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UNIDAD Funciones del control


ndice
Introduccin

Metodologa

Desarrollo temtico
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UNIDAD

Introduccin

En esta semana se profundiza sobre el tema de control, en cuanto a sus funciones, atri-
butos y el papel de la gerencia.

Tambin se brindan los conocimientos bsicos para el tema de indicadores, se desarro-


llan las caractersticas fundamentales, los objetivos, la tipologa, los criterios para ser
indicadores y la ficha tcnica.
Metodologa

Se le recomienda al estudiante hacer uso de todos los contenidos multimediales que se presentan
en el mdulo, realizar las lecturas enunciadas y realizar las actividades propuestas.

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Desarrollo temtico

Funciones del control

Facilitar el aprendizaje organizacional: consiste en establecer qu aprendi la organizacin de


las acciones realizadas, produce conocimientos para ajustar la actuacin futura de acuerdo a
los resultados histricos.
Crear la memoria institucional: los registros de los resultados permiten observar la evolucin de
cada variable a travs del tiempo, con el fin de analizar las tendencias.
Facilitar el diagnstico permanente: se realiza una evaluacin permanente por medio de los
informes peridicos que destacan los datos ms significativos.
Mejorar la planeacin y la programacin: genera informacin necesaria para que los supuestos
de planeacin se ajusten a los resultados obtenidos, es til para la formulacin de las metas.
Medir el perfeccionamiento: permite apreciar la competencia de la organizacin para generar
cambios en aras de un desempeo superior por medio de su condicin histrica.
Posibilitar la descentralizacin: la descentralizacin y la delegacin generan obstculos en la
limitacin del tiempo e impide la capacidad de los directivos para observar la ejecucin y dar
rdenes con el fin de solucionar los errores; sin embargo, si se establece el adecuado control,
permite a las directivas tomar las medidas necesarias sin que su presencia sea indispensable.
Evaluar el desempeo de los ejecutivos: mide el desempeo de los funcionarios en todos los ni-
veles jerrquicos de la organizacin.
Mejorar la flexibilidad: es un sistema de alarmas inmediatas que mantiene a los responsables de
las acciones correctivas informados cuando se produce algo excepcional.
Definir niveles de exigencia: formula el nivel de esfuerzo que se espera de los trabajadores, una
vez los directivos se han basado en los informes de gestin.

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Atributos del control

Es una herramienta gerencial por excelencia.


Es un soporte indispensable para la toma de decisiones.

Hace nfasis en el cmo de los resultados.


Se enfatiza en la produccin de rendimientos.

Hace uso de normas y patrones operativos.


Proyecta el futuro de la organizacin.

Es integral.

Es integrador (entindase como articulacin de todas las reas de


la organizacin enfocadas en los objetivos establecidos desde la
etapa de planeacin.

Figura 1. Atributos del control


Fuente: Propia.

El papel de la gerencia
Al contar con la herramienta del control de gestin, la gerencia asume el rol de estratega para di-
rigir la organizacin hacia el cumplimiento de los objetivos establecidos, examinando las variables
endgenas y las variables exgenas, con el fin de divisar todo el entorno que le pueda afectar.

La gerencia debe ser conocedora de la organizacin en su conjunto como sistema de liderazgo y


poseer competencias que generen acciones comunicativas, de promocin, negociacin, y persua-
sin para el logro de los objetivos.

Indicadores
Un indicador es una expresin cualitativa o cuantitativa observable, que permite describir carac-
tersticas, comportamientos o fenmenos de la realidad a travs de la evolucin de una variable
o el establecimiento de una relacin entre variables, la que comparada con periodos anteriores,

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productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar el desempeo y su evolucin en
el tiempo.

Segn el concepto anterior, los indicadores se pueden entender como una herramienta til para la
planeacin y la gestin de las organizaciones. La gerencia debe saber escoger las variables a medir
para asegurar el xito del proceso.

Los indicadores son parte importante de dos sistemas de informacin imprescindibles en la geren-
cia de las organizaciones:
Sistema de informacin gerencial: informacin de apoyo para la toma de decisiones, los requi-
sitos de informacin pueden identificarse de antemano y las decisiones por lo general se repiten
en este sistema.
Sistema de apoyo para la decisin: es un apoyo en la toma de decisiones no reiteradas y no
estructuradas.

Caractersticas bsicas
Los indicadores deben cumplir con las siguientes caractersticas:
Simplificacin
El indicador debe considerar una sola dimensin dentro de las muchas que hay en la realidad. Las
dimensiones son econmicas, sociales, culturales y polticas, entre otras, pero debe escoger solo
una de ellas.
Medicin
Tiene un valor de referencia y permite comparar la situacin actual en el tiempo y frente a patro-
nes establecidos. Decide si se est presentando alguna situacin extraa.
Comunicacin
Transmite informacin sobre determinado tema y genera la toma de decisiones basadas en
dicha informacin.

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Objetivos
Los principales objetivos son:

Generar la informacin que sea til para tomar decisiones.

Monitorear el cumplimiento de obligaciones y metas establecidas.

Cuantificar los cambios en situaciones que se consideran problemticas.

Realizar seguimiento de los planes, programas y proyectos.

Generar correctivos oportunos.

Mejorar la eficiencia y la efectividad de los procesos de la organizacin.

Figura 2. Objetivos de las funciones del control


Fuente: Propia.

Tipologa
Existen diferentes tipos de indicadores los cuales se pueden agrupar de diferentes maneras depen-
diendo de las necesidades de las organizaciones.
1. Indicadores segn medicin
Cuantitativos: son una representacin numrica de la realidad. Pueden numerarse de forma
ascendente o descendente al encontrarse con valores diferentes.
Cualitativos: tienen en cuenta la heterogeneidad del entorno de la organizacin. Su resultado
hace referencia a una escala de valores de cualidades.

2. Indicadores segn nivel de intervencin. Mide la relacin entre insumos, resultados e impactos.
De impacto: hace referencia a los efectos de corto y largo plazo en la organizacin y en su entorno.

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De resultado: hace referencia a los efectos de una accin institucional sobre la sociedad.
De producto: hace referencia la cantidad y calidad de los bienes y/o servicios que producen las
actividades de las organizaciones.
De proceso: hace referencia al seguimiento de las actividades programadas frente a la utilizacin
de los recursos.Describe el esfuerzo administrativo en la obtencin de los bienes y/o servicios.
De insumo: hace referencia al seguimiento de todos los recursos disponibles y utilizados.

3. Indicadores segn jerarqua


De gestin:
Mide la relacin entre los insumos y los procesos.
Nacen en la etapa de planeacin.
Son para el orden administrativo y operativo.
Estratgicos: permiten la evaluacin de resultados efectos e impactos.
A continuacin se muestra una figura en donde se interrelacionan los indicadores segn el nivel
de resultados y la jerarqua.
Ms
estratgico

Pas De impacto
Indicadores
estratgicos

Visin
institucional

Objetivos generales De resultado


de la entidad de producto
Indicadores
de gestin

Objetivos especficos de
la entidad

De proceso
Objetivos de las oficinas o dependencias

Jerarqua de objetivos Menos Tipologa de


estratgico indicadores
Figura 3. Tipologa de indicadores
Fuente: DANE. Gua para diseo, construccin e interpretacin de indicadores (2012).

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4. Indicadores segn calidad

Miden la eficiencia y eficacia de los procesos, permitiendo generar correctivos durante el desarro-
llo del proceso.

Eficacia

Efectividad

Eficiencia

Figura 4. Indicadores segn calidad


Fuente: Propia.

De eficacia: muestran el logro de los objetivos, metas y resultados de los planes, programas
y proyectos.
De eficiencia: mide la relacin de la productividad frente a la utilizacin de los recursos.
De efectividad: mide el logro de los resultados en el tiempo y con los menores costos posibles.
Construccin de los indicadores
Requiere ser responsable con el manejo de la informacin objeto de estudio. La construccin de
indicadores se realiza mediante cuatro etapas:

Formulacin del problema. Lo primero que se debe establecer es la identificacin del objeto a
medir. El indicador debe brindar informacin precisa y su recoleccin debe ser muy cuidadosa.
Posteriormente se debe identificar el aspecto especfico que se quiere medir dentro del objeto
de medicin, no se puede dejar dudas sin resolver al respecto.
Definir las variables. Establecer qu variables lo componen y la relacin entre ellas para la ge-
neracin de la informacin que se requiere.
Seleccin de indicadores y calidad de los datos. Los indicadores deben ser de fcil comprensin
e interpretacin, deben ser comparables en el tiempo y en el espacio.
Diseo. Se realiza la composicin del indicador mediante los siguientes aspectos.
Identificacin del contexto: debe ser actualizado en todos los mbitos del anlisis, poltico,
econmico, jurdico y social.

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Determinacin de usos y actores: especificar los usos y los actores que harn uso de la informacin.
Identificacin de fuentes de informacin y procedimientos de recoleccin y manejo de la
informacin. Conocer las caractersticas de la informacin y sus fuentes, debe tener acceso
y disponibilidad.
Definicin de las responsabilidades: verificar los responsables de la produccin, recolec-
cin, anlisis, administracin y preparacin de la informacin.
Documentacin del indicador: construir un elemento metodolgico de resumen del indica-
dor con el fin de que sea de mximo aprovechamiento de la informacin para los usuarios.

Criterios para la seleccin de los indicadores


Se hace indispensable realizar un control de calidad sobre el indicador, los criterios fundamentales
son los siguientes:

Criterio de Pregunta a tener en cuenta Objetivo


seleccin

El indicador expresa qu se quiere Busca que el indicador permita


Pertinencia medir de forma clara y precisa? descubrir la situacin o fenmeno
determinado, objeto de la accin.

Verifica que el indicador sea medible,


Funcionalidad El indicador es monitoreable? operable y sensible a los cambios
registrados en la situacin inicial.

Los indicadores deben ser construi-


La informacin del indica- dos a partir de variables sobre las
Disponibilidad dor est disponible? cuales exista informacin estads-
tica, de tal manera que puedan ser
consultados cuando sea necesario.

Los datos deben ser medidos


De donde provienen los datos? siempre bajo ciertos estndares y la
Confiabilidad
informacin requerida debe poseer
atributos de calidad estadstica.

El indicador es relevante Que los resultados y anlisis permi-


Utilidad tan tomar decisiones.
con lo que se quiere medir?

Tabla 1. Criterio para la seleccin de indicadores


Fuente: Propia.

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Al realizar las preguntas a tener en cuenta en el criterio de seleccin de un indicador, y si se res-
ponde de forma afirmativa, ser un indicador adecuado para ser utilizado por la gerencia de las
organizaciones.

Existen criterios relacionados con la calidad estadstica, en donde se realiza un anlisis previo de
los datos que se van a utilizar, bajo los siguientes parmetros.
Relevancia: se enfoca en el grado de utilidad al responder a los objetivos de los usuarios.
Credibilidad: realiza una evaluacin de los indicadores en aras de que estn sustentados en
prcticas transparentes en la recoleccin, anlisis y resultados de los datos.
Accesibilidad: tiene en cuenta la disposicin de los datos, sus medios de divulgacin y de servicios de
apoyo al usuario.
Oportunidad: se enfoca en el transcurso del tiempo entre su disponibilidad y el evento, de tal
manera que la informacin genere valor y se pueda actuar sobre ella.
Coherencia: se enfoca en la adecuada coherencia entre los datos estadsticos y las polticas de
la organizacin.

Otros criterios de alta relevancia son aquellos que estn relacionados con la utilidad y la compren-
sin para los usuarios, los cuales se establecen bajo los siguientes parmetros:
Aplicabilidad: responde a una necesidad real.
No redundancia: expresa por s mismo el fenmeno sin ser redundante con los indicadores.
Interoperabilidad: debe ser fcil de entender para todo tipo de usuario.
Comparabilidad: debe ser comparable en el tiempo, usando una misma lnea base en la infor-
macin. Tambin debe ser comparable con otras organizaciones, regiones y pases.
Oportunidad: debe construirse en el corto plazo con el fin de facilitar la evaluacin y los rea-
justes en los procesos para alcanzar los objetivos propuestos.

Ficha tcnica de un indicador


Todos los indicadores cuentan con una ficha tcnica, es decir, con registros que informan sobre las
caractersticas y las propiedades de la informacin de los mismos.

Los aspectos a tener en cuenta en una ficha tcnica son los siguientes:

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Expresin verbal, precisa y Lo que el indicador no
Nombre
concreta del indicador. Limitaciones
puede medir.

Trmino abreviado que Nombre de las entidades del


Sigla representa el nombre. Fuente suministro de informacin.

Naturaleza y finalidad del Detalla el tema hasta cuanto se


indicador. Desagrega- puede obtener informacin.
Objetivo cin temtica

Explicacin conceptual de los Hasta qu nivel geogrfico se


Definiciones trminos empleados. Desagregacin pudo obtener informacin.
y conceptos geogrfica

Explicacin sobre el proceso Frecuencia en que se hace la


Mtodo de utilizado. Periodicidad medicin.
medicin

Es en la que se mide el Fecha inicial y final de la


Unidad de indicador. Fecha informacin disponible.
medida

Expresin matemtica en la Entidades y dependencias que


Frmula que se calcula el indicador. Responsable tienen a cargo del indicador.

Especificacin de las variables. Reflexiones y recomendaciones.


Variables Observaciones

Figura 5. Ficha tcnica de un indicador


Fuente: Propia.

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