5 Informes GTC 185 PDF

GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185
DOCUMENTACIN ORGANIZACIONAL
INFORMES
INFORMES
La expedicin de informes est a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en
el cumplimiento de sus funciones.
Los informes se elaboran en papel con logosmbolo, de acuerdo con las normas internas de la organizacin.
NOTA Esta disposicin se debe tener en cuenta de acuerdo con las polticas de costos de cada organizacin.
Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informes administrativos, ya sea que
se enven por intranet o correo electrnico.
Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificacin, descripcin o aclaracin dentro del
texto.
CARACTERSTICAS DE LA REDACCIN Y LA PRESENTACIN
En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- tratar un solo tema por informe;
- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;
- usar tratamiento respetuoso y corts;
- redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudi);
- utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada organizacin;
- disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y
- elegir el lenguaje tcnico adecuado, as como el tono para presentar los hechos.
En relacin con la numeracin de pginas para todas las clases de informe, se recomienda tener en cuenta lo
establecido en el numeral 5.1.3 de la NTC 1486.
UTILIZACIN DEL INFORME
De acuerdo con los objetivos del informe, se recomienda que el remitente tenga en cuenta los siguientes usos:
- regular o aclarar una situacin;
- informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos;
- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
DIANA MARA TRIANA MEJA

Instructora
SENA - CLEM
INFORMES
INFORMES GTC-185 Pg. 2
- reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente;
- impugnar o corregir una situacin, y
- presentar detalles sobre un aspecto determinado.
CLASES DE INFORMES
Los informes pueden ser:
a) resumen ejecutivo, que tiene de una a tres pginas,
b) informe corto, que consta de una a 10 pginas y
c) informe extenso, de 11 pginas en adelante.
Existen informes peridicos y espordicos, de acuerdo con los requerimientos de la entidad. Entre ellos tenemos:
comerciales, tcnicos, de actividad, de gestin, de proyectos, de investigacin o financieros.
RESUMEN EJECUTIVO
Este tipo de informe breve se usa para:
- informar sobre el desarrollo de un evento organizacional,
- dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificacin de asuntos administrativos,
- reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunin,
- dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificacin,
- presentar resumen de un proceso de evaluacin y certificacin,
- elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria), grupo de personas o de

un individuo.
Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento.
Se recomienda que el resumen incluya:
- encabezamiento, conformado por razn social, dependencia, nmero o cdigo, ttulo, lugar de origen y
fecha de elaboracin;

Instructora
SENA - CLEM
INFORMES
- autora del resumen ejecutivo;
- objetivos;
- numerales o temas;
- conclusiones y recomendaciones, y
- firma.
Encabezamiento
Est compuesto por los elementos que se describen a continuacin.
Razn social
Slo se escribe cuando el papel o soporte no tiene membrete que identifique a la organizacin. En este caso se
ubica dentro de los tres o cuatro centmetros del margen superior de la hoja, contra el margen izquierdo y en
mayscula sostenida.
EJEMPLO CENDAP LTDA.
Dependencia
Corresponde a la seccin, departamento o divisin donde se origina el resumen. Se escribe dejando de cero a una
interlnea libre del margen superior de la hoja (3 cm 4 cm), con mayscula inicial y sobre el margen izquierdo.
Cdigo
Cuando exista cdigo de la dependencia o codificacin especial de los informes (resmenes ejecutivos), se escribe
en la misma lnea de la dependencia.
EJEMPLO Departamento de Capacitacin DC-048
Ttulo
Es el tema sobre el cual trata el resumen ejecutivo. Se escribe a dos interlneas libres de la dependencia, con
maysculas y centrado.
EJEMPLO CAPACITACIN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

Instructora
SENA - CLEM
INFORMES
Lugar de origen y fecha de elaboracin
Se escribe contra el margen izquierdo, a 2 3 interlneas libres del ttulo, en mayscula sostenida y seguida de dos
puntos (:).
Autora del resumen ejecutivo
Contra el margen izquierdo y en mayscula inicial, seguido de dos puntos, se escribe a dos interlneas libres de la
fecha, precedidos por las expresiones elaborado por, preparado por o responsable.
Los datos de la fecha de elaboracin y del responsable del resumen se tabulan a dos espacios de la expresin ms
larga.
En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si estn en igual
condicin de autora, se relacionan por orden alfabtico de apellido.
Objetivo
El resumen ejecutivo puede tener uno o varios objetivos que describen, en forma breve, el propsito de los mismos.
Se pueden enunciar en un solo prrafo o presentarlos as:
De dos a tres interlneas libres del ltimo responsable del resumen y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra
objetivo(s) seguida de (:) y con mayscula sostenida. En caso de requerir ms de un rengln, el segundo y los
subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. Cuando hay varios objetivos, se enumeran y enuncian a
interlineacin sencilla, conservando la tabulacin.
EJEMPLO 1
OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluacin en la norma de Servicio al Cliente.
EJEMPLO 2
OBJETIVOS:
1. Cumplir con requisito exigido para acta final de contratacin
2. Elaborar informe o resumen que abarque el proceso completo de la capacitacin con base en competencias
laborales.
3. Presentar conclusiones sobre ...
4. Hacer recomendaciones para ...

Instructora
SENA - CLEM
INFORMES
Temas o numerales
El resumen ejecutivo, generalmente, contiene uno o varios temas precisos y sucintos. Si es ms de uno, se
enumeran y enuncian. Se inician a dos interlneas libres despus del ltimo rengln del prrafo anterior y despus
del ttulo, se deja una interlnea libre para digitar el texto correspondiente.
EJEMPLO 1 (De captulo sin enumerar)
SENSIBILIZACIN Y DESARROLLO DEL PROCESO
Como parte esencial de la capacitacin fue necesario realizar la sensibilizacin de todos aquellos preseleccionados...
EJEMPLO 2 (De numeral y ttulo)
1. SENSIBILIZACIN E INICIO DEL PROCESO
La sensibilizacin tuvo lugar el lunes 17 de marzo de 2009, de 8 a 11 de la maana. Asistieron 50 personas, de las
cuales se seleccionaron 20. ...
2. CAPACITACIN Y EVALUACIN
Se envi el programa y horarios respectivos, adems del plan de evaluaciones...
Pginas subsiguientes
Cuando se necesitan dos o ms hojas deben identificarse, de acuerdo con lo sealado en elaboracin ACTAS.
Conclusiones
Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en

maysculas sostenidas y contra el margen izquierdo, dos interlneas libres del ltimo rengln del texto. La primera
lnea de escritura se inicia a dos interlneas del ttulo.
Nombres, cargos y firmas
Al finalizar el cuerpo del resumen ejecutivo, el autor o autores lo deben firmar. El nombre se anota en mayscula
sostenida, de cuatro a cinco interlneas libres del ltimo prrafo y a continuacin se escribe el cargo.
Si son necesarias varias firmas, stas se distribuyen a criterio de los autores, una debajo de la otra o por parejas; en
el segundo caso, si el nmero de firmas es impar, la ltima se escribe centrada.

Instructora
SENA - CLEM
INFORMES
Rbrica
Segn el tema tratado en el resumen ejecutivo y, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rbrica en cada
una de las hojas del mismo, en la parte inferior al margen izquierdo.
Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin organizacional
Para las dems lneas especiales, se deja una interlnea libre entre cada uno de los bloques.

Instructora
SENA - CLEM
INFORMES

Instructora
SENA - CLEM
INFORMES
INFORME CORTO
Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento (aunque el autor puede utilizar cualquier
elemento del informe extenso que estime conveniente). Se recomienda que el resumen incluya elementos como:
- encabezamiento: razn social, dependencia, cdigo, ttulo, ciudad o municipio de origen y fecha de
elaboracin;
- autora del informe corto;
- objetivos;
- captulo o captulos;
- conclusiones y recomendaciones (opcional), y
- firma.
Encabezamiento
Est compuesto por los elementos que se describen a continuacin.
Razn social
Solo se escribe cuando el papel no tiene membrete ni logotipo.
EJEMPLO NAVITRANS S.A.
Dependencia
Vase resumen ejecutivo.
Cdigo
Cuando exista cdigo de la dependencia o codificacin especial de los informes, se escribe en la misma lnea de la
dependencia.
EJEMPLO Departamento de Educacin E-048
Ttulo
Es el tema sobre el cual trata el informe. Se escribe a dos interlneas libres de la dependencia, con maysculas y
centrado.

Instructora
SENA - CLEM
INFORMES
EJEMPLO
DEMANDA DE TEXTOS COMERCIALES
Lugar de origen y fecha de elaboracin
Se escribe contra el margen izquierdo a dos o tres interlneas libres del ttulo en mayscula sostenida, seguida de (:).
Autora del informe
Las palabras elaborado por, preparado por o responsable, segn sea el caso, se escriben a dos interlneas libres de
la fecha de elaboracin, contra el margen izquierdo, en mayscula sostenida, seguidas de dos puntos. Los datos de
la fecha y del responsable del informe se tabulan a dos espacios de la expresin ms larga.
En caso de varios autores, se tiene en cuenta que si hay autor y coautor, aparecen en ese orden; si estn en igual
condicin de autora, se relacionan por orden alfabtico de apellido.
EJEMPLO ELABORADO POR: Simn Alberto Botero Rueda

Jhon Fredy Jimnez lzate
Objetivo
Describe en forma breve, el propsito del informe. Se recomienda presentarlo as: de dos a tres interlneas libres del
ltimo responsable del informe y sobre el margen izquierdo, se escribe la palabra objetivo seguida de (:) y con
mayscula sostenida. En caso de requerir ms de un rengln, el segundo y los subsiguientes retornan contra el
margen izquierdo.
EJEMPLO OBJETIVO: Dar a conocer avances cientficos sobre estudios del cncer.
Captulo
El informe corto puede constar de uno o varios captulos. Para su presentacin, vase el numeral 3.7 de esta gua y
el numeral 5.2.2.2 de la NTC 1486.
Pginas subsiguientes
Para su presentacin vase lineamientos documentos anteriores.
EJEMPLO Informe econmico E-048 Pg. 2

Instructora
SENA - CLEM
INFORMES
INFORMES GTC-185
Pg. 10
Conclusiones
Se sugiere que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en maysculas
sostenidas y contra el margen izquierdo, a dos interlneas libres del ltimo rengln del texto. La primera lnea de
escritura se inicia a una interlnea libre del ttulo.
Firmas, nombres y cargos
Al finalizar el cuerpo del informe administrativo corto, el autor o autores lo firman. El nombre se escribe en mayscula
sostenida, de cuatro a cinco interlneas libres del ltimo prrafo y a continuacin, el cargo.
el segundo caso, si el nmero de firmas es impar, la ltima se centra.
Rbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o autores pueden escribir su rbrica en cada una de las hojas del
informe, en la parte inferior izquierda.
Para las dems lneas especiales, se deja una interlnea libre entre cada bloque.
EJEMPLO Anexos: tres (24 folios)

Copias: Dra. Blanca Vargas Olaya, Subdirectora
Redactor: Juan Carlos Donado Puentes

Transcriptor: Margarita Lpez Sierra

Instructora
SENA - CLEM
INFORMES

Instructora
SENA - CLEM
INFORMES
INFORME EXTENSO
Para la presentacin de este tipo de informe, vase el numeral 5.2 de la NTC 1486.
Generalidades
El esquema de portada que se presenta a continuacin es propio para este tipo de informe, porque identifica la
organizacin o el rea que lo genera.
Elementos finales del informe administrativo extenso
Estos elementos son propios de este tipo de informes, porque dentro de la organizacin es necesario identificar los
responsables.
Firmas, nombres y cargos
Al finalizar el cuerpo del informe administrativo extenso, el autor o los autores lo firman. El nombre se escribe en
mayscula sostenida, de cuatro a cinco interlneas libres del ltimo prrafo; a continuacin, se escribe el cargo.
el segundo caso, si el nmero de firmas es impar, la ltima se centra.
Rbrica
De acuerdo con el tema, por seguridad, el autor o los autores pueden escribir su rbrica en cada una de las hojas del
informe, en la parte inferior izquierda.
Para las dems lneas especiales, se deja una interlnea libre entre cada una de ellas.
EJEMPLO Transcriptor: Claudia Jimnez Daz

Instructora
SENA - CLEM
INFORMES

Instructora
SENA - CLEM
INFORMES

Instructora
SENA - CLEM

5 Informes GTC 185 PDF

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

5 Informes GTC 185 PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

GUA TCNICA COLOMBIANA GTC 185

CARACTERSTICAS DE LA REDACCIN Y LA PRESENTACIN

En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- tratar un solo tema por informe;

- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

- usar tratamiento respetuoso y corts;

- redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudi);

- disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y

UTILIZACIN DEL INFORME

- regular o aclarar una situacin;

- informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer requerimientos;

- tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;

DIANA MARA TRIANA MEJA

INFORMES GTC-185 Pg. 2

- reiterar una informacin, un requerimiento o solicitud urgente;

- impugnar o corregir una situacin, y

- presentar detalles sobre un aspecto determinado.

Los informes pueden ser:

a) resumen ejecutivo, que tiene de una a tres pginas,

b) informe corto, que consta de una a 10 pginas y

c) informe extenso, de 11 pginas en adelante.

Este tipo de informe breve se usa para:

- informar sobre el desarrollo de un evento organizacional,

- dejar constancia del procedimiento realizado durante la verificacin de asuntos administrativos,

- reportar eventos extraordinarios ocurridos durante una reunin,

- dar a conocer diferentes aspectos sobre visitas administrativas o de verificacin,

- presentar resumen de un proceso de evaluacin y certificacin,

- elaborar resumen sobre el comportamiento inadecuado de un equipo (maquinaria), grupo de personas o de

Puede tener o no portada. En caso de no tenerla se remplaza por un encabezamiento.

Se recomienda que el resumen incluya:

DIANA MARA TRIANA MEJA

INFORMES GTC-185 Pg. 3

- autora del resumen ejecutivo;

Est compuesto por los elementos que se describen a continuacin.

EJEMPLO CENDAP LTDA.

EJEMPLO Departamento de Capacitacin DC-048

EJEMPLO CAPACITACIN CON BASE EN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL

DIANA MARA TRIANA MEJA

INFORMES GTC-185 Pg. 4

Lugar de origen y fecha de elaboracin

Autora del resumen ejecutivo

OBJETIVO: Presentar informe sobre el proceso de evaluacin en la norma de Servicio al Cliente.

1. Cumplir con requisito exigido para acta final de contratacin

3. Presentar conclusiones sobre ...

4. Hacer recomendaciones para ...

DIANA MARA TRIANA MEJA

INFORMES GTC-185 Pg. 5

EJEMPLO 1 (De captulo sin enumerar)

SENSIBILIZACIN Y DESARROLLO DEL PROCESO

EJEMPLO 2 (De numeral y ttulo)

1. SENSIBILIZACIN E INICIO DEL PROCESO

Se envi el programa y horarios respectivos, adems del plan de evaluaciones...

Es fundamental que las palabras conclusiones, recomendaciones, sugerencias o propuestas se escriban en

Nombres, cargos y firmas

DIANA MARA TRIANA MEJA

INFORMES GTC-185 Pg. 6

Lneas especiales y otros elementos esenciales para la documentacin organizacional

DIANA MARA TRIANA MEJA

INFORMES GTC-185 Pg. 7

DIANA MARA TRIANA MEJA

INFORMES GTC-185 Pg. 8

- autora del informe corto;