS: PREVISIN, PLANEACIN,
ORGANIZACIN, INTEGRACIN, DIRECCIN Y CONTROL
PREVISIN
a) Previsibilidad: Debe de realizarse tomndose en cuenta no hay certeza
completa por la cantidad de factores y la intervencin de decisiones humanas, por
lo siempre existir en la empresa un riesgo.
b) Objetividad: Las previsiones deben de descansar en hechos ms que en
opiniones objetivas. El xito de la empresa es en base a la informacin de que
disponga.
c) Medicin: Las previsiones sern tanto ms seguras cuando ms podamos
apreciarlas o medirlas.
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o Anlisis de la situacin
o Establecimientos de metas y objetivos
o Determinacin del potencial de mercado
o Pronstico de ventas
o Seleccin de estrategias
o Desarrollo de actividades
o Asignacin de recursos
o Control del plan
ORGANIZACIN
Aqu se encuentra la reparticin de obligaciones por medio de la estructura
organizacional Tipos estructurales de la organizacin de ventas
Las funciones de una organizacin de ventas, pueden concentrarse en cuatro
tipos esenciales de estructura orgnica:
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1) Tipo lnea: Es donde toda la responsabilidad del mercado recae en
una sola persona, el gerente de ventas.
Integracin
1. Adecuar funciones a los hombres
2. Proveer a los hombres de elementos administrativos para el buen
desempeo de su funcin y
3. Darle importancia a una buena introduccin adecuada.
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DIRECCIN
Consiste en coordinar el esfuerzo comn de los subordinados, para alcanzar las
metas de la organizacin. Consiste en dirigir las operaciones mediante la
cooperacin del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de
productividad mediante la motivacin y supervisin. Est funcin requiere que los
administradores influyan en los individuos para el cumplimiento de las metas
organizacionales y grupales.
CONTROL
Evaluacin de los representantes de ventas:
1. Fuentes de informacin: La fuente ms importante son los informes de
ventas. Otras fuentes adicionales son observacin personal, cartas y
quejas de los consumidores, encuestas del consumidor y
conversaciones con otros representantes de ventas.
2. Evaluacin formal del rendimiento: Los informes de fuerza de ventas,
junto con otros informes y observaciones, suministran la materia prima
para evaluar a los miembros de la fuerza de ventas. La evaluacin
formal produce al menos tres beneficios:
La gerencia tiene que desarrollar y comunicar estndares claros para
juzgar el rendimiento.
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La gerencia est motivada para recabar informacin ms completa
acerca de cada vendedor.
Los representantes saben que tendrn que explicar su rendimiento o
su fracaso para lograr ciertas metas.
PREGUNTAS DE CONTROL
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Werther, William B. 1995. Administracin de personal y recursos humanos. (4 ed.) Mxico: McGraw - Hill Interamericana de
Mxico, pag 54 S.A.
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objetivos, contratacin, entrenamiento, compensacin, organizacin, motivacin,
automatizacin de fuerza de ventas, y evaluacin, entre otros.
IMPORTANCIA
La importancia de la organizacin competente debe cubrir con claridad todos los
mercados potenciales con la dotacin de vendedores adecuada y deber saber
calcular la carga de trabajo mensual de cada vendedor acorde con el nmero de
visitas que haya elegido en su mezcla de visitas (intensiva o extensiva). 4
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Hartley, Robert F. Administracin de Ventas. Editorial Grupo Editorial Patria. 1ra. Edicin. Mxico 2008. 23, 24,25 pgs. ISBN:
968-26-0278-5.
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La presentacin: si bien el objetivo final de toda presentacin de venta es
hacer una venta, es bueno esperar que este siempre ser el resultado. Se
puede hacer una visita en forma sencilla para cultivar un cliente, para
preparar el camino para una relacin fructfera en el futuro.
Una presentacin de ventas puede tomar dos direcciones. Puede en primer
lugar mostrar los beneficios del producto o servicio. O puede ser para agudizar
las necesidades del cliente por parte del vendedor y solo entonces presentar
los beneficios de la venta adecuada a esas necesidades
Manejo de las objeciones y de la resistencia a la venta: las objeciones
pueden presentarse en cualquier momento durante la presentacin. El
vendedor debe estar preparado para e incluso dar la bienvenida- ellas, ya
que por lo general indican cierto inters inicial, y tambin ofrecen la
oportunidad de presentar puntos de venta adicionales en el proceso de
contestarlas. Las objeciones comunes se refieren al precio, a la satisfaccin
con proveedor actual, renuncia a tomar una decisin por el momento, no
hay necesidad inmediata para el producto o servicio, sentimientos negativos
hacia la forma del vendedor, y la insistencia sobre tratos y oferta especiales
inaceptables. El vendedor debe anticipar tales objeciones y hacer planes
sobre la forma de refutarlas (*)
Cierre de la venta: la culminacin del proceso de venta es el cierre de la
venta misma. Aqu el vendedor solicita el pedido al prospecto. En realidad
pocos prospectos expresan la voluntad de comprar, de manera que tienen
que ser conducidos por el vendedor
Pistas o seales de que el cliente est listo para el cierre
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Forma de actuar como si ya estuviera arreglada la principal objecin a la
compra y haciendo preguntas que se refieren a los detalles (Cmo desea que
se le envie? O Qu clase de financiamiento desea?)
Continuacin: la mayora de las firmas reconocen que el xito en sus
operaciones dependen de clientes satisfechos que vuelvan a comprar. Por
lo menos, se sugiere que el vendedor reafirme en el cliente lo prudente de
su compra, debe manejar el pedido y la entrega en forma tan eficiente como
sea posible, regresar a comprobar que el producto est funcionando en
forma satisfactoria, y debe estar preparado a manejar con rapidez cualquier
problema y a acelerar la reposicin de algunas partes.5
Se sugiere que todo vendedor haga las siguientes preguntas despus de una
entrevista que no tuvo xito, para la evaluacin de sus errores en la venta.
Hice contacto con la fue efectiva la forma de tuve confianza durante hable mucho o
persona adecuada? abordar? mi aproximacin? demasiado rpido?
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Johnston, Mark W. Administracin de Ventas. Editorial Mc Graw Hill. 9na. Edicin. Mxico 2009. 70-71 pgs.
ISBN: 9789701072820.
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1.2.2 AMBIENTE INTERNO Y EXTERNO PARA EL ANLISIS DE LAS
VENTAS
Existen factores internos y factores externos que influyen en la estructura
organizacional.
FACTORES INTERNOS
Recursos humanos
Recursos financieros
Capacidad de servicio
FACTORES EXTERNOS
Marco economico
Marco tecnico
Marco ambiental
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Johnston, Mark W. Administracin de Ventas. Editorial Mc Graw Hill. 9na. Edicin. Mxico 2009. 12-23 pgs. ISBN:
9789701072820
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1.2.3 TRANSICIN DE LAS VENTAS A LA ADMINISTRACIN
Ciertos trabajos de venta de bajo nivel tienen obligaciones rgidamente prescritas.
Las rutas pueden ser cuidadosamente indicadas y especificadas las visitas al
cliente. El mensaje de venta puede ser enlatado o memorizado, habiendo sido
determinadas las palabras por alguien en la oficina general. En esta situacin hay
poca probabilidad para la iniciativa o para la administracin personal por parte del
vendedor.
La situacin de venta ms comn, encuentra con el vendedor con amplia latitud.
Cierto con frecuencia habr un territorio prescrito y puede haber alguna
identificacin de clientes potenciales en ese territorio. Pero la supervisin ser
indirecta, ya que primero, los resultados de ventas empricas de los vendedores
proporcionara datos y continuacin para los superiores; y estos superiores pueden
encontrarse, en un distrito u oficina de ventas muy lejano. En estas circunstancias
el representante de ventas exitoso necesita ejercer mucha habilidad administrativa
al desempear su trabajo tan eficazmente como sea posible. El tiempo debe ser
literalmente presupuestado para producir el mximo de ventas que sea posible. El
tiempo perdido en salas de espera y antesalas puede ser costoso, un buen
gerente de ventas debe crear en los vendedores este sentido de administrar un
territorio para fortalecer su eficacia en ventas. A menos que se calque la
administracin, muchos vendedores bajo la presin de las cuotas de ventas y las
directivas de venta, tienden a olvidarse de la administracin para concentrarse
solo en hacer las visitas de venta, por ms ineficientes y mal planeadas que
puedan estar. El trabajo de vender puede ser un gran campo de entrenamiento
para puestos mas elevados se si aplica conscientemente la idea de administrar el
territorio. En tanto progresa el vendedor hacia la administracin de ventas, las
responsabilidades cambian a la planeacin, direccin y control de los esfuerzos de
otros. Otro requisito de la transicin de ventas a la administracin es la toma de
mayores y mas diversas responsabilidades. Estas incluirn enfrentarse a un
cumulo de asuntos y problemas del personal, dirigir una oficina sucursal, tratar con
ciertas cuentas clave, desarrollar y analizar reportes, manejar correspondencia y
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trabajar con otros departamentos, tales como publicidad, ingeniera, crdito y
programacin de la produccin.8
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Hartley, Robert F. Administracin de Ventas. Editorial Grupo Editorial Patria. 1ra. Edicin. Mxico 2008. 56-57 pgs. ISBN:
968-26-0278-5
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Hartley, Robert F. Administracin de Ventas. Editorial Grupo Editorial Patria. 1ra. Edicin. Mxico 2008. 23-25 pgs. ISBN:
968-26-0278-5
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consecuencia, los clientes pueden elegir a sus proveedores o cambiarlos mediante
un simple clic. Los criterios de seleccin de los clientes son principalmente
financieros y hacen referencia a la capacidad de respuesta de la empresa, pero
tambin puramente afectivos (necesidad de reconocimiento, de escucha,
etctera). En un mundo cada ms competitivo, las empresas que quieren
aumentar sus ganancias tienen por lo tanto varias alternativas:
* Aumentar el
margen para cada
cliente.
* Aumentar la
cantidad de
clientes.
* Prolongar el ciclo
de vida del cliente,
es decir, la lealtad
del cliente.
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DEFINICIN
La gestin de relaciones con el cliente o CRM (en ingls CRM por Customer
Relationship Management) tiene la intencin de proveer soluciones tecnolgicas
que permitan fortalecer la comunicacin entre la empresa y sus clientes para
mejorar las relaciones con la clientela a travs de la automatizacin de los
distintos componentes de la relacin con el cliente:
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en ingls, abreviado como SFA) consiste en otorgar a los negocios herramientas
de puesta a prueba para asistir la implantacin de medidas destinadas a
potenciales clientes (gestin de contactos, de reuniones de ventas, de
relanzamientos, pero tambin ayuda en la preparacin de propuestas comerciales,
etc.).
3. Gestin de servicio al cliente: a los clientes les gusta sentirse conocidos y
reconocidos por la empresa y no quieren tener que volver a contar la historia de su
relacin con la empresa cada vez que son contactados.
4. La posventa: en esta etapa se provee asistencia al cliente, en especial a travs
de la implementacin de centros de llamada (tambin conocidos como Servicio de
atencin al cliente, lneas directas o por el trmino en ingls, call centers) y del
suministro en lnea de informacin de soporte tcnico. 10
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Hartley, Robert F. Administracin de Ventas. Editorial Grupo Editorial Patria. 1ra. Edicin. Mxico 2008. 75-79 pgs. ISBN:
968-26-0278-5.
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1.3.2 LAS VENTAS EN LA ERA DE LAS RELACIONES
Actualmente se ha reconocido que las relaciones a largo plazo con los clientes son
uno de los activos ms importantes en una organizacin, y que por lo tanto es
necesario desarrollar sistemas de informacin que les permitan crear la "propiedad
del cliente" o retener a un cliente. Una propiedad del cliente exitosa crear una
ventaja competitiva y dar como resultado una mayor retencin del cliente, as
como un beneficio para la compaa.
Para crear relaciones a largo plazo con los clientes es necesario hacer uso de
diversas herramientas, entre las cuales destacan las relaciones pblicas la
implementacin de planes de mercadotecnia efectiva as como hacer uso de las
nuevas tecnologas y algunas tcnicas de venta con el fin de acercarnos al cliente
y permitir que el conozca la empresa y los productos que la misma ofrece.
Entre las tcnicas de venta que son efectivas para la retencin de clientes
destacan las ventas personales puesto que incluyen presentaciones de venta cara
a cara entre intermediarios, clientes y prospectos. Generan relaciones personales
a corto y a largo plazo que agregan conviccin persuasiva a las presentaciones de
ventas que relacionan los productos y servicios con las necesidades del
comprador.
Cuando las ventas se personalizan nos permiten elegir al vendedor indicado para
cada tipo de cliente, as como garantizar que le ofreceremos un producto justo a la
medida de sus necesidades que ser de su inters y a su vez mostrarnos
interesados en el mismo con lo cual se sentir satisfecho y har un posible cliente
frecuente y fiel a nuestros productos o servicios. Quien en la actualidad no crea
relaciones con sus clientes difcilmente es competitivo pues en un mercado tan
diverso es necesario asegurar la satisfaccin de los clientes y con esto la garanta
de que regresarn. 11
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Hair, Joseph. Administracin de Ventas: Relaciones y Sociedades con el Cliente. Editorial Cengage Learning. 1ra.
Edicin. Mxico 2010. 51-56 pgs. ISBN: 9786074810301.
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1.4 LA TICA Y EL DESARROLLO SUSTENTABLE EN LA PRCTICA DE
VENTAS
Las ventas cada vez tienen que ser ms agresivas en este mercado competitivo y
al mismo tiempo sutil. Una de las principales responsabilidades de los vendedores,
es ser honestos y ticos ante los clientes reales y potenciales
Un vendedor siempre tiene que ser honesto con el cliente y tiene que ser realista
con los recursos y bondades de su producto o servicio, porque de lo contrario el
consumidor en determinado momento si notara que fue engaado, reportara una
falta de tica y profesionalismo por parte del vendedor y por lo tanto de la empresa
y debemos tener presente que por un mal vendedor se derrumba la imagen de la
empresa y ese cliente insatisfecho podra comentar esta mala experiencia con
cinco clientes o posibles clientes ms, por lo que el perder seriedad y
profesionalismo entre los clientes le cuesta a la empresa y al vendedor la
credibilidad por falsear informacin, como resultado de querer vender o llegar a
sus metas a costa de mentiras, de engaos, o falsas promesas de venta.
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ritmo que es afectado por la actividad humana.
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Pelton Lou E Administracin De Ventas. Mc Graw Hill, Segunda Edicin 2005. pags. 45-49
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