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rea Sistema Nacional de Tesorera y Finanzas Pblicas rea VII

Sistema Nacional de
Tesorera y Finanzas
Pblicas VII

Procedimientos de Tesorera

Informe Especial
Ficha Tcnica lineamientos respecto al funcionamiento 4. Cmo se organiza el Sistema
y el desarrollo de procedimientos, de ma- de Tesorera?
Autor : Florencio Bernal Pisfil* nera tal que pueda contribuir en el anlisis
permanente. El Sistema de Tesorera como rgano
Ttulo : Procedimientos de Tesorera ejecutivo y normativo ha diseado una
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 19 - Mayo 2. Base legal estructura dinmica y formalizada, donde
2010 se identifican y clasifican las actividades
- Ley N 28411, Ley General del relacionadas con el manejo de fondos,
Sistema Nacional de Presupuesto y se delinean las funciones, los cargos, los
modificaciones.
Sumario niveles de autoridad y las medidas de co-
- Ley Anual de Presupuesto del Sector ordinacin horizontal y vertical, as como
1. Introduccin Pblico, Ley 29465, ao 2010. la departamentalizacin correspondiente,
2. Base legal - Ley del Sistema de Administra- define tambin las reas funcionales de la
3. Cmo est compuesto el Sistema de Teso- cin Financiera del Sector Pblico administracin de fondos.
rera? N 28112.
4. Cmo se organiza el Sistema de Tesorera? Por lo tanto, la Direccin General del
- Modificacin la Directiva N 001-
5. rea, Gerencia o Direccin de Tesorera a Tesoro Pblico es el rgano rector del
nivel institucional 2007-EF/77.15, Aprobado por R.D.
Sistema a travs de la cual se centraliza
6. Funciones de Tesorera N 002-2007-EF/77.15 y Modificado
por R.D. N 004-2009-EF/77.15. la recaudacin de los fondos fiscales y se
7. Normas de Control para el rea de Tesorera ordena la ejecucin de pagos, mediante
8. Numerales modificados por la R.D.004-2009- autorizaciones de giro y pago de che-
-EF/77.15 para la ejecucin de encargos 3. Cmo est compuesto el Sis-
ques o transferencias, con cargo a sus
vigentes tema de Tesorera?
9. Dictan disposiciones referentes al uso de la cuentas y subcuentas corrientes de las
modalidad de Encargo fondos pblicos
Es importante sealar que el Sistema disponibilidades de recursos aprobados
a que se refieren los artculos 62 y 63 y de Tesorera representado por el Tesoro por el comit de caja; forman parte
disposiciones conexas de la Directiva de Pblico y las tesoreras de las diferentes del sistema las ofi cinas de Tesorera
Tesorera N 001-2007-EF/77.15, segn R.D. entidades del Sector Pblico ejecutan una de cada unidad ejecutora, entidad o
N 021-2009-EF-77.15 serie de operaciones como son: la capta-
10. Documentacin para Fase del Devengado pliego presupuestario dentro del marco
cin de los recursos o fondos pblicos de
11. Formalizacin del gasto devengado de desconcentracin de sus funciones.
las diferentes fuentes de financiamiento
12. Autorizacin del Devengado y oportunidad en la medida, forma y procedimiento En cada nivel de gobierno u rganos
para la presentacin de documentos para que los dispositivos legales lo permitan, descentralizados.
procesos de pagos
y a su vez desembolsar o distribuir dichos El Sistema de Tesorera se organiza de la
13. Pago
recursos de acuerdo a la programacin siguiente manera:
14. Programacin, autorizacin y ejecucin de
gastos efectuada y realizar los pagos de las obli-
a. Estructura orgnica a nivel nacional e
gaciones contradas legalmente, como
institucional.
consecuencia de la adquisicin de bienes,
1. Introduccin pagos de remuneraciones, servicios, eje- b. Un plan de organizacin y objetivos
cucin de obras pblicas, desarrollo de definidos.
En una primera aproximacin la esencia
proyectos, etc., para cuyo efecto cuenta c. Un subsistema de autorizaciones y
de la gestin de tesorera radica en man-
con los siguientes elementos: procedimiento de registro.
tener la liquidez necesaria para atender
las necesidades de inversin, as como el - rganos estructurados d. Una divisin de procesos.
gasto operativo de la entidad o mantener - Personas e. Personal idneo.
el equilibrio financiero necesario, pero la - Procedimientos
falta de sincronizacin entre los flujos de f. Polticas y procedimientos.
- Recursos
ingresos y gastos en ocasiones se debe a g. Documentos de gestin.
la falta de liquidez o a la falta de procedi- - Marco normativo
h. Polticas de monitoreo y supervisin.
mientos que coadyuven a desarrollar una - Instrumentos de gestin
gestin de calidad. El presente artculo - Infraestructura i. Segregacin de funciones, etc.
tiene como propsito establecer algunos - Documentos y registros El Sistema, como toda estructura, se orga-
* Consultor, asesor y auditor en el mbito gubernamental - SIAF niza de la siguiente manera:

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VII Informe Especial
A la cabeza del Sistema se encuentra la 7. Normas de Control para el del Tesoro, los movimientos contables
Direccin General del Tesoro Pblico como rea de Tesorera deben conciliarse adems con el rgano
rgano rector, dependiendo del Vicemi- rector del Sistema de Tesorera.
nistro de Hacienda a su vez la Direccin La Tesorera Pblica constituye la sntesis de d) Garanta de responsables del mane-
General tiene bajo su mando a las direc- la gestin financiera gubernamental, por ser jo o custodia de fondos o valores
ciones: Ejecutiva, Normativa, de Control y la que administra y regula el flujo de fondos
del Estado e interviene en su equilibrio eco- El personal a cargo del manejo o
Administracin de Valores; la Direccin de custodia de fondos o valores debe
nmico y monetario. El Sistema de Tesorera
Control y Recaudacin, a la Direccin de tiene a su cargo la responsabilidad de: de- estar respaldado por una garanta
Distribucin de Recursos, la Direccin de terminar la cuanta de los ingresos tributarios razonable y suficiente de acuerdo a
Programacin; y como rgano de apoyo y no tributarios (programacin financiera); su grado de responsabilidad.
tiene la Oficina de Contabilidad. captar fondos (recaudacin); pagar a su
vencimiento las obligaciones del Estado e) Medidas de seguridad para che-
Base legal (procedimiento de pago); otorgar fondos ques, efectivo y valores
Art. 4 Ley 28693 Ley General del Sistema o pagar la adquisicin de bienes y servicios
Nacional de Tesorera. en el Sector Pblico, y recibir y custodiar los Las entidades deben implementar
ttulos y valores pertinentes. medidas de seguridad adecuadas
Las Normas de Control Interno para el rea para el giro de cheques, custodia de
5. rea, Gerencia o Direccin de de Tesorera tienen el propsito de brindar fondos, valores, cartas fianza y otros,
Tesorera a nivel institucional seguridad razonable sobre el buen manejo as como respecto de la seguridad
de los fondos y valores pblicos. fsica de fondos y otros valores bajo
A nivel institucional, el rea de Tesorera
Contiene lo siguiente: custodia.
es un rgano de lnea de la Direccin
- Unidad de caja en la Tesorera
General o Gerencia de Administracin; f) Control y custodia de cartas fianzas
- Utilizacin del flujo de caja en la progra-
funcionalmente, es el rgano responsable macin financiera. Los adelantos u otras operaciones
del manejo y administracin de fondos y el - Conciliaciones bancarias. financieras por prestacin de servicios
cumplimiento de las normas de Tesorera. - Garanta de responsables del manejo o o compra de bienes sujetos a entre-
custodia de fondos o valores. ga posterior, deben requerir de los
En cuanto a la organizacin interna de las - Medidas de seguridad para cheques,
oficinas de tesorera, estar condicionada proveedores la presentacin de una
efectivo y valores. carta fianza emitida por una entidad
al tamao y magnitud de las actividades - Control y custodia de cartas fianzas.
de la entidad, unidad ejecutora o pliego bancaria, no pudiendo efectuar la
- Uso de formularios membretados prenu-
Tesorera ningn pago sin el previo
presupuestal, lo importante en su organi- merados para el movimiento de fondos.
- Uso de sello restrictivo para documentos cumplimiento de este requisito.
zacin es que su estructura sea adecuada
a sus necesidades, sea dinmica, sencilla pagados por la Tesorera. g) Uso de formularios membretados
y flexible, de tal modo que su expansin - Transferencia de fondos por medios elec- prenumerados para el movimiento
trnicos. de fondos
o disminucin, en el cambio de las con- - Uso del fondo para pagos en efectivo y/o
diciones futuras imprevistas, no rompa el fondo fijo. Los formularios establecidos para las
esquema o desorganice la dinmica de - Depsito oportuno en cuentas bancarias. operaciones de ingresos y egresos de
la entidad. - Arqueos de fondos y valores. fondos deben estar membreteados y
- Requisitos de los comprobantes de pago prenumerados por cada entidad para
6. Funciones de Tesorera recibidos por entidades pblicas. su uso en la Tesorera.
- Obligacin de utilizar la modalidad de En la contabilidad gubernamental,
Dentro las principales tenemos: pago a travs de cuentas bancarias indi-
viduales. se utilizan los formularios, recibos de
a. Programar, dirigir, coordinar, ejecutar ingreso y comprobantes de pago,
y controlar las actividades del rea de para el ingreso y el egreso de fondos,
Tesorera. a) Unidad de caja en la Tesorera respectivamente, con el objeto de
b. Conducir la ejecucin de las diferentes Cada entidad debe centralizar la tota- clasificar y sistematizar la informacin
etapas de tesorera tales como: progra- lidad de sus recursos financieros para de presupuesto, tesorera y contabili-
macin, determinacin, recaudacin, su manejo a travs de Tesorera, con dad.
el objeto de optimizar la liquidez y h) Uso de sello restrictivo para docu-
depsito, custodia y distribucin de
racionalizar la utilizacin de los fondos mentos pagados por la Tesorera
pago.
disponibles.
c. Centralizar la recaudacin fiscal y Los comprobantes que sustentan
b) Utilizacin del flujo de caja en la gastos deben llevar el sello restrictivo
efectuar la distribucin de los fondos programacin financiera
pblicos, en el marco del principio de pagado con el objeto de evitar errores
unidad de caja. Cada entidad debe elaborar el flujo o duplicidades en su utilizacin.
de caja con el objeto de optimizar el Los comprobantes de pago estanda-
d. Autorizar la apertura de cuentas y uso de sus recursos. rizados del Sector Pblico, se emiten
subcuentas bancarias.
La programacin financiera com- para cada operacin de gasto o salida
e. Aprobar las normas relativas al Siste- prende un conjunto de acciones re- o fondos y deben estar soportados por
ma, as como los procedimientos en lacionadas con la previsin, gestin, su respectivo documento fuente.
el marco del principio de la descen- control y evaluacin de los flujos de i) Transferencia de fondos por medios
tralizacin operativa. entradas y salidas de fondos. Su fina- electrnicos
f. Coordinar y ejecutar los aspectos de lidad es optimizar el movimiento de
Toda transferencia de fondos por
poltica fiscal del flujo de fondos pro- efectivo en el corto plazo, permitien-
medios electrnicos debe estar susten-
gramados por el comit de caja. do compatibilizar los requerimientos
tada en documentos que aseguren su
programticos del presupuesto.
g. Formular el estado de tesorera. validez y confiabilidad.
c) Conciliaciones bancarias
h. Cumplir con las normas y procedi- j) Uso del fondo para pagos en efec-
Los saldos contables de la cuenta Bancos tivo y fondo fijo
mientos tcnicos, orientados a asegu- deben ser conciliados con los extractos
rar y uniformizar el funcionamiento Las entidades que por razones de ne-
bancarios. En el caso de las subcuentas
del proceso del flujo de fondos. cesidad y eficiencia hayan establecido

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el uso del fondo para pagos en efec-
conceptos del gasto, los montos, las efectuando, a dicha fecha, la devolucin de
tivo y fondo fijo, deben implementar condiciones a que deben sujetarse los montos no utilizados y el registro corres-
procedimientos para su manejo y las adquisiciones y contrataciones a pondiente en el SIAF-SP.
control. ser realizadas, el tiempo que tomar
el desarrollo de las mismas y el plazo
k) Depsito oportuno en cuentas
bancarias
para la rendicin de cuentas debida- 10. Documentacin para Fase del
mente documentada.
Los ingresos que por todo concepto 40.3 La rendicin de cuentas no debe ex- Devengado
perciban las entidades pblicas, deben ceder los tres (3) das hbiles despus El gasto realizado se sustenta en los si-
de concluida la actividad materia del guientes documentos:
ser depositados en cuentas bancarias encargo, salvo cuando se trate de acti-
nominativas en forma inmediata e vidades desarrolladas en el exterior del a) Factura, boleta de venta, valorizacio-
intacta. pas, en cuyo caso puede ser de hasta nes u otros comprobantes de pago
l) Arqueos de fondos y valores quince (15) das calendario.
reconocidos por la Sunat;
40.4 La utilizacin de esta modalidad de
Deben practicarse arqueos sorpresivos ejecucin es para fines distintos de los b) Orden de compra de servicio en con-
y frecuentes sobre la totalidad de que tienen establecidos el Fondo para trataciones o adquisiciones de menor
fondos y valores bajo custodia para Pagos en Efectivo o Fondo Fijo para cuanta o el contrato, acompaado de
garantizar su integridad y disponibi- Caja Chica y los viticos, no exime del su respectiva factura a que se refiere el
cumplimiento de los procedimientos
lidad efectiva. de adquisicin aplicables de acuerdo inciso c) del numeral 9.1 del artculo 9.
ll) Requisitos de los comprobantes a Ley, y es de exclusiva Competencia - El numeral modificado por el art-
de pago recibidos por entidades y responsabilidad de las Unidades culo 1 de la Resolucin Directoral
Ejecutoras y Municipalidades.
pblicas N 001-2007, dice lo siguiente:
40.5 No procede la entrega de nuevos
Las Tesoreras antes de tramitar y Encargos a personas que tienen - Orden de compra u orden de
efectuar el pago por obligaciones con- pendientes la rendicin de cuentas o servicio en contrataciones o ad-
tradas con proveedores, deben exigir devolucin de montos no utilizados de quisiciones de menor cuanta, en
Encargos anteriormente otorgados, los casos a los que se refiere el
la presentacin de comprobantes de bajo responsabilidad del Director
pago establecidos por la Ley. General de Administracin o de quien inciso c) del numeral 9.1 del ar-
m) Obligacin de utilizar la modalidad haga sus veces. tculo 9 de la presente Directiva,
de pago a travs de cuentas ban- asegurndose que el proveedor
carias individuales presente los correspondientes
9. Dictan disposiciones referentes al comprobantes de pagos conforme
Es obligatorio el uso de la modali- uso de la modalidad de Encargo al reglamento.
dad de pago mediante abonos en fondos pblicos a que se refieren
cuentas bancarias individuales, sea c) Valorizacin de obra acompaada de
a travs del Banco de la Nacin o de los artculos 62 y 63 y disposi- la respectiva factura.
cualquier otra institucin bancaria ciones conexas de la Directiva de d) Planilla nica de Pagos de Remunera-
del Sistema Financiero Nacional, bajo Tesorera N 001-2007-EF/77.15, ciones o Pensiones, Viticos, Dieta de
responsabilidad del Director General segn R. D. N 021-2009-EF- Directorio, Compensacin por Tiempo
de Administracin o funcionarios que de Servicios.
77.15
haga sus veces y el Tesorero, e) Relacin numerada de recibos de
Que, a fin de optimizar el uso de los servicios pblicos, como agua potable,
8. Numerales modificados por fondos pblicos y lograr una mayor suministro de energa elctrica, etc.,
la R.D.004-2009-EF/77.15 transparencia de la ejecucin del gasto por debidamente sustentados originales.
parte de las entidades del Sector Pblico
para la ejecucin de encargos con cargo a sus respectivos presupuestos
f) Formulario de pagos de tributos.
vigentes institucionales, es necesario dictar nuevas g) Nota de cargo bancaria.
disposiciones vinculadas con la utilizacin h) Resolucin de reconocimiento de de-
El Art. 40 modificado Encargos al personal rechos de carcter laboral, tales como
de la institucin numeral 40.1 seala que los de la indicada modalidad del Encargo;
encargos al personal de institucin, consiste en sepelio, gratificaciones, etc.
De conformidad con el inciso j) del art-
la entrega de dinero mediante cheque o giro
culo 6 de la Ley N 28693, Ley General i) Resolucin de encargos a personal
bancario a personal de la institucin para el de la institucin, fondos para pagos
pago de obligaciones que, por la naturaleza del Sistema Nacional de Tesorera, con
de determinadas funciones o caractersticas de el numeral 2. del artculo 47 de la Ley en efectivo, fondo para caja chica, y
ciertas tareas o trabajos indispensables para el N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecu- documento que acredite la rendicin
cumplimiento de sus objetivos institucionales, tivo, con el artculo 18 del Decreto Legis- de cuentas.
no pueden ser efectuados de manera directa j) Convenios o directivas de encargos, y
por la Oficina General de Administracin o la lativo N 183, Ley Orgnica del Ministerio
que haga sus veces en la Unidad Ejecutora o de Economa y Finanzas, modificada por en su caso documentos que sustente
Municipalidad, tales como: el Decreto Legislativo N 325; nuevas remesas.
a) Desarrollo de eventos, talleres o inves- k) Otros documentos que apruebe la Di-
tigaciones, b) Contingencias derivadas de Se resuelve: reccin Nacional de Tesoro Pblico.
situaciones de emergencia declaradas por
Ley. c) Servicios bsicos y alquileres de Artculo 1.- A partir del 1 de enero de 2010,
dependencias que por razones de ubicacin la utilizacin de la modalidad del Encargo 11. Formalizacin del gasto de-
geogrfica ponen en riesgo su cumplimiento con fondos pblicos a que se refieren los
artculos 62 y 63 y disposiciones conexas
vengado
dentro de los plazos establecidos. d) Adquisi-
cin de bienes y servicios, ante restricciones de la Directiva de Tesorera N 001-2007- El devengado se formaliza cuando se
justificadas en cuanto a la oferta local. e) EF/77.15, aprobada por la Resolucin Direc- otorga la conformidad con algunos de los
Acciones calificadas de acuerdo a ley como toral N 002-2007-EF/77.15, slo procede documentos establecidos en el presente
de carcter Reservado. para el caso de Unidades Ejecutoras a sus artculo precedente, luego de haberse ve-
40.2. Se regula mediante Resolucin del Di- dependencias desconcentradas.
rificado, por parte del rea responsable:
rector General de Administracin o de Artculo 2.- Los Encargos entre pliegos
quien haga sus veces, estableciendo el presupuestarios que se hubieran otorgado - La recepcin satisfactoria de los bienes.
nombre de la(s) persona(s), la des- al 31 de diciembre de 2009, debern ser
liquidados hasta el 30 de mayo de 2010, - La prestacin satisfactoria de los ser-
cripcin del objeto del Encargo, los
vicios.

Actualidad Gubernamental N 19 - Mayo 2010 VII 3


VII Informe Especial
- El cumplimiento de los trminos
contractuales en los casos que con- Proceso de Tesorera
templen, adelantos, pagos contra
entrega o entregas peridicas de las Etapa a travs de la cual se proyectan
prestaciones establecidas en las bases los ingresos y gastos por toda FFTE. de
de contrato. Programacin FFTO., los mismos que son referidos por
la demanda de los gastos para atender los
El gasto Devengado es registrado afectan- requerimientos de fondos de instituciones
do en forma definitiva la especfica del y organismos del Estado.
gasto comprometido, con lo cual queda
reconocida la obligacin del pago. Acto por el cual la Entidad o Administra-
cin Tributaria seala el hecho generador
12. Autorizacin del Devengado Determinacin
de la obligacin tributaria, fija la base
imponible y cuanta del tributo. El rea
Administracin
y oportunidad para la presen- de de Renta cumple como meta cobrar o
tacin de documentos para Ingresos resguardar tributos.

procesos de pagos
La autorizacin de lo devengado es com- Ejecucin de ingresos mediante el cual las
petencia del Director General de Adminis- Corresponde a los entidades del Sector Pblico perciben los
procesos desarro- recursos determinados y/o captados de los
tracin o de quien haga sus veces, o del llados para su ad-
Recaudacin
ingresos tributarios y no tributarios (FFTE.
funcionario a quien le sea asignada esta ministracin de los de FFTO.), comprenden la recepcin de
facultad de manera expresa. recursos financieros ingresos, registros de control, etc.
que se obtienen
El Director General de Administracin o de modo regular y
quien haga sus veces debe: peridico.
Etapa a travs de la cual se transfieren los
- Establecer los procedimientos ne- recursos recaudados al Banco de la Nacin
cesarios para efectuar una eficiente de las distintas entidades del Sistema
Depsito y Custodia Financiero para ser custodiado la utiliza-
programacin de gastos. cin de dichos fondos. Consiste en dar
- Asegurar la oportuna y adecuada seguridad a los fondos pblicos a travs de
custodia en cta. cte. y de ahorro.
elaboracin de la documentacin
necesaria para que proceda al pago
de las obligaciones. Consiste en la facultad que otorga la DGTP
- Impartir directivas necesarias a las para que en la unidad ejecutora, a travs
Autorizacin de Giro de los funcionarios designados, para tal
oficinas relacionadas con la forma-
efecto son cargos a la respectiva subcuenta
lizacin del gasto Devengado, tales bancaria de gasto.
como logstica y personal o aquellas
que hagan sus veces.
Consiste en la facultad que otorga la DNTP
13. Pago para que el Bco. de Nacin haga efectivo
Autorizacin de Pago los CH/o cartas de orden que la unidad
a) El pago extingue, parcial o totalmente, ejecutora emite con cargo de la subcuenta
la obligacin contrada hasta por el bancaria de gastos y a su vez debitando en
monto del gasto devengado y regis- Administracin cuenta principal del T. Pblico.
trado en el SIAF-SP, con cargo a la de
Pagos
correspondiente especfica del gasto:
Giro de cheques o A travs del giro se da inicio al proceso de
- Se haya recepcionado, a travs emisin de Cartas cancelacin total o parcial de las obliga-
del SIAF-SP, las autorizaciones de de Orden ciones contradas por concepto de bss. y
Consiste en el de- servicios suministrados por la Entidad.
giro y de pago correspondientes, sarrollo de acciones
en el caso de los fondos adminis- de la administra-
trados y procesados a travs de la cin de fondos
Con el pago se da por concluido el proceso
DNTP. relacionados en
de cancelacin de obligaciones por con-
los determinados Pagos propiamente
cepto de remuneraciones, pensiones, bss.
- Se haya verificado la disponibi- fondos para dar dichos
y servicios, para dar cumplimiento a los
lidad de los montos depositados por concluido el
contratos, convenios de acuerdo a Ley.
proceso.
en la respectiva cuenta bancaria,
proveniente de las fuentes de Mecanismo por el cual se relaciona al
financiamiento. Estado Bancario enviando al banco y el
Conciliacin de los libro banco registrado por la Entidad, se
b) No procede el pago si no se ha consig- montos pagados determina el verdadero saldo en efectivo
nado en los documentos relacionados que posee la Entidad.
con la obligacin contractual el nmero
de registro SIAF-SP correspondiente.

14. Programacin, autorizacin y Registro


Es la etapa de registro de todas las operaciones relacionadas con la cap-
tacin y depsitos de los fondos pblicos, as como los desembolsos,
ejecucin de gastos y Control transferencia, a fin de generar informacin y control de movimiento
de operaciones de tesorera en libro y registros contables.
Sobre la base del listado de insumos, bienes
y servicios por adquirir, se elaborar una
Programacin de Gastos para su cotizacin,
los mismos que servirn para elaborar un Etapa a travs de la cual se genera informacin a efectos de toma de
Informacin decisiones (Informacin Gerencial) o consolidar la informacin a nivel
cuadro comparativo de cotizaciones y esco- global y formular los estados financieros.
ger el que otorgue las mejores condiciones
y oportunidades de entrega.

VII 4 Actualidad Gubernamental N 19 - Mayo 2010