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OFIMATICA en
Formularios II |Excel
ARQ. VALERY OCHOA |AGOSTO 2017

Los formularios en Excel son un mtodo para ingresar datos a

nuestras hojas y son de mucha utilidad porque nos ayudan a
evitar errores en la captura de informacin. Podemos
comparar los formularios de Excel con los formularios
impresos en papel.

Qu es un formulario en Excel?

Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez

cuando has acudido a alguna oficina de gobierno para realizar
un trmite, as que sabes de lo que estoy hablando. Estos
formularios contienen instrucciones precisas de lo que debes
escribir y contienen los recuadros necesarios para ingresar los datos.

Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera
proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos
especiales conocidos como controles de formulario que son precisamente los que nos permiten agregar
campos de texto, listas, botones de opcin entre otras cosas ms.

Tipos de formularios en Excel

Cuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos crear tres tipos diferentes
de formularios:

Formulario de datos.

Hojas de clculo con controles de formulario o controles ActiveX.

Formularios de usuario en VBA.

A continuacin describir brevemente cada uno de ellos.

Formulario de datos

A travs de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la informacin de una sola fila de una
tabla. En este formulario se puede hacer la edicin de la informacin e inclusive crear un nuevo registro
para la tabla.
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OFIMATICA II | ARQ. VALERY OCHOA |AGOSTO 2017

Excel puede generar automticamente un formulario de datos para cualquier tabla. Un detalle
importante que debes saber sobre los formularios de datos es que si una celda contiene una frmula no
podrs modificar dicha frmula mediante el formulario sino que solamente se mostrar el resultado del
clculo sin poder editarlo.

Para saber ms sobre este tema consulta el artculo: Agregar filas a una tabla de Excel.

Hoja de clculo con controles de formulario

Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir informacin, podemos pensar en una
hoja como un gran formulario. De esta manera, si agregamos controles de formulario a nuestra hoja
podremos crear formularios de entrada de datos muy tiles. Por ejemplo, podemos agregar a nuestra
hoja un control de cuadro de lista para facilitar la seleccin de los elementos.

De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificacin y otros
controles ms que nos ayudarn a crear formularios avanzados.

Formulario de usuario en VBA

Los formularios de usuario en VBA, tambin conocidos como UserForm, son cuadros de dilogo que
hacen uso de controles de formulario para solicitar informacin al usuario. Estos formularios son creados
desde el Editor de Visual Basic y administrados desde cdigo VBA.
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Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los controles que estn
disponibles desde el Cuadro de herramientas:

Si quieres crear un formulario bsico en VBA, sigue los pasos descritos en el artculo Formularios en VBA.

Los diferentes tipos de formularios en Excel nos evitarn dolores de cabeza ya que podremos tener cierto
grado de control sobre el ingreso de datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.

Controles de formulario en Excel

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OFIMATICA
Los controlesIIde
| ARQ. VALERYenOCHOA
formulario |AGOSTO
Excel son objetos2017
que podemos colocar dentro de una hoja de nuestro
libro, o dentro de un formulario de usuario en VBA, y nos darn funcionalidad adicional para interactuar
mejor con los usuarios y tener un mejor control sobre la informacin.

Podemos utilizar estos controles para ayudar a los usuarios a seleccionar elementos de una lista
predefinida o permitir que el usuario inicie una macro con tan solo pulsar un botn. Los controles de
formulario en Excel se encuentran dentro de la ficha Programador dentro del grupo Controles.
Solamente pulsa el botn Insertar y observars cada uno de ellos:

Justo por debajo de los controles de formulario podrs observar el grupo de controles ActiveX pero sus
diferencias y similitudes las discutiremos en otro artculo. Por ahora nos enfocaremos solamente en los
controles de formulario.

Cmo insertar un control de formulario en Excel?

Para insertar cualquiera de los controles de formulario debes seleccionarlo del men desplegable y hacer
clic sobre la hoja de Excel arrastrando el borde para dibujar el contorno del control. Observa este
procedimiento.

Los diferentes controles de formulario

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OFIMATICA
Existen II | ARQ.
diferentes tiposVALERY OCHOAde
de controles |AGOSTO 2017
formulario en Excel que ofrecen diversos tipos de funcionalidad
e interaccin con el usuario. Desde una simple etiqueta hasta controles que permiten una seleccin
mltiple de sus opciones. A continuacin una breve descripcin de cada uno de ellos.

Barra de desplazamiento. Al hacer clic en las flechas se va desplazando la barra dentro de un

intervalo predefinido.

Botn. El botn nos permite ejecutar una macro al momento de hacer clic sobre l.

Botn de opcin. Nos permite una nica seleccin dentro de un conjunto de opciones.

Casilla de verificacin. Permite la seleccin o no seleccin de una opcin.

Control de nmero. Nos ayuda a aumentar o disminuir un valor numrico.

Cuadro combinado. Es una combinacin de un cuadro de texto con un cuadro de lista.

Cuadro de grupo. Agrupa varios controles dentro de un rectngulo.

Cuadro de lista. Muestra una lista de valores de los cuales podemos elegir una sola opcin o
mltiples opciones de acuerdo a la configuracin del control.

Etiqueta. Permite especificar un texto o breves instrucciones en el formulario.

Controles de formulario no disponibles en Excel 2010

Los controles de formulario han estado presentes por varias versiones de Excel, sin embargo a partir de
Excel 2010 existen algunos controles que ya no pueden ser utilizados dentro de las hojas como lo son
el Campo de texto, el Cuadro combinado de lista y el Cuadro combinado desplegable, sin embargo
podremos alcanzar funcionalidad similar utilizando controles ActiveX.
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EJERCICIO 1 II | ARQ. VALERY OCHOA |AGOSTO 2017

CASO: En el ejemplo hars una base de datos para registrar informacin sobre los clientes de la empresa
para hacer una accin comercial con el correo electrnico.

1. En primer lugar abre una hoja de clculo Excel, en otras hojas la sistemtica es muy similar por
ejemplo puedes leer Google Docs formularios.
2. Escribe en la celda A1 Nombre; en B1 Apellido; en C1 Telfono; y en D1 Email.
3. Selecciona el rango desde A1 a D1.

En Excel 2003 pulsa en el Men (arriba en la parte central), y luego en Formulario.

En Excel 2010 y 2007, pulsa en la Cinta de opciones el icono, Formulario, si no aparece sigue estas
instrucciones.

4. En la nueva pantalla que se despliega, ver imagen ampliada, ya puedes ir introduciendo los datos
de tus clientes. En la parte izquierda tienes unos rectngulos blancos donde has de situar
el cursor e ir escribiendo la informacin.

As por ejemplo escribe en la primera fila en Nombre: Yolanda, en Apellido: Cuesta, en Direccin: About
en espaol, Telfono: 696 22 22 22 y en email: hojasdecalculo@aboutguide.com. Haz lo mismo en
la segunda fila con tus datos y en la tercera con los datos de una tercera persona.

5. Pulsa Nuevo para pasar a cumplimentar el siguiente registro. As sucesivamente hasta introducir
todos los registros.

*** Consejo: si en un momento dado no conocer todos los datos de un registro, por ejemplo desconoces
el telfono, puedes crear el registro con los datos que conozcas y ms tarde cumplimentar el que te falta.