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INTRODUCCION

Este manual le permitir de manera rpida, solucionar las dudas con


respecto al programa ANTARES Contabilidad, ya que esta diseado de
forma grfica. Si en algn caso este manual no le soluciona su duda,
tiene alguna inquietud o sugerencia comunquese con uno de nuestros
asesores a nuestro departamento tcnico.

Cmo Utilizar este manual?

Este manual esta separado por captulos, cada tema es un capitulo y


esta determinado por un titulo en recuadro.
Despus de cada titulo, y en negrita y antecedido por flechitas
encontrara la ruta a seguir en los botones para llegar a la opcin
determinada en ese capitulo.

Las opciones paso a paso van antecedidas por una estrella.


Generalmente el texto va acompaado de la imagen de la pantalla.

Requerimientos del Sistema

ANTARES Contabilidad es un sistema moderno, a la vanguardia de la


tecnologa y con todas las caractersticas de las bases de datos actuales,
por este motivo est diseado en su fase inicial para Windows
95/98/2000/Me, Windows NT. A continuacin le presentamos las
caractersticas mnimas para que ANTARES Contabilidad funcione a la
perfeccin.

Con bases de datos Access 97


Procesador Pentium
Espacio libre en disco duro de 50MB
Windows 95/98/Milenium, 2000 o 2003 Server, XP
Memoria RAM 128 MB.

Con bases de datos Access XP


Procesador Pentium III
Espacio libre en disco duro de 100MB
Windows XP- 2000 o 2003 Server
Memoria RAM 256 MB
2

Tabla de Contenido

INTRODUCCION ........................................................................................................ 1
Cmo Utilizar este manual?..................................................................................... 1
Requerimientos del Sistema ...................................................................................... 1

INSTALACIN............................................................................................................ 4

COMO CREAR EL ARCHIVO SYSTEM.MDW............................................................... 6

INGRESAR AL SISTEMA ANTARES CONTABILIDAD ................................................ 8

REFERENCIAR BASES DE DATOS ............................................................................ 9

CREACIN Y ASIGNACIN PERMISOS DE USUARIOS .............................................10

CREACION CUENTAS ...............................................................................................12


Crear una Cuenta.....................................................................................................12
Modificar Cuentas ...................................................................................................14
Anular Cuentas ........................................................................................................14

CREAR TERCEROS ..................................................................................................15


Consultar un Tercero ...............................................................................................16
Anular un Tercero....................................................................................................17

CREAR MODIFICAR Y ANULAR DOCUMENTOS ....................................................18


Definir Mes y Ao ....................................................................................................18
Creacin y Consulta de Documentos ..........................................................................18
Manejo de Cartera - Control de Documentos ..............................................................24
Modificar Documentos .............................................................................................25
Renumerar Documentos ..........................................................................................26
Anular Documento ...................................................................................................26

CONSULTAS..............................................................................................................28
Documentos Descuadrados.......................................................................................28
Verificar Consecutivo...............................................................................................28
Consecutivo Documentos..........................................................................................29
Auxiliares por Cuenta ..............................................................................................29
Auxiliar por Tercero ................................................................................................31
Movimientos Sin Nit.................................................................................................33
Listado de Terceros .................................................................................................33

AJUSTES INTEGRALES POR INFLACIN ................................................................35

INFORMES ...............................................................................................................37
Certificados de Retencin en La Fuente.....................................................................39

CENTROS DE COSTO ................................................................................................41


Eliminar Centro de Costo .........................................................................................41

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Consultar Informacin por Centro de Costo................................................................41

CONFIGURACIN DE DOCUMENTOS.......................................................................43
Crear Tipos de Documentos ......................................................................................43
Eliminar Tipo de Documento ....................................................................................44
Definicin de Formatos de Cheques...........................................................................44
Crear Consecutivos ..................................................................................................47

OPCIONES AVANZADAS ...........................................................................................49


Borrado, Traslado, Copiado de Documentos ..............................................................49
Reclasificacin de Cuentas .......................................................................................50
Reclasificacin de Nits ...........................................................................................51
Bloqueo de Perodos.................................................................................................52
Cierre del Ejercicio..................................................................................................53
Cerrar Cuentas de Retencin ....................................................................................55

PROCESOS ESPECIALES..........................................................................................56
Recuperacin de Movimiento....................................................................................56
Numeracin de Libros Oficiales ................................................................................56
Exportacin de Documentos .....................................................................................57
Importacin de Documentos .....................................................................................59
Informes Financieros...............................................................................................60
Razones Financieras................................................................................................62

MEDIOS MAGNTICOS.............................................................................................64
AFECTACION DE CUENTAS ..................................................................................64
PARAMETROS POR FORMATO..............................................................................65
Terceros .................................................................................................................72
Informes .................................................................................................................72
Generar Medios .......................................................................................................73

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Instalacin

Ingrese a MI PC y seleccione la unidad a utilizar en el caso CD-ROM la


unidad que esta representada con el smbolo de CD, y si utiliza disquete
la unidad 3 .

Presione doble clic en la unidad requerida. (unidad de cd)


Seleccione el archivo Setup y presione doble clic.
Aparece una pantalla de Bienvenida, en caso de presentarla en ingles
presione clic en Continue, pero si por el contrario sale en espaol
entonces presione Aceptar.

 Luego aparece un icono de un computador. Dar doble clic en este


para continuar la instalacin. El sistema por defecto lo instala en la
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carpeta Archivos de Programa, si desea instalarlo en la carpeta
Antares, seleccione en la lnea de ruta la carpeta Antares. (El
sistema la crea automticamente.

 Aparece la barra de Estado de la instalacin


 Por defecto el sistema crea en el men de inicio/programas la
carpeta Aplicaciones Antares. Los accesos directos para el escritorio,
los puede crear desde esta carpeta.

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Como Crear el Archivo System.mdw

Cuando se ejecuta por primera vez el programa y no esta creado el grupo


de trabajo, el sistema emite un mensaje <<No se pudo encontrar el Archivo
System.mdw>.

 Si est usando Windows 95, utilice Mi PC o Explorador de Windows


para abrir la subcarpeta System de la carpeta Windows y haga doble
clic en Wrkgadm.exe.
 Si est usando Windows NT, ME, o XP utilice MiPC o el Explorador
de Windows para abrir la subcarpeta system32 en la carpeta WinNT,
y haga clic en Wrkgadm.exe.

 En el cuadro de dilogo Administrador para trabajo en grupo. Haga


clic en Crear y despus escriba su nombre y organizacin.

 En el cuadro de dilogo informacin del propietario del grupo de


trabajo, escriba cualquier combinacin de hasta 20 nmeros y letras
despus haga clic en Aceptar.

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 Precaucin Asegrese de que escribe con exactitud su nombre,


organizacin e ID del grupo de trabajo, incluyendo si las letras son
maysculas o minsculas
 Escriba un nuevo nombre para el archivo de informacin de grupo de
trabajo y despus haga clic en Aceptar. (De forma predeterminada,
el archivo de informacin de grupo de trabajo es guardando en la
carpeta donde instal el Microsoft Access. Para guardarlo en una
ubicacin diferente, escriba una nueva ruta de acceso o haga clic en
Examinar para especificar la nueva ruta de acceso.)

 Clic en Aceptar
 Clic en OK

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Ingresar al Sistema Antares Contabilidad

Presione doble clic en el icono Antares Contabilidad ubicado en el


escritorio de Windows.

En el Men de Inicio Programas Aplicaciones Antares, tambin se


puede ingresar dando clic en el icono Contabilidad.

Al abrir el programa aparecer un cuadro de dialogo en el cual deber


ingresar el nombre del usuario y contrasea asignados por el
administrador del sistema.

Si aun no ha creado usuarios ni asignado permisos ingrese la siguiente


clave de acceso al sistema:

Usuario: ANTARES
Password: 0706

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Referenciar Bases de Datos:

Cuando se ingresa por primera vez al Programa, este le pide la


ubicacin de la base de datos. Por defecto siempre esta en el C:\Antares
del equipo servidor. Si usted quiere referenciarlas o cambiarlas estando
en el programa, presione ALT 9 para llamar la ventana de seleccin de
archivos.

 Aparece un recuadro de seleccin de archivos, ubique en el men de


cada del campo Buscar la posicin de la base de datos (si esta en el
computador que tiene la base de datos, seleccione en la unidad
C;\Antares; pero si por el contrario se encuentra en una red,
seleccione por Mis Sitios de Red el computador donde se encuentra la
base de datos, generalemente es el servidor)

 Datos de Contabilidad y presione clic en el botn Abrir

 El sistema presenta la barra de proceso y ya puede ingresar al


sistema Antares Contabilidad.

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Creacin y Asignacin
Asignacin Permisos de Usuarios

 Configuracin del Sistema


 Usuarios

Cuando se instala el programa, el Administrador del sistema debe Crear


los usuarios y asignar los permisos correspondientes para el manejo del
sistema, dependiendo de los procedimientos de cada usuario dentro del
programa.

 Para crear un usuario presione clic en el botn Crear del modulo


usuarios y siga los siguientes pasos.
 Ingrese el nombre completo del usuario a crear en el campo Nombre
del Usuario, el nombre de identificacin en sistema en el campo login
y la contrasea o clave de acceso en el campo password.

 Asigne los permisos para el uso del sistema Antares que se


encuentran discriminados por grupo de trabajo.

En la carpeta Cuentas Documentos se encuentran algunas opciones


adicionales ubicadas frente a los botones Consultar Modificar
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Cuentas y Actualizacin de Documentos las cuales permiten al usuario
realizar o no operaciones especiales al utilizar stos mdulos. Estas
opciones son:

C PERMITE CREAR CUENTAS - PERMITE CREAR


DOCUMENTOS
M PERMITE MODIFICAR CUENTAS - PRODUCTOS
PERMITE MODIFICAR DOCUMENTOS
A PERMITE ANULAR CUENTAS - PERMITE
ANULAR DOCUMENTOS
R PERMITE REALIZAR RECUPERACIN DE
MOVIMIENTO
PERMITE RENUMERAR DOCUMENTOS DE
MOVIMIENTO
I PERMISO PARA IMPRESION DE DOCUMENTOS

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CREACION CUENTAS

 Cuentas Documentos
 Consulta Modificacin-Creacin de Documentos.

Crear una Cuenta

Antares Contabilidad se instala con el Plan Unico de Cuentas Comercial


a nivel 6, si su actividad requiere de otro Plan de Cuentas nosotros
hacemos el cambio en el momento de la instalacin. El Plan de Cuentas
no se entrega con todas las cuentas de Ingresos y de Costos, ya que la
mayora de empresas de este listado tan extenso solo utilizan una o dos
cuentas. El usuario debe modificar las cuentas en los nombres y crear
las que a su criterio desee. Si el usuario desea manejar niveles, el
usuario tambin debe crear este nuevo nivel.

 En el campo Buscar Cuenta ingrese el cdigo de la cuenta que desea


crear y oprima ENTER,
 El sistema le presenta un recuadro en el que le pregunta si desea
crear la cuenta. Haga clic en el botn SI para continuar

 El sistema se ubica en el campo Nombre Ingrese el nombre de la


cuenta.
 Tipo: Si la cuenta es Mayor o Auxiliar. En Antares todas la cuentas
que estn sobre la cuenta Auxiliar son Mayores.

EJ: 1 Mayor
11 Mayor
1105 Mayor
110505 Auxiliar

 La Naturaleza y el Nivel: Los ingresa el sistema.

 Control de Terceros: Lo activa si requiere que la cuenta controle


terceros. Cuando ingresan documentos el sistema no permite continuar

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ingresando informacin si la cuenta tiene control de terceros y no se
ingresa el tercero.

 Control de Documentos: se activa para ingresar documentos de


movimiento en las cuentas de cartera clientes o proveedores. Este botn
permite ingresar los documentos uno a uno en el registro de los
documentos.

 Ajustes por Inflacin: Active este botn y le presenta la cuenta de


Ajuste y de correccin. Ingrese las respectivas cuentas de acuerdo a
aquellas que presenten ajustes.

 Cuentas de Retencin: Active este botn para ingresar el porcentaje


de la retencin y su base respectiva. Al finalizar los periodos contables si
se quieren emitir los Certificados de Retencin en la Fuente este campo
debe estar activado para las diferentes cuentas.

 Para guardar la cuenta presione clic en el boton Grabar.

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Modificar Cuentas:

 Cuentas Documentos
 Consultar Modificar Crear Cuentas

Para modificar una cuenta siga los siguientes pasos:

 Despliegue el Menu caida de Buscar y seleccione la cuenta que desea


modificar.

 Ubquese en el campo Nombre y modifique.

 En caso de querer modificar el Tipo se debe tener en cuenta que la


cuenta no tenga movimiento para que el sistema se lo permita.

Anular Cuentas:

 Cuentas Documentos
 Consultar Modificar Crear Cuentas

Para anular una cuenta siga los siguientes pasos:

 Despliegue el Men cada de Buscar y seleccione la cuenta que desea


Anular.
 Presione clic en el botn Eliminar.
 El sistema emite un recuadro de verificacin, oprima SI si desea
anular la cuenta.

 Recuerde que el sistema no le permite anular cuentas que tengan


movimiento. El sistema solo anula la cuenta referenciada, nunca
anula todo el nivel.

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CREAR TERCEROS
TERCEROS

 Modulo de Terceros
 Informacin Comercial de Terceros.

 Presione clic en el botn Crear, el cursor se ubica en el campo


NIT/C.C. digite el N it del tercero. (Sin puntos, comas, ni algn
carcter que haga la separacin y sin el digito de verificacin).

 Dgito de Verificacin: Es el dgito designado por la DIAN para


verificar el Nit.

 Tipo: Seleccione el tipo de cdigo que desea introducir,


Administracin para personas jurdicas y Cdula para personas
naturales.

 Nombre: Ingrese el nombre completo del tercero. Se aconseja que lo


ingrese Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre, Segundo
Nombre. Ya que esa es la solicitud de la DIAN para los medios
magnticos.

 Identificacin Cdigo DIAN: Seleccione si es Cedula, Nit, Pasaporte,


de acuerdo a la identificacin del cliente. El cdigo correspondiente
de la DIAN se lo asigna internamente el sistema.

 Direccin - Telfono: Estos datos son texto, los puede ingresar como
usted desee.

 Codigo Dane Municipio: Seleccione la ciudad del cliente y el


sistema le asigna el cdigo DANE correspondiente.

 Proveedor Cliente Empleado - Otro: Seleccione el indicado para el


tercero que esta creando. Puede seleccionar varios si desea.

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Pantalla Terceros Versin XP

Pantalla Terceros Versin 97

Consultar un Tercero:

 Terceros
 Informacin Comercial de Terceros

 Despliegue el men de cada del campo Buscar (puede abrirlo


haciendo clic y movilizarse con las flechas verticales de
desplazamiento, o bien si quiere ingresar letra a letra el nombre, el
sistema recorrer los terceros hasta)

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 Seleccione el tercero a Consultar

Anular un Tercero:

 Mdulo Terceros
 Informacin Comercial del Tercero

 Llame el tercero de forma alfabtica en el campo Buscar o en el


campo NIT digite el cdigo, al presentar.

 El sistema presenta la informacin del tercero

 Haga un clic en el botn Anular.

 El sistema le preguntara si esta seguro de eliminar.

 Tenga presente que el NIT no se podr anular si tiene movimiento.

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Crear Modificar y Anular Documentos

 Cuentas Documentos
 Actualizacin de Documentos.

Definir Mes y Ao:

 Cuentas - Documentos
 Actualizacin de Documentos

Al ingresar, el sistema le muestra un recuadro donde pregunta el ao y


el mes en que va a trabajar, basta con desplegar el men de cada de
cada una de las opciones y seleccionar el ao y mes en el que va a
trabajar, luego haga clic en el botn Continuar.

Creacin y Consulta de Documentos


 Cuentas - Documentos
 Actualizacin de Documentos

 Despus de seleccionar el ao y el mes a trabajar,

 Tipo de Documento: despliegue el men de Cada Tipo de Documento,

Seleccione el tipo de documento a realizar. (Recibo de Caja, Nota de


Contabilidad, Etc...). Los tipos de documentos que aparecen en esta
pantalla son los que han sido creados por la configuracin del sistema.
 Documento No: digite el nmero del documento (Si sus documentos
estn configurados para que sean autonumerados por el sistema,

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automticamente aparecer el nmero del documento a crear),
despus presione ENTER.

El sistema emite un recuadro de confirmacin de creacin de


documento, para continuar con la creacin del documento haga clic
en SI.

En Caso de que el documento ya este creado, el sistema lo mostrara


en la pantalla siempre y cuando este en el mismo periodo; si el
documento esta creado en otro perodo le informara a usted por
medio de un cuadro en que perodo esta y por lo tanto no lo deja crear.

En el caso de que sus documentos estn configurados para


Autonumerar y usted digita un nmero que no este creado, el sistema
le informara que este tipo de documento esta configurado para
autonumerar y no permitir crear ese documento.

 Fecha: Ingrese la fecha del documento (solo el da) y luego los datos

 Beneficiario: Este campo aparece en caso de que sean documentos


que giran cheques. Ingrese el nombre del Beneficiario.

 Fecha de Pago: Este campo aparece en caso de que sean documentos


que giran cheques. Ingrese la fecha de pago del cheque si es diferente
a la fecha del comprobante, si no el sistema le emite la fecha
automticamente.

 Banco: Este campo aparece en caso de que sean documentos que


giran cheques. Seleccione el banco del que se va a girar el cheque,
desplegando el men de caida. Recuerde que este banco esta
vinculado con el formato de impresin.

 Concepto: Este campo aparece en caso de que sean documentos que


giran cheques. Este campo es texto ingrese la informacin que desee.

A continuacin el sistema se ubica en el Detalle.

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 Cuenta: Usted ingresara el nmero de la cuenta contable. Si no
recuerda el nmero de la cuenta presione C. De Cuentas

C. de Cuentas: Es una tabla que le permite buscar las cuentas


contables disponibles en su Plan nico de Cuentas. Para utilizar esta
opcin ubquese en el Botn Catalogo de Cuentas y haga clic sobre el.
Aparecer entonces las cuentas auxiliares de su plan de cuentas y de
las que dispone para hacer el asiento contable. Para seleccionar una
cuenta haga doble clic en el cdigo, correspondiente y el sistema
automticamente la traer al campo Cuenta. Para Salir haga clic en
el Botn Salir

En caso de no existir la cuenta el sistema le informa que no existe y le


permite crearla. Emite el recuadro de creacin, ingrese la
informacin de la cuenta. Si desea no crearla presione clic en
cancelar, si por el contrario la vas a crear presione clic en el botn
cerrar.

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 Centro de Costo: Si en su empresa estn manejando Centros de Costos,


a Continuacin ingrese el Cdigo del Centro de Costo Correspondiente. Si
no recuerda los centros de Costo, Presione C. Costos

C. Costo: Al hacer clic en este botn, el Sistema le mostrara los


centros de costo que su empresa maneja. Para seleccionarlo haga doble
clic sobre el centro de costo correspondiente.

 Detalle: A Continuacin Ingrese el detalle (Ej: Pago arriendo mes de


Noviembre 2000).Empleados y Otros).

 Cheque No. : Ingrese el numero del Cheque que esta girando solo
para la cuenta de Bancos.

 Nit: Ingrese el nit del tercero si lo conoce, sin puntos comas o digito
de verificacin. Si no conoce el nit y desea hacer una bsqueda presione
clic en el botn C. Terceros.

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En el campo nombre ingrese las iniciales del nombre a buscar y el
sistema le presenta en orden alfabtica, seleccione y con doble clic lo
puede trasladar al documento.

Si el tercero no existe el sistema le permite crearlo automticamente. Al


ingresar el nit el sistema emite un recuadro de que no existe y luego le
presenta la pantalla de creacin del tercero.

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Recuerde: Si la cuenta tiene Control de Terceros, el sistema no le
permite seguir hasta no ingresar el tercero.

 Dbitos y Crditos: Ingrese el valor correspondiente en el dbito o en


el crdito, segn el movimiento que este ingresando. Solo deja ingresar o
el valor dbito o el valor crdito por registro.

Para finalizar y grabarlo presione F10,

En caso que el documento este descuadrado, el sistema le emite un


recuadro informativo. En el cual aparece el valor neto del descuadre y
la naturaleza. Si selecciona No, el sistema lo devuelve al documento y
le da la opcin de modificar. Si por el contrario selecciona SI, el sistema
cierra el documento y puede seguir ingresando otros documentos.

Para consultar estos documentos, tiene una opcin en el men principal


que dice Documentos descuadrados, por medio de esta opcin usted

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podr mirar que documentos tiene descuadrados, por que valor, que
naturaleza es el descuadre y puede consultar cada documento desde esa
tabla dando clic en el recuadro que aparece en la derecha.

Manejo de Cartera - Control de Documentos:

Si usted parametriza una cuenta en el modulo de consultar cuentas


con Control de Documentos, en el momento del ingreso de los datos
por el modulo de actualizacin, siga los siguientes pasos.

 En el encabezado se ingresan los mismos datos.

 En el detalle seleccione la cuenta (Ej: 130505)

 El detalle es informativo puede ingresar los que desee.

 En caso de ser causacin ingrese el valor total de las facturas, en la


casilla debito o crdito de acuerdo a la naturaleza de la cuenta.

 En caso de ser pago ingrese el valor total de las facturas a cancelar,


en la casilla debito o crdito de acuerdo a la naturaleza de la cuenta.

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 El sistema le presenta un recuadro para ingresar una a una las


facturas con su respectivo valor.

RECUERDE: Gracias al manejo de estos documentos se pueden


emitir los informes Listado de Facturas por Tercero, Resumen de
Facturas por Tercero, Movimiento por Tercero, Cartera por Edades
en el modulo de Informes.

Modificar Documentos:

Con este Botn usted puede modificar el documento que tiene en


pantalla, recuerde que solamente la puede hacer si el usuario esta
autorizado para esto.

 Llame el Documento a modificar, en el men de cada tipo de


documento y el Documento No.

 Seleccione el botn Modificar, el sistema se ubica en el campo


fecha, ubquese con el mouse en el campo a modificar y haga el
cambio.

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Renumerar Documentos:

Este proceso le permite cambiar el tipo de documento y el


numero de documento a un documento determinado.

 Llame el Documento a modificar, en el men de cada tipo de


documento y el Documento No.

 Presione este botn en el documento que necesita Renumerar, en ese


momento el sistema emitir un recuadro donde le pide que le digite el
nuevo nmero del documento y las opciones Cambiar y Salir. En caso
de que el documento tenga consecutivo solo le deja cambiar al
numero siguiente.

En la parte Superior del recuadro aparece la informacin actual del


Documento y en la parte inferior de la pantalla aparece la opcin
para que usted coloque el nuevo tipo de documento, y el nuevo
nmero, despus de ingresar el nuevo nmero haga clic en el botn
Cambiar; a continuacin el sistema le pedir que confirme la accin,
seleccione SI o NO segn sea el caso.

Anular Documento:

Llame el documento que desea Anular, presione el botn Anular y


si tiene los permisos para realizar este procedimiento el sistema le
pedir que confirme la decisin. Haga clic en SI, si esta seguro de
eliminar el documento. Y Haga clic en NO, si no esta de acuerdo con su
decisin.

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Consultas

Documentos Descuadrados:

 Cuentas - Documentos
 Documentos Descuadrados

 El sistema presenta una pantalla con la informacin de los


documentos que en ese momento se encuentren descuadrados.

 Frente a cada registro aparece el Botn que lo trasladara al


documento para que usted tenga la opcin de modificarlos y editarlos
(Si el usuario tiene este permiso activado).

 Si no existen documentos descuadrados, el sistema emite un recuadro


que le dir que el NO EXISTEN DOCUMENTOS DESCUADRADOS.

Verificar Consecutivo

 Cuentas Documentos
 Actualizacin de Documentos
 Verif. Consec.

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Esta opcin verifica los documentos que hacen falta por


crear por tipo de documento y los posibles rangos de fecha, para
consultarlo nicamente haga clic en el botn Verif. Consec. y el sistema
le trae una tabla con los datos mencionados anteriormente.

Consecutivo Documentos

 Cuentas Documentos
 Actualizacin de Documentos
 Consec. Docs.

Esta opcin le permite ver el ultimo consecutivo que se


genero por cada tipo de documento.

Auxiliares por Cuenta


 Cuentas Documentos
 Consultar Modificar Crear Cuentas

 Ubquese en la Cuenta a consultar o crear y llame la cuenta a


consultar.

 Haga clic sobre la carpeta Acumulados y aparecern los saldos


acumulados mes a mes.

En esta pantalla ve el saldo de cierre al ao anterior, el de

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cada periodo de trabajo, incluyendo el cierre. Si desea consultar los
acumulados de otro ao ubquese en el men de cada del campo Ao,
aparecen los aos en los que su empresa ha tenido movimiento; para
seleccionarlo haga clic en el ao respectivo.

En el pantallazo de acumulados por cuenta, frente a cada periodo


aparece un botn, oprmalo y vera el movimiento detallado de la cuenta.

 Este movimiento aparece organizado por fecha, al frente de cada uno


de los movimientos aparece un botn, si hace clic en este, el sistema lo
trasladara al documento en mencin. A este documento le puede hacer
las modificaciones necesarias, siempre y cuando tenga los permisos
correspondientes y el periodo no esta bloqueado.

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 Para Imprimir el auxiliar de la cuenta, sin necesidad de ingresar por


el mdulo de informes, al encontrarse en la pgina de consulta del

auxiliar presione clic en el botn Imprimir.

El sistema lo enva a la impresora que se encuentra predeterminada, en


el men de impresoras.

Auxiliar por Tercero:


 Mdulo Terceros
 Movimiento de la Cuenta de Terceros

 Ingrese el nombre del tercero en el campo Buscar

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 Luego seleccione el Ao y el Cdigo de la cuenta de la cual usted
desea consultar el movimiento del tercero.

 El sistema le presenta el movimiento dbito, crdito y el saldo de los


doce meses del ao de la cuenta que seleccion.

 El saldo esta seguido de un botn, si lo selecciona el sistema le


mostrar el movimiento detallado de ese tercero, clasificado por la
cuenta que usted seleccion anteriormente.

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 Igualmente, aparece un botn frente a cada uno de los registros, si lo


selecciona con el mouse se trasladara al documento y podr hacer las
modificaciones pertinentes.

Movimientos Sin Nit:

 Modulo de Terceros
 Movimientos Sin Nit

En esta opcin puede consultar los documentos que tienen cuenta con
control de terceros y no le fue ingresado el NIT.
Para desplazarse al documento presione clic en el botn de la derecha.

Listado de Terceros:

 Modulo de Terceros
 Listado de Terceros

Al ingresar el sistema pregunta si lo quiere por Nit o Alfabetico.


Seleccione de acuerdo a su requerimiento, presione clic en el boton
Ejecutar.

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Ajustes Integrales por Inflacin

 Cuentas Documentos
 Ajustes Integrales por Inflacin.

 Lo primero que debe hacer es verificar las cuentas, en el modulo de


Consultar Cuentas. Asignndole la cuenta de ajuste y correccin segn
corresponda. (Ver Pag. 12)

 En la columna Inf. Mes ingrese el PAAG que corresponde al periodo


Posterior. Ej: Si va ingresar Enero ingrese el porcentaje en la fila de
Diciembre.

 Tipo Documento: Ubquese en el campo, seleccione el tipo de


documento donde desea guardar los ajustes. (Si desea tener un
documento independiente, creo por la opcin tipos de documento).

 Documento No. : El numero que desee o de acuerdo a su consecutivo.

 Ao: En el men de cada seleccione el ano del periodo que va hacer


el ajuste. EJ: Enero 2005 Seleccione 2005

 Mes: El periodo en que se va hacer el registro del ajuste por inflacin.

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 Generar: Presione clic en generar.

 Si en algn caso las cuentas no tienen la informacin completa de la


cuenta de ajuste y de correccin, el sistema no le permitir generar los
ajustes hasta que no las corrija.

 Si desea reversar el proceso de ajustes, puede ingresar por


Actualizacin de Documentos y llamar el documento que creo y anularlo.

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Informes

El sistema Antares posee un grupo de informes diseados de acuerdo


con las necesidades de cualquier empresa y con los parmetros de la
contabilidad Nacional, los cuales presentan un resumen de la
informacin de Cuentas, Terceros y documentos permitiendo un mayor
control de los movimientos y toma de decisiones en la empresa.

Consultar un Informe:
Seleccione el informe que desea imprimir y presione clic en el botn
Ejecutar para definir los rangos de impresin.

Definir Rangos de Impresin:

Despus de presionar clic en el botn Ejecutar seleccione los rangos o


las fechas con las cuales desea filtrar la informacin.

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Cmo usar los iconos de la barra de


herramientas de los de la pantalla de Seleccin de Rangos?

El Borrador. Si ya ha seleccionado los rangos de impresin y


desea borrarlos presione clic en este botn.

La lupa sobre el papel (Vista Preliminar): Permite ver los


documentos por pantalla antes de ser impresos.

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La Impresora: Este icono le permite enviar la impresin sin


utilizar la vista previa del informe. El sistema por defecto lo enviar a
la impresora que usted tenga definida en Windows como
predeterminada.

La puerta: Con este icono puede salir al men principal.

Como usar los iconos que aparecen en la vista previa de los informes?

Cerrar: Cierra la vista previa del informe.

Zoom: Permite ver ms o menos cerca.

Enviar a Excel: Enva la informacin presentada en


pantalla a una tabla de Excel para editarla.

Configurar Pgina: Permite configurar las mrgenes y el


tamao de la hoja de impresin.

Certificados de Retencin en La Fuente:

Este informe se emite por este modulo pero el requisito para sacarlo
es:

 Ingrese por el modulo de cuentas documentos/ consultar cuentas

 Seleccione la cuenta(s) de las que va emitir los certificados (236540,


236520).

 En el recuadro de retencin active el indicativo Cuenta de Retencin

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 En porcentaje Retefuente ingrese el porcentaje de la retencin para
ese concepto.

 Para emitir el informe ingrese por Informes seleccione Certificados


de retencin en la Fuente, seleccione el tercero y a dic. Del ano que
desea emitir.

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Centros de Costo

 Centros de Costo

 Presione clic en el botn Crear.

 El cursor se ubica en el campo Cod. Centro ingrese el cdigo del


centro de costo a crear (no utiliza consecutivo), y a continuacin el
nombre.



Eliminar Centro de Costo:

Para eliminar un centro de costo, despliegue el men de cada,


llame el centro de costo y haga clic en la eliminar. El sistema emite un
recuadro de confirmacin.

Consultar Informacin por Centro de Costo:

Para consultar la informacin de un Centro Costo lo puede hacer por


la pantalla de Consulta de Acumulados de Cuentas o por los in
formes.

Para el primer paso ingrese por Cuentas Documentos y clic en la


pestaa Acumulados, luego despliegue el men de cada del campo
C.Costo y seleccione.

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Para la segunda opcin ingrese por informes y seleccione aquellos


que se determinan por centro de costo.

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Configuracin de Documentos

Crear Tipos de Documentos

 Configuracin del Sistema


 Tipos de Documentos

Para crear un tipo de documento nuevo el sistema asigna el nmero


consecutivo y se ubica en el campo descripcin, a continuacin
ingrese los datos en los siguientes campos:

 Descripcin: En este campo usted colocar el nombre del tipo de


documento.

 Abreviatura: Usted deber colocar aqu una abreviatura para que


identifique sus documentos en los informes y auxiliares.

 Autonumerar: Si usted activa esta casilla sus documentos se


autonumeraran de manera consecutiva; al activarla observara que
aparece un men de cada en el cual usted debe seleccionar el tipo de
documento del cual debe llevar el consecutivo. Para esto usted debe
configurar los consecutivos en la Tabla de Consecuivos.

 Exportable: Si este tipo de documento se va a exportar usted deber


activar este campo. Esto cuando utiliza el proceso de exportacin e
importacin.

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 Gira Cheques: Si con ese tipo de documento usted gira cheques,
active este campo. Para crear los formatos ver impresin de cheques.

 Concepto Nmina: Si usted adquiri el mdulo Antares Nmina,


Seleccione el tipo acusacin nomina para el traslado de los mvimients de
nomina a la contabilidad.

Eliminar Tipo de Documento:

 Si desea eliminar algn tipo de documento, llame por medio


del men de cada el documento y haga clic en el botn Eliminar.

 El Sistema emitir un recuadro de verificacin y si usted esta seguro


haga clic en Si, de lo contrario haga clic en No.

Definicin de Formatos de Cheques:

 Cuando presiona clic en el indicativo del campo Girar Cheques, el


sistema emite el botn Bancos.

 Presione clic en este botn y usted ver una tabla en la que podr
crear los bancos, ingresando el cdigo respectivo, el nombre y su
respectiva cuenta contable.

 Adicionalmente si desea que el sistema le controle el consecutivo de


cheques ingrese en el campo Cheque No. el nmero que sigue en su
consecutivo de cheque.

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 Formato: Para disear el formato presione clic en el Botn Formato,
podr crear el formato para que Antares imprima sus cheques. Por
cada Banco usted puede disear un formato de cheque, en caso que
tenga dos o ms formatos en un mismo banco, puede crear el banco
tantas veces como lo necesite.

El submdulo de creacin de formatos esta dividido en tres partes:


Encabezado, Detalle y Pie de Pgina, las cuales corresponden a las
tres partes principales de cualquier documento.

 Alto: Ingrese la altura en centmetros de cada una de las secciones


del formato. Para el encabezado vertical tome la medida que hay
desde el borde superior del papel hasta donde empieza la primera
cuenta, para el detalle la medida vertical desde donde empieza la
primera cuenta hasta donde va a empezar el primer dato que va en el
pie. (Ejemplo: Monto en letras), y para el pie tome la medida desde
el ltimo dato anterior hasta donde finaliza la hoja. La sumatoria de
estos tres debe dar el total del tamao del formato, en el campo alto
pagina.

 No. Campo: Despliegue el men de cada y seleccione el campo que


desee sea impreso en el documento. Por ejemplo: Si desea imprimir
el nmero del documento; Entonces seleccione Documento No.. Si
desea escribir ttulos o textos que no se encuentran en la lista de
campos entonces seleccione los campos denominados textos
adicionales y en el campo formato escriba el texto que desea
adicionar.

 Desde Arriba: Ingrese la medida en la cual desea se encuentre


ubicado el campo desde la parte superior del papel hasta donde
comienza el campo.

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 Desde Izquierda: Ingrese la medida en la cual desea se encuentre


ubicado el campo desde el extremo izquierdo de la hoja hasta donde
comienza el campo.

 Tamao: Indique el tamao del campo dependiendo de su contenido.

 N: Active esa opcin si desea que la letra en el campo sea impresa en


negrilla.

 Justificacin: Especifique la direccin del texto en el campo. Por


ejemplo cuando el campo contiene valores se elige justificacin
derecha

 Formato: En este campo debe ingresar los formatos en los cuales


desea sean impresos los campos de texto, fechas y numricos segn
la siguiente tabla.

FORMATO DESCRIPCION
#.##0 2,500 Escribe en los campos que no
tienen valor 0
#,### 2,500 si algn campo esta en cero lo
deja en blanco

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&*= Repite el signo =, tantas veces como el
ancho del campo
> El Texto en maysculas fijas
< El texto en minsculas
yyyy mm 2006 07 17
dd
yy mm dd 06 07 17
yyyy 2006 Jul 17
mmm dd

 Lugares Dec: Este campo permite imprimir los valores con la


cantidad de decimales deseada Recuerde que en el mdulo de

Actualizacin de documentos, cuando vaya a imprimir un documento


con el formato de cheques que dise en esta opcin debe usar el Libro
Verde, si utiliza el botn imprimir, el sistema emitir un reporte
standard.

Crear Consecutivos:

 Configuracin del Sistema


 Consecutivos

Esta opcin permite crear un consecutivo distinto para cada uno de


los tipos de documento que utilice la empresa.

Para crear consecutivos:

 Ingrese el nombre del documento al cual corresponder el


consecutivo.

 Indique la cantidad de caracteres que tiene el consecutivo. Por


ejemplo: 00005 equivale a 5 caracteres entonces digite 5 en este
campo. Si desea puede adicionarle un prefijo al consecutivo. Por
ejemplo: si el prefijo es FV el nmero del documento aparecer como
FV00005.

 Escriba el nmero desde el cual se empezar a numerar el


documento en el campo consecutivo, no necesita colocar ceros a la
izquierda.

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Opciones Avanzadas

Borrado, Traslado, Copiado de Documentos


 Cuentas - Documentos
 Opciones Avanzadas
 Borrar - Trasladar - Copiar Documentos

Por Nmeros de Documento

 Despliegue el men de cada del campo Tipo de Documento,


seleccione el tipo de documento el cual va a realizar el traslado,
borrado o copiado

 Luego ubquese en el campo Nmero, e ingrese el rango inicial de


documentos; luego ubquese en el campo Al Nmero e ingrese el
limite o rango final,

 presione ENTER y el sistema le presentara una lista con los


documentos que van a ser afectados en este proceso.

 En el campo Tipo de Operacin Seleccione en los indicadores que


proceso desea hacer, si borrar, trasladar o copiar; cuando usted
selecciona Trasladar o Copiar, automticamente el sistema le
mostrara un campo llamado Al Mes, all escriba el perodo al que
usted desea trasladar los documentos. Recuerde colocar el periodo
acompaado del ao.
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 Por ltimo presione el botn Continuar. Cuando el sistema termine de


mostrar el recuadro de ejecucin sus documentos estarn borrados,
trasladados o copiados.

Por Rango de Fechas

 Despliegue el men de cada del campo Tipo de Documento,


seleccione el tipo de documento el cual va a realizar el traslado,
borrado o copiado

 Luego ubquese en el campo Fecha Inicial e ingrese la fecha inicial de


los documentos; luego ubquese en el campo Fecha Final e ingrese la
fecha final de los documentos que va a procesar,

 Presione ENTER y el sistema le presenta una lista con los


documentos que van a ser afectados en este proceso.

 En el campo Tipo de Operacin Seleccione en los indicadores que


proceso desea hacer, borrar, trasladar o copiar; cuando usted
selecciona Trasladar o Copiar, automticamente el sistema le
mostrara un campo llamado Al Mes, all escriba el perodo al que
usted desea trasladar o copiar los documentos. Recuerde colocar el
periodo acompaado del ao.

Por ltimo presione el botn Continuar. Cuando el sistema termine de


mostrar el recuadro de ejecucin sus documentos estarn borrados o
Trasladados.

Reclasificacin de Cuentas

 Cuentas - Documentos
 Opciones Avanzadas
 Reclasificacin de Cuentas

 Ubquese en el campo De La Cuenta e ingrese el nmero de la cuenta


actual que tiene el movimiento que va a ser modificado, el sistema le
mostrara el nombre de la cuenta.

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 Luego en el campo A la Cuenta digite el cdigo nuevo de la cuenta al


cual se desea cambiar.

 El sistema por defecto mostrara el ao en el cual se encuentra, si el


cambio es de un ao diferente presione el botn del men de Cada del
campo Ao y seleccione el deseado, por ltimo, seleccione en el
campo Mes el periodo en el cual se encuentran los documentos que va
a modificar.

 Presione el Botn Lista de Documentos para obtener la lista de


documentos y sus correspondientes fechas que intervienen dentro del
proceso.

 Para ejecutar este proceso de forma definitiva presione el Botn


Trasladar.

Recuerde: El proceso aqu realizado es irreversible, puesto que la


informacin trasladada se involucrar directamente con la informacin
que se encuentre dentro del mismo periodo. La cuenta destino debe estar
creada con anterioridad.

Reclasificacin de Nits

 Cuentas - Documentos
 Opciones Avanzadas
 Reclasificacin de Nits

 Ubquese primero en el campo Del NIT/CC e ingrese el numero de Nit


o Cdula actual que con tiene la informacin que se va a modificar, el
sistema automticamente le mostrara el nombre del Tercero,

 Luego dirjase al campo Al NIT/CC e ingrese el nmero de Nit o


Cdula al cual desea cambiar la informacin.

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 Seleccione el Ao y Mes en el cual se encuentran los documentos que


van a ser reclasificados.

 Presione el Botn Lista de Documentos para que vea los documentos


y respectivas fechas que van a ser afectados dentro de este proceso, y
por ltimo presione el Botn

 Trasladar para culminar con el proceso.

Bloqueo de Perodos

 C
uentas - Documentos
 Opciones Avanzadas
 Bloqueo de Perodos

El sistema despliega un listado donde usted puede seleccionar el ao que


desea bloquear, y adems muestra uno por uno los meses del Ao para
bloquear el periodo deseado, basta con hacer clic en la casilla de
verificacin y el periodo queda bloqueado.

Tenga en cuenta que cuando un perodo est bloqueado, la informacin


no podr ser modificada por ningn usuario, as tenga permiso para
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hacerlo, todos los usuarios podrn consultar la informacin que contiene
el periodo pero no la podr modificar, al igual que en los informes los
datos de el perodo bloqueado saldr.

Recuerde: Este proceso no es obligatorio por el sistema, usted lo puede


utilizar por seguridad.

Cierre del Ejercicio

 Cuentas - Documentos
 Opciones Avanzadas
 Cierre del Ejercicio

Este proceso le permite hacer el Cierre de las Cuentas de resultado al


finalizar su perodo contable.

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 Seleccione el ao en que desea hacer el cierre.

 Especifique las cuentas de Utilidad y Perdida.

 Dentro de los rangos de cuentas a cerrar especifique el rango de las


cuentas de resultado.

 A continuacin podr oprimir el botn de Ver Cuentas en el cual se


muestran todas las cuentas que intervienen en el proceso y su

correspondiente valor.

 Determine el Tipo de documento en donde va a guardar el cierre y su


respectivo numero (Si desea tener un documento independiente para
estos cierres, lo puede generar por la creacin de tipos de documento)

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 Por ltimo se presiona el botn Generar Cierre y el sistema generara
el documento contable afectando las cuentas que intervendrn para
realizar el cierre del perodo.

 Si desea reversar el cierre, ingrese por actualizacin de documentos,


llame el documento creado y anulelo.

Cerrar Cuentas de Retencin:

 Cuentas - Documentos
 Opciones Avanzadas
 Cierre del Ejercicio

Por este mismo modulo puede cerrar las cuentas de retencin en la


fuente para terceros.
 Seleccione el ao en que desea hacer el cierre.

 Especifique en el campo de cuenta de Utilidad y Perdida, la cuenta


donde va enviar el crdito de las retenciones. En ambos campos
coloque la misma cuenta

 Dentro de los rangos de cuentas a cerrar especifique la cuenta de


retencin en la cual va hacer el cierre.

 Se aconseja hacer un documento por cada cuenta de retencin.

 Determine el Tipo de documento en donde va a guardar el cierre y su


respectivo numero (Si desea tener un documento independiente para
estos cierres, lo puede generar por la creacin de tipos de documento).

 Por ltimo se presiona el botn Generar Cierre y el sistema generara


el documento contable afectando las cuentas que intervendrn para
realizar el cierre del perodo.

 Si desea reversar el cierre, ingrese por actualizacin de documentos,


llame el documento creado y anlelo.

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Procesos Especiales

Recuperacin de Movimiento:

 Cuentas Documentos
 Consultar Modificar Cuentas
 Acumulados

Este proceso le permite actualizar los saldos de las cuentas mayores,


desde los movimientos auxiliares. Al ejecutar el proceso el sistema
le borra los acumulados y carga uno a uno los documentos. Genere
este proceso antes de sacar informes.

 Al ingresar al modulo de cuentas presione clic en la


carpeta Acumulados.

 Presione clic en el botn Recuperar Movimiento.

 El sistema presenta un recuadro de confirmacin, presione SI para


continuar.

 No requiere seleccionar cuenta o ao. El sistema genera el proceso


para todas las cuentas y para todos los aos que estn en la base de
datos.

Numeracin de Libros Oficiales:

 C
onfiguracin del Sistema
 Numeracin de Libros Oficiales

Esta opcin le permite numerar las pginas de los libros oficiales que se
registran en la Cmara de Comercio.

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 Ubquese en el campo Cod. Libro Y digite el cdigo designado por
usted para el libro. (Ej: Si el Libro es el mayor y balances, puede
colocar LMB).

 A continuacin coloque el nmero inicial desde donde va a numerar


las pginas de su libro en el Campo Pag. Inicial y por ltimo coloque
el nmero total de pginas que desea numerar.

 En los campos de seleccin escoja si quiere la impresin del libro de


manera Horizontal o Vertical.

 Por ltimo haga clic en el botn Imprimir

Exportacin de Documentos

 Procesos Especiales
 Exportacin de documentos

Es requisito para exportar documentos que los tipos de documento


estn parametrizados como exportables.

 Al ingresar el sistema le presenta la pantalla con tres opciones de


exportacin, seleccione la deseada:

 Luego ubquese en el campo Fecha y con las teclas PgUp y PgDn


seleccione la fecha a exportar. El sistema presentara los documentos
a exportar.
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58

 Seleccione con clic presione Aceptar.

 Se presenta la pantalla de ubicacin de archivos seleccione donde


desea guardar el archivo.

 El archivo es presentado de la siguiente forma


 Dia: Contabilidad 20050120.Ant
 Mes: Contabilidad Feb-2005.Ant

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Importacin de Documentos:

 Procesos Especiales
 Importacin de Documentos

La importacin se genera de los archivos generados en la


exportacin de datos del modulo de exportacin de documentos.

 Cuando ingresa por esta opcin el sistema le trae la pantalla de


bsqueda de archivos, para ubicar la posicin del archivo a importar.

 En la parte izquierda aparecen las fechas de los archivos, seleccione


el que desea importar, y en la parte derecha aparecer el detallado
de los datos a importar.

 En la parte derecha aparece el contenido del archivo clasificado por


documentos.

 Si desea sobrescribir los archivos presione SI.

 Presione clic en el botn Importar.

Si no encuentra los archivos y desea cambiar de carpeta presione


clic en el botn Cambiar Carpeta.

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60

Informes Financieros:

 Configuracin del Sistema


 Definicin de Informes Financieros
 Informes Financieros

Seleccione el informes financieros que desea modificar: balance general,


el estado de resultados y las declaraciones de Iva.

 Ord: En el campo Ord. Usted debe colocar el nmero de orden en la


presentacin final. En el campo Cuenta escriba el nmero de la
cuenta o el texto a imprimir.

 Mas o Menos: En las casillas, seleccione "Ms" para que en el informe


le escriba la palabra Ms; seleccione "Menos" para que en el informe
el sistema le imprima la palabra Menos.

 No Saldo: Seleccione "No saldo" para que no imprima ningn saldo en


el informe.

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61
 Formula: En el campo Frmula usted debe colocar la frmula o
evento que desee que el sistema le haga.

Ejemplos:
Si quiere que le sume el rengln 5 y el rengln 6 coloque en el
campo Frmula 5 + 6
Si quiere que le sume los netos de las cuentas coloque en el
campo Frmula N11 + N14
Si quiere que le sume el movimiento Dbito de alguna cuenta
coloque en el campo Frmula D11 +D21
Si quiere que le sume el movimiento Crdito de alguna cuenta
coloque en el campo Frmula C11 +C21
Si quiere que le sume el saldo del periodo anterior, coloque en el
campo frmula A21 + A25
Si quiere que le sume el saldo inicial de la cuenta en el ao
coloque en el campo Frmula I11 + I15
Si quiere que le sume el saldo al final del periodo coloque en el
campo Frmula S11 + S13
Usted tambin puede combinar cada una de las anteriores
opciones para eso coloque en el campo Frmula D11 + 5 + S21
+ A13.

 Columna: Seleccione 1-2-3 dependiendo de la columna donde desea


que el dato sea impreso

 Redondeo: El tipo de redondeo que desea hacer. Recuerde que en


todos los campos debe colocar el mismo tipo de redondeo.
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 N: Si desea que el campo salga en negrilla

 S: Si desea subrayar el campo (ideal para los totales)

Este informe lo puede ver en la opcin de informes.

Razones Financieras:

 Configuracin del Sistema


 Definicin de Informes Financieros
 Informes Financieros

Las razones financieras ya estn definidas si usted desea puede cambiar


la formulacin a su gusto.

 Para esto llame la razn financiera a la que desea hacer el cambio.

 Ubquese en el campo Formula y haga el cambio correspondiente.


Los indicativos son S para saldo, D para debito, C para credito,
acompaado de la cuenta con la que desea hacer la operacin
Ej: S11( saldo de la cuenta 11)

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 Si desea crear una nueva presione clic en el botn Crear y dar el
nmero de la razn financiera, luego coloque el nombre, la
descripcin, y en el cuadro donde dice Razones definir una por una las
operaciones, las formulas y la conclusin.

 Para agregar un registro haga clic en el botn que tiene dibujado una
hoja, y para eliminar un registro en el botn que tiene dibujado una X.
Cada vez que usted agregue un nuevo registro aparecer en el men
de cada llamado Razones Definidas.

Para que usted pueda ver el resultado de cada una de las razones
definidas ingrese por el men de Informes y ejecute el que se llama
Razones Financieras.

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Medios Magnticos

Este modulo no esta incluido dentro del menu de la contabilidad, usted lo


encuentra con otro icono en el escritorio o en el menu de inicio,
aplicaciones Antares, Medios Magneticos.

Aunque no esta incluido en el modulo contable utiliza los Datos de


Contabilidad para generar los datos.

Recuerde que los terceros que va a reportar no les puede faltar ni


direccin, ni ciudad y debe estar configurado Primer Apellido, Segundo
Apellido, Primer Nombre, Segundo Nombre.

AFECTACION DE CUENTAS

 Defina las cuentas que va utilizar en el caso de pagos o abonos en


cuenta. Ubquese en el concepto que desea parametrizar y coloque la
cuenta en la columna cuenta, si no la conoce exactamente, despliegue
y le aparece el PUC.

 Si desea anexar una cuenta a un concepto ya definido, solo ubiquese el


ltimo registro de la lista y ingrese nuevamente el concepto y coloque
la cuenta y as consecutivamente, con todas las cuentas que desee
anexar.
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 Para quitar un concepto seleccione en la parte izquierda el registro y


presione la tecla suprimir o delete.

El sistema pregunta si esta seguro de eleminar el registro y presente


este cuadro de dialogo.

Si desea hacerlo presione Si, de lo contrario No.

PARAMETROS POR FORMATO

Formato 1001 - PAGOS O ABONOS EN CUENTA

 Se deben ingresar solo cuentas auxiliares

 No existe monto mnimo de cuanta a informar

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 Para las operaciones del exterior debe ingresar los movimientos con
el nit. 444444000 y colocarle en el nombre OPERACIONES DEL
EXTERIOR.

Se informa un solo valor por tercero y debe ser positivo y no incluir


decimales. Este valor es de movimiento y no saldo.

Formato 1002 RETENCIONES EN LA FUENTE PRACTICADAS

 Se deben ingresar solo cuentas auxiliares

 Para el concepto 2301 se debe ingresar en la columna cuenta base la


cuenta en la cual se ingresa la base por salarios.

 Para los dems conceptos de retencin debe ingresar por el mdulo


de Contabilidad, Consultar modificar y crear cuentas cuentas el
porcentaje de la retencin.

 Para las operaciones del exterior debe ingresar los movimientos con
el nit. 444444000 y colocarle en el nombre OPERACIONES DEL
EXTERIOR.

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 Se debe reportar el valor de la retencin efectuada a cada tercero por
lo tanto es movimiento y la base de la retencin la cual se liquida con
el porcentaje que se ingrese en la cuenta exceptuando la cuenta de
salarios a la cual se le debe colocar la cuenta base en la misma
columna.

Formato 1003 RETENCIONES EN LA FUENTE QUE LE


PRACTICARON

 Se deben ingresar solo cuentas auxiliares

 Para el concepto 1301 se debe ingresar en la columna cuenta base la


cuenta en la cual se ingreso la base para salarios. Si no se tiene este
concepto se debe anular el registro.

 Para los dems conceptos de retencin debe ingresar por el mdulo


de Contabilidad, Consultar modificar y crear cuentas cuentas el
porcentaje de la retencin.

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 Se debe reportar el valor de la retencin efectuada a cada tercero por


lo tanto es movimiento y la base de la retencin la cual se liquida con
el porcentaje que se ingrese en la cuenta exceptuando la cuenta de
salarios a la cual se le debe colocar la cuenta base en la misma
columna.

Formato 1005 IMPUESO A LAS VENTAS POR PAGAR


DESCONTABLE (COMPRAS)

 Se deben ingresar solo cuentas auxiliares

 Este formato no lleva monto mnimo de reporte de informacin.

 Este formato no tiene conceptos solo se debe colocar la cuenta de iva


en el campo cuenta

 Para informar las devoluciones en ventas se debe crear un registro


ms con la cuenta en la cual se hacen las devoluciones.

EJ: La cuenta de iva descontable es la 240810 esta la debe colocar


como primer registro y la cuenta en la cual hace las devoluciones en
ventas es la 240805 la debe colocar como segundo registro.

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Formato 1006 IMPUESO A LAS VENTAS POR PAGAR GENERADO


(VENTAS)

 Se deben ingresar solo cuentas auxiliares

 Este formato no lleva monto mnimo de reporte de informacin.

 Este formato no tiene conceptos solo se debe colocar la cuenta de iva


en el campo cuenta.

 Para informar las devoluciones en ventas se debe crear un registro


ms con la cuenta en la cual se hacen las devoluciones.

EJ: La cuenta de iva generado es la 240805 esta la debe colocar como


primer registro y la cuenta en la cual hace las devoluciones en
compras es la 240810 la debe colocar como segundo registro.

Formato 1007 INGRESOS RECIBIDOS

 Se deben ingresar solo cuentas auxiliares

 El monto mnimo a reportar por tercero es de $5.000.000 y se deben


acumular en el Nit 222222222 CUANTIAS MENORES ( El sistema
se encarga de hacer esta agrupacin)
 Para las operaciones del exterior debe ingresar los movimientos con
el nit. 444444000 y colocarle en el nombre OPERACIONES DEL
EXTERIOR.

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 Se debe reportar el valor de la venta por cada tercero y las
devoluciones. (movimiento)

 Para reportar las devoluciones debe crear un registro adicional en el


concepto 4001 con la cuenta de devolucin. (movimiento)

Formato 1008 - SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR A 31 DE DIC.

 Se deben ingresar solo cuentas auxiliares

 El monto mnimo a reportar por tercero es de $5.000.000 y se deben


acumular en el Nit 222222222 CUANTIAS MENORES ( El sistema
se encarga de hacer esta agrupacin).

 En este formato se reporta nicamente saldos por tercero de todos los


conceptos

Formato 1009 SALDOS DE CUENTAS POR PAGAR A 31 DE DIC.

 Se deben ingresar solo cuentas auxiliares

 El monto mnimo a reportar por tercero es de $5.000.000 y se deben


acumular en el Nit 222222222 CUANTIAS MENORES ( El sistema
se encarga de hacer esta agrupacin).

 En este formato se reporta nicamente saldos por tercero de todos los


conceptos

Formato 1010 INFORMACION DE SOCIOS Y ACCIONISTAS

 Se deben ingresar solo cuentas auxiliares

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 Se debe presentar el valor patrimonial, colocar la cuenta del
patrimonio en la columna cuenta. Es importante que este patrimonio
se determine por Nit de acuerdo a la participacin de cada socio en el
movimiento.

 Para el valor de las participaciones (utiliadades repartidas a los


socios) se coloca en la columna de cuenta base la cuenta en la cual se
generaron estos movimientos. Esta tambin se debi haber ingresado
por Nit.

Formato 1011 INFORMACION DE DECLARACIONES TRIBUTARIAS

 Se deben ingresar solo cuentas auxiliares

 Se presenta el saldo por cuenta de la declaracin de renta del 2005.

 Este formato lleva solo dos columnas.

 No tiene monto mnimo de presentacin.

Formato 1012 - INFORMACION DE DECLARACIONES TRIBUTARIAS,


ACCIONES Y APORTES E INVERSIONES EN BONOS,
CERTIFICADOS, TITULOS Y DEMAS INVERSIONES TRIBUTARIAS.

 Se deben ingresar solo cuentas auxiliares

 Se presenta el saldo de las cuentas de bancos, inversiones,


discriminados por tercero. Sin en el movimiento de Bancos no se

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discrimino por tercero se aconseja actualizar este dato ya que el
sistema lo agrupa por este concepto.
 Adicional si las cuentas de banco quedaron en sobregiro se aconseja
hacer el traslado de los valores a una cuenta de sobregiros, ya que los
valores que se deben presentar en los archivos deben ser positivos y
el sistema los convertira y no quedara correcto.

 No tiene monto mnimo de presentacin.

Terceros:

En esta pantalla puede modificar los terceros, su ciudad, ideficacion de


la DIAN y los datos personales.

 Llame al tercero a modificar.


 Ubquese en el campo que desea hacer el cambio.

Informes:

Estos informes presentan la informacin que se va emitir en los


archivos pero en columnas y organizados por tercero.

 Seleccione el informe del concepto que desee revisar.

 Se le presenta en pantalla si desea imprimirlo, presione clic en la


impresora o CTRL+P

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Generar Medios

 Seleccione el ano y el mes de diciembre para generar los medios.

 Presione clic en el botn generar.

 El sistema crea una carpeta una carpeta en el disco C: Medios


Magneticos DIAN 2006

 El sistema emite los archivos con la extensin xml y los nombres


definidos por la DIAN.

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