Mdulo: I Unidad: II Semana: 3-4

ORGANIZACIN DE CONGRESOS Y
EVENTOS

BETHSY RAQUEL SOTELO MORALES

ORGANIZACIN Y CLASIFICACIN DE
EVENTOS.
 ORIENTACIONES

Apreciados alumnos, reciban un clido saludo.

En la presente unidad conoceremos a las entidades
organizadoras de congresos y eventos, las distintas
clasificaciones de los congresos y los eventos, as
como las diversas motivaciones de sus participantes.
Esto nos ayudar a entender con certeza sus
complejas necesidades para brindarles su mejor
satisfaccin como el servicio ms eficiente, brindando
las herramientas para alcanzar la excelencia en su
atencin.
 CONTENIDOS TEMTICOS
2.1 Entidades organizadoras de eventos.
2.2 Clasificacin de grupos, congresos y convenciones por su
magnitud.
2.3 De acuerdo con el fin que persiguen y la forma en que se
desarrollan.
2.4 Estadsticas.
2.5 Cualidades de un organizador de eventos.
2.6 La importancia del capital humano en la gestin de congresos y
eventos.
2.7 Direccin del capital humano en congresos y eventos.
 DESARROLLO DE CONTENIDOS
2.1 Entidades organizadoras de eventos.
2.1.1 Generadores de eventos.
2.1.2 Operadores profesionales.
2.1.2.1 Agencia de viajes especializada.
2.1.2.2 Organizador profesional de Congresos (OPC).
2.1.3 Convention Bureau.
2.1.4 Spain Convention Bureau.
2.1.5 Gestores de destinos (DMC/ Receptivos).
2.1.6 Asociaciones.
2.1.6.1 Asociacin Internacional de Congresos y
Convenciones- ICCA.
2.1.6.2 Asociacin Internacional de Operadores Profesionales
de Congresos- IAPCO.
 2.1.6.3 Federacin espaola de empresas OPC.
2.1.6.4 Asociacin Internacional de Palacios de Congresos-
AIPC.
2.1.6.5 Reuniones, Incentivos, Convenciones y Eventos- RICE.
2.1.7 Oficinas de Congresos.
2.1.8 Agencias de Incentivos Team buildings.
2.1.9 Agencias de comunicacin.
2.2 Clasificacin de grupos, congresos y convenciones por su
magnitud.
2.2.1 Formacin de grupos sociales.
2.2.2 Clasificacin de los grupos sociales
2.2.3 Clasificacin de los grupos, congresos y convenciones.
 2.2.3.1 Asociaciones de ejecutivos.
2.2.3.2 Asociaciones profesionales.
2.2.3.3 Organizaciones fraternales.
2.2.3.4 Asociaciones cientficas.
2.2.3.5 Asociaciones militares.
2.2.3.6 Sindicatos.
2.2.3.7 Asociaciones femeninas.
2.2.3.8 Asociaciones educativas.
2.2.3.9 Universidades, Institutos de desarrollo, Centros de
estudio e investigacin, etc.
2.3 De acuerdo con el fin que persiguen y la forma en que se
desarrollan.
2.3.1 Convenciones corporativas.
 2.3.1.1 Convenciones.
2.3.1.2 Seminarios.
2.3.1.3 Junta de ventas.
2.3.2 Convenciones institucionales.
2.3.3 Convenciones de asociaciones
2.3.4 Convenciones empresariales.
2.3.4.1 Congresos.
2.3.4.2 Conferencias.
2.3.4.3 Grupos tursticos.
2.3.4.4 Grupos deportivos.
2.4 Estadsticas.
2.5 La importancia del capital humano en la gestin de congresos y
eventos.
2.6 Direccin del capital humano en congresos y eventos.
 2.6.1 Funciones directivas.
2.6.1.1 Funcin interpersonal.
2.6.1.2 Funcin informativa.
2.6.1.3 Toma de decisiones.
2.7 Consumidor turstico y eventos.
Bibliografa.
 ACTIVIDADES DE INVESTIGACIN SUGERIDAS

Profundice ms en el estudio sobre la importancia de

la labor del OPCs.
Los eventos pueden durar slo unas horas pero
permanecen toda la vida en la memoria.
2.1 Entidades organizadoras de eventos.
Es importante conocer a quines se encargan de
organizar los congresos y eventos:

organizados por empresas o

-Eventos corporativos:
instituciones dirigidas al pblico interno y externo.

-Eventos no son organizados por

corporativos:
organismos gubernamentales y no
gubernamentales, siendo estos ltimos
asociaciones y ONGs.
Las corporaciones cuentan
al momento de organizar
un evento-, con personal
cualificado que negociar
directamente con las
distintas entidades
involucradas en la
celebracin del acto para:

-Obtener mejores precios y,

-Calidad de servicio.
En otros casos, pueden recurrir a las diferentes
entidades que actan como intermediarios
(hoteles, transporte) en la organizacin de eventos
para:

-Obtener informacin y
-Asesora en la organizacin, o
-Responsabilizarse directamente de la gestin.
-Recurrir a operadores profesionales (envergadura
y objetivo del evento).
2.1.1 Generadores de eventos.
Actualmente son muchas las organizaciones,
instituciones y empresas pblicas y privadas que
organizan eventos o reuniones. Se encuentran:

-Asociaciones.
-Fundaciones.
-Colegios Profesionales.
-Universidades.
-Entidades pblicas o privadas de los distintos
sectores econmicos.
Los principales sectores organizadores de
eventos son:

-Sanitario.
-Industrial.
-Servicios.
-Educativo.
-Tecnolgico.
2.1.2 Operadores profesionales.

2.1.2.1 Agencia de viajes especializada.

Un departamento de la agencia
de viajes se dedica
exclusivamente a la organizacin
de eventos que garantiza el
servicio; adems de ofrecer las
mismas garantas y servicios
tursticos que otra agencia de
viajes (tours, pasajes, transfer,
visitas, ttulos de transporte).
http://www.cecu.es/publicaciones/INC09_Billetes%20electronicos.pdf
Cada vez las
agencias de
viajes se
posicionan ms
como empresas
entre la
comunicacin
corporativa y la
gestin turstica.
2.1.2.2 Organizador profesional de Congresos (OPC).
Persona natural o jurdica legamente constituida,
especializada por sectores en la organizacin de
eventos (congresos, convenciones, exposiciones,
ferias y viajes de incentivo, otros).
No estn
constituidos
como agencias
de viajes y, por
ello, no pueden
vender ttulos de
transporte,
debiendo
recurrir a la
agencia de
viajes.
Un OPC:

-Cuenta con la experiencia, habilidad y contactos

para garantizar el xito del evento (agencias de
viajes, hoteles, servicio de traductores, anfitrionas,
imprentas, compaas areas, empresas de
transporte, logstica, catering, otros).

-Su actuacin inicia desde el diseo del proyecto

(planificacin, organizacin, direccin y
seguimiento), identificando y concretando sus
necesidades reales.
-Permite disponer de un servicio de calidad,
optimizando recursos y contando con los mejores
profesionales para el logro de objetivos
propuestos (azafatas, traductores, guas,
monitores).

-Localiza, reserva y alquila el lugar adecuado.

-Gestiona y recepciona inscripciones,

presupuestos, acreditaciones, asistencia
permanente a participantes y VIP's y servicios de
protocolo.
-Elabora presupuestos, control de gastos e
ingresos.

-Presta servicios de relaciones pblicas y

comunicacin interna y externa.

-Elabora programas de ocio para asistentes y/o

acompaantes.

-Asistencia constante y supervisin previa y

durante la reunin o congreso.
-Gestiona actividades complementarias (visitas,
reserva de hotel, transporte, alimentacin,
marketing, folletera, etc).

-Elaboracin del plan de difusin e imagen del

congreso (medios de comunicacin).

-Busqueda de patrocinios.

-Tramitacin de los permisos administrativos

necesarios.
La contratacin
de los OPC
son:

-A travs del
pedido de
cotizaciones.
-Mediante la
convocatoria
de un
concurso.
Las cualidades que debe de acompaar a un
OPC:

-Gestin empresarial.
-Compromiso.
-Profesionalismo.
-Comunicacin
-Creativo.
-Liderazgo.
-Puntualidad.
-Otros.
Gestin empresarial.
Ante todo est actividad es un
negocio y debe ser dirigida en
la bsqueda de la satisfaccin
de las necesidades del cliente
y el lucro para la empresa.

La persona que administra

debe tener habilidad
empresarial (saber moverse
con soltura en este medio).
Compromiso.
Asumir el reto de organizar una
actividad implica la
responsabilidad y el
compromiso con los objetivos
de la misma, perseverando y
manteniendo la tranquilidad en
los momentos duros.

Es importante identificarse con

el proyecto y comprometerse a
un buen desarrollo del mismo.
Profesionalismo.
Estar convenientemente formado para afrontar el
reto de organizar actividades, formando equipos
de trabajo debidamente calificado y profesional
para brindar el mejor servicio.
Comunicacin.
El trabajo de un OPC
(Organizador Profesional de
Congresos) se desenvuelve en
base al trato de personas y la
herramienta ms importante
como en toda relacin humana
es la comunicacin. Es
necesario tener buen trato,
empata y comprender a nuestro
equipo, pues esto se reflejar al
momento de atender al cliente.
Se deber de conectar con todos los grupos,
coordinadores, medios, etc. que se vean
implicados de una u otra manera en la
organizacin y difusin del congreso.
Creativo.
Para un OPC, la incertidumbre es un factor
siempre presente, en cualquier momento se
suceden hechos impredecibles. En aquellos
momentos los organizadores de eventos deben
utilizar todo su creatividad para solucionarlos
problemas en contados segundos.
Se requiere tener
mente abierta,
creativa que pueda
proponer en
cualquier momento
nuevas ideas y
sugerencias para
una mejor
definicin y
desarrollo del
congreso.
Liderazgo.
Como todo servicio, el
capital humano es
fundamental, en ese
sentido es necesario
liderar, orientar y coordinar
con nuestro equipo. Es
necesario siempre sealar
y acompaar al grupo en
el cumplimiento de las
metas y objetivos
institucionales.
Se deber coordinar con los responsables de los
departamentos y coordinadores.
Puntualidad.
Ni antes, menos
despus. El inicio
de una actividad
deber con una
rigurosa puntualidad
en respeto a todo
los asistentes y
como valor
caracterstico de
nuestra propuesta.
Responsabilidad.
Desde el ingreso
hasta la salida de
nuestros asistentes
somos responsables
de su bienestar,
salud (accidentes e
inprevistos),
comodidad,
satisfaccin de
nuestro pblico
asistente.
Programacin e integracin.
Uso racional del tiempo de acuerdo a las
especificaciones de la actividad.

Se trata de elaborar programas coherentes y

coordinados con los protagonistas (expositores e
invitados) de la actividad.
Inteligencia emocional.
Un OPC debe lidiar con situaciones impredecibles
cuya repuesta exige calma buscando transmitir
tranquilidad a los miembros del equipo y a los
asistentes. Un estallido de furia o descontrol podra
generar inseguridad e inestabilidad en el grupo
reflejndose en la prestacin del servicio.
Protocolo y costumbres.
Es necesario conocer a la perfeccin los temas
protocolares siendo necesario adecuarlos a las
costumbres y la idiosincrasia de los contratantes.
Son tres componentes que debe tener en cuenta
un OPC:
Facilidades:

-Alojamientos. -Alimentos y bebidas.

-Diversin y recreacin. -Agencia de viajes.
-Rent a car.
-Capacitacin y locaciones
formacin especializada.
-Servicios afines.
Atractivo.
-Natural.
-Humano.
-Artificial.
Accesibilidad.

-Transportadores: terrestres, areos, martimos,

fluviales.
-Servicios especializados: aduanas, retenes,
oficinas de informacin.
Detalles a desarrollar con la empresa especialista:

-Suelen cobrar entre un 10-15% del coste total.

-Concretar el nmero exacto de participantes.
-La cantidad de participantes y de actividades va a
acondicionar la factura.
-Elegir la localidad donde tendr lugar la reunin.
-Elaborar un cronograma de actividades
especificando paso a paso cada una de ellas.
En definitiva, al contratar
un OPC se esta
ahorrando el desgaste y
los riesgos por la
desorganizacin y el
desconocimiento de
situaciones e
innumerables
necesidades que existen
a la hora de organizar
un evento.
Es importante tener claro dependiendo del
evento-:

-Magnitud del evento.

-Costos aproximados (profesionales, materiales,
equipos, infraestructura, servicios, otros).
-Cantidad estimada de asistentes.
-Objetivo del evento.
-Tiempo que dispone para la organizacin.
-Etc.
2.1.3 Convention Bureau.
Organismos que
ofrecen
gratuitamente sus
servicios a los
organizadores de
eventos
(informacin) con el
fin de captar turismo
de negocios para su
ciudad1.
Son creados o
participados por
instituciones
pblicas o privadas,
gobiernos locales,
cmaras de
comercio, etc. en
colaboracin con
organizaciones
profesionales del
sector turstico.
El personal de los
Convention Bureau
son sometidos a
rigurosos procesos
de seleccin que
garantizan su
profesionalismo y
especializacin en
la organizacin de
eventos.
Entre sus principales
funciones, destacan;

-Asesora en la organizacin:
Concentran y facilitan
informacin y contactos
(hoteles, transportistas,
empresas de catering,
agencias de viajes, OPC,
etc.
https://www.bsmsa.cat/fileadmin/user_upload/dossier_CASTELLA_EO_web.pdf
-Apoyo en la presentacin de
la candidatura de la ciudad
para la organizacin del
evento: Asesoran de
manera objetiva,
proporcionando
informacin sobre
lugares idneos para
realizar eventos
(nmero de asistentes
y capacidad hotelera).
-Elaboracin de calendario: congreso anual.

-Elaboracin de informe estadstico sobre el mercado de

reuniones:para mejorar el conocimiento de dicho
mercado, y ayudar en las estrategias de marketing
de las ciudades.

cesin del
-Participacin en la confeccin del dossier tcnico:
material grfico y audiovisual, apoyo logstico.
-Apoyo institucional en recepciones y visitas especiales:
bienvenidas y presentaciones.

-Facilitan informacin turstica y cultural de la ciudad.

-Ofrecen informacin sobre los atractivos complementarios al

evento.
2.1.4 Spain Convention Bureau.
Asesora a las empresas organizadoras de eventos
a nivel nacional e internacional, proporcionando
informacin de los lugares ms idneos para
realizar el evento. Adems contacta a las
empresas organizadoras de eventos con las
oficinas de congresos municipales, de forma que
cada ciudad pueda ofrecerles informacin turstica
de la ciudad, detalles tcnicos de los servicios
ofrecidos, etc2.
Creada en el ao 1984 con ocho ciudades
espaoles pertenecientes a la Federacin
Europea de ciudades de congresos.
2.1.5 Gestores de destinos (DMC/ Receptivos).
Tiene como funcin principal recoger a grupos de
otros pases y actuar como organizadores locales.
Son perfectos conocedores
de lo que un destino
concreto puede llegar a
ofrecer (amplio
conocimiento y experiencia
de las condiciones y
recursos tursticos de una
regin), y en muchas llegan
a funcionar como agencia,
proporcionando medios de
transporte varios.
Se especializan en la planificacin, organizacin y
ejecucin de eventos (congresos, seminarios,
convenciones, viajes de incentivo), circuitos
tursticos, transporte, programas logsticos y toda
clase de actividades de gran demanda en
segmentos y nichos de mercado de alto valor.
Algunas DMC son agencias integradoras de viajes
y tienen la capacidad para funcionar
coordinadamente con otros prestadores de
servicios para el desarrollo de un evento y
marketing del destino.
2.1.6 Asociaciones.
Constituye una
agrupacin de
empresas dedicadas a
la organizacin de
eventos con el fin de
conseguir la
infraestructura
necesaria para obtener
mayor informacin
para el desarrollo de
su actividad.
Entre las principales asociaciones de empresas
dedicadas a la organizacin de eventos destacan:

2.1.6.1 Asociacin Internacional de Congresos y Convenciones-

ICCA.
Esta asociacin cuenta con ms de 500 empresas
y organismos relacionados con el turismo de
negocios en todo el mundo, incluyendo agencias
de viajes, compaas areas, cadenas hoteleras,
oficinas de turismo y OPCs.
ICCA constituye la organizacin ms global en el
sector de reuniones y eventos, presente en 76
pases.
2.1.6.2 Asociacin Internacional de Operadores Profesionales de
Congresos- IAPCO.
Asociacin que rene a los principales operadores
profesionales de congresos en el mbito
internacional.
2.1.6.3 Federacin espaola de empresas OPC.
Federacin que rene a empresas espaolas
organizadoras profesionales de congresos.

http://www.opcspain.org/
2.1.6.4 Asociacin Internacional de Palacios de Congresos- AIPC.
Asociacin que rene a todas las asociaciones
nacionales.
Asociacin
Internacional de
ICCA http://www.iccaworld.com
Congresos &
Convenciones
Asociacin de ferias
Internacionales de AFIDA http:/www.afida.org
Amrica
Confederacin de
Entidades
Organizadoras de COCAL http://www.cocal.org
Congresos y Afines de
Amrica Latina
Asociacin
Internacional de AIPC http://www.aipc.org
Palacios de Congresos
Asociacin
Internacional de
organizadpres IAPCO http://www.iapco.org
profesionales de
Congresos
EVENTOS
LATINOAMERICANOS
Revista Oficial de ICCA www.eventoslatinoamericanos.
para Amrica Latina el com
Caribe y Espaa

Unin de Asociaciones
Internacionales UIA http://www.uia.org
Brcelas - Blgica
Asociacin Asesora de
Congresos
IPCAA http://www.ipcaa.org
Farmacuticos
Internacionales
Consejo de Uniones de
http://www.themeetingsindustr
la Industria de las JMIC
y.org/
reuniones
Bur de Convenciones
de Espaa
SCB http://www.scb.es
Spain Convention
Bureau
Asociacin Asitica de
Bur de Convenciones AACVB http://www.aacvb.org
y visitantes
Asociacin de
Operadores
PCMA http://www.pcma.org
Profesionales de
Convenciones U.S.A
Asociacin Europea de
Eventos y EVVC . http://www.evvc.org
Convenciones
Federacin Europea de
ciudades para EFCT . http://www.efct.com
conferencias - Blgica
Asociacin
Internacional de
Bureaus de IACVB . http://www.iacvb.org
convenciones y
visitantes - U.S.A
Asociacin
Internacional de
AIIC . http://www.aiic.net
Interpretes de
Conferencias
Profesionales
internacionales de MPI . http://www.mpiweb.org
reuniones U.S.A
Unin de Ferias
UFI http://www.ufi.org
Internacionales
Sociedad Americana de
ASAE . http://www.asaenet.org
Asociaciones Ejecutivas
Organizacin Mundial de Turismo http://www.world-tourism.org
International Association of Convention and Visitors
http://www.iacvb.org
Bureau
Federacin Universal de Asociaciones de Agencias
http://www.uftaa.org
de viajes y Turismo
The Federation of International Youth Travel
http://www.fiyto.org
Associations
World Travel and Tourism Council http://www.wttc.org
Confederacin de Organizaciones de Turismo de
http://www.cotal.org.ar
Amrica Latina
Federation of Tour Operators, Reino Unido http://www.fto.co.uk
http://www.oas.org/tourism/ho
Intersectorial Unit for Tourism OEA
me.htm
Confederacin panamericana de Escuelas de http://www.conpeht.net/ini/inde
Turismo, Gastronoma y Hotelera x.php
International Hotel & Restaurant Association http://www.ih-ra.com/
International Air Transport Association http://www.iata.org/index.htm

Organismos Internacionales
American Society of Travel Agents
Unin de Federaciones de Asociaciones de
Agencias de Viajes
International Council of Cruise Lines
Pacific Asia Travel Association
European Travel Operators Association
Tourism Bussiness Council of South Africa
Asociacin Internacional de Ferias de Amrica http://www.afida.org
Caribean Tourism Organization
Bur de Convenciones de Venezuela
Bur de Convenciones de Cuba
Bur de Convenciones de Argentina
Bur de Convenciones de Quito Ecuador
http://www.astanet.com
http://www.uftaa.org
http://www.iccl.org
http://www.pata.org
http://www.etoa.org
http://www.tbcsa.org.za/
http://www.doitcaribbean.com
http://www.burodevenezuela.com
http://www.cubameeting.co.cu
http://www.rosariobureau.com.ar
http://www.quitoconventions.com
 Asociacin de Organizadores de
http://www.internacionaleventos.
ASOCEBOL congresos y eventos afines de
com/asocebol.htm
Bolivia.
ASOCIACIN URUGUAYA DE
A.U.D.O.C.A ORGANIZADORES DEhttp://www.audoca.com
CONGRESOS Y AFINES"
ASOCIACIN DE
ORGANIZADORES DE
A.O.C.A CONGRESOS, FERIAS,http://www.aoca.org.ar
EXPOSICIONES Y AFINES DE
LA REPUBLICA ARGENTINA
FEDERACIN ESPAOLA DE
O.P.C EMPRESAS ORGANIZADORAS
http://www.opcspain.org
ESPAA PROFESIONALES DE
CONGRESOS DE ESPAA

Asociaciones Internacionales
 Asociacin Brasilea de las
ABEOC
Empresas Organizadoras dehttp://www.abeoc.org.br
Eventos
ASOCIACIN DE
ORGANIZADORES
A.D.O.C.A PROFESIONALES DEhttp://www.adoca.org
CONGRESOS Y AFINES DE
COSTA RICA
ASOCIACIN MEJICANA DE
PROFESIONALES DE FERIAS,
AMPROFEC http://www.amprofec.org.mx
EXPOSICIONES Y
CONVENCIONES
ASOCIACIN PERUANA DE
ORGANIZADORES
OPC-PERU http://www.opcperu.sitio.net
PROFESIONALES DE
CONGRESOS Y EVENTOS
Asociacin Venezolana de
A.V.O.C.A Organizadores de Congresos yhttp://www.avoca.com.ve
Afines
Sabas que?.
El Palacio de Congresos de Valencia ha
sido elegido como el mejor Centro
Congresual del Mundo (Worlds Best
Convention Centre), la distincin de ms
prestigio a nivel internacional con los
que la Asociacin Internacional de
Palacios de Congresos (AIPC) reconoce
la excelencia en la gestin,
instalaciones, equipamientos, servicios,
accesibilidad y capacidad hotelera entre
otros.
 Palacio de Congresos de Valencia
Helios, diseo que permite transformar su cubierta, con la incorporacin
de una instalacin solar fotovoltaica como aportacin innovadora dentro
del campo de la sostenibilidad.
Desde que se pusiera
en marcha el Palacio
de Congresos en julio
de 1998 las
instalaciones han
acogido ms de 2.000
eventos con 1,5
millones de asistentes,
lo que se ha traducido
en ms de 700
millones de euros de
impacto econmico
El Palacio de
Congresos de
Valencia va a
invertir 24 millones
de euros de sus
fondos en su
ampliacin. La
inauguracin de las
instalaciones podra
ser a finales de
verano o en otoo
de 2018.
2.1.6.5 Reuniones, Incentivos, Convenciones y Eventos- RICE.
Segmento en el que trabajan importantes
empresas altamente especializadas que pueden
organizar certmenes, eventos y convenciones de
gran magnitud.

Las relaciones profesionales entre empresas

privadas del sector son bastante dinmicas, lo que
permite una fluidez excepcional en el intercambio
de servicios. El liderazgo de los ejecutivos
garantiza un manejo adecuado del sector.
2.1.7 Oficinas de Congresos.
Tiene el propsito de
asesorar y apoyar a
los organizadores de
congresos,
convenciones, ferias
y exposiciones
nacionales e
internacionales.
Ofrece asesora:

-En la oferta turstica del

destino de acuerdo a las
necesidades del evento.
-En la elaboracin del
programa de
acompaantes.
-En la creacin del
programa pre y post
congreso.
Brinda apoyo:

-En la organizacin de visitas de inspeccin.

-En el enlace con otras entidades
gubernamentales.
-En el enlace con prestadores de servicios
tursticos.
-En gestin de tarifas preferenciales.
-En gestin para el uso de recintos histricos.
-Cultural y musical en eventos sociales.
2.1.8 Agencias de Incentivos Team buildings.
Organiza actos de motivacin para equipos de
trabajo. Dichas actividades son alejadas del
puesto de trabajo y en ella se pone a prueba
valores como el trabajo en equipo, la capacidad de
superacin o la capacidad de liderazgo.
2.1.9 Agencias de comunicacin.
Implica la organizacin de eventos de todo tipo:

-Desde los de carcter ms comercial

(lanzamiento de producto).
-Hasta aquellos con un fuerte componente
corporativo (fusin entre compaas).
2.2 Clasificacin de grupos, congresos y convenciones por su magnitud.

2.2.1 Formacin de grupos sociales.

Una persona es un producto social, cuya finalidad
es asociarse con sus semejantes.
Los grupos surgen cuando los objetivos no se
pueden lograr de forma individual.
As, al integrarse en pequeos ncleos, la
sociedad los reconoce, pudiendo vivir experiencias
sociales de comportamiento, que se manifiestan en
conductas propias del grupo al cual pertenece y
que se expresan por los estmulos recibidos.
Las caractersticas y metas comunes de un grupo
son:

-Estar estructurado y organizado.

-Poder identificarse con gente ajena a l.
-Estar en constante interaccin (intimidad).
-Tener normas que rijan su comportamiento.
-Poseer valores e intereses comunes cuyos
objetivos persigan fines similares y una
permanencia relativa.
2.2.2 Clasificacin de los grupos sociales.
Los grupos sociales se dividen:

-Grupos primarios: se renen sin

tener fines comunes.

-Grupos secundarios: formados por

individuos que persiguen un fin
comn y que se desarrollan segn un
rea geogrfica, por idioma,
idiosincrasia, clase social, profesin,
tipo de diversin predilecta, etc.
Los congresos y eventos funcionan a la manera
de un grupo organizado para la consecucin de un
fin comn, y su caracterstica principal es la
homogeneidad de sus integrantes.
Las convenciones, los congresos, los seminarios y
los foros son eventos de comunicacin y de
convivencia que, en un destino geogrfico y en
fecha preestablecida, renen a un grupo de
personas que comparten un inters comn.
La presencia de los asistentes obedece al afn
personal o al propsito de una empresa, de
propiciar la:

-Convivencia,
-Superacin,
-Capacitacin,
-Educacin o conocer nuevos procedimientos o
productos.
2.2.3 Clasificacin de los grupos, congresos y convenciones.

2.2.3.1 Asociaciones de ejecutivos.

Ejecutivos que viajan con todo pagado y con
cuenta de gastos; generalmente no reparan los
costos y utilizan servicios de lujo, solventados por
sus respectivas empresas.

Vgr.
Gerentes de corporaciones internacionales.
2.2.3.2 Asociaciones profesionales.
Ejecutivos que viajan aproximadamente dos veces
al ao; los gastos corren por su cuenta, son
deducibles de sus ingresos, que pueden ser
pagados por firmas comerciales o por su propia
asociacin.

Vgr.
Mdicos, abogados, entre otros.
2.2.3.3 Organizaciones fraternales.
Viajeros que se desplazan con un fin social, sin el
cariz comercial que singulariza a otros eventos.

Sus convenciones son siempre reuniones y sus

gastos son solventados por ellos. Estas reuniones
se celebran a nivel internacional, nacional o
regional.

Vgr.
Organizaciones filantrpicas, religiosas,
deportivas, etc.
2.2.3.4 Asociaciones cientficas.
Agrupan a profesionales en ciencias; sus
actividades son tcnicas y altamente
especializadas, se planean a corto o a largo plazo.

Ejemplo: IATA (International Air Transpon

Association).
2.2.3.5 Asociaciones militares.
Realizan pequeas juntas de personal
generalmente retirado y, por lo mismo, reditan
menores ingresos. Las asociaciones de este tipo
estn libres de impuestos y escogen reas de
resort econmicas. Las reuniones se celebran con
un fin social..

Vgr.
Hospital militar.
2.2.3.6 Sindicatos.
Efectan congresos y convenciones a nivel estatal,
nacional e internacional; integrados por empleados
y obreros especializados, los eventos son
sufragados por el Estado o los sindicatos.

Ejemplo, sindicato de Sedapal, Sindicatos de

trabajadores de los diversos ministerios, etctera.
2.2.3.7 Asociaciones femeninas.
Los espectculos no se incluyen en este tipo de
reuniones y los delegados son muy
conservadores, aunque puede haber excepciones.
Este tipo de asociaciones se ha multiplicado con
bastante fuerza despus de los movimientos de
liberacin femenina.

Vgr.
Movimiento Manuela Ramos.
2.2.3.8 Asociaciones educativas.
Sus integrantes son maestros,
catedrticos y educadores. Debido al
gran volumen de venta que a la
postre representan, constituyen un
buen negocio, especialmente en
temporadas de bajo nivel ocupacional
y vacaciones escolares.

Vgr.
Universidades, institutos, colegios,
entre otros.
2.2.3.9 Universidades, Institutos de desarrollo, Centros de estudio
e investigacin, etc.
Integradas por instituciones en busca de eventos y
de actividades en la bsqueda de divulgar y de
difundir sus proyectos de desarrollo o
investigacin.

Vgr.
Prestacin de proyectos de desarrollo por parte de
una Universidad.
2.2.3.10 ONG.
Las organizaciones no
gubernamentales
representan clientes
muy importantes dentro
de este mercado en su
bsqueda del desarrollo
o de las mejoras
sociales dentro de las
sociedades donde
intervienen.
Las actividades que realizan frecuentemente son:

-Capacitaciones.
-Talleres.
-Charlas.
-Otros.
Adems organizan suntuosas campaas y
actividades para recaudar fondos para sus fines,
convocando a acaudalados donantes, y realizan
proyectos e investigaciones, las cuales requieren
ser presentadas y su promocionadas.

Vgr.
Cenas de galas pro fondos instituciones benficas.
2.3 De acuerdo con el fin que persiguen y la forma en que se desarrollan.

2.3.1 Convenciones corporativas.

Son las que organizan las grandes empresas con
el propsito de motivar, entrenar y capacitar a su
personal; se caracterizan por ser obligatorias, ms
frecuentes y tener mayor volumen de asistencia,
porque los gastos corren por cuenta de la
empresa.
2.3.1.1 Convenciones.
Son eventos de comunicacin cuyo objetivo es
divulgar y desarrollar las ideas o pensamientos,
con lo que se obtiene una sntesis til para el
futuro.
2.3.1.2 Seminarios.
En este tipo de
eventos, los
participantes se
dedican a
escuchar a los
expertos,
recibiendo
capacitacin en
los temas
tratados.
2.3.1.3 Junta de ventas.
Se llevan a cabo para entrenar o capacitar al
personal de ventas, que se rene cuantas veces
sea necesario; representa un cierto nmero de
gastos.
2.3.2 Convenciones institucionales.
Representan un gran volumen dentro del mercado
de convenciones; stas reuniones se realizan con
menos frecuencia que las corporativas, ya que son
independientes y su gasto resulta considerable.

Pueden ser pagadas por sus asociaciones o por

los propios participantes.
2.3.3 Convenciones de asociaciones.
Estas reuniones se celebran a nivel
local, regional, nacional e
internacional, y agrupan a miembros
de una comunidad que ejercen la
misma profesin, actividad, o
especialidad, o que comparten un
mismo inters colectivo.

La asistencia es voluntaria y los

gastos son cubiertos por el asistente.
2.3.3 Convenciones empresariales.
Son eventos que las empresas celebran a nivel
local, regional, nacional y ocasionalmente
internacional, a los que se convoca a ejecutivos,
distribuidores y/o agentes de ventas.

En este ltimo caso, es frecuente que se expongan

los nuevos productos y/o servicios a las empresas.
Las convenciones empresariales se clasifican en:

2.3.4.1 Congresos.
Los congresos renen a las autoridades en la
materia de que se trate.

Generalmente, los gastos de los participantes son

absorbidos total o parcialmente por las
dependencias a las que representan.
2.3.4.2 Conferencias.
Son exposiciones de diversos temas en las que
los expertos presentan ponencias, y se discute
para arribar a conclusiones.
2.3.4.3 Grupos tursticos.
Son conjuntos de personas con un inters comn,
que parten de un cierto destino hacia un lugar
determinado, a fin de conocer la cultura, la
arqueologa, las bellezas naturales y las
diversiones del mismo.
2.3.4.4 Grupos deportivos.
Concurren a espectculos en donde
muestran su fuerza fsica y agilidad
mental. Para asistir a estos eventos
se forman grupos especiales.

Vgr.
Olimpiadas, juegos
centroamericanos, panamericanos,
peleas de boxeo, campeonato
mundial, torneos de tenis o el
campeonato mundial de futbol.
2.4 Estadsticas.

Continente 2008
1 Europa 4.138
2 Asia & Este Medio 1.387
3 Norte Amrica 852
4 Latino Amrica 684
5 Australia 225
6 Africa 189

Fig. 2.2: Reuniones en el mundo.

 Resto Mundo
6791
91%

Latinoamrica
684
9%

TOTAL REUNIONES MUNDIALES: 7475

Latinomrica Resto Mundo

Fig. 2.3: Nmero de reuniones en Latinoamerica.

En los cuadros 2 y 3 notamos la escasa presencia de Latinoamrica en el

mercado de reuniones y eventos.
En ese sentido, es necesario el incentivo
mediante objetivos y polticas nacionales como
regionales hacia el desarrollo de eventos
nacionales e internacionales que congreguen
grandes flujos de asistentes y todos lo beneficios
que conllevan sus presencias.
Estos procesos requieren un tratamiento conjunto
entre todos los actores pblicos y privados, para
hacer a Latinoamrica un destino del mercado de
reuniones y salir de ese magro 9% anual..
Es necesario el desarrollo de:

-Adecuada infraestructura:
aeropuertos, carreteras, calles,
entre otros.
-Servicios bsicos.
-Seguridad.
-Inversin: centros de
convenciones; auditorios,
hoteles, etc,
-Otros.
Alojamiento: hoteles, apart hoteles, hotel boutique. (Distribuido 33.84
a toda su cadena de proveedores)

Inscripciones o fees de los eventos (Proveedores del sector

MICE) 22.77%

Alimentacin: restaurantes, cafs, buffet, etc. 16.43%

Compras: artesana, comercio y otros 10.29%
Entretencin: casinos, tours, museos, cines, teatro, etc. 9.22%

Transporte interno: taxis, radio taxis, buses, remisses transfer... 4.11%

Otros 3.34%

Fig. 2.4: Estructura del gasto de un participante a una reunin.

En el cuadro se establece con claridad la
derrama econmica directa producida gracias a
las actividades desarrolladas en los congresos y
eventos, producindose a su vez un sinnmero
de actividades econmicas indirectas cuyo
dinamismo genera riqueza a la comunidad
anfitriona.
Es entonces es esta gran
cadena de servicios y de
productos que se promueve el
intercambio, la redistribucin y
el desarrollo en todos los
mbitos por la gran cantidad de
mano obra requerida.

Desde el botones del hotel

hasta el artesano elaborador
del souvenirs y recuerdo son
beneficiarios de la actividad.
 N
Pas
1.Viena 2.5%

2. Pars 2.2%

3. Singapur 2.2%

4.Barcelona 1.8%

5. Berln 1.6%

6. Budapest 1.5%

7. Sel 1.5%

8. Praga 1.4%

9. Copenhague 1.2%
1.2%
10. Lisboa

Fig. 2.5: Las 10 ciudades con ms congresos y eventos.

 Posicin/Destino Nmero de participantes
1. USA. 9.2%
2. Espaa. 6.2%
3. Italia. 5.5%
4. Francia. 5.1%
5. Alemania. 4.9%
6. Canad. 4.5%
7. China. 4.4%
8. Brasil. 3.9%
9. United Kingdom. 3.5%
10. Japn. 3.3%
Total de participantes. 4,084,546

Fig. 2.6: Las 10 ciudades con ms participantes en congresos y eventos.

El mercado mundial de Congreso y eventos produce
alrededor de:

-45 800 millones de dlares; en el mercado

corporativo,
-66 500 800 millones de dlares en el mercado
asociaciones y
-9.800 800 millones de dlares en el mercado de
incentivos, produciendo un total de $322,000
millones de dlares en todo el rubro.
2.5 La importancia del capital humano en la gestin de congresos y
eventos.
Del mismo modo que el cliente distingue a
nuestro capital humano, as valorar a nuestras
empresa.

Fig. 2.7: Capital humano, ventaja competitiva en la empresa de Congresos y Eventos.

Capital humano es el factor distintivo de todas las
actividades a realizar en todas las organizaciones.
Es muy importante administrarlo y desarrollarlo,
pues es fundamental para la prestacin de los
servicios.
En actividades como la
organizacin de
congresos y eventos, la
actuacin del personal
determina el nivel de
percepcin del cliente
sobre servicio
alcanzado. Mientras
mejor capacitados se
encuentren, mejor
servicio podrn brindar.
Crea un valor nico e
inimitable, pues el capital
humano como entidades
poseen una identidad
propia y nica, en ese
sentido la formacin
adecuada, brinda valores
que nuestros
competidores les llevara
mucho tiempo en replicar
e imitar.
El solo hecho de contar con un OPC de gran
reputacin atrae a los clientes, pues garantiza la
calidad del evento.
El trabajo en equipo es fundamental para la realizacin de
actividades relacionadas con los servicios.

En actividades como congresos y eventos esta forma de trabajo

es imprescindible, pues su desarrollo implica una accin
colectiva para la realizacin de esta modalidad de actividades.
Donde todos dependemos de todos, pues un error individual
afecta al proceso en general y denota los resultados finales.

Ejemplo: la recepcionista que olvida la lista de invitados. Alguna

omisin en las bebidas o parte del men por parte de la cocina.
En ambos casos toda la actividad se ver perjudicada.
2.7 Direccin del capital humano en congresos y eventos.
Dirigir a nuestro capital humano implica funciones
de liderazgo, funciones administrativas funciones
de comunicacin con los dems y de motivacin a
fin de lograr el desempeo de las tareas
necesarias para brindar servicios de excelencia en
la elaboracin de congresos y eventos.
 Director de Funciones directivas
CYE compartidas

Director de
Director de Director de Director de
Capital
Catering Servicios Marketing
Humano

Fig. 2.8: Direccin de una empresa.

2.7.1 Funciones directivas.

2.7.1.1 Funcin interpersonal.

Influir sobre el
comportamiento de los
miembros de la
empresa por su
condicin de
representante y lder
de la organizacin.
2.7.1.2. Funcin informativa.
Cumplen la funcin del manejo
informativo dentro de la
organizacin; recabando,
enviando, recibiendo y
difundiendo la informacin en
toda la empresa.

2.7.1.3 Toma de decisiones.

Decide, administra y asigna los
recursos existentes estableciendo
un orden de prioridades.
2.7 Consumidor turstico y eventos.
Un consumidor turstico y de eventos es un
individuo o entidad definido por hbitos de
consumo en servicios de turismo y actividades
suministrados por un productor o un distribuidor
de servicios.
Es aquel que busca satisfacer sus necesidades
profesionales y sus deseos de ocio o
esparcimiento.
Los hbitos y
patrones de
conducta del
consumidor se
definen y dependen
de su idiosincrasia,
creencias, valores y
costumbres
adquiridas
cultura a lo largo
de su vida.
La cultura se adquiere como parte de la
experiencia social. Se asimila del entorno
patrones, creencia, valores y costumbres que
contribuyen a desarrollar la personalidad.
Los elementos culturales son transmitidos
principalmente por tres tradicionales entidades
bases para el hombre:

-La familia.
-La iglesia.
-La escuela.
-Los medios de comunicacin.
 Motivacin

Necesidad Motivo Deseo Decisin

de compra
Estado de Activacin de Apetencia de
carencia o una Estrategia Accin de
un producto o
desequilibrio de solucin compra
servicio
concreto

Fig. 2.1: La motivacin del consumidor turstico y de eventos.

Son variadas
las
motivaciones
que van desde
las lucrativas,
empresariales y
profesionales
hasta las
religiosas y
carentes de
lucro.
Eso s, impulsan a las personas a desplazarse y
permanecer un tiempo determinado en un lugar
ajeno a su residencia.
Este tipo de
consumidor busca
ante todo
satisfacer su
necesidad de
informarse sobre
un tema
determinado y
compartir
experiencias con
personas de similar
inters.
La motivacin del
consumidor turstico
y de eventos.

denota las
Necesidad:
ansias profundas,
aspiraciones,
objetivos vitales del
individuo para el
logro del equilibrio
psicolgico.
Motivo: esla exposicin
de la necesidad
generando la tensin
deseo posterior.
Algunas
motivaciones:
educativas,
culturales, salud,
cambio y de
bsqueda, compra,
descanso, deportes,
conocimientos.
Deseo: es la bsqueda de
satisfaccin centrada en
un producto o servicio
concreto.

Decisin de es
compra:
adquirir el producto,
reduciendo la tensin
creada por el deseo,
satisfaciendo la
necesidad que inici el
proceso
BIBLIOGRAFA.

ARAGN CANDIA, Jorge Isaac, Protocolo y Ceremonial

en las Instituciones Pblicas y Privadas. Universidad de
San Martn de Porres, Lima, 1998.

DE JUAN, C y otros. Manual para la preparacin del

certificado superior de espaol del turismo de la Cmara
de Comercio de Madrid. OPC.

DIPUTACIN DE SEVILLA, Captacin y Organizacin de

eventos como frmula de promocin econmica.
Dossier Tcnico Estadi Olimpic de Montjuc.
FORD, Robert C./ HEATON, Cherrill P., Atencin de los
clientes en los servicios del ocio, Espaa 2001.

ISMAIL, Ahmed, Congresos y Catering. Organizacin y

Ventas, Paraninfo, Espaa, 2001.

KHATCHIKIAN, Miguel, Historia del turismo, Universidad

de San Martn de Porres, Lima, 2000.

MCCLOSKEY COLN, Margot, Etiqueta para

Profesionales, Norma, Colombia 2001.
LINKOGRAFA.

Dossier Tcnico Palau Sant Jordi.

http://www.bsmsa.cat/fileadmin/user_upload/dossier_tecnic
o_PSJ_web.pdf

Quines organizan Congresos y Jornadas?.

http://www.lndeventos.com.ar/wordpress/2011/05/%C2%BF
quienes-organizan-congresos-y-jornadas/

Tipos de participantes (prezi).

http://prezi.com/uwlqdfydr4al/tipos-de
-participantes/
Editorial Vrtice. Gestin de evento.
http://books.google.com.pe/books?id=tU24IeFJObMC&pg=
PA36&lpg=PA36&dq=ORGANIZAci%C3%B3n+DE+evento
s+agencias+de+viajes+y+OPC&source=bl&ots=80r5IIg270
&sig=Eqn-vusQWSB-
lfv0NXpA2ayC30w&hl=es&sa=X&ei=V-N0U8eMJ-
LJsQTmyoKACw&ved=0CD8Q6AEwAw#v=onepage&q=O
RGANIZAci%C3%B3n%20DE%20eventos%20agencias%2
0de%20viajes%20y%20OPC&f=true
Grupos y Convenciones.
http://clubensayos.com/imprimir/Grupos-Y-Convenciones/14924.html

Manual para la preparacin del certificado superior de

espaol del turismo de la Cmara de Comercio de
Madrid.
http://books.google.com.pe/books?id=dn_Ln0Gkq-
cC&pg=PT143&lpg=PT143&dq=organizador+profesional+de+con
gresos+opc&source=bl&ots=gb0ZTBLLHC&sig=zVrby1w_jXVEQ
TpcGFpKCOkVvvY&hl=es&sa=X&ei=ANN0U4b3I9HQsQS314G
YBw&ved=0CDcQ6AEwAzgK#v=onepage&q=organizador%20pr
ofesional%20de%20congresos%20opc&f=false
Reuniones Incentivos Congresos Eventos (RICE -
MICE).
http://www.quito-turismo.gob.ec/index.php/la-
institucion/que-hacemos/reuniones-incentivos-congresos-
eventos-rice-mice

RICE / MICE en Iberoamrica | Reuniones, viajes de

Incentivos, Convenciones, Congresos, Eventos.
http://www.linkedin.com/groups/RICE-MICE-
Iberoam%C3%A9rica-Reuniones-viajes-4315117
Congresos, Convenciones y eventos en el Per.
http://www.peru.travel/es-pe/planifica-tu-
viaje/rice/congresos-convenciones-y-eventos.aspx

Incentivos.
http://www.peru.travel/es-pe/planifica-tu-
viaje/rice/incentivos.aspx

Identidad Peruana.
http://www.peru.travel/es-pe/sobre-peru/identidad-
peruana.aspx
GRACIAS