IT-GET-GTE-REC-01

IT-SGC-01 Manual
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Fecha: 2016-04-13
Revisin: 00
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SISTEMA DE SALARIOS Cdigo:
IT-GET-GTE-REC-01
REGISTRO DE INFORMES DE
TRABAJADORES

SISTEMA DE SALARIOS
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Tabla de contenido
1. Datos generales ............................................................................................................................... 3

1.1 Identificacin del Manual................................................................................................................... 3

1.2 Objetivo .............................................................................................................................................3

1.3 Alcance............................................................................................................................................. 3

1.4 Base legal.......................................................................................................................................... 3

1.5 Glosario de trminos ........................................................................................................................ 4

2. Perfiles y niveles de responsabilidad ................................................................................................ 4

3. Descripcin ...................................................................................................................................... 5

3.0 Introduccin ..................................................................................................................................... 5

3.1 Acceso de Empresas a la Aplicacin .................................................................................................. 5

3.2 Mtodos de Ingreso al Sistema para Empresas Registradas y Nuevas Empresas ................................ 6

3.2.1 Nuevo Mtodo de Validacin de Ingreso al Sistema de Salarios......................................................... 6

3.2.2. Actualizacin de Informacin ............................................................................................................ 8

3.2.3 Pantalla para Registro de Nuevas Empresas ...................................................................................... 9

3.2.4 Pantalla para Recuperacin de Contrasea ....................................................................................... 9

3.3 Bandeja de Opciones Disponibles para las Empresa Habilitadas ....................................................... 10

3.3.1 Activacin de Formularios.............................................................................................................................................. 10

3.3.2 Actualizacin de Datos de la Empresa ............................................................................................... 10

3.3.3 Opcin Reseteo y Eliminacin de Formularios Disponible a las Empresas............................................11

3.4 Registro de Informacin .. ............................................................................................12

3.4.1 Carga de Declaraciones Opcin "Declaracin.............................................................................................................12

3.4.2 Archivo CSV / actividades complementarias....................................................................................13

3.4.3 Mensaje de Confirmacin de Registro.................................................................................................21

3.5 Consignaciones en la Cuenta del Ministerio del Trabajo para aos iguales o anteriores al 2014........22

3.5.1 Registro Consignaciones para aos iguales o anteriores al 2014..........................................................22

3.6 Mdulo de Alcances..25

4. Control de Cambios de Documento....................................................................................................26

5. Archivo y conservacin .......................................................................................................................26

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1. Datos generales

1.1 Identificacin del Manual

MACROPROCESO: Gestin Estratgica de Trabajo y Empleo

PROCESO: Gestin Tcnica de Empleo
SUBPROCESO: Regulacin, Evaluacin y Control de Salarios
RESPONSABLE: Direccin de Salarios

1.2 Objetivo
Dar una gua de apoyo a las empresas para permitir la declaracin y registro de la Decimocuarta, Decimatercera
Remuneracin y Utilidades en lnea; optimizando as el proceso de registro y control del cumplimiento de
obligaciones.

1.3 Alcance
El Manual establece la forma de subir, declarar y registrar la informacin sobre Decimocuarta, Decimatercera
Remuneracin y Utilidades en lnea para todos los empleadores pblicos y privados que se rijan al Cdigo de
Trabajo a Nivel Nacional.

Para el alcance de la solucin tecnolgica se encuentra:

Creacin de usuario y contrasea por parte del empleador generados por el sistema.
Recuperacin de contraseas para empleador.
Escoger tipo de declaracin al que desea acceder.
Escoger el ao de declaracin.
El sistema verificar si existe ya registrada la declaracin escogida.
En caso de ya tener registrada la declaracin podr con el mismo nmero ver su declaracin las veces que
necesite.
Al ingresar y tener ya registrado un nmero de declaracin el sistema arrastr dicho nmero aadido la
terminacin alfabetica A,B.. en caso de que desee generar un alcance al formulario ya registrado.
Desplegar la plataforma para subir l a n u e v a informacin a declarar y s e registrar la
informacin del beneficio.
Envo d e m e n s a j e s a c o r r e o e l e c t r n i c o d e l e m p l e a d o r sobre el registro realizado u
observaciones sobre la imposicin de multas.
Opcin de reseteo y eliminacin de declaracin para el usuario.

1.4 Base legal

Cdigo de Trabajo Art. 97, 110, 111 y Art. 113.

Acuerdo Ministerial No. 0045 del 06 de marzo de 2015
Acuerdo Ministerial No. 241
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1.5 Glosario de trminos

Declaracin: Manifestacin concluyente de un hecho o decisin ejecutada por el

Empleador.
Registro: Acreditacin de la autenticidad de un documento.
Sistematizacin: Organizacin, clasificacin, ejecucin conforme a un orden o sistema establecido.
Validacin: Volver a un estado natural en sistemas informticos.

2. Perfiles y niveles de responsabilidad

ROL O CARGO DEL NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES

RESPONSABLE

Ingresar a la pgina web http://www.trabajo.gob.ec/

Creacin de acceso exclusivo por el empleador.
Actualizacin de informacin de datos de la empresa.
Generacin de contraseas para empleador.
Envo al mail registrado, cdigo de seguridad.
Empleador / Pagina Web del Digitar el codigo enviado en el sistema para activacin de mdulo de
MDT Salarios.
Plataforma para ingresar informacin p a r a Declarar.
Cargar las declaraciones sobre la Decimocuarta, Decimatercera
Remuneracin y U t i l i d a d e s (archivos tipo CSV o de 1 a 10
trabajadores.)
En la pantalla se desplegarn los reportes de declaracin.
Aparecer la opcin para enviar al MDT
Luego de enviar oprimiendo este botn, su documentacin quedar
Registrada.
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3. Descripcin
3.0 Introduccin

Estimado Usuario para la ptima utilizacin del Sistema de Salarios en Lnea:

1.- Debe trabajar con el Explorador Mozilla Firefox

2.- Dirjase a la Barra de Men, Clik en Herramientas, Clik en Opciones, verificar que no se encuentre activado
el casillero de: bloqueo de ventanas emergentes.
3.- De preferencia utilizar Microsoft Excel 97-2003.
4.- Recuerde que para el correo que solicita el sistema deben contener exclusivamente letras minsculas.

3.1 Acceso de Empresas a la Aplicacin

El acceso al sistema de salarios para las empresas, estar disponible mediante la pgina
Web institucional del Ministerio del Trabajo. (www.trabajo.gob.ec)
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3.2 Mtodos d e I n g r e s o a l S i s t e m a p a r a E m p r e s a s R e g i s t r a d a s y N u e v a s
Empresas

3.2.1 N u e v o Mtodo de Validacin de Ingreso al Sistema de Salarios

El mtodo de ingreso al sistema ha sido modificado, a partir de la presente declaracin las empresas debern
hacer uso de una contrasea en lugar de un nmero de formulario; como se ha venido realizando en perodos
anteriores de declaracin.

Para acceder al sistema, las empresas requieren de un usuario (RUC de la empresa) y una contrasea que ser
generada por el sistema.

En general las empresas que han venido realizado sus declaraciones en perodos anteriores, debern

hacer Clik sobre el botn que se encuentra disponible en la pantalla principal de

ingreso al sistema, con el cual le enviar a una ventana donde ingresar el nmero de ruc, e l sistema
generar una nueva contrasea y la enviar mediante un correo electrnico a la cuenta que se encuentra
registrada en pantalla de informacin de la empresa.
Las empresas nuevas debern hacer Clik sobre el botn para acceder a la pantalla de datos
de la empresa, todos los campos deben ser llenos caso contrario no podr guardar la informacin
y proseguir; al momento de guardar la informacin se enviar desde el sistema un nmero de seguridad al mail
guardado, posteriormente deber ingresar en el sistema este nmero de seguridad para activar el mismo y proceder a
las declaraciones.

Digita el cdigo enviado al mail en nuestro Sistema de Salarios para acceder a las declaraciones:
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En caso de actualizar su correo de correo electrnico debe llamar a los telfonos del Ministerio del Trabajo
Direccin de Salarios telfono: 3814000 ext. 10812 10188

Posterior a la validacin del correo y a la activacin del mdulo de Salarios, se le enviar al mail una contrasea
provisional:

Una vez que ingrese con el RUC y la contrasea provisional se habilitar una pantalla para cambio de clave.

Luego deber hacer Clik sobre el botn Aceptar y el sistema le retornar a la pantalla de acceso, donde
deber ingresar con su usuario y clave personalizada.
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3.2.2 Actualizacin de Informacin

Deber completar la informacin y hacer Clik sobre el botn Guardar; en la pantalla se mostrar un
mensaje de confirmacin.
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3.2.3 Pantalla para Registro de Nuevas Empresas

Las empresas que por primera vez estn registrando su declaracin en el sistema, debern hacer Clik sobre el
botn se h a b i l i t a r l a s i g u i e n te pantalla para el registro de informacin de la
empresa:

3.2.4 Pantalla para Recuperacin de Contrasea

El botn le facilitar la recuperacin de contrasea, nicamente deber ingresar el

nmero de ruc y hacer Clik sobre el botn Aceptar.
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3.3 Bandeja de Opciones Disponibles para las Empresa Habilitadas

Una vez que las empresas han validado su acceso al sistema, tendrn disponibles en la parte superior de la
pantalla las opciones para: actualizacin de datos, activacin de formularios, reseteo y declaraciones y
consignaciones.

3.3.1 Activacin de Formularios

Al ingresar al sistema, por defecto se le presentar la pantalla de activacin de formularios:

La empresa deber seleccionar el tipo de declaracin que corresponde, perodo reportado, regin de
declaracin y tipo de formulario.

3.3.2 Actualizacin de Datos de la Empresa

Cuando se ha seleccionado la opcin Datos de Empresa se habilitar la pantalla para ingreso o

actualizacin de informacin.
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Deber tener en cuenta que el correo actualizado es importante para el envo de contraseas en caso
de reseteo de clave.

3.3.3 Opcin Reseteo y Eliminacin de Formularios Disponible a las Empresas

A partir de la presente declaracin las empresas podrn realizar el reseteo de formularios por s misma. Luego
de seleccionar en el men principal la opcin "Resetear formulario" acceder a la pantalla para Edicin de
formularios, donde deber ingresar el nmero de formulario y seleccionar el tipo de declaracin a resetear, para
lo cual tendr habilitados los botones para resetear formulario, o eliminarlo.
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Si un formulario se encuentra Registrado en el sistema y se encuentra fuera del cronograma le mostrar en

pantalla el mensaje de aviso y no le permitir realizar el reseteo. nicamente se podrn resetear los formularios
que se encuentren dentro del cronograma establecido.

Es importante tomar en cuenta que si elige la opcin Resetear Formulario, toda la informacin
anteriormente declarada se eliminara del sistema, motive por el cual es necesario declarar nuevamente.

En cuanto a la eleccin de la opcin Eliminar Formulario, tambin se eliminara la informacin

ingresada al sistema mientras se encuentre dentro del cronograma, con la diferencia que en este caso la
Activacin del formulario tambin se eliminar; por lo que deber iniciar desde la Activacin del Formulario.
Ver figura del literal 3.1 Activacin Formulario

3.4 Registro de Informacin

Luego de haber activado el formulario, deber seleccionar en el men principal la opcin

Declaraciones, poner el nmero de formulario que le dio el sistema y presionar continuar
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3.4.1 Carga de Declaraciones Opcin "Declaracin"

Luego de hacer Clik sobre el botn Continuar se habilitar la pantalla de opciones para declaracin de dcimos y
utilidades.

NOTA: Se recuerda que se deber cargar el archivo CSV, si modificar y sin eliminar el encabezado.

Para Declaracin de Dcimos y Utilidades:

Como puede observar en las pantallas siguientes se despliegan las opciones que se deben llenar de
acuerdo a la naturaleza o razn social; adicional y de manera obligatoria e n U t i l i d a d e s deber llenar
los campos con la informacin requerida de acuerdo a su declaracin de Impuesto a la Renta.

Para declaracin de Decimos:

Para declaracin de Utilidades:

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Luego de haber llenado toda la informacin anteriormente requerida, proceder a elegir, de acuerdo al nmero
de Trabajadores que la empresa tenga bajo relacin de dependencia.

Se desplegar el siguiente mensaje en caso de elegir cero trabajadores:

Debe dar Clik, en Aceptar e inmediatamente se le desplegarn las pantallas con los Informes que genera el Sistema
tanto para Decimos, Utilidades y Salario Digno.

Si la empresa posee ms de 10 trabajadores, deber elegir la opcin:

Luego de lo cual, se desplegar la siguiente pantalla:

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3.4.2 Archivo csv:

Como puede observar, en esta pantalla existe un archivo ejemplo, mismo que debe ser descargado y
servir como base, para llenar con la informacin de su empresa. Es necesario cargar un archivo de
Excel en formato CSV. El encabezado, no debe ser alterado o modificado, al momento de ingresar la
informacin:

Entre las consideraciones ms importantes a tomar en cuenta, al momento de elaborar el archivo CSV tanto
para Decimotercera y Decimocuarta Remuneracin, tenemos que:

Las columnas especificadas en el archivo ejemplo deben mantener su formato y no realizar

modificaciones para que no se le genere errores.

Columna de cdula:
En caso de ser ecuatoriano ingresar el nmero de cdula normal, y si empieza con cero, no existe
inconveniente en que se registren tan solo 9 dgitos.

En caso de ser extranjero, se deber anteponer #UIO, y el nmero del pasaporte.

En caso de que un trabajador sea registrado por segunda vez, se deber colocar el numeral
# Seguido del nmero de cdula y posterior la letra mayscula A,B etc..

Columnas de Nombres y apellidos:

En ninguna de las dos columnas se incluirn tildes o la letra ; as, mismo se deber revisar que al inicio de
los nombres o apellidos, no existan espacios.

Columnas de Datos:
Todos los datos ingresados en el archivo en caso de ser decimales deben estar separados por puntos.
Ejemplo: (435.45)

Columna de gnero:
Ubicar el gnero segn corresponda.

Columna Ocupacin:
En esta columna deber colocar el cdigo sectorial del trabajador, de acuerdo a los cdigos de las tablas
sectoriales, (este nmero contiene 13 dgitos). El formato a considerar en esta columna es de Nmero con
cero decimales.
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NOTA: cada vez que el archivo CSV, es modificado o abierto, la columna de ocupacin cambia su formato, al
de origen, por lo que usted deber realizar el proceso las veces que sean necesarias, hasta dejarlo como
muestra la imagen anterior ubicada en la columna E (101011112039).

Columna de das laborados:

Esta informacin depender de los registros que la empresa ingrese de los trabajadores.

Columna tipo de Pago:

Deber colocar el Tipo de Pago:

Pago Directo=P: ya sea en efectivo o en cheque se requiere la firma de los trabajadores en el reporte
emitido por el Sistema.

Acreditacin en Cuenta=A: Se requiere la impresin de la certificacin de la transferencia bancaria.

En caso de Utilidades anteriores o iguales al ao 2014 Deposito MDT = D: Para depsito en el Ministerio del
Trabajo se debe proceder con la consignacin de valores en las cuentas designadas para esta transaccin.

En caso de Utilidades iguales y posteriores al ao 2015 Empleador = E: Para depsito de valores no

cobrados en la cuenta que estar a cargo del empleador la misma que nica y exclusivamente servir para
este propsito
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Columna Jornada Parcial Permanente:

Ponga una X si el trabajador tiene JORNADA PARCIAL PERMANENTE, es decir que a la semana trabaj
mximo 39 horas.

Columna Hora de Jornada Parcial Permanente:

Determine en horas la jornada parcial permanente semanal estipulada en el contrato, siempre ser menor a
39 horas.

Columna discapacitados:
Ponga una X si el trabajador tiene discapacidad.

Columna solo si su trabajador mensualiza el pago de la Decimotercera y Decimocuarta Remuneracin

ponga una X:
Se debe colocar la X en caso de que el trabajador mensualice su beneficio.

EN CASO DE UTILIDADES LOS ARCHIVOS CSV TENDR ADICIONALMENTE LAS SIGUIENTES

COLUMNAS

Columna de cargas familiares.

La razn social ingresar la informacin de acuerdo al registro que posee de cada trabajador.

Columna RUC de la empresa complementaria o de unificacin: (Solo para Empresas Complementarias o

de Unificacin Y Receptoras de estos Servicios)

Tener en cuenta que la empresa complementaria deber poseer el permiso vigente de funcionamiento,
oficio de autorizacin o Acuerdo Ministerial en caso de Unificacin de Utilidades.

La forma correcta de llenar esta columna, si es empresa complementaria colocar 3 numerales y el RUC de la
empresa a la cual est brindando el servicio su trabajador:
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Si su empresa es aquella que se beneficia de algn servicio complementario, usted deber colocar el #
numeral, seguido del RUC de la empresa que le brinda el servicio:

Si tiene empresas UNIFICADA y una de ellas no genero utilidades se debe anteponer @al nmero de RUC
de la empresa con 0 utilidades:

Las columnas de Informacin de Decimos, Participacin de Utilidades, Salarios percibidos, Fondos de

Reserva, Comisiones, Beneficios Adicionales en efectivo, Anticipo de Utilidad, Retencin Judicial,
Impuesto Retencin:
Esta informacin depender de los registros que la empresa ingresa de los trabajadores. Recuerde que estos
campos debern contener los valores separados por puntos y no por
comas (no debe considerar los puntos como separacin de miles). Los valores enteros no
debern llevar decimales. Si no se ingresa informacin en estos campos, debern ubicar el nmero cero (0),
ya que la celda no podr estar vaca.

Columna Informacin MDT:

No ingrese datos en esta columna.

Columna Forma de Pago Salario Digno:

Deber colocar el Tipo de Pago:

Pago Directo = P: ya sea en efectivo o en cheque se requiere la firma de los trabajadores en el

reporte emitido por el sistema.

Acreditacin en Cuenta = A: siempre que se realice los pagos por depsito en las cuentas de los
trabajadores.

Deposito MDT = D: Para depsito en el Ministerio del Trabajo se debe proceder con la consignacin
de valores en las cuentas designadas para esta transaccin. (Para aos iguales o anteriores al 2014.)

Empleador = E: Depsito en la cuenta a cargo de los empleadores, se debe proceder con el depsito
de valores de ex trabajadores en las cuentas designadas para esta transaccin, despus de haber
agotado todos los recursos para el pago y sin tener resultado, la misma que debe estar a nombre de
dicho empleador, de la misma deber pagar a los extrabajadores en el transcurso mximo de un ao,
posteriror a este ao de enviar los valores al IESS (Para aos iguales y posteriores al 2015)

IMPORTANTE: para el pago de 15% de participacin de utilidades y S alario D igno se deber colocar la
forma de pago a todos los trabajadores.
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Una vez que usted haya terminado de llenar toda la informacin en el archivo, lo deber guardar con
formato CSV, delimitado por comas, no volver abrir el archivo hasta subir al sistema ya que al abrir
nuevamente se modifica la informacin.

Como siguiente paso deber ubicarse en la opcin Seleccionar el archivo CSV, Clik en examinar, elegir el
archivo CSV y abrir. Y por ltimo Clik en subir archivo plano.

Una vez cargada la informacin debe colocar el No. De cuenta o Cheque y No. De referencia con el cual
realiz el pago de utilidades a las empresas complementarias oprimiendo en editar, una vez ingresado estos
datos debe colocar actualizar y quedar guardada la informacin.
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Luego de haber cargado la informacin correctamente hacer Clik sobre el botn Terminar Proceso. En la
pantalla se le solicitar confirmacin respecto a la accin de guardar la informacin.

En la pantalla del usuario se desplegarn los reportes de declaracin.

IMPORTANTE: Los pagos directos, acreditacin, depsitos al Ministerio y depsitos Empleador se

mostrarn en un solo reporte.
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En caso de empresas complementarias el informe es:

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IMPORTANTE:

3.4.3 Mensaje de Confirmacin de Registro

Una vez enviado al MDT, es decir una vez que presin el botn (enviar al MDT) la informacin se registrara
en el Ministerio del Trabajo, enviando as un mail de confirmacin.

Nota: para el ao 2015 en adelante ya no existirn consignaciones para realizarlas en el Ministerio del
Trabajo, los valores pendientes de ex trabajadores se lo realizar de acuerdo a lo que estipula el Acuerdo
Ministerial 241 en su Artculo 10, 11 y 12.

3.5 C o n s i g n a c i o n e s en la Cuenta del Ministerio del Trabajo para aos iguales o anteriores al 2014

El registro del depsito por consignacin a partir de este ao, tambin se lo realiza en lnea; motivo por el
cual se habilitar a partir del 10 de mayo en el Sistema de Salarios en Lnea, las empresas que tengan
valores por depositar en el Ministerio del Trabajo debern tener respaldos de los medios que utilice para
buscar a los ex trabajadores (Publicaciones en prensa radio, televisin).

3.5.1 Registro Consignaciones

Para registrar el Depsito por consignacin deber ingresar en Consignaciones, del Men de la
pantalla principal, del Sistema de Salarios en Lnea; luego de lo cual se despliega una pantalla que
contiene el RUC y Razn Social del Usuario; deber colocar el Nmero del Formulario del cual se va a
registrar la consignacin y hacer Clik en continuar:

Luego se despliega la siguiente pantalla, en q u e deber llenar los casilleros que corresponde a la
informacin del depsito realizado por concepto de consignacin de Utilidades.

En la primera lnea se visualiza el monto concepto de Utilidades, por el valor total, Este deber coincidir con
el valor del depsito.
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La Informacin de depsito por Concepto de Utilidades es:

Banco: puede ser Banco del Pacifico o Banco de Fomento. Son las nicas entidades Bancarias
autorizadas, para la recaudacin de estos valores.
Tipos de Pago: Depsito o Transferencia
Cuenta: Para verificacin de la respectivas cuentas segn provincia ingresar a la pgina del
Ministerio de Trabajo por el link:

http://www.trabajo.gob.ec/wp-content/uploads/2014/10/CONSIGNACIONES-EN-GENERAL-
F.TERCEROS.pdf

# Referencia: se refiere al nmero del comprobante de depsito.

Fecha de Deposito: fecha que consta en el comprobante de deposito
Valor: $ valor de depsito.

Despus de completar la informacin hacer Clik en agregar, y se presenta la siguiente pantalla en la que refleja
la informacin consolidada del depsito:
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NOTA: En el posible caso de que existieran 2 depsitos, nuevamente deber llenar los campos con
la informacin del segundo depsito, tal como registro el primer depsito.

Luego de esto se le habilitar la opcin para cargar el respaldo del depsito escaneado en formato, PDF.

Nota: se habilitar el campo para cargar el documento PDF siempre y cuando el valor tipeado sea el correcto.
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Selecciona y sube el archivo de respaldo; si se ha terminado de anexar la informacin, hacer Clik

en Luego de esto se mostrara un mensaje, confirmando el ingreso de la
informacin y carga de documentos de respaldo del depsito, para su revisin y posterior Aprobacin.

IMPORTANTE: Existen empresas que tiene por consignar Utilidades y Salario Digno, en este caso el
sistema desplegar la siguiente pantalla; en la que se debe proceder de manera individual con el registro
y carga de documentos de Utilidades y Salario Digno.

3.6 Alcances a declaraciones Pre-registrados y Registrados:

Los alcances se los realizar siempre y cuando el error pueda ser corregido con ste mdulo como error en
nmero de cdulas, das trabajados nombres mal ingresados o por sustitutivas en caso de utilidades.
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Se podr realizar un Alcance siempre que el primer formulario se encuentre Registrado (R) o pre-registrado
(PR).

Al generar un nmero de alcance, se activar el mismo nmero ya registrado ms la letra A, B,C...etc , al final
del nmero de formulario.
Ingresamos al sistema y cargamos la primera declaracin en el botn cargar declaracin.
Se cargar la primera informacin y posteriormente cargaremos el Nuevo archivo CSV corregido.
Y enviaremos al MDT para terminar el proceso y registrar la nueva declaracin.

Despus se reflejar el informe empresarial final, el mismo que deber la empresa imprimir y tener
de respaldo sobre los pagos realizados.
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4. Control de Cambios de Documento

Fecha Observacin del

Modificado por Revisado por Fecha Revisin
Modificacin cambio

Revisin del
Ana Avils 13/04/2016
documento

Jonathan Actualizacin
13/04/2016
Gonzlez documento

5. Archivo y conservacin

/
NOMBRE CDIGO UBICACIN RESPONSABLE DEL TIEMPO
DOCUMENTO ARCHIVO RETENCIN
http://salarios.trabajo.gob.e
c/documentos/m Ana Avils
Manual:
anula%20usuario% DIRECTORA DE 1 ao
Sistema de Salarios
20registro%20li ANLISIS SALARIAL
nea%20empleadore s.pdf