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Mejora continua.
POSIBILIDADES
La difusin externa puede ser tan extensa como la empresa decida. Algunas
empresas editan una publicacin de dicha poltica que luego distribuyen
voluntariamente a algunas de sus partes interesadas; otras la difunden en
comunicaciones ya establecidas, como revistas, folletos; algunas incluso utilizan su
pgina Internet para asegurarse una mayor accesibilidad.
UNE-EN
ISO 14001 3.2.3. Planificacin
4.3.
UNE-EN
ISO 14001
ASPECTOS AMBIENTALES
4.3.1
4.3.1 Aspectos ambientales
La organizacin debe establecer y mantener al da el (los) procedimiento(s) para
identificar los aspectos medioambientales de sus actividades, productos o servicios
que puedan controlar y sobre el (los) que se pueda esperar que tenga influencia,
para determinar aqullos que tienen o pueden tener impactos significativos en el
medio ambiente. La organizacin debe asegurarse de que los aspectos relacionados
con estos impactos significativos se consideran cuando se establezcan sus
objetivos medioambientales.
Aspectos
medioambientales
Impactos
PASOS NECESARIOS
POSIBILIDADES
Cualitativos.
Cuantitativos.
Semicuantitativos.
Adems, aquellas empresas que por ley posean una Evaluacin de Impacto
Medioambiental (EIA), fruto del cumplimiento de un requisito legal
aplicable, podrn utilizarla tambin como fuente de informacin til
sobre la identificacin y evaluacin de los aspectos medioambientales.
Para eso se necesita tener en cuenta las diferencias de concepto entre
una EIA conforme a la ley y el requisito 4.3.1 de la norma ISO 14001.
UNE-EN
ISO 14001 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
4.3.2
4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos
La organizacin debe establecer y mantener al da un procedimiento para la
identificacin y el acceso a los requisitos legales, y otros requisitos a los que la
organizacin se someta que sean aplicables a los aspectos medioambientales de
sus actividades, productos o servicios.
PASOS NECESARIOS
Para ello, se tendr que revisar con qu medio cuenta tanto en recursos
humanos como en fuentes de informacin y en funcin de stos decidir cul va
a ser el mtodo elegido para cumplir con el requisito.
POSIBILIDADES
UNE-EN
ISO 14001 OBJETIVOS Y METAS AMBIENTALES
4.3.1
4.3.3 Objetivos y Metas Ambientales.
La organizacin debe establecer y mantener documentados los objetivos y metas
medioambientales, para cada una de las funciones y niveles relevantes dentro de
la organizacin.
Cuando se establezcan estos objetivos, la organizacin debe considerar los
requisitos legales y de otro tipo, sus aspectos medioambientales significativos, sus
opciones tecnolgicas y sus requisitos financieros, operacionales y de negocio, as
como la opinin de las partes interesadas.
Los objetivos y metas deben ser consecuentes con la poltica medioambiental,
incluido el compromiso de prevencin de la contaminacin.
EXPLICACIN DEL REQUISITO
Objetivos
Medioambientales
Metas
Medioambientales
2. Sin embargo para establecer los objetivos la empresa tambin puede tener en
consideracin informacin importante no para el medio ambiente pero s para
la empresa como son:
4. Por ltimo la gestin integrada exige que todos los niveles de la organizacin
conozcan y dispongan los distintos objetivos y metas a conseguir.
CONSEJOS
PRODUCTOS
EMPRESA
CLIENTE
MARKETING
EVOLUCIN DEL CONCEPTO
DE GESTIN EMPRESARIAL
PASOS NECESARIOS
2. Una vez decidido las distintas acciones necesarias, se deben buscar dentro de
los recursos disponibles a las personas ms apropiadas para que se
responsabilicen de cada tarea o para que la ejecute. Habr que reflexionar
acerca de la necesidad de ayuda externa, tanto en cuanto a recursos como a
inversiones en adquisiciones necesarias, formacin, etc., y por tanto asignar los
medios para cubrir dichas necesidades.
3. El siguiente paso ser estimar el tiempo necesario para que se alcancen los
objetivos y las metas planificadas, estableciendo el calendario gradual de
actuacin. Estas decisiones pueden estar muy condicionadas por el paso
anterior.
POSIBILIDADES
UNE-EN
ISO 14001 3.2.4. Implantacin y Funcionamiento
4.4.
ESTRUCTURA Y RESPONSABILIDADES
Las responsabilidades relativas a cada uno de las funciones deben ser definidas
documentalmente, igual que las interrelaciones del sistema.
PASOS NECESARIOS
D DT C P C M. C F R.
G T O R A A O I H
E E M O L M M N U
N C P D I B E A M
FUNCIONES DE GESTIN E N R U D I R N A
MEDIOAMBIENTAL R I A C A E C Z N
A C S C D N I A O
L O I T A S S
O E L
N
Poltica M.A. R D D D D D D D D
Objetivos y Metas * * * * * * * * *
Programa ** ** ** ** ** ** ** ** **
Documentacin R D D D D D D D
Revisin Sistema R D D D
Control operacional R D R D R
Acciones correctoras D D D D D R D D D
Auditoras D D D D D R D D D
Comunicacin externa R D
Formacin D R
Comunicacin interna D D R
Identificacin de aspectos
R
medioambientales
* No tiene porque existir en todas las reas a la vez. Siempre en relacin con una
mejora continua (Ver definicin UNE-EN-ISO 14001).
Para que todo el personal cumpla de forma eficiente con sus obligaciones necesita
poseer la formacin necesaria en cuanto a conocimientos, experiencia y habilidades.
PASOS NECESARIOS
3. Habr que dar respuesta a los temas pendientes de formacin que no cubre el
cumplimiento de todos los requisitos del sistema referidos a este apartado, ya
que es necesaria la tarea de sensibilizacin de este mismo personal. En
algunos casos, la actuacin conforme o no al sistema no se origina por la falta
de conocimientos, sino por la falta de concienciacin de las repercusiones que
puede originar no seguirlo.
Por esta razn, resulta esencial establecer los procedimientos esenciales para
que todos los niveles de la estructura organizativa se hagan conscientes de la
importancia del cumplimiento de la poltica y de los requisitos del sistema y de
sus funciones concretas en esta rea. Igualmente, es importante que tomen
conciencia de los impactos significativos derivados de sus actividades y de la
consecuencia de incumplir el seguimiento de los procedimientos.
El representante de la direccin.
6. Adems de este proceso descrito, no debe dejarse sin cubrir las necesidades de
formacin para el personal de nueva incorporacin, que, si bien puede
poseer toda la formacin acadmica y experiencia necesaria, desconocer la
estructura del sistema y sus implicaciones para el desarrollo de sus futuras
funciones.
POSIBILIDADES
4.4.3 Comunicacin
En relacin con los aspectos medioambientales y el Sistema de Gestin
Medioambiental, la organizacin debe establecer y mantener al da
procedimientos para:
a) La comunicacin interna entre los diversos niveles y funciones de la
organizacin.
b) Recibir, documentar y responder a las comunicaciones relevantes de partes
interesadas externas.
La organizacin debe considerar procesos para comunicaciones externas en sus
aspectos medioambientales significativos y registrar las decisiones en ese
campo.
PASOS
Comunicacin Interna.
Los pasos que hay que seguir para la comunicacin externa son los mismos que en
la comunicacin interna.
11. El pblico objetivo est formado por las diferentes partes interesadas que
puedan solicitar informacin o aquellas otras a las que la empresa quiera
transmitrsela de forma voluntaria.
La norma ISO 14001 incluye una definicin de parte interesada segn la cual
cualquiera puede personarse como tal. Por tanto, la organizacin no puede
restringir el concepto a su voluntad.
Grupos de presin.
Medios de comunicacin.
Inversores y accionistas.
Clientes.
Competidores.
Organizaciones empresariales.
Empleados.
12. Adems, hay que escoger el mtodo por medio de alguno de los canales que se
pueden emplear para dar respuesta a dicho requisito y documentarlo.
13. Y por ltimo, hay que implantar la va elegida y dejar registros de las
comunicaciones producidas.
POSIBILIDADES
Telfono de asistencia.
Revista de noticias.
Videos divulgativos.
Puede ser til tener previsto la comunicacin en situaciones de crisis para asegurarse, en
la medida de lo posible, de que se ofrecer una informacin suficiente llegado el
caso. Esta informacin se difundira tanto interna como externamente para
evitar especulaciones por falta de conocimiento.
UNE-EN
ISO 14001 DOCUMENTACIN DEL SISTEMA
4.4.4
4.4.4 Documentacin del Sistema de Gestin Medioambiental
La organizacin debe establecer y mantener al da, en papel o en formato
electrnico, la informacin para:
a) Describir los elementos bsicos del sistema de gestin y su interrelacin.
b) Orientar sobre la documentacin de referencia.
Manual de Gestin
Medioambiental
* Sobre este tema se podr encontrar ms informacin en el captulo sobre la declaracin medioambiental del Reglamento EMAS.
Los procedimientos son todas las acciones, recogidas por escrito y ordenadas
cronolgicamente, que se llevan a cabo para cumplir con una funcin especfica
de la empresa.
PASOS NECESARIOS
Obtener aprobacin.
Ejecutar
Controlar y revisar.
POSIBILIDADES
CONTENIDOS DE UN PROCEDIMIENTO
Objeto Se define la intencin y utilidad del documento.
Se define las actividades y puestos de trabajo
Alcance
afectados por el documento.
Responsabilidades Los cargos que se ven afectados por el contenido.
En este captulo se detallan las acciones, incluido el
Desarrollo
qu, quin, cmo y cundo.
Palabras que puedan en una interpretacin
Definiciones
especfica.
Se citan los documentos que permiten ascender o
Referencias
descender en la pirmide documental.
Se incluyen aquella documentacin adicional
Documentacin anexa
necesaria.
Sistemas de Documentacin
SISTEMAS DE DOCUMENTACIN
La elaboracin de la documentacin es totalmente
independiente al sistema de calidad. Esto puede
provocar exceso de documentacin y duplicidades,
Sistemas en paralelo
pero puede ser conveniente en funcin del
organigrama de la empresa y de los responsables del
sistema.
Se revisa la documentacin de calidad para que
Sistemas integrados cumpla ambas normas y se desarrolla la
documentacin adicional necesaria.
Se elabora la documentacin independientemente y
Sistema de referencias
se integra en los procedimientos operativos y las
cruzadas
instrucciones, incluso con registros comunes.
CONSEJOS
Se debe aplicar tanto a los documentos internos como a aquellos documentos y datos de
origen externo que afecten a la gestin del medio ambiente.
17. Lo primero ser identificar cules son las actividades que van a ser objeto de
control operacional. Para ello, habr que considerar:
Poltica medioambiental.
Adems, habr que tener en cuenta que se debe considerar el control tanto en
condiciones normales de funcionamiento como en condiciones anormales.
19. El grado de control necesario depender en cada caso del tipo de actividades,
de los requisitos aplicables y, sobre todo, de los efectos potenciales de su falta
de cumplimiento.
20. Para establecer los criterios de aceptacin se podr emplear, bien la legislacin
medioambiental aplicable, bien otros criterios de eficacia propios de la empresa
(ej. mantenimiento preventivo), condiciones de control de procesos o criterios
de reduccin de impactos.
21. Esto est ntimamente relacionado con la formacin del personal que debe
aplicar dichos procedimientos, ya que el nivel de detalle de su contenido vara
dependiendo de la formacin que posea.
22. Llegado a este punto, debemos implantar los procedimientos, es decir, que
dichas actividades se lleven a cabo tal y como se han previsto en la
documentacin.
Por tanto, es difcil distinguir, a menudo, qu actividades forman parte del control
operacional y cules del seguimiento y medicin.
ALCANCE
Adems, se tiene que tener en cuenta que tambin se deben incluir las
actividades realizadas por los subcontratistas con incidencia
medioambiental (en lo que les afecte). La norma no pide una evaluacin a
los subcontratistas, pero s que cumplan con lo que la organizacin les exija,
especialmente, dentro de las instalaciones.
Para que esto sea as, la empresa tiene que comunicar a estos
subcontratistas cules son los procedimientos que les afectan.
Especificacin.
Criterios de aceptacin.
Frecuencia.
Mtodo de control.
Responsable.
CONSEJOS
Ejemplo:
Parmetros de los vertidos de agua residuales
CONTROL
OPERACIONAL
Actividades anexas CONTROL
Servicio mdico DE
Servicio de comidas PROCESOS
Planta depuradora
Servicio de limpieza
Oficinas, etc.
El control operacional sobre las actividades que realiza personal subcontratado es,
a menudo, origen de desviaciones del sistema; por tanto, es conveniente no slo
comunicarles los requisitos a cumplir sino tambin extender el control a la
comprobacin de su cumplimiento en la medida de lo posible. Para esto resultan
tiles los mecanismos de evaluacin de proveedores y subcontratistas que puedan existir.
UNE-EN
ISO 14001 PLAN DE EMERGENCIAS
4.4.7
4.4.7 Planes de emergencia y capacidad de respuesta
La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos para
identificar y responder a accidentes potenciales y situaciones de emergencia, as
como para prevenir y reducir los impactos medioambientales que puedan estar
asociados a ellos.
Accidente
Incidente
Suceso incontrolado de la actividad de la empresa, tanto previsto como
Suceso incontrolado
consecuencia de lainesperados,
de hechos actividad decapaz
una empresa, tanto
de producir unprevisto
dao. como no,
capaz de producir algn tipo de perjuicio no catalogable como dao.
Riesgo
PASOS NECESARIOS
El uso de esta herramienta debe ser tal que permita obtener un desglose de
situaciones especficas en las que puede producirse una accidente que lleve
asociado un riesgo de dao.
Por tanto, una vez que se hayan identificados los riesgos y examinado el
material con el que se cuenta en la empresa (existencia o no de otros planes de
emergencia), habr que desarrollar el plan o completar el existente con lo que
requiera.
El plan elaborado tendr que ser comunicado a todos los niveles con
el objetivo de que tanto el personal designado para tareas especficas
como cualquier otro trabajador conozca su existencia y se familiarice
con l.
28. Cuando se produzca una circunstancia que exija la puesta en marcha del plan
de emergencia, ser necesario que despus se revise cmo se ha actuado para
detectar posibilidades de mejora e incluirlas en dicho plan.
Ejemplo:
UNE-EN
ISO 14001 SEGUIMIENTO Y MEDICIN
4.5.1
4.5.1 Seguimiento y Medicin
La organizacin debe establecer y mantener al da procedimientos
documentados para controlar y medir de forma regular las caractersticas clave
de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo en
el medio ambiente. Esto debe incluir el registro de la informacin de
seguimiento del funcionamiento, de los controles operacionales relevantes y de
la conformidad con los objetivos y metas medioambientales de la organizacin.
Los equipos de inspeccin deben estar calibrados y someterse a
mantenimiento, y los registros de este proceso deben conservarse de acuerdo
con los procedimientos de la organizacin.
La organizacin debe establecer y mantener al da un procedimiento
documentado para la evaluacin peridica del cumplimiento de la legislacin y
reglamentacin medioambiental aplicable.
PASOS
Tolerancia
Incertidumbre
Resolucin
Trazabilidad
33. Por ltimo, con toda la informacin recogida en los registros generados es
aconsejable realizarse un anlisis con el objeto de sacar conclusiones - como
mnimo - sobre los siguientes puntos:
CONSEJOS
La tolerancia admitida.
Responsables de su ejecucin.
Puede existir, adems, requisitos particulares para cada equipo, como son:
Su exactitud y precisin.
Magnitud de medida.
Para ello, la empresa debe describir en dicho procedimiento cmo se desarrollar esta
cadena de actuacin teniendo en cuenta la magnitud de cada incumplimiento
detectado, ya que puede ser vlida o no la misma operativa para todos los
problemas.
Una vez implantada esta forma de actuar, la empresa tiene que estudiar los cambios
que se han originado en sus actuaciones debido a las acciones tomadas y decidir si
deben incluirse esas modificaciones en la documentacin de la empresa para que
estas prcticas se instauren de forma continua.
PASOS NECESARIOS
No conformidad
35. Existen tres fuentes de no conformidades, ya que son tres las fuentes de
requisitos que hay que cumplir. stas son:
Ejemplo:
Estas medidas deben ser suficientes para eliminar la causa, pero hay que
procurar no sobredimensionarlas y provocar as que la empresa destine
muchos recursos para algo que se puede resolver con menos medios.
40. Tras la implantacin de la accin correctora o preventiva hay que llevar a cabo
una evaluacin y un seguimiento de ella. La evaluacin permite conocer si se
ha corregido el problema. El seguimiento es el medio para validar esa certeza.
Por tanto, es necesario un seguimiento sistemtico para asegurar su efectividad
de las acciones tomadas.
41. El registro de todas las actuaciones y decisiones tomadas durante el proceso
de resolucin de la no conformidad constituye una informacin muy til para
la empresa sobre las operativas que pueden estar fallando. En consecuencia, se
debern incluir los cambios originados por las soluciones concretas
adoptadas en la operativa general, con lo que se reforzar la efectividad de las
acciones.
Ejemplo:
CONSEJOS
La descripcin de la no conformidad.
42. Lo primero es decidir cules son los registros que se van a generar. Para esto
tenemos dos ayudas importantes. Una es la norma ISO 14001, que nos pide,
como mnimo, los siguientes:
43. Para poder identificar de qu actividad proviene cada registro, se tendrn que
identificar o codificar inequvocamente con el fin de seguir garantizando la
trazabilidad de la documentacin hasta el nivel de documentos ms especficos.
44. Los registros se debern archivar de forma que se tenga esa informacin
disponible en el caso de que se necesite consultar. El archivo tendr que
realizarse en condiciones que garanticen su conservacin.
La empresa tiene que decidir por cunto tiempo va a mantener archivados los
registros. Este plazo depender del volumen generado en cada caso. Para
decidirlo dispone de:
Auditoras medioambientales.
PASOS NECESARIOS
Existen dos requisitos a cubrir, los cuales pueden llevarse a cabo paralelamente o
no:
La planificacin y
46. Decidir cual ser el objeto de la auditora. Para esto no hay que olvidar que el
objetivo es evaluar el funcionamiento del Sistema de Gestin Medioambiental
en su conjunto, contrastando con lo que se ha planificado por parte de la
empresa, con los requisitos legales y con los requisitos expresados en la norma.
48. Tambin habr que decidir la otra parte, es decir, quin compondr el
equipo auditor. Esto ir marcado por el cumplimiento de los requisitos de
formacin y/o experiencia que la empresa pida al personal interno o externo
que las llevar a cabo.
50. Por ltimo todos los documentos originados (planes de auditora, informes)
debern controlarse segn los requisitos aplicables a los registros del sistema.
UNE-EN
ISO 14001 3.2.6. REVISIN DEL SISTEMA DE GESTIN MEDIOAMBIENTAL
4.6
Esta revisin debe ser peridica y debe constituir un registro del Sistema de Gestin
Medioambiental.
PASOS NECESARIOS
51. Por tanto, lo primero es elegir el momento para llevarla a cabo. Esto puede
estar predeterminado, bien por la periodicidad especificada por la organizacin
en su documentacin, bien por la necesidad de realizar una revisin
extraordinaria.
52. Todo ello tendr que ser analizado para conocer las tendencias y los
problemas detectados en el ciclo anterior. Esta tarea, normalmente, es
realizada por personal tcnico de la empresa, que despus trasladar la
informacin al representante de la direccin. Este, a su vez, informar a la
Direccin para que incluya los citados datos en la revisin. La revisin es el
momento en el que se examina, con la ayuda de los datos aportados, el sistema
en su conjunto con el objetivo de identificar sus carencias y mejorarlo, si es
necesario.
53. Una vez finalizada la revisin y tomadas las decisiones oportunas, se debe
formalizar su registro, teniendo en cuenta que en ste debe constar como
mnimo:
54. Sera til incluir en la documentacin los cambios originados por las
conclusiones de la revisin para asegurar que:
CONSEJOS
Para decidir la frecuencia del ciclo de revisin del sistema, se debe tener en cuenta
los otros ciclos del sistema, con el objeto de establecer una periodicidad coherente
con todos ellos:
Otros ciclos del sistema
Establecimiento de objetivos medioambientales.
Evaluacin de aspectos medioambientales.
Auditoras medioambientales.
Es conveniente esta coherencia ya que las informaciones procedentes de la
evaluacin de aspectos medioambientales y de las auditoras medioambientales
sern tiles para la revisin. Adems, el resultado de sta, a su vez, ser importante
para el nuevo establecimientos de objetivos.
Se debe elaborar registros de las revisiones que recojan los datos incluidos
en dicha revisin, as como las conclusiones alcanzadas, las acciones
derivadas previstas, etc. Estos registros pueden conservarse en cualquier
formato que la empresa considere adecuado.
Una de las cuestiones bsicas que se plantean las Direcciones o Gerencias de las
empresas es cul o cules son los motivos esenciales por los que deben implantar un
Sistema de Gestin Medioambiental.
VENTAJAS DE LA IMPLANTACIN DE UN
SIGMA
1. Beneficios Comerciales.
2. Reduccin de Costes.
3. Prevencin de Costes.
4. Mejora de la Imagen de la Empresa.
5. Mejora de los Procesos.
1. BENEFICIOS COMERCIALES
2. REDUCCIN DE COSTES
3. PREVENCIN DE COSTES