PROYECTO

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO UNITEK - IDAT
2009
INTRODUCCIN
A travs de este proyecto se quiere lograr un mejor control del movimiento de

mercaderas tanto en las entradas y salidas del almacn y las ventas que se realizan en el
local de venta.
Lo que se busca primordialmente es satisfacer al cliente, dndole una mejor atencin;

reduciendo el tiempo, no permitiendo el desabastecimiento de dichos productos, y
dndole beneficios.
Tambin que este producto nos ayude y contribuya a que dicha empresa funcione
eficazmente conjuntamente con todos los miembros del personal, sin excluir a ninguno.
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2009
1 IDENTIFICACIN DEL PROYECTO
1.1 Titulo del proyecto.-

Construccin de un sistemas de control de compras y ventas para la mueblera kiara
distribuciones S.R.L.
1.2 Descripcin.-
Control de compras (Entrada) y ventas (Salida) de las mercaderas y el movimiento del

almacn, recepcin de facturas y guas para su posterior transito a contabilidad.
1.3 Autor.-
Lizbeth Valeriano Layme
Rosa Alicia Bonifacio Calizaya
Jose Luis Condori Gmez
Eva Valdiglesias Vega
1.4 Fecha de presentacin.-
28 de Octubre del 2009
2 ANLISIS
2.1 Descripcin General de la empresa.-

2.1.1 Nombre de la Empresa.-
Mueblera Kiara Distribuciones S.R.L
2.1.2 Ubicacin.-
Patricio Melndez N210
2.1.3 Descripcin.-
Rubro : Venta de muebles

Actividades : Comercializacin muebles
Tiempo en el Mercado : 3aos (Constituido en 2006)
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2.2 Investigacin Preliminar
2.2.1 Problemtica General.-
El problema de la empresa es el mal registro de los productos que entran y

salen (venta y compra) y en el proceso de la administracin del almacn,
porque ocasiona una gran prdida de tiempo para la empresa y los clientes.
Podemos mencionar algunos problemas:
No se tiene un registro de los empleados y clientes.
La atencin que se brinda a los clientes es muy ineficaz e ineficiente.
Hay confusiones de pedidos de las mercaderas.
Hay confusiones de la recepcin de los productos.
Es por eso que se ha tenido en cuenta la implementacin de un

sistema para que ayude en las tareas realizadas en el almacn y en la
venta de los muebles, etc.
2.2.2 Justificacin del Proyecto.-
No tiene un sistema implementado en la mueblera Kiara distribuciones S.R.L.

por lo cual dificulta la rapidez del orden, eficiencia y movimiento en que se
efectan las operaciones.
2.2.3 Objetivos Generales y Objetivos Especficos.-
a) Objetivo General :
Construir un sistema de administracin que optimice la gestin y el control

del almacn de la empresa Mueblera Kiara distribuciones S.R.L.
Objetivo Especifico:
Mejorar la atencin a los clientes.
Disear e implementar una serie de reportes referenciales en las

ventas y compras.
Administrar la entrada y salida de la mercadera, que se realizan en la

compra, venta, emisin de cotizaciones y comprobantes de pago que
se dan.
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2.2.4 Alcance del Proyecto.-
Con este sistema se lograr un buen funcionamiento, tanto en la
administracin, en el control del almacn y en el local de venta con lo cual se
lograra simplificar procesos, disminuir costos y aumentar la utilidad de la
mueblera.
2.3 Especificacin de Requerimientos.-
Ingresar la descripcin total de la mercadera.
Valorizacin de costos de ingresos y/o salidas, costos de compra y venta.
Poder realizar reportes que ayuden a la gestin administrativa.
2.4 Procesos del Negocio.-
Emisin de facturas
Envi y recepcin de mercaderas
Control de llegada y estado de la mercadera
Podemos mencionar algunas factibilidades:
a) Factibilidad Tcnica:
En la actualidad la empresa mueblera Kiara distribuciones S.R.L. cuenta con
registros manuales de las compras y ventas que realiza la mueblera.
No cuenta con un sistema apropiado que realice el control de ventas y compras
de los productos y envi/entrega de los pedidos ya que el control se realiza de
manera manual y resulta insuficiente y lento al momento de hacer el registro.
Se requiere contar con el equipo y personal adecuado acorde con las
innovaciones tecnolgicas tomando en cuenta que el sistema que se elaborara
deber ser la de mejor calidad.
b) Factibilidad Operativa:
El sistema cumple con todas las operaciones para los cuales fue elaborado y ser
usado constantemente por el usuario.
Ventajas que se presentara en la elaboracin de nuestro sistema son:

Control en las compras y ventas.
Administracin de los procesos transactivos que se realizan
Factibilidad en la atencin a los clientes
Realizar una Base de Datos de los clientes, empleados, proveedores,
productos, etc.
c) Factibilidad Econmica:
La empresa mueblera Kiara distribuciones S.R.L. cuenta con un presupuesto
para la elaboracin y puesta en marcha de este sistema.
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Justificacin de los gastos de la elaboracin del sistema:
Compra de equipos y materiales necesarios para la elaboracin del
sistema.
La funcin de los empleados se ver beneficiada por la factibilidad del
sistema, que ayudara a realizar las compras, ventas de mercadera (envi
/entrega) que ingresen o egresen de la empresa.
Este sistema se desarrollara de tal manera que ser accesible para el
comprador.
d) Factibilidad legal:
El sistema que se pretende desarrollar cumplir con las normas establecidas por
la ley y se regir de acuerdo a estas, el sistema tendr todo los derechos
reservados de software.
2.5 Reglas del Negocio.-
Polticas :
El abastecimiento de la mercadera dentro del almacn.

Toda venta se ha de realizar al contado, salvo previa indicacin del gerente.
Normas :
Precios cmodos
stock estable
Garantas y seguridad
3.1. Paquetes.-
Pedidos :
Se encargara de la atencin de solicitudes y la recepcin de rdenes de pedidos.
Compras :
Se encargara de la revisin de stock, revisin de rdenes de compra y recepcin
de mercaderas.
Ventas:
Se encargara de la salida de la mercadera.
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2.6 Diagrama de Casos de Uso
3.7.1.1.Descripcin de Actores
a) Clientes
NOMBRE Cliente
DESCRIPCIN Persona natural o jurdica que desea adquirir algn
bien de la empresa(muebleria).
ROL Pedir informacin sobre el producto
Preguntar por las formas de pago
Adquirir algn bien
CASOS DE USO Remitir Solicitud de Cotizacin

Elaborar Orden de compra
NOTAS El sistema debe asignar un cdigo a cada cliente
nuevo que se registre.
b) Vendedor
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NOMBRE Vendedor
DESCRIPCIN Persona natural que trabaja para la empresa.
ROL Dar informacin del producto
Orientar al Cliente para su adquisicin
Dar opciones de Pago
CASOS DE USO Enviar Cotizacin

Enviar orden de Compra
NOTAS Debe ser mayor de edad

Debe estar registrado en las planillas de la
empresa.
c) Almacenero
NOMBRE Almacenero
ROL Recibir Mercadera
Registrar Mercadera
Preparar Pedidos de Entrega
Revisar Stock
Realizar Ordenes de Pedido
CASOS DE USO Revisar Stock

Registrar Ingreso de Mercaderas
Remitir Orden de Pedido
Enviar factura guas de remisin
Entrega de producto pedido
Preparar Mercadera
NOTAS Debe ser Mayor de Edad
empresa.
d) Supervisor
NOMBRE Supervisor
ROL Verifica, que las entregas sean realizadas en
la fecha indicada.
Realizar informes de control de asistencia del
personal.
CASOS DE USO Enviar informe de control de asistencias.
empresa.
Debe estar calificado para realizar dicha
funcin.
e) Gerente
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NOMBRE Gerente
DESCRIPCIN Persona natural encargada de dirigir la empresa
ROL Dirigir la empresa
Realizar la toma de decisiones
Realizar las compras con el proveedor
CASOS DE USO Remitir orden de compra
NOTAS Solo debe haber un gerente registrado
f) Contador
NOMBRE Contador
DESCRIPCIN Persona natural que trabaja para la empresa
ROL Realiza los estados financieros
CASOS DE USO Enviar factura y gua de remisin
Debe estar registrado en las planillas de las
empresa
funcin
g) Proveedor
NOMBRE Proveedor
DESCRIPCIN Persona jurdica que abastece a la empresa
ROL Abastecer con mercaderas en buen estado a la
empresa
CASOS DE USO Enviar mercadera, factura y gua de remisin
NOTAS Debe estar registrado en la base de datos
3 Cajero
NOMBRE Cajero
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ROL Recibe el pago del producto
Remitir factura o Boleta
CASOS DE USO Enviar informe de venta
Remitir factura y gua del producto
empresa
h) Distribuidor
NOMBRE Distribuidor
ROL Realiza las entregas de producto
CASOS DE USO Dar informe de la entrega del producto de

venta
empresa.
funcin.
3.1.1 Descripcin de Casos de Uso
a. REMITIR SOLICITUD DE COTIZACION

CU_001 Remitir Solicitud de Cotizacin
Versin: 4.0;28/10/2009
Autor(es): Aracely Mendoza Casas
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Jorge Valdez Espinoza
Descripcin: Remite una Solicitud de Cotizacin al Vendedor
Precondicin: Ser Cliente.
Secuencia Normal: Paso Accin
1 El cliente rene los requerimientos
2 El cliente genera una solicitud de
requerimientos
3 El cliente enva la solicitud de cotizacin al
vendedor
Pos condicin: Solicitud de cotizacin de requerimientos
Rendimiento: Paso Cota de Tiempo
1-3 El promedio de la realizacin de la solicitud
dura aproximadamente 30 minutos
Frecuencia: Se realiza cada vez que el cliente requiere un producto.
Importancia: Vital (obligatorio)
Urgencia: Inmediatamente
Comentarios: Todo cliente que necesite algn producto para su
empresa necesita enviar una solicitud de cotizacin.
b. ENVIAR COTIZACION
CU_001 Enviar cotizacin
Versin: 4.0;28/10/2009
Autor(es): Eva Villanueva Saldan
Jorge Valdez Espinoza
Descripcin: Permitir enviar la cotizacin al cliente
Precondicin: Ser empleado de la empresa, cargo vendedor
1 El vendedor genera la cotizacin.
2 El vendedor enva la cotizacin.
3 El cliente lo verifica o decepciona.
Pos condicin: Cotizacin recepcionado por el cliente
Excepciones 1 Si en la cotizacin hay algn producto que no
venda la empresa, no se cotiza tal producto.
1- 3 El promedio de cotizacin puede durar desde
10 minutos hasta 12 horas
Frecuencia: Se realiza cada ves que se realiza una cotizacin
Comentarios: Todo vendedor deber realizar la cotizacin apenas se
reciba la solicitud.
c. ELABORAR ORDEN DE PEDIDO
CU_001 Elaborar orden de pedido

Versin: 4.0;28/10/2009
Autor(es): Jorge Valdez Espinoza
Descripcin: El cliente elabora y remite una orden de pedido
Precondicin: Ser cliente
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1 El cliente elabora una orden de pedido
2 El cliente remite la orden a la empresa.
3 El vendedor recepciona la orden de pedido
Pos condicin: Orden de pedido en manos del vendedor
Excepcin 1 Si el cliente no est conforme con la cotizacin
anteriormente remitida, no realiza la orden de
pedido.
1-3 El promedio de elaboracin y envi de la
orden a la empresa es de 30 min.
Frecuencia: Cada vez que se recepcione una orden de pedido.
Importancia: Vital obligatorio
Comentarios: Despus de que el cliente ha recibido la cotizacin,
elabora una orden de pedido para la adquisicin de los
productos ofertados.
d. ENVIAR ORDEN DE PEDIDO

e.
CU_001 Enviar orden de pedido
Versin: 4.0;28/10/2009
Autor(es): Jorge Valdez Espinoza
Descripcin: El vendedor enva la orden de pedido al almacn
1 El vendedor enva la orden de pedido al
almacn
2 El almacenero recepciona la orden de pedido.
Pos condicin: La orden de pedido se encuentra ahora en el almacn
1- 2 El promedio de envi de la orden al almacn
es de 5 min.
Frecuencia: Cada vez que se recepcione una orden de pedido.
Comentarios: Cuando se recepcione una orden de pedido, esta se
remite inmediatamente al almacn para la preparacin
de la mercadera.
f. REVISAR STOCK
CU_001 Revisar Stock

Versin: 4.0;28/10/2009
Descripcin: Permitir al almacenero revisar Stock
Precondicin: Ser empleado de la empresa, cargo almacenero
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1 El almacenero revisa Kardex
2 El almacenero ve el stock de almacn
Pos condicin: Revisar Stock
1-2 El promedio de revisar Stock ser 5 minutos
Frecuencia: Se realiza cuando haiga cada venta
Comentarios: El almacenero es aquel quien tiene que verificar si hay
stock en almacn
g. REMITIR ORDEN DE COMPRA
CU_001 Remitir orden de compra

Versin: 4.0;28/10/2009
Descripcin: Permitir al almacenero remitir una orden de compra al
gerente.
Precondicin: Ser empleado de la empresa, cargo almacenero.
1 El almacenero se encarga de remitir orden de
compra
2 El almacenero informara todo lo que pasa en
el almacn al gerente.
Pos condicin: Remitir orden de compra.
1-2 El promedio de enviar el informe dura el
tiempo establecido por el gerente.
Frecuencia: Se realiza cada ves que halla poco o falte stock de
mercaderas
Comentarios: Aqu el encargado de remitir las rdenes de compra es
el almacenero.
h. REMITIR ORDEN DE COMPRA DE MERCADERIA

CU_001 Remitir orden de compra de mercadera
Versin: 4.0;28/10/2009
Descripcin: Remite orden de compra de mercadera al proveedor
Precondicin: Ser gerente
1 El gerente verifica si faltan los productos
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2 El gerente genera un listado de productos que
estn por agotar.
3 El gerente enva la orden de compra de
mercadera al proveedor.
Pos condicin:
1-3 El promedio de la realizacin del envi de la
orden de compra de mercadera es de 10 a
60miutos
Frecuencia: Se realiza cada vez que falte o ya no haya un bajo stock
Comentarios: Cada vez que falte o halla stock de algn producto el
gerente har un pedido al proveedor.
i. ENVIAR MERCADERIA, FACTURA Y GUIA DE REMISION

CU_001 Enviar mercaderas, factura y gua de remisin a la
empresa
Versin: 4.0;28/10/2009
Descripcin: El proveedor le enva la mercadera , factura y guas de
remisin a la empresa
Precondicin: Ser proveedor
1 El proveedor verifica que todos los productos
estn alistados y que tambin este adjuntado
2 El proveedor realiza la factura
3 El proveedor enva toda la mercadera
solicitada, factura y gua de remisin al
almacenero.
Pos condicin:
1-3 El promedio de la realizacin del envi d
48hora.(Expandible a 5 das)
Frecuencia: Se realiza cada vez que halla un pedido por cumplir
Comentarios: Cada vez que halla un pedido se le har llegar la
mercadera ,factura y gua de remisin
j. REGISTRO DE INGRESO / SALIDA DE MERCADERIA
CU_001 Registro de ingreso/salida de mercadera

Versin: 4.0;28/10/2009
Descripcin: El almacenero registra el ingreso d e mercadera
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1 El almacenero revisa la lista de llegada de
dicha mercadera
2 El almacenero recibe la mercadera
3 El almacenero registra la orden de llagada.
Pos condicin:
1-3 El promedio de la realizacin del envi de
20minutos
Frecuencia: Se realiza cada ves que la mercadera este en dicha
empresa
Comentarios: Cada vez que el almacenero tenga ya la mercadera se
har dicho registro de ingreso
k. ENTREGA DE PRODUCTOS
CU_001 Entrega de productos

Versin: 4.0;28/10/2009
Autor(es): Fabiola Ugarte Eshebarria
Descripcin: Entrega de formulario y registros al supervisor.
1 El almacenero contabiliza los formularios y
registros.
2 El almacenero entrega el formulario y registr al
supervisor.
Pos condicin: Conformidad en la entrega

1-2 El promedio de entrega de formulario y registro
es aproximadamente de 30 min a 2 horas.
Frecuencia: Se realiza cada ves que el supervisor necesite entregar
el formulario y registro al gerente.
Comentarios: Cuando el supervisor necesite entregar el formulario y
registro al gerente, el almacenero le entregara lo
solicitado al supervisor.
l. REMITIR FACTURA Y GUIA DE PRODUCTO
CU_001 Remitir factura y gua de producto

Versin: 4.0;28/10/2009
Descripcin: Remitir factura y gua del producto al cliente
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1 El vendedor verifica la informacin en los
documentos
2 El vendedor remite factura y gua del producto
al cliente.
Pos condicin: Registro de los documentos entregados al cliente
1-2 El promedio de remitir la factura y gua del
producto dura aproximadamente 15 minutos.
Frecuencia: Se realiza cada vez que el vendedor necesite entregar la
factura y gua del producto al cliente.
Comentarios: Todo vendedor que necesite entregar factura y gua del
producto, por pedido del cliente ser entregado con
debida verificacin de la informacin entregada.
m. INFORMAR DE LA ENTREGA DE MERCADERIA
CU_001 Informar de la entrega de mercadera

Versin: 4.0;28/10/2009
Descripcin: Enviar informe de entrega de mercadera al almacenero
1 El vendedor verificara los documentos de cada
entrega de mercadera al cliente.
2 El distribuidor enviara un informe de entrega
de mercadera.
Pos condicin:
1 -2 El promedio de enviar el informe de entrega
de mercadera dura aproximadamente 2 horas
Frecuencia: Se realiza cada vez que el vendedor realice una entrega
de mercadera al cliente.
Comentarios: Todo vendedor deber presentar un informe despus
de haber entregado la mercadera al cliente.
3.1.2 Construccin de los Diagramas de Casos de Uso

PEDIDOS:
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Enviar Orden de Pedido
Almacenero
Vendedor <<extend>> (from Compras)
Elaborar Orden de Pedido
Remitir Solicitud de
Cotizacion Elaborar Cotizacion
<<enviar>>
Cliente Preparar y Entregar Orden de

Compra
COMPRAS:
<<derive>>
Registrar Ingreso/Salida de
Revisar Stock Mercaderia
Gerente
Enviar Orden de Pedido Remitir Orden de Compra

Almacenero
(from Pedidos)
Devolver Mercaderia
Remitir Orden de Compra de

mercaderias
Enviar Factura y Guia de
Remision
Contador Enviar Mercaderia, Factura y Guia Proveedor

de Remision
VENTAS :
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2009
Registrar, Ingresar Enviar Mercaderia, Factura y Proveedor
Vendedor Mercaderia Guia de Remision
(from Compras) (from Compras)
(from Pedidos)
Prepar Mercaderia Almacenero

Enviar Orden de Pedido
Remitir Factura y Guia del (from Compras)
(from Pedidos)
Producto Vendedor
(from Pedidos)
Informar de Entrega de
Mercaderias
Verifica y Entrega el
Supervisor Producto Preparado
Entregar Mercaderia,
Entrega de Producto
Factura y Guia Distribuidor
Informe de Entrega de Supervisor

Producto
Vendedor
Entrega de Cliente
Mercaderia,Facturas
(from Pedidos)
3.2 Diagramas de Actividades.-

COMPRAS: Registrar ingreso y salida de mercadera: Diagrama de actividades
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2009
Controlar la mercaderia recibida con la
Orden de Pedido
[No corresponde] [Corresponde]
Remitir un informe de inconformidad de entrega Ingresar Mercaderia a

de mercaderia al Gerente almacen
Registrar la maercaderia en el
sistema
COMPRAS: Enviar Informe de mercadera faltante: Diagrama de actividades
Realizar un listado de
la mercadera faltante
Remitir el
listado
COMPRAS: Remitir orden de compra de mercadera: Diagrama de actividades
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2009
Contactar con un
proveedor
Verificar los
precios [No esta conforme]
[Esta conforme]
Realizar una Orden de

Compra al Proveedor
VENTA: Entrega de productos: Diagrama de actividades
Los productos segun la

Orden de Compra
Verificar todos los productos

en el stock actual
[No hay Stock] Realizar una Orden de

Proudctos faltantes
[Hay Stock]
Entregar los productos al

supervisor
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2009
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A travs de este proyecto se quiere lograr un mejor control del movimiento de

Lo que se busca primordialmente es satisfacer al cliente, dndole una mejor atencin;

1.1 Titulo del proyecto.-

Control de compras (Entrada) y ventas (Salida) de las mercaderas y el movimiento del

Lizbeth Valeriano Layme

Rosa Alicia Bonifacio Calizaya

Jose Luis Condori Gmez

Eva Valdiglesias Vega

1.4 Fecha de presentacin.-

28 de Octubre del 2009

2.1 Descripcin General de la empresa.-

Rubro : Venta de muebles

2.2.1 Problemtica General.-

El problema de la empresa es el mal registro de los productos que entran y

Podemos mencionar algunos problemas:

No se tiene un registro de los empleados y clientes.

La atencin que se brinda a los clientes es muy ineficaz e ineficiente.

Hay confusiones de pedidos de las mercaderas.

Hay confusiones de la recepcin de los productos.

Es por eso que se ha tenido en cuenta la implementacin de un

2.2.2 Justificacin del Proyecto.-

No tiene un sistema implementado en la mueblera Kiara distribuciones S.R.L.

2.2.3 Objetivos Generales y Objetivos Especficos.-

Construir un sistema de administracin que optimice la gestin y el control

Mejorar la atencin a los clientes.

Disear e implementar una serie de reportes referenciales en las

Administrar la entrada y salida de la mercadera, que se realizan en la

2.3 Especificacin de Requerimientos.-

Ingresar la descripcin total de la mercadera.

Valorizacin de costos de ingresos y/o salidas, costos de compra y venta.

Poder realizar reportes que ayuden a la gestin administrativa.

2.4 Procesos del Negocio.-

Podemos mencionar algunas factibilidades:

Ventajas que se presentara en la elaboracin de nuestro sistema son:

2.5 Reglas del Negocio.-

El abastecimiento de la mercadera dentro del almacn.

CASOS DE USO Remitir Solicitud de Cotizacin

CASOS DE USO Enviar Cotizacin

NOTAS Debe ser mayor de edad

CASOS DE USO Revisar Stock

CASOS DE USO Dar informe de la entrega del producto de

3.1.1 Descripcin de Casos de Uso

a. REMITIR SOLICITUD DE COTIZACION

c. ELABORAR ORDEN DE PEDIDO

CU_001 Elaborar orden de pedido

d. ENVIAR ORDEN DE PEDIDO

CU_001 Revisar Stock

g. REMITIR ORDEN DE COMPRA

CU_001 Remitir orden de compra

h. REMITIR ORDEN DE COMPRA DE MERCADERIA

i. ENVIAR MERCADERIA, FACTURA Y GUIA DE REMISION

j. REGISTRO DE INGRESO / SALIDA DE MERCADERIA

CU_001 Registro de ingreso/salida de mercadera

CU_001 Entrega de productos

Pos condicin: Conformidad en la entrega

l. REMITIR FACTURA Y GUIA DE PRODUCTO

CU_001 Remitir factura y gua de producto

m. INFORMAR DE LA ENTREGA DE MERCADERIA

CU_001 Informar de la entrega de mercadera

3.1.2 Construccin de los Diagramas de Casos de Uso

Elaborar Orden de Pedido

Cliente Preparar y Entregar Orden de

Enviar Orden de Pedido Remitir Orden de Compra