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MANUAL AUTOFORMATIVO
ASIGNATURA
INFORMTICA
Autor:
Mg. ADIEL OMAR FLORES RAMOS
NDICE
INTRODUCCIN ....................................................................................................................... 6
2
GLOSARIO DE UNIDAD I ....................................................................................................................... 66
AUTOEVALUACIN N 01 ..................................................................................................................... 71
3
Tema N 1: Fundamentos conceptuales de base de datos ................................................................. 126
1. Qu es una base de datos? ..................................................................................................... 126
2. Bases de datos relacionales ...................................................................................................... 126
3. Terminologa sobre bases de datos relacionales ...................................................................... 127
4. Posibilidades de una base de datos .......................................................................................... 127
5. Funciones principales de una base de datos ............................................................................ 128
LECTURA SELECCIONADA No 3: Bases de datos relacionales y SQL: Informacin por favor! .............. 176
4
4. Funciones matemticas ............................................................................................................ 207
5. Funciones estadsticas .............................................................................................................. 210
LECTURA SELECCIONADA N 4 Office Depot, Inc.: el valor empresarial del OLAP ............................... 247
5
INTRODUCCIN
6
ORGANIZACIN
DE LA ASIGNATURA
RESULTADOS DE APRENDIZAJE
UNIDADES DIDACTICAS:
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UNIDAD I: FUNDAMENTOS DE LA INFORMTICA
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Actividad Formativa N 1:
1. Explique cmo se aplica la
informtica y los sistemas de
informacin en la actividad a
la que usted se dedica.
2. Infrmese de las
caractersticas de su
computadora personal y
regstrela.
Producto Acadmico N 1
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TEMA N 1: INTRODUCCIN A LA INFORMTICA
La tecnologa de la informacin y las comunicaciones ha logrado tan alto grado de
desarrollo que hoy est en todas partes y, si no en todas, en la mayora de las
actividades del ser humano: en la educacin, la industria, el comercio, las finanzas,
la investigacin, etc.
Hoy en da, conocer la tecnologa y utilizarla ya no constituye ningn privilegio, por
el contrario, es una necesidad. El uso de la tecnologa es un factor determinante en
los niveles de eficiencia y competitividad tanto a nivel empresarial como personal.
1.2. Informtica
La palabra informtica es un acrnimo que segn Lpez-Hermoso, et al.
(2000), significa INFORmacin autoMTICA, en pases de habla inglesa es
identificada bajo la ciencia de Computer Science, Electronic Data Processing,
Information Systems Managent, etc.
El diccionario de la Real Academia Espaola, en su edicin del ao 1992,
define el trmino INFORMTICA como el Conjunto de conocimientos
cientficos y tcnicas que hacen posible el tratamiento automtico de la
informacin por medio de ordenadores.
En base a estas referencias, podemos definir a la INFORMTICA, como
la disciplina que se encarga del tratamiento racional, automtico y
adecuado de los datos por medio del computador con la finalidad de
obtener informacin, para lo cual se disean y desarrollan estructuras y
aplicaciones especiales buscando seguridad e integridad. En el contexto
de la informtica la informacin constituye un recurso de gran valor y se
busca mantenerla y utilizarla de la mejor manera.
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TEMA N 2: HARDWARE Y SOFTWARE
Fuente: http://www.taringa.net/post/info/8794294/Partes-de-la-computadora.html
2. Hardware
El computador, habiendo sido diseado para el procesamiento de datos, su
organizacin es similar a la de cualquier otro proceso. Indiferente de lo que se
desee procesar, siempre se tendrn tres elementos importantes, la materia
prima, la transformacin que es el proceso en s, y el producto final, es decir la
materia prima transformada en un nuevo producto. As, el computador est
conformado por dispositivos de entrada, unidad central de procesamiento,
dispositivos de salida y adicionalmente memoria externa o dispositivos de
almacenamiento.
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Figura 2: Organizacin Fsica del Computador
Fuente: http://gbdelainformacion.blogspot.pe/2012/05/organizacion-fisica-del-
computador.html
Perifricos de entrada
Los dispositivos o perifricos de entrada son: teclado, mouse, scanner, micrfono,
entre muchos otros, todos ellos permiten ingresar datos al sistema. Los datos
son transformados en seales elctricas y almacenadas en la memoria central,
donde permanecern disponibles para ser procesados o almacenados en medios
de almacenamiento permanente.
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CD DVD: disco compacto de slo lectura. Estos discos
forman parte de la tecnologa ptica para el almacenamiento
de datos. Esta tecnologa consiste en almacenar la
informacin en forma de pozos y planos microscpicos que
se forman en la superficie del disco. Un haz de rayo lser en
el reproductor de CD-ROM ilumina la superficie y refleja la
informacin almacenada. Un disco compacto de datos, en la
actualidad, almacena 650 MB y 700 MB de datos y un DVD 4
GB en promedio.
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3. El software
Est conformado por los programas y datos, que hacen que el computador
funcione, sin el concurso de ste, el hardware no podra realizar ninguna funcin,
es decir, no tendra sentido su utilizacin.
El software est clasificado en cuatro grupos, segn la tarea que realiza:
Sistemas operativos
Es un programa indispensable para que el computador funcione. Los sistemas
operativos se encargan de administrar todos los recursos de la unidad
computacional y facilitan la comunicacin con el usuario.
El sistema operativo cuenta con programas especializados para diversas tareas,
como son: la puesta en marcha del equipo, la interpretacin de comandos, el
manejo de entrada y salida de datos a travs de los perifricos, acceso a discos,
procesamiento de interrupciones, administracin de memoria y procesador, entre
otros.
Algunos sistemas operativos conocidos son Windows, con versiones 95, 98, 2000,
Milleniun Edition, XP, Vista, 7, 8, 8.1 y el actual Windows 10; Linux, OS, entre
otros.
Software de desarrollo
Son programas que sirven para crear otros programas, conformados por
Lenguajes de programacin y gestionadores de Bases de Datos. Al igual que el
lenguaje natural constan de sintaxis, semntica y vocabulario que el computador
puede entender y procesar.
En la actualidad se utilizan programas como Visual Basic, Java, Python y SGBD
como MS SQL Server, ORACLE, MySQL, etc.
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TEMA N 3: APLICACIONES OFIMTICAS
1. Introduccin a Microsoft Windows 10
Microsoft Windows 10 es un software que pertenece al grupo de sistemas
operativos, es decir, permite que el computador funciones y adems gestiona
todos sus recursos. El entorno de trabajo est compuesto por una serie de
ventanas, con sus respectivas barras de herramientas para poder trabajar de
forma cmoda e intuitiva, el usuario ve en todo momento lo que est haciendo.
Adems de gestionar los recursos del computador, Microsoft Windows 10 permite
organizar nuestros archivos almacenados, clasificndolos en carpetas para su
mejor ubicacin.
Fuente: http://www.edu.yamaguchi-u.ac.jp/~mis/www-
page/mis/kaisetu/note_text_2003/2/2.html
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El ratn en Microsoft Windows 10, utiliza los dos botones. A menos que se
especifique lo contrario, cualquier referencia a un botn del ratn significar el
botn izquierdo. El botn derecho del ratn se usa principalmente para activar el
men contextual. EL men contextual es un men cuyo contenido depende del
objeto sobre el que se haya hecho clic con el botn derecho. Dicho men contiene
siempre los comandos correspondientes a las operaciones ms probables o
frecuentes con el tipo de objeto sobre el que se ha hecho clic.
Las operaciones que se pueden realizar con el ratn implican una o varias de las
combinaciones siguientes:
Apuntar : Mover el puntero (flecha u otra figura) a un lugar concreto
de la pantalla desplazando el ratn.
Hacer Clic : Pulsar y soltar un botn del ratn
Arrastrar : Mantener pulsado un botn del ratn mientras lo desplaza
a otro lugar, luego se suelta el botn.
Hacer Doble Clic : Este concepto se desprende del segundo (hacer clic), pues
es la pulsacin consecutiva de un botn.
2. El Escritorio de Windows
Dependiendo de cmo se haya instalado (y/o modificado posteriormente)
Microsoft Windows 10, al arrancar el PC pueden aparecer diferentes
configuraciones, siendo tpica la mostrada en la figura 6. Esta pantalla recibe el
nombre de Escritorio de Windows.
Desde el Escritorio de Windows se pueden hacer con el PC todas las
operaciones que el usuario desee, y que sern explicadas ms adelante.
Equipo
Utilice este cono para ver rpidamente el contenido de discos duros,
disquetes, unidad de CD-ROM y unidades de red asignadas. Desde
Mi PC tambin puede abrir el Panel de control, en el que puede
configurar muchos valores del equipo.
Papelera de reciclaje
La Papelera de reciclaje almacena los archivos, las carpetas, los
grficos y las pginas Web eliminados. Estos elementos permanecen
en la Papelera de reciclaje hasta que se vaca. Si desea recuperar
un elemento que haya eliminado, puede hacerlo en la Papelera de
reciclaje.
El Botn de Inicio
El men Inicio es la estructura ms importante de Microsoft Windows 10. Segn
el tipo de instalacin seleccionada, se incorporarn en el mismo los programas
suministrados con Microsoft Windows 10 y, eventualmente, los programas ya
instalados en versiones anteriores.
3. Ejecucin de un programa.
Para iniciar un programa, siga los siguientes pasos:
Haga clic en Inicio y Seleccione Programas.
Si el programa que desea no aparece en el men, Selecciona la carpeta que
contenga el programa.
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Haga clic en el nombre del programa.
Notas
Despus de iniciar un programa, aparecer un botn para dicho programa
en la Barra de Tareas.
Para cambiar de un programa en ejecucin a otro, haga clic en su botn
de la barra de tareas.
Si el programa que desea no aparece en el men Programas o en alguno
de sus submens, haga clic en Inicio, Selecciona Buscar y haga clic en
Archivos o carpetas. Utilice el cuadro de dilogo Buscar para encontrar
el archivo de programa.
4. Manejo de ventanas.
Una ventana es una parte de la pantalla sobre la que se ejecutar un programa
o se realizarn una serie de tareas. Todas ellas poseen una serie de elementos
comunes tales como:
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Puede utilizar una de las siguientes formas:
Haga clic sobre el botn Minimizar de cada una de las ventanas.
Haga clic sobre el cono del programa en la barra de tareas.
Haga clic derecho sobre el cono del programa en la barra de tareas y
Seleccione minimizar.
Para volver a restaurar cualquiera de las ventanas haga clic sobre el respectivo
cono de la barra de tareas.
Mover Ventanas
Usted puede cambiar la posicin de la ventana sobre el escritorio de Windows,
para ello, debe primero restaurar la ventana, seguidamente haga clic y arrastre
sobre la barra de ttulo de la ventana.
Redimensionar Ventanas
Las ventanas restauradas pueden cambiar de tamao fcilmente, slo Ubica el
puntero del mouse en cualquiera de los bordes de la ventana y cuando ste se
convierte en una flecha con dos puntas, haga clic y arrastre de acuerdo a la
dimensin que le quiera dar a la ventana.
Usted puede tener un mejor control de los bordes de una ventana, apuntando a
cualquiera de las esquinas de la ventana.
Cuando se reduce una ventana a un tamao en
el que no se puede mostrar toda la informacin,
aparecen unos elementos nuevos denominados Barras de Desplazamiento,
que permiten ver todo el contenido de la ventana sin variar su tamao.
Video demostrativo N 1:
Enlace: http://1drv.ms/1Oew5gO
Ejecucin de programas y manejo de ventanas
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5. El Portapapeles: Copiar, Cortar y Pegar
Las aplicaciones de Windows tienen la ventaja de poder intercambiar
informacin en forma transparente entre una y otra, sin importar su fabricante.
Por esto, uno de los mens que se pueden encontrar en la mayora de las
aplicaciones de Windows es el men Edicin que contiene las opciones Cortar,
Copiar y Pegar.
Al realizar la operacin Cortar o Copiar la informacin se coloca en un rea de
memoria llamada el Portapapeles. Cuando existe informacin en el
Portapapeles, sta est disponible para cualquier aplicacin de Windows.
Adems, cuando se tiene informacin en el Portapapeles se puede pegar
cuantas veces sea necesario, sin importar que tipo de informacin sea (texto,
grficas, dibujos, etc.).
Copiar
La accin Copiar coloca la informacin en el Portapapeles y no borra el original.
Funciona de forma que muestra en la figura:
Cortar
El comando Cortar coloca la informacin en el Portapapeles, pero borra la
informacin original.
Es la opcin ideal para mover la informacin a un nuevo destino y funciona de la
siguiente forma que muestra en la figura:
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Figura 6: Objetos cortados en el portapapeles
Fuente: https://sophia.javeriana.edu.co/~ostos/continua/modulo1b.html
Pegar
La accin Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el
contenido del Portapapeles en la hoja de trabajo, en el lugar deseado. Esta
accin se puede realizar cuantas veces sea necesario, y adems nos brinda la
posibilidad de escoger que deseamos pegar, siempre y cuando tengamos activa
la ventana del Portapapeles. Para pegar se utiliza alguno de los siguientes
mtodos:
6. Accesorios de Windows
Los accesorios de Windows son pequeos programas que permiten elaborar
tareas cotidianas de manera fcil y sencilla, por esta misma razn no son
programas que permitan hacer trabajos profesionales, sino archivos rpidos,
ligeros y sencillos. Microsoft Windows 10 incorpora diversos accesorios, entre los
cuales podemos destacar:
Bloc de Notas
Puede utilizar el Bloc de notas para crear o modificar archivos de texto que no
requieran formato y que sean menores a 64 KB (kilobytes). El Bloc de notas abre
y guarda texto en formato ASCII (slo texto).
Nota: Tambin puede iniciar Bloc de notas si hace clic en el botn de Inicio y en
el cuadro de buscar programas y archivos, escribe Notepad.
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Ejercicio: Ejecute el Bloc de Notas y Escriba el Siguiente texto:
Guardar Documentos
Supongamos que el documento que acabamos de elaborar es muy importante
para nosotros, entonces deberemos guardarlo para posteriormente recuperarlo,
imprimirlo o continuar trabajando.
Guardar un documento es similar para la mayora de aplicaciones:
A) Haga clic en el men Archivo y elija la opcin Guardar, usted ver el
siguiente cuadro de dilogo:
WordPad
Cuando se necesita crear textos de forma rpida y sin grandes complicaciones,
Windows ofrece el programa WordPad. Este programa, que se encuentra en el
grupo de Accessorios, no es slo un editor de textos sencillo, sino que permite
dar formato a caracteres y prrafos, crear listados, buscar texto, definir
tabulaciones y muchas cosas ms, habituales slo en los procesadores de texto
de alto nivel.
Nota: Tambin puede iniciar el WordPad si hace clic en el botn de Inicio, y
en el cuadro de buscar programas y archivos, escribe Write.
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Abrir Documentos
Cuando necesitamos seguir trabajando con determinado documento guardado,
debemos abrirlo o recuperarlo. En la mayora de programas el procedimiento es
el mismo, se hace a travs de la opcin Abrir del Men Archivo.
Ejercicio: Recuperando el archivo Ofimtica
Ejecute el Bloc de Notas.
Paint
Es una aplicacin que permite crear y retocar dibujos. Con ella se pueden crear
dibujos sencillos que pueden trasladarse a otras aplicaciones. Para abrir esta
aplicacin se selecciona Inicio/Programas/Accessorios/Paint. Al cargarse
Paint aparece una ventana similar a la que se ilustra en la figura.
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En ella se pueden apreciar, a parte de la barra de ttulo, una cinta de opciones,
conteniendo herramientas de dibujo y una paleta de colores. La paleta, permite
seleccionar el color, tanto exterior como interior. El color exterior es el color del
fondo, mientras que el interior es el color del primer plano. Al hacer clic sobre un
color de la paleta con el botn izquierdo del ratn se selecciona el color del primer
plano. Sin embargo, si se hace clic con el botn derecho, es el color del fondo el que
cambia. Ambas Seleccionas vienen reflejadas en el cuadro de dilogo de colores
seleccionados.
Video demostrativo N 2:
Enlace: http://1drv.ms/1xynM58
Lneas y dibujos con Microsoft Paint.
7. Administracin de Archivos
En la organizacin de una oficina, se nota claramente cmo se organizan los
archivos, sean en archivadores, files, estantes, etc. Todo debe estar bien
organizado, por categoras, clases, departamentos, organismos, funcin,
documentos, etc.
De una forma similar, nosotros debemos organizar nuestros archivos dentro del
disco duro del equipo, de tal forma, que nos sea fcil ubicarlos y administrarlos.
Si nos referimos a Administrar archivos en el entorno Windows, necesitaremos de
una aplicacin que se encargue de esto, el cual es el Explorador de Archivos,
quien nos ayudar a crear carpetas, eliminarlas, renombrarlas, copiarlas,
moverlas, etc. de forma similar con los archivos, que vienen a ser documentos
almacenados en disco.
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Iniciar el Explorador de Archivos
Son varias las posibilidades de poder inicializar el Explorador de Archivos,
Revisamos las siguientes:
1 Forma (Recomendada):
Pulsa consecutivamente las teclas: Windows y la tecla E
2 Forma:
A. Clic en el botn de inicio
B. Clic en Explorador de archivos.
3 Forma:
A. Clic derecho en el Botn Inicio
B. Abrir el Explorador de archivos
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Esta utilidad permite una presentacin en forma de rbol, que puede emplearse
para ver fcilmente el contenido de cada unidad o carpeta.
El signo flecha a la derecha ( ) que se encuentra delante de algunas carpetas o
unidades, indica que sta contiene ms elementos, y debe hacer un clic izquierdo
sobre el signo para desplegarlos hacia abajo, al hacerlo este signo se transformar
en flecha abajo ( ).
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Copiar un archivo o carpeta
Comenzaremos diciendo que para realizar esta operacin deberemos entrar en el
Explorador de Archivos. Una vez dentro, operaremos de la siguiente forma:
A) Con un clic seleccionaremos el archivo o carpeta que deseamos copiar.
B) Con el teclado pulsaremos las teclas de Control + C, realizando la accin de Copiar.
C) A continuacin, haremos clic en el lugar donde quisiramos dejar el archivo o
carpeta que hemos elegido.
D) Finalizaremos pulsando las teclas de Control + v, que realiza la accin de Pegar.
Sugerencia. Para seleccionar ms de un archivo o carpeta para copiar, hay que
presionar la tecla CTRL y, sin soltarla, haga clic en los elementos que desee. Si los
archivos son adyacentes, selecciona el primer archivo y presionando la tecla Shift,
pulsa repetidas veces la tecla direccional hacia abajo
Video demostrativo N 3:
Enlace: http://1drv.ms/1xynM58
Administracin de Archivos
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El texto y las imgenes son ms ntidos y ms pequeos Si la resolucin de pantalla es menor, el texto es ms
si la resolucin de pantalla es ms alta. grande y ms fcil de leer, pero las imgenes aparecen
fragmentadas en bloques y es posible que la pantalla
muestre menos elementos.
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TEMA N 4: COMUNICACIONES POR INTERNET
1. Introduccin a Internet
Internet es una red mundial de transmisin de datos que nos proporciona
servicios de informacin y comunicacin, en esta red participan computadoras de
todo tipo, desde grandes sistemas hasta modelos personales discontinuados hace
aos, equipos de escritorio, lap tops, palm tops, celulares, smarts, etc.
Adicionalmente, se dan cita en ella instituciones gubernamentales, educativas,
cientficas, sin fines de lucro y, cada vez ms, empresas privadas con intereses
comerciales, haciendo su informacin disponible a un pblico a nivel mundial.
Este ocano mundial de la informacin, est cambiando y ayudando a cambiar la
vida de millones de personas en gran parte del mundo.
No slo es la cantidad de informacin que puede obtenerse de la red Internet,
sino tambin el volumen de informacin que puede ponerse en Internet significa
una fuente inagotable de posibilidades de trabajo para miles de personas y de
desarrollo lo ms rpido, eficaz, y econmico posible a grandes distancias, sin
necesidad de que el trabajador se movilice a la oficina, (surgiendo una nueva
forma de trabajo llamado teletrabajo)
Internet es el legado del sistema de proteccin de los Estados Unidos para
mantener sus computadoras militares conectadas en caso de un ataque militar y
la destruccin de uno o varios de los nodos de su red de computadoras.
En la actualidad es una enorme red que conecta redes y computadoras
distribuidas por todo el mundo, permitindonos comunicarnos y buscar y
transferir informacin sin grandes requerimientos tecnolgicos ni econmicos
relativos para el individuo.
Direcciones o URL
Todo en la red tiene una direccin, algunas veces absurdamente larga y
sin aparente sentido. A continuacin, se describen el formato usado para
nombrar las personas y lugares en la red.
Direcciones de Lugares
Las direcciones usadas para identificar los distintos sitios que podemos
visitar en Internet se conocen como URL's, porque permiten accesar
dichos recursos desde cualquier computador conectado a la red en
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cualquier parte del mundo. Generalmente saltamos de un lugar a otro en
la WWW usando las facilidades de hipertexto sin tener que fijarnos en
estas incmodas y largas direcciones.
Pero si quiere visitar los lugares que aparecen en las revistas, diarios y
televisin, deber escribir la direccin que nos brindan. No hay un patrn
especfico para las direcciones de lugares en Internet, aunque en trminos
generales, estn compuestas tambin por dos elementos, ahora
separados con los smbolos ://, en el formato ilustrado debajo.
tipo_de_servidor :// nombre_servidor /lugar/ documento_o_archivo
Como ejemplo genrico para explicar la sintaxis de las direcciones de los
lugares, pginas y archivos en la red, usaremos la siguiente direccin, la
cual fue colocada en Compuserve. Si bien es una direccin especfica y
quizs encontremos elementos adicionales en otras direcciones, sirve
bien para nuestros propsitos explicativos sin introducir elementos
complicados y que podran causar confusin.
Navegando en Internet
Comnmente se utiliza el trmino navegar al hecho de visitar pginas
web, es necesario tener cuidado con la informacin hallada en internet,
pues no todo es fidedigno, tambin podemos encontrarnos con pginas
no orientadas a nuestros objetivos acadmicos, como pginas de
violencia, sexo, pornografa, etc.
Navegadores
Son aplicaciones para visualizar documentos WWW y navegar por el
espacio Internet. En su forma ms bsica son aplicaciones hipertexto que
facilitan la navegacin por los servidores de informacin Internet; los ms
avanzados cuentan con funcionalidades plenamente multimedia y
permiten indistintamente la navegacin por servidores WWW, FTP,
Gopher, el acceso a grupos de noticias, la gestin del correo electrnico,
etc.
Los ms comunes son: FireFox, Opera, Safari, Google Chrome y Microsoft
Internet Explorer.
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Iniciar el Internet Explorer
Existen mltiples formas de iniciar con este navegador, revisemos las
siguientes:
a) Doble clic sobre el cono del Internet Explorer en el escritorio de
Windows o
b) Clic en el cono del Internet Explorer en la barra de tareas
Le ventana del Internet Explorer tiene el siguiente aspecto:
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Un buscador es una pgina web que a travs de un criterio de bsqueda que
nosotros proporcionemos (la palabra o el tema que necesitamos buscar) nos
devolver el resultado de buscar todas las pginas que tiene registradas con ese
criterio de bsqueda.
Uno de los buscadores ms populares y de mejores resultados es el Google, sin
embargo, el uso de los buscadores es similar para cualquier caso.
Buscadores ms populares:
www.altavista.com
www.yachay.com
www.yahoo.com
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espaol.yahoo.com
www.altavista.digital.com
www.lycos.com
www.infoseek.com
www.webcrawler.com
Video demostrativo N 4:
Enlace: http://1drv.ms/1xynM58
Navegacin y bsqueda de informacin por internet.
Copiar y pegar informacin encontrada.
3. Correo Electrnico
Para poder comunicarnos por Internet, enviando y recibiendo mensajes de correo
electrnico, es necesario contar con una direccin de correo electrnico, sta es
proporcionada por un proveedor de servicios, sin embargo, hoy existen muchas
organizaciones a nivel mundial que otorgan de manera gratuita una casilla de
correo, para que usted pueda hacer uso de ella.
Usted, al ser estudiante de la organizacin educativa Continental, cuenta con una
direccin de correo electrnico, en general tiene el siguiente formato:
DNI@continental.edu.pe
El cdigo de estudiante le es proporcionado al momento de su matrcula, si
tuviese alguna dificultad en el ingreso, enve un mensaje a
servicedesk@continental.edu.pe.
Video demostrativo N 5:
Enlace: http://1drv.ms/1LaikKZ
Acceso al correo electrnico, envo y lectura de mensajes.
Envo de archivos adjuntos.
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TEMA N 5: INTRODUCCIN AL DISEADOR DE
PRESENTACIONES
Microsoft PowerPoint es un programa para el diseo de presentaciones. Permite
organizar, ilustrar y mostrar informacin de forma profesional e impactante, tanto en
presentaciones personales como en lnea. Microsoft PowerPoint permite ilustrar sus
ideas con diferentes formatos de texto, incluir imgenes de Microsoft Office Art,
efectos de animacin, as como crear presentaciones con caractersticas multimedia.
Adems, es posible generar versiones distintas de una sola presentacin para adaptar
su contenido a diferentes audiencias y disear presentaciones para Internet o para
intranets corporativas.
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1.1. Ventana principal
La presentacin aparece en la pantalla principal junto con todos los
elementos que la componen.
A) Las Vistas
Cuando estamos generando una presentacin utilizamos distintas
vistas para trabajar y observar los resultados. A cada vista le
corresponde un cono. Las vistas que podemos utilizar son:
Vista Lectura
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Esta vista llena la mayor parte de la pantalla de la
computadora con la presentacin, similar a una vista
preliminar de la presentacin. A diferencia del
clasificador de diapositivas, incluye botones de fcil
acceso para la navegacin, que se encuentran en la
parte inferior derecha, su finalidad es facilitar la
lectura de las diapositivas.
B) Elementos de la Presentacin
Todas las diapositivas estarn compuestas por un ttulo y por un
cuerpo. Los cuerpos sern diferentes dependiendo del tipo de Diseo
que hayamos seleccionado, adems dispondremos de otras
combinaciones posibles.
Diapositiva de Vietas
Ttulo
Organigrama Tabla
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C) El Clasificador de Diapositivas
cono .
Al hacerlo aparecer una pantalla
similar a la que se muestra a
continuacin:
Video demostrativo N 6:
Enlace: http://1drv.ms/20VZ1Al
Ejecutar Microsoft PowerPoint.
Abrir y Guardar Archivos en la PC.
Abrir y Guardar Archivos en la Nube.
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TEMA 6: INICIAR UNA NUEVA PRESENTACIN
A continuacin, veremos cmo crear una nueva Presentacin en blanco, esta opcin
se suele utilizar cuando la persona que genera la presentacin sabe manejar bien el
programa y tambin cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se
adapta a nuestras necesidades.
Plantillas y diseos
Puede crear presentaciones utilizando plantillas de diseo, el cual definir
la combinacin de colores y los posibles diseos un una presentacin. Para
crear una nueva presentacin, Inicia Microsoft PowerPoint y elija Plantilla
de diseo.
A continuacin veremos cmo crear una Presentacin con una de las
plantillas que incorpora el propio PowerPoint.
Las plantillas son muy tiles porque generan y permiten organizar las
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diapositivas que puede necesitar nuestra presentacin.
Para crear una presentacin con una plantilla sigue estos pasos:
Hacer clic en la ficha Archivo.
Selecciona la opcin Nuevo.
En el cuadro de dilogo Nuevo selecciona o ingresa el tipo de
plantilla que deseas usar te aparecer un cuadro de dilogo similar
al que te mostramos a continuacin.
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Siempre podrs buscar ms plantillas desde la caja de texto del cuadro de
dilogo Nueva presentacin:
Las plantillas que descargues se almacenarn en la categora Plantillas
instaladas.
Tambin podrs encontrar ms plantillas en la pgina oficial de Office o
buscndolas en Internet.
Video demostrativo N 7:
Enlace: http://1drv.ms/1NVv6TH
Crear una nueva presentacin.
Aplicar temas.
Utilizar plantillas.
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TEMA 7: INSERCIN DE OBJETOS Y ANIMACIN DE
DIAPOSITIVAS
Los objetos son elementos que incluimos en las diapositivas, el objeto por excelencia
en las diapositivas de PowerPoint son las cajas o cuadros de texto, stos dan las
caractersticas del diseo de la diapositiva.
Adems de las cajas de texto, es posible insertar algunos tipos de objetos, de acuerdo
a la documentacin de Microsoft (2015) stos pueden ser:
Tablas: Lo ms importante al definir una tabla es establecer el nmero de filas y el
nmero de columnas.
Grficos: Permiten una representacin visual de datos numricos en grficos de
barras, de lneas, tartas, etc. Los datos de origen del grfico se extraern de una
hoja de Excel.
SmartArt: Este tipo de objeto permite crear organigramas de una forma muy
intuitiva. Tan slo hay que escoger el tipo y rellenar los datos en un panel de texto
que contendr sus elementos jerarquizados.
Imgenes: Permite incluir un archivo de imagen que est almacenado en nuestro
ordenador.
Imgenes en lnea: Disponemos de dibujos y fotografas de la galera de recursos
de Microsoft OnLine.
Clips multimedia: Permite incluir un archivo de video o de sonido que est
almacenado en nuestro ordenador.
Formas: Son una serie de formas simples, como lneas, flechas y figuras
geomtricas.
En general, la insercin de objetos tiene el mismo procedimiento, sin embargo
detallaremos algunos:
1. Imgenes
Microsoft PowerPoint 2016 nos permite ilustrar nuestras presentaciones
mediante cuatro utileras: Imgenes, imgenes en lnea, Captura, Album de
fotografas. Las imgenes pueden ser locales, es decir, imgenes residentes en el
computador como archivos, los cuales pudiste haber obtenido mediante una
cmara o un scanner. Tambin pueden ser imgenes en lnea, encontradas
mediante el buscador de Microsoft o de la galera de imgenes de Microsoft
OnLine.
Para incluir en nuestra presentacin una imagen, debes hacer clic en la Ficha
Insertar y hacer clic sobre el cono de Imagen que deseas aadir:
a) Si deseas aadir una imagen, podrs elegir mediante el cuadro de dilogo
insertar imgenes:
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Figura 13: Cuadro de dilogo Insertar imagen
Fuente: Elaboracin propia
c) La opcin captura te mostrar las ventanas activas con las cuales ests
trabajando actualmente, permitindote insertar como imagen algunas de las
pantallas, es til su ests haciendo alguna presentacin tipo tutorial.
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d) Finalmente, la opcin lbum de fotografas, te mostrar el cuadro de dilogo
de acceso a lbumes de fotografas, si tuvieras configurado alguno, podrs
insertar tus fotos directamente.
2. Elementos multimedia1
Incluir elementos multimedia como sonidos y pelculas en nuestra presentacin
enriquecer el contenido y haremos ms amena la exposicin.
Podemos utilizar material propio que est almacenado en nuestro equipo, o bien el
material que pone a disposicin Microsoft Office en su galera multimedia. En el caso
del audio es posible, incluso, grabar la voz en ese preciso momento desde
Microsoft PowerPoint para utilizar ese recurso en la diapositiva.
Para insertar un sonido en una presentacin haz clic en la ficha Insertar y en el grupo
Multimedia despliega el men Sonido. Las distintas opciones te permitirn escoger
el origen del sonido que deseas insertar.
Audio en Mi PC.. abre un cuadro de dilogo para escoger el archivo de audio del
disco duro. Permite varios formatos distintos: aac, midi, wav, wma, adts, aiff, au, mp3
o mp4, entre otros.
1
Adaptado de: http://www.aulaclic.es/powerpoint-2013/t_14_1.htm
44
Grabar audio... abre la grabadora de sonidos de Windows, que es realmente muy
simple. Lo nico que hay que hacer es pulsar el botn Grabar y empezar a grabarse
cualquier sonido detectado por el micrfono. Para finalizar la grabacin, pulsamos el
botn Parar. Y si queremos escuchar el resultado, pulsaremos el botn Reproducir.
El sonido se incluir en la diapositiva en el momento en que aceptemos el cuadro de
dilogo.
Sea cual sea la forma en que decidas insertar el sonido, el resultado siempre ser
el mismo. Aparecer en la diapositiva una imagen de un pequeo altavoz.
45
Automticamente reproducir el sonido nada ms mostrar la diapositiva.
46
Encontramos estas herramientas en la ficha Reproduccin,
grupo Marcadores.
47
Figura 26: Icono de quitar marcador
Fuente: Elaboracin propia
48
Figura 29: Icono de insercin de videos
Fuente: Elaboracin propia
49
Figura 31: Opciones de Reproduccin
Fuente: Elaboracin propia
Por lo dems, las herramientas de vdeo son casi idnticas a las de audio.
Por un lado, desde la ficha Reproduccin podremos indicar cundo
iniciar la reproduccin, insertar efectos de fundido de entrada o de
salida, agregar marcadores, recortar el vdeo, etc. Por otro lado, desde
la ficha Formato podremos ajustar el tamao, organizar varios vdeos
o aplicar efectos y estilos, entre otros.
En la ficha Reproduccin destacaremos una aplicacin que puede
resultarnos til. Si hemos establecido que se
inicie Automticamente puede ser interesante activar la
opcin Ocultar con reproduccin detenida. As, una vez haya
finalizado, el vdeo desaparecer a ojos de la audiencia.
3. Animacin de Diapositivas
En las presentaciones podemos dar movimiento a los objetos que forman parte
de ellas e incluso al texto hacindolas as ms profesionales o ms divertidas,
adems de conseguir llamar la atencin de las personas que la estn viendo.
50
Figura 32: Opciones de animacin
Fuente: Elaboracin propia
51
La Velocidad suele ser una caracterstica comn por lo que podemos
controlarla en casi todas las animaciones que apliquemos a un objeto.
La lista que aparece debajo de velocidad nos muestra las distintas
animaciones que hemos aplicado a los objetos de la diapositiva, como
podrs comprobar aparecen en orden.
El botn Reproducir te muestra la diapositiva tal y como quedar con las
animaciones que hemos aplicado.
Ocultar diapositivas
La funcin ocultar diapositivas se puede utilizar para reducir una
presentacin por problema de tiempo, pero sin que perdamos las
diapositivas que hemos creado. Para generar una presentacin ms corta,
pero sin perder las diapositivas que no visualizamos.
Transicin de diapositiva
La transicin de diapositiva nos permite determinar cmo va a producirse
52
el paso de una diapositiva a la siguiente para producir efectos visuales
ms estticos.
Para aplicar la transicin a una diapositiva despliega la pestaa Transiciones
y selecciona una de las opciones de Transicin a esta diapositiva.
Ensayar intervalos
Ensayar intervalos te permite calcular el tiempo que necesitas para ver
cada diapositiva sin prisas.
Video demostrativo N 8:
Enlace: http://1drv.ms/1HNXANR
Insercin y edicin de objetos.
Insercin y edicin de audio y video.
Animacin de diapositivas
54
TEMA 8: CONFIGURACIN Y DISTRIBUCIN DE LA
PRESENTACIN
Microsoft PowerPoint ofrece mltiples opciones para que tu presentacin sea de alto
impacto, inclusive es posible establecer que las diapositivas de tu presentacin se
muestren de manera automtica, incluyendo narraciones incorporadas
anteriormente, elementos multimedia, efectos y animaciones.
Luego de que tu presentacin haya sido completada, tambin es posible
empaquetarla para distribuirla, puedes hacer uso de esta opcin si deseas hacer
presentaciones automticas o mostrar presentaciones sin estar presente.
1. Configuracin de la presentacin
A continuacin veremos las opciones ms importantes de la configuracin de
presentaciones2, orientndolo a hacer una presentacin automtica.
Paso 1:
Selecciona la ficha Presentacin con diapositivas y luego, haz clic en el comando
Configuracin de la presentacin con diapositivas.
Paso 2:
Aparecer el cuadro de dilogo Configurar presentacin que contiene las
opciones disponibles para la creacin y reproduccin de diapositivas para una
presentacin. Revisa las diferentes opciones que tienes y si es necesario, prueba
las opciones para ver cmo se comporta tu presentacin.
2
Adaptado de: http://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/power_point_2010/
como_exponer_tu_diapositiva_en_publico/4.do
55
1. Tipo de prestacin:
Presentado por un altavoz: Vers las diapositivas en pantalla completa
y tu controlars la exposicin.
Examinada de forma individual: Vers la presentacin en una ventana.
Examinada en exposicin: Vers las diapositivas en pantalla completa,
pero sta ser autoejecutable. De esta forma no tendrs el control sobre
la reproduccin.
2. Mostrar diapositivas:
Establece las diapositivas que deseas mostrar. La opcin Todas, es
naturalmente, el valor por defecto. Sin embargo, puedes elegir mostrar
slo ciertas diapositivas o puedes optar por mostrar los programas
personalizados que hayas creado a partir de la presentacin original.
3. Opciones de presentacin:
Repetir el ciclo hasta presionar la tecla Esc significa hacer un bucle
continuo.
Mostrar sin narracin y sin animacin es desactivar las mismas durante la
presentacin.
Cambiar el valor predeterminado de pluma y colores del puntero lser.
4. Avance de diapositivas
Si has determinado duraciones para que la presentacin se reproduzca
automticamente, aqu podrs activar o desactivar esa opcin.
5. Varios monitores
Los expositores suelen utilizar un ordenador porttil y un proyector para
mostrar la presentacin. Si deseas verla en el ordenador, elige la opcin
Monitor principal y si quieres verla en el proyector, entonces selecciona
la opcin Mostrar vista del moderador.
Paso 3:
Haz clic en Aceptar para aplicar la configuracin de la presentacin.
2. Publicacin de la Presentacin
A continuacin, se presentan distintas formas de exportar una presentacin3.
Tambin aprenderemos a cambiarla de formato. Encontraremos las herramientas
necesarias en Archivo > Exportar.
Para finalizar, daremos unos pequeos consejos a la hora de realizar la
proyeccin de cara a una audiencia.
3
Adaptado de: http://www.aulaclic.es/powerpoint-2013/t_16_1.htm
56
ejecutarla igualmente. De este modo ser totalmente independiente. Tras
leerlo, pulsamos el botn Empaquetar para CD-Rom.
57
Una vez est todo listo slo nos queda decidir si queremos copiar el
contenido seleccionado a un CD o a una carpeta, haciendo clic en el botn
correspondiente.
Copiar a la carpeta abrir una ventana solicitando el nombre que
quieres darle a dicha carpeta y la ruta donde quieres crearla.
Copiar a CD iniciar la grabacin. Por lo tanto, antes de pulsar,
asegrate de que has insertado un CD en blanco en la bandeja.
4
Adaptado de: http://www.aulaclic.es/powerpoint-2013/epp_16_1_1.htm
58
12. Cierra la presentacin.
Video demostrativo N 9:
Enlace: http://1drv.ms/1SvpkqX
Configuracin de la presentacin.
Empaquetamiento de la presentacin.
59
LECTURA SELECCIONADA N 1
SISTEMAS DE INFORMACIN
(OBrien, 2003, pp. 10-13)
Casi el 80% de un da tpico de un ejecutivo est dedicado a la informacin,
recibindola, comunicndola y utilizndola en una amplia variedad de tareas. En
virtud que la informacin es la base de virtualmente todas las actividades realizadas
en una compaa, deben desarrollarse sistemas para producirla y administrarla. El
objetivo de tales sistemas es asegurar que informacin exacta y confiable est
disponible cuando se la necesite y que se le presente en forma fcilmente
aprovechable.
Qu es un sistema de informacin?
Un sistema de informacin es un conjunto de personas, datos y procedimientos que
funcionan en conjunto. El nfasis en sistemas significa que los variados componentes
buscan un objetivo comn para apoyar las actividades de la organizacin. Estas
incluyen las operaciones diarias de las empresas, la comunicacin de los datos e
informes, la administracin de las actividades y la toma de decisiones.
Poca gente en Estados Unidos, y de manera creciente en el mundo, no est
familiarizada con los restaurantes McDonalds. El fundador Ray Kroe, cre una
institucin a partir de lo que haba sido un negocio familiar: la atencin de puestos
para la venta de hamburguesas en las esquinas. En colaboracin con su personal
reuni cuidadosamente informacin para implementar el principio de reproduccin:
cuando una estrategia funciona, hay que producirla en otros lugares.
60
sistema de informacin, primero de tipo manual y despus computarizado para
supervisar el funcionamiento de cada restaurante; relacionando las ventas y las
compras, los costos de mano de obra y la redituabilidad total, los administradores
pudieron determinar cuando no se seguan los procedimientos. Las avanzadas
tcnicas administrativas y sistemas de apoyo de McDonalds son la base de sus xitos
continuos ante una competencia intensa. Sus sistemas de informacin son un
instrumento vital para mantenerse en contacto con los clientes, los productos y el
funcionamiento de los restaurantes.
Se puede encontrar la misma confiabilidad en los sistemas de informacin en casi
cualquier rea d los negocios. Las instituciones bancarias, por ejemplo, no podra
sobrevivir sin sistemas de informacin relacionados con los depsitos, retiros y
prstamos. Muchos han desarrollado sistemas de informacin especializados para
ayudar a los encargados de otorgar prstamos, a decidir cundo conceder un crdito
a un solicitante (fig 1); informacin del cliente como crdito vigente del solicitante,
ingresos, compromisos de pago a corto y largo plazos y status laboral, tambin se
inter relacionan con variables de prstamos como cantidad solicitada, duracin del
prstamo y garanta ofrecidas. Una base de datos con informacin econmica y
bancaria sirve para incorporar los detalles de las tendencias en la economa y en las
tasas de inters. Se introduce otra base de datos con informacin respecto a los
activos bancarios para obtener informacin referente a cuestiones como
disponibilidad de fondos y si los prstamos se ajustan al plan financiero del banco y
a la cartera de prstamos.
Proporcionando y manipulando datos en este sistema de informacin el encargado
de los prstamos puede elaborar en forma rpida un prospecto para la solicitud y
formular una recomendacin respecto de la misma. Algunos sistemas estn incluso
diseados de manera que produzcan ellos mismos una recomendacin en forma
directa, la cual el funcionario puede omitir o tomar en consideracin. Tambin se
indican en ellos los pagos parciales a efectuar.
Como se sabe el mundo financiero est cambiando siempre, as que los bancos deben
responder a las nuevas condiciones transformando sus polticas de crdito. Mediante
sus sistemas de informacin, no slo modifican los procedimientos para la
determinacin de los prstamos, sino que se aseguran de que las bases de datos en
las que confan estn actualizadas. Pocos bancos podran sobrevivir en el mundo
actual de los negocios sin respaldo de sistemas de informacin de esta naturaleza.
Qu hace un sistema de informacin?
Un sistema de informacin ejecuta tres actividades generales (fig 2). En primer
trmino, recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elementos
de entrada. Despus acta sobre los datos para producir informacin. O sea, es un
sistema generador de informacin. Los procedimientos determinan como se elabora
dicha informacin. Finalmente, el sistema produce la informacin para el futuro
usuario, que tal vez sea un gerente, un administrador, o un miembro del cuerpo
directivo.
En el ejemplo del banco mencionado con anterioridad, los datos acerca del cliente,
las polticas de crdito del banco y las tasas de inters son los elementos de entrada
del sistema. Los procedimientos determinan la credibilidad del solicitante y valora la
conveniencia de otorgarle un prstamo. Las salidas del sistema incluyen una
recomendacin, las condiciones del prstamo, y los trminos de pago. Desde luego,
el usuario, que en este caso es el empleado encargado del crdito, en realidad es
quien toma la decisin.
Un sistema de reservaciones en lneas areas es un sistema de informacin por
diversas razones (fig. 3). Ayuda a las agencias de viajes a hacer las reservaciones de
los clientes. Inter actuando a travs de terminales de computadora el agente de
viajes que puede estar a miles de Kilmetros del centro de cmputo puede solicitar
61
y recibir informacin de los vuelos en cuestin de segundos, incluso hasta el detalle
de la disponibilidad de un asiento especfico en determinado vuelo. El agente puede
registrar la reservacin, los detalles sobre el pago del cliente, solicitar la verificacin
instantnea de la tarjeta de crdito de dicho cliente e imprimir el boleto y el pase de
abordaje all mismo. Ms an, muchos agentes distribuidos por todo el mundo pueden
utilizar el mismo sistema simultneamente, y tal vez registrar a los pasajeros en el
mismo vuelo.
62
Figura 4 Caractersticas de los sistemas de reservaciones en lneas areas
Requiere de computadoras un sistema de informacin?
Los sistemas de informacin no necesitan estar basados en las computadoras, pero
con frecuencia lo est, como en el ejemplo del sistema de reservaciones para viajes
en avin. El factor determinante es si un sistema puede ser mejorado incluyendo en
l la capacidad del procesamiento por computadoras. Si un sistema de tipo manual
de procedimientos y personas puede ejecutar su trabajo eficientemente y sin error,
habr pocos motivos para utilizar computadoras. Sin embargo a menudo, cuando
crece el volumen de trabajo los procedimientos aumentan en complejidad, o las
actividades llegan a estar ms inter relacionadas, obtenindose grandes mejoras al
introducir la ayuda de un sistema de cmputo.
La computadora complementa, en vez de reemplazar, a las personas, si bien en casos
de trabajos que son particularmente molestos o peligrosos, los sistemas
computarizados pueden disearse con la intencin de evitar que el personal se
avoque a semejantes labores. Por ejemplo, al personal administrativo de los
consultorios mdicos puede desagradarle tener que llenar numerosos formularios de
reclamacin, de seguros por gastos mdicos de los paciente con objeto de recibir la
compensacin de vida. Cada forma requiere que se anoten los datos del paciente:
nombre, domicilio y otra informacin identificativa, incluyendo los nmeros de varios
dgitos de las plizas.
Los datos de identificacin del mdico tambin deben consignarse. La seccin ms
importante contiene los detalles de los diagnsticos y de los tratamientos realizados.
Por lo general, el personal administrativo debe introducir terminologa mdica y
cdigos numricos, normalizados en la profesin mdica. La mayora de los
trabajadores de la salud opina que este trabajo es cansado y tedioso. Ms an, si el
consultorio u hospital es ruidoso, la concentracin puede resultar difcil, facilitando la
comisin de errores y equivocaciones. Por ello los mdicos registran en computadora
su informacin para aumentar la productividad y la exactitud. De esta manera se
libra el personal tcnico de llevar a cabo tantos detalles administrativos. Por otra
parte, las computadoras pueden convertirse en una ayuda valiosa en la toma de
decisiones. Pueden incrementar las capacidades de los usuarios hacindolos ms
63
productivos y ms eficientes, como se ver en esta seccin. Los sistemas de
informacin en los que intervienen las computadoras se llaman a veces sistemas de
informacin computarizados.
64
ACTIVIDAD FORMATIVA N 01
Marca
Tipo de Procesador
Capacidad de Memoria
Tamao de Pantalla
65
GLOSARIO DE UNIDAD I5
ADSL: Es una tecnologa de transmisin de datos que te permite enviar y recibir
informacin a gran velocidad por los hilos telefnicos de cobre convencionales.
ANTIVIRUS: Es una software que se instala en tu ordenador y que permite prevenir
que programas diseados para producir daos, tambin llamados virus, daen tu
equipo. Tambin tiene la misin de limpiar ordenadores ya infectados.
ASCII: Es un acrnimo de American Standard Code for Information Interchange
(Cdigo americano estndar de intercambio de informacin), es un formato de
archivo que no contiene formato de texto, por lo que se puede transferir entre
diferentes sistemas operativos y programas. Los archivos de texto ASCII se usan
universalmente para intercambiar informacin entre equipos.
ASISTENTE PARA AUTO CONTENIDO: El Asistente para auto contenido, que se
puede abrir desde el panel de tareas Nueva presentacin, es una opcin que gua
paso a paso y est diseado para que sea ms fcil crear la presentacin al proponer
ideas y sugerencias, para el tipo de presentacin, formato de entrega y opciones de
diapositivas.
APLICACIN: Es simplemente otra forma de llamar a un programa informtico. Se
instala en ordenador y nos permite realizar tareas de todo tipo. Desde mandar un
correo a gestionar la contabilidad de una empresa.
AVATAR: Es una imagen que los usuarios de Internet se atribuyen a la hora de
escribir en foros o chatear. Suele identificar de laguna manera a dicho usuario.
BACKUP: Tambin llamado copia de seguridad, es la tarea de duplicar y guardar
cualquier tipo de datos o informacin en otro lugar (disco, servidor) para que pueda
ser recuperado en caso de la perdida de la informacin original.
BIT: Es la unidad mnima de informacin digital que puede ser tratada por un
ordenador.
BLUETOOTH: Es un sistema de conexin inalmbrica para voz y datos. Es utilizado
en distancias cortas. Su lmite de accin es de unos 10 metros.
BROWSER: Es un programa o aplicacin que nos permite navegar por Internet y
encontrar exactamente la informacin o temtica que nos interesa. Las ms
populares son Internet Explorer, Netscape y Firefox.
BYTE: Es una unidad de medida de informacin digital que se compone de 8 bits.
CACH: Es una memoria existente en el disco duro que permite guardar copias
temporales de archivos para poder acceder a ellos en ciertos momentos. Cuando se
accede a Internet, esto resulta muy til ya que puede guardar algunos elementos de
pginas Web para no tener que cargarlos en la prxima visita a la misma pgina.
CHAT: Es una forma de comunicacin en tiempo real (simultaneo), entre varias
personas a travs de Internet.
CHIP: Es un circuito integrado formado por transistores y otros elementos
electrnicos.
CPU Es un viejo trmino para procesador y es la unidad central de un ordenador
la cual permite especificar cmo funcionar tu ordenador. Es el cerebro de t
computadora.
5
Adaptado de: http://www.ordenadores-y-portatiles.com/glosario-de-informatica.html
66
DIAGRAMA: Un diagrama es una representacin grfica de las relaciones que
existen en determinada informacin. El uso de diagramas en las presentaciones de
PowerPoint ayuda a resumir visualmente la informacin que se desea exponer.
DIAPOSITIVA: Las diapositivas de PowerPoint son cada uno de los elementos que
constituyen la presentacin y cada una de ellas podra identificarse con una lmina o
pgina.
DIRECTORIO Es un espacio lgico del ordenador donde se guarda y almacena
informacin.
DOWNLOAD: Descarga. Se refiere al proceso de transferir datos desde un punto
remoto (servidor u otro ordenador) a tu propio ordenador.
DRIVER: Controlador. Programa que generalmente forma parte del sistema
operativo y que controla una pieza especfica de hardware.
FORMATEAR: Es el proceso de preparar tu disco duro para que se pueda instalar el
sistema operativo.
HTML: Es el lenguaje con que se escriben las pginas Web.
INTERFACE: Es el punto de comunicacin entre dos elementos electrnicos o
informticos. Muchas veces se refiere a l como puerto. Tambin se podra definir
como El punto de contacto entre el usuario, el ordenador y el programa, por ejemplo,
el teclado o un men.
INTERVALO: Es el tiempo asignado a cada diapositiva durante una presentacin, es
lo que dura en pantalla cada una de ellas.
IP: Nmero de 32 bits que identifica a ordenadores o equipos de red en Internet.
MAIL: Correo. Carta escrita virtual que se puede mandar de un ordenador a otro.
MARCADOR DE POSICIN: Los marcadores de posicin son cuadros con bordes
punteados que forman parte de todos los diseos de diapositivas. Estos cuadros
contienen texto de ttulo y texto principal; o bien, objetos como grficos SmartArt,
grficos, tablas e imgenes.
NARRACIN: Una narracin puede mejorar las presentaciones basadas en Web o
las que se ejecutan automticamente. Una narracin tambin es til para archivar
una reunin, de modo que los presentadores o quienes no hayan asistido puedan
revisarla ms adelante y or los comentarios realizados durante la misma.
NOTAS DEL ORADOR: son las notas escritas al pie de pgina en una presentacin
de PowerPoint.
MEN: Es una lista de opciones para que una persona elija una accin. Es interactivo
con el usuario.
OBJETO: Un objeto en PowerPoint es una forma, un fragmento de texto, una lnea o
una imagen.
ORIENTACIN DE LA DIAPOSITIVA: La orientacin de las diapositivas en un
archivo de PowerPoint no se puede alternar, es la misma para todas las diapositivas
de ese archivo.
PANEL DE TAREAS: El Panel de Tareas muestra las tareas ms utilizadas en
PowerPoint y las clasifica en secciones, por ejemplo, crear una nueva presentacin
en blanco o abrir una presentacin.
PATRN DE DIAPOSITIVAS: Un patrn de diapositivas es la diapositiva principal
en una jerarqua de diapositivas que guarda toda la informacin sobre el tema y los
diseos de diapositiva de una presentacin, incluidos el fondo, el color, las fuentes,
los efectos, los tamaos de los marcadores de posicin y las posiciones.
67
PXEL: Es la unidad ms pequea con la que se forman las imgenes.
PLACA BASE: Es la tarjeta de circuito impreso principal donde van conectados los
dems elementos que componen el ordenador como son tarjetas grficas, de sonido,
memorias, discos duros, etc.
PLUG AND PLAY: Es un mtodo por el cual el ordenador reconoce automticamente
un nuevo dispositivo insertado.
PRESENTACIN: Una presentacin PowerPoint, es un archivo PPS que muestra una
serie de diapositivas digitales multimedias y que, por lo general, permiten presentar
un determinado tema.
PRESENTACIN PERSONALIZADA: Hay dos tipos de presentaciones
personalizadas: bsicas y con hipervnculos. Una presentacin personalizada bsica
es una presentacin independiente o una presentacin que incluye algunas de las
diapositivas del original. Una presentacin personalizada con hipervnculos es una
manera rpida de desplazarse a una o varias presentaciones diferentes.
PRESENTACIN WEB: En PowerPoint, cuando guarda una presentacin como una
pgina Web de un solo archivo, todo lo que necesita para ejecutar la presentacin
est guardado con el archivo. Esto significa que no es necesario un archivo auxiliar,
lo cual resulta muy til cuando desea enviar por correo electrnico su presentacin a
otros. Una presentacin guardada como una pgina Web de un solo archivo aparece
con la extensin de archivo .mht o .mhtml del formato de archivo de encapsulado de
documentos HTML agregados (MHTML) de extensiones multipropsito de correo
Internet (MIME).
PROTOCOLO: Conjunto de reglas que establecen la temporizacin y el formato del
intercambio de datos.
RECORTE DE PANTALLA: Se trata de imgenes que genera PowerPoint
automticamente a partir de una captura de pantalla, es decir, que representan
ventanas o elementos que se estn mostrando en nuestro ordenador.
ROM: Es una memoria del ordenador que se encarga de ciertas funciones bsicas del
ordenador.
TARJETA: Es una placa electrnica que va normalmente conectada a la placa base
y sirve para realizar ciertas funciones.
TRANSICIN: Las transiciones de diapositivas son efectos de tipo animacin que se
producen en la vista Presentacin con diapositivas, cuando pasa de una diapositiva a
la siguiente. Puede controlar la velocidad de cada efecto de transicin de diapositivas
y tambin agregarle sonido.
UNIDAD DE DISCO: Trmino que se aplica a cualquier disquetera, lector de CD-
ROM o disco duro.
URL (Uniform Resource Location): Son las direcciones de Internet, que cuando se
refieren a pginas web empiezan siempre con las letras http://
USB (Universal Serial Bus ): Bus que permite la conexin de todo tipo de perifricos.
Su velocidad es de 12 Mbps. (muy superior a la del puerto serie) y permite la conexin
de hasta 127 dispositivos.
VENTANA: Elemento bsico de los entornos grficos de los sistemas operativos
Windows y Mac. En las ventanas se muestran las opciones de un men, el contenido
de las carpetas o la zona de trabajo de un programa. El software de ventanas ha
simplificado el uso del ordenador, sustituyendo los sistemas operativos anteriores
(como el MS-DOS) que exigan el uso de complicados comandos.
VGA (Video Graphics Array): Estndar para monitores de color que admita
inicialmente resoluciones 640x480 con una profundidad de color de 16 colores y una
68
frecuencia de refresco de la pantalla de 60 Hz. Actualmente el estndar superVGA
admite resoluciones superiores a 1024x768, con profundidad de color de 32 bits y
frecuencias de refresco de 85 Hz.
VIDEOCONFERENCIA: Sistema mediante el cual dos o ms personas pueden
comunicarse (imagen, voz, texto) a travs de Internet.
VIDEOSTREAMING: Reproduccin de vdeo en tiempo real desde Internet.
VNCULO. Conexin entre pginas web.
VIRUS: Programas informticos desarrollados para destruir la informacin y producir
problemas de funcionamiento a los ordenadores que infectan. Se propagan
automticamente al transferir informacin entre los ordenadores.
WAN (Wide Area Network): Redes de ordenadores comunicados entre si a gran
distancia. La comunicacin se realiza mediante conexin telefnica, por cable o va
satlite.
WEBCAM: Pequea cmara de vdeo de baja gama que, conectada directamente a
uno de los puertos del ordenador, permite digitalizar en vdeo y realizar
videoconferencias.
WEBSITE (espacio web, sitio web): Dentro de Internet, conjunto de pginas web de
un mismo propietario (persona, empresa, institucin...) relacionadas entre s
mediante enlaces hipertextuales.
WI-FI (Wireless Infranet). Red inalmbrica por microondas, que tiene un alcance de
unos 400 metros.
WINZIP: Programa muy extendido que realiza la compresin de ficheros para
facilitar su transporte.
WORDART: WordArt es una caracterstica que viene implementada en Word, Excel,
PowerPoint y Publisher de Microsoft Office desde hace bastantes versiones, que
permite disear diferentes estilos de texto con efectos especiales, texturas, sombras
etc.
WORKSTATION: Estacin de trabajo en una red informtica.
WWW (World Wide Web): La telaraa mundial. Gran sistema de informacin en
Internet formado por todas las pginas web alojadas en los servidores de la Red y
relacionadas entre si mediante enlaces o hipervnculos. Cada pgina tiene una
direccin a travs de la cual se puede acceder a ella con un programa navegador
(Netscape, Internet Explorer...) desde cualquier ordenador conectado a Internet
ZIP: Dispositivo de almacenamiento magntico (fsicamente parecido a un disquete,
aunque algo mayor) cuyos cartuchos pueden guardar hasta 250 Mbytes. Archivo que
contiene informacin comprimida mediante el programa WINZIP.
69
BIBLIOGRAFA DE LA UNIDAD I
Lpez-Hermoso Agius, J. J., Montero Navarro, A., Martn-Romo Romero, S., De pablos
Heredero, C., Izquierdo Loyola, V. M., & Njera Snchez, J. J. (2000). Informtica
aplicada a la gestin de empresas. Madrid: ESIC Editorial.
70
AUTOEVALUACIN N 01
1. Qu es Microsoft Windows?
a. Un sistema operativo
b. Un utilitario
c. Un editor de imgenes
d. Un dispositivo de almacenamiento
71
8. Cmo se quita los hipervnculos de un objeto?
72
UNIDAD II: PROCESADOR DE TEXTOS
73
TEMA 1: INTRODUCCIN AL PROCESADOR DE TEXTOS
Un procesador de textos tiene como objetivo el tratamiento de textos, en especial su
edicin y manipulacin (tipos de letra, inserciones, mrgenes, etc.), adems de otras
funciones como: tratamientos grficos, gestin de archivos, definicin de
caractersticas de impresin, diccionarios ortogrficos y de sinnimos para la
correccin de textos, etc.
El funcionamiento consiste en escribir el texto en pantalla y luego aplicar las
funciones. Este procedimiento genera ventajas tales como:
Posible rectificacin de errores sin afectar al resto del escrito.
Insercin de frases, palabras, prrafos, etc., sin borrar lo escrito
anteriormente.
Encuadre del texto dentro de los mrgenes que se especifiquen.
Ayuda a la correccin semntica y ortogrfica.
Incorporacin de palabras a un diccionario para personalizarlo.
Posibilidad de enviar la misma carta a diferentes personas de forma
personalizada (carta modelo).
Empleo de abreviaturas que el programa puede remplazar automticamente
(autocorreccin).
Muchas otras posibilidades.
74
Figura 47: Inicio de Microsoft Word
Fuente: Elaboracin propia
75
Fuente: Elaboracin propia
Como puede observar todos los botones del grupo afectan de alguna forma
el formato de la fuente
76
Fuente: Elaboracin propia
2.3. Regla
La regla horizontal permite establecer tabulaciones y sangras, as como
ajustar el ancho de las columnas periodsticas. En la regla se muestran las
tabulaciones y las sangras aplicables al prrafo donde se encuentra el
punto de insercin. Para ello, la regla cuenta con los siguientes elementos:
indicador de margen izquierdo, marcador de sangra izquierda, marcador
de sangra de primera lnea, marcador de sangra derecha y margen
derecho. Estos elementos se describirn con detalle ms adelante.
Donde:
a) Nmero de pgina actual de acuerdo con la numeracin fijada.
b) Cantidad de palabras del documento.
c) Idioma utilizado por el corrector ortogrfico.
d) Accesos directos a los diferentes modos de presentacin del documento.
e) Control deslizable de zoom.
77
Para agregar o quitar elementos de esta barra
simplemente haga clic secundario (botn derecho del
mouse) sobre la barra, se presentar el siguiente
men:
78
Fuente: Elaboracin propia
Seleccin de texto
Para aplicar formato a la fuente, es necesario seleccionarlo, podemos
seleccionar el texto:
Haciendo clic y arrastrando con el mouse sobre el texto que
deseamos seleccionar.
Pulsando la tecla SHIFT y la tecla direccional a la derecha.
Haciendo doble clic sobre una palabra que deseamos seleccionar o
triple clic para seleccionar un prrafo completo.
79
Movimientos del cursor
Cuando capturamos un documento es muy comn querer trasladar el
cursor a una nueva posicin. Para esto contamos con una serie de atajos
con el teclado. Estos atajos aparecen en la siguiente tabla.
Para el mouse, basta con dar clic sobre el lugar a donde nos queremos
desplazar.
En Microsoft Word 2016, si hacemos un clic derecho sobre la barra de
desplazamiento vertical (lado derecho de la pantalla), aparece una
herramienta de movimiento rpido como se ilustra en la siguiente figura,
esta herramienta sirve para seleccionar un elemento de bsqueda y de
este modo poder recorrer el documento saltando de un registro a otro en
diferentes categoras.
80
Figura 53: Opciones de desplazamiento rpido
Fuente: Elaboracin propia
81
Figura 54: Cuadro de dilogo Prrafo
Fuente: Elaboracin propia
Sangra
Es la distancia existente desde cualquiera de los mrgenes al prrafo. Se
definen con Izquierda y Derecha. Con Especial podemos definir la
Sangra de la Primera lnea y la francesa.
82
permite a los desarrolladores explotar todas las posibilidades del
sistema operativo Windows y la programacin orientada a la Web.
Espaciado
Definimos el Espacio Anterior y Posterior del prrafo. Adems, con
Interlineado sealamos el espacio entre lneas dentro del prrafo:
Sencillo, 1,5 lneas (lnea y media), y Doble. Adems podemos definir
el interlineado en puntos con Mnimo. Exacto o Mltiple y se define
cuantos puntos se utilizaran En:.
Ejemplo :
Prrafo Original
Nuevas Herramientas
Microsoft Visual Studio 2015 es una suite de herramientas de desarrollo que le
ofrece el entorno ms productivo para crear aplicaciones Y componentes. Visual
Studio Professional Edition permite a los desarrolladores explotar todas las
posibilidades del sistema operativo Windows y la programacin orientada a la
Web.
Prrafo Ttulo con espacio posterior de 18 puntos
Nuevas Herramientas
Bordes y sombreados
Borde de Pgina
Ahora Word, le permite aplicar bordes tambin a su pgina.
83
Fuente: Elaboracin propia
Nmeros y Vietas
Hay textos que se escriben en forma de lista, tpicos, contenido,
subdivisiones de un tema, etc. En los cuales se utilizan las vietas o los
nmeros para dividirlos. Word para Windows puede colocar estas vietas
o nmeros sin necesidad de que se escriba cada uno. Cuando numere
manualmente los elementos de una lista, Word convertir los nmeros
escritos en numeracin automtica.
4. Formato a la Pgina
Cuando se inicia Microsoft Word, este abre un tipo de hoja predeterminado, con
medidas y caractersticas definidas. Usted puede personalizar estas
caractersticas para el documento activo, incluso podr Predeterminar una
Configuracin de Pgina propia.
84
4.1. Mrgenes
85
Figura 56: Herramientas para Encabezado y Pie de pgina
pgina
5. Diagramacin y Referencias
5.1. Diagramar mediante Columnas
Una de las posibilidades que posee el Microsoft Word 2016 como
procesador de palabras es su capacidad para manejar desde una columna
hasta mltiples columnas. El mximo nmero de columnas depender del
tamao y orientacin del papel. Para crear las columnas, seleccionamos el
texto que queremos se imprima en ms de una columna y, de la ficha
Diseo de pgina, hacemos clic sostenido sobre el siguiente cono y
seleccionamos el nmero de columnas deseado:
86
Figura 58: Cuadro de dilogo Columnas
5.2. Referencias
87
Fuente: Elaboracin propia
88
TEMA N 2: INSERCIN DE OBJETOS
89
2. Diagramas y Organigramas
2.1. Diagramas
Y un diagrama es una representacin grfica que no tiene porqu ser
obligatoriamente una organizacin jerrquica, puede representar desde
un grupo de elementos relacionados entre s, hasta un diagrama de
secuencias donde por medio de la representacin grfica se explica los
pasos o componentes con una secuencia lgica, por ejemplo, los pasos a
seguir para poner en marcha un DVD.
2.2. Organigramas
Un organigrama, para Microsoft Word, es un tipo de diagrama con unas
caractersticas especficas en cuanto a la estructura y elementos que lo
forman.
Al igual que en Microsoft Word podemos insertar imgenes, dibujos y otros
tipos de elementos grficos. Un organigrama es un elemento grfico que
representa una organizacin, normalmente jerrquica, por ejemplo, la
organizacin de cargos en una empresa.
90
Insercin y edicin de Smart.
91
Recuerda que puedes retocar el texto con las herramientas de la
pestaa Inicio para cambiar aspectos como la fuente, el tamao, el color o
los estilos, tal y como lo haras con cualquier otro texto.
Sin embargo, los elementos WordArt no son exactamente texto, sino que
estn a medio camino de ser imgenes. Por ello, vemos que cuando lo
tenemos seleccionado disponemos de las Herramientas de dibujo, con una
pestaa de Formato. Esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector
ortogrfico no detectar un error en un texto WordArt, y tambin que el
texto WordArt seguir las reglas de alineacin de los grficos.
4. Grficos estadsticos
Los grficos estadsticos muestran informacin comparativa de diferentes datos.
Podemos insertar un grfico desde la ficha Insertar grupo Ilustraciones
cono Grfico.
92
Figura 63: Grfico con Word y fuente de datos
Fuente: Capturado y editado por Adiel Flores
93
TEMA N 3: TABLAS
Para la organizacin de datos y texto en forma comparativa o para presentacin de
texto en general Microsoft Word 2016 tiene la capacidad de manejar tablas con filas
y columnas. Cada celda es la interseccin de la columna con la fila. Cada celda se
puede manejar independientemente, dndole tamao y formato. Microsoft Word
2016 permite adems insertar una tabla dibujando manualmente las lneas que la
forman.
1. Insercin de Tablas
Existen diversas formas de insertar una tabla, la forma ms sencilla es con
94
Para seleccionar Teclado Mouse Men/opcin
2. Edicin de tablas
4.1. Aadir celdas a una tabla
Segn las celdas que se seleccionen, se activarn las opciones de las
barras de herramientas de Tabla, para insertar una sola celda o una fila
entera o una columna entera. Si se selecciona una celda, aparece el
comando Insertar Filas del men Tabla. Tambin en la barra de
herramientas podemos insertar columnas, renglones o celdas, segundo el
elemento seleccionado el icono de insertar tabla tomar otro aspecto:
Figura 64: Grupo filas y columnas de la ficha Presentacin de las Herramientas de tabla
Fuente: Elaboracin propia
95
Una columna o columnas Insertar toda la columna
Ahora para insertar una columna o fila entera, se puede insertar con el
mtodo ya mencionado. Pero si se selecciona la fila o columna entera
aparecen en el men Tabla las opciones Insertar columna e Insertar
fila respectivamente.
Para borrar el contenido de las celdas, se hace de la misma forma que con
el texto normal. Se borra el contenido de la celda, pero no la celda en s.
96
Tambin se tiene el comando de Autoformato de Tablas del men Tabla. La
caja de dilogo que aparece es la misma que cuando seleccionamos el botn de
Autoformato de la caja de dilogo del comando Insertar Tabla o dando un clic
El texto puede orientarse de las tres formas en las que aparece dentro de
Orientacin.
5. Ordenar Tablas
Microsoft Word 2016 puede ordenar el contenido de una tabla en orden
ascendente o descendente y tambin segn el tipo de datos que contenga. Para
ordenar dentro de una tabla se ubica el cursor en el campo por el cual se desea
ordenar, luego se hace clic en los siguientes conos ubicados en la ficha
presentacin de Herramientas de Tabla:
Orden ascendente
Orden descendente
La siguiente tabla fue ordenada por apellidos de manera ascendente:
97
Apellidos Nombre Direccin Lugar
Bermejo Torres Cecilia Los laureles 100 Santa Anita
Cerrn Prez Vanessa Real 125 Huancayo
Chvez Gonzales Francisco Las Flores 1659 Huacho
Espinoza Chvez Jssica Marlene Ancash 630 Chilca
Janampa Cerrn Mara Cecilia Real 500 El Tambo
Mina de la Torre Johany Jess Ferrocarril 1350 Huancayo
Snchez Snchez Jessica Ica 125 Huandoy
Sasaki Granados Anghela Corina Julio Sumar 123 Huancayo
98
TEMA N 4: UTILIZACIN DE PLANTILLAS
De acuerdo a la documentacin oficial de Microsoft 6 (Microsoft, 2015), las plantillas
son una forma estupenda de ahorrar tiempo y crear documentos coherentes
utilizando Microsoft Office 2016. Son especialmente valiosas para los tipos de
documentos que usa frecuentemente, como presentaciones semanales, formularios
de solicitudes e informes de gastos. Puede que desee usar un archivo que ya tiene el
aspecto que desea, pero editando los marcadores para que se ajusten a sus
necesidades actuales. En eso consiste una plantilla: un archivo que hace el trabajo
duro por usted y que le evita tener que empezar con una pgina en blanco.
6
https://support.office.com/es-hn/article/
99
1.2. Descargar y usar una plantilla desde Office.com
Tambin puede descargar las plantillas directamente desde Office.com.
Examine las categoras en Office.com o encuentre la plantilla que desee
realizando una bsqueda y descargndola en su disco duro.
Para buscar la plantilla que desea, use uno de los siguientes mtodos:
7
https://templates.office.com/Templates
100
Mtodo 2: Buscar por palabra clave
Abra el sitio web de plantillas en Office.com8.
En el cuadro de bsqueda situado en la parte superior de la pgina, escriba
una palabra clave que describa el tipo de plantilla que desee y, a
continuacin, presione ENTRAR.
Cada plantilla que coincida se mostrar con una vista preliminar. Cuando
vea una plantilla que le guste, haga clic en la vista preliminar para abrir la
pgina de detalles de la plantilla.
Nota Para limitar su bsqueda a un programa o unos programas
concretos, haga clic en Buscar por producto en el panel de la izquierda.
8
https://templates.office.com/Templates
101
Si se le solicita que confirme que tiene una versin original de Office, siga
las instrucciones que aparecen en pantalla para llevar a cabo el proceso
de validacin.
Una vez finalizada la descarga de la plantilla, el programa de destino se
abrir en un nuevo documento con la plantilla. En funcin de la plantilla,
tambin puede mostrarse ayuda que explique cmo usarla.
En algunos casos, puede que se le pregunte si desea guardar la plantilla.
Haga clic en el botn Guardar como y elija una ubicacin.
102
Figura 72: Guardar un documento como plantilla
Fuente: Elaboracin propia
9
Adaptado de: Vera Colas, M. (2007). Implantacin y mantenimiento de aplicaciones
ofimticas y corporativas. Madrid: Editorial Paraninfo.
103
Figura 74: Diseo de plantilla con imgenes
104
TEMA N 5: COMBINACIN DE CORRESPONDENCIA
Cuando necesitamos enviar un mismo documento a muchas personas, las cuales
estn en un cuadro de Microsoft Word, Microsoft Excel o alguna otra fuente de datos,
podemos hacer uso de la herramienta de combinacin de correspondencia.
Combinar correspondencia nos facilita el trabajo, ya que podemos mezclar una base
de datos, por ejemplo, clientes con una carta modelo. En la carta modelo tendremos:
el texto que deseamos que aparezca en todas y cada una de las cartas y una serie
de elementos que nos ayudarn a realizar la unin entre los dos elementos. Al realizar
esta unin como resultado obtendremos una carta por cada registro que tengamos
en la base de datos.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el
texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargar de generar
los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma
podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en
el lugar donde estn almacenados los datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de
etiquetas o recibos, la impresin de sobres, etc.
105
Informacin que es idntica en cada copia, como el texto del cuerpo
principal e una carta modelo. Slo tiene que escribir esta informacin una
vez, independientemente del nmero de cartas que desee imprimir.
Marcadores para informacin nica. Por ejemplo, en una carta modelo, el
bloque de la direccin y el nombre del saludo sern nicos para cada copia.
En una combinacin de correspondencia, la informacin nica es la que es distinta
en cada copia combinada que se cree.
106
Otros ejemplos de archivos de datos pueden ser una tabla creada en Microsoft
Word, una hoja de trabajo de una hoja de clculo de Excel, una base de datos de
Microsoft Access o incluso un archivo de texto.
El conjunto acabado de documentos de una combinacin de correspondencia
se compone de faxes, mensajes de correo electrnico, sobres, cartas y etiquetas
nicas que se imprimen o envan electrnicamente.
Nuestro ejemplo se basa en el envo de una carta, por lo cual elegiremos la opcin
Cartas, sin embargo, en la mayora de documentos, como oficios, circulares, etc
podran tener el mismo formato.
107
Tenemos tres opciones:
Escribir nueva lista: Si no dispone de un archivo de datos apropiado y
desea crear uno, seleccione esta opcin, el cual le permitir crear una lista
nueva, mediante la seleccin de campos.
Utilizar una lista existente: Si ya dispone de un archivo de datos que
contiene la informacin que desea combinar, seleccione esta opcin. A
continuacin, haga clic en el vnculo Examinar del panel de tareas para
ubicar y abrir el archivo.
Seleccionar de los contactos de Outlook: Si desea utilizar la lista de
contactos de Outlook como archivo de datos, seleccione esta opcin. A
continuacin, haga clic en el vnculo Elegir la carpeta de contactos para
ubicar y abrir la carpeta correcta de la lista de contactos.
Para el desarrollo de nuestro curso, elija utilizar una lista existente, busque y
seleccione el archivo de Microsoft Excel Proveedores.xlsx.
108
Inserte los dems campos de combinacin de acuerdo al documento principal y
la tabla del origen de datos.
Puede visualizar todos los registros, avanzando o retrocediendo con los conos de
flechas.
Registro anterior.
Registro siguiente.
ltimo registro.
109
equipo con el suficiente papel, podremos obtener de manera impresa,
tantas cartas como registros combinados.
Enviar mensajes de correo electrnico: se aplica cuando las cartas se
enviarn por correo electrnico, para ello debemos tener configurado
Microsoft Office Outlook con nuestra cuenta de correo electrnico.
Para culminar con nuestro ejemplo, elegiremos la opcin, Editar documentos
individuales, automticamente podremos ver que aparece un nuevo documento
con las cartas correspondientes.
3. Filtrar destinatarios
Podemos filtrar los destinatarios para que slo se utilicen los registros que tengan
un determinado valor en un campo de combinacin. Por ejemplo podramos
decidir utilizar nicamente los proveedores de clientes de Alemania.
4. Sobres y etiquetas
Frecuentemente en el mundo comercial, necesitaremos tambin imprimir datos en
sobres o en etiquetas que sern pegadas a los sobres o paquetes.
Empezaremos por seleccionar Iniciar combinacin de correspondencia en la
pestaa Correspondencia. Es ah donde seleccionaremos si deseamos
crear Sobres o Etiquetas. Tambin podramos seleccionar el asistente y luego el
tipo de material a generar en el panel lateral.
En cada caso se abrir un pequeo cuadro de dilogo que permite su
configuracin.
Los sobres disponen de opciones para modificar el tamao del sobre, la fuente y
la posicin del texto, en la pestaa Opciones de sobre. Es interesante observar el
dibujo que muestra la vista previa del resultado. Adems, podremos indicar la
orientacin del sobre en la bandeja de entrada, desde la pestaa Opciones de
impresin.
110
En el caso de las etiquetas lo principal es indicar qu tipo de etiquetas vamos a
imprimir. En el desplegable de Marcas deberemos elegir la marca del papel de
etiqueta que tengamos y luego, en el cuadro inferior, seleccionar de qu tipo en
concreto se trata. El listado es bastante completo, de modo que si elegimos
cualquiera de ellas, Word ya sabr sus proporciones y ser capaz de imprimir el
texto perfectamente ajustado a ellas. Si nuestras etiquetas no aparecen en el
listado deberemos crear una Nueva etiqueta con el botn y establecer sus
propiedades.
Al aceptar veremos que la hoja del documento ahora contiene una tabla que
dibuja los lmites de las etiquetas. Es posible que no se aprecie a simple vista,
pero est ah, por eso aparecen las pestaas de Herramientas de tabla. En
cualquier momento podemos cambiar los bordes de la tabla para distinguirlos,
aunque es conveniente dejarlo sin borde antes de realizar la impresin.
Tanto en el caso de los sobres como en el de las etiquetas, lo nico que restara
hacer es Seleccionar destinatarios, como ya hemos visto a lo largo del tema,
personalizar el formato si se desea, por ejemplo incluyendo el logotipo, e
imprimir.
Para crear un nico sobre o etiqueta, o bien para crearlos de forma masiva
utilizando la lista de contactos de Outlook, lo ms sencillo es situarnos en la
pestaa Correspondencia > grupo Crear y seleccionar Sobres o Etiquetas.
111
En realidad, ambas opciones abren el mismo cuadro de dilogo, la diferencia es
que nos sitan en distintas pestaas de l.
Como puedes observar en la imagen, disponemos de un pequeo botn en forma
de agenda que permite importar los contactos de Outlook. Adems, vemos
informacin como la orientacin del papel en la bandeja de la impresora, y una
vista previa del resultado. Siempre podremos modificar estas opciones de
impresin desde el botn Opciones. Cuando est todo listo, lo nico que
deberemos hacer es pulsar Imprimir.
Una opcin interesante puede ser la de Agregar franqueo electrnico. Para poder
utilizarla es necesario descargar un programa de franqueo electrnico, aunque
slo est disponible en determinados pases. Infrmate en tu oficina de correos
ms cercana de si es posible realizar tal operacin.
112
LECTURA SELECCIONADA N 2:
Aplicaciones de productividad en la oficina
(Vera, 2007)
El propsito de todo el software es hacer ms productivo el trabajo de las personas.
Sin embargo, las aplicaciones que ayudan a los empleados en su trabajo rutinario de
oficina se denominan simplemente "herramientas de productividad", stas incluyen
los procesadores de texto, las hojas de clculo, las herramientas para generar
presentaciones, el software de administracin de archivos y de bases de datos, los
programas de imgenes, las herramientas de publicacin editorial y las aplicaciones
de administracin de proyectos, al igual que muchas otras para propsitos ms es-
pecializados. En este grupo tambin se incluyen los navegadores Web, debido a que
ayudan a que muchos empleados encuentren y comuniquen informacin en su
trabajo diario. Con frecuencia se denominan herramientas de productividad personal
porque fueron desarrolladas para apoyar a los usuarios en el hogar y la oficina en el
uso de sus computadoras personales.
Aunque los procesadores de texto se utilizan principalmente para escribir cartas,
artculos y otros documentos, tambin permiten automatizar otras tareas laboriosas
como la creacin de contenidos e ndices. Algunos permiten la generacin de la
pgina formada del libro, tal como se ver al momento de la impresin y generar los
archivos electrnicos en formato PDF que se envan al impresor para producir el libro
y proceder con su encuadernacin. Entre los ejemplos de procesadores de texto estn
Microsoft Word, Corel WordPerfect y Lotus WordPro. En los programas de formacin
se tienen PageMaker y Ventura Publisher.
Las hojas de clculo como Microsoft Excel ya no limitan a los usuarios a introducir
nmeros y realizar clculos aritmticos bsicos. Tambin incluyen una larga lista de
complejas funciones matemticas, estadsticas, financieras y de otro tipo, que los
usuarios pueden integrar en modelos de anlisis. Estas funciones son tan poderosas
que los expertos en estadsticas las emplean con bastante frecuencia. Los ejecutivos
preparan sus propios modelos de soporte de decisiones con esta poderosa
herramienta. Las hojas de clculo tambin ofrecen una gran variedad de estilos
predeterminados para los grficos, mismos que el usuario puede elegir para elaborar
sus presentaciones.
Las herramientas para generar presentaciones como Microsoft PowerPoint permiten
a los profesionales y a los vendedores desarrollar con rapidez presentaciones
atractivas. No es necesario ser un diseador grfico experto, porque las herramientas
contienen una amplia seleccin de tipos de letras y tamaos, mismos que permiten
a los usuarios el uso de incrustar casi cualquier imagen que elijan prefieran (con
autorizacin de los propietarios), o que hayan creado en un programa de imgenes.
Es posible integrar animaciones, sonidos y fragmentos de vdeo en las
presentaciones.
Las herramientas de administracin de archivos y de datos permiten crear y
manipular bases de datos locales o compartidas. Los sistemas de administracin de
bases de datos conocidos, como Microsoft Access, son relativamente fciles de
aprender para crear bases sencillas de datos. Estas bases incluyen funciones que los
desarrolladores profesionales utilizan para crear bases de datos ms complejas.
Los programas de imgenes facilitan la creacin de grficos complicados y la
manipulacin de fotografas digitales. Se emplean para crear las imgenes que se
colocan en las pginas Web. Existe una amplia variedad de estas herramientas, como
son: Ilustrator y Photoshop de Adobe, Corel Paint Shop y MGI PhotoSuite, al igual
que el gratuito IrfanView.
Las herramientas de edicin personal como Publisher y Home Publishing de Microsoft
y Corel Ventura, permiten tanto a los expertos como a los novatos crear con facilidad
113
volantes, boletines, tarjetas, calendarios de aspecto profesional y muchos otros
artculos para publicacin impresa, adems de pginas Web. Las herramientas ms
profesionales, como Quark e InDesign, han aumentado mucho la productividad en la
industria editorial.
Las herramientas de administracin de proyectos ayudan a todos aqullos que dirigen
cualquier tipo de proyecto la construccin de un edificio, el desarrollo de un
producto y el desarrollo de un software a planear los proyectos y monitorear sus
avances. Los administradores de un proyecto introducen informacin como las tareas
y sus fechas de conclusin esperadas, los sucesos importantes y los recursos
requeridos para cada tarea: las horas de mano de obra, los materiales y los servicios.
El software avisa a los planeadores cuando introducen informacin ilgica, como
programar que un trabajador labore 120 horas en una semana y cuando las tareas
violan las interdependencias. Esto ltimo sucede cuando, por ejemplo, se programa
el inicio de la fase D antes de la terminacin de la fase C, si antes haban indicado
que la fase D dependa de la conclusin de la fase C.
Los desarrolladores de software suelen crear suites de herramientas de
productividad. Por ejemplo, casi todas las versiones de la suite Microsoft Office
incluyen un procesador de texto (Word), una hoja de clculo (Excel), una aplicacin
de presentaciones (PowerPoint), un sistema de administracin de bases de datos
(Access) y una aplicacin de correo electrnico (Outlook). Otros ejemplos de suites
son IBM Lotus SmartSuite, Sun StarOffice y la gratuita OfficeOne. Cuando las
herramientas de productividad se integran en una suite de software, los documentos
creados pueden ser interdependientes si se emplean tecnologas como la vinculacin
e incrustacin de objetos (OLE). Usted puede generar tablas en una hoja de clculo,
copiarlas en un documento del procesador de texto o en una presentacin, y
asegurarse que cuando realiza cambios en las tablas de la hoja de clculo tambin
se reflejen en el documento o en la presentacin. Tambin puede incrustar vnculos
a los sitios Web en sus documentos. La vinculacin entre los documentos implica
tecnologas de hipermedia, y la insercin de informacin como fragmentos de sonidos
y vdeo en los documentos implica el uso de tecnologas multimedia. Estas
tecnologas se analizan en la siguiente seccin.
114
ACTIVIDAD FORMATIVA N 2
4. Crea un organigrama de una empresa, puede ser real o ficticia, incluye al
menos 4 niveles de mando. Gurdalo con el nombre de organigrama.docx.
5. Crea un documento llamado Familia.docx que contenga tu rbol genealgico
desde los abuelos hasta ti, utilizando algn tipo de diagrama jerrquico.
Incluye tantos miembros de la familia como desees.
6. Crea una plantilla llamada Viaje.dotx que nos sirva para comprobar la lista
de artculos que nos tenemos que llevar cuando vayamos de viaje.
Crea una carta para felicitar el ao nuevo a cada uno de tus amigos que vivan en la
misma provincia que t, con la siguiente forma:
115
RUBRICA DE EVALUACIN RESUMEN
Nombre del estudiante: ________________________________________
Seccin: _______________________ Fecha: ______________________
INDICADORES 4 3 2 1
TOTAL
CRITERIOS EXCELENTE BUENO REGULAR DEFICIENTE
Creacin de organigrama Crea un organigrama utilizando Crea un organigrama Crea un organigrama Crea un organigrama
la herramienta Smart para utilizando la herramienta utilizando herramientas de utilizando herramientas de
organigramas con al menos 4 Smart para organigramas formas, aplicando formatos formas.
niveles aplicando formatos de aplicando formatos de lneas de lneas y relleno.
lneas y relleno de formas con y relleno de formas
pertinencia esttica y de
organizacin.
Creacin de un rbol Crea un diagrama utilizando la Crea un diagrama utilizando Crea un diagrama Crea un diagrama utilizando
genealgico herramienta Smart tipo la herramienta Smart de tipo utilizando herramientas de herramientas de formas.
jerrquico aplicando formatos de jerrquico aplicando formas, aplicando formatos
lneas y relleno de formas con formatos de lneas y relleno de lneas y relleno.
pertinencia esttica y de de formas
organizacin.
Plantillas Crea una plantilla de Microsoft Crea una plantilla de Crea una plantilla de Crea una plantilla de
Word, considerando su Microsoft Word, utilizando Microsoft Word, Microsoft Word.
aplicacin genrica utilizando formatos estticos y grficos. considerando su aplicacin
formatos estticos y grficos. genrica aplicando formato
de texto.
Creacin de Tablas Crea una tabla con 10 o ms Crea una tabla con datos y Crea una tabla con datos Crea una tabla con datos.
datos ordenados, aplicando aplicando formatos de lneas aplicando formatos
formatos de lneas y relleno. y relleno. predeterminados.
Combinacin de Realiza el documento principal, Realiza el documento Realiza el documento Realiza el documento
correspondencia lo combina y obtiene los principal, lo combina y principal con el formato principal.
adecuado y lo combina.
INDICADORES 4 3 2 1
TOTAL
CRITERIOS EXCELENTE BUENO REGULAR DEFICIENTE
CALIFICACIN DE LA ACTIVIDAD
117
GLOSARIO DE LA UNIDAD II10
Alineacin: Es la ubicacin que tendr el texto o prrafo en la pgina del documento
cuando se est trabajando.
Comentario: nota o anotacin que un autor o revisor agrega a un documento.
Microsoft Word muestra el comentario en un globo en el margen del documento o en
el Panel de revisiones.) En los globos (comentarios al margen: en las vistas Diseo
de impresin y Diseo Web, los comentarios al margen (o globos) muestran
elementos de marcado (por ejemplo, comentarios o marcas de revisin) en los
mrgenes del documento. Utilice estos globos para ver fcilmente los cambios y
comentarios de los revisores y darles respuesta.)
Formas: Son objetos de dibujo previamente diseados para organizar el contenido
del documento. Eje: rectngulos, crculos, flechas, cintas, lneas, smbolos de
diagramas de flujo y llamadas.
Formato: Un formato es cualquier caracterstica asignada a un carcter o un bloque
de caracteres u otros elementos. Eje: Tamao de letra, color, Tipo de letra,
alineacin, Estilo simple negrita, cursiva y subrayado.
Interlineado: Es la distancia entre una lnea y otra en un prrafo, por defecto, Word
escribe a un interlineado en puntos.
Sangra: La sangra establece la distancia del prrafo respecto al margen izquierdo
o derecho. Entre los mrgenes, puede aumentar o disminuir la sangra de un prrafo
o un grupo de prrafos dependiendo el formato o caractersticas del documento que
se est elaborando, la sangra puede ser adems de izquierda y derecha especial.
Seccin: Una seccin es una parte de un documento en la que se establecen
determinadas opciones de formato de pgina. Puedes crear una nueva seccin
cuando desees cambiar propiedades como la numeracin de lneas, mrgenes,
orientacin de impresin, nmero de columnas o encabezados y pies de pgina, entre
otros. Mientras no se inserten saltos de seccin, Word considerar el documento
como una sola seccin.
Salto de seccin: Un salto de seccin es una marca que se inserta para indicar el
final de una seccin y se muestran en pantalla como una lnea doble punteada.
10
Adaptado de: Ayala, E. (10 de 10 de 2015). Word. Obtenido de
https://iteraccion.wordpress.com/basica/word/
Tabulaciones: Las tabulaciones son marcas o puntos temporales que el usuario
establece dndole una pocin y alineacin y que indican el lugar en que se parar el
cursor al pulsar la tecla Tab. Las tabulaciones se usan para: Adentrar un
prrafo, Realizar listas con varias columnas: Realizar ndices de contenidos.
Letra capital: Es el primer carcter que resalta al inicio del prrafo del documento,
lo cual permite que ese carcter sea individual, pero pertenece al prrafo.
Mrgenes: Los mrgenes de pgina son el espacio en blanco que queda alrededor
de los bordes de una pgina. Generalmente, el texto y los grficos se insertan en el
rea de impresin situada entre los mrgenes. No obstante, algunos elementos
pueden colocarse en los mrgenes: por ejemplo, los encabezados, pies de pgina y
los nmeros de pgina.
Mtodos abreviados:
119
Marcas de agua: Las marcas de agua son texto o imgenes que aparecen detrs
del texto del documento. Con frecuencia agregan inters o identifican el estado del
documento, como por ejemplo marcando el documento con la palabra Borrador. Las
marcas de agua se pueden ver en la vista Diseo de impresin, en la vista Lectura a
pantalla completa o en los documentos impresos.
Si utiliza una imagen, puede aclararla o decolorarla de modo que no interfiera con el
texto del documento. Si utiliza texto, puede seleccionar frases integradas o escribir
su propio texto.
120
BIBLIOGRAFA DE LA UNIDAD II
Ayala, E. (10 de 10 de 2015). Word. Obtenido de
https://iteraccion.wordpress.com/basica/word/
Cano, I. (2005). Gestin de Proyectos con TICs (1a. ed). Espaa: Ideaspropias.
Microsoft. (10 de 10 de 2015). Plantillas y temas de Office Online. Obtenido de
https://templates.office.com/Templates
Moro, M. (2010). Aplicaciones Ofimticas (1a. ed.). Espaa: Paraninfo.
Vera Colas, M. (2007). Implantacin y mantenimiento de aplicaciones ofimticas y
corporativas. Madrid: Editorial Paraninfo.
AUTOEVALUACIN N 02
Pregunta 1
Pregunta 2
Si en un documento de Word con 23 pginas, estamos en la pgina 1 Cul es la
forma ms rpida de desplazarse hasta la pgina 17?
a. Haciendo doble clic en el botn derecho del mouse.
b. Ir al final del documento con Ctrl + Fin y luego retroceder pginas.
c. Con el comando CRTL + 17
d. Con el comando Ir a... (Control + I)
Pregunta 3
Relacione correctamente el trmino y su definicin.
Seleccione una:
a. 1D, 2B, 3A, 4D
122
b. 1B, 2C, 3A, 4D
c. 1B, 2C, 4D, 3A
d. 1D, 2B, 3D, 4A
Pregunta 4
a. Cinta de opciones
b. Barra de estado
c. Barra de ttulo
d. Grupos
Pregunta 5
a. Superndice
b. Versales
c. Subndice
d. Letra capital
Pregunta 6
Cuando introduzco en un documento informacin que frecuentemente utilizo, tengo
la posibilidad de definir estos elementos una vez e insertarlos cuando los necesite,
sin que haya que crearlos cada vez de nuevo, lo cual recibe el nombre de:
a. Referencia Cruzada.
b. Autotexto.
c. Estilos.
d. Vinculo.
Pregunta 7
Pregunta 8
123
a. Opcin Elementos Rpidos
b. Opcin Cuadro de Texto
c. Opcin Fecha y Hora
d. Opcin WordArt
Pregunta 9
Pregunta 10
124
UNIDAD III: BASE DE DATOS
125
Tema N 1: Fundamentos conceptuales de base de datos
Los programas de bases de datos han estado disponibles para las computadoras
personales durante mucho tiempo. Lamentablemente, muchos de estos programas
solamente han sido gestores de almacenamiento de datos que realmente no eran
capaces de disear aplicaciones o eran complejos y difciles de aprender y utilizar.
Incluso, muchas personas con un gran nivel cultural en computadoras evitaban los
sistemas de bases de datos a menos que dispusieran de una aplicacin de base de
datos diseada de forma personalizado. No obstante, Microsoft Access representa
una respuesta significativa en cuanto a su fcil manejo, haciendo que muchas
personas se sientan atradas para crear sus propias bases de datos sencillas y sus
aplicaciones de bases de datos sofisticadas.
Ahora que Microsoft Access est en su versin 2016 es hora de examinar otra forma
de operar con nuestra computadora personal para facilitar nuestro trabajo. Si
anteriormente ha eludido el software de bases de datos personales debido a que
crey que necesitara poseer conocimientos en programacin o porque le llevara
demasiado tiempo poder realizar el trabajo, se sorprender de forma grata cuando
descubra la facilidad con la que es posible trabajar con Microsoft Access.
126
que efecte ese cliente. De modo que, en un sistema relacional, la informacin
sobre los pedidos contiene un campo de datos que almacena datos, tal como el
nmero de cliente, que puede ser utilizado para enlazar cada pedido con la
informacin del cliente que lo realiza. En un sistema de gestin de base de datos
relacional, a veces denominado SGBDR, el sistema trata todos los datos en tablas.
Las tablas almacenan informacin sobre un tema (como. por ejemplo, 1os
clientes) y disponen de unas columnas que contienen los diferentes tipos de
informacin sobre ese tema (por ejemplo, la direccin de los clientes) y de unas
filas que describen todos los, atributos de una nica instancia del tema (por
ejemplo, los datos de un determinado cliente). Incluso cuando se consulta la base
de datos (para buscar informacin procedente de una o ms tablas) el resultado
es siempre algo semejante a otra tabla.
127
5. Funciones principales de una base de datos
Definicin de los datos. Es posible definir los datos que se almacenarn en
una base de datos, el tipo de los mismos (por ejemplo, nmeros o caracteres)
y la forma en que estn relacionados. En algunos casos, tambin es posible
definir el formato para los datos y el modo en que deben ser validados.
Manipulacin de los datos. Es posible trabajar con los datos de muchas
formas. Podemos seleccionar los campos de datos que deseamos o podemos
filtrar los datos y ordenarlos. Adems, podemos unir los datos con otra
informacin relacionada y calcular totales sobre esos datos. Tambin podemos
seleccionar un conjunto de informacin y pedir al sistema de gestin de base
de datos que actualice, elimine. copie en otra tabla o cree una nueva tabla
que contenga esos datos.
Control de los datos. Podemos definir las personas que estn autorizadas para
leer, actualizar o insertar los datos. En muchas ocasiones, tambin es posible
definir la forma en que varios usuarios pueden compartir y actualizar los
datos.
128
Tema N 2: Sistemas Gestionadores de Base de Datos
De acuerdo a Moro (2010) las bases de datos son poderosas herramientas para
almacenar, catalogar y consultar informacin. Una Base de datos es un gran almacn
de datos que se define una sola vez, los datos pueden ser definidos de forma
simultnea por varios usuarios, estn relacionados y existe un nmero mnimo de
duplicidad. Adems de los datos, en la Base de Datos se almacenan las descripciones
de esos datos, lo que se llama metadatos, en el diccionario de datos, que se ver
ms adelante (Vera, 2007).
129
o Los privilegios y roles otorgados a los usuarios.
o Auditoria de informacin, como los accesos a los objetos.
130
estn almacenados los datos en el ordenador. Describe la estructura fsica de la BD
mediante un esquema interno. Este esquema se especifica mediante un modelo fsico
y describe los detalles de cmo se almacenan fsicamente los datos: los archivos que
contienen la informacin, su organizacin, los mtodos de acceso a los registros, los
tipos de registros, la longitud, los campos que los componen, las unidades de
almacenamiento, etc.
o Nivel externo o de visin: es el ms cercano a los usuarios; en l se describen varios
esquemas externos a vistas de usuarios. Cada esquema describe la parte de la SD que
interesa a un grupo de usuarios. En este nivel se representa la visin individual de un
usuario a de un grupo de usuarios.
o Nivel conceptual: describe la estructura de toda la BD para un grupo de usuarios
mediante un esquema conceptual. Este esquema describe las entidades, atributos,
relaciones, operaciones de los usuarios y restricciones. Ocultando los detal1es de las
estructuras fsicas de almacenamiento. Representa la informacin contenida en la base
de datos. En la Figura I.J se representan los niveles de abstraccin de la arquitectura
ANSI.
Esta arquitectura describe los datos a tres niveles de abstraccin. En realidad, los
nicos datos que existen estn a nivel fsico almacenados en discos u otros
dispositivos. Los SGBD basados en Est arquitectura permiten que cada grupo de
usuarios haga referencia a su propio esquema externo. EI SGBD debe transformar
cualquier peticin de usuario (esquema externo) a una peticin expresada en
trminos de esquema conceptual, para finalmente ser una peticin expresada en
el esquema interno que se procesar Sobre la BD almacenada.
Para una BD especifica solo hay un esquema interno y uno conceptual, pero puede haber
varios esquemas extremos definidos para uno 0 para varios usuarios,
Con la arquitectura a tres niveles se introduce el concepto de independencia de datos. Se
definen dos tipos de independencia:
o Independencia lgica: la capacidad de modificar el esquema conceptual sin tener que
alterar los esquemas externos ni los programas de aplicacin. Se podr modificar el
esquema conceptual para ampliar la BD 0 para reducirla; por ejemplo, si se elimina una
entidad, los esquemas externos que no se refieran a ella no se vern afectados.
o La independencia fsica: la capacidad de modificar el esquema interno sin tener que
alterar ni el esquema conceptual ni los externos, Por ejemplo, se pueden reorganizar
los ficheros fsicos con el fin de mejorar el rendimiento de las operaciones de consulta
o de actualizacin, o se pueden aadir nuevos ficheros de datos porque los que haba
131
se han llenado. La independencia fsica es ms fcil de conseguir que la lgica, pues
se refiere a la separacin entre las aplicaciones y las estructuras fsicas de
almacenamiento.
132
Tema 3: Base de datos relacionales.
ALUMNO
NOTAS
133
Figura 80: Representacin de la entidad ALUMNOS y sus atributos
Fuente: (Ramos & Ramos, 2008)
o Relacin: La forma en que la informacin de una tabla11 est relacionada con
la informacin de otra tabla. Por ejemplo, los clientes tienen una relacin uno a
varios con los pedidos ya que un cliente puede realizar varios pedidos, pero
cualquier pedido solo pertenece a un cliente (Viescas, 2000). es la
correspondencia que existe entre dos o ms entidades. Tienen nombre de verbo
que las identifica con respecto a las otras relaciones. Las relaciones podran
tener atributos. Cuando surja una relacin con atributos, eso significa que
debajo hay una entidad que an no se ha definido, la cual recibe el nombre de
entidad asociada. En la Figura se muestra la relacin CURSAN entre
ALUMNOS y ASIGNATURAS: un alumno cursa asignaturas, y una asignatura
es cursada por alumnos.
SUPERVISA
EMPLEADO
11
En el original: Relation, interpretado como tabla
134
Figura 83: Relaciones de grado 2 y 3
Fuente: (Ramos & Ramos, 2008)
En el modelo E-R se representan ciertas restricciones a las que deben ajustarse los
datos contenidos en una BD. Estas son las restricciones de las cardinalidades de
asignacin, estas expresan el nmero de correspondencias entre una entidad
respecto a otra, pueden ser:
o 1:1, uno a uno. A cada elemento de la primera entidad le corresponde slo uno
de la segunda entidad, y a la inversa. Por ejemplo, a un paciente de un hospital,
slo le corresponde una cama.
2. EI modelo relacional
EI modelo de datos relacional fue desarrollado por E.F. Codd para IBM a finales de los aos
sesenta. Propone un modelo basado en la teora matemtica de las relaciones con el objetivo
de mantener la independencia de la estructura lgica respecto al modo de almacenamiento
135
y otras caractersticas de tipo fsico. Codd introduce el concepto de relacin (tabla) como
estructura bsica del modelo (Vera, 2007).
Atributos
Tuplas
136
En el modelo relacional las relaciones se utilizan para almacenar informacin
sobre los objetos que se representan en la BD. Se representa grficamente
como una tabla bidimensional en la que las filas corresponden a registros
individuales y las columnas a los, campos o atributos de esos registros. La
relacin Est formada por:
o Atributos (columnas). Se trata de cada una de las columnas de la tabla.
Las columnas tienen un nombre y pueden guardar un conjunto de valores.
Una columna se identifica siempre por, nunca por su posicin. EI orden de
las columnas en una tabla es irrelevante.
o Tuplas (filas). Cada tupla representa una fila de la tabla. En la siguiente
figura aparece la tabla EMPLEADOS con cinco filas o tuplas.
137
d) Restricciones del modelo relacional
En todos los modelos de datos existen restricciones que a la hora de disear una
base de datos se tienen que tener en cuenta. EI modelo relacional impone dos
tipos de restricciones; algunas de ellas ya las hemos citado en las propiedades
de las relaciones y las claves. Los tipos de restricciones son:
o Restricciones inherentes al modelo modelo: indican las caractersticas
propias de una relacin que han de cumplirse obligatoriamente y que
diferencian una relacin de una tabla: no hay dos tuplas iguales, el orden
de las tuplas y los atributos no es relevante, cada atribulo solo puede tomar
un nico valor del dominio al que pertenece y ningn atributo que forme
parte de la clave primaria de una relacin puede tomar un valor nulo.
o Restricciones semnticas o de usuario: representan la semntica del
mundo real. Ests hacen que las ocurrencias de los esquemas de la base
de datos sean vlidos. Los mecanismos que proporciona el modelo para
este tipo de restricciones son los siguientes:
a) La restriccin de clave primaria (PRIMARY KEY): permite declarar uno
0 varios atributos como clave primaria de una relacin.
b) La restriccin de unicidad (UNIQUE): permite definir c1aves
alternativas. Los valores de los atributos no pueden repetirse.
c) La restriccin de obligatoriedad (NOT NULL): permite declarar si uno 0
varios atributos no pueden tomar valores nulos.
d) Integridad referencial 0 restriccin de clave fornea (FOREIGN KEY):
se utiliza para enlazar relaciones, mediante c1aves ajenas, de una
base de datos. La integridad referencial indica que los valores de la
clave fornea en la relacin hijo se corresponden con los de la clave
primaria en la relacin padre.
Adems de definir las claves forneas hay que tener en cuenta las
operaciones de borrado y actualizacin que se realizan sobre las tuplas
de la relacin referenciada. Las posibilidades son las siguientes:
- Borrado y/o modificacin en cascada (CASCADE). EI borrado 0
modificacin de una tupla en la relacin padre (relacin con la
clave primaria) ocasiona un borrado o modificacin de las tuplas
relacionadas en la relacin hija (relacin que contiene la clave
fornea). En el caso de empleados y departamentos, si se borra
un departamento de la tabla TDEPART se borraran los empleados
que pertenecen a ese departamento. Igualmente ocurrir si se
modifica el NUMDEPT de la tabla TDEPART: esa modificacin se
arrastra a los empleados que pertenezcan a ese departamento.
- Borrado y/o modificacin restringido (RESTRICT). En este caso
no es posible realizar el borrado 0 la modificacin de las tuplas de
1a relacin padre si existen tuplas relacionadas en la relacin hija.
Es decir, no podra borrar un departamento que tiene empleados.
- Borrado y/o modificacin con puesta a nulos (SET NULL). Esta
restriccin permite poner la clave fornea en la tabla referenciada
a NULL si se produce el borrado 0 modificacin en la tabla primaria
0 padre. As pues, si se borra un departamento, a los empleados
de ese departamento se asignara NULL en el atributo NUMDEPT.
- Borrado y/o modificacin con puesta a valor por defecto (SET
DEFAULT). En este caso el valor que se pone en las claves
forneas de la tabla referenciada es un valor por defecto que se
habr especificado en la creacin de la tabla.
e) La restriccin de verificacin (CHECK): Est restriccin permite
especificar condiciones que deban cumplir los valores de los atributos.
138
Tema 4: Base de datos ofimticas y su administracin.
139
Figura 90: Tablas y relaciones creadas con Access
Fuente: Elaboracin propia
140
nombres de las columnas que aparecen por defecto.
Vista de diseo. Haciendo clic en la ficha Crear, y eligiendo vista diseo,
pedir el nombre de la tabla a crear; tecleamos CURSOS y pulsamos
aceptar. La ventana siguiente aparece dividida en dos zonas: por un lado,
la zona de la declaracin de los campos, donde escribiremos los campos
que forman cada tabla, con su tipo de dato asociado y una pequea
descripcin si se considera necesario, y, por otro, las propiedades de esos
campos, que identificaran sus caractersticas.
141
Los tipos de campo Numrico, Fecha/Hora, Moneda y Si/No disponen de
formatos de visualizacin predefinidos. Utilizaremos la propiedad Formato
de la ficha General para seleccionar uno de los formatos disponibles para
cada tipo de datos. Tambin se puede crear un formato de visualizacin
personalizado.
Para ver los formatos posibles de los tipos de datos, pulsamos F1 cuando
estamos posicionados en la propiedad Formato.
Las propiedades se encuentran agrupadas y divididas por dos pestanas,
General y Bsqueda, como muestra la Figura 3.7:
En la pestaa General aparecen varias posibilidades de modificacin y
configuracin, y segn el tipo de dato seleccionado, el cuadro de
propiedades del campo varia. En la figura se muestran las propiedades
de los tipos de datos Nmero.
142
Figura 94: Configuracin del campo combinado
Fuente: Capturado y editado por Adiel Flores
143
trabaja.
- Euro: igual que el anterior, pero aplicado a la moneda euro.
- Fijo: da un formato de un digito. por lo menos, y dos decimales.
- Estandar: igual que el anterior, pero separando los millares por un punto.
- Porcentaje: mueve el punto decimal dos espacios hacia la derecha aadiendo
el smbolo %.
- Cientfico: utilizado para aplicaciones cientficas de nmeros muy grandes 0
muy pequeos en los que se necesita precisin. Se aplica para los nmeros
exponenciales. As, por ejemplo: 0,00000000003 seria 3E-11.
En los tipos de campo FECHA/HORA esta propiedad permite definir diversas
formulaciones de la fecha y de la hora que vienen mostradas en la lista
desplegable que se abre.
En los tipos SI/No las opciones tienen que ver con el formato de 1/0 que se
adopta. As podemos elegir entre Si/No, 0 bien Verdadero/Falso, o bien
Activado/Desactivado.
o Propiedad lugares decimales. Esta solo se activa en los tipos Numrico o Moneda,
y permite seleccionar el nmero de decimales que obligatoriamente se mostraran.
Admite los valores de 0 a 15.
o Propiedad Mascara de Entrada. Es una de las ms tiles de entre todas, ya que
permite limitar los errores de introduccin de datos por parte del usuario o del ope-
rador. Puede definirse para los tipos Texto. Fecho/Hora y Moneda. Access dispone
de un asistente para generar mscaras de entrada. Lo vemos al pulsar el botn del
extremo derecho de esta opcin. Para definir mscaras de entrada podemos utilizar
los siguientes caracteres:
Por ejemplo:
- Para poner el telfono en agrupaciones de 3 dgitos: (000) 000 000, hacemos
que aparezcan 9 dgitos y que el prefijo figure entre parntesis.
- Para la matrcula de los coches: OOOO->LLL (los tres caracteres a
maysculas).
o Propiedad Titulo. Permite dar ms claridad a los formularios y tablas utilizados.
Normalmente, cuando se disea una tabla, se asignan nombres cortos a los
campos. Suelen ser nombres cifrados y sin espacios en blanco que permiten un
anlisis rpido de la tabla. Por defecto, estos nombres de campo se utilizan en tablas
y formularios. Sin embargo, no son suficientemente descriptivos. En la propiedad
Titulo podemos poner, si se considera necesario, un ttulo ms clarificador. En el
ejercicio los nombres de campo utilizados son bastante claros y no es preciso aadir
un ttulo. Est propiedad no tiene repercusin sobre el funcionamiento de la BD.
144
o Propiedad Valor Predeterminado. Contiene el valor que por defecto se asigna al
campo. Est propiedad permite cambiar este valor, con lo que. en determinadas
aplicaciones, se consigue mayor velocidad de introduccin de datos.
o Propiedad Regla de Validacin. Permite introducir una expresin que valide la
introduccin de datos en ese campo. Esto resulta muy til para limitar la posibilidad
de errores en la introduccin de datos.
- Existen distintas reglas de validacin que se pueden introducir y, al igual que
en el caso de las mscaras de entrada, existe un 'lenguaje lgico' de
formulacin de expresiones.
- Por ejemplo, la expresin '<100' en un campo de tipo numrico obligara a que
el valor introducido sea siempre menor que 100. Otro ejemplo: la expresin
"Noche" o "Maana" o "Tarde" como regla de validacin en el campo TURNO,
solo nos permitira introducir cualquiera de esos valores en dicho campo.
- La regla de validacin se puede generar a travs del Generador de Expresiones
de Access. Para generar las expresiones que se pueden introducir para
algunas de estas propiedades, Access proporciona un asistente que facilita la
bsqueda de operadores y funciones. Para acceder basta con pulsar el botn
que aparece a la derecha de la propiedad (cuando est disponible), vase la
Figura 3.9. Quiz lo ms importante del generador de expresiones es la
posibilidad de explorar visualmente el consumo de funciones incorporadas,
entre las que destacan:
Funciones de conversin entre tipos de datos.
Funciones de fecha/hora (una funcin muy til para su utilizacin como
valor predeterminado es fecha(). que proporciona la fecha actual).
Funciones matemticas.
Funciones de tratamiento de cadenas.
145
incorporada de Access, dentro del grupo Fecha/Hora.
o Propiedad Texto de Validacin. Permite definir el texto que Access mostrara cuan-
do la regla de validacin no se haya cumplido; es decir, permite definir el mensaje
que aparecer en la tabla por el incumplimiento de la regla de validacin
especificada.
o Propiedad Requerido. Esta admite dos opciones, si 0 no. Aplicando SI estaremos
obligando a que siempre sea introducido un valor en este campo; es la restriccin
NOT NULL. Se aplica a campos de importancia para el conjunto de la tabla, y de
este modo se obliga a que el operador no pueda dejar de introducir el dato por error.
o Propiedad Permitir longitud cero. Solo es aplicable a los tipos Texto y Memo.
Indicando SI permitiremos que se puedan incluir en este campo valores 0 cadenas
de longitud cero.
o Propiedad Indexado. Tiene relacin directa con el tema de las c1aves e ndices.
Bsicamente es un sistema que permite acelerar las bsquedas en BD complejas,
por ms de un campo clave. Por ahora consideraremos que siempre es conveniente
que las tablas tengan una clave principal asignada a un campo. Este campo siempre
ser indexado, obligando a que no existan dos campos con el mismo valor dentro
de la tabla.
o Propiedad Comprensin Unicode. Es una caracterstica de los campos de tipo
Texto y Memo por la cual se comprimen, siempre que no tengan caracteres
internacionales complejos, ocupando menos espacio. Para BD complejas est
propiedad es bastante relevante.
Una vez que conocemos los elementos fundamentales para definir con exactitud una
tabla el siguiente paso es definir las caractersticas y propiedades de los campos de las
de la base de datos a crear. En la tabla siguiente se indican los tipos de campos y las
restricciones que tiene la base de datos a crear:
146
Con estas propiedades empezamos a crear todas las tablas de la base de datos
ALUMNOS.
AI crear la primera tabla en la vista de diseo, se irn aadiendo los campos
de la tabla en el apartado de la declaracin de campos, seleccionando el tipo
e indicando las propiedades de cada uno de ellos en la ventana de
propiedades.
147
Figura 97: Vista diseo
Fuente: Capturado y editado por Adiel Flores
Para marcar el campo clave pulsamos el botn Clave principal que aparece en
la barra de herramientas. Cuando la clave est formada por dos campos 0
ms, los seleccionamos y pulsamos el botn Clave principal. Toda tabla
debera contener una clave principal, que nos permitir, entre otras cosas,
una organizacin de datos ms rpida y, sobre todo la relacin entre las
distintas tablas. La relacin entre las tablas es la restriccin de clave fornea,
que se establecer una vez creadas todas las tablas, desde la pestaa
Herramientas de bases de datos.
Para crear la siguiente tabla pulsamos la pestaa Crear de la Cinta de opciones y ele-
gimos Tabla, vase la Figura siguiente, procedemos como en el caso de la primera tabla.
Desde esta Cinta de opciones se podrn crear los distintos objetos que formarn
nuestras bases de datos, tablas, formularios, informes, consultas, macros y mdulos. Y
para entrar en la vista de diseo elegimos la pestaa Datasheet y pulsamos el botn Ver
Es muy importante que los campos que van a ser c1aves ajenas tengan, en todas las
tablas donde aparecen, las mismas caractersticas, como el tipo de dato, la mscara, el
formato, etc. Si nos equivocamos en el tipo de dato a 1a hora de crear las relaciones,
aparecern mensajes de error indicando que los campos no son del mismo tipo.
Una vez creadas las tablas nos fijamos en la ventana de exploracin, a la izquierda,
donde podremos ver todos los objetos creados hasta el momento, y desde el men con-
textual podremos realizar distintas agrupaciones y ordenaciones. Vase la Figura 3.12.
148
Igualmente, cada objeto creado lleva asociado un men contextual, desde el que
podremos realizar distintas operaciones, como abrir la tabla para insertar datos, ir a la
vista de diseo para modificar los campos, importar y exportar datos, cambiar el nombre
de la tabla o eliminarla. Vase la Figura 3.13.
149
En primer lugar, establecemos la relacin CURSOS-ALUMNOS; arrastramos el campo
clave de CURSOS hacia el campo correspondiente de la tabla ALUMNOS y aparece el
cuadro de dialogo que se muestra en la Figura 3.15, en el que se describen las tablas a
relacionar, los campos, y, adems, si se selecciona la casilla Exigir integridad referencial
no podremos eliminar registros de CURSOS si hay alumnos en el curso a borrar, o crear
alumnos en un curso que no exista en la tabla CURSOS. Tambin podremos activar las
dos casillas inferiores, que nos van a permitir:
o Actualizar en coscada los campos relacionados. Para actualizar automticamente
los valores correspondientes de la tabla relacionada cuando se cambie un valor de
la clave principal en la tabla principal.
o Eliminar en cascada los registros relacionados. Para impedir que se borren por
accidente registros de la tabla principal cuando hay registros relacionados en la
tabla relacionada.
La integridad referencial ayuda a garantizar que las relaciones entre los registros sean
vlidas y que no se eliminen accidentalmente los datos relacionados.
Pulsamos el boln Crear y se crea la relacin entre las dos tablas como una lnea de
unin. La relacin que se crea es uno varios (1:00, 0 1 :N); es decir, a un curso le
corresponden varios alumnos. Observe la figura.
Si deseamos modificar la relacin, hacemos doble clic sobre la lnea que representa la
relacin, y si queremos borrarla hacemos clic en la lnea y pulsamos el botn Suprimir.
Lo siguiente es relacionar ALUMNOS con CURSA, y ASIGNATURAS con CURSA. Y,
finalmente. relacionarlos ALUMNOS con DELEGADOS. Primero el campo
NUM_MATRICULA, como los dos campos son claves y nicos, la relacin ser 1:1. Sin
embargo, al relacionar NUM_MATRICULA con COD_DELEGADO, aparecer un
mensaje que indica que ya hay una relacin creada entre las tablas, y que si se desea
150
crear o modificar la relacin existente, indicamos que se desea crear una nueva; en este
caso se crea una nueva tabla ALUMNOS_l. Finalmente se mostrara un mapa de rela-
ciones parecido al de la Figura: Tablas y relaciones creadas con Access
151
Tema N 5: Diseo de consultas
1. Creacin de Consultas.
Las consultas nos van a mostrar los datos que cumplan los criterios especificados en su
diseo. Se pueden establecer dos categoras de consultas:
o Consultas de seleccin. Las que extraen o muestran unos datos ti partir de unos filtros
o condiciones que especifiquemos. Son las consultas ms sencillas y utilizadas. Se
pueden considerar como bsquedas con parmetros.
o Consultas de accin. En este tipo de consultas se realizan dos operaciones: primero,
una consulta de seleccin para seleccionar los datos que cumplan unas condiciones, y
luego, sobre el resultado de la consulta se realizan cambios a los registros. Existen
vados tipos:
- Consulta de eliminacin: elimina de una tabla los registros que cumplen ciertos
criterios.
- Consulta de actualizacin: modifica los registros que cumplen unos parmetros
establecidos.
- Consulta de datos anexados: copia unos registros de una tabla a otra tabla.
- Consulta de creacin de tablas: crea una tabla nueva a partir de los registros de
otra que cumplen ciertas condiciones.
2. Consultas de seleccin
Cuando se crea una consulta, sta se guarda como si fuese una tabla, de forma que se
puedan recuperar los datos siempre que se desee. Cuando se visualiza el resultado de la
consulta, se muestra la parte de la tabla que cumple las condiciones indicadas en los criterios
de seleccin, y, si se realizan modificaciones de datos sobre ella, estos cambios tambin se
registrarn sobre la tabla relacionada. Asimismo, se puede utilizar una consulta de seleccin
para agrupar los registros y calcular sumas, promedios y otros tipos de resultados.
Para crear una consulta pulsamos la pestaa Crear y elegimos el asistente de consultas que
gua paso a paso la creacin y va pidiendo las tablas de donde se van a sacar los datos, los
campos a visualizar, el ttulo de la consulta, y genera automtica mente la consulta.
Tambin se puede crear de forma manual desde la vista de diseo de consultas, obsrvese
la figura a continuacin. Este mtodo es el ms utilizado y es el que se utilizar a lo largo de
todo el captulo.
Al elegir la creacin de consultas en la Vista diseo se visual izan dos zonas perfectamente
identificadas: la zona superior, donde se mostrarn las tablas que participan en la consulta,
y la zona inferior, la ventana denominada cuadricula QBE (Query By Example), que se activa
al cerrar el cuadro de dilogo de seleccin de tablas. Mostrar tabla. Observe la siguiente
figura:
152
Figura 103: Cuadro de seleccin de tablas para crear consultas
Fuente: Elaboracin propia
Criterios Resultado
Criterios Resultado
153
Entre #01/01/2005# Y Busca fechas entre 01/01/05 y 01/01/2006,
#01/01/2006# incluidas
Criterio Resultado
154
2.4. Especificar varios criterios
Los casos anteriores muestran cmo utilizar un solo criterio para un campo. Sin
embargo, podemos especificar varios criterios para un campo. Para ello utilizaremos
los operadores lgicos "Y" y "O". Si para cada campo aadimos una condicin en la
misma fila, stas se unirn mediante el operador Y. Utilizamos O para seleccionar
valores que cumplan una condicin u otra en el mismo campo.
A la hora de seleccionar valores de cadenas, Access no distingue maysculas de
minsculas; considera lo mismo "MADRID" que "madrid" o que "MaDrid".
3. Consultas de parmetros
Una consulta de parmetros muestra uno o ms cuadros de dilogo predefinidos
que solicitan el valor del parmetro (criterio) para realizar la seleccin de los
datos. En la fila Campos se escribe entre corchetes el texto de peticin de
parmetro para cada campo que se desee utilizar como parmetro.
Automticamente se le asocia un nombre de campo Expr1, Expr2,... Al ejecutar
la consulta se mostrar este texto. El texto de la solicitud debe ser diferente del
nombre del campo, aunque puede incluirlo. Luego en la fila criterios aadimos la
condicin para que se seleccionen los valores del campo que coincidan con el
parmetro especificado.
Las consultas de parmetros son tiles cuando se emplean en los formularios e
informes, en que se pide al usuario que solicite el valor que interese para obtener
el informe o formulario que coincida con ese dato. Por ejemplo, obtener un
informe de ventas de un determinado mes; el mes sera el parmetro.
4. Consultas multitabla
El poder de las consultas reside en su capacidad para combinar datos de varias tablas o
consultas, o para realizar acciones con el1os. Por ejemplo, podemos ver la informacin de
un empleado y los datos del departamento al que pertenece, para lo que necesitamos datos
de las tablas EMPLEADOS y DEPARTAMENTOS. O los datos detallados de las ventas de
productos realizadas a clientes, en cuyo caso se necesitaran las tablas CLIENTES,
PRODUCTOS Y VENTAS.
Cuando se utilizan varias tablas en las consultas, es necesario asegurarse de que existe
alguna relacin entre los campos, para que Access pueda saber cmo vincular la
informacin.
Si las tablas de una consulta no estn combinadas unas con otras, ya sea directa o
indirectamente, Access no sabe qu registros estn asociados entre s, por lo que presenta
todas las combinaciones de registros entre las dos tablas, lo que se denomina "producto
cartesiano". As, si cada tabla tiene 10 registros, el resultado de la consulta contendra 100
registros (10 x 10). Esto tambin implica que la consulta puede tardar mucho tiempo en
ejecutarse y producir resultados de poco inters.
155
Si previamente hay creadas relaciones entre las tablas, Access muestra automticamente
lneas de combinacin al agregar tablas relacionadas en la vista diseo de la consulta. Si no
hay relaciones creadas, Access crea combinaciones de forma automtica si las tablas tienen
un campo con el mismo nombre y tipo de dato o con un tipo de datos compatible y si uno de
los campos combinados es una clave principal. Hay que tener cuidado con estas
combinaciones, pues puede ocurrir que sean errneas.
Si no se han definido relaciones, se pueden crear lneas de combinacin arrastrando un
campo de una tabla al campo equivalente en la otra tabla.
En la Figura siguiente se muestra una consulta para obtener los datos nmero de empleado,
nombre, salario, y nombre y localidad de los departamentos a los que pertenecen.
156
consulta. Si una tabla no tiene ningn registro coincidente en la otra, no aparecer
ningn registro en los resultados de la consulta.
157
Tema 6: Consultas avanzadas
1. Consultas de Resumen
Se pueden definir consultas que muestren resmenes de determinados campos de las filas de
las tablas; se trata de mostrar valores agrupados. Access proporciona funciones de resumen o
de grupo, tambin llamadas de agrupamiento o de totales, encargadas de calcular valores
agrupados. Las filas que devuelven estas consultas corresponden a varias filas de la tabla o
tablas origen.
En el ejemplo que se muestra en la Figura 4.15, se ha utilizado la BD VENTAS. Aparece el
resultado de dos consultas: por un lado, las ventas realizadas a clientes, donde se ven los
productos vendidos y las unidades de cada producto (Consulta 1), y, por otro, la consulta de
resumen, con la suma de unidades vendidas a cada cliente (Consulta 2).
Para crear una consulta de resumen en vista de diseo se utiliza la opcin Totales que aparece
en la pestaa de Diseo, o desde el men contextual asociado a la cuadrcula QBE. Observe la
siguiente figura:
Al activar los totales aparece en la cuadrcula QBE una fila nueva con el nombre Totales, y en
los campos de la consulta, Agrupar por. Si desplegamos la lista asociada podremos ver las
funciones de agrupamiento o de totales. Las funciones ms utilizadas son las siguientes:
158
o La funcin Suma: calcula la suma de los valores indicados en el campo. Los datos que se
suman deben ser de tipo numrico.
o La funcin Promedio, calcula la media aritmtica de los valores contenidos en el campo,
tambin se aplica a datos numricos.
o Las funciones Min y Max determinan los valores mnimos y mximos, respectivamente, de
la columna. Los valores de la columna pueden ser de tipo numrico, texto o fecha. El
resultado de la funcin tendr el mismo tipo de dato que la columna.
o La funcin Cuenta, cuenta el nmero de valores que hay en la columna, los datos, de la
columna pueden ser de cualquier tipo, y la funcin siempre devuelve un nmero entero. Si
la columna contiene valores nulos esos valores no se cuentan. Si en la columna aparece un
valor repetido, lo cuenta varias veces.
Para que cuente el nmero de registros que hay en una tabla, ponemos la funcin. Cuenta(*)
como nica columna de la consulta. Devolver el nmero de filas. Por tanto, contando
tambin los valores nulos, se hace como un campo calculado. Por ejemplo, para saber los
registros de la tabla empleados, pondremos RegistrosEmpleados:Cuenta(*) en el nico
campo de la consulta, como un campo calculado.
3. Consultas de accin
Las consultas de accin son consultas que permiten realizar cambios en los datos
almacenados en una tabla. Con estas consultas podemos crear una nueva tabla a partir de
los registros de otra, modificar los datos almacenados, insertar nuevos registros o eliminar
registros. Veamos a continuacin cada uno de los casos.
159
Video demostrativo N 20:
Enlace:
Consultas de resumen.
Consultas de referencias cruzadas
Consultas de actualizacin.
Consultas de datos anexados.
Consultas de creacin de tablas
160
Tema N 07: Diseo de formularios e informes
1. Creacin de formularios
Los formularios son formatos de pantalla destinados a que se utilicen como
interfaz para la manipulacin de los datos. Normalmente estarn asociados a una
tabla o a una consulta, de las que tomar la informacin. Contienen un conjunto
de controles, cada uno de ellos asociados a un campo de la tabla o consulta, y la
modificacin de los datos de estos controles se refleja automticamente en los
datos de la tabla. Hay que tener en cuenta el cumplimiento de las reglas de
integridad. Todas las operaciones sobre registros que se hacen con las tablas son
aplicables a los formularios.
Si en un formulario no se incluyen todos los campos de la tabla asociada, o en la
consulta asociada no se incluyen todos los campos obligatorios de la tabla, es
posible que no se puedan insertar o modificar registros por el incumplimiento de
alguna regla de integridad o de validacin. Suele ocurrir cuando no se incluyen
todos los campos requeridos de la tabla.
A la hora de crear formularios en Access podemos elegir entre uno de los tipos
de formularios predefinidos de creacin inmediata, utilizar un asistente que se
encargue de automatizar la mayor parte del proceso y guiarnos paso a paso
durante el desarrollo del mismo; o crearlo manualmente desde la correspondiente
ventana de diseo.
El asistente acelera el proceso de creacin de un formulario. Cuando se utilice se
indicar el tipo de formulario que se desea conseguir y se seleccionar alguno de
los diseos predefinidos. Muchas veces conviene crear un formulario utilizando el
asistente para organizar rpidamente todos los controles y luego interesa
personalizar el formulario cambiando el diseo y aadiendo ms elementos desde
la vista diseo. Lo primero que veremos en esta unidad ser la creacin de
formularios rpidos, seguiremos por la utilizacin del asistente y concluiremos
con la personalizacin desde la vista de diseo. Como en el caso de las consultas,
para crear formulario seleccionamos la pestaa Crear de la Cinta de opciones, y
de ah nos fijamos en las opciones referentes a formularios.
161
registro a la vez. Los campos del formulario coinciden con los campos de la tabla.
Si la tabla est relacionada aparecen los datos de los registros relacionados en un
subformulario. En el ejemplo se muestra un formulario creado para la tabla Alumnos
dela BD Alumnos. Esta tabla est relacionada con CURSA. As pues, aparecen por
un lado los datos del alumno y por otro, en el subformulario, los datos de las
asignaturas que cursa y su nota. Vase la Figura a continuacin
162
mltiples registros en una hoja de datos, con un registro por fila. Vase la figura.
163
2. Formularios y subformularios
Microsoft Access permite anidar formularios, o lo que es lo mismo, incluir formularios dentro
de otros formularios. Esto es muy til sobre todo cuando se trabaja con tablas relacionadas.
Por ejemplo, si trabajamos con los datos de alumnos, tambin nos interesa saber sus
asignaturas y sus notas; as podemos presentar los datos de los alumnos con sus notas, e
incluso podremos aadir ms asignaturas y notas de la tabla CURSA, y ms alumnos a la
tabla ALUMNOS. La forma ms adecuada de hacer esto es utilizando subformularios.
164
usuario.
o Control Calculado: El que presenta el resultado de una expresin en lugar de
datos almacenados. El valor es calculado cada vez que cambia algn dato de
la expresin.
Los controles ms utilizados en el diseo de un formulario son los siguientes:
Inserta un control de tipo Cuadro de texto: un campo editable que permite escribir
texto.
Inserta un control del tipo Grupo de opciones. Todos los controles de tipo Botn de
alternar, Botn de opcin, y Casilla de verificacin que queden dentro del mismo
grupo de opciones funcionan de forma autoexcluyente, de modo que slo uno
puede estar activado.
Inserta un control de tipo Botn de opcin, que puede estar activado o desactivado
(valor lgico)
Inserta un control de tipo Casilla de Verificacin, que puede estar activado o
desactivado (valor lgico)
Inserta un control de tipo Cuadro Combinado, que consiste en un cuadro de texto
que puede desplegarse u presentar una lista de valores permitidos.
Inserta un control de tipo Cuadro de lista, que consiste en una lista de valores
permitidos.
Inserta un control de tipo Botn de comando, que permite ejecutar una macro o
lneas de cdigo cuando es pulsado.
Inserta un control de tipo Imagen, que permite introducir un dibujo en el formulario.
El origen de las imgenes es un archivo grfico.
Inserta un control de tipo Marco de objeto independiente, que permite introducir un
objeto multimedia en el formulario, bien desde un archivo, bien mediante una
vinculacin OLE
Inserta un control de tipo Marco de objeto dependiente, que permite introducir un
objeto multimedia en el formulario, asociado a un campo de la tabla subyacente del
tipo Objeto OLE.
Inserta un Salto de pgina para los informes
Inserta un control de tipo Control ficha, que permite agrupar controles dentro de
subcarpetas. Los controles de tipo Botn de alternar, Botn de opcin y Casilla de
verificacin que queden dentro del mismo control ficha funcionan de forma
independiente, aunque queden dentro de la misma subcarpeta.
Inserta un control de tipo Subformulario/Subinforme, que permite anidar otros
formularios dentro del actual, vinculando el contenido de algunos campos.
Inserta un control de tipo Lnea, consiste en una lnea dibujada en el formulario.
165
Control Ttulo, aade la seccin de encabezado de formulario o informe para poner
un ttulo.
Inserta Nmero de pgina dentro del formulario o informe
166
sobre a definida para el campo, ya que la edicin de los datos se realiza
sobre el control del formulario.
- Una regla de validacin definida para el control en un formulario debe
verificarse para que el contenido del control sea aceptado por el control;
pero adems debe verificarse la regla definida para el campo de la tabla,
porque de lo contrario la tabla no aceptar el contenido que le pasa el
control (aunque sea vlido para el control).
Por defecto, al asociar un campo de un tabla a un control, el control hereda
automticamente las propiedades compatibles del campo, como las reglas de
validacin, los formatos de entrada y salida, etc.
Propiedades de Formato
Propiedades de Datos
167
Ordenar por: Lista de campos por los que se ordenan los registros.
Permitir filtros: Indica si se activan las opciones que permiten al usuario aadir
filtros durante la ejecucin.
Permitir ediciones: Indica si se permite modificar el contenido de los registros
existentes.
Permitir eliminacin: Indica si se permite eliminar los registros existentes
Permite agregar: Indica si se permite aadir nuevos registros.
Entrada de datos: Indica si el formulario slo permite aadir datos.
Bloqueos de registros: Indica la forma en que deben bloquearse los registros
utilizados para permitir el acceso concurrente de varios usuarios.
Otras Propiedades
168
Las propiedades ms comunes que poseen casi todos los controles son las
siguientes.
169
nuestro campo independiente NUEVO_SALARIO quedara =SALARIO +
COMISIN, y cada vez que cambie el contenido de SALARIO y COMISIN
automticamente de recalcula el contenido de NUEVO_SALARIO.
o Los controles de lista
Para los controles de tipo lista de valores Cuadro combinado y Cuadro de lista
hay algunas propiedades especficas que permiten manejar la informacin
referente al contenido de la lista de valores; stas se muestran a continuacin:
170
muestran las filas que contengan el nmero de matrcula del formulario principal. As,
no se mostrarn todas las notas de todos los alumnos, o las notas medias de todos.
Para obtener los subformularios se necesitan dos consultas asociadas, una que
obtenga nombres de asignaturas y notas de cada alumno, y otra con la nota media
de cada alumno. Ambas consultas deben tener un campo principal el nmero de
matrcula.
Para la construccin de cada subformulario, debemos tener en cuenta lo siguiente:
o Probablemente no convenga utilizar un formulario del tipo continuo (como una
tabla) para presentar las notas por cada alumno slo habr una nota media, es
decir, slo habr un registro.
o Probablemente el campo que enlazar los subformularios con el formulario
principal (nmero de matrcula) no se muestre en el subformulario. En el caso
de las notas no tiene sentido que para cada nota se vea el nmero de matrcula,
si va a ser el mismo.
En cuanto al formulario principal, hay que tener en cuenta que al introducir el control
de subformulario hay que darle el tamao y forma adecuados para que quepa en l
el subformulario completo. Si es de tipo continuo, hay que dale el ancho adecuado
para que no sobre ni falte espacio, y el alto adecuado para que quepa en nmero de
filas deseado.
Por ltimo, nos fijaremos en las siguientes propiedades de control de subformulario:
o Objeto origen: Nombre del formulario utilizado con el subformulario
o Vincular campos secundarios: Nombre del campo dependiente en el
subformulario que establece la relacin entre el formulario principal y el
subformulario: nmero de matrcula.
o Vincular campos principales: Nombre del campo o control dependiente en el
formulario principal, que establece la relacin entre el formulario principal y el
subformulario, es decir, el nmero de matrcula. En el subformulario slo se
mostrarn las filas para las cuales el valor del campo establecido en Vincular
campos secundarios coincida con el del control establecido para esta propiedad
Los campos de vinculacin no han de estar incluidos con control en el formulario
principal o en el subformulario. Es suficiente con que estn en las tablas o consultas
base de stos.
3. Diseo de informes
3.1. Creacin de informes
A la hora de crear un informe, igual que ocurrira con los formularios, podremos elegir
varios caminos que seleccionaremos de las opciones que se presentan en la Cinta
de opciones de la pestaa Crear, observe la siguiente figura.
171
Fuente: Elaboracin propia
172
Figura 121: Vista diseo del informe
Fuente: Elaboracin propia
173
o Por valor completo: Ordenado por el nombre completo de la poblacin
o Sin totales: Desde aqu se indicar si se desea que aparezcan en el informe totales
de los campos, vase la Figura 6.4. Se podr seleccionar el campo y la funcin de
total a aplicar sobre el campo. Adems se indicar dnde se desea que se muestre,
si como total general, o en encabezado o pie de grupo.
174
aplica un color alternativo a los registros que se muestren en la seccin de detalle.
Tambin se pueden cambiar estos colores de relleno desde las propiedades de
Formato, Color de fondo, Color de fondo alternativo, de la seccin correspondiente.
175
LECTURA SELECCIONADA No 3: Bases de datos relacionales y
SQL: Informacin por favor!
Ven a mi tabla
Las relaciones (tablas) son la fundacin de las bases de datos relacionales. Todos los
datos estn organizados en filas y columnas de forma muy parecida a un horario de
ferrocarriles o a una hoja de clculo. Cada fila es un registro y cada columna
representa un tipo de elemento de base de datos. Un ejemplo es un listado de
nombres y nmeros telefnicos de empleados. A continuacin, aparece una tabla que
muestra tres filas y cuatro columnas. Cada fila representa un individuo y cada
columna representa un elemento de informacin sobre el individuo. La fila superior
contiene los nombres de las columnas.
Tal vez necesitemos ms de una tabla en nuestra base de datos. Por ejemplo,
supongamos que tambin necesitamos las fechas de nacimiento de dichos individuos.
Podemos crear otra tabla como la siguiente:
Una pregunta razonable que usted podra preguntar es por qu no pusimos la fecha
de nacimiento en la primera tabla. Cuando considere el asunto, comprender que no
es inusual que una persona tenga ms de un nmero telefnico. Pero cada individuo
slo debe tener una fecha de nacimiento. Esto significara que podra haber mltiples
filas para Sam Jones en la primera tabla, pero no en la segunda. Para ilustrar el
punto, la siguiente tabla tiene ms de un nmero telefnico para cada uno de los
individuos.
Tambin es posible que estemos haciendo una suposicin invlida de que los dos
Sam Jones son la misma persona. Si tuviramos el nmero de DNI, estaramos
seguros.
As que otra informacin que necesitamos de nuestros empleados incluye el nmero
de DNI, el puesto y su salario. En esta compaa, el salario por un trabajo dado ser
siempre el mismo. Todos los programadores cobran por hora lo mismo, al igual que
todas las secretarias, operadores de computadoras, etc.
176
Ahora podemos comenzar a crear tablas significativas, que cumplan con las reglas
de la normalizacin. Qu es la normalizacin? Siga leyendo por favor.
Normalizacin
Las bases de datos diseadas correctamente seguirn las reglas de la normalizacin.
Existen tres de dichas reglas, que se aplican a nuestro diseo de base de datos.
Cuando una base de datos cumple con dichas reglas, se dice que est en forma
normal. Las siguientes secciones discuten cada una de las tres realas, conocidas
como (sorpresa) la primera forma normal, la segunda forma normal y la tercera
forma normal.
Primera forma normal
Una tabla est en la primera forma normal si todas sus columnas contienen valores
atmicos. Una traduccin rpida de esto es que una sola columna contendr slo un
nmero telefnico, por ejemplo, nunca dos nmeros telefnicos.
Segunda forma normal
Una tabla est en la segunda forma normal si a) cumple con la primera forma normal,
b) cada columna depende del valor de la clave primaria, y cada fila es nica. Por
ejemplo, al principio tenamos una tabla donde el nombre de Sam Jones apareca dos
veces. Si intentramos utilizar el nombre de Sam Jones como la clave primaria, la
tabla no cumplira la segunda forma normal. El nmero telefnico es el nico dato
nico (valga la redundancia) en la tabla. Si utilizamos el nmero telefnico como la
clave primaria, la tabla podra estar en la segunda forma normal. Pero usted dir que
la gente normalmente no se identifica por su nmero telefnico. Y, dos personas no
pueden tener el mismo nmero telefnico? Ahora comienza a ver que el diseo para
esta tabla es incorrecto.
Tercera forma normal
Una tabla est en la tercera forma normal si cumple con la segunda forma normal y,
adems, cada valor en la tabla depende slo de la clave primaria. Aqu podramos
ver si agregamos el salario a la tabla con los nombres. El salario depende del puesto,
no de la persona que hace el trabajo. As que el salario debe estar en una tabla con
el puesto.
177
Ahora en nuestra lista identificaremos todos los elementos de datos sobre una
persona. Cada individuo tiene slo uno. Estos elementos son:
Fecha de nacimiento
Nombre
Ttulo
Apellido
Nmero del seguro social
Cada persona slo tiene un salario, pero recuerde que dijimos que el salario est
ligado al puesto (no al individuo), por lo que no pertenece a esta tabla. Nuestra tabla
est en 1FN primera forma normal puesto que los valores son atmicos. Ahora
necesitamos seleccionar un elemento de dalos que sea nico para usarlo como clave
primaria. Hay ms de un Sam. Hay ms de una persona que haya nacido el mismo
da. El nico elemento de nuestra lista del que estamos seguros que es nico, es el
nmero -del seguro social. Con ste como clave primaria, nuestra tabla est en la
segunda forma normal. Cuando decidimos no poner el salario en la labia, la pusimos
en la tercera forma normal (de nuevo, porque lucimos que cada valor dependiera
solamente de la clave primaria, es decir, el nmero del seguro social). Aqu est la
tabla.
Tabla Personas
178
La clave externa
Cuando examine esta tabla, ver que no tenemos el nombre, sino slo el NSS de la
otra tabla. El NSS es llamado una clave externa. Cuando necesitemos el nombre que
va con un nmero telefnico, obtendremos informacin de dos tablas. Para conectar
las tablas necesitamos un elemento de datos que aparezca en ambas. Este elemento
de datos es la clave primaria de una tabla y la clave externa de la otra tabla.
La Tabla de puestos
La prxima y ltima tabla que necesitamos crear es una para el cuesto y el salario.
Esta ser la Tabla de puestos.
Tabla de puestos
Puesto Salario
Programador $ 25.00
Secretaria $ 15.00
Los beneficios de las bases de datos relacinales son fciles de ver. Por ejemplo,
imagnese una compaa de miles de empleados y 30 tipos de puestos. Si cambiara
el salario para todos los puestos, digamos un aumento por el costo de vida, slo
necesitaremos cambiar los 30 registros de puestos, y as el salario de todos ha sido
cambiado. Cada elemento de datos se registra solo una vez, as que, si necesita
cambiarse, slo hay un lugar en donde se necesita hacerlo. Como ejemplo, si Dorothy
Rubyslippers se casara con Fred Combatboots y decidiera cambiar su apellido por el
de su esposo, habra que hacer solamente un cambio para registrar el cambio de
nombre de Dorothy en toda la base de datos y cualquier sistema de aplicaciones que
la utilice.
179
ACTIVIDAD FORMATIVA N 3
4. Disee mediante un MER e Implemente una base de datos para gestionar los
prstamos de libros en una biblioteca universitaria, tome en cuenta las directivas
de normalizacin.
5. Elabore los formularios que permitan dar mantenimiento a las tablas creadas.
6. Implemente informes basados en consultas que muestren informacin relevante
para la biblioteca:
- Listado de estudiantes.
- Listado de Libros y sus autores.
- 10 libros ms prestados.
- Grfico que muestre cantidad de prstamos por mes.
180
GLOSARIO DE LA UNIDAD III12
Administracin de Base de Datos Relacional: Tcnica de administracin
de bases de datos en la que la informacin se guarda en tablas de datos
bidimensionales. El programa que funciona con dos tablas de datos al mismo tiempo,
relaciona la informacin mediante vinculaciones establecidas por una columna o
campos comunes.
Base de Datos: Es una serie de datos organizados y relacionados entre s, los cuales
son recolectados y explotados por los Sistemas de Informacin de una empresa o
negocio en particular.
Campo: Unidad bsica de una base de datos, un campo puede ser, por ejemplo, el
nombre de una persona. Los nombres de los campos, no pueden empezar con
espacios en blanco y caracteres especiales. No pueden llevar puntos, ni signos de
exclamacin o corchetes. Si pueden tener espacios en blanco en el medio.
El DBMS: es un conjunto de programas que se encargan de manejar la creacin y
todos los accesos a las bases de datos.
Nivel lgico: definicin de las estructuras de datos que constituyen la base de datos
Reglas de Integridad: Son restricciones que definen los estados de consistencias
de las bases de datos.
12
Adaptado de: http://www.angelfire.com/ultra2/pecanpie/Bimestral/Glosario.htm
181
Usuario final: es quien accesa a las bases de datos por medio de un lenguaje de
consulta o de programas de aplicacin.
182
BIBLIOGRAFA UNIDAD III
De Miguel, A., & Piattini, M. (1999). Fundamentos y modelos de bases de datos. Madrid: RA-
MA Editorial
Ramos, A., & Ramos, J. (2008). Operaciones con bases de datos ofimticas y corporativas.
Madrid: PARANINFO.
183
AUTOEVALUACIN DE LA UNIDAD III
1. Relacione el concepto con su respectiva definicin:
Definicin Concepto
1. Es aquella que no depende de otra entidad para
su existencia.
2. Son las unidades de informacin que describen
propiedades de las entidades. ( ) Cardinalidad de una
3. Es el conjunto de campos que identifican de relacin
manera nica a cada entidad. ( ) Entidad Fuerte
4. Tiene nombre de verbo y normalmente no tienen ( ) Relacin
atributos. ( ) Grado de una relacin
5. El nmero de entidades que participan en una ( ) Clave Principal
relacin.
6. Es aquella que necesita de otra entidad para
existir.
7. En relaciones binarias, de grado dos, son por
ejemplo 1:1, 1:N, N:1 M:N
a) 5; 6; 2; 7; 3 b) 5; 1; 4; 7; 2 c) 5; 1; 4; 7; 3 d) 7; 1; 4; 5; 3
Modelo I Modelo II
184
a) Slo el III es correcto.
b) Slo el IV es correcto.
c) El III y el IV son correctos.
d) El II y el IV son correctos.
I.
II.
III.
IV.
185
a) Slo la III es correcta.
b) Slo la IV es correcta.
c) La I y II son correctas.
d) La II y la IV son correctas.
a) Id, IIa, IIIc, IVb b) Ia, IId, IIIc, IVb c) Ia, IId, IIIb, IVc d) Id, IIa, IIIb, IVc
I. Las vistas son: Vista diseo, vista presentacin, vista preliminar y vista formulario. ( )
II. Se pueden insertar formularios dentro de otros formularios. ( )
III. Existen 3 tipos de controles: Dependiente, independiente y calculado.
( )
IV. Los controles tienen 4 tipos de propiedades: Formato, eventos, otras y acciones.
( )
V. Algunos de los controles son: Cuadro combinado, cuadro de texto e imagen.
( )
186
II. Un Curso puede ser tomado por varios Alumnos. ( )
III. Un Alumno puede tomar el mismo Curso varias veces. ( )
IV. Un Alumno puede tomar varios Cursos. ( )
a) [pages]
b) Fecha()
c) SemanaActual()
d) HoraActual ()
a) VFVFV
b) FFFFV
c) VFFVV
d) FVVFV
11. Se ha establecido las propiedades del campo tipo texto IdAlumno (Cdigo del
alumno) en la Tabla Alumno; teniendo en cuenta que el cdigo de todo alumno
tiene la siguiente forma: U2010123456
a) CIICC
b) CICIC
c) CICCC
d) CIIIC
e) IICCI
187
12. De acuerdo a la imagen de una consulta, Cul de los siguientes enunciados es
verdadero?
188
UNIDAD IV: HOJAS DE CLCULO
189
TEMA 1: INTRODUCCIN A LOS LIBROS ELECTRNICOS DE
CLCULO
Los programas denominados como Libros electrnicos de Clculo son aplicaciones
diseadas para la gestin de datos especialmente numricos y la realizacin de
operaciones matemticas (y de todo tipo) con dichos datos.
As como en un programa procesador de textos el entorno de trabajo es "la pgina"
que aparece en pantalla y en el que escribimos los textos, en los libros electrnicos
es la hoja, que se compone de celdas distribuidas en filas y columnas, identificndose
cada fila mediante un nmero y cada columna por una letra. Por tanto, cada una de
las celdas queda definida por una letra y un nmero, representativos de la posicin
en la que se encuentra. De este modo la celda colocada en la segunda columna
(columna B) y cuarta fila (fila 4) es la celda B4 (estara mal referirse a ella como 4B
y es indistinto escribir en maysculas que en minsculas dicha referencia).
190
Ingresar Datos
Haga un clic con el ratn sobre la Celda donde quiera Ingresar los
datos.
Sitese con las teclas de desplazamiento sobre la Celda y escriba los
datos.
Acepte el valor con la tecla ENTER
Eliminar datos
Sitese sobre la Celda y pulse la tecla Supr
Seleccionar un rango.
Se define como rango, un grupo de Celdas consecutivas de la hoja en
forma rectangular.
1. Site el cursor sobre la Celda inicial.
2. Una de las dos siguientes opciones:
Con el botn principal del ratn pulsado, arrastre hasta la Celda
final.
Con la tecla Maysculas pulsada, desplace el cursor hasta la
Celda final con las teclas del cursor.
Modificar datos.
1. Site el cursor sobre la Celda que quiera modificar.
2. Una de las tres siguientes opciones:
Pulse la tecla F2.
Haga clic sobre la barra de frmulas.
Tambin puede hacer un doble clic directamente sobre la Celda
que quiera modificar.
Copie los datos siguientes:
2.7. Alineacin
Ejemplo.
191
Alinear las Celdas de los meses.
1. Seleccione las Celdas B1:G1.
2. Active opcin del men Formato /celdas/ Alineacin.
3. Seleccione el tipo de alineacin horizontal (Izquierda, centrada ,
derecha). Marque alineacin derecha.
4. Pulse sobre Aceptar.
Tambin puede utilizar los botones, de alineacin de la barra de formatos.
192
Modelo Porcentual.
Modelo Millares.
Aumentar decimales.
Disminuir decimales.
Ejercicio:
Aplique formato monetario a los valores de las columnas Total y
Media.
Ejercicio:
Seleccione toda la tabla y pngale contorno.
Seleccione la primera fila y aplique una doble lnea inferior.
Seleccione tota la tabla excepto la ltima columna, ponga lneas
por la derecha y lneas centrales verticales.
193
Ancho: Modifica el ancho de la columna.
Autoajustar a la Seleccin: Ajusta el ancho de la columna al texto
ms extenso del rango seleccionado. Para utilizar esta opcin, debe
seleccionar la columna primero.
Ocultar: Oculta la columna seleccionada.
Mostrar: Muestra la columna seleccionada, si esta est oculta.
Ancho Estndar: Aplica el ancho que tienen las columnas por defecto.
Tambin se puede cambiar el ancho de una columna con el ratn:
1. Site el puntero de ratn sobre la lnea de separacin de las columnas.
194
2.15. Utilizar formatos predefinidos.
Microsoft Excel 2016 tiene formatos predefinidos que se pueden aplicar
directamente sobre un rango, para darle formato de manera rpida. Para
aplicar uno de estos formatos.
1. Seleccione el rango sobre cual quiera aplicar formato.
2. Active opcin del men Formato/Autoformato.
3. Escoja cualquier formato.
El botn opciones, le permitir escoger el tipo de formato que
quiera aplicar sobre el rango. Por ejemplo, aplicar slo fuente y el
color de fondo de un formato determinado.
Es posible definir un formato propio con las opciones
Formato/Estilo.
Video demostrativo N 23
Ingreso de datos en una hoja electrnica de clculo.
Aplicar formato.
Validacin de datos.
Preparacin para impresin,
195
TEMA 2: TRABAJAR CON FRMULAS Y FUNCIONES
1. Frmulas
Las frmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar clculos o
procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que ser asignado a la
celda en la cual se introduce dicha frmula. En una frmula, por lo general,
intervienen valores que se encuentran en una o ms celdas de un libro de trabajo.
Las frmulas estn conformadas por operadores de clculo, operandos y, con
frecuencia, por funciones. Para introducir una frmula en una celda, se debe
ingresar como primer carcter el signo igual (=).
=PI()*B1^2
En esta frmula podemos identificar los elementos nombrados
anteriormente:
Referencias a celdas: B1. Se hace referencia al valor que
contiene la celda B1.
Constantes: el valor 2. Nmeros o valores escritos directamente
en una frmula.
Operadores: ^ y *. El operador ^ (circunflejo) eleva un nmero
a una potencia, y el operador * (asterisco) multiplica.
Funciones: la funcin PI(). Esta funcin al ser invocada devuelve
el valor de pi: 3,141592...
Una frmula simple en Excel ( tiene un solo operador ), se puede
representar de la forma siguiente:
1.2. Operadores
Los operadores especifican el tipo de operacin o procesamiento que se
desea realizar con los elementos de una frmula. Microsoft Excel incluye
cuatro tipos diferentes de operadores: aritmticos, de comparacin,
texto y de referencia.
A) Operadores aritmticos
Se utilizan para realizar las operaciones matemticas bsicas como
suma, resta o multiplicacin (combinando los valores numricos y
generando resultados numricos). Se pueden utilizar los siguientes
operadores aritmticos.
196
Operador aritmtico Significado Ejemplo
Cambio de signo =-A1
* (asterisco) Multiplicacin =B3*C3
/ (barra diagonal o slash) Divisin =D3/3
% (signo de porcentaje) Porcentaje =20%
^ (acento circunflejo) Potencia =C3^2
B) Operadores de comparacin
Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como
operadores de comparacin tenemos los siguientes:
D) Operadores de referencia
Permiten utilizar rangos de celdas, produciendo referencias a una lista
de celdas, para ser utilizadas por otras operaciones en los clculos; por
ejemplo, como argumentos en las funciones.
Operador de
Significado Ejemplo
referencia
197
Operador de
Significado Ejemplo
referencia
, (coma) Operador de unin que B5:B15,D5:D15
combina varias referencias Hace referencia a las celdas
en una sola. que se encuentran en el
rango B5 hasta B15 ms las
celdas en el rango D5 hasta
D15
(espacio) Operador de interseccin B7:D7 C6:C8
que genera una referencia a Hace referencia a la celda C7
celdas comunes a las dos
referencias.
=5+2*3
Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicacin (5 lugar
segn la tabla) antes que la suma (6 lugar segn la tabla). La frmula
multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado.
Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar el orden de
evaluacin, la frmula se puede escribir como:
198
=(5+2)*3
En este caso Excel sumar 5 ms 2 y luego multiplica el resultado por 3,
con lo que se obtiene 21.
En el siguiente ejemplo, los parntesis que rodean la primera parte de la
frmula indican a Excel que calcule primero la suma del valor que se
encuentra en la celda B4, luego le sume el valor constante 25, y despus
divida el resultado entre la sumatoria de los valores que contienen o se
encuentran en las celdas D5, E5 y F5.
=(B4+25)/SUMA(D5:F5)
1.4. Ingreso y Edicin de Frmulas.
Para ingresar una frmula, siga los siguientes pasos:
1. Site el cursor sobre la Celda donde Ingresar la frmula.
2. Teclee la frmula. Recuerde que una frmula lleva siempre el signo =
al principio.
3. Pulse ENTER
Ejemplo.
Clculo de las ventas brutas en Enero.
Multiplicaremos las Unidades por P.v.p.
1. Seleccione la Celda B4.
2. Teclee la frmula. =B2*B3
3. Pulse ENTER.
Ejercicio
Calcule un descuento del 10% sobre las ventas brutas (B4) en la Celda
B5. (La frmula ser =B4*10%)
Para ver las Celdas utilizadas en cualquier frmula, siga estos pasos.
1. Sitese sobre una Celda con frmula, (B4, por ejemplo).
2. Haga doble clic o bien pulse la tecla F2. Fjese como la referencia de
la Celda utilizada en esta frmula, aparece del mismo color que la
Celda.
Copiar
Microsoft Excel permite copiar datos de una Celda o rango de Celdas hacia
otra Celda o rango de Celdas. Cuando se copia una frmula hacia otra
Celda, automticamente se cambian las referencias. Por ejemplo, si se
199
copia la frmula de la Celda B4 (=B2*B3) a la Celda C4, Microsoft Excel
cambiar las referencias y pondr =C2*C3.
200
Calcule las ventas netas de Febrero, Marzo y Abril.
1. Seleccione la Celda B6.
2. Site la cruz sobre el recuadro llenar.
3. Arrastre, sin dejar el botn principal hasta la Celda E6.
Esta accin, tambin la puede hacer con el teclado.
1. Seleccione la Celda a copiar.
2. Seleccione las Celdas adyacentes. Ha de quedar marcada la Celda
con los datos que se copian y las Celdas de destino.
3. Active la opcin Edicin/ Rellenar Abajo (o CTRL+J ),
Edicin/Rellenar Derecha (o CTRL+D).
Ejercicio
Calcule las comisiones y el neto del resto de meses.
Calcule las columnas Total y Media (este media la calcularemos
en la columna G) utilitzando las funciones =SUMA y = PROMEDIO
respectivamente. Ponga ttulo a la columna Media.
Para calcular el Total:
Seleccione la Celda F2, escriba =SUMA(B2:E2) y pulse ENTER.
Mover
Excel, permite mover datos de una Celda o rango de Celdas hacia otra
Celda o rango de Celdas.
201
aparezca un cursor en forma de flecha, arrastre hacia al rango
destino.
Ejercicio
Ponga en las Celdas F1 y G1 Mayo y Junio respectivamente.
En las Celdas F2, G2 escriba 320,260.
En las Celdas F3, G3 escriba 60,60.
Calcule las columnas F y G, utilizando cualquier mtodo de
copiar.
Modifique las funciones Suma y Promedio, para que se
incluyan las columnas Mayo y Junio.
1.6. Referencias
Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas
en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar
los valores o los datos que se requieren en una frmula. En las referencias
se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de clculo. Tambin
puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de
trabajo y a otros libros de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros
de trabajo se denominan vnculos.
Estilo de referencia A1
De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se
refiere a las columnas identificadas mediante letras (de A a IV, para un
total de 256 columnas) y a las filas identificadas mediante nmeros (del 1
al 65.536). Estas letras y nmeros se denominan ttulos o nombres de fila
y de columna. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra
de la columna seguida del nmero de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia
a la celda que se encuentra ubicada en la interseccin de la columna B y
la fila 2.
202
5:10 Todas las celdas de las filas 5 a 10.
H:H Todas las celdas de la columna H
H:J Todas las celdas desde la columna H hasta la columna J
=PROMEDIO(Marketing!B1:B10)
Referencias relativas
Una referencia relativa de celda en una frmula, siempre conserva la
posicin relativa entre la celda que contiene la frmula y la celda a la que
hace referencia. Si se traslada dicha frmula de una celda a otra celda (se
mueve o se copia) se modifica la referencia de celda en la frmula que se
crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una
frmula se utilizan referencias relativas.
Cuando se copia una frmula de una celda a otra celda, la referencia a
celdas en las frmula que se crea en la celda destino se ajusta
automticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene la frmula
=A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda
B3, se modifica automticamente la frmula obtenindose en la celda B3
la nueva frmula como =A2.
Referencias absolutas
Una referencia absoluta de celda en una frmula, siempre hace referencia
a la misma celda ubicada en una columna y fila especfica. Si se traslada
dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia
absoluta de celda en la celda destino no varia. De forma predeterminada
cuando se ingresa una frmula se utilizan referencias relativas y para
cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes
del nombre de columna y del nmero de fila de la celda, por ejemplo
$A$1.
Si una frmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras
celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula
203
=$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de
la celda B2 a la celda B3, la frmula es la misma en ambas celdas.
Referencias mixtas
Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila
relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de
columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras que una
referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si se traslada
dicha frmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se cambia
la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable.
Si una frmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras
celdas, la referencia relativa se modifica automticamente y la referencia
absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la frmula =A$1, que contiene
una referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la
celda B2 a la celda C3, la nueva frmula que contendr la celda C3
es entonces =B$1.
2. Funciones
Las funciones son frmulas predefinidas que proporciona Microsoft Excel, las
cuales ejecutan clculos utilizando los valores especificados (denominados
argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de
valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o
complejas. Por ejemplo, la funcin REDONDEAR(A10;2) redondea un valor
numrico que est en la celda A10 hasta 2 posiciones decimales.
204
Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una
celda y se presiona el botn para insertar una funcin en la
barra de frmulas , si est activa esta barra de frmulas;
o se abre el men Insertar y a continuacin se selecciona la opcin
Funcin.
2.3. Argumentos
Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma
(;), y pueden ser nmeros, referencias de celda, texto entre comillas,
valores lgicos como VERDADERO o FALSO, matrices, o valores de
error como #N/A. Los argumentos pueden ser tambin constantes,
frmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban
ingresarse a una funcin es definido por la funcin misma, y cada uno
de estos argumentos deber ser un valor vlido y del tipo requerido
por el correspondiente orden en que es especificado por la funcin.
Algunas funciones no necesitan argumentos como la funcin PI( ).
Ntese que a pesar de no tener argumentos esta funcin, es obligatorio
colocarle tanto el parntesis de apertura como el de cierre.
Informacin sobre la estructura de la funcin. Cuando se escribe
la funcin, aparece la informacin sobre la estructura de esta funcin,
con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, al ingresar en una celda
=REDONDEAR( aparecer la descripcin de esta funcin. La
informacin de la estructura de las funciones slo aparece para las
funciones que vienen integradas en Excel. En este ejemplo, el signo
igual ( = ) se ingresa antes del nombre de la funcin para indicar que
la funcin est incluida en una frmula.
205
El botn sumar las Celdas con valor numrico de la izquierda o
de encima la Celda donde est el cursor.
=PROMEDIO(Celda inicial :Celda final)
Calcula la media de los valores comprendidos entre la Celda inicial y la
final.
206
Ejemplo: =AHORA() devuelve 8/12/2015 11:50.
Devuelve la fecha en formato fecha, esta funcin sirve sobre todo por si
queremos que nos indique la fecha completa utilizando celdas donde
tengamos los datos del da, mes y ao por separado.
4. Funciones matemticas
4.1. ALEATORIO ()
Esta funcin devuelve un valor al azar comprendido entre 0 y 1. Esta
funcin no tiene argumentos. Cada vez que se genere un valor aleatorio
ser diferente al anteriormente calculado.
4.2. PI ()
Funcin cuyo valor es aproximadamente 3,14159265358979323846
SUMA(nmero1,nmero2,...)
207
El resultado devuelto por esta funcin es la suma de los argumentos
nmero1, nmero2, etc.. Los valores no numricos no son tenidos en
cuenta para el clculo. Los argumentos nmero1, nmero2, etc., pueden
ser una constante, la direccin de una celda, un rango de celdas. Ejemplo:
SUMA(3,3,5,8) da como resultado 19
4.3. PRODUCTO(nmero1,nmero2,...)
Multiplica todos los valores dados como argumentos y devuelve su
resultado. Los valores no numricos no son tenidos en cuenta para el
clculo. Los argumentos nmero1, nmero2, etc., pueden ser una
constante, la direccin de una celda, un rango de celdas. Ejemplo:
PRODUCTO(3,2,5,1) da como resultado 30
4.4. RESIDUO(nmero,nm_divisor)
La funcin divide el argumento nmero entre nm_divisor y devuelve el
residuo o resto de esta divisin. Si la divisin es exacta, el residuo da como
resultado cero. Ejemplo: RESIDUO(20,5) da como resultado 0
4.6. RAIZ(nmero)
Devuelve la raz cuadrada del argumento nmero. Por ejemplo RAIZ(25)
da como resultado 5. Importante: No existe funcin para la raz cbica,
raz cuarta,, en estos casos trabajarlo por su equivalente en potencia.
3
Por ejemplo: 8 su frmula ser: POTENCIA(8, 1/3)
4.7. GRADOS
Convierte el argumento expresado en radianes a grados. Por ejemplo:
GRADOS(PI()) da como resultado 180 grados
4.8. COS(nmero)
Esta funcin calcula el coseno del argumento nmero. El ngulo viene
expresado en radianes por la que deber convertir en sexagesimal
mediante la funcin GRADOS. Por ejemplo, al calcular el COS(60) la
frmula es: =COS(GRADOS(PI()*60/180) =COS(GRADOS(PI()/3)
4.9. SENO(nmero)
Esta funcin devuelve el seno del ngulo especificado en el argumento
nmero. El ngulo va expresado en radianes por la que deber convertir
en sexagesimal mediante la funcin GRADOS. Por ejemplo, al calcular el
SENO(30) la frmula es: =SENO(GRADOS(PI()*30/180)
=SENO(GRADOS(PI()/6)
4.10. TAN(nmero)
Esta funcin devuelve la tangente del ngulo especificado en el argumento
nmero. El ngulo va expresado en radianes por la que deber convertir
en sexagesimal mediante la funcin GRADOS. Por ejemplo, al calcular el
208
TAN(45) la frmula es: =TAN(GRADOS(PI()*45/180)
=SENO(GRADOS(PI()/4)
Ejercicio N 1: En B y C calcular lo solicitado
209
Ejercicio N 5: Calcular lo solicitado
5. Funciones estadsticas
A continuacin, se describen algunas funciones estadsticas de Microsoft Excel
(Microsoft, 2105) y se plantean algunos ejemplos:
5.1. PROMEDIO(rango)
Obtiene el promedio de los argumentos ingresados
Sintaxis:
=PROMEDIO (nmero1,nmero2,...)
Ejemplo:
=PROMEDIO (4,16) 10
=PROMEDIO(14,15,16,18)15.75
210
Ejemplo:
=MIN(5,16) 5
=MIN(5,16,3,8) 3
=MIN(A1:A6)
5.4. CONTAR(rango)
Cuenta las celdas de un rango especfico. Considera slo las celdas que
contienen nmero
Sintaxis:
=CONTAR(ref1,ref2,...)
Ejemplo:
=CONTAR(15,16,30) 3
=CONTAR("HOLA",7,3,"MUNDO",8)3
=CONTAR(A1:A6)
5.5. CONTARA(rango)
Cuenta las celdas de un rango especfico. Considera valores nulos, de error
y textos.
Sintaxis:
=CONTARA(ref1,ref2,...)
Ejemplo:
=CONTARA("LUCIANA","CARLOS","LUIS")3
=CONTARA("HOLA",7,3,"MUNDO",8)5
=CONTARA(A1:A6)
5.6. MODA(rango)
Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en una matriz o rango
de datos. Si no contiene datos duplicados devuelve error#N/A
Ejemplo:
=MODA(2,3,4,6,7,6,10)6
=MODA(2,3,4,6)#N/A
5.7. MEDIANA(rango)
Devuelve la mediana de los nmeros dados. La mediana es el nmero que
se encuentra en medio de un conjunto de nmeros.
Ejemplo:
Sintaxis
=MEDIANA(nmero1;nmero2; ...)
211
Realizar en la misma hoja el siguiente clculo:
Calcular el total por cada mes y por cada Stand. Utilizar funciones
212
TEMA 3: FUNCIONES LGICAS Y CONDICIONALES
1. Funciones Condicionales
Las funciones condicionales son aquellas que siempre dependen de una condicin,
para Microsoft Excel, una condicin es una expresin cuyo resultado es verdadero
o falso, en la mayora de los casos una condicin es el resultado de una
comparacin.
1.1. Funcin Si
La funcin SI es una de las ms potentes que tiene Excel. Esta funcin
comprueba si se cumple una condicin. Si sta se cumple, da como
resultado VERDADERO. Si la condicin no se cumple, da como resultado
FALSO. Observa la sintaxis:
=SI(Condicin, Verdadero, Falso)
Esta es la forma ms simple de representar esta funcin. Vamos a
proponer un ejemplo:
Observa el grfico. Vamos a colocar una funcin =SI( ) en la celda B4
(celda rosa del descuento).
Vamos a hacer que la factura del ejemplo anterior nos haga un descuento
del 10% slo en el caso de cobrar al contado. La frmula se colocar
en la celda B4 y ser la siguiente:
=SI(C1="Contado";B3*10%;0;)
Esta frmula mirar si en la casilla C1 (celda amarilla) existe la palabra
Contado. En tal caso, ejecutar una frmula (10% de descuento), en
caso contrario, colocar simplemente un cero en la celda B4, es decir, no
realizar ningn clculo. Observa el resultado:
213
La solucin es la siguiente:
214
Copie el ejercicio, ponga un total menor que 100.000 en B1,ver
que en B2 el descuento que aparece es de un 0%, ya que no se
cumple la condicin
B1 > 100.000
Cambie el total por una cantidad superior a 100.000. Ver que el
descuento de B2 es 5%.
215
se omite el argumento rango_suma, se suman los valores del argumento
rango.
Por ejemplo, en la figura puede ver que la hoja de clculo contiene una
lista. En la columna A aparece tipo de tringulo, en la columna B el rea
en metros cuadrados, por ltimo, en la columna C la cantidad de tringulos
de ese tipo y con el rea especificada. En la celda E11
Se incluy la frmula para sumar la cantidad de tringulos equilteros
presentes en la lista. En el rango A2:A9 se va a establecer si se cumple
con la condicin Equiltero. Aquellos registros que cumplan con la
condicin sumarn los valores correspondientes. El rango de suma va a
ser C2:C9. En este ejemplo se suman los valores de las celdas C3 y C5
que cumplen con la condicin Equiltero en las celdas A3 y A5
respectivamente. El resultado a esta funcin es el valor 10.
Se hubiera podido incluir la funcin del siguiente modo:
SUMAR.SI(B2:B9,>=28,C2:C9). En este caso, esta determinando cules
tringulos tienen un rea mayor o igual a 28, estableciendo la cantidad
total de tringulos que cumplen con esta condicin.
216
2. Se despliega una ventana, pidiendo el rango de casillas donde
estn los valores a utilizar, ponga $A$3:$C$12. Pulse Siguiente.
3. Esta ventana pide el nombre de la casilla a sumar, es decir el
ttulo, seleccione Valor Ventas.
Ms abajo, en apartado Columna, ha de escoger el ttulo de la
columna donde quiera poner la condicin, escoja Vendedor.
En apartado Es: seleccione el signo =, y a Este Valor, el nombre
del vendedor sobre el que quiera contar el total de ventas, en
este caso, Juan. Haga clic sobre el botn Agregar condicin y
pulse Siguiente.
4. En la tercera ventana, ha de escoger entre copiar slo la frmula
o bien la frmula y los valores, seleccione esta ltima y
Siguiente.
5. En la ventana siguiente, ha de poner una casilla donde aparecer
el ttulo, en este caso Juan, ponga B14.
6. Y en la ltima ventana, ponga la casilla A15, que ser la casilla
donde habr los valores sumados.
Compruebe que el resultado es el mismo, pero se ahorra teclear
los datos.
1.5. Funciones ES
Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES,
comprueba el valor especificado y devuelve VERDADERO o FALSO
dependiendo del resultado. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el valor
lgico VERDADERO si el argumento de valor es una referencia a una celda
vaca, de lo contrario, devuelve FALSO.
Puede usar una funcin ES para obtener informacin acerca de un valor
antes de realizar un clculo u otra accin con l. Por ejemplo, puede usar
la funcinESERROR junto con la funcin SI para realizar otra accin si se
produce un error:
=SI(ESERROR(A1), "Se produjo un error.", A1 * 2)
Esta frmula comprueba si existe una condicin de error en A1. En ese
caso, la funcin SI devuelve el mensaje "Se produjo un error". Si no existe
ningn error, la funcin SI, realiza el clculo A1*2.
217
Sintaxis
ESBLANCO(valor)
ESERR(valor)
ESERROR(valor)
ESLOGICO(valor)
ESNOD(valor)
ESNOTEXTO(valor)
ESNUMERO(valor)
ESREF(valor)
ESTEXTO(valor)
La sintaxis de la funcin ES tiene los siguientes argumentos:
valor Obligatorio. El valor que desea probar. El argumento de valor
puede ser una celda vaca (en blanco), un error, un valor lgico, texto, un
nmero o un valor de referencia, o un nombre que haga referencia a
alguno de los anteriores.
Observaciones
Los argumentos de valor de las funciones ES no se convierten.
Cualquier valor numrico que se encuentre entre comillas se trata
como texto. Por ejemplo, en la mayora de las funciones en las que
se requiere un nmero, el valor de texto "19" se convierte en el
nmero 19. Sin embargo, en la frmula ESNUMERO("19"), "19"
no se convierte y ESNUMERO devuelve FALSO.
Las funciones ES son tiles en frmulas cuando se desea
comprobar el resultado de un clculo. Combinadas con la
funcin SI, estas funciones proporcionan un mtodo para localizar
errores en frmulas (vea los siguientes ejemplos).
218
EJEMPLO 1
EJEMPLO 2
2. Funciones lgicas
Las funciones lgicas en Microsoft Excel, permiten construir expresiones
condicionales compuestas, basadas en tablas de verdad de la lgica proposicional.
Microsoft Excel, cuenta con las siguientes funciones lgicas:
Funcin Descripcin
219
Funcin Descripcin
220
TEMA N 4: FUNCIONES DE BSQUEDA Y REFERENCIA
En una hoja de Microsoft Excel es muy importante recoger los datos correctos para
trabajar con las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones
especficas para realizar bsquedas de datos.
Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar algn dato,
no buscamos directamente por lo que deseamos pues lo desconocemos, realizamos
una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo
que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto
fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de
telfonos por el nombre del restaurante.
1. Funcin Elegir
Con esta funcin escogeremos un valor de una lista de valores dependiendo de
un ndice.
Sintaxis:
ELEGIR(Nro Indicador, valor 1, valor 2, ...)
Esta funcin est limitada a 29 valores.
Ejemplo de funcin =ELEGIR.
2. Funcin BuscarV
Esta funcin nos permite buscar un valor en una primera columna de una matriz,
una vez localizado nos muestra dentro de la misma fila el valor que contiene la
columna que deseamos obtener.
Sintaxis:
BUSCARV(Valor buscado, Matriz donde buscar datos, Columna que se
desea obtener dato, [Ordenado])
Microsoft Excel busca en la primera columna de la matriz, definida en el segundo
argumento, de forma vertical el valor que ponemos en el primer argumento.
Normalmente esta bsqueda Microsoft Excel la hace pensando que esta primera
columna est ordenada. Si los valores no lo estuvieran tenemos que indicrselo
para que pueda encontrar el dato. Si la tabla no est ordenada deberemos escribir
Falso en el argumento que hemos llamado Ordenado.
Ejemplo de funcin =BUSCARV
En la casilla B9 se ha utilizado la funcin BUSCARV para encontrar el nombre del
producto que tiene cdigo 2.
BUSCA el valor de casilla B8 en la primera columna del Rango A2:C5 y muestra
el valor correspondiente de la segunda columna de este Rango.
221
Cambie el valor del cdigo en la casilla B8 para ver como automticamente
cambia el nombre del producto y el precio.
3. Funcin BuscarH
Esta funcin realiza lo mismo que la funcin anterior, pero con la diferencia que
busca los valores en la primera fila de la matriz de forma horizontal y nos devuelve
un valor que est dentro de la misma columna del valor encontrado.
Sintaxis:
BUSCARH(Valor buscado, Matriz donde buscar datos, Fila que se desea
obtener dato, [Ordenado])
Ejemplo: Podemos utilizar el mismo caso que el anterior, simplemente que los
cdigos que vamos a utilizar debern estar distribuidos en columnas y las
descripciones en la siguiente fila. As de esta forma podemos utilizar la siguiente
funcin: =BUSCARH(A1;A5:D6;2;FALSO)
4. Funcin INDICE
Muestra el elemento del Rango o Nombre del Rango situado en la posicin fila,
columna de la tabla.
=INDICE(Rango o Nombre del Rango,Fila,Columna)
Ejemplo de funcin =INDICE
La funcin INDICE de la casilla B10, localiza el precio a aplicar segn los valores
de B8(fila) y B9(Columna). Previamente al rango B3:D5 se le ha dado el nombre
Precios. El precio localizado ser 52.
Localiza en la tabla Precios(B3:D5) el elemento que est en la fila indicada por el
valor de B8 y columna indicada por el valor de B9.
222
Video demostrativo N 26:
Aplicaciones con funciones de bsqueda y referencia.
223
TEMA N 5: VALIDACIN DE DATOS
1. Validacin de datos
La validacin de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los
usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee
restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las
opciones con una lista o asegurarse de que slo se escriben nmeros enteros
positivos.
Por ejemplo, en un libro de contabilidad, puede configurar una celda para permitir
nicamente nmeros de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios
seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:
224
Figura 126: Grupo Herramientas de datos
Fuente: Capturado y editado por Adiel Flores
Tambin puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecer cuando el
usuario escriba datos no vlidos.
225
ICONO TIPO SE USA PARA
226
Para limitar la reputacin de la calidad de un proveedor a tres
clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.
Tambin puede crear las entradas de la lista mediante
referencia a un rango de celdas ubicadas en otra parte del libro.
Nota El ancho de la lista desplegable est determinado por
el ancho de la celda que tiene la validacin de datos. Es posible
que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar
el ancho de las entradas vlidas que son mayores que el ancho
de la lista desplegable.
7. Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Celda con
lista desplegable.
8. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco
(nulos), active o desactive la casilla de verificacin Omitir
blancos.
Nota Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas
con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier
lugar del rango, cuando se activa la casilla de verificacin Omitir
blancos, se puede escribir cualquier valor en la celda validada. Lo
mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia
mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace
referencia est en blanco, cuando se activa la casilla de
verificacin Omitir blancos se puede escribir cualquier valor en la
celda validada.
8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic
en la celda.
9. Especifique cmo desea que Microsoft Excel responda cuando se
especifiquen datos no vlidos.
10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona
correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para
asegurarse de que la configuracin funciona como pretende y que
los mensajes estn apareciendo como espera.
Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una
celda, automticamente se pueden aplicar los cambios a todas las
dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el
cuadro de dilogo Validacin de datos y luego active la casilla de
verificacin Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma
configuracin en la ficha Configuracin.
227
6. Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee permitir.
Tambin puede escribir una frmula que devuelva un valor de
nmero.
Por ejemplo, para definir un lmite mnimo de deducciones a dos
veces el nmero de hijos en la celda F1, seleccione mayor que o
igual a en el cuadro Datos y escriba la frmula, =2*F1, en el
cuadro Mnimo.
7. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco
(nulos), active o desactive la casilla de verificacin Omitir blancos.
Nota Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con
un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar
del rango, la configuracin de la casilla de verificacin Omitir
blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo
mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia
mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace
referencia est en blanco, la activacin de la casilla de
verificacin Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la
celda validada.
8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic
en la celda.
9. Especifique cmo desea que Microsoft Excel responda cuando se
especifiquen datos no vlidos.
10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona
correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para
asegurarse de que la configuracin funciona como pretende y que los
mensajes estn apareciendo como espera.
Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una
celda, automticamente se pueden aplicar los cambios a todas las
dems celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el
cuadro de dilogo Validacin de datos y luego active la casilla de
verificacin Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma
configuracin en la ficha Configuracin.
228
(A1) y un campo de apellido (B1) ms 10, seleccione menor que o
igual a en el cuadro Datos y
escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Mximo.
7. Para especificar cmo desea administrar los valores en blanco (nulos),
active o desactive la casilla de verificacin Omitir blancos.
OBSERVACIN: Si los valores permitidos se basan en un rango de
celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en
cualquier lugar del rango, la configuracin de la casilla de
verificacin Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la
celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
referencia mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se
hace referencia est en blanco, la activacin de la casilla de
verificacin Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la
celda validada.
8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en
la celda.
9. Especifique cmo desea que Microsoft Excel responda cuando se
especifiquen datos no vlidos.
10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona
correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para
asegurarse de que la configuracin funciona como pretende y que los
mensajes estn apareciendo como espera.
Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda,
automticamente se pueden aplicar los cambios a todas las dems
celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro de
dilogo Validacin de datos y luego active la casilla de
verificacin Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma
configuracin en la ficha Configuracin.
229
blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo
mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia
mediante frmulas de validacin: si una celda a la que se hace
referencia est en blanco, la activacin de la casilla de
verificacin Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la
celda validada.
8. Otra opcin es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en
la celda.
9. Especifique cmo desea que Microsoft Excel responda cuando se
especifiquen datos no vlidos.
10. Pruebe la validacin de datos para asegurarse de que funciona
correctamente.
Trate de escribir datos vlidos y no vlidos en las celdas para
asegurarse de que la configuracin funciona como pretende y que los
mensajes estn apareciendo como espera.
Sugerencia Si cambia la configuracin de validacin para una celda,
automticamente se pueden aplicar los cambios a todas las dems
celdas que tienen la misma configuracin. Para ello, abra el cuadro de
dilogo Validacin de datos y luego active la casilla de
verificacin Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma
configuracin en la ficha Configuracin.
230
antigedad mnima de empleo).
Todos los datos del rango de celdas A1:A20 =CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1
contienen valores nicos. Debe escribir la frmula en la validacin
de datos para la celda A1 y, a
continuacin, rellenar las celdas A2 a A20
de manera que la validacin de datos
para cada celda del rango tenga una
frmula similar, pero el segundo
argumento para la
funcin CONTAR.SIcoincidir con la celda
actual.
La celda que contiene un nombre de cdigo de =Y(IZQUIERDA(B5; 3) ="ID-
producto (B5) comienza siempre con el prefijo ";LARGO(B5) > 9)
estndar de ID- y tiene al menos 10 caracteres
de longitud.
231
TEMA 6: FILTROS Y SUBTOTALES
1. Base de datos
Una base de datos es un conjunto de datos organizados y sistematizados,
pertenecientes a un mismo tipo de informacin, los elementos bsicos para
guardar y organizar los datos son las tablas.
1.1. Tablas
Una base de datos es una serie de registros de datos, organizados en filas
y columnas. De manera que a una fila le corresponde un registro y a una
columna le corresponde un campo de este registro.
Ejemplo de una base de datos.
Recupere el archivo BASE1.XLSX.
232
Por Aficin y fecha ingreso.
Por Fecha Ingreso y Cuota.
Per Sexo, aficin y Cuota.
2. Filtros
Una seleccin de registros, filtra los registros de la base de datos de manera que
slo se visualicen los que cumplan una determinada condicin.
233
Personas que tengan entre 20 y 35 aos.
Mujeres aficionadas al baloncesto.
Hombres aficionados a la natacin o al ftbol.
Hombres mayores de 30 aos.
Hombres con una cuota entre 2000 y 5000.
Aficionados al Baloncesto que paguen una cuota superior a 4000.
Hombres aficionados al ftbol que paguen una cuota entre 5000 i
7000.
3. Subtotalizar
Esta opcin permite hacer clculos con registros que tengan valores iguales
en un campo determinado. Por ejemplo, saber cul es la media de edad de
cada aficin. Es muy importante que la tabla est ordenada por la columna
por la cual se quiere subtotalizar, de esta manera los valores repetidos de la
columna estarn agrupados.
Ejemplo.
234
Encuentre la media de edad de cada aficin. Antes, ordene la tabla por esta
columna.
1. Site el cursor en la primera fila, primera columna.
2. Active opcin Datos/Subtotales. Aparece un cuadro de dilogo:
3. En apartado Para cada cambio en: ponga Aficin.
4. En apartado Usar funcin: escoja la funcin Promedio.
5. En apartado Agregar subtotal a: seleccione Edad.
6. Pulse sobre Aceptar.
Ejercicio
Calcule el total de cuotas por sexo.
Calcule la media de edad per sexo.
Calcule cuantos registros hay de cada aficin. Utilice la funcin Cuenta
sobre este campo.
Calcule el total de cuota por aficin.
Calcule la media de cuota por aficin.
Para quitar los subtotales, active opcin Datos/Subtotales/Quitar Todos.
235
TEMA N 7: Tablas Dinmicas y Grficos Estadsticos
1. Tablas dinmicas
Las tablas dinmicas de Microsoft Excel es una Herramienta que permite resumir
y analizar rpidamente valores contenidos en una tabla o base de datos. Micrisift
Excel activa un asistente cuando se ejecuta esta opcin.
236
Vley 35,666666 42 37,25
67
TOTAL 39,214285 35,14285714 37,85714286
71
237
Figura 128: Aplicacin de la funcin VAR
Fuente: (Microsoft, 2015)
Funcin PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos. Por ejemplo,
si el rango A1:A20 contiene nmeros, la frmula =PROMEDIO(A1:A20)
devuelve el promedio de dichos nmeros.
Sintaxis
=PROMEDIO(nmero1, [nmero2], ...)
La sintaxis de la funcin PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:
Nmero1 Obligatorio. El primer nmero, referencia de celda o rango
para el cual desea el promedio.
Nmero2, ... Opcional. Nmeros, referencias de celda o rangos
adicionales para los que desea el promedio, hasta un mximo de
255.
Observaciones
Los argumentos pueden ser nmeros o nombres, rangos o
referencias de celda que contengan nmeros.
Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones
textuales de nmeros escritos directamente en la lista de
238
argumentos.
Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto,
valores lgicos o celdas vacas, estos valores se pasan por alto; sin
embargo, se incluirn las celdas con el valor cero.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda
traducir a nmeros provocan errores.
Si desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de
nmeros en una referencia como parte del clculo, utilice la
funcin PROMEDIOA.
Si desea calcular el promedio de solo los valores que cumplen
ciertos criterios, use la funcin PROMEDIO.SI o la funcin
PROMEDIO.SI.CONJUNTO.
OBSERVACIN: La funcin PROMEDIO mide la tendencia central, que
es la ubicacin del centro de un grupo de nmeros en una distribucin
estadstica. Las tres medidas ms comunes de tendencia central son las
siguientes:
Promedio, que es la media aritmtica y se calcula sumando un
grupo de nmeros y dividiendo a continuacin por el recuento de
dichos nmeros. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es
30 dividido por 6, que es 5.
Mediana, que es el nmero intermedio de un grupo de nmeros;
es decir, la mitad de los nmeros son superiores a la mediana y la
mitad de los nmeros tienen valores menores que la mediana. Por
ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4.
Moda, que es el nmero que aparece ms frecuentemente en un
grupo de nmeros. Por ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es
3.
Para una distribucin simtrica de un grupo de nmeros, estas tres
medidas de tendencia central son iguales. Para una distribucin sesgada
de un grupo de nmeros, las medidas pueden ser distintas.
SUGERENCIA: Al calcular el promedio de celdas, tenga en cuenta la
diferencia existente entre las celdas vacas y las que contienen el valor
cero, especialmente cuando desactiva la casilla de verificacin Mostrar un
cero en celdas que tienen un valor cero en el cuadro de
dilogo Opciones de Excel de la aplicacin de escritorio de Excel. Cuando
se activa esta opcin, las celdas vacas no se tienen en cuentan pero s los
valores cero.
Para encontrar la casilla de verificacin Mostrar un cero en celdas que
tienen un valor cero:
En la pestaa Archivo, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la
categora Avanzado, busque Mostrar opciones para esta hoja.
Ejemplo
239
Funcin MEDIANA
Devuelve la mediana de los nmeros dados. La mediana es el nmero que
se encuentra en medio de un conjunto de nmeros.
Sintaxis
MEDIANA(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros cuya mediana desea
obtener.
Observaciones
Si la cantidad de nmeros en el conjunto es par, MEDIANA calcula
el promedio de los nmeros centrales.
Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o
referencias que contengan nmeros.
Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones
textuales de nmeros escritos directamente en la lista de
argumentos.
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores
lgicos o celdas vacas, estos valores se pasan por alto; sin
embargo, se incluirn las celdas con el valor cero.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda
traducir a nmeros provocan errores.
Funcin MODA
Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en una matriz o rango
de datos.
Sintaxis
=MODA(nmero1,nmero2, ...)
Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 argumentos cuya moda desea
calcular. Tambin puede utilizar una matriz nica o una referencia
matricial en lugar de argumentos separados con punto y coma.
Observaciones
Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o
referencias que contengan nmeros.
240
Si el argumento matricial o de referencia contiene texto, valores
lgicos o celdas vacas, estos valores se pasan por alto; sin
embargo, se incluirn las celdas con el valor cero.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda
traducir a nmeros provocan errores.
Si el conjunto de datos no contiene puntos de datos duplicados,
MODA devuelve el valor de error #N/A.
Funcin DESVEST
Calcula la desviacin estndar de una muestra. La desviacin estndar es
la medida de la dispersin de los valores respecto a la media (valor
promedio).
Sintaxis
=DESVEST(nmero1, nmero2, ...)
Nmero1, nmero2,... son de 1 a 255 argumentos numricos
correspondientes a una muestra de una poblacin. Tambin puede utilizar
una matriz nica o una referencia matricial en lugar de argumentos
separados con punto y coma.
Observaciones
DESVEST parte de la hiptesis de que los argumentos representan
la muestra de una poblacin. Si sus datos representan la poblacin
total, utilice DESVESTP para calcular la desviacin estndar.
La desviacin estndar se calcula utilizando el mtodo "n-1".
Los argumentos pueden ser nmeros, o nombres, matrices o
referencias que contengan nmeros.
Se tienen en cuenta los valores lgicos y las representaciones
textuales de nmeros escritos directamente en la lista de
argumentos.
Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se
considerarn los nmeros de esa matriz o referencia. Se pasan por
alto las celdas vacas, valores lgicos, texto o valores de error de
la matriz o de la referencia.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda
traducir a nmeros provocan errores.
Si desea incluir valores lgicos y representaciones textuales de
nmeros en una referencia como parte del clculo, utilice la funcin
DESVESTA.
DESVEST utiliza la frmula siguiente:
Funcin FRECUENCIA
Calcula la frecuencia con que se repiten los valores de un rango y devuelve
un matriz vertical de nmeros. Por ejemplo, utilice FRECUENCIA para
241
contar el nmero de los resultados que se encuentran dentro de un rango.
Debe especificarse como una frmula de matrices debido a que
FRECUENCIA devuelve una matriz.
Sintaxis
FRECUENCIA(datos,grupos)
Datos es una matriz de un conjunto de valores o una referencia a un
conjunto de valores cuyas frecuencias se desea contar. Si datos no
contiene ningn valor, FRECUENCIA devuelve una matriz de ceros.
Grupos es una matriz de intervalos o una referencia a intervalos dentro
de los cuales se desea agrupar los valores del argumento datos. Si grupos
no contiene ningn valor, FRECUENCIA devuelve el nmero de elementos
contenidos en datos.
Observaciones
2. FRECUENCIA se especifica como una frmula de matriz despus
de seleccionar un rango de celdas adyacentes en las que se
desea que aparezca el resultado de la distribucin.
3. El nmero de elementos de la matriz devuelta supera en una
unidad el nmero de elementos de grupos. El elemento
adicional de la matriz devuelta devuelve la suma de todos los
valores superiores al mayor intervalo. Por ejemplo, al sumar
tres rangos de valores (intervalos) especificados en tres celdas,
asegrese de especificar FRECUENCIA en cuatro celdas para los
resultados. La celda adicional devuelve el nmero de valores en
grupos que sean superiores al valor del tercer intervalo.
4. La funcin FRECUENCIA pasa por alto celdas en blanco y texto.
5. Las frmulas que devuelven matrices deben especificarse como
frmulas de matriz.
242
Crear de un grfico.
Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre
utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.
243
Figura 131: Cuadro de dilogo Todos los grficos
Fuente: Capturado y editado por Adiel Flores
Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y
pulsa Aceptar para empezar a crearlo.
Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico
inmediatamente y lo insertar en la hoja de clculo con las caractersticas
predeterminadas del grfico escogido. Si has decidido probar suerte y no
tenas celdas seleccionadas, debers seguir leyendo los siguientes
apartados.
244
Figura 132: Agregar o quitar elementos de grficos
Fuente: Capturado y editado por Adiel Flores
245
Microsoft Excel 2016 ha sido diseado para que todas sus opciones sean
sencillas e intuitivas, as que despus de un par de pruebas con cada una
de estas opciones entenders perfectamente sus comportamientos y
resultados.
Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el
provecho que puedes sacarle a estas caractersticas
246
LECTURA SELECCIONADA N 4
Office Depot, Inc.: el valor empresarial del OLAP13
Cuando el ao pasado fracasaron los planes de fusin de Office Depot con Staples,
Inc., analistas de Wall Street como Donaid Spindel dijeron que a la compaa le
tomara "varios trimestres recuperar el impulso perdido". Despus de todo, el lder
del mercado de suministros de oficina haba perdido a muchos de sus altos gerentes
durante los debates de la infortunada fusin. Tambin haba perdido docenas de
empleados de oficina que solan ayudar a generar informes sobre ventas de productos
en sus 600 tiendas en Estados Unidos.
Pero gracias a su incremento en el uso del software de procesamiento analtico en
lnea (OLAP online analytical processing) por parte de sus 200 comercializadores y
ejecutivos de finanzas. Office Depot se las arregl para generar un crecimiento
"respetable" de 4% en las ventas durante el segundo semestre del ao pasado. Al
equipar a sus comercializadores con sus propias herramientas analticas, la empresa
con sede en Deiray, Florida, pudo "operar en forma ms eficiente, sin las personas
que perdi", dijo Spindel.
Office Depot comenz a utilizar Essbase y Wired para software OLAP a comienzos de
1996. Esto ha permitido a centenares de comercializadores/ vendedores y ejecutivos
iniciar sus propias consultas y "dar un nuevo enfoque a la empresa", dice Bob
Nickerson, director de planeacin de mercancas e informacin en Office Depot.
Por ejemplo, en el otoo de 1996, Nickerson y otros 100 comercializadores de Office
Depot utilizaron Essbase para revisar el negocio de los computadores personales del
minorista, generando anlisis detallados del margen bruto del retorno sobre las
inversiones, por tienda y por tipo de producto.
"Encontramos que tenamos demasiadas existencias marginales en las tiendas
equivocadas", dijo Nickerson. Por tanto, el minorista redujo su surtido de
computadores personales de 22 a 12 productos. Esto ayud a la empresa a eliminar
el inventario innecesario y a evitar costosas reducciones de precios en los equipos
que se estaban cubriendo de polvo.
A su vez, el retorno sobre activos de Office Depot en su negocio de los computadores
"ha mejorado sustancialmente" dice Nickerson. l se rehus a cuantificar esas ganan-
cias especficas, pero dijo que el uso, por parte de la empresa, del Essbase y Wired
para herramientas OLAP "se ha traducido en millones de dlares en rentabilidad". El
ao pasado. Office Depot ocup el tercer lugar entre los minoristas de computadores,
con US$2,590 millones en ventas, despus de las tiendas CompUSA y Best Buy.
Incluso Dilbert, al que Office Depot ha otorgado licencia de uso en su actual campaa
publicitaria, pasara por un momento difcil al referirse cnicamente a los retornos que
Office Depot ha logrado sobre su inversin inferior a US$5 millones en software
Essbase y servidores Compaq 7000. Para allanar el camino se realiz un esfuerzo de
cinco aos, ya terminado, con el fin de remplazar unos cuantos computadores AS/400
de rango intermedio de IBM por un mainframe 900-MIPS de IBM que corre un DB2.
Es posible que un desplazamiento hacia el procesamiento en mninframe no suene
muy seductor, pero Office Depot acab con sistemas de buena arquitectura que se
13
Thomas Hoffman, "Improved "Analytics Drive Office Depot Sales", Comyitteruwld, February 9,1998, pp.
65, 68. Copyright 1998 por Computerworid, Inc., Framingham, MA 01701. Reimpreso de Conipitteruwld.
247
desempeaban bien en el mantenimiento de datos detallados. Esto ayud a Office
Depot a establecer un ambiente limpio de apoyo a las decisiones que comprende 4
terabytes, principalmente de datos DB2 y 300 gigabytes de informacin Essbase que
se almacena en plazas de datos o "cubos". Pal Gaffney, vicepresidente snior de
desarrollo de sistemas de Office Depot, dice: "Habra sido imposible entregar tales
datos si no tuvisemos una buena arquitectura de stos".
Pero el xito no se ha producido fcilmente. Un solo cubo puede contener hasta
30,000 productos y hasta 53 semanas de datos financieros para cada una de sus 600
tiendas, dice Nickerson. Y cuando los cubos crecen demasiado, los servidores de disco
de Office Depot se atascan. Para deshacer estos cuellos de botella. Office Depot ad-
quiri unidades de disco magntico RAID de mltiples canales de IBM. Esto ayud a
que las plazas de datos generaran respuestas en fracciones de segundo "a cualquier
solicitud de indagacin" en cubos diseados previamente, dice Gaffney.
Office Depot est considerando la posibilidad de dar a los proveedores acceso
extranet a sus plazas de datos utilizando el Wired para conexiones OLAP. Office Depot
ya comparte la actividad de ventas con dos proveedores clave a travs de series de
transacciones de intercambio electrnico de datos, de manera que "tenemos que
decidir si realmente necesitamos enviarles dicha informacin por medio de Essbase",
dijo Nickerson.
Preguntas del caso
1. Cul es el valor empresarial del procesamiento analtico en lnea para Office
Depot?
2. Obtuvo Office Depot un retorno suficiente sobre las inversiones que tuvo que
hacer en tecnologa de informacin para la implementacin de OLAP? Explique.
3. Debera Office Depot dar acceso extranet a sus plazas de datos a sus
proveedores ? Fundamente su respuesta.
248
ACTIVIDAD FORMATIVA N 0414
Filtros Avanzados
Crear una hoja de clculo llamada Filtros Avanzados.xlsx que contenga la siguiente
informacin.
1. Insertar 3 registros del grupo de las aves, 2 del grupo de los anfibios, 1 marsupial,
5 peces y 4 mamferos.
2. Aadir una columna llamada Continente que nos indique dnde abundan ms.
3. Sin mover la lista a otro lugar, realizar los siguientes filtros. Tras cada filtro volver
a mostrar todos.
a) Mostrar los peces.
b) Mostrar las aves y los reptiles.
c) Mostrar los que tienen dos patas y viven en Europa.
d) Mostrar aquellos con respiracin pulmonar y dos patas.
e) Mostrar aquellos cuyo nombre comienza por C.
4. Realizar los siguientes filtros copiando la lista a otro lugar de la hoja.
a) Mostrar los marsupiales.
b) Mostrar los que viven en Oceana y en Amrica.
c) Mostrar las aves de frica.
5. Duplicar el registro correspondiente a la nutria, de manera que est repetido.
6. Realizar un filtro avanzado copiando la lista a otro lugar que nos muestre los
mamferos evitando que el registro aparezca repetido en el filtro.
7. Filtrar los registros cuyo nmero de alas sea igual al nmero de patas.
Salarios
Crear una hoja de clculo llamada Salarios.xlsx que contenga la siguiente
informacin en el formato que creas ms adecuado.
14
Adaptado de: Vera, 2007.
249
Salario Mnimo Interprofesional 2016
5. Escribir una lista con la siguiente informacin por columnas: Nombre, Tipo de
trabajo, Sueldo mnimo, Sueldo mximo, Horas.
6. Validar la columna Nombre para que tenga un mximo de 15 de caracteres.
Todas las validaciones debern llevar su mensaje de entrada explicativo de los
valores admitidos y un mensaje de error con diferentes estilos.
7. Validar la columna Tipo de trabajo para que slo admita los valores Mensual,
Temporal y Hogar.
8. Validar la columna Sueldo mnimo para que el valor introducido sea siempre
mayor que el SMI.
9. Validar la columna Sueldo mximo para que el valor introducido sea cmo
mximo el doble del SMI anual.
10. Validar la columna Horas para que sea un nmero entero mayor que 0 y menor
que 40.
11. Escribir la fecha en el documento, que slo podr ser mayor que el da actual.
12. Calcular el total de los Salarios mnimos y mximos y la media de los salarios.
13. Calcular la media de horas trabajadas.
14. Escribir un mnimo de 5 registros y guarda el documento Salarios.xlsx.
2. A partir de la anterior lista, crear una tabla dinmica con dos de los campos, uno
como fila y otro como columna. La tabla ir en la misma hoja.
3. Modificar el diseo de la tabla insertando todos los nuevos campos.
4. Insertar dos nuevos registros y actualizar los datos de la tabla dinmica.
5. Crear un campo calculado que sea la suma de las unidades; se llamar Sumar.
250
Tabla dinmica - Frmulas - Campo calculado
6. Insertar el campo Sumar en el rea de datos de la tabla dinmica.
7. Crear un grfico dinmico de barras a partir de la informacin de la lista.
8. Modificar el tipo de grfico a circular.
9. Crear un grfico dinmico a partir de la tabla dinmica del ejercicio anterior.
10. Cambiar la informacin de dos filas de datos. Modificar el grfico dinmico con los
nuevos datos.
11. Guardar el archivo Productos.xlsx con los cambios.
Importacin
Segn fuentes del INEI (Instituto Nacional de Estadstica e Informtica) los nombres
ms populares en la Ciudad de Huancayo durante el ao 2014 fueron:
1. Crear un archivo Excel llamado ImpEx.xlsx y en la Hoja1 importar todas las filas
del archivo Importados.txt.
2. Modificar Importados.txt separando los campos con punto y coma (;). Guardarlo.
3. En la Hoja2 del archivo ItnpEx.xls importar los datos del fichero de texto a partir
de la fila DAVID.
4. Modificar el archivo Importados.txt y donde pone JAVIER escribe FRANCISCO
JAVIER.
5. Actualizar la Hoja2 a partir del fichero de texto modificado.
6. En la Hoja3 importar los datos indicando que se trata de datos De ancho fijo.
Formatear los datos en dos columnas, una para Varones con el nmero y otra
para Mujeres con el nmero. Cada una de las columnas tendr formato Texto.
7. Modificar el archivo Importados.txt separando los campos con el carcter &.
251
8. Aadir una nueva hoja al libro de Excel. Importar en la nueva hoja de ImpEx.xlsx
los datos del archivo de texto.
9. Borrar la lnea que contiene PABLO y actualizar todas las hojas que han importado
datos del fichero Importados.txt. Guardar el libro Excel con las actualizaciones.
252
RUBRICA DE EVALUACIN
Nombre del estudiante: ________________________________________
Seccin: _______________________ Fecha: ______________________
INDICADORES 4 3 2 1
TOTAL
CRITERIOS EXCELENTE BUENO REGULAR DEFICIENTE
Filtros avanzados La actividad est completada La actividad est La actividad est La actividad est
con todos los resultados completadas con los completa, los resultados incompleta.
esperados, aplicando resultados esperados. no son iguales a los
formatos adecuados de esperados.
acuerdo a la especificacin
de la actividad.
Validaciones La actividad est completada La actividad est La actividad est La actividad est
con todos los resultados completadas con los completa, los resultados incompleta.
esperados, aplicando resultados esperados. no son iguales a los
formatos adecuados de esperados.
acuerdo a la especificacin
de la actividad.
Tabla dinmica La actividad est completada La actividad est La actividad est completa, La actividad est incompleta.
con todos los resultados completadas con los los resultados no son
esperados, aplicando formatos resultados esperados. iguales a los esperados.
adecuados de acuerdo a la
especificacin de la actividad.
Se usaron todas las Se usaron las frmulas Se usaron algunas No se usaron las
Frmulas y funciones funciones requeridas. Su requeridas. Pero sin funciones funciones y/o frmulas
utilizadas uso fue lgico y apropiado. prestar atencin a la correctamente y/o requeridas.
lgica t coherencia. formulas requeridas.
Importacin La actividad est completada La actividad est La actividad est completa, La actividad est incompleta.
con todos los resultados completadas con los los resultados no son
esperados, aplicando formatos resultados esperados. iguales a los esperados.
INDICADORES 4 3 2 1
TOTAL
CRITERIOS EXCELENTE BUENO REGULAR DEFICIENTE
adecuados de acuerdo a la
especificacin de la actividad.
CALIFICACIN DE LA ACTIVIDAD
254
GLOSARIO DE LA UNIDAD IV15
Activar
Convertir una hoja de grfico o una hoja de clculo en la hoja activa o seleccionada.
La hoja que active determina las fichas que aparecen. Para activar una hoja, haga
clic en su ficha en el libro.
Actualizar (informe de tabla dinmica)
Para actualizar el contenido de un informe de tabla dinmica o grfico dinmico a fin
de que refleje los cambios realizados en los datos de origen subyacentes. Si el
informe se basa en datos externos, la actualizacin ejecuta la consulta subyacente a
fin de recuperar datos nuevos o modificados.
Actualizar (rango de datos externos)
Para actualizar datos de un origen de datos externo. Cada vez que se actualizan los
datos, se ve la versin ms reciente de la informacin de la base de datos, incluidos
todos los cambios realizados en los datos.
Anlisis Y si
Proceso de cambio de valores en celdas para ver cmo afectan dichos cambios al
resultado de las frmulas de la hoja de clculo. Por ejemplo, la variacin del tipo de
inters que se utiliza en una tabla de amortizacin para determinar la cuanta de los
pagos.
rea de impresin
Uno o ms rangos de celdas que se designan para imprimirlos cuando no se desea
imprimir la hoja de clculo completa. Si una hoja de clculo incluye un rea de
impresin, slo se imprime dicha rea.
rea de trazado
Grfico completo y todos sus elementos.
En un grfico 2D, rea delimitada por los ejes, incluidas todas las series de datos. En
un grfico 3D, rea delimitada por los ejes, lo que incluye las series de datos, los
nombres de categora, los rtulos de marcas de graduacin y los ttulos de eje.
Argumento
Valores que utiliza una funcin para realizar operaciones o clculos. El tipo de
argumento que emplea una funcin es especfico de dicha funcin. Los argumentos
ms comunes que se utilizan en las funciones incluyen nmeros, texto, referencias
de celda y nombres.
Autoformato
Coleccin integrada de formatos de celda (como tamao de fuente, tramas y
alineacin) que se puede aplicar a un rango de datos. Excel determina los niveles de
resumen y detalle del rango seleccionado y aplica los formatos en consecuencia.
Barra de frmulas
Barra situada en la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para
especificar o modificar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra el valor o
frmula constante almacenado en la celda activa.
Base de datos
15
Adaptado de: https://support.office.com/es-ar/article/Glosario-de-Excel-53b6ce43-1a9f-4ac2-a33c-
d6f64ea2d1fc
Coleccin de datos relacionados con un tema o fin concreto. En una base de datos,
la informacin sobre una entidad determinada, como un empleado o un pedido, se
clasifica en tablas, registros y campos.
Botn Seleccionar todo
Rectngulo gris que se encuentra en la esquina superior izquierda de una hoja de
datos en el punto en que se encuentran los encabezados de fila y de columna. Este
botn se utiliza para seleccionar todas las celdas de una hoja de datos.
Campo (base de datos)
Categora de informacin, como apellido o cantidad de pedidos, que se almacena en
una tabla. Cuando Query muestra un conjunto de resultados en su panel Datos, un
campo se representa como una columna.
En un informe de tabla dinmica o grfico dinmico, categora de datos que se deriva
de un campo de los datos de origen. Los informes de tabla dinmica tienen campos
de fila, columna, pgina y datos. Los informes de grfico dinmico tienen campos de
serie, categora, pgina y datos.
Campo calculado (base de datos)
Campo del conjunto de resultados de una consulta que muestra el resultado de una
expresin en lugar de los datos de una base de datos.
Campo de un informe de tabla dinmica o grfico dinmico que utiliza una frmula
creada por el usuario. Los campos calculados pueden realizar clculos mediante el
contenido de otros campos del informe de tabla dinmica o grfico dinmico.
Campo de categora
Campo que aparece en el rea de categora del informe de grfico dinmico. Los
elementos de un campo de categora aparecen como los rtulos del eje de categoras.
Campo de columna
Campo que tiene asignada una orientacin de columna en un informe de tabla
dinmica. Los elementos asociados a un campo de columna se muestran como rtulos
de columna.
Celda activa
Celda seleccionada en la que se especifican los datos al comenzar a escribir. Slo hay
una celda activa a la vez. La celda activa tiene un contorno grueso.
Celda combinada
Celda nica que se crea al combinar dos o ms celdas seleccionadas. La referencia
de celda de una celda combinada es la celda superior izquierda del rango original
seleccionado.
Celda de entrada
Celda en la que se sustituye cada valor de entrada de una tabla de datos. Cualquier
celda de una hoja de clculo puede ser la celda de entrada. Aunque la celda de
entrada no tiene que formar parte de la tabla de datos, las frmulas de las tablas de
datos deben hacer referencia a la celda de entrada.
Celdas dependientes
Celdas que contienen frmulas referidas a otras celdas. Por ejemplo, si la celda D10
contiene la frmula =B5, la celda D10 depende de la celda B5.
Celdas precedentes
Celdas a las que se hace referencia mediante una frmula de otra celda. Por ejemplo,
si la celda D10 contiene la frmula =B5, la celda B5 es la celda precedente a D10.
256
Clave principal
Uno o ms campos que identifican de forma nica a cada registro de una tabla. Al
igual que un nmero de matrcula identifica a un automvil, la clave principal
identifica a un registro de forma nica.
Columna calculada
En una tabla de Excel, una columna calculada utiliza una frmula nica que ajusta
para cada fila. Se ampla de forma automtica para incluir filas adicionales, de modo
que la frmula se extiende inmediatamente a esas filas.
Combinacin
Conexin entre varias tablas donde los registros de campos relacionados que
coinciden se combinan y muestran como un registro. Los registros que no coinciden
se pueden incluir o excluir, segn el tipo de combinacin.
Complemento de Excel
Componentes que se pueden instalar en un equipo para agregar comandos y
funciones a Excel. Estos programas son especficos de Excel. Otros programas de
este tipo que estn disponibles para Excel u Office son los complementos de Modelo
de objetos componentes (COM).
Conjunto de resultados
Conjunto de registros devuelto cuando se ejecuta una consulta. Es posible ver el
conjunto de resultados de una consulta en Query o en una hoja de clculo de Excel
para un anlisis ms detallado.
Constante
Valor que no se calcula. Por ejemplo, el nmero 210 y el texto "Ingresos trimestrales"
son constantes. Una expresin, o un valor resultante de una expresin, no es una
constante.
Contrasea
Forma de proteger una hoja de clculo o un libro. Cuando se protegen los elementos
de la hoja de clculo o el libro mediante una contrasea, es muy importante
recordarla. Sin ella, no hay manera de desproteger el libro o la hoja de clculo. Utilice
siempre contraseas seguras que combinen letras en mayscula y minscula,
nmeros y smbolos. Las contraseas no seguras no mezclan estos elementos.
Contrasea segura: Y6dh!et5. Contrasea no segura: Casa27. Use una contrasea
segura que pueda recordar para no tener que anotarla.
Criterio de ordenacin
Forma de organizar los datos basndose en el valor o el tipo de datos. Es posible
ordenar los datos alfabticamente, numricamente o por fecha. Los criterios de
ordenacin usan un orden ascendente (1 a 9, A a Z) o descendente (9 a 1, Z a A).
Criterios
Condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el
conjunto de resultados de una consulta. Por ejemplo, el siguiente criterio selecciona
registros cuyo valor del campo Cantidad de pedidos es mayor que 30.000: Cantidad
de pedidos > 30000.
Criterios de comparacin
Conjunto de condiciones de bsqueda que se utiliza para buscar datos. Los criterios
de comparacin pueden ser una serie de caracteres que se desea que coincidan, por
ejemplo "Northwind Traders", o una expresin, por ejemplo ">300".
Datos de detalle
257
En subtotales automticos y esquemas de hoja de clculo, filas y columnas de
subtotal totalizadas por los datos de resumen. Los datos de detalle suelen ser
adyacentes, por encima o a la izquierda, de los datos de resumen.
Datos de origen
Lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinmica o grfico dinmico.
Los datos de origen se pueden extraer de una tabla o un rango de Excel, de una base
de datos externa o un cubo o de otro informe de tabla dinmica.
Datos de resumen
Para subtotales automticos y esquemas de hoja de clculo, todas las filas o
columnas que resumen datos de detalle. Los datos de resumen suelen ser adyacentes
a los datos de detalle y encontrarse debajo de stos.
Datos de tabla dinmica
En un informe de tabla dinmica, datos resumidos que se calculan a partir de los
campos de datos de una lista o tabla de origen.
Datos externos
Datos almacenados en una base de datos, como Access, dBASE o SQL Server,
independiente de Query y del programa desde el que se ha iniciado Query.
Direccin
Ruta de acceso a un objeto, documento, archivo, pgina u otro destino. Una direccin
puede ser una direccin URL (direccin Web) o una ruta UNC (direccin de red) y
puede incluir una ubicacin concreta de un archivo, como un marcador de Word o un
rango de celdas de Excel.
Eje
Lnea que rodea el rea de trazado del grfico y que se utiliza como marco de
referencia de medida. El eje y suele ser el vertical y contiene datos. El eje x suele ser
el horizontal y contiene categoras.
Eje de categoras
Eje de grfico que representa la categora de cada punto de datos. Muestra valores
de texto arbitrarios como T1, T2 y T3; no puede mostrar valores numricos a escala.
Eje de series
Eje del grfico que representa la dimensin de profundidad en un grfico 3D
verdadero. Muestra los nombres de las series como valores de texto arbitrarios; no
puede mostrar valores numricos a escala.
Eje de valores
Eje del grfico que muestra valores numricos a escala.
Encabezado de columna
rea sombreada situada en la parte superior de cada columna del panel Datos y que
contiene el nombre del campo.
rea gris con nmeros o letras situada en la parte superior de cada columna. Haga
clic en el encabezado de columna para seleccionar una columna completa. Para
aumentar o reducir el ancho de una columna, arrastre la lnea situada a la derecha
del encabezado de columna.
Encabezado de fila
258
rea gris numerada situada a la izquierda de cada fila. Para seleccionar una fila
completa se hace clic en el encabezado de fila. Para aumentar o disminuir el alto de
una fila, se arrastra la lnea situada debajo de la misma
entidad de certificacin
Organizacin comercial o grupo de una empresa que utiliza herramientas como
Microsoft Certificate Server para proporcionar certificados digitales que los
programadores de software pueden utilizar para firmar macros y los usuarios pueden
emplear para firmar documentos.
escenario
Conjunto de valores de entrada con nombre que se puede sustituir en un modelo de
hoja de clculo.
esquema
Datos de hoja de clculo donde las filas o columnas de datos de detalle se agrupan
para que se puedan crear informes de resumen. El esquema puede resumir una hoja
de clculo completa o una parte seleccionada de la misma.
etiqueta de lnea de tendencia
Texto opcional de una lnea de tendencia que incluye la ecuacin de regresin o el
valor R cuadrado o ambos. Una etiqueta de tendencia puede tener formato y
moverse; sin embargo, no es posible cambiarle el tamao.
expresin
Combinacin de operadores, nombres de campo, funciones, literales y constantes
que resulta en un nico valor. Las expresiones pueden especificar criterios (como
Cantidad de pedidos>10000) o realizar clculos en valores de campo (como
Precio*Cantidad).
fila de insercin
En una tabla de Excel, fila especial que facilita la especificacin de datos. La fila de
insercin se indica mediante un asterisco.
fila de total
Fila especial de una tabla de Excel que proporciona una seleccin de funciones de
agregado tiles para trabajar con datos numricos.
filtro
Sirve para mostrar nicamente las filas de una lista que cumplen las condiciones
especificadas. El comando Autofiltro se utiliza para mostrar filas que coincidan con
uno o ms valores concretos, valores calculados o condiciones.
filtro de informe
Campo que se utiliza para filtrar un subconjunto de datos de un informe de tabla
dinmica o grfico dinmico en una pgina para un diseo y anlisis ms detallado.
Es posible mostrar un resumen de todos los elementos de un filtro de informe o
mostrar un elemento cada vez, lo que filtra los datos de los dems elementos.
formato condicional
Formato, como un sombreado de celda o un color de fuente, que Excel aplica
automticamente a las celdas si una condicin determinada es verdadera.
frmula
Secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una
celda que juntos producen un nuevo valor. Una frmula siempre comienza por un
signo igual (=).
259
frmula de matriz
Frmula que realiza varios clculos en uno o varios conjuntos de valores y que a
continuacin devuelve un resultado nico o varios. Las frmulas de matriz se escriben
entre llaves { } y se especifican al presionar CTRL+MAYS+ENTRAR.
fuente estndar
Fuente de texto predeterminada para las hojas de clculo. La fuente estndar
determina la fuente predeterminada del estilo de celda Normal.
funcin (Office Excel)
Frmula escrita previamente que toma un valor o valores, realiza una operacin y
devuelve un valor o valores. Use funciones para simplificar y acortar frmulas de una
hoja de clculo, especialmente aqullas que realicen clculos largos o complejos.
funcin de resumen
Tipo de clculo que combina datos de origen de un informe de tabla dinmica o una
tabla de consolidacin, o cuando se insertan subtotales automticos en una lista o
base de datos. Ejemplo de funciones de resumen son Suma, Contar y Promedio.
grfico incrustado
Grfico colocado en una hoja de clculo en lugar de en una hoja de grfico
independiente. Los grficos incrustados resultan tiles cuando se desea ver o
imprimir un grfico o un informe de grfico dinmico con sus datos de origen u otra
informacin de una hoja de clculo.
grupo
En un esquema o un informe de tabla dinmica, una o ms filas o columnas de detalle
que son adyacentes y estn subordinadas a una fila o columna de resumen.
hoja activa
Hoja de un libro en la que se est trabajando. El nombre de la ficha de la hoja activa
aparece en negrita.
hoja de clculo
Documento principal que se emplea en Excel para almacenar datos y trabajar con
ellos. Tambin se denomina hoja. Una hoja de clculo se compone de celdas
organizadas en columnas y filas; una hoja de clculo siempre se almacena en un
libro.
hoja de grfico
Hoja de un libro que slo contiene un grfico. Una hoja de grfico resulta til cuando
se desea ver un grfico o un informe de grfico dinmico independientemente de los
datos de la hoja de clculo o un informe de tabla dinmica.
identificador
Nombre de campo utilizado en una expresin. Por ejemplo, Cantidad de pedidos es
el identificador (nombre de campo) de un campo que contiene cantidades de pedidos.
Es posible utilizar una expresin (como Precio*Cantidad) en lugar de un identificador.
ndice
Componente de base de datos que acelera la bsqueda de datos. Cuando una tabla
tiene un ndice, los datos de la misma se pueden buscar en el ndice.
informe de tabla dinmica
Grfico que proporciona anlisis interactivo de datos, como un informe de tabla
dinmica. Es posible cambiar las vistas de datos, ver distintos niveles de detalle o
260
volver a organizar el diseo del grfico al arrastrar campos y mostrar u ocultar
elementos de los mismos.
Informe interactivo de tablas cruzadas de Excel que resume y analiza datos, como
registros de base de datos, de varios orgenes, incluidos los externos a Excel.
interseccin implcita
Referencia a un rango de celdas, en lugar de a una nica celda, que se calcula como
una nica celda. Si la celda C10 contiene la frmula =B5:B15*5, Excel multiplica el
valor de la celda B10 por 5, ya que las celdas B10 y C10 se encuentran en la misma
fila.
iteracin
Clculo que se repite en una hoja de clculo hasta que se cumple una condicin
numrica determinada.
leyenda
Cuadro que identifica las tramas o colores asignados a las series de datos o categoras
de un grfico.
libro compartido
Libro configurado de manera que permite a varios usuarios de una red ver y realizar
cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados
por otros usuarios.
libro de inicio predeterminado
Libro nuevo sin guardar que aparece al iniciar Excel. El libro de inicio predeterminado
aparece nicamente si no se han incluido otros libros en la carpeta XLStart.
lnea de tendencia
Representacin grfica de las tendencias de una serie de datos, como una lnea
ascendente para representar un aumento de las ventas durante un perodo de meses.
Las lneas de tendencia se utilizan para el estudio de problemas de prediccin, lo que
tambin se conoce como anlisis de regresin.
lneas de divisin de grficos
Lneas que se pueden agregar a un grfico y que facilitan la visualizacin y evaluacin
de datos. Las lneas de divisin van desde las marcas de graduacin de un eje a
travs del rea de trazado.
lneas de mximos y mnimos
En los grficos de lneas 2D, lneas que van desde el valor superior al inferior de cada
categora. Las lneas de mximos y mnimos se suelen utilizar en los grficos de
cotizaciones.
lneas de series
En los grficos de barras y columnas apiladas en 2D, lneas que conectan los
marcadores de datos de cada serie de datos que se utiliza para enfatizar la diferencia
de medida entre cada serie.
matriz
Se utiliza para crear frmulas sencillas que produzcan varios resultados o que
funcionen en un grupo de argumentos organizados en filas y columnas. Un rango de
matriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo de
constantes que se utiliza como un argumento.
261
Matriz de valores rectangular o rango de celdas que se combina con otras matrices o
rangos a fin de generar varias sumas o productos. Excel cuenta con funciones de
matriz predefinidas que pueden generar las sumas o productos.
nombre
Palabra o cadena de caracteres que representa el valor de una celda, un rango de
celdas, una frmula o una constante. Use nombre fciles de comprender, como
Productos, para referirse a rangos difciles de entender, como Ventas!C20:C30.
OLAP
Tecnologa de base de datos optimizada para la creacin de consultas e informes en
lugar de para el procesamiento de transacciones. Los datos OLAP se organizan de
forma jerrquica y se almacenan en cubos en lugar de en tablas.
operador
Signo o smbolo que especifica el tipo de clculo que se realiza en una expresin.
Existen operadores matemticos, de comparacin, lgicos y de referencia.
operador de comparacin
Signo que se utiliza en los criterios de comparacin a fin de comparar dos valores.
Los seis operadores estndar son = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor
o igual que, <= Menor o igual que y <> Distinto de.
operando
Elementos situados a los lados de un operador en una frmula. En Excel, los
operandos pueden ser valores, referencias de celda, nombres, rtulos y funciones.
Paleta de frmulas
Herramienta que ayuda a crear o modificar una frmula y que tambin proporciona
informacin acerca de las funciones y sus argumentos.
plantilla
Libro que se crea y utiliza como base para otros libros similares. Es posible crear
plantillas de libros y hojas de clculo. La plantilla predeterminada para los libros se
denomina Libro.xlt. La de las hojas de clculo se denomina Hoja.xlt.
plantilla de hoja de clculo predeterminada
Plantilla Hoja.xlt que se crea para cambiar el formato predeterminado de las nuevas
hojas de clculo. Excel usa la plantilla para crear una hoja de clculo en blanco cuando
se agrega una nueva hoja de clculo a un libro.
plantilla de libro predeterminada
Plantilla Libro.xlt que se crea para cambiar el formato predeterminado de los libros
nuevos. Excel usa la plantilla para crear un libro en blanco cuando se inicia Excel o
se crea un nuevo libro sin especificar una plantilla.
proteger
Configurar una hoja de clculo o un libro de manera que se evite que los usuarios
vean u obtengan acceso a determinados elementos de la hoja de clculo o el libro.
punto
Unidad de medida que equivale a 1/72 de pulgada.
rango
Dos o ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no
adyacentes.
262
rango de datos externos
Rango de datos incorporado a una hoja de clculo pero que se origina fuera de Excel,
por ejemplo en una base de datos o en un archivo de texto. En Excel, es posible
aplicarle formato a los datos o utilizarlos en clculos al igual que se hara con otros
datos.
referencia de celda
Conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo,
la referencia de la celda que aparece en la interseccin de la columna B y la fila 3 es
B3.
referencia externa
Referencia a una celda o un rango de una hoja de otro libro de Excel o referencia a
un nombre definido de otro libro.
referencia relativa
En una frmula, direccin de una celda basada en la posicin relativa de la celda que
contiene la frmula y la de la celda a la que hace referencia. Si se copia la frmula,
la referencia se ajusta automticamente. Una referencia relativa adopta la forma A1.
referencia remota
Referencia a datos almacenados en un documento de otro programa.
regin de datos
Rango de celdas que contiene datos y que est delimitado por celdas vacas o por los
bordes de la hoja de datos.
rtulo de fila
Campo al que se asigna una orientacin de fila en un informe de tabla dinmica.
salto de pgina
Divisor que divide una hoja de clculo en pginas independientes para imprimir. Excel
inserta saltos de pgina automticos basndose en el tamao del papel, la
configuracin de los mrgenes, las opciones de escala y las posiciones de los saltos
de pgina manuales que se inserten.
seccin
Cualquier combinacin de hoja de clculo, vista y escenario que se seleccione al crear
un informe. Un informe puede incluir varias secciones.
seleccin no adyacente
Seleccin de dos o ms celdas o rangos que no se tocan. Cuando se representan
selecciones no adyacentes en un grfico, es necesario asegurarse de que las
selecciones combinadas generan una forma rectangular.
seleccionar
Para resaltar una celda o un rango de celdas de una hoja de clculo. La celdas
seleccionadas se vern afectadas por el siguiente comando o accin.
series de datos
Puntos de datos relacionados que se representan en un grfico y que se originan a
partir de filas o columnas de una hoja de datos. Cada serie de datos de un grfico
tiene un color o una trama nicos. Es posible representar una o ms series de datos
en un grfico. Los grficos circulares tienen una sola serie de datos.
smbolos de esquema
263
Smbolos que se emplean para cambiar la vista de una hoja de clculo
esquematizada. Es posible mostrar u ocultar los datos detallados si se presiona el
signo ms, el signo menos y los nmeros 1, 2, 3 o 4 que indican el nivel de esquema.
slo lectura
Valor que permite que un archivo se lea o copie, pero no que se modifique ni se
guarde.
subtotal de tabla dinmica
Fila o columna que utiliza una funcin de resumen para mostrar el total de elementos
de detalle de un campo de tabla dinmica.
tabla de datos
Rango de celdas que muestra los resultados de la sustitucin de diferentes valores
en una o ms frmulas. Existen dos tipos de tablas de datos: tablas de una entrada
y de dos.
tabla de datos en grficos
Cuadrcula que se puede agregar a algunos grficos y que contiene los datos
numricos utilizados para crear el grfico. La tabla de datos suele adjuntarse al eje
horizontal del grfico y sustituye a los rtulos de marcas de graduacin en dicho eje.
tabla de Excel
Anteriormente conocida como lista de Excel, sirve para crear una tabla de Excel,
aplicarle formato y expandirla a fin de organizar los datos de la hoja de clculo.
ttulos de grficos
Texto descriptivo que se alinea automticamente con un eje o se centra en la parte
superior de un grfico.
ttulos de impresin
Rtulos de fila o columna impresos en la parte superior o en el lateral izquierdo de
cada pgina de una hoja de clculo impresa.
totales generales de tabla dinmica
Valores totales de todas las celdas de una fila o una columna de un informe de tabla
dinmica. Los valores de una fila o columna de total general se calculan mediante la
misma funcin de resumen que se utiliza en el rea de datos del informe de tabla
dinmica.
validacin de datos
Caracterstica de Excel que se puede utilizar para definir restricciones con respecto
al tipo de datos que se pueden o deben especificar en una celda, as como para
mostrar mensajes que insten a los usuarios a especificar entradas correctas y les
informen en caso de haber especificado una entrada incorrecta.
vista
Conjunto de opciones de visualizacin e impresin al que se puede dar un nombre y
aplicar a un libro. Es posible crear ms de una vista del mismo libro sin guardar
copias independientes del mismo.
vista previa de saltos de pgina
Vista de la hoja de clculo que muestra las reas que se van a imprimir y las
ubicaciones de los saltos de pgina. El rea que se va a imprimir aparece en blanco,
los saltos de pgina automticos en lneas discontinuas y los manuales en lneas
slidas.
264
BIBLIOGRAFA DE LA UNIDAD IV
Clic, A. (08 de 12 de 2015). Unidad 6. Avanzado: Funciones de fecha y hora (I). Obtenido de
http://www.aulaclic.es/excel2010/a_6_3_1.htm
Hoffman, Thomas. (1998). "Improved "Analytics Drive Office Depot Sales", Comyitteruwld.
Copyright 1998 por Computerworid, Inc., Framingham, MA 01701.
265
AUTOEVALUACIN N 4
a) =CONTAR.SI(Y(D2:D6>PROMEDIO(D2:D6),B2:B6=VERDADERO
=SUMAR.SI(Y(D2:D6,D2:D6<5.50,C2:C6=Flor))
b) =CONTAR.SI.CONJUNTO(D2:D6,> & PROMEDIO(D2:D6),B2:B6,VERDADERO)
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D6,D2:D6,<5.50,C2:C6,*Flor*)*2
c) =CONTAR.SI(D2:D6,>5 B2:B6,VERDADERO)
=SUMAR.SI(D2:D6,D2:D6,<5.50,C2:C6,*Flor*)*2
d) =CONTAR.SI.CONJUNTO(D2:D6,> & PROMEDIO(D2:D6),B2:B6,VERDADERO)
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D2:D6,<5.50,C2:C6,*Flor*)
e) =CONTAR.SI.CONJUNTO(D2:D6,> & PROMEDIO(D2:D6),B2:B6,VERDADERO)
=SUMAR.SI(D2:D6,Y(<5.50,C2:C6=*Flor*))*2
a) =SI(PROMEDIO(A2:C2)>=15,"Excelente",SI(PROMEDIO(A2:C2)>=10.5,"Bueno","Desap
robado"))
b) =SI(A2+B2+C2/3>=15,"Excelente",SI(A2+B2+C2/3>=10.5,"Bueno","Desaprobado"))
267
c) =SI(SUMA(A2:C2)/3>=15,"Excelente",SI(SUMA(A2:C2)/3>=10.5,"Bueno","Desaproba
do"))
d) =SI(PROMEDIO(A2:C2)<10.5,"Desaprobado",SI(PROMEDIO(A2:C2)<15,"Bueno","Exce
lente"))
e) =SI(A2+B2+C2<10.5,"Desaprobado",SI(A2+B2+C2<15,"Bueno","Excelente"))
7. Los siguiente son campos que debern generarse automticamente haciendo uso de una o
varias frmulas, la constitucin del campo se describe junto a su nombre.
Cdigo del participante: Primeras 3 letras, ms el ao de la fecha de registro y un nmero
consecutivo.
Nivel del Participante: Puede ser Alto (90 a mas), Medio (desde 40 a 90), Bajo(de 10 a 40) o
Ninguno(menos de 10), dependiendo de sus puntos acumulados.
8. Marque la frmula correcta para obtener la garanta por cada rea de acuerdo a lo
siguiente:
Mantenimiento 15% Monto
Nutricin 25% Monto
Ingeniera 45% Monto
a) =SI(B3=Mantenimiento,15%*C3,SI(B3=Nutricin,25%*C3,45%*C3))
b) =SI(Y(B3=Mantenimiento,B3=Nutricin),25%*C3,45%*C3)
c) =SI(=Mantenimiento,15%*C3,SI(=Nutricin,25%*C3,45%*C3))
d) =SI(=Mantenimiento,15%*C3,SI(=Nutricion,25%*C3,45%*C3))
268
e) =SI(B3=Mantenimiento,15%*C3,SI(B3=Ingeniera,25%*C3,45%*C3))
9. En la siguiente hoja, teniendo en cuenta que el rango B11:C14 toma el nombre de PREMIOS,
indique la frmula usada en la celda C2 para que aparezca la descripcin de los premios en
la columna Premio Entregado y pudo ser copiada hacia las dems celdas:
a) =BUSCARH(SI(B2>3000,$B$17,SI(B2>2000,$B$18,SI(B2>1000,$B$19,SI(B2>=500,$B$20,
0)))),PREMIOS,2)
b) =BUSCARV(SI(B2>3000,B17,SI(B2>2000,B18,SI(B2>1000,B19,SI(B2>=500,B20,0)))),PRE
MIOS,2,0)
c) =BUSCARH(SI(B2>3000,$B$17,SI(B2>2000,$B$18,SI(B2>1000,$B$19,SI(B2>=500,$B$20,
0)))),PREMIOS,2,0)
d) =BUSCARV(SI(B2>3000,$B$17,SI(B2>2000,$B$18,SI(B2>1000,$B$19,SI(B2>=500,$B$20,
0)))),PREMIOS,2,0)
e) =BUSCAR(SI(B2>3000,$B$17,SI(B2>2000,$B$18,SI(B2>1000,$B$19,SI(B2>=500,$B$20,0
)))),PREMIOS,2,0)
Para lograr en campo edad: la edad que debera tener el alumno en la fecha actual la
frmula ser:
a) =AHORA()-AO(D28)
b) =AO((HOY()-AO(D28))
c) =AO(AHORA())-AO(D28)
d) =AO(ACTUAL()-AO(D28))
e) =AO(AHORA()-AO(D28))
269
270
ANEXO N 1
Respuestas de la Autoevaluacin de la Unidad I
Nmero Respuesta
1 a
2 d
3 c
4 b
5 c
6 c
7 c
8 c
9 d
10 c
1 a
2 d
3 b
4 b
5 d
6 b
7 d
8 d
9 b
10 d
271
Respuestas de la autoevaluacin de la Unidad III
1 d
2 a
3 e
4 b
5 a
6 b
7 d
8 c
9 c
10 a
11 a
12 d
1 b
2 d
3 b
4 d
5 b
6 c
7 d
8 a
9 d
10 c
272