GESTIN DE PROYECTOS

INFORMTICOS

CLASE 8
Ing. JESSICA CALDERN TVARA
 Asignacin de Recursos en Los
Proyectos Informticos
Objetivo
Asignar a cada una de las tareas del Proyecto las
Personas, equipos y materiales necesarios para que
estas se puedan realizar
Adems de las tareas propias debemos de
identificar:
Se realicen las tareas en s mismas
Se realicen tareas de mantenimiento del equipo
(cohesin y motivacin)
Se satisfagan las necesidades individuales
Determinacin del Plazo de Entrega

Cuanto Tiempo y Dinero consumir este Proyecto?

Cuando deberamos tener disponible la aplicacin

para optimizar el trabajo de los usuarios?

Identificacin de los Lmites Temporales del

Proyecto VS. Asignacin de Recursos

Determinacin del Plazo

 Identificacin de Limites
Temporales

Estimado el Esfuerzo (p. ej. puntos Funcin: 165

m/h) debemos conocer limitaciones Temporales:
Los negocios son agresivos, ningn sistema
dura 10 aos.
Una aplicacin importante debe estar disponible
lo antes posible Costo Oportunidad.
La Tecnologa evoluciona a velocidad que el
lenguaje o entorno de aplicacin quedar
obsoleto antes de terminar la aplicacin.
El proyecto requiere de muchos especialistas en
el tiempo
 Identificacin de Limites
Temporales

Los Proyectos debern ajustar su duracin de

acuerdo a los:
Aspectos del Negocio: Fechas para las cuales ya
no resulta til la aplicacin (Costo Oportunidad)
Aspectos Tcnicos: La cantidad mxima de
recursos que se pueden asignar a tarea

Aspectos de Gestin: Tener un equipo de

desarrollo pequeo lo ms pequeo posible, evitar
problemas de coordinacin
 Determinacin del Plazo

Existen 3 Mtodos:
Negociacin: menos recomendable y ms
usado

Seleccin de una alternativa

Mtodo emprico de Putnam y Norden

 Determinacin del Plazo:
Negociacin
Tcnica ms extendida para fijar plazos,
puede ser muy peligrosa por:
Se negocia sin tener clara las
especificaciones
El usuario con nociones tcnicas de
desarrollo fuerza que el plazo sea menor
posible
El Jefe de Proyecto negocia con usuario
de mayor nivel Jerrquico
 Determinacin del Plazo:
Negociacin

Con las circunstancias mencionadas la

negociacin genera:
Fuertes niveles de compromiso personal del
Jefe de Proyecto
Escasa participacin en los plazos de los
desarrolladores
Es un marco ideal para el fracaso:
Subestiman los tiempos (no se conocen
necesidades)
El compromiso unilateral del Jefe difcilmente
es respaldado por los subordinados
 Determinacin del Plazo:
Seleccin de Una Alternativa

Es una negociacin donde el Jefe de Proyecto ha

preparado varias alternativas:
Se parte de la especificacin que desea el cliente y
se disean varias alternativas.
Se estima el esfuerzo de cada alternativa aplicando el
historial productivo
Posteriormente los implicados llegan a un acuerdo
sobre las planificaciones y recursos
Si la empresa desea un presupuesto se toma las
consideraciones definidas
 Determinacin del Plazo:
Seleccin de Una Alternativa

Este sistema tiene muchas probabilidades de

alcanzar el xito:
Se basa en datos histricos de productividad
El compromiso del equipo de trabajo es alto,
dado que particip en las estimaciones
 Esfuerzo y Duracin de las tareas
Se confunde el Esfuerzo necesario (meses /hombre) con
el tiempo necesario para llevarlo a cabo. El esfuerzo se
afecta por:
Repetir trabajos o corregir defectos de tareas previas
No se toma en cuenta vacaciones, fiestas locales...
Falta de capacitacin
Falta de reuniones de equipo
Tiempo de espera en reuniones con usuario
Tiempo que tarda el personal en cambio de tarea
Estos Factores se llevan entre el 30% y 50% del
esfuerzo realizado
 Asignacin de Personas a Tareas
Los enfoques actuales pasan por evaluar de cada
empleado y tarea los siguientes aspectos:
KAS (Knowledge, Abilities, Skills)
Conocimientos para realizar la tarea
Capacidad para realizarla
Experiencia sobre la materia
MAC (Motivation, Attachment, Confidence)
Motivacin de la persona
El compromiso que asumir
La seguridad que tiene para realizarla (confianza)
 Asignar Personas a Tareas

OConnel propone las siguientes posibilidades para cada

tarea-persona:
Puede realizar el trabajo y quiere realizarlo
Esto es lo ideal
Puede realizar el trabajo y accede a realizarlo
Esta bien para el proyecto, habra que motivar a la
persona y a largo plazo buscar trabajos que se le
ajusten
Puede realizar el trabajo pero no esta dispuesto hacerlo
Tenemos problemas, identificar el problema y resolverlo
(o nos encontraremos en la ltima categora)
Gestin de los Recursos Humanos

Procesos requeridos para hacer uso efectivo

de las personas del proyecto

Planeamiento Organizacional
Adquisicin de Personal
Desarrollo del Equipo
Gestin de los Recursos Humanos

Planeamiento Ejecucin

Planeamiento Adquisicin Desarrollo

Organizacional de Personal del Equipo
 Planeamiento Organizacional

Identificacin, documentacin y asignacin de

roles, responsabilidades y lneas de reporte

Las personas y grupos pueden formar parte

de la organizacin ejecutora del proyecto o
pueden ser externos a ella.
Los grupos internos estn frecuentemente
asociados a un departamento funcional
especfico como ingeniera, marketing o
contabilidad.
Planeamiento Organizacional
 Entradas
(Planeamiento Organizacional)

Interfases del Proyecto

Interfases organizativas: Relaciones de reporte entre
diferentes unidades de la organizacin.

Interfases tcnicas: Relaciones de reporte entre

diferentes disciplinas tcnicas. (Ej: Desarrollo y
Soporte tcnico)

Interfases interpersonales: Relaciones de reporte

entre las diferentes personas que trabajan en el
proyecto.
 Entradas
(Planeamiento Organizacional)

Requerimientos del personal: Definicin de que tipo

de competencias se requieren de que tipo de
trabajadores y en que periodos de tiempo.

Restricciones: Factores que limitan las opciones del

proyecto
Estructura de la organizacin ejecutora
Convenios Colectivos
Preferencias del equipo de direccin de proyecto
(Ej: Considerar documentadores en proyectos)
 Herramientas y tcnicas
(Planeamiento Organizacional)

Plantillas Definiciones de roles y responsabilidades o

relaciones de reporte de un proyecto similar.

Prcticas de Recursos Humanos Variedad de polticas,

guas y procedimientos que pueden ayudar al equipo en
varios aspectos de la planificacin de la organizacin.

Teora Organizacional Literatura que describe cmo las

organizaciones se pueden y deben estructurar

Anlisis de los Stakeholders Asegurar que las

necesidades de los stakeholders sean satisfechas
 Resultados
(Planeamiento Organizacional)

Asignacin de los Roles y Responsabilidades

Roles y Responsabilidades asignados a los
stakeholders apropiados.
Esto consiste de definir cada rol en el
proyecto y una descripcin de las
responsabilidades del proyecto.
El propsito es que cada miembro del equipo
tenga un claro entendimiento de su rol.
Reduce la potencial ambigedad de saber
quin hace que.
 Matriz RAM
(Responsibility Assignment Matrix)

Herramienta clave para documentar las

asignaciones de roles y responsabilidades.

Sirve como una herramienta de comunicacin

para que todos los involucrados entiendan
quin hace que en el proyecto.

Puede ser desarrollado para varios niveles o

grupos dentro de un proyecto.
Matriz RAM
 Resultados
(Planeamiento Organizacional)

Plan de gestin del personal

Describe cundo y cmo los recursos
humanos se incorporarn y se
desvincularn del equipo del proyecto.
Frecuentemente incluye histogramas.
Debe ser dada especial atencin para
liberar los recursos cuando ya no sea
necesitados.
Histograma de Recursos
 Resultados
(Planeamiento Organizacional)

Organigrama: Representacin grfica de las

relaciones de reporte en el proyecto.
Detalle de respaldo:
Impacto Organizativo qu alternativas se
excluyen al organizar de esta forma.
Descripciones del trabajo esbozos escritos por
cargo, de las aptitudes, responsabilidades,
autoridad, medio ambiente fsico y otras
caractersticas. (Descripciones de puesto)
Necesidades de formacin Desarrollar
habilidades necesarias para ejecutar el trabajo.
 Ejemplo de Organizacin de un
Proyecto

Comit
Gerencial

Gerente Lder
Proyecto Usuario

Lder Lder Soporte Responsable Responsable

Equipo A Equipo B Proyecto Usuario A Usuario B

Analista Analista Ing. Soporte

Analsita/Prog Analista/Prog Documentador

Analista/Prog Programador

Programador
 Adquisicin de Personal

Lograr que los recursos necesarios sean

asignados y trabajen en el proyecto

Normalmente construida sobre las prcticas

de reclutamiento de la organizacin.
Frecuentemente se necesitan habilidades de
negociacin porque a veces los mejores
recursos pueden no estar disponibles.
Adquisicin de Personal
 Entradas
(Adquisicin de Personal)

Plan de gestin del personal

Descripcin del personal disponible Caractersticas
del personal potencialmente disponible.
Experiencia previa
Intereses personales
Caractersticas personales
Disponibilidad
Prcticas de Reclutamiento Polticas, guas o
procedimientos que rigen la asignacin del personal.
 Herramientas y tcnicas
(Adquisicin de Personal)

Negociacin La asignacin del personal debe ser

negociada en la mayora de proyectos con:
Gerentes funcionales
Otros equipos de proyectos
Preasignacin Personal que ha sido asignado
porque fueron incluidos en la propuesta o fueron
definidos en el Acta del Proyecto.
Adquisiciones Personal fuera de la organizacin
reclutada para ejecutar las actividades del proyecto.
 Resultados
(Adquisicin de Personal)

Personal asignado al proyecto

El personal puede ser asignado con dedicacin
completa o dedicacin parcial o variable de
acuerdo con las necesidades del proyecto.

Directorio del equipo de proyecto

Listado de todos los miembros del equipo del
proyecto y los stakeholders.
 Desarrollo del Equipo

Desarrollo de las aptitudes individuales y de

grupo para mejorar el rendimiento del proyecto.

Proceso complicado para organizaciones matriciales

(individuos deben reportar al Gerente Funcional y al
Gerente de Proyecto).
Desarrollo del Equipo
 Entradas
(Desarrollo del Equipo)

Personal del Proyecto

Plan de Proyecto
Plan de Gestin del personal
Informes de Rendimiento
Comentarios externos
 Herramientas y tcnicas
(Desarrollo del Equipo)

Actividades para la formacin de equipos

Abarcan las acciones individuales y de gestin tomadas
para mejorar el desempeo del equipo.
Pueden ser actividades pequeas (Ej.
Reconocimiento pblico del logro de un equipo) o
grandes (Ej. Reuniones fuera de la oficina).
Las actividades frecuentemente dependen del equipo
mismo, sus caractersticas, personalidad..etc.
El gerente de proyecto debe entender que es lo
importante para su equipo y buscar proveerlos con lo
necesario.
Miembros del equipo son frecuentemente deseosos
de recibir formacin.
 Herramientas y tcnicas
(Desarrollo del Equipo)

Habilidades de gestin en general

El desarrollo de un equipo es frecuentemente
relacionado con la efectividad del Gerente de
Proyecto.
Por lo tanto, deben ser dada especial atencin a
las habilidades de direccin general de
Liderazgo
Comunicacin
Negociacin
Resolucin de problemas
Influencia en la organizacin
 Herramientas y tcnicas
(Desarrollo del Equipo)

Sistemas de recompensa y reconocimiento

Acciones formales de la gerencia que promueven o
refuerzan el buen desempeo.
Pueden ser premios monetarios o no monetarios.
Ejemplos:
Cartas de agradecimiento
Menciones honrosas
Bonos
Almuerzo, comidas, reuniones.
Los miembros del equipo frecuentemente trabajan
mejor cuando ellos sienten que son apreciados.
 Herramientas y tcnicas
(Desarrollo del Equipo)

Ubicacin Conjunta: Ubicar a todos o casi todos los

miembros del equipo en un mismo lugar fsico.
Beneficios incluyen:
Mejor comunicacin
Resolucin de problemas en menor tiempo
Reduccin de conflictos
Frecuentemente ubicacin conjunta no es posible
por:
Ubicacin actual de organizaciones funcionales
Restricciones de espacio (espacio, costo)
Recursos compartidos entre mltiples proyectos
Restricciones geogrficas
 Herramientas y tcnicas
(Desarrollo del Equipo)

Ubicacin Conjunta
Cuando la ubicacin conjunta no puede ser lograda:
Reuniones peridicas cara a cara
Llamadas en conferencia
Videoconferencia
Websites y base de datos del proyecto
Mensajes instantneos (MSN)
Cada una de estas actividades tiende a mejorar el
ambiente del equipo y mejorar el rendimiento.
 Herramientas y tcnicas
(Desarrollo del Equipo)

Entrenamiento
Comprende todas las actividades diseadas para
aumentar las capacidades del equipo de proyecto.
Puede ser formal (clases, laboratorios) o informal
(capacitacin de otros miembros del equipo)
El propsito de entrenamiento incluye:
Lograr habilidades tcnicas y directivas
requeridas para el proyecto
Crecimiento individual a largo plazo
 Resultados
(Desarrollo del Equipo)

Mejoras en el rendimiento
Mejoras en las aptitudes individuales
Mejoras en el comportamiento del equipo
Mejoras tanto en la aptitud individual como
en la capacidad del equipo
Entradas para evaluaciones del desempeo