QUE ES UN ARCHIVO?

ANTONIA HEREDIA

El patrimonio documental forma parte del patrimonio histrico y del patrimonio cultural que debe
diferenciarse entre si ya que los archivos y su gestin documental son conceptos diferentes al
patrimonio, teniendo el trmino archivo significados diferentes, ya sea como institucin o contenido,
usando las maysculas para referirse al Archivo como institucin y las minsculas como el contenido
documental, que tambin hace variar los conceptos, ya que los documentos de archivo nacen como
testimonio y prueba de una institucin o persona mientras que el archivo puede estar constituido por
varios fondos mientras que el Archivo es la creacin de una institucin ligados a la institucin o
personas, habiendo crticas sobre los archivos, en las definiciones acerca de los archivos se denota
que define a la institucin que custodia los documentos y el conjunto de esos documentos, y los
archivos tiene tres acepciones como el conjunto orgnico de documentos en el ejercicio de las
funciones de una institucin o persona, la institucin cultural donde se rene, conserva, ordena y
difunden conjunto orgnico de documentos para la administracin, informacin y cultura, y al local
donde se conservan y consultan los documentos, adems existen otras definiciones de archivo como
la de Heredia donde prioriza el contenido documental ya que el archivo es un conjunto de documentos
acumulados en un proceso natural por una persona o institucin conservados para servir como
testimonio, ya siendo como coleccin de documentos como fondo documental, servicio de archivo o
los depsitos de archivo.

Archivo como Institucin

Un Archivo no es Los archivos

Los Archivos son
Biblioteca o centro de desnaturalizados son
confundidos con las
documentacin en documentos aislados o
Bibliotecas o centro de
cuanto a su incompletos difciles de
informacin, ya que
independencia, espacio, valorar que no tiene un
existe confusin sobre lo
antigedad, contenido, valor para ser
que es un archivo,
finalidad, el rol del conservados productos
porque la sociedad no
archivo y del libro, y la de malas decisiones de
sabe que es un archivo,
concepcin del las instituciones
y sus verdaderas
funciones. documento de archivo.
 El Archivo contiene
El Archivo se reconoce Se tiene un tratamiento
documentos de archivo
por los documentos que documental como la
fondos y colecciones
custodian y sus clasificacin,
documentales que debe
funciones, siendo que el ordenacin, descripcin
ser conservado y ser
archivo es un servicio o que tiene varias
parte del patrimonio
unidad administrativa funciones archivstica
documental en cualquier
dentro de cualquier como la identificacin y
soporte y otras personas
institucin que no es su creacin, asi tambin
tambin usan de manera
centro educativo o de la integracin
equivocada al archivo,
investigacin, ya que documental, siendo
este Archivo tiene tres
tiene subsistemas y todas actividades la
funciones: recoger,
redes, contempla la funcin de archivo
conservar y servir,
infraestructura, local y conservando y
adquiriendo
edificios, recursos eliminando documentos,
documentos de archivo
humanos y econmicos, valorando los
en colecciones
en principio el archivo documentos, evitando
documentales luego se
esta alejado u aislado los documentos
verifica los documentos,
debiendo relacionar la innecesarios
y luego conservar los
gestin documentos y identificando la unidad
documentos, para dar
administrativa. de los documentos.
servicio a la ciudadana.

Existe una diversidad de Los archivos de oficina

La finalidad de los archivos que son los son archivos de gestin
archivos es ayudar a la archivos pblicos que dentro de cada entidad
administracin depende de una administrativa con varias
productora de institucin pblica, y los series documentales y
documentos, a las archivos privados los expedientes,
personas fsicas o depende de una resguardando
naturales, es unos persona o institucin de documentos con valor
elementos de los carcter privado, existen administrativo, el archivo
sistemas de gobierno, y archivos administrativos central resguarda
fuente de investigacin, que cuidan archivos con documentos de una
facilitando informacin valor administrativo y institucin que tienen
para la defensa de los archivos histricos son valor legal y se inicia el
derechos ciudadanos los que resguardan proceso de valoracin
archivos con valor de los fondos
histrico diferenciados documentales, ingresos
por el valor del documentos de varios
documento. archivos de gestin
El archivo intermedio
resguarda documentos
con valor legal que
todava no deben entrar
al archivo histrico, se
debe valorar,
seleccionar y eliminar
documentos,
resguardando archivos
de distintas
instituciones, deben
establecer un tiempo
razonable, el archivo
histrico es el ltimo que histrica,
contiene archivos con
conservacin
permanente destinados
a la investigacin y
cultura, con una gran
infraestructura que
resguardar varios
fondos.
Existen archivos de Los Archivos forman
Estado que son de cada sistemas y redes con
institucin estatal, una administracin
archivos generales, descentralizada ya que
regionales, distritales, el sistema de archivos
provinciales, es una estructura
autonmicos, administrativa con su
municipales, legislacin, rganos,
universitarios, y otros centros y recursos, ya
archivos como los que el sistema es el
archivos orales, archivos conjunto de elementos
fotogrficos, musicales, relacionados entre ellos
audiovisuales, memoria que actan como un
y otros todo, siendo el sistema
archivos de naturaleza de archivos una
temtica o de temas estructura administrativa
especficos en especial integrados por leyes,
en el tema econmico rganos, centros y
recursos, sistema es el
todo y red es la parte

Existen tambin La gua de archivo como

La administracin de instrumentos o instrumento de
archivos es la aplicacin indicadores para los descripcin del archivo,
de la teora archivstica a archivos en los con elementos
travs de la direccin, documentos medidos en descriptivos del archivo,
planificacin y control de metros lineales, con una la memorial es anual
programas establecidos, rica terminologa como que es el esquema del
con la explotacin de la procedencia, los funcionamiento del
documentacin de instrumentos son las archivo en el ao, el
documentos con fines guias de archivo, censo es el sistema de
histricos e memoriales anuales , planificacin del archivo,
investigacin, y la reglamentos de archivo, existen indicadores de
gestin de documentos instrumentos de control, calidad permiten medir
que busca la eficacia y registros de entrada y la calidad del servicio del
econmica en la consultas, y una archivo con informacin
explotacin de diversidad de estadstica con las
documentos, a travs de instrumentos del cartas de servicio .
distintas actividades. archivo.