OBS - Gestión de Proyectos Complejos PDF

Gestin
de Proyectos
Complejos
Diagrama de Gantt,
Pert y CPM.
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Gestin de proyectos
complejos
Diagrama de Gantt, Pert y CPM
ndice
1. Introduccin
2. La nueva gestin de proyectos: necesidades y desafos
3. Diagrama de Gantt: para quin
4. Comunicacin y colaboracin a travs del Diagrama de Gantt
5. Diagrama de Gantt en la prctica 1: definicin de tareas. Duracin, orden y
dependencias
6. Diagrama de Gantt en la prctica 2: cronograma. El peso de la experiencia en el
establecimiento de prioridades
7. Cmo elegir herramienta para disear diagramas Gantt: la adaptabilidad
8. Alternativas a Gantt
9. El mtodo de la ruta crtica: CPM
10. Pert, el complemento perfecto
11. Planificacin, control y seguimiento de proyecto: la suma de todos
12. Gantt y las buenas prcticas en gestin de proyectos
13. El xito en la gestin de proyectos complejos
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Gestin de proyectos
complejos
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Introduccin
La gestin de proyectos complejos requiere de una actitud abierta que, sin dejar de lado la
racionalidad ni la lgica, permita adaptarse a las circunstancias, bien mediante la toma de
acciones, bien reorientando las que ya haban dado comienzo. El tiempo de reaccin es
fundamental y marca la diferencia entre un resultado ptimo y uno precario, o meramente
aceptable. Apoyarse en metodologas de eficacia probada como el Diagrama de Gantt, Pert
o CPM, entre otras, es un buen punto de partida para, desde la etapa de planificacin,
comenzar a tomar el control, minimizando el riesgo.
El inicio de la etapa de planning quedara marcado por cuatro cometidos:
- Definicin de tareas.
- Establecimiento de los plazos para llevarlas a cabo.
- Asignacin de recursos.
- Previsin de resultados, en funcin de tiempo de ejecucin y presupuesto.
Crditos fotogrficos: Maksim

Gestin de proyectos
complejos
Otros aspectos a tener en cuenta en la gestin de proyectos

complejos
Al gestionar proyectos complejos, o de cualquier otro tipo, hay que tener muy en cuenta tres
factores:
- La estrategia, cuyo desarrollo promete alcanzar los objetivos planteados.

- La visin y la misin que, junto con los valores, configuran la cultura de empresa, que
tambin ha de reflejarse en el proyecto y su ejecucin, a lo largo de todas sus fases.
- El entorno: competitivo, dinmico, impredecible a veces, pero tambin impulsor de
innovacin, fuente de conocimiento y global.
Pero, no slo ellos incidirn decisivamente en la consecucin de objetivos, sino que tambin
entran en juego otros aspectos que se debe atender, como:
- La comunicacin: fluida y abierta, cuanto ms transparente y clara, mejor, especialmente de

cara a los miembros del equipo. A la hora de seleccionar las tcnicas de monitorizacin y
anlisis tiene que tenerse en cuenta su capacidad para ser compartidas, en aras de garantizar
que la informacin es accesible cuando tiene que serlo.
- El seguimiento: la monitorizacin del desarrollo de las distintas fases de ejecucin del

proyecto permiten alcanzar un grado de control que contribuye en gran medida a minimizar el
riesgo. El uso de tecnologas y la seleccin de las herramientas adecuadas es fundamental.
- Las personas: motivacin, reconocimiento y autonoma facilitan la creacin de un entorno

de trabajo saludable, donde la proactividad es slo una forma ms de expresin de la
productividad.
La gestin de proyectos complejos plantea oportunidades y desafos que deben saber

canalizarse adecuadamente. El uso de tcnicas de planificacin, administracin y control del

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proyecto y su ejecucin, como el Diagrama de Gantt, permite a los responsables tomar

conciencia de las necesidades y lmites desde una visin global integrada de todas y cada
una de las partes en que puede descomponerse el proyecto. As, desde este conocimiento
es posible realizar los ajustes precisos, controlando las desviaciones y administrando de
forma ptima los recursos disponibles.

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La nueva gestin de proyectos:
necesidades y desafos
El project managment hoy da se enfrenta a nuevos retos, que provocan la aparicin de

necesidades que quizs no se haban planteado con anterioridad, y que son independientes
del sector o actividad de la organizacin. Algunas de estas exigencias tienen que ver con:
- Adaptarse a las nuevas condiciones de mercado.

- Cambiar el modo de competir.
- Integrar la innovacin en los sistemas de gestin y control.
- Apoyarse en la tecnologa para alcanzar la optimizacin en los procesos.
- Aceptar la globalidad como el vehculo de las transformaciones a nivel de datos, de
relaciones y de negocio.
Cuando tantos aspectos diferentes confluyen en una nica responsabilidad es importante

contar con una estructura que, desde un orden lgico, permita visualizar la realidad para no
perder en ningn momento la alineacin con los objetivos ni la sensacin de control.
De entre todas las metodologas que existen, el Diagrama de Gantt debera ser tomado
como la primera opcin, por los beneficios que reporta a la gestin de proyectos, a la hora
de disear la arquitectura de cada plan en sus momentos iniciales.

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Crditos fotogrficos: "Paper Clipboard" by bplanet
Project Management y Diagrama de Gantt

En los primeros estadios de planificacin de un proyecto el Diagrama de Gantt es la
herramienta idnea. Sus ventajas son:
- Su configuracin es sencilla.
- No requiere de profundidad en el detalle.
- Permite completarse aadiendo tcnicas que ofrezcan mejores condiciones para el anlisis
de opciones.
Sin embargo, la claridad que garantiza esta metodologa se torna excesivamente simple a
medida que la planificacin se desarrolla y los planes comienzan a implementarse. Sigue, no
obstante, suponiendo un excelente punto de partida sobre el que continuar construyendo y
es el esqueleto sobre el que se soportan tcnicas como el PERT o el CPM.

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Diagrama de Gantt: para quin
Un proyecto requiere de la interaccin de muchos elementos, pero su rentabilidad se resume

en hallar el modo de optimizar la relacin entre tres variables: alcance, tiempo y coste. Con el
Diagrama de Gantt se plasman las actividades que resultarn en la consecucin de un
proyecto. Hacer efectivo este alcance es una cuestin de recursos, temporales y
econmicos. La gestin debe, desde el principio, buscar minimizar ambos por todos los
medios, para optimizar el resultado final.
Sin embargo, la complejidad de los proyectos de este tipo hace que lo ms habitual sean los
imprevistos, lo que provoca que los directores de proyecto, project managers y
responsables de ejecucin tengan que lidiar con retrasos, compras extra o la modificacin de
las condiciones pactadas, que termina repercutiendo en el planning.
El Diagrama de Gantt es la fotografa que les permite visualizar una imagen muy realista de la
situacin. Condensar tanta informacin, libre de detalles que puedan distraer la atencin en la
toma de decisiones importantes, permite concentrarse en los asuntos que realmente tienen
relevancia. De esta forma se puede conocer cul es la accin a tomar en cada caso, ante
cada circunstancia que exige una reaccin inmediata.

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Crditos fotogrficos: "Bookkeeping With Pen" by adamr
Los principales beneficiarios del Diagrama de Gantt

Cuando desde el principio del proyecto se trabaja con el Diagrama de Gantt, se est
plantando la semilla de mltiples beneficios que reportarn a lo largo de todo el periodo de
ejecucin. Estas ventajas se deslizan en cascada hasta alcanzar a todos quienes de una
manera u otra, participan en el proyecto, como:
- Impulsores del proyecto: desde la generacin del proyecto y la creacin de la estrategia, el

Diagrama de Gantt es la herramienta idnea para plasmar grficamente la idea sobre la que
todo el plan se desarrollar. La misin se desglosa en actividades que se adscriben a la
variable tiempo para su ejecucin ordenada.
- Responsables y directores de proyecto: encargados de perfeccionar y ajustar a la realidad

la estrategia, traducida en barras que representan las distintas actividades en que cada etapa

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del proyecto se descompone y su relacin con el tiempo previsto para alcanzar cada
objetivo.
- Integrantes del proyecto: la transparencia es la mejor forma de apelar a la responsabilidad

individual de los miembros del equipo y de minimizar errores y malentendidos. Compartir la
informacin de forma clara, tal y como se dispone en el Diagrama de Gantt es la mejor gua
para que cada persona sepa cmo y cundo debe actuar.
- Terceros que pueden guardar relacin puntual o no con el proyecto: no slo la propia
organizacin participa en el desarrollo de un proyecto. Colaboradores, proveedores, socios
profesionales, clientes... mantener una buena comunicacin es clave para ganar en fluidez y la
simplicidad y ausencia de mayores detalles que proporciona esta herramienta la hacen ser
muy adecuada para este uso.

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Comunicacin y colaboracin a travs
del Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt no es slo una tcnica de gestin. Adems de ser una de las
metodologas de uso ms extendido en el management internacional desde hace dcadas,
se trata de un instrumento de comunicacin de gran valor. Las claves que hacen que esta
forma de gestin sea tan utilizada son:
- Simplicidad de uso.
- Impacto visual.
- Capacidad de actualizacin.
- Poder de condensar la informacin.
En un proyecto estn involucradas muchas personas diferentes cada una de las cuales
ostenta distintos roles. La complejidad del desarrollo de un plan de este tipo requiere de la
intervencin de profesionales y especialistas que, en ocasiones, provienen de diferentes
zonas geogrficas y ni siquiera comparten un mismo idioma. La comunicacin es
fundamental para fomentar un proceso participativo, del que todos resultarn beneficiados.

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Crditos fotogrficos: "Networks And Communications" by xedos4
Comunicar con el Diagrama de Gantt en la prctica

Lograr un punto de informacin comn es procurar un entorno de trabajo saludable y eficaz.
El Diagrama de Gantt resuelve muchas de las cuestiones que pueden plantearse a la hora de
elegir el mejor medio de comunicacin para dar respuesta a las necesidades de grupos
heterogneos, como suele suceder en muchos proyectos, y su uso puede concretarse en:
- Preparacin de un calendario de ejecucin para compartir con terceros participantes en el

proyecto o con el resto de miembros de la empresa.
- Planificacin y programacin del proyecto.
- Asignacin de recursos a cada tarea.
- Distribucin temporal de las actividades que componen el proyecto.
- Actualizacin de lo dispuesto en el planning a medida que avanza la ejecucin.
Cuanto ms detalle se incluya en la confeccin del Diagrama de Gantt, mayores posibilidades

de anlisis brindar. Utilizando esta herramienta se crea un entorno colaborativo que

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consigue detectar desviaciones prematuramente, gracias a las actualizaciones, por lo que

reconducir acciones ayudar a evitar gastos extra y demoras en los plazos previstos.
Todo esto es posible porque la sencillez con la que se trabaja sobre un Diagrama de Gantt
minimiza el tiempo necesario para operar con los datos en l recogidos. Este mtodo permite
incluso compartir contenidos en tiempo real con el resto de participantes en el proyecto,
gracias a las nuevas tecnologas que facilitan la movilidad y la inmediatez que los proyectos
hoy da requieren, en respuesta a las demandas de los mercados actuales.

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Diagrama de Gantt en la prctica 1:
definicin de tareas. Duracin, orden y
dependencias
Incorporar tcnicas como el Diagrama de Gantt en la gestin de proyectos complejos facilita

dos de las tareas que mayor impacto causan en los resultados finales: la planificacin y el
seguimiento. A la hora de llevar a la prctica esta metodologa se debe comenzar por la
definicin de tareas.
Este primer paso que buscar definir las etapas y actividades en que el proyecto se
estructurar, requiere de un planteamiento que considere tres variables:
- Duracin
- Orden
- Dependencias
En funcin de ellas y de sus relaciones, ser posible calcular la asignacin de recursos o la

distribucin de cargas de trabajo para cada actividad. Asimismo, si se saben complementar
adecuadamente, es posible acceder a anlisis ms profundos que permitan minimizar el
riesgo.

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Crditos fotogrficos: "Question Symbol" by graur razvan ionut
La lnea de tiempo ms eficiente en la gestin de proyectos:

Diagrama de Gantt
El Diagrama de Gantt se compone de dos ejes, vertical y horizontal, sobre los que quedan
reflejados las actividades en que se desglosa el proyecto asociadas a su calendario de
ejecucin. Las distintas fases, las tareas que cada una comprende y el plazo estimado para
su consecucin se plasman de manera sencilla y muy visual. stas son dos de las principales
ventajas del Diagrama de Gantt aplicado a la gestin de proyectos complejos.
En la prctica, para confeccionar un Diagrama de Gantt, los datos deben quedar distribuidos
de la siguiente manera:
- Eje horizontal: representa las unidades de tiempo en que se planificar el desarrollo del
proyecto. Es lo ms parecido a un calendario y puede detallarse en trminos diarios,

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semanales, mensuales, etc.
- Eje vertical: recoge las actividades que han de llevarse a cabo, distribuidas o no por
partidas. Cada una de estas tareas se corresponde con una barra horizontal de longitud
proporcional a la estimacin temporal de su duracin. El principio de la barra marca el
momento previsto para el inicio de la actividad y el final determina su plazo mximo de
finalizacin. El grosor de estas barras no aporta informacin alguna.
Adems de las tareas y su correspondencia temporal, en el diagrama pueden resaltarse

acontecimientos. Estos eventos que, al corresponder a reuniones, hitos a conseguir o avisos
importantes no suelen tener asignada una duracin especfica; funcionan como puntos de
conexin aportando una informacin extra a todas las personas que tienen acceso a l.
Pueden usarse tambin para marcar el cambio de fase o etapa.
La metodologa del Diagrama de Gantt permite, mediante el uso de tcnicas adicionales,

determinar el camino crtico del proyecto. Conocer el mnimo plazo de ejecucin depende de
una acurada representacin, resultado de un esfuerzo previo de listado de actividades,
definicin de tiempos y prioridades y, no menos importante, designacin del orden lgico de
consecucin.
Este grfico, con su sistema de coordenadas, indica el progreso que se debe seguir y los
tempos que marcarn el desarrollo previsto de proyecto. Hacer un seguimiento se plantea
como algo imprescindible para extraer toda la utilidad de la herramienta y poder optimizar los
plazos de ejecucin de las distintas actividades, practicando ajustes si fuere necesario. El
Diagrama de Gantt requiere de actualizacin continua y puede, en todo caso, completarse
con la previsin de recursos para un resultado que aportar mayor alcance al anlisis y la
implementacin de la estrategia.

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Diagrama de Gantt en la prctica 2:
cronograma. El peso de la experiencia en
el establecimiento de prioridades
De forma previa a reflejar en los ejes del Diagrama de Gantt las actividades a realizar y el
tiempo estimado para su ejecucin, se deben llevar a cabo algunas tareas de preparacin.
Habra que comenzar elaborando una lista de todas las que se considera que intervendrn en
el desarrollo. La mayora de las actividades que componen un proyecto estn
interrelacionadas: de unas dependen otras y al trmino de las primeras dan comienzo las
siguientes, y as sucesivamente.
Hacer una previsin realista implica optimizar recursos y, sobre todo, ganar tiempo o, al
menos, no perderlo. Evitar desajustes desde los primeros estadios de definicin es
primordial, pero no es sencillo. La experiencia juega un rol importante en el establecimiento
de prioridades y eso se ve reflejado en el resultado final que queda expuesto en el Diagrama
de Gantt.

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Crditos fotogrficos: "Business Concept With Charts" by cooldesign
El establecimiento de prioridades en el Diagrama de Gantt

Cuando el proyecto se descompone en actividades secuenciales, el final de cada una marca
el inicio de la que le sigue. Un retraso en la ejecucin de la primera proyectara sus efectos en
todas las dems y, aunque esta circunstancia en la prctica puede deberse a muchos
factores, no se puede olvidar que, en cierta medida, es posible prever un desenlace de este
tipo desde la fase de planificacin de proyecto.
La experiencia es el mejor aliado a la hora de preparar el Diagrama de Gantt ya que en base a

ella es posible predecir:
- Cules son las actividades que involucran a un mayor nmero de personas y recursos.
- Cmo trabajan los proveedores y subcontratistas, en los casos en que su intervencin sea
necesaria.
- Cules son los plazos de entrega de los suministros necesarios para la ejecucin de una

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tarea.
- En qu momentos es necesario cumplir con determinadas formalidades o requisitos
legales, que suponen al final un tiempo extra.
Asignar un lmite temporal ms holgado a actividades de este tipo puede proveer un margen
de tiempo que ser de gran valor en las ltimas fases de la ejecucin del proyecto. Conocer
bien el sector, la empresa y los procesos, las personas y su forma de trabajar, as como
haber trabajado en otras ocasiones en proyectos similares, es crtico para establecer
prioridades y aumentar la utilidad del Diagrama de Gantt.
Adicionalmente, estos conocimientos sirven tambin para enriquecer las bondades de la

herramienta. Gantt hace posible, mediante complementos o notas informativas, perfeccionar
su aportacin a la inteligencia de proyecto.
Algunas de las formas ms eficaces de hacerlo seran correlacionando las necesidades de

personal con cada tarea o actividad, para tener una idea precisa de las cargas de trabajo y su
traduccin en costes; o controlando el progreso de las actividades para, mediante un
seguimiento de su evolucin, conocer si estn sufriendo desviaciones que, al estar a tiempo,
an es posible reconducir sin mayores repercusiones.

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Cmo elegir herramienta para disear
diagramas Gantt: la adaptabilidad
Cuando el uso del Diagrama de Gantt comenz a hacerse popular, a finales de la dcada de
los setenta, su presentacin era manual. Los grficos se dibujaban en papel y as, a mano
alzada, se trazaban las barras representando cada actividad que compona los proyectos y
se plasmaba la duracin prevista.
La tecnologa ha evolucionado, pero tambin lo han hecho la sociedad, las empresas y la

forma de trabajar de las personas. Los entornos empresariales se nutren de influencias de
todo tipo y se ven enriquecidos con la colaboracin de activos que, en muchas ocasiones,
slo tienen en comn el proyecto en s.
Contemplando la diversidad de participantes que intervienen en un proyecto, merece la pena

apostar por una herramienta verstil para el diseo del Diagrama de Gantt. Las
caractersticas que debe presentar, al menos, la solucin elegida son:
- Posibilidad de actualizacin.
- Sencillez de diseo.
- Facilidad a la hora de trabajar con ella.
- Apertura a la incorporacin de herramientas complementarias.
- Accesibilidad, que permita ser compartida para crear un entorno colaborativo basado en
ella.

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Las mejores herramientas del mercado para disear el Diagrama de

Gantt
Teniendo en cuenta los requisitos mnimos exigibles a cualquier herramienta de diseo del
Diagrama de Gantt, para asegurar que sta pueda dar cobertura a las necesidades de
gestin de proyectos complejos, existen distintas alternativas, gratuitas y de pago, que
pueden considerarse a la hora de seleccionar la que resumir el plan de proyecto.
Crditos fotogrficos: "Business Graph" by ddpavumba
Entre las gratuitas destacan:
1. TaskJuggler: la mejor opcin de entre todas las herramientas gratuitas de gestin de

proyectos. Cumple con todos los requisitos mnimos que se mencionaban en lneas
anteriores y su aporte a la direccin de proyecto es comparable al de Microsoft Project.
Adems, es compatible con todos los sistemas operativos del mercado.

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2. Gantter: no requiere de instalacin y adems es compatible con las principales

herramientas de gestin de proyectos. Su potencial reside en el gran valor que aporta a la
hora de crear un entorno colaborativo y la facilidad con que permite realizar modificaciones y
actualizaciones de los contenidos.
3. Gantt Designer: funcionamiento similar a una hoja de clculo. Sus ventajas son la facilidad
a la hora de modificar datos y la variedad de opciones de diseo. Sus contenidos pueden
compartirse a travs de la web y con Microsoft Office.
4. ProjectLibre: una de las ltimas herramientas que han llegado al mercado. Completa, de
sencillo manejo y compatible incluso con la gestin de mltiples proyectos. Si hubiese que
destacar algn inconveniente sera la precariedad de sus opciones de reporting.
5. Microsoft Excel: no sirve para crear Diagramas de Gantt, pero puede usarse en la gestin
de proyectos complejos por la facilidad de diseo de sus grficos. Su desventaja ms
importante es que no permite hacer actualizaciones de manera natural.
6. GanttPV: ms complejo de utilizar que otras aplicaciones gratuitas, presenta, sin embargo,
un importante beneficio a la hora de calcular costes, ya que permite realizar previsiones, en
base a un coste por hora fijado previamente. Sus principales inconvenientes son que no es
compatible con otros software de gestin de proyectos y adems no hace posible compartir
contenidos.
Las opciones de pago ms interesantes son:
1. Microsoft Project: probablemente la herramienta ms completa para la gestin de

proyectos complejos. Adems del Diagrama de Gantt permite hallar la ruta crtica, calcular
costes, evaluar la distribucin de recursos, detectar desviaciones, etc. Es muy sencilla de
utilizar y extraordinariamente visual, algo que mejora la comunicacin.
2. Miscrosoft Visio: es una de las mejores opciones cuando el compartir informacin de

proyecto es una prioridad. Su manejo es sencillo y la riqueza de grficos y posibilidades de

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representacin del contenido son dos aspectos a tener en cuenta.
3. GanttProject: muy til a la hora de establecer las dependencias entre actividades. Su

principal beneficio es que, de forma automtica, genera un diagrama PERT asociado as
como otro que refleja las necesidades de mano de obra. Su funcionamiento es simple y,
adems, es fcil de compartir y de exportar en distintos formatos.
4. SmartSheet: crear listas de tareas, hacer previsiones, trabajar en mltiples proyectos,

mantener toda la informacin actualizada... son slo algunos de sus puntos fuertes. El ms
destacable, sin duda, la posibilidad que brinda de colaboracin en tiempo real. No obstante,
esta opcin no est exenta de desventajas, como la falta de esa visin comparativa que
refleje los cambios y que tan necesaria resulta para la gestin de proyectos complejos; o el
modo en que relega la distribucin de recursos a un segundo plano por poner un mayor
acento en las actividades.
Adems de estas opciones, en el mercado existen muchas ms como ProjectManager,

BaseCamp, ProjectBubble, LiveTimer, FourteenDayz, Budgetic, WorkForceTrack, Dooster,
etc.. que puede ser interesante revisar hasta encontrar la que verdaderamente se ajusta a las
necesidades puntuales del proyecto que se est planeando.

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Alternativas a Gantt
Diagrama de Gantt, Pert, CPM, Task Calendar... La ejecucin de un proyecto depende en

gran medida de su planificacin. Alcanzar el xito en la gestin de proyectos complejos tiene
mucho que ver con escoger la herramienta adecuada pero, antes de proceder a su seleccin,
hace falta invertir un poco de tiempo en hacer un esfuerzo introspectivo que resulte en un
resumen de las principales necesidades que se plantean en esta fase previa al inicio de los
trabajos.
Conociendo las exigencias del proyecto es ms sencillo definir qu tipo de aplicacin podr
dar la cobertura esperada en cuanto a:
- Control de costes.
- Distribucin de recursos.
- Previsiones.
- Anlisis what if.
- Seguimiento de tareas.
- Monitorizacin de los tiempos de ejecucin.
Cuando se trata de llevar a cabo la gestin de un proyecto complejo, o si se requiere ejercer

un control sobre varios proyectos que se desarrollan simultneamente, puede que el
Diagrama de Gantt no sea suficiente, o que, directamente, no sea lo que se busca.
Ms all del Diagrama de Gantt

Gantt se queda corto a la hora de representar proyectos sujetos a muchos cambios, donde
el dinamismo en las dependencias, en los requerimientos de cada actividad o en los plazos

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incluso, sea una constante. Por el contrario, adentrarse en la complejidad de esta herramienta
cuando lo que se tiene entre manos es un proyecto con un nmero de participantes muy
limitado (mximo dos) o con una configuracin eminentemente lineal es excesivo y va en
detrimento de los resultados porque, en vez de facilitar la gestin, la dificulta.
Crditos fotogrficos: "Pen And Business Graph" by jannoon028
Cuando esto sucede, se deben plantear otras alternativas. Algunas de las ms interesantes
son:
- Pert: es la herramienta idnea cuando el proyecto consta de un gran nmero de actividades

que discurren en paralelo, adems de secuencialmente. Proporciona todas las facilidades
para efectuar modificaciones, actualizar la informacin e incluso permite contemplar distintas
estimaciones de tiempo asociadas a cada tarea.
- CRM: similar a Pert, CRM muestra la ruta crtica de un proyecto, su trayectoria ptima que,

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por supuesto, puede sufrir modificaciones a medida que se producen cambios en las
circunstancias reales.
Aunque stas son las principales, su uso puede complementarse entre s, o mediante la
incorporacin de otras, quizs menos conocidas, como pueden ser:
- El diagrama de Hitos.
- Diagrama de Milestone.
- Diagrama de red.
- Diagrama de flechas.
- Diagrama de precedencias.
- La lista de tareas bidimensional.
- El mtodo de la cadena crtica.
- El mtodo de redistribucin de recursos.
Llevarlas a cabo precisar de la intervencin de un software que ayude a optimizar resultados

como cualquier de los que pueden encontrarse en el mercado, tanto de forma gratuita como
de pago.

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El mtodo de la ruta crtica: CPM
Todo proyecto se descompone en actividades, relacionadas directamente o no, que se

desarrollan secuencialmente o simultneamente. Controlar la duracin de cada una es ganar
influencia en el tiempo total de ejecucin y, por eso, supone uno de los mayores retos de la
gestin de proyectos complejos.
El Diagrama de Gantt, la tcnica ms frecuentemente empleada para administrar tareas en

funcin de su duracin estimada, puede no ser suficiente para garantizar el control que se
requiere sobre las operaciones y los recursos cuando los proyectos aumentan de volumen o
de nmero. En estos casos, la solucin reside en la utilizacin del CPM (Critical Path Method),
tambin conocido como el mtodo de la ruta crtica.
Crditos fotogrficos: NuggetKiwi

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Cmo poner el mtodo CPM en prctica

Para poder hallar la ruta crtica y simplificar as la gestin de proyectos complejos, es preciso
partir de un cierto nivel de conocimiento que debe incluir:
- Conocer cules son todas las actividades que componen el proyecto, estableciendo
prioridades y conociendo el estado de las dependencias.
- Asociar cada actividad a un lmite temporal.
- Determinar los recursos que a priori se estiman necesarios para la ejecucin de cada tarea.
Partiendo de estos datos, se puede disear un diagrama de red en el que cada actividad se
situar en un nodo, relacionado y posicionado con respecto a las dems. Conociendo la
previsin acerca del tiempo necesario para la conclusin de cada una, se proceder a
identificar la ruta crtica, teniendo en cuenta los tiempos de inicio y fin de cada tarea y
calculando sus holguras.
En cada caso, esta ruta crtica vendr determinada por todas aquellas actividades sucesivas
cuya holgura sea igual a cero. La actualizacin es fundamental, como tambin lo es el saber
que la mayora de proyectos pueden contar con varias rutas crticas, no solamente una.
El mtodo CPM tiene un nico inconveniente: que esta metodologa no contempla la

incertidumbre, es decir, que para poder analizar escenarios simulados hay que recurrir a otras
tcnicas, como Pert. Sin embargo, sus beneficios son muchos y entre sus ventajas se
encuentran:
Otorga la capacidad de predecir el plazo mximo de finalizacin de un proyecto.

Permite discernir entre las distintas actividades, mostrando claramente las que son
prioritarias para ajustarse al planning.
Su planteamiento es tan visual que contribuye a adquirir una comprensin grfica muy
clara del proyecto en conjunto.

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Pert, el complemento perfecto
Cuando se buscan las mejores tcnicas para la gestin de proyectos complejos, Pert
(Project Evaluation and Review Techniques) siempre aparece entre las distintas opciones a
barajar, seguramente por su cualidad de ser el complemento perfecto. No slo lo es para los
usuarios de la metodologa CPM, que en su manejo echan en falta una herramienta que les
ayude a calcular la incertidumbre; sino que tambin lo es para quienes emplean el Diagrama
de Gantt, tcnica bastante precaria en cuanto a clculos adyacentes.
Lejos de la certeza de las consideraciones temporales con que se trabaja en CPM, cuando se
usa Pert se trabaja con distintas probabilidades asociadas a la variable tiempo. Antes de
comenzar a disear la malla Pert hace falta conocer:
- Las actividades que componen el proyecto.

- Las dependencias entre ellas.
- La duracin estimada de cada una.
Crditos fotogrficos: Jeremykemp

Gestin de proyectos
complejos
Gestin de proyectos complejos con Pert, paso a paso

Conocidos estos datos, se debe proseguir con la determinacin del tiempo de ejecucin de
las actividades. Esta estimacin se lleva a cabo asociando a una funcin probabilstica beta
este factor temporal interpretado de tres modos distintos:
- Optimista
- Normal
- Pesimista
Conjugando estos tres escenarios a travs de la frmula adecuada, se obtiene el resultado

que determina el tiempo esperado. Cuando se conoce el tiempo esperado para cada
actividad se disea una malla formada por nodos, similar grficamente a la que se utiliza en el
mtodo CPM, gracias a la cual ser posible calcular:
- La ruta crtica.
- La varianza para cada actividad.
- La desviacin estndar de la ruta crtica.
Todos estos datos hacen posible dar respuesta a cuestiones sobre la probabilidad de
alcanzar la consecucin de un proyecto en un plazo de tiempo determinado; informacin que
ofrece un punto de vista muy interesante y una aproximacin muy necesaria a la ejecucin
real del planning, de gran valor para la gestin de proyectos complejos.

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Planificacin, control y seguimiento de
proyecto: la suma de todos
Optimizar recursos, minimizar el riesgo, reducir los costes... en otras palabras, ser un experto
en gestin de proyectos complejos implica saber tomar las decisiones adecuadas en el
momento preciso. Las latencias generan incertidumbres que pueden conllevar a la prdida de
control y, por eso mismo, a la hora de administrar un proyecto la precisin es una necesidad.
Apoyarse en las herramientas adecuadas puede significar el ser capaz de prever los
resultados y por eso, familiarizarse con determinados mtodos y tcnicas, conocer cmo
sacarles el mayor partido, saber qu herramientas simplifican su ejecucin y dnde
encontrarlas son, entre otros, tareas que un responsable de proyecto no puede obviar.
Crditos fotogrficos: "Target Board" by Danilo Rizzuti

Gestin de proyectos
complejos
La eleccin no es una opcin

Pensando en grande, los lmites no tienen cabida y entonces, cuando se trata de gestionar un
proyecto de tamaa diversidad, de tal volumen, con tantas implicaciones, por qu forzarse a
escoger cuando se puede tener todo?
La representacin grfica del planning de un proyecto es el tablero sobre el que se movern

las fichas del seguimiento. Cuanto ms precisa, detallada, completa, pero a la vez sencilla,
comprimida y grfica sea esta fotografa, mayor utilidad se desprender de ella. Se ha hecho
la seleccin de tcnica y herramienta adecuada cuando:
- Su manejo es simple e intuitivo.

- Toda la informacin que se precisa conocer tiene cabida de forma estructurada.
- Es posible practicar nuevas anotaciones, comentarios, modificaciones y, por supuesto,
actualizar los contenidos en todo momento.
- Permite facilitar la comunicacin, es sencilla de compartir y fomenta la colaboracin entre
todos los participantes en el proyecto.
En cualquier caso, existen tres mtodos que no pueden faltar si se quiere llevar a cabo una
administracin de proyecto inteligente, que supedite cada actividad a un control racional y
exhaustivo:
- Diagrama de Gantt
- CPM
- Pert
Aunque las tres metodologas pueden emplearse de forma independiente (si bien, tambin es
cierto que las dos ltimas estn tan vinculadas que, prcticamente la totalidad de las veces,
se emplean conjuntamente), el emprender la planificacin de un proyecto contando con las
tres facilita el xito en la gestin ya que, pese a ser tcnicas muy completas, los vacos que

Gestin de proyectos
complejos
deja cada una quedan cubiertos por las dems, brindando as, en conjunto, una visin global
muy exacta de las necesidades del proyecto que permite una toma de decisiones a tiempo y
minimizar el riesgo, al proporcionar datos sobre:
- Las actividades en que se sustenta el proyecto y su duracin.

- Los recursos humanos necesarios en cada caso.
- Los hitos y/o eventos reseables a lo largo del periodo de desarrollo de proyecto.
- Los costes y sobrecostes, si los hubiere.
- La existencia de demoras, retrasos o ineficiencias con respecto al planning original.
Si los datos obtenidos reflejan la necesidad de practicar cambios en el calendario inicial

debido al aumento de los plazos de entrega o ejecucin de determinadas actividades, puede
contemplarse la posibilidad de aplicar tcnicas de aceleracin que, aunque acortan
efectivamente el tiempo estimado para la conclusin del proyecto, no estn exentas de
riesgo. Las ms habitualmente utilizadas son:
- Crashing.
- Divisin por fases.
- Buffer Management.
- Fast Tracking.
- Programacin mainline - offline.

Gestin de proyectos
complejos
12
Gantt y las buenas prcticas en gestin
de proyectos
Quienes saben combinar con xito los recursos y los costes de un proyecto, orientndolos
hacia la consecucin de los objetivos prefijados tienen la clave del xito en la gestin de
proyectos complejos. Ms all del uso de tcnicas como el Diagrama de Gantt o Pert, la
pericia en este campo tiene que ver con la observacin de algunas recomendaciones que se
traducen en una pequea lista de buenas prcticas que puede resumirse en cinco puntos.
Crditos fotogrficos: "Success Road Sign" by scottchan

Gestin de proyectos
complejos
Directrices para la gestin de proyectos complejos

Finalizar un proyecto dentro del plazo establecido para ello, ajustar los costes al mximo, sin
sobrepasar en ningn caso el presupuesto asignado para cada actividad, y obtener
resultados de calidad, es producto de la mezcla adecuada de planificacin, seguimiento y
control. La forma de combinar estas tres acciones marcar la diferencia entre xito y fracaso.
Recopilar cinco buenas prcticas para la gestin de proyectos complejos est relacionado
con el modo de conjugar las variables anteriormente expuestas. La experiencia dicta que hay
que poner nfasis en:
- La planificacin del proyecto: ahorrar tiempo en esta fase de preparacin puede pagarse
muy caro cuando la deadline se acerca.
- Perfeccionar un plan de trabajo realista: apoyarse en una lnea de tiempo donde las
diferentes actividades que componen el proyecto y sus duraciones estimadas queden
representadas es un buen punto de partida. A medida que la ejecucin avanza se puede y se
debe, ir completando este gran esquema, dotando de detalle y actualizando la informacin
que contiene.
- Llevar una apropiada gestin del riesgo: resolver todas las cuestiones que surjan a medida
que vayan apareciendo es necesario para evitar males mayores; pero an ms importante es
anticiparse y tratar de prever los riesgos que pueden presentarse a lo largo del proyecto y
que repercutirn en costes o retrasos. Durante el desarrollo, se ha de permanecer alerta, para
evitar la aparicin de contratiempos que no se haban podido anticipar.
- Saber administrar el alcance del proyecto: saber gestionarlo, o negociarlo con

patrocinadores o grupos de inters, no es una tarea previa al inicio de los trabajos, sino que
esta habilidad deber ser puesta en prctica cada vez que se requiera un cambio o cuando
se reciban nuevas propuestas cuya incidencia afecte a la raz del planning original. Del mismo
modo, hay que tratar de ser asptico a la hora de dar va libre a los pequeos cambios que,

Gestin de proyectos
complejos
aunque aparentemente carezcan de significancia en relacin a la planificacin, de acumularse

podran causar un impacto mucho mayor de lo que se calcula.
- Dominar los procedimientos ligados a los roles de responsabilidad en un proyecto: revisar

el plan de trabajo regularmente, monitorizar las fluctuaciones del presupuesto, hacer
seguimiento de las actividades en desarrollo y actualizar el planning son algunas de las tareas
a las que todo responsable de proyecto debe dar cobertura. Por supuesto, cuestiones como
la calidad, la comunicacin, los requisitos legales, y otros asuntos de este tipo merecen
tambin atencin prioritaria.

Gestin de proyectos
complejos
13
El xito en la gestin de proyectos
complejos
El xito en la gestin de proyectos complejos se ayuda del uso de la tecnologa, aplicada al

tratamiento de la informacin y a la comunicacin; se gua por las tcnicas, como el Diagrama
de Gantt, CPM, Pert o las metodologas de crashing; y se sustenta en tres pilares, que son
denominador comn en el modo de administrar y liderar un proyecto de los roles ms
experimentados:
- Sistematizacin.
- Personalizacin.
- Actualizacin continua.
Crditos fotogrficos: "Business Background" by cooldesign

Gestin de proyectos
complejos
Gestin de proyectos complejos: cmo evitar los errores ms

frecuentes
Quienes ostentan una responsabilidad de este calibre aprecian la objetividad en los datos, la
claridad en el anlisis y la perfeccin en los mtodos. Todos coinciden que un proyecto que
se ha gestionado con xito ha finalizado en el plazo esperado proporcionando resultados de
calidad y sin malgastar ni un solo recurso, ni humano ni econmico.
La dificultad viene dada, primero, porque todas las variables que resultan en la consecucin
del proyecto estn interrelacionadas; y segundo, porque en un proyecto complejo el volumen
de actividad alcanza niveles difciles de monitorizar, situacin que suele tornarse an ms
complicada de controlar si se tiene en cuenta que las tareas no slo se suceden, sino que se
simultanean, con todo lo que ello implica.
En un entorno de este tipo, existen algunos errores que se deben evitar:
- No haber planificado tiempo extra, sobre todo en las primeras fases del proyecto.
- Descuidar pequeas variaciones, en los plazos o en el presupuesto que, a pesar de su
mnima incidencia presente pueden crear una tendencia difcil de corregir ms adelante.
- Carecer de informacin precisa acerca del desarrollo de proyecto, especialmente en lo
concerniente a la ejecucin y consecucin de actividades y al flujo de recursos.
- Permitir licencias en relacin a la calidad.
- No advertir a tiempo la prdida de motivacin del equipo.
La experiencia, la preparacin y la informacin son las armas que los responsables de la

gestin de proyectos complejos pueden usar en su favor ante las circunstancias adversas.
Quienes ya estn listos para hacer frente a los altibajos de un proyecto, la presin de la
administracin de equipos, las negociaciones y los plazos, son personas con capacidad

Gestin de proyectos
complejos
para:
- Actuar proactivamente para, en base a una estrategia predefinida, buscar la mejora continua
en la gestin de proyectos.
- Apoyarse en las nuevas tecnologas para multiplicar su alcance reduciendo tiempos de
respuesta y minimizando el riesgo.
- No temer al cambio.
- Planificar, sin dejar de comprender el dinamismo que todo desarrollo de proyecto lleva
implcito.

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complejos
Acerca de OBS:
LA 1 ESCUELA DE NEGOCIOS 100% ONLINE

Online Business School (OBS) nace en 2007 como la primera escuela de negocios
totalmente online en lengua espaola. Con un equipo de profesores en activo en todo el
mundo, apostamos per formar directivos y gestores de negocio que lideren compaas e
instituciones, poniendo a su alcance una formacin que es lder en programas innovadores y
que se adelantan a los cambios del entorno empresarial.
OBS EN LOS RANKINGS

Online MBA List 2013 (Financial Times).
El Executive MBA y el Global MBA OBS han sido reconocidos entre los mejores MBA
Online del mundo, segn el ranking del prestigioso diario econmico Financial Times
"Online MBA List 2013".
Ranking Iberoamericano de Centros de Formacin Online 2013.
OBS, mejor centro de formacin online en espaol segun el Ranking Iberoamericano
de Centros de Formacin Online en espaol 2013.
Este ranking tambin incorpora una clasificacin de los mejores programas online.
Tres de estas categoras estn lideradas por programas de Online Business School:
Global MBA de OBS, mejor MBA online en espaol
Mster en Direccin de Marketing y Gestin Comercial, mejor programa online
en espaol del rea de Marketing.
Mster en Direccin y Gestin Financiera, mejor programa online en espaol
del rea financiera.
Adems, el Executive MBA y el Mster en Direccin de Recursos Humanos de OBS
han sido considerados los segundos mejores programas online de sus reas.
TITULACIN OBS

Gestin de proyectos
complejos
Al realizar nuestros programas, nuestros alumnos obtienen titulacin de Universitat de

Barcelona, adems de las titulaciones propias que otorgan Online Business School y EAE
Business School.

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El inicio de la etapa de planning quedara marcado por cuatro cometidos:

Crditos fotogrficos: Maksim

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Otros aspectos a tener en cuenta en la gestin de proyectos

- La estrategia, cuyo desarrollo promete alcanzar los objetivos planteados.

- La comunicacin: fluida y abierta, cuanto ms transparente y clara, mejor, especialmente de

- El seguimiento: la monitorizacin del desarrollo de las distintas fases de ejecucin del

- Las personas: motivacin, reconocimiento y autonoma facilitan la creacin de un entorno

La gestin de proyectos complejos plantea oportunidades y desafos que deben saber

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proyecto y su ejecucin, como el Diagrama de Gantt, permite a los responsables tomar

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El project managment hoy da se enfrenta a nuevos retos, que provocan la aparicin de

- Adaptarse a las nuevas condiciones de mercado.

Cuando tantos aspectos diferentes confluyen en una nica responsabilidad es importante

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Project Management y Diagrama de Gantt

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Un proyecto requiere de la interaccin de muchos elementos, pero su rentabilidad se resume

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Crditos fotogrficos: "Bookkeeping With Pen" by adamr

Los principales beneficiarios del Diagrama de Gantt

- Impulsores del proyecto: desde la generacin del proyecto y la creacin de la estrategia, el

- Responsables y directores de proyecto: encargados de perfeccionar y ajustar a la realidad

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- Integrantes del proyecto: la transparencia es la mejor forma de apelar a la responsabilidad

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Comunicar con el Diagrama de Gantt en la prctica

- Preparacin de un calendario de ejecucin para compartir con terceros participantes en el

Cuanto ms detalle se incluya en la confeccin del Diagrama de Gantt, mayores posibilidades

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consigue detectar desviaciones prematuramente, gracias a las actualizaciones, por lo que

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Incorporar tcnicas como el Diagrama de Gantt en la gestin de proyectos complejos facilita

En funcin de ellas y de sus relaciones, ser posible calcular la asignacin de recursos o la

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La lnea de tiempo ms eficiente en la gestin de proyectos:

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semanales, mensuales, etc.

Adems de las tareas y su correspondencia temporal, en el diagrama pueden resaltarse

La metodologa del Diagrama de Gantt permite, mediante el uso de tcnicas adicionales,

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El establecimiento de prioridades en el Diagrama de Gantt

La experiencia es el mejor aliado a la hora de preparar el Diagrama de Gantt ya que en base a

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Adicionalmente, estos conocimientos sirven tambin para enriquecer las bondades de la

Algunas de las formas ms eficaces de hacerlo seran correlacionando las necesidades de

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La tecnologa ha evolucionado, pero tambin lo han hecho la sociedad, las empresas y la

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Las mejores herramientas del mercado para disear el Diagrama de

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Entre las gratuitas destacan:

1. TaskJuggler: la mejor opcin de entre todas las herramientas gratuitas de gestin de