MANUAL

CONTABLE

COOPECAF
OBJETIVO:

Proporcionar las herramientas para implementar los registros contables que sirvan
de base para una contabilidad llevada de acuerdo a las normas vigentes en lo
legal, scal y nanciero en el pas.

Por qu es importante
tener conocimientos
bsicos de
administracin
nanciera?

Un manual contable facilita los procedimientos

especcos para su contabilizacin y ayuda al
departamento contable a la preparacin de los
estados nancieros.

De esta forma la alta direccin de las

organizaciones cuentan con informacin
contable-nanciera consistente para el
cumplimiento de sus obligaciones legales y
scales y para la toma de decisiones estratgicas.

1. COOPECAFE Manual Contable

TABLA DE CONTENIDO Pag.

Introduccin 4

Seccin 1: Objetivos 5

Seccin 2: Normas de la Organizacin 6

Seccin 3: Estados Financieros de Acuerdos a NIIF

Estados Financieros de Entidades con Propsitos
No Lucrativos

Aspectos Generales
Estado de Posicin Financiera
Normas de Presentacin
Clasicacin de Activos y Pasivos
Clasicacin del Patrimonio Contable
Estado de Actividades 6
Normas de Presentacin
Clasicacin y Estructura del Estado de Actividades
Cambio Neto en el Patrimonio Contable no Restringido
Sub-Clasicacin de los Ingresos,
Costos y Gastos y Otros Ingresos y Gastos
Fundamentos
Criterios de Reconocimiento
Estado de Flujos de Efectivo
Contabilidad de Fondos

Seccin 4: Contabilidad por Centro de Costos

Introduccin
Caractersticas
Objetivos 14
Ventajas y Desventajas de la Contabilidad
por los Costos y Gastos
Clasicacin de Costos y Gastos
Centros de Costo

COOPACAFE Manual Contable 2.

 TABLA DE CONTENIDO Pag.

Seccin 5: Catlogo de Cuentas 16

Seccin 6: Descripcin de Uso

y Manejo de las Cuentas

111. Caja y Bancos

112 Cuentas por Cobrar
114 Inventarios
122 Depreciacin Acumulada
21 Pasivo Corriente 19
22 Pasivo No Corriente
211 Pasivo Contingente (Prestaciones Laborales)
3 Patrimonio y Reservas
4 Ingresos
5 Costos

6 Gastos 25

Costos Fijos 25

Costos Variables

Condiciones que un Costo Fijo Puede Ser Variable 26

Punto de Equilibrio

Seccin 7: Informes Financieros para

el Consejo Directivo, Acreedores y
Agencias Cooperantes

Estado de Situacin Financiera

Estado de Actividades 28
Estado de Flujos de Efectivo
Ejecucin Presupuestaria

Seccin 8: Mantenimiento del Manual 32

3. COOPECAFE Manual Contable

INTRODUCCIN

El propsito del presente Manual Contable
de COOPECAFE previamente autorizado
por la Junta Directiva y conforme a lo
requerido por el control interno, es
proporcionar al personal de la
organizacin las herramientas
para que puedan
implementar los registros
contables que sirvan de
base para una
contabilidad llevada de
acuerdo a las normativas
vigentes en lo legal y
nanciero en el pas.
Un manual contable como el presente, facilita
los procedimientos especcos para su
contabilizacin y ayuda al departamento
contable a la preparacin del producto nal que
son los Estados Financieros, por lo tanto de esta
forma el departamento de contabilidad as
como la Junta Directiva deben tener la claridad
de entregar y obtener los estados nancieros y
reportes nancieros que sean necesarios, a n
de evitar duplicidad de esfuerzos y
entendimientos en relacin a la informacin
nanciera.

EL PRESENTE MANUAL SE ENCUENTRA DIVIDIDO EN LAS SIGUIENTES SECCIONES:

Seccin 1 Objetivos
Seccin 2 Normas
Seccin 3 Estados Financieros de acuerdo a Normas Internacionales de
Informacin Financiera.
Seccin 4 Contabilidad centros de costos
Seccin 5 Catlogo de cuentas
Seccin 6 Descripcin de uso y manejo de las cuentas
Seccin 7 Informes nancieros para el Consejo Directivo, acreedores,
proveedores y agencias donantes
Seccin 8 Mantenimiento del manual

El presente manual proporciona los lineamientos para preparar la informacin contable de acuerdo a
Normas Internacionales de Informacin Financiera especialmente en lo que se reere a presentacin,
reconocimiento, medicin y revelacin para que la administracin tenga el control interno.

COOPACAFE Manual Contable 4.

El control interno: es un proceso efectuado por
el Junta Directiva o el consejo directivo, la
Direccin y el resto del personal, diseado con
el objeto de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecucin
de objetivos, dentro de las siguientes
categoras:
Ecacia y eciencia de las operaciones
Flabilidad de la informacin nanciera y
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
El concepto de control interno no slo se reere
a temas nancieros, contables y a la custodia de
los activos, sino que incluye controles
destinados a mejorar la eciencia operativa y
asegurar el cumplimiento de las polticas de la
Asociacin. El control interno es una expresin
utilizada con el objeto de describir todas las
medidas adoptadas por la direccin superior
para dirigir y controlar las operaciones
sustantivas y de apoyo en los organismos a su
cargo.
La esencia del control interno est en las
acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las
operaciones. Dichas medidas incluyen corregir
las deciencias y mejorar las operaciones, para
que estn de conformidad con las normas
prescritas y con los objetivos planteados.

SECCIN 1: OBJETIVOS

1 Denir los reportes y estados nancieros que sern analizados por la junta directiva, evitando
de esta forma que el departamento contable duplique esfuerzos en preparar otros informes
que no son requeridos pero que son preparados por el departamento contable con la
justicacin de que Son preparados por aquello de que los pidan

2 Denir los reportes que se necesitan en la junta directiva o consejo directivo, evitando de esta
forma prdida de tiempo en buscar informacin que nunca ha sido preparado por el
departamento contable.

3 Facilitar al departamento contable en disear y preparar un catlogo de cuentas que se ajuste

a las operaciones de la asociacin. Este catlogo de cuentas debera tener la distribucin por
centros de costos, gastos, ingresos, pasivos, capital y reservas.

4 Proporcionar a los encargados de contabilidad reglas aprobadas en los

5 Denir cuales estados nancieros y reportes contables deben imprimirse mensualmente,

trimestralmente y anualmente para el anlisis interno y externo.

6 Establecer un sistema contable que permita el control y manejo de los recursos de

COOPECAFE

5. COOPECAFE Manual Contable

 SECCIN 2: NORMAS DE LA ORGANIZACIN

1 El contador es el responsable de llevar a cabo los registros contables y de presentar los

Estados Financieros en el plazo de quince das hbiles siguientes al mes vencido.

2 El gerente nanciero supervisar las operaciones del departamento contable y vericar que
se cumplan con los procedimientos denidos.

3 El gerente nanciero es el responsable de presentar los estados nancieros con el respectivo

anlisis a la junta directiva o consejo directivo.

SECCIN 3:
ESTADOS FINANCIEROS DE ACUERDO A ANIIF
ESTADOS FINANCIEROS DE ENTIDADES CON PROPSITOS NO LUCRATIVOS

El cambio experimentado a nivel mundial para
la aplicacin de las Normas Internacionales de
Informacin Financiera (NIIF) anteriormente
denominadas Normas Internacionales de
Contabilidad (NIC) constituye el desarrollo
ms signicativo llevado nunca a cabo en el
mbito de la contabilidad.
La Comisin Europea ha adoptado las NIIF (un
cuerpo normativo de elevada calidad,
comprensible y obligatorio) con carcter
obligatorio para los 7.000 grupos cotizados en
la Unin Europea para el ejercicio contable
2005.
Lejos de la Unin Europea, existe un
signicativo nmero de regiones, tales como
Australia, Rusia y Oriente Medio que tambin
estn adoptando las NIIF; junto con otros pases
como Estados Unidos, Canad o innumerables
pases de Centro y Sudamrica donde se van
incorporando paulatinamente.

COOPACAFE Manual Contable 6

Las Normas Internacionales de Contabilidad
(NIC/NIIF) estn transformndose en los
principios de contabilidad nanciera ms
ampliamente aceptados en el mundo.
Alrededor de 100 pases han adoptado las NICs
para la preparacin y presentacin de
informacin contable. A partir de 2005 ms de
7.000 empresas de la unin Europea deben
reportar sus estados nancieros en
conformidad con las NICs. Australia, Canad,
China, Japn, Rusia y otros pases del Medio
Oriente estn adoptando las NICs o tienen
planes para ajustar sus normas contables
locales a las normas internacionales. El Comit
de Normas internacionales de Contabilidad
(IASB) y el Comit de Normas Contables de los
Estados Unidos (FASB) han alcanzado el
compromiso de hacer sus principios contables
compatibles y llegar a la convergencia de sus
normas contables, una muestra ms de la
importancia de las NICs. Como resultado de su
aceptacin internacional en los aos futuros
miles de empresas de todo el mundo
prepararn la contabilidad de conformidad con
estas NICs.
Estos principios continan su rpida evolucin
como resultado del proyecto de convergencia
con las normas contables de Estados Unidos y
por la necesidad de cubrir y dar soluciones a
nuevos tpicos y operaciones de empresas.
La denicin de entidad con propsitos no
lucrativos propuesta por las Normas
Internacionales de Informacin Financiera (NIIF)
denen que estas entidades tienen
principalmente nes de benecio social.
Algunas opiniones mencionaron que al hacer
esta aseveracin se estaba dejando fuera a los
sindicatos, cmaras de comercio y colegios
profesionales.
Sin embargo, con la nalidad de que la norma
sea clara las Normas Internacionales de
Informacin Financiera decidieron modicar la
redaccin para establecer que estas entidades
tienen carcter social y ampliar el nmero de
ejemplos provistos incluyendo a los sindicatos,
colegios profesionales y a las entidades con
actividades artsticas, culturales y cientcas, etc.

ASPECTOS GENERALES

De acuerdo con las NIIF, los estados nancieros bsicos

que las entidades con propsitos no lucrativos deben
presentar son:

a. Estado de posicin nanciera,

b. Estado de actividades, y

c. Estados de ujo de efectivo.

d. Las notas a los estados nancieros

son parte integrante de los mismos.

7. COOPECAFE Manual Contable

 b. Su posicin nanciera; el
monto y naturaleza de sus
activos, pasivos y patrimonio
contable;

c. Los efectos de las

operaciones que modican
el monto y la naturaleza de
sus activos netos;

d. El monto y tipo de sus ujos

de efectivo de entrada y de
salida durante el periodo y la
relacin entre ellos;

e. El desempeo nanciero de
su administracin; y

El propsito de los estados nancieros bsicos y f. La forma en que la entidad obtiene y aplica
sus notas es proveer al usuario general recursos; obtiene y paga sus
informacin sobre las entidades con propsitos nanciamientos, as como otros factores que
no lucrativos respecto a: puedan afectar su liquidez.

Los estados nancieros y sus notas deben

a. Su capacidad para: mantener su patrimonio,
continuar como negocio en marcha y lograr
los nes sociales para los cuales fue creada;
determinarse con base en las Normas de
Informacin Financiera, salvo en los casos en
que el alcance de una de ellas se excepte su
aplicacin.

ESTADO DE POSICIN FINANCIERA

El estado de posicin nanciera es un estado nanciero que muestra informacin relativa a

una fecha determinada sobre los recursos y obligaciones de una entidad; presenta los
activos en orden de su disponibilidad, mostrando sus restricciones; los pasivos atendiendo
a su exigibilidad, revelando sus riegos financieros; as como, el patrimonio contable
clasicado en no restringido, temporalmente restringido y/o permanentemente restringido.

El estado de posicin nanciera proporciona al usuario general informacin sobre la

capacidad de la entidad para proveer bienes y servicios, su liquidez, su habilidad para
cumplir con sus obligaciones y sus necesidades de nanciamiento externo.

COOPACAFE Manual Contable 8.

Normas de presentacin, clasicacin y de
activos y pasivos
Dentro del estado de posicin nanciera, los
activos y pasivos deben presentarse clasicados
en corto plazo (circulantes) y largo plazo (no
circulantes), atendiendo a su disponibilidad y
exigibilidad con base en lo establecido en la
NIIF relacionado a la presentacin y revelacin.
Las agrupaciones de partidas y presentacin de
rubros de forma separada deben llevarse a
cabo conforme lo establecido en la NIIF.
Aquellos activos que tengan restricciones para
su uso en el corto o largo plazo deben
presentarse en forma segregada del resto de
los activos que no tengan restricciones
indicando el tipo de restriccin que tienen:
temporal o permanente.
Clasicacin del Patrimonio Contable
La NIIF, establece que el patrimonio contable de
las entidades con propsitos no lucrativos
deben clasicarse, en su caso, con respecto a su
tipo de restriccin en:
a. Patrimonio contable no restringido, el cual no
tiene restricciones para que sea utilizado por
la entidad; es decir, est sustentado por los
activos netos no restringidos;
b. Patrimonio contable restringido
temporalmente, el cual est sustentado por
los activos temporalmente restringidos cuyo
uso por parte de la entidad est limitado por
las disposiciones que expiran en el paso del
tiempo o p o r q u e s e c u m p l e n l o s
p r o p s i t o s establecidos; y,
9. COOPECAFE Manual Contable
c . Pa t r i m o n i o c o n t a b l e r e s t r i n g i d o
permanentemente, el cual est sustentado
por activos permanentemente restringidos,
cuyo uso por parte de la entidad est limitado
por disposiciones que no expiran con el paso
del tiempo y no pueden ser eliminadas por
acciones de la administracin.
Las restricciones temporales pueden ser:
a. De plazo: si establecen que los activos no
pueden ser usados de inmediato sino hasta
un periodo posterior o despus de cierta
fecha;
b. De propsito: si establecen que los
activos deben de ser utilizados para un
propsito especco; o
c. Una combinacin de las anteriores.
Dentro del patrimonio restringido
temporalmente es usual la presentacin de
partidas individuales para distinguir entre:
a. Restricciones permanentes de propsito;
indica que los activos recibidos deben ser
usados para cierto propsito, preservados y
no vendidos. Por ejemplo: los terrenos u
obras de arte; y
b. Restricciones permanentes de inversin:
indican que los activos recibidos deben
invertirse con la nalidad de proveer una
fuente de ingresos permanentes a la entidad
por los rendimientos de dichos activos.
Estado de Actividades
El estado de actividades es un estado nanciero
de las entidades con propsitos no lucrativos
que muestra la informacin relativa a sus
operaciones en un periodo y, por ende, los
ingresos, costos y gastos, as como el cambio
neto en el patrimonio contable resultante en el
periodo, clasicados por tipo de patrimonio
contable (restringido permanentemente,
restringido temporalmente o no restringido).
El estado de actividades proporciona
informacin sobre el resultado de las
operaciones que afectaron al patrimonio
contable sobre la aplicacin de ingresos, costos y
gastos en diversos programas y servicios.
Adems, permite evaluar el desempeo de las
actividades de la administracin de la entidad
durante el periodo y los esfuerzos llevados a
cabo para alcanzar sus objetivos.
Los ingresos, costos y gastos deben cumplir con
las deniciones de la NIF A-5, Son ejemplos de
ingresos de las entidades con propsitos no
lucrativos los provenientes de: la prestacin de
servicios, la venta de bienes y los donativos
recibidos.
Son ejemplos de costos y gastos: los del
cumplimiento de los propsitos de la entidad, los
de recaudacin de donativos, los generales y los
donativos otorgados en los trminos de la NIF
E-2, Donativos recibidos u otorgados por
entidades con propsitos no lucrativos.
Normas de Presentacin
El estado de actividades debe presentar los
ingresos, costos y gastos, as como el cambio
neto del periodo en el patrimonio contable de
una entidad con propsitos no lucrativos,
clasicados en: patrimonio no restringido,
patrimonio temporalmente restringido y
patrimonio permanentemente restringido.
Clasicacin y Estructura del Estado de
Actividades
En el estado de actividades deben presentarse
como mnima los niveles siguientes:
a. Cambio neto en el patrimonio contable no
restringido,
b. Cambio neto en el patrimonio contable
restringido temporalmente,
c. Cambio neto en el patrimonio contable
restringido permanentemente, y
d. Cambio neto en el patrimonio contable total.
En la determinacin de los niveles, cuando los
ingresos excedan a los costos y gastos el nivel
debe denominarse incremento en el patrimonio
contable, en caso contrario, debe identicarse
como disminucin en el patrimonio contable.
COOPACAFE Manual Contable 10.
Cambio Neto en el Patrimonio Contable No
Restringido
Los ingresos deben presentarse como
aumentos al patrimonio contable no restringido,
a menos que el uso de los activos recibidos se
encuentre limitado por restricciones, en cuyo
caso deben clasicarse como aumentos al
patrimonio contable restringido
permanentemente o temporalmente, segn
corresponda.
En el caso de los ingresos por la venta de bienes
o por la prestacin de servicios, los descuentos
y bonicaciones otorgados a los clientes, as
como las devoluciones efectuadas, deben
disminuirse de los ingresos para as obtener el
importe de los ingresos netos; no obstante, las
NIIF permiten la presentacin de esos rubros
por separado.
Los costos y gastos identicables con los
ingresos no restringidos deben presentarse en
la seccin de patrimonio contable no
restringido; por ejemplo, la depreciacin,
amortizacin o las prdidas por deterioros de
activos no restringidos. Los gastos no
identicables claramente con alguno de los tres
tipos de patrimonio contable deben
presentarse tambin en el patrimonio contable
no restringido.
Cuando el patrimonio o parte del patrimonio
con restricciones quede libre de stas ya sea
por el paso del tiempo o porque exista un
remanente sin restricciones por ya haber
cumplido los propsitos para los cuales se
recibi el donativo, ese patrimonio debe
reclasicarse a la seccin de patrimonio
contable no restringido; dicha reclasicacin
debe mostrarse dentro del estado de
actividades.
11. COOPECAFE Manual Contable
Los ingresos por donativos recibidos cuyas
restricciones se extingan dentro del mismo
periodo pueden presentarse nicamente
dentro del patrimonio contable no restringido,
sin presentarlos como restringidos y luego
reclasicarlos, siempre y cuando dicho
tratamiento se haga en forma consistente.
Los rendimientos sobre inversiones y otros
activos deben presentarse como parte de los
cambios en el patrimonio contable no
restringido a menos que el uso de tales
rendimientos se encuentre limitado; en este
caso, deben clasicarse como patrimonio
contable temporal o permanentemente
restringido, segn corresponda. El cambio neto
en el patrimonio contable no restringido debe
mostrar, entre ellos:
a. Los ingresos no restringidos; por ejemplo:
servicios por eventos y exposiciones,
colegiaturas, ingresos por regalas cobradas
por desarrollos cientcos o inventos,
publicaciones y donativos recibidos no
restringidos.
b. Las reclasicaciones provenientes del
patrimonio contable temporalmente
restringido, por partidas liberadas de sus
restricciones,
c. Las reclasicaciones provenientes del
patrimonio contable permanentemente
restringido, por las cuales se hayan recibido
instrucciones especcas de los donantes
para su disposicin como donativos no
restringidos, y;
d. Los gastos por servicios por programas o
actividades de apoyo y otros ingresos y
gastos.
Sub-clasicacin de los Ingresos, Costos y
Gastos y Otros Ingresos y Gastos
Dentro de cada seccin de patrimonio contable
presentada en el estado de actividades deben
sub-clasicarse los costos y gastos de acuerdo
con uno de los siguientes criterios:
a. Por funcin- que muestra en rubros genricos
los tipos de costos y gastos atendiendo a su
contribucin al logro de las actividades de la
entidad;
b. Por naturaleza- que desglosa los rubros de
costos y gastos, atendiendo a la esencia
especica del tipo de costo o gasto de la
entidad, o
c. Mixta- que muestra los gastos por funcin y
dentro de cada agrupacin presenta el
desglose de gastos de acuerdo con su
naturaleza.
Las NIIF recomienda el uso de una clasicacin
por funcin. Las clasicaciones bsicas por
funcin para entidades con propsitos no
lucrativos son:
a. Los servicios por programas o actividades, y
b. Las actividades de apoyo.
Fundamentos
El postulado bsico de devengacin contable
seala que:
Los efectos derivados de las transacciones que
lleva a cabo una entidad econmica con otras
entidades, de las transformaciones internas y
de otros eventos, que la han afectado
econmicamente, deben reconocerse
contablemente en su totalidad, en el momento
en el que ocurren, independientemente de la
fecha en que se consideren
realizados para nes contables
Por lo anterior, las operaciones que deben ser
reconocidas contablemente por una entidad
son:
a. Transacciones que llev a cabo con otras
entidades econmicas;
b. Transacciones internas que modicaron la
estructura de sus recursos o de sus
fuentes; y
c. Otros eventos que la afectaron.
Como se seala en las NIIF:
El reconocimiento contable es el proceso que
consiste en valuar, presentar y revelar, esto es,
incorporar de manera formal en el sistema de
informacin contable los efectos de las
transacciones, transformaciones internas que
realiza una entidad y otros eventos, que le han
afectado econmicamente, como una partida
de activo, pasivo, capital contable o patrimonio
contable, ingreso costo o gasto.
El reconocimiento de los elementos bsicos de
los estados nancieros implica necesariamente
la inclusin de la partida respectiva en la
informacin nanciera, formando parte,
conceptual y cuantitativamente del rubro
respectivo. El solo hecho de revelar no implica
reconocimiento contable.
COOPACAFE Manual Contable 12.
Criterios de Reconocimiento
El reconocimiento contable de una operacin
debe cumplir con los siguientes criterios:
a. Provenir de una transaccin de la entidad
con otras entidades, de transformaciones
internas, as como de otros eventos
pasados, que le han afectado
econmicamente;
b. Satisfacer la denicin de un elemento de
los estados nancieros;
c. Ser cuanticable en trminos monetarios
conablemente;
d. Estar acorde con su sustancia econmica;
e. Ser probable que en un futuro ocurra una
obtencin o un sacricio de benecios
econmicos, lo que implicara una entrada
o salida de recursos econmicos; y
f. Contribuir a la formacin de un juicio valorativo
en funcin a su relevancia que coadyuve a la
toma de decisiones econmicas.
Por consiguiente, una operacin debe reunir los
seis criterios fundamentales sealados en el
prrafo anterior y solo debe ser reconocida como
un elemento de los estados nancieros al
momento de ser alcanzados todos.
De lo anterior se desprende que al reconocer una
operacin en la informacin nanciera, esta debe
representarse tanto conceptual como
numricamente y, por tanto, debe determinarse
una cuanticacin en trminos monetarios a travs
del desarrollo de un proceso formal de valuacin
considerando los atributos del elemento a ser
valuados y lo que establezcan, a su vez, las NIIF
particulares relativas.
13. COOPECAFE Manual Contable
Los atributos se reeren a las caractersticas o
naturaleza del elemento sujeto a reconocimiento y
valuacin, por ejemplo, su naturaleza monetaria y
no monetaria, entre otros.
Estado de Flujos de Efectivo
El estado de ujos de efectivo es un estado
nanciero que muestra informacin acerca de las
fuentes y aplicaciones del efectivo en el periodo,
clasicadas por actividades de operacin de
inversin y de nanciamiento.
Por ende, permite conocer el efecto que han
tenido las actividades de la entidad en su efectivo,
evaluar su capacidad para cumplir con sus
obligaciones y conocer sus requerimientos de
nanciamiento.
Las entidades con propsitos no lucrativos deben
presentar como parte de sus estados nancieros
bsicos, el estado de ujos de efectivo elaborado
con base en las NIIF, Estado de ujos de efectivo,
sin que sea necesario separar los conceptos por
cada tipo de patrimonio.
Contabilidad de Fondos
Las NIIF no se oponen a las clasicaciones por
fondos, siempre y cuando se ajusten para cumplir
con las disposiciones de clasicaciones
establecidas en esta norma. La contabilidad de
fondos comprende un conjunto de
procedimientos contables que resultan en
clasicaciones independientes de cuentas de
balance y resultados por ciertas actividades. La
contabilidad de fondo es establecida por
disposiciones legales, contractuales o acciones
voluntarias de las entidades.
 SECCIN 4:
CONTABILIDAD POR CENTRO DE COSTOS

La contabilidad por centro de costos permite distribuir los costos

a los diferentes centros de costos que se denan y se encuentra
integrado por lo siguiente:

1. Introduccin
2. Ventajas y Desventajas
3. Caractersticas
4. Clasicacin

Introduccin

La contabilidad por centro de costos es un

sistema que permitir a la organizacin lograr El centro de costos permite identicar costos
mejor control sobre los costos y gastos por separado dentro de una organizacin, para
cargados a los diferentes centros de costos. la cual se llevan registros contables separados,
a estas porciones se les llama centros de
El uso de la contabilidad por centro de costos costos. En general un centro de costos es una
est condicionado fundamentalmente por lo parte interna que tiene sus propios costos y
siguiente: gastos.
a. Que COOPECAFE maneje los costos y
gastos segregados para los diferentes centros Manejar centros de costos permite obtener el
de costo. estado de ingresos y egresos por separados.
b. Que en los niveles directivos de
Debe quedar claro que dentro de la
COOPECAFE exista la decisin de establecer la
nomenclatura se deben establecer los centros
contabilidad por centro de costos como
especcos para obtener buena informacin de
sistema contable de registro, control
los estados nancieros de la entidad.
presupuestario y control interno.
La contabilidad por centro de costos es una
La contabilidad por centro de costos, no se
cualidad de la contabilidad que integrada al
escapa del cumplimiento de los principios
sistema, permite el registro de las transacciones
fundamentales de contabilidad ya sea
de uno o ms centros de costos.
adoptando las Normas Internacionales de
Informacin Financiera o registros contables
sobre la base de la Ley de Impuesto Sobre la
Renta y deben ser cumplidos como en
cualquier rea de especialidad
contable.
COOPACAFE Manual Contable 14.
Caractersticas
Algunas de las caractersticas identicadas del
sistema de contabilidad por centro de costos,
se enumeran a continuacin:
1. Cdigo de cuentas comn a todos los
centros de costos, lo que facilita la
formulacin de los estados de consolidacin
y mayor funcionabilidad en el registro de las
operaciones.
2. Dinmica integral en el registro de las
operaciones de los distintos centros. Esto se
reere a que el registro de las operaciones
de cada centro de costo se realiza de manera
simultnea e integrada.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR LOS COSTOS Y GASTOS
VENTAJAS
Llevar registros por centro de costos La incidencia mayor de las desventajas que
separados.
Permite analizar por separado los centros
de costos.
Clasicacin de los Costos y Gastos
La clasicacin de los centros de costos en
COOPECAFE ser de acuerdo a las
distribuciones que se efecten.
15. COOPECAFE Manual Contable
3. Identicacin de los diferentes centros de
costos de inters de la organizacin
4. Formas y registros comunes para todos los
centros de costos que prevean las
clasicaciones correspondientes para la
identicacin de cada uno.
Objetivos
1. Conocer el grado de ejecucin y tomar
decisiones oportunas para cada uno de los
centros de costos.
2. Identicar las desviaciones favorables o
desfavorables en cada uno de los centros de
costos para tratar de corregirlos.
DESVENTAJAS
a continuacin se comentan, recae
directamente sobre el contador quien
debe mantener su funcionamiento:
Mayor esfuerzo en el trabajo contable,
generado por lo delicado del manejo del
catlogo de cuentas del programa que
distribuye para los diferentes centros de
costos.
Necesidad de la especializacin del
personal que labora en el departamento
de contabilidad.
Incremento del trabajo, dado el volumen
de las transacciones, que aumenta en la
medida que aumenta la cantidad de
centros de costos y por la necesidad del
cuadre individual de cuentas de cada uno.
Centros de Costo
Se denen los centros de costos siguientes:
Administracin, Comercializacin, Acopio,
Crditos, etc.
 SECCIN 5:
CATLOGO DE CUENTAS
La nomenclatura permitir tener una estructura denida para mantener la consistencia de las
operaciones y obtener estados nancieros debidamente estructurados. La nomenclatura se ha
denido en seis niveles siendo los siguientes:

1 ACTIVO 2 PASIVO
11 ACTIVO CORRIENTE 21 PASIVO CORRIENTE
111 CAJA Y BANCOS 211 CUENTAS POR PAGAR
111.01 Caja Chica 211.01 Proveedores
111.02 Banco 1 211.02 Caf y Miel de sociados
111.03 Banco 2 211.03 Cuota Patrola IGSS
111.04 Banco 3 211.04 Impuesto sobre la renta anual
211.05 Anticipos recibidos
112 CUENTAS POR COBRAR 211.06 IVA por pagar
112.01 Prstamos a Asociados 211.07 Bono 14
112.02 Prstamos a Empleados 211.08 Aginaldo
112.03 Clientes 211.09 Vacaciones
112.04 Anticipo para viticos y gastos 211.1 Aportaciones Extraordinarias
112.05 Anticipo sobre compras 211.19 Otras cuentas por pagar
112.06 Clientes del exterior
112.07 Pagos a cuenta de ISR 212 RETENCIONES
112.08 Retenciones de IVA 212.01 Cuota Laboral IGSS
112.19 Otras cuentas por cobrar 212.02 Impuesto Sobre la Renta
112.99 Reserva de Cuentas Incobrables 212.03 Impuesto al Valor Agregado

113 IVA POR COBRAR 22 PASIVO NO CORRIENTE

113.01 Crdito scal 2011 221 PASIVO LABORAL
113.02 Crdito scal 2012 211.01 Indemnizaciones
113.03 Crdito scal 2013
222 PRESTAMOS OBTENIDOS
114 INVENTARIOS 222.01 Banco del Tesoso, S.A.
114.01 Caf Pergamino 222.02 Personas particulares
114.02 Caf oro
114.03 Caf de segunda 223 FONDOS POR APLICAR
114.04 Caf cereza 223.01 AGENCIA COOPERANTE 1
114.05 Miel 223.02 AGENCIA COOPERANTE 2
114.06 Fertilizantes 223.03 AGENCIA COOPERANTE 3

COOPACAFE Manual Contable 16.

 12 ACTIVO NO CORRIENTE 3 PATRIMONIO Y RESERVAS
121 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 31 PATRIMONIO INSTITUCIONAL
121.01 Inmuebles 311 APORTE DE ASOCIADOS
121.02 Maquinaria y Equipo 311.01 Aportaciones obligatorias / Aporte de fundadores
121.03 Vehculos 32 RESERVAS
121.04 Mobiliario y Equipo de ocina 321 RESERVAS
121.05 Equipo de computacin 321.01 Reserva Irrepartible
121.04 Herramientas 321.02 Reserva de Educacin
321.03 Reserva de Obras Sociales
321.04 Reserva Institucional
122 DEPRECIACIN ACUMULADA 33 REVALUACIONES
122.01 Inmuebles 331 REVALUACIONES
122.02 Maquinaria y Equipo 332.01 Inmuebles
122.03 Vehculos 332.02 Maquinaria y equipo
122.04 Mobiliario y Equipo de ocina 332.03 Vehculos
122.05 Equipo de computacin 332.04 Otras revaluaciones de activos jos
122.04 Herramientas 39 RESULTADOS
391 RESULTADOS
123 OTROS ACTIVOS 391.01 Resultados Acumulados
123.01 Acciones BARNRURAL 391.02 Resultados de Perodo
123.09 Otros activos

124 AMORTIZACIN ACUMULADA

124.09 Otos activos

4 INGRESOS 42 INGRESOS GRAVADOS

41 INGRESOS EXENTOS 421 VENTAS EXPORTACIONES
411 VENTAS EXENTAS 421.01 Caf Pergamino
411.01 Caf Pergamino 421.02 Caf Oro
411.02 Caf Oro 421.03 Miel
411.03 Caf Cereza 421.09 Otros
411.04 Caf de segunda clase 422 SERVICIOS GRAVADOS
411.05 Miel 422.01 Intereses sobre crditos a asociados
411.09 Otros 422.02 Mora cobrada a asociados
412 SERVICIOS EXENTOS 422.03 Arrendamientos cobrados a asociados
412.01 Intereses sobre crditos a asociados 422.09 Otros ingresos gravados
412.02 Mora cobrada a asociados
412.03 Arrendamientos cobrados a asociados 414 DONACIONES
412.09 Otros ingresos exentos 414.01 AGENCIA COOPERANTE 1
413 PRODUCTOS FINANCIEROS 414.02 AGENCIA COOPERANTE 2
413.01 Intereses Bancarios 414.03 AGENCIA COOPERANTE 3
413 OTROS INGRESOS 414.04 AGENCIA COOPERANTE 4
413.01 Intereses Bancarios 414.09 Otros

17. COOPECAFE Manual Contable

 5 COSTO DE VENTAS 514 COSTOS INDIRECTOS
COSTO DE VENTAS 514.06 Bono 14
51 OPERACIONES GRAVADAS
511 COMPRAS 514.07 Cuota patronal IGSS
511.01 Caf Cereza 514.08 Energa Elctrica
511.02 Caf Pergamino 514.09 Reparaciones y Mantenimiento de benecio
511.03 Caf Pergamino 514.1 Repuestos y accesorios
511.04 Miel 514.19 Otros
511.05 Fertilizantes 6 GASTOS
511.09 Otros 61 GASTOS DE COOPERATIVA
513 GASTOS SOBRE COMPRAS 611 GASTOS DE OPERACIN
513.01 Maquila de Caf 611.01 Sueldos
513.02 Fletes 611.02 Bonicacin incentivo
513.03 Compra de costales y canastos 611.03 Aguinaldos
514 COSTOS DIRECTOS 611.04 Vacaciones
514.01 Mano de obra directa e indirecta 611.05 Indemnizaciones
514.02 Bonicacin incentivo 611.06 Bono 14
514.03 Aguinaldos 611.07 Cuota patronal IGSS
514.04 Vacaciones 611.08 Arrendamientos
514.05 Indemnizaciones 611.09 Energa Elctrica
514.06 Bono 14 611.1 Telfono, fax y correo electrnico
514.07 Cuota patronal IGSS 611.11 Honorarios Profesionales
514.08 Energa Elctrica 611.12 Reparaciones y Mantenimiento
514.09 Reparaciones y Mantenimiento de benecio 611.13 Gastos de Limpieza
514.1 Repuestos y accesorios 611.14 Papelera y tiles
514.19 Otros 611.29 Gastos varios
COSTO DE VENTAS
51 OPERACIONALES EXENTAS 62 GASTOS DE PROYECTOS
511 COMPRAS 621 SUELDOS Y PRESTACIONES
511.01 Caf Cereza 621.01 Sueldos
511.02 Caf Pergamino 621.02 Bonicacin 78-89/9-2000/37-2001
511.03 Caf Pergamino 621.03 Aguinaldos
511.04 Miel 621.04 Vacaciones
511.05 Fertilizantes 621.05 Indemnizaciones
511.09 Otros 621.06 Bono 14
513 GASTOS SOBRE COMPRAS 621.07 Cuota patronal IGSS
513.01 Maquila de Caf 622 GASTOS DE PROGRAMA
513.02 Fletes 622.01 Honorarios Profesionales
513.03 Compra de costales y canastos 622.02 Viticos
514 COSTOS INDIRECTOS 622.03 Papelera y tiles
514.02 Mano de obra directa e indirecta 622.05 Varios
514.02 Bonicacin incentivo 623 GASTOS CORRIENTES
514.03 Aguinaldos 623.01 Luz y agua
514.04 Vacaciones 623.02 Telfono
514.05 Indemnizaciones 623.03 Papelera y tiles

Nota: para aquellas organizaciones o cooperativas que no tengan actividades comerciales productivas, eliminar las cuentas
que tengan una relacin directa y correr los cdigos para no tener cuentas dentro de su catlogo que no son necesarias.

COOPACAFE Manual Contable 18.

 SECCIN 6:
DESCRIPCIN DE USO Y MANEJO DE LAS CUENTAS

Con la descripcin del uso y manejo de las cuentas contables permitir al contador determinar la
naturaleza de los cargos y abonos operados en las diferentes cuentas y servir como un medio
adecuado de control interno, al indicar lo que el saldo de cada una representa.

111. Caja y Bancos 111.01 Caja chica:

Esta es una cuenta de ttulo y la misma agrupa
todas las cuentas de cajas chicas, efectivo
disponible, bancos locales y del exterior que
forman el efectivo en caja y bancos.
COOPECAFE ha creado los costos y gastos de
caja chica para los desembolsos pequeos que
no ameritan la expedicin de un cheque, los
costos y gastos se establecieron segn la
necesidad del volumen de operaciones y estn
regulados por el manual de procedimientos.

SE CARGA SE ABONA SALDO

Con el saldo con que se abren
las operaciones del ejercicio
contable.
La cuenta de caja chica se
debitar nicamente cuando
el fondo sea aumentado o
disminuido.
Con los depsitos efectuados
al banco, por cobros a
clientes, ventas al contado,
anticipos de clientes y otros
ingresos recibidos.
Con las notas de crdito emiti-
das por los bancos.
Con ajustes o reclasica-
ciones.
La cuenta de caja chica se Deudor representa el efecti-
acreditar con la reduccin vo disponible y a favor de
o su disminucin. COOPECAFE a una fecha
Por la emisin de cheques determinada.
para los bancos.
Por notas de cargo emitidas
por los bancos.
Por ajustes o reclasica-
ciones.
Con el saldo existente al
cierre del ejercicio contable.
Con los retiros de inver-
siones o desinversiones

19. COOPECAFE Manual Contable

112. Cuentas por Cobrar

SE CARGA SE ABONA SALDO

Con el saldo existente al Con el saldo existente al D e u d o r re p re s e n t a e l
inicio del ejercicio nalizar el ejercicio monto de las cuentas
contable. contable. p o r c o b ra r a u n a
Con los crditos a los Con las liquidaciones f e c h a determinada.
clientes. locales.
Con los anticipos sobre Con los descuentos que se
sueldos otorgados al hagan a los empleados en
personal. planilla.
Con los anticipos para Con el re depsito/
gastos locales y del reposicin del cheque
exterior. rechazado por falta de los
Con los cargos por otras costos y gastos u otro
cuentas por cobrar. concepto.
Por las ventas al crdito.
Co n los cheques
rechazados por falta de los
costos y gastos u otro
concepto.

SALDO
114. Inventarios

SE CARGA SE ABONA
Con el saldo existente al Con las ventas realizadas. Deudor representa el
inicio del ejercicio contable. Con las donaciones que se monto de inventarios a una
Con las compras realizadas hagan. fecha determinada.
en el ao. Con las prdidas que se
Con las devoluciones tengan.
recibidas.

COOPACAFE Manual Contable 20.

121. Propiedad, Planta y Equipo
Bajo este rubro se registraran todas aquellas adquisiciones de activos jos que se realicen con
caracter permanente y para uso propio de COOPECAFE.

SE CARGA SE ABONA SALDO

Con los inventarios iniciales. Por la venta, destrucciones, Deudor representa todos los
bajas, etc., de bienes que bienes de carcter tangible
Con las compras de bienes
formaron parte de los para uso exclusivo en
tangibles, al costo de factura
activos al costo, registrando actividades de COOPECAFE
ms los gastos inherentes
una prdida o ganancia en
de instalacin, ete,
venta de activos jos.
trmites, etc.
Con el saldo existente al
cierre del ejercicio contable.

El control auxiliar tendr como objetivo mostrar individualmente cul es el valor invertido en Activos
jos.

122. Depreciacin Acumulada

En las cuentas de depreciacin acumulada se registrarn las estimaciones mensuales respectivas,

segn la clasicacin del bien, considerando la vida til. El valor sobre el cual se calcular la
depreciacin ser el costo del bien, aadir las mejoras incorporadas con carcter permanente.

SE CARGA SE ABONA SALDO

Con la venta o retiro del bien
o por ajuste a la cuenta.
Con el monto mensual
de depreciacin que se
determine, despus de
efectuar el clculo
porcentual.

21. Pasivo corriente

Se registran bajo este rubro todas las obligaciones que se adquieren por concepto de compra de
maquinaria, materiales, etc., el registro para crear cada una de las cuentas se har mediante las
facturas al crdito que se realicen, retenciones efectuadas a los empleados, ingresos por prstamos
obtenidos, etc., la deduccin ser mediante la emisin del cheque para cancelar o abonar a la deuda
simplemente una nota de dbito.

21. COOPECAFE Manual Contable

 SE CARGA
Por los pagos efectuados a
los proveedores / bancos y
acreedores clasicados en
sta cuenta y registrados
previamente.
Con los pagos de cuota
laboral IGSS, Retenciones de
Impuesto sobre la renta, etc.
Que se hayan descontado a
los empleados.
Por el saldo existente al cierre
del ejercicio contable.
22. Pasivo No Corriente
Se registran bajo ste rubro todas las obligaciones que se adquieren por concepto de prstamos a un
plazo mayor de un ao.
SE CARGA
Por los pagos efectuados Con el saldo existente al Acreedor representa el
derivadas de las obligaciones
mayores de un ao.
Por el saldo existente al
cierre del ejercicio contable.
SE ABONA SALDO
Con el saldo existente al Acreedor representa el
inicio del ejercicio contable. monto total pendiente de
Con las compras efectuadas pago con vencimientos
y servicios obtenidos al menores de un ao.
crdito.
Con el valor de las cuentas
por pagar de las cuales se
tenga conocimiento que
pertenezcan al perodo que
se cierra y se paguen en el
siguiente.
Con los descuentos de cuota
laboral del IGSS y otras
retenciones a los empleados
de COOPECAFE.
Con los compromisos
adquiridos como prstamos
obtenidos de los bancos y
que por alguna razn no se
han pagado oportunamente
o que por su naturaleza se
debe registrar el compromiso,
aun cuando no debe pagarse
in m e d i a t a m e n t e (Pasivo
Laboral, telfono, energa
elctrica, etc.).
SE ABONA SALDO
inicio del ejercicio contable. monto total pendiente de
Con los compromisos pago de las obligaciones
adquiridos, de los cuales se con un plazo de
deriven contratos a cumplirse vencimiento mayor a un ao
en un plazo mayor de un
ao.
COOPACAFE Manual Contable 22.
221. Contingente (Prestaciones Laborales)

SE CARGA SE ABONA SALDO

Con el saldo nal del Con el saldo existente al Acreedor, representa el

perodo por el cierre
contable.
Con el pago de
prestaciones en los meses
de julio y diciembre y el
pago de indemnizaciones
en casos que corresponda
de acuerdo al cdigo de
trabajo.
Por ajustes que existan
cuando se tenga provisin
en exceso.
inicio del ejercicio contable. monto total pendiente de
Con las provisiones de pago en concepto de
prestaciones laborales prestaciones laborales.
(aguinaldo, bono catorce,
indemnizaciones y
vacaciones) las cuales se
hacen mensualmente.
Con ajustes por incrementos
a salarios que tambin
afectan el pasivo laboral del
empleado.

3. Patrimonio y Reservas

Representa:
a. El capital de aportacin obligatoria o aportes iniciales de fundadores
b. Las reservas creadas para los nes legales y especcos de COOPECAFE
c. Los resultados acumulados de perodos anteriores
d. Los resultados del periodo

SE CARGA SE ABONA SALDO

Cuando se tenga prdida del
periodo.
Con las devoluciones a los
asociados, cumplidos todos
los trmites legales
Con el saldo al inicio del Representa el patrimonio y
perodo. reservas de COOPECAFE
Con los incrementos de
aportes obligatorios o
donaciones de fundadores.
Con los incrementos de
reservas por requisitos
legales o del reglamento
interno.

23. COOPECAFE Manual Contable

4. Ingresos
Bajo este rubro se clasicarn los ingresos por venta de caf, miel y productos derivados de caf y
miel, los cuales tendrn cada un cdigo por separado y otros provenientes del giro habitual de
COOPECAFE.
SE CARGA SE ABONA SALDO

Por regularizacin al nal del
ejercicio contable
Con las ventas que se hagan Representa el monto total de
Generacin de intereses con los ingresos obtenidos en el
la colocacin de capital para mes, trimestre, semestre
inversiones. en el ao.
Con los intereses ganados
en cuentas bancarias locales
y acreditadas a las respectivas
cuentas bancarias.
Con los otros ingresos que se
tengan por el giro habitual
de COOPECAFE.

5. Costos inciso a) del artculo 23 del libro I, Impuesto

Bajo este rubro se clasicarn los costos por la
compra de caf, miel todos los costos
necesarios para el proceso y almacenamiento
del caf, miel y fertilizantes, provenientes del
giro habitual de COOPECAFE. Cabe mencionar
que si tienen operaciones gravadas y exentas,
deben hacer la separacin de las compras para
operaciones gravadas y exentas cuando stas
se puedan identicar claramente, ahora sino
podemos invidualizar las transacciones se
distribuyen en funcin del porcentaje de ventas
gravadas y exentas conforme lo establece la Ley
de Actualizacin Tributaria, Decreto 10-2012,
sobre la Renta.
Los contribuyentes estn obligados a registrar
los costos y gastos de las rentas afectas y de las
rentas exentas en cuentas separadas, a n de
deducir nicamente los que se reeren a
operaciones gravadas. En caso el contribuyente
no haya llevado este registro contable
separado, la Administracin Tributaria
determinar de ocio los costos y gastos no
deducibles, calculando los costos y gastos en
forma directamente proporcional al total de
gastos directos entre el total de rentas
gravadas, exentas y no afectas.

SE CARGA SE ABONA SALDO

Con los costos individuales Por regularizacin al nal del Representa el monto total de
que se tengan. ejercicio contable. los costos de ventas
obtenidos en el mes,
trimestre, semestre en el
ao.

COOPACAFE Manual Contable 24.

 SECCIN 6:
GASTOS

Bajo ste rubro se har la distribucin y aplicacin del gasto de acuerdo al presupuesto aprobado y
acuerdo al catlogo de cuentas. No se permite aperturar ms cuentas de las all denidas. La persona
encargada de distribuir el gasto, debe tener el criterio suciente para hacer la distribucin y
aplicacin del gasto contable incluso de los gastos de proyectos. Los procedimientos a utilizar sern:

SE CARGA SE ABONA SALDO

Con el pago de sueldos y
prestaciones laborales y
dems gastos incurridos y
se aplican de acuerdo a la
caracterstica del gasto
correspondiente.
Por ajustes en correcciones
contables.
Por la regularizacin al nal
del perodo contable a
efecto de determinar la
diferencia entre costos y
gastos.
Deudor y representa el total
de gastos incurridos por
COOPECAFE de una fecha a
otra.

Los costos y gastos reportados pueden dividirse en costos jos y costos variables. Las caractersticas
de cada uno de ellos son:

COSTOS FIJOS
Son aquellos costos que la empresa debe
pagar independientemente de su nivel de
operacin, es decir, produzca o no produzca
debe pagarlos.
Un costo jo, es una erogacin en que la
empresa debe incurrir obligatoriamente, aun
cuando la empresa opere a media marcha, o no
lo haga, razn por la que son tan importantes
en la estructura nanciera de cualquier
empresa.
Son aquellos que no dependen del nivel de
actividad de la empresa, sino que son una
cantidad determinada, independiente del
volumen de negocio.
Ejemplo: el alquiler de las ocinas. La empresa
tendr que pagar todos los meses el mismo
alquiler con independencia del
comportamiento de sus ventas.
Otros costos jos: el sueldo de la secretaria del
Presidente, el coste de nanciacin de los
equipos informticos, la minuta anual del
abogado, la retribucin del asesor scal, etc.

25. COOPECAFE Manual Contable

COSTOS VARIABLES
Es aquel que se modica de acuerdo a
variaciones del volumen de produccin o nivel
de actividad, se trata tanto de bienes como de
servicios. Es decir, si el nivel de actividad
decrece, estos costos decrecen, mientras que si
el nivel de actividad aumenta, tambin lo hace
esta clase de costos.
Ejemplo: la produccin de una botella de agua:
Los costos variables seran el envase, el agua, el
tapn y la comisin bancaria del vendedor. Son
aquellos que van ntimamente relacionados. Es
decir que si se produce y vendemos una botella
de agua, necesariamente vamos a utilizar un
envase, un tapn, agua y pagar la comisin del
vendedor.
Condiciones que un Costo Fijo puede ser
Variable:
a. Los costos jos de una compaa que
produce y vende botellas de agua seran:
personal de produccin, obligadamente se
les debe pagar por tenerlo en la planta aun
cuando no haga absolutamente nada, ahora
si al empleado se le paga por produccin
entonces ese gasto se convierte en variable.
b. Los costos jos de agua, luz, alquiler de
bodega, depreciaciones de mquinas son
gastos jos, sin embargo la produccin se
puede hacer en otra compaa donde
vamos a pagar por servicio de envasado,
entonces all ya no pagamos agua, luz,
bodega, no necesitamos mquinas sino que
pagamos un servicio de envasado y se
convierte en un gasto variable.
Punto de Equilibrio
El punto es denominado tambin punto neutro
donde la empresa o entidad alcanza cubrir
todos sus costos y gastos, pero no tiene utilidad
es decir donde en un periodo de tiempo no
gana ni pierde.
Para identicar el punto de equilibrio basta
dividir sencillamente la suma de los gastos jos
dentro del porcentaje del margen de
ganancia y para saber el margen de ganancia es
obtener un estado de resultados que muestra el
margen de ganancia despus de restar las
ventas al costo de ventas.
Ejemplo: una empresa que vende caf mil
quintales de caf a Q 1,000, sus ventas
ascienden a Q1,000,000 que representan el
100%. Los mil quintales de caf fueron
comprados en Q 800, es decir el costo de caf
asciende a Q 800,000 equivalente al 80% que
se convierten en costos variables (porque para
vender caf se necesita comprar caf) por lo
tanto el margen de ganancia es de Q 200,000
que representa el 20% ( si se hubiera comprado
el doble de caf el margen de ganancia hubiera
sido siempre del 20%, pero en quetzales
hubiera sido Q 400,000. Para comprar y vender
el caf se necesit pagar al personal sueldos,
prestaciones laborales y sociales Q 100,000,
luz, agua, telfono, gastos de ocina, papelera,
seguro, etc. Equivalente a Q 50,000 que seran
los gastos jos totales por Q 100,000.
COOPACAFE Manual Contable 26.
Reejado en un estado de resultados quedara de la siguiente forma:

COOPECAF
ESTADO DE RESULTADOS
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
DESCRIPCIN TOTAL PORCENTAJE
Venta de caf 1,000,000.00 100.00%
Costo de ventas 800,000.00 80.00%
Ganancia m arginal 200,000.00 20.00%
Gastos de operacin 150,000.00 15.00%
Ganancia neta antes de impuestos 50,000.00 5.00%

Descifrado: Gastos jos Q.150,000, margen de equivalente a Q.600,000 manteniendo el

ganancia 20%. Al dividir el total de los gastos
jos de Q.150,000 dentro del margen de
ganancia que es el 20% da como resultado
Q.750,000. Eso signica que si se hubieran
vendido 750 quintales en Q 1,000 y comprados
esos mismos 750 quintales en Q.800
margen de ganancia del 20% con los mismos
gastos de Q.150,000 el resultado hubiera sido
de cero, es decir sin ganar ni perder.
Veamos el estado de resultados:

COOPECAF
ESTADO DE RESULTADOS
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 2012
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
DESCRIPCIN TOTAL PORCENTAJE
Venta de caf 1,000,000.00 100.00%
Costo de ventas 800,000.00 80.00%
Ganancia m arginal 200,000.00 20.00%
Gastos de operacin 150,000.00 15.00%
Ganancia neta antes de impuestos 50,000.00 5.00%

27. COOPECAFE Manual Contable

 SECCIN 7:
INFORMES FINANCIEROS PARA EL CONSEJO
DIRECTIVO, ACREEDORES Y AGENCIAS COOPERANTES
Estos informes son el producto nal del en resumen, mientras que para otros
departamento de contabilidad por lo tanto requerimientos deben estar con todas sus
deben ser preparados de una manera integraciones.
adecuada para el lector de los estados
nancieros es decir que para los miembros del Los modelos de estados nancieros son los
Consejo de Administracin deben prepararse siguientes:

Estado de Situacin Financiera

Muestra la posicin nanciera, el modelo es el siguiente:
COOPECAFE
ESTADO DE SITUACION FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
ACTIVO
ACTIVO CORRIENTE VALOR %
Caja y Bancos (nota 4) 50,000 3.22%
Cuentas por Cobrar (nota 5) 250,000 16.08%
Inventarios (nota 6) 125,000 8.04%
SUMA EL ACTIVO NO CORRIENTE 425,000 27.33%
ACTIVO NO CORRIENTE
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Total propiedad, planta y equipo neto (nota 7) 125,000 8.04%
OTROS ACTIVOS
Inversiones a largo plazo (nota 6.2) 1,000,000 64.31%
Otros activos 5,000 0.32%
TOTAL DEL ACTIVO 1,554,999 100.00%
PASIVO
CORRIENTE
Cuentas por pagar (nota 8) 200,000 12.86%
NO CORRIENTE
Cuentas por pagar a largo plazo (nota 8) 150,000 9.65%
Prstamos bancarios (nota 9) 800,000 51.45%
TOTAL PASIVO 1,150,000 73.96%
CAPITAL Y RESERVAS
CAPITAL INICIAL 100,000 6.43%
Reservas 200,000 12.86%
Resultados acumulados 104,999 6.75%
TOTAL CAPITAL Y RESERVAS 404,999 26.04%
TOTAL PASIVO, CAPITAL Y RESERVAS 1,554,999 100.00%
COOPACAFE Manual Contable 28.
Estado de Actividades

Deber hacerse la distribucin contable de los ingresos, costos y gastos a las diferentes subcuentas a
n de mostrar en detalle los ingresos y gastos de acuerdo a la separacin presentada en la
nomenclatura.

A continuacin se muestran el modelo de estado de resultados de la Asociacin:

COOPECAFE
ESTADO DE ACTIVIDADES
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES

INGRESOS VALOR %

VENTAS 2,000,000 100.00%

(-) COSTO DE VENTAS 1,600,000 80.00%

GANANCIA BRUTA 400,000 20.00%

GASTOS DE OPERACIN

Gastos de Administracin 125,000 6.25%

Gastos de Venta 155,000 7.75%

T otal de Gastos de Operacin 280,000 14.00%

Gastos nancieros 80,000 4.00%

Ganancia neta 40,000 2.00%

29. COOPECAFE Manual Contable

Estado de Flujos de Efectivo

Deber hacerse haciendo la separacin de los ujos de efectivo por actividades de operacin, inversin y
nanciamiento. El modelo es el siguiente:

COOPECAFE
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
Resultado del perodo 40,000
Conciliacion de la utilidad neta con el Flujo de efectivo
Depreciaciones 12,000
Total 12,000
FLUJO DE EFECTIVO POR ACTIVIDADES DE OPERACIN
Disminucin de cuentas por cobrar
Aumento en inventarios
Aumento de depsitos en garanta
Aumento de certicados de deposito
Aumento de cuentas por pagar
10,000 (12,000) (1,000) (5,000)
15,000
Efectivo provisto por actividades de operacin 7,000
Flujo de efectivo por actividades de Inversin
Compra de maquinaria y equipo (3,000)
Compra de vehculos (5,000)
Compra de herramientas (2,000)
Compra de mobiliario y equipo (2,000)
Compra de equipo de computacin (1,500)
Efectivo provisto por actividades de inversin (13,500)
Flujo de efectivo por actividades de Financiamiento
Inversiones BANRURAL (100,000)
Aportaciones obligatorias (2,000)
Prstamos bancarios (200,000)
Total de ujo de efectivo por actividades de nanciamiento (302,000)
FLUJO DE EFECTIVO EN EL AO (296,500)
FLUJO DE EFECTIVO AL INICIO DEL AO 346,500
FLUJO DE EFECTIVO AL FINAL DEL AO 50,000

COOPACAFE Manual Contable 30

Ejecucin Presupuestaria

Deber hacerse identicando cada una de los gastos presupuestados versus lo ejecutado. El modelo
es el siguiente:

ASOCIACIN COOPECAFE
EJECUCIN PRESUPUESTARIA
POR EL AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
CIFRAS EXPRESADAS EN QUETZALES
DESCRIPCIN PRESUPUESTO
GASTO SALDO
Salarios XXX XXX XXX
Bono catorce XXX XXX XXX
Vacaciones XXX XXX XXX
Indemnizaciones XXX XXX XXX
Aguinaldo XXX XXX XXX
Cuota patronal IGSS XXX XXX XXX
Bonicaciones XXX XXX XXX
Papelera y tiles XXX XXX XXX
Telfono y correos XXX XXX XXX
Luz y Agua XXX XXX XXX
Honorarios Profesionales XXX XXX XXX
Viticos XXX XXX XXX
Reparacin de Vehculos XXX XXX XXX
Reparaciones y mantenimiento XXX XXX XXX
Gastos de ocina XXX XXX XXX
Seguros XXX XXX XXX
Combustibles y lubricantes XXX XXX XXX
Reuniones de personal XXX XXX XXX
Reuniones de Junta Directiva XXX XXX XXX
TOTALES XXX XXX XXX

La columna del presupuesto deber mostrar el saldo del presupuesto muestre el monto del
presupuesto del ao y la columna del gasto real presupuesto pendiente de ejecucin durante el
deber mostrar la acumulacin de gastos a una transcurso del ao. Este reporte deber
fecha determinada, para que la columna del prepararse por lo menos cada trimestre.

31. COOPECAFE Manual Contable

 SECCIN 8:
MANTENIMIENTO DEL MANUAL

La actualizacin del presente manual de El incumplimiento del presente manual ser

COOPECAFE recae en el contador a quien se le sancionado con llamada de atencin verbal la
asigna la responsabilidad de hacer los ajustes primera vez, llamada de atencin por escrito la
durante todo el ao para que los cambios segunda vez, receso de tres das sin
aprobados sean implementados a partir del remuneracin para la tercera vez y despido
siguiente ao. No solamente debe considerarse para la cuarta vez conforme conforme a lo
las altas y bajas en el catlogo de cuentas sino regulado en el reglamento interno.
todas las consideraciones a nivel tcnico
relacionado a las Normas Internacionales de
Informacin Financiera de aspecto scal
relacionado a la Ley de Impuesto Sobre la
Renta, Impuesto al Valor Agregado, Impuesto
de Solidaridad, Cdigo Tributario, etc.

COOPACAFE Manual Contable 32.