Instructivo para

la elaboracin de

Notas

Secretara de Centro de
SPGI Planificacin CI I Informacin y
y Gestin Comunicacin
Institucional Institucional
 Autora:
Lic. Julia del Barco
Asesora bibliogrfica
Bibl. Gladys Gonella
Diseo grfico:
DG Omar Ambrosino
Publicado por
CICI
Centro de Informacin y
Comunicacin Institucional
2015

I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s

"En la era de la informacin la comunicacin se realiza de forma

instantnea y el trato cordial va dejando atrs a los antiguos
formalismos y protocolos que se venan usando. Hoy en da prima
la celeridad, y esto requiere escribir de manera clara, concisa y
breve. El lector debe identificar rpidamente quin es el remitente
y el asunto por el que se escribe" .

Este instructivo es un instrumento de normalizacin que pretende mejorar la

calidad de produccin textual de los escritos administrativos, establece
pautas de usos para la elaboracin de notas.

La eficacia en la comunicacin radica fundamentalmente en expresar con

claridad nuestras ideas, para ello necesitamos un lenguaje "sencillo, directo,
objetivo y conciso", aqu se aportan algunos elementos que nos conducirn
por ese camino.

Cuando nos ocupamos de la manera en que escribimos, nos estamos

ocupando de la manera en que trabajamos. Escribir es parte de nuestro
trabajo diario. Todo el tiempo producimos textos y estamos comunicando y de
esta manera vamos construyendo una imagen institucional de quines somos
y hacia dnde vamos. Una buena comunicacin evita confusiones y malos
entendidos, mejora las relaciones laborales y ayuda al correcto
funcionamiento de la institucin.

Este instructivo seala precauciones, nos brinda herramientas para evitar

vicios y errores comunes que adems de empobrecer la redaccin, le restan
claridad, concisin y naturalidad. El fin radica en presentar algunos
estndares de organizacin para la produccin de notas, conseguir un uso
uniforme para un mismo documento, lograr un lenguaje administrativo claro,
conciso y adecuado a los tiempos que corren.

1
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s

Tipo de texto: Notas El propsito de una nota puede ser muy variado,
a travs de este medio podemos:

La nota es un tipo textual administrativo que Expresar sentimientos.

debe reunir las caractersticas de claridad, Convencer a alguien.
precisin, agilidad, persuasin y prudencia. Dar cierta informacin.
Debe abordar un solo tema. Expresar desacuerdo sobre un asunto.
Solicitar o explicar algo.
Cuando se desprenda la necesidad de tratar un
tema distinto al que le diera origen, por nota
separada se iniciar el nuevo asunto.

Sus caractersticas:

Tienen carcter ms personal y generan

mayor proximidad en la interaccin.
No responden a un modelo nico (van desde
la informacin a la persuasin).
Se trata de un tipo de texto con estilo
conversacional y natural. Esto significa que
no deben usarse palabras rebuscadas,
complicadas o ceremoniosas.
Su lenguaje es directo y su estructura es fija.

2
Es un tipo de texto no normativo de . Segundo prrafo: (se
transmisin de informacin. justifica el pedido)
Armar una nota en tres prrafos
Se brindan los detalles acerca del tema que se
La nota se estructura en tres prrafos, en el presenta en la nota. Aqu se deben exponer los
primero se plantea el tema, en el segundo se datos precisos sin caer en apreciaciones
fundamenta y en el tercero se cierra y saluda. personales.

Se recomienda exponer las ideas de forma

1
. Primer prrafo: (se realiza gradual, progresiva y ordenada. Ello requiere
el pedido o solicitud) tener en claro prioridades e importancia, siendo
esencial la intencin tanto de lo que se quiere
comunicar como de la respuesta que se espera
Se da cuenta de los objetivos del emisor y el obtener.
tema central de la nota. Lo ms recomendable
es ir directamente al grano. Que en la primera
frase se conozca el asunto del escrito. Se debe
explicar de forma clara y breve el asunto,
utilizando el trato de "usted", sin caer en
excesivos formalismos como "excelentsimo
seor" "le ruego encarecidamente" lo
saludamos con distinguida consideracin... etc.

2
 3 I
. Tercer prrafo: (se saluda) d e n t i f i c a c i n y
encabezamiento

Una retirada corta, envuelta de respeto y 1. Utilizar el membrete con logos que
sencillez, abre las puertas a una nueva identifiquen a la Direccin General a la cual
comunicacin. pertenece.

No olvidarse de incluir la leyenda establecida

cada ao por Decreto para la papelera oficial.
"Dispnese que durante el ao 2015, toda la
papelera oficial a utilizar en la Administracin
Pblica Nacional, centralizada y
descentralizada, as como en los Entes
autrquicos dependientes de sta, deber llevar
... ...la leyenda "2015 - Ao del Bicentenario
del Congreso de los Pueblos Libres".
(ART. N 2, Decreto 28/2015)

2. Incluir lugar y fecha; destinatario; empleo

de Presente (si se entrega en mano propia) o S/
D (su despacho) (si llega a travs de mesa de
entrada o por correo).

Ejemplo:

Sr. director de la Escuela Superior

de Comercio Manuel Belgrano
Prof. Lic. Juan Prez
En los saludos, luego de la palabra atentamente, Presente
debe colocarse coma, ya que la firma es la que
cierra la oracin.
Sr. director de la Escuela Superior
Por ltimo debe ir firma, al pie y a la derecha, de Comercio Manuel Belgrano
aclaracin para ubicar o identificar al remitente. Prof. Lic. Juan Prez
S / D

3. Luego del encabezamiento, las notas

deben iniciarse con "me dirijo a usted", dejando
un rengln libre desde la mencin del
destinatario.

4. Para finalizar el texto, utilizar frmulas

tales como:

Saludo a usted atentamente/ saludo a usted con

atenta consideracin, escritas sin abreviar.

I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
3
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s

M
odelo de nota

Margen superior: 5 cm
"2015 - Ao del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres

Crdoba, 27 de enero de 2015

Secretario de Planificacin
4 cm

y Gestin Institucional

1 cm
Sergio Obeide
S / D:
Margen izquierdo:

Margen derecho:
Me dirijo a usted para solicitar /informar/
comunicar/invitar



.................................

Mi pedido se funda en el hecho de que

........
.
Sin otro particular, lo/la saludo
atentamente,

Nombre y apellido

Margen inferior: 2,5 cm

4
 Leyenda: establecida cada ao por Decreto para la papelera oficial. Membrete
(identificador
"2015 - Ao del Bicentenario del Congreso de los Pueblos Libres
con logos de
la institucin).

Encabezado
Crdoba, 27 de enero de 2015

Secretario de Planificacin
y Gestin Institucional Comenzar a escribir a dos (2) interlineas Lugar
Sergio Obeide del encabezado y a diez (10) espacios del
S / D: margen izquierdo.
y fecha
Debe escribirse
a dos interlneas
Me dirijo a usted para solicitar /informar/ por debajo del
membrete.
comunicar/invitar Debe escribirse
de manera

completa, sin

abreviar. El lugar
con mayscula
inicial, el mes
.................................
con minscula
(pues es un
Mi pedido se funda en el hecho de que
sustantivo
comn) y el ao
con nmeros
........ completos.
.
Sin otro particular, lo/la saludo
atentamente,

Nombre y apellido

E
spacios

F
ormato tipogrfico

Se debe escribir a una interlinea, dejando doble

interlnea despus del punto y aparte. Se sugiere el uso de Arial, tamao de cuerpo
12 para la claridad, comprensin y unificacin de

U
so de papel la documentacin.

Solamente usar papel con membrete para la

primera hoja y recurrir al uso del papel en blanco
abcdefgh
para las siguientes cuando fuese necesario
emplear dos o ms hojas.

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5
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
P
autas de estilo y gramtica
Emplear formas de tratamiento
Sr/Sra/Srta deben ir abreviados con
mayscula inicial. En la redaccin de los
textos no se antepondrn los tratamientos Sr.
Sra. a la mencin de los cargos de
funcionarios.
No debe escribirse:
El Sr. Secretario dispuso mediante resolucin.
Debe escribirse:
El Secretario dispuso mediante resolucin.
Los ttulos si estn abreviados irn con
mayscula inicial: Dr., Ab, Lic., Ing., Mgtr., etc.
El cargo va en minscula si adems del cargo
va el nombre y apellido del funcionario.
Ejemplos:
El decano de la Facultad de xxxx, Dr. Juan Prez
El Decano de la Facultad de xxxx, autoriz...
Los nombres de los meses del ao y los de los
das de la semana se escriben en minscula
inicial.
Emplear trminos de respetuosa
consideracin sin caer en un exceso de
cortesa. El servilismo y las frases pomposas
han cado en desuso. Para el saludo puede
emplear la frmula "Saludo a usted
atentamente" Saludo a usted cordialmente.
Usar el usted como forma de tratamiento.
Corresponde que las formas de tratamiento
como "usted", que se emplea por cortesa, se
escriba en minscula, aunque en el pasado
se hayan escrito con mayscula inicial por
motivos de respeto y pervivan en los
documentos oficiales y en textos
administrativos, son nombres y adjetivos
comunes, y por lo tanto, no hay ninguna razn
6 lingstica para escribirlo con mayscula.
La vida moderna y el nfasis en la
comunicacin gil e inmediata, el
principio de cooperacin de modo que
el interlocutor comprenda rpida y
acabadamente el texto que est leyendo,
hacen que frases ceremoniosas como
"de nuestra mayor consideracin"
atenten contra una comunicacin eficaz.
Decidir si las notas tendrn referencia o no.
No es obligatorio colocar referencia pero si se
adopta como criterio, debe emplearse de
manera coherente y consistente. En caso de
usar referencia deber ir a la derecha entre el
tratamiento y el primer prrafo de la nota.
Por ejemplo: Ref. Expediente N xxx/2015
En qu persona gramatical redactamos la
nota?
Es fundamental elegir un nico criterio al
momento de redactar la nota. Se debe optar
por enunciar en primera persona o tercera y
sostenerlo a lo largo de todo el texto.
Ejemplos:
Me dirijo a usted (Primera persona singular)
Nos dirigimos a usted (Primera persona
plural)
Quien suscribe se dirige a usted/el que suscribe
se dirige a usted/ la que suscribe se dirige a
usted (Tercera persona)
No sera correcto comenzar la nota con "Me
dirijo a usted" y finalizarla con "lo saludamos", el
sujeto de la enunciacin debe ser el mismo en
todo el discurso.
 La mayscula inicial solo es obligatoria en las al lector del texto. Pues ste sabe cules
abreviaturas de los tratamientos que han son los plazos para responder.
quedado fosilizadas en esa forma: Ud. De todos
Evitar el empleo del lenismo (uso de "le"
modos conviene no emplear estas abreviaturas
en el cuerpo del texto. cuando corresponde lo/la). Este uso de "le"
es propio del espaol peninsular, pero es
Evitar muletillas y frases hechas que incorrecto en Hispanoamrica.
debieran desaparecer de la redaccin
administrativa porque carecen de significado
real, como las siguientes:
Evitar empleo de abreviaturas en los
En respuesta a
Prximo pasado saludos.
Nos complacemos en anunciarle
Tenga a bien
Dando cumplimiento as
Se sirva
En espera de La firma debe ir a la derecha y las iniciales
Aprovechamos la oportunidad de quien tipea a la izquierda. Si hubiera
Quedamos a su disposicin ms de una firma, deber tenerse en cuenta
Le suplicamos que la firma de la autoridad ms importante
De nuestra distinguida consideracin ir a la derecha.
De mi consideracin
A sus rdenes Evitar el uso de expresiones extranjeras y
Nos es grato
Nos complace latinismos: solo emplearlos cuando no haya
Esperando su pronta respuesta expresiones equivalentes en espaol. Este
A la mayor brevedad posible tipo de expresiones se escriben con otro
Acuso recibo tipo de letra o con cursiva.
Dando curso a
Nos complace Evitar el uso del adjetivo "el mismo" "la
Esperando su pronta respuesta misma" con funcin pronominal. No debe
Agradecindole por anticipado usarse un adjetivo para reemplazar a un
Con el agrado de siempre sustantivo. Si es necesario hacer referencia
Habiendo tenido conocimiento a un sustantivo se deben usar pronombres
Cumplimentando demostrativos (como esto, eso, aquello,
etc.) los posesivos (suyo, su, vuestro, etc.)
Emplear formas llanas de expresin que no o los personales (t, l, usted, ello, etc.)
incurran en exceso de cortesa. Es
recomendable evitar expresiones como: de
mi mayor consideracin, de mi distinguida y
fina consideracin; por su digno intermedio;
esperando una resolucin favorable, etc.
Este tipo de expresiones son arcaicas y
fosilizadas. Arcasmo: elemento lingstico
cuya forma o significado , o ambos a la vez,
resultan anticuados en relacin con un
momento determinado. Atentan contra la
comprensin y predisponen negativamente

I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
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I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
Evitar anteponer los adjetivos a los
sustantivos. La anteposicin del adjetivo le
pertenece a los textos literarios, y no a los
textos administrativos, donde debe primar la
claridad y precisin.
Uno de los errores ms comunes en los textos
administrativos, es la supresin del sustantivo.
El adjetivo califica o determina al sustantivo por
tal motivo, nunca debe quedar sin la palabra a la
que modifica, porque la oracin queda truncada
y carece de sentido.
Evitar el uso del gerundio con valor del verbo
conjugado. El gerundio indica una accin
simultnea o anterior a la del verbo principal.
Por eso NO puede usarse para indicar una
accin posterior a la del verbo principal.
Usar las formas sintticas y no las
perifrsicas. Se preferirn las construcciones
ms simples a las ms complejas, para ello
hay que evitar giros rebuscados y
sobreabundantes.
8
Emplear formas de los demostrativos y evitar
el empleo de expresiones como: "la
presente", "los rasgos de la misma".
Se recomienda dar preferencia a la voz
activa por sobre la pasiva, y a la afirmativa
por sobre la negativa al inicio de cada
prrafo.
Es preferible decir
El Director de la empresa comunic una
circular.
En lugar de:
Una circular fue comunicada por el Director
de la empresa.
Evitar las redundancias.
Ejemplos: Actualmente vigente, base
fundamental, hace diez aos atrs, vuelvo
a insistir, lapso de tiempo, lleno total,
meollo central, creciente aumento, se
vuelve a reiterar.
Desestimar el empleo de pleonasmos. Es
la repeticin de las palabras con sentido
equivalente.
Ejemplos: Imperiosa necesidad, renuncia
indeclinable, lo vi con mis propios ojos.
Utilizar negritas, subrayados y cursivas
solo para destacar aquellas palabras
relevantes de la nota, sin abusar para no
caer en excesivas frases que recargan el
contenido.
Es recomendable reducir las frases muy
largas y dejar aquellas cortas que permiten
reconocer la estructura lxica del idioma y
que son ms contundentes.
 P untuacin
Es necesario recordar que las ideas se expresan
en frases completas y simples. Separe ideas
diferentes y establezca puntos y aparte.
Recomendaciones:
No separar mediante comas al sujeto del
verbo. "La resolucin aprobada, entr hoy en
vigencia". Lo correcto sera "La resolucin
aprobada entr hoy en vigencia.
Siempre se debe colocar coma luego de
incisos tales como: es decir, esto es, o sea,
por consiguiente, finalmente, posiblemente,
en resumen.
Usar los dos puntos luego de una
enumeracin explicativa. Los dos puntos
aclaran que despus de lo dicho viene la
explicacin.
En una nota administrativa se encuentran los
siguientes elementos:
Encabezado
Logo
Fecha y lugar
Cuerpo de texto
Firma del remitente
Datos del destinatario
Usar coma para enumeraciones simples:
"Participaron del evento autoridades,
estudiantes, docentes y personal TAS
Utilizar el punto y la coma para separar frases
largas que estn relacionadas.
Ejemplo: Cada poder del estado tiene una
funcin que es la ms caracterstica: el Poder
Legislativo, sancionar leyes; el Poder Judicial,
dictar sentencias; el Poder Ejecutivo, hacer
cumplir las leyes.
C oncordancia de gnero
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
Es conveniente conocer que las cosas, las
personas, los animales, las cualidades fsicas y
morales, tienen un gnero, este puede ser:
masculino, femenino, neutro. Es importante
tomar en cuenta la concordancia de los
sustantivos a travs del uso correcto de los
adjetivos: Cuando un solo adjetivo se refiere a
dos o ms sustantivos con distinto gnero se
prefiere el masculino para el adjetivo.
Ejemplo:
"Recibi pagars y chequeras usados".
En la expresin "Recibi pagars y chequeras
usadas", debemos suponer que slo las
chequeras estaban usadas.
Evitar el solecismo. Es un trmino muy
amplio que abarca todo error de
construccin. Consiste en utilizar mal la
sintaxis o en construir mal la oracin.
Un ejemplo sera la falta de concordancia
en las frases:
Los ejercicios y las tareas sirve para el
aprendizaje.
Debe recordarse que el gnero y el nmero
del sujeto condicionan al verbo.
Evitar la cacofona. Sonido repetido o
montono producido cuando se repiten las
mismas letras o palabras. Presencia de la
misma vocal en la unin de las palabras: Eva
va a Acapulco. La cacofona puede evitarse:
sustituyendo las palabras problema por un
sinnimo. Alterado el orden de las palabras.
Expresando la misma idea de otra forma. La
repeticin indiscriminada de
terminaciones iguales produce
monotona en el escrito.
Evitar la anfibologa. Ambigedad. Son las
construcciones que admiten ms de un
significado.
Ejemplo: Seor, vamos a su casa, ella nos
espera.
Se recogieron los papeles olvidados
cautelosamente.
La anfibologa puede evitarse: Omitiendo la
repeticin de la palabra o palabras necesarias
para que resulte clara la expresin. La
colocacin, lo ms cercana posible, de las
palabras o frases relacionadas entre s. El uso
cuidadoso de signos de puntuacin.
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I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s

Evitar el excesivo tecnicismo, cuando los

trminos tcnicos resulten indispensables,
aclare siempre el significado de las voces
expresadas. Sacrificar lo "elegante" por lo
preciso.

Evitar el uso de trminos imprecisos y vagos

como algo", "cosa", "cuestin.

Uno de los errores ms comunes en la

redaccin administrativa es el dequesmo,
error que consiste en agregar
incorrectamente la preposicin de delante
de una preposicin sustantiva encabezada
por que.

Con tal de que

Otro error comn es el quesmo, que es lo

contrario al dequesmo, consiste en omitir la
preposicin de en construcciones que
actan como complemento de un adjetivo, un
verbo, un sustantivo, o un pronombre.
Cmo darnos cuenta del error?
Cambiando la preposicin subordinada por
eso o ello.

Ejemplo:
No estoy seguro - No estoy seguro de esto
No puede olvidarse - No puede olvidarse de eso

Evitar usos errneos de las

preposiciones. A continuacin se expone
una tabla que establece cul es la forma
correcta de emplearlas.
j
10
I n s t r u c t i v o p a r a l a E l a b o r a c i n d e N o t a s
11
 B
ibliografa

-Segu, Vernica. (2013). "Redaccin de actos administrativos y procedimientos".

-Segu, Vernica. (2012). "Resoluciones, Notas y Circulares.

-Decreto N 333/85. "Normas para la elaboracin, redaccin, y diligenciamiento de los proyectos de

actos y documentacin administrativa".

-Procuracin del Tesoro de la Nacin. (1998). Manual de Estilo. Buenos Aires.

-Decreto N 28/2015. Poder Ejecutivo Nacional. Publicada en el Boletn Oficial del 12-ene-2015,
Nmero: 33047. (p. 4).

-Ministerio de Planificacin Federal, Inversin Pblica y Servicios. "Manual de correccin de estilo".

Recuperado de http://goo.gl/cA9V48

-Redaccin de Documentos Administrativos. Instituto Nacional de Estadstica, Geografa e

Informtica. Recuperado de http://goo.gl/L8CxC9

Instructivo para la Elaboracin de Notas

Produccin integral del CICI | Centro de Informacin y Comunicacin Institucional
Secretara de Planificacin y Gestin Institucional | Universidad Nacional de Crdoba
12 Abril 2015
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