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Proyectos PMI
Introduccin a la Gestin de
Proyectos PMI
Oir Lecc.
En este curso aprender cul es el enfoque para gestionar cualquier
proyecto independientemente de su tamao, complejidad o duracin.
Tanto si quiere organizar una boda como desarrollar un nuevo producto
o enviar un astronauta a Marte, para asegurarse el xito, necesitar
organizarse y realizar una serie de tareas de gestin.
Usaremos la Gua de los Fundamentos para la Direccin de
Proyectos (Gua del PMBOK 5 edicin) realizada por la mayor
organizacin mundial de profesionales de la gestin de proyectos,
el Project Management Institute. En ella se describe la evolucin por la
que atraviesa todo proyecto, se definen los conceptos fundamentales y
se explican las tareas a realizar para cumplir los objetivos con xito.
Esta norma se desarroll a partir de las buenas prcticas reconocidas de
los profesionales dedicados a la direccin de proyectos que han
contribuido a su desarrollo.
Existen otras guas similares como la internacional ISO 21500 y
la PRINCE2en el Reino Unido.
Qu es un Proyecto
Oir Lecc.
Pero qu es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado nico.
La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene
un principio y un final definidos. Hay otras formas de producir un bien o
servicio pero que no son proyectos como por ejemplo un sistema de
produccin continua para fabricar tornillos. La materia prima pasa por
una serie de procesos que dan lugar al producto final. En la prctica en
las empresas se dan varios tipos de sistemas productivos, por ejemplo
en la fbrica de tornillos se debi de realizar un proyecto para el diseo
y construccin de la propia fbrica. Tambin cuando se decide
desarrollar un nuevo modelo de tonillo. El diseo y las modificaciones de
los procesos para poder fabricar el nuevo modelo de tornillo se realizan
mediante la gestin de proyectos y, una vez finalizado, se comienza la
fabricacin en serie.
Que los proyectos sean un esfuerzo temporal no significa que tengan
que durar poco, eso depender del tipo de proyecto.
Un proyecto puede ser una fase de otro proyecto mayor. Por ejemplo el
diseo de la fbrica de tornillos es un proyecto en s mismo pero puede
ser una fase del proyecto de crear la nueva fbrica. Otras fases pueden
ser el estudio de viabilidad, la construccin de la fbrica y la puesta en
marcha. Todas ellas tienen un inicio y un final definidos.
Grupos de procesos de un Proyecto
Oir Lecc.
Todos los proyectos pasan por unos estados caractersticos. Como
hemos dicho tienen un principio y un fin temporal, as que ya tenemos
los dos primeros, INICIO y CIERRE.
Lo que hacemos habitualmente cuando estamos trabajando en un
proyecto, es decir, al grupo de procesos en el que realizamos las tareas
propias para obtener el producto o servicio lo llamamos EJECUCIN.
Para gestionar un proyecto con xito tenemos que aadir dos grupos de
procesos ms que son los que van a marcar la diferencia entre gestionar
un proyecto con constantes problemas en los que nos sentimos como
bomberos apagando fuegos, y gestionar un proyecto de manera
profesional con garantas de xito.
Antes de ejecutar nada se ha de PLANIFICAR lo que se quiere ejecutar.
Este trabajo previo minimizar los riesgos inherentes a todo proyecto y
nos dar las guas para saber, durante la ejecucin, si vamos por el
camino correcto o hay que tomar medidas correctoras.
Una vez ejecutando tenemos que comparar nuestro progreso con lo
planificado y si nos hemos desviado debemos realizar cambios. Estos
procesos los agruparemos en lo que llamaremos SEGUIMIENTO Y
CONTROL.
Por tanto en todos los proyectos tenemos que realizar tareas o procesos
que agruparemos en:
1. INICIO 2. PLANIFICACIN 3. EJECUCIN 4. SEGUIMIENTO Y
CONTROL 5. CIERRE.
En PMI los llamamos Grupos de Procesos ya que cada uno tiene una
serie de procesos que deberemos tener en cuenta en cada proyecto.
Los procesos no son ms que unas tareas o trabajos para gestionar y dirigir los
proyectos.
Inicio
Oir Lecc.
Como todo proyecto tienen un inicio existen unas tareas o procesos de
gestin que realizaremos las primeras. Son aquellas que realizamos
para definir el nuevo proyecto y con el que obtenemos la autorizacin
formal para comenzar.
Se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros
iniciales. Adems se identifican las personas interesadas en el proyecto
(stakeholders), tanto internas como externas, que van a participar y
ejercer alguna influencia sobre el resultado global.
Idealmente es en este momento cuando se selecciona el director de
proyecto.
Toda esta informacin se registra en el acta de constitucin del proyecto
y en el registro de interesados. En el momento en que se aprueba el
acta de constitucin del proyecto, ste se considera oficialmente
autorizado.
Los proyectos complejos de gran tamao deberan dividirse en fases
separadas. En dichos proyectos, lo procesos de Inicio se llevan a cabo
en las fases subsiguientes. Ejecutar los procesos de Inicio en el
comienzo de cada fase ayuda a mantener el proyecto centrado en la
necesidad de negocio que el proyecto se comprometi a abordar.
Involucrar a los patrocinadores, clientes y otros interesados durante el
inicio genera un entendimiento comn de los criterios de xito, reduce
los gastos generales de participacin y, en general, mejora la aceptacin
de los entregables y la satisfaccin del cliente y los dems interesados.
Planificacin
Oir Lecc.
El grupo de procesos de Planificacin est compuesto por aquellos
procesos realizados para establecer el alcance total del esfuerzo, definir
y refinar los objetivos, y desarrollar la lnea de accin requerida para
alcanzar dichos objetivos.
Debido a la naturaleza compleja de la direccin de proyectos a medida
que se va recopilando y comprendiendo ms informacin o ms
caractersticas del proyecto, es probable que se requiera un planificacin
adicional.
El beneficio clave de este grupo de procesos consiste en trazar la
estrategia y las tcticas, as como la lnea de accin o ruta para
completar con xito el proyecto.
De este grupo de procesos obtendremos el plan para la direccin del
proyecto y los documentos del proyecto que explorarn todos los
aspectos del alcance, el tiempo, el costo, la calidad, las comunicaciones,
los recursos humanos, los riesgos, las adquisiciones y la participacin de
los interesados del proyecto.
Dependiendo del tamao y complejidad del proyecto se podrn realizar
ms o menos documentos as como ms extensos o menos. Es decisin
del director del proyecto adaptar la gua para la direccin de proyectos a
su caso concreto.
Los mnimos documentos que se debern realizar son:
1. Definir el alcance del proyecto. Qu es lo que queremos conseguir.
2. El cronograma. Cundo lo obtendremos.
3. El presupuesto. A qu coste.
Ejecucin
Oir Lecc.
El grupo de procesos de Ejecucin est compuesto por aquellos procesos
realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin
del proyecto, que redactamos en los procesos de planificacin, a fin de
cumplir con las especificaciones del mismo. Este grupo de procesos
implica coordinar personas y recursos, gestionar las expectativas de los
interesados, as como integrar y realizar las actividades del proyecto
conforme al plan para la direccin del proyecto.
Gran parte del presupuesto del proyecto se utilizar en la realizacin de
los procesos de este grupo.
Se debe ejecutar lo que se planific y solo eso para evitar desviaciones.
Las modificaciones posteriores debern estar previamente estudiadas y
validadas. Esto se realiza en el grupo de procesos que veremos a
continuacin, el de seguimiento y control. Estos dos, Ejecucin y
Seguimiento y Control se realizan simultneamente ya que durante la
ejecucin del proyecto, en funcin de los resultados obtenidos, se puede
requerir una actualizacin de la planificacin y una revisin de sus
metas. Esto puede incluir cambios en la duracin prevista de las
actividades, cambios en la disponibilidad y productividad de los
recursos, as como responder a riesgos no previstos.
Seguimiento y Control
Oir Lecc.
Si solo ejecutsemos no nos daramos cuenta si nos estamos desviando
de nuestros objetivos o incluso si estamos cometiendo errores, por eso,
a la vez que ejecutamos debemos controlar el trabajo realizado.
El grupo de procesos de Seguimiento y Control est compuesto por
aquellos procesos requeridos para rastrear, analizar y dirigir el progreso
y el desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el plan
requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes.
El beneficio clave de este grupo de procesos radica en que el
desempeo del proyecto se mide y se analiza a intervalos regulares para
identificar variaciones respecto del plan inicial.
Se controlan los cambios y se recomiendan acciones correctivas o
preventivas para anticipar posibles problemas.
Se monitorean las actividades del proyecto comparndolas con el plan
inicial.
Se controla que solo se ejecuten cambios aprobados.
ste monitoreo continuo proporciona conocimiento sobre la salud del
proyecto y permite identificar las reas que requieren ms atencin.
Cierre
Oir Lecc.
Todo proyecto tiene un inicio y un final. Los procesos de cierre son
aquellos realizados para finalizar todas las actividades para completar
formalmente el proyecto.
Es en ste momento cuando entregamos el bien o servicio producido al
cliente, ya sea interno o externo. Esta entrega la formalizaremos
dejando recogida la aceptacin del cliente.
Pero no solo hay que entregar el bien o servicio producido, antes
realizaremos tareas de cierre importantes como:
Cerrar los contratos que hayamos realizado con terceros para producir ese
bien o servicio.
Documentaremos lo que hayamos aprendido durante el proyecto en las
Lecciones Aprendidas para que nos sirva para futuros proyectos.
Archivaremos todos los documentos relevantes del proyecto para poder
usarlos en el futuro como datos histricos.
Evaluaremos a los miembros del equipo y liberamos los recursos del
proyecto.
El cierre se puede dar tanto porque hemos finalizado el bien o servicio
que queramos realizar o porque el proyecto se cancela.
reas de conocimientos
Oir Lecc.
Las distintas tareas o procesos que debemos realizar para gestionar un
proyecto los hemos agrupados inicialmente en Inicio, Planificacin,
Ejecucin, Seguimiento y control y Cierre.
Tambin se pueden agrupar segn el rea de conocimientos al que
pertenezcan. Por ejemplo hay tareas o procesos necesarios para
planificar el presupuesto y otros para planificar el cronograma. Ambas
pertenecen al grupo de procesos de Planificacin pero unos estn
relacionados con el presupuesto y otros con el cronograma.
Las reas de conocimiento se utilizan en la mayora de los proyectos
durante la mayor parte del tiempo.
La gua PMBOK 5 edicin define 10 reas de conocimiento:
1. GESTIN DE LA INTEGRACIN DEL PROYECTO. Los procesos de esta rea
de conocimiento tratan de unificar todos los dems procesos para darle
coherencia. Corresponden a los propios del director de proyectos.
2. GESTIN DEL ALCANCE. Se gestiona todo el trabajo requerido para
completar el proyecto. Se enfoca en definir qu se incluye y qu no se
incluye en el proyecto.
3. GESTIN DEL TIEMPO. Incluye los procesos necesarios para completar el
proyecto en el plazo requerido.
4. GESTIN DEL COSTE. Incluye los procesos relacionados con planificar,
estimar, presupuestar, financiar, gestionar y controlar los costes de manera
que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
5. GESTIN DE LA CALIDAD. La gestin de la calidad trabaja para asegurar
que se alcancen y se validen los requisitos del proyecto, incluidos los del
producto.
6. GESTIN DE LOS RECURSOS HUMANOS. Incluye los procesos que
organizan, gestionan y conducen al equipo del proyecto.
7. GESTIN DE LAS COMUNICACIONES. Incluye los procesos requeridos para
asegurar que la planificacin, recopilacin, creacin, distribucin,
almacenamiento, recuperacin, gestin, control, monitoreo y disposicin
final de la informacin del proyecto sean oportunas y adecuadas.
8. GESTIN DE LOS RIESGOS. Incluye los procesos que tienen por objetivo
aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir
la probabilidad y el impacto de los eventos negativos en el proyecto.
9. GESTIN DE LAS ADQUISICIONES. Incluye los procesos necesarios para
comprar o adquirir productos, servicios que es preciso obtener fuera del
equipo de proyecto.
10.GESTIN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO. Incluye los procesos
necesarios para identificar a las personas que pueden afectar o ser
afectadas por el proyecto a fin de lograr su participacin eficaz.
Procesos
Oir Lecc.
Si agrupamos todos los procesos de la gestin de proyectos en una tabla
segn pertenezcan a los cinco grupos de procesos y a las diez reas de
conocimiento obtenemos la siguiente matriz.