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TECNICAS DE RECOPILACION DE INFORMACION DE

AUDITORIA

Introduccin:

La encuesta es uno de los mtodos ms utilizados en la investigacin de mercados porque


permite obtener amplia informacin de fuentes primarias.

Sin embargo, antes de profundizar en el conocimiento y utilizacin de este importante


mtodo, es fundamental conocer cul es la definicin de encuesta, pero desde distintas
perspectivas para tener un panorama ms completo de la misma.

TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION

Los analistas utilizan una variable de mtodos a fin de recopilar los datos sobre una
situacin existente, como entrevistas, cuestionario, inspeccin de registros y observacin.
Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para
complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigacin completa. A
continuacin se vern cada una de ellas.

Definicion de Encuesta segn Autores:

- Para Richard L. Sandhusen, las encuestas obtienen informacin sistemticamente de los


encuestados a travs de preguntas, ya sea personales, telefnicas o por correo.
- Segn Naresh K. Malhotra, las encuestas son entrevistas con un gran nmero de personas
utilizando un cuestionario prediseado . Segn el mencionado autor, el mtodo de encuesta
incluye un cuestionario estructurado que se da a los encuestados y que est diseado para
obtener informacin especfica
- Para Trespalacios, Vzquez y Bello, las encuestas son instrumentos de investigacin
descriptiva que precisan identificar a priori las preguntas a realizar, las personas
seleccionadas en una muestra representativa de la poblacin, especificar las respuestas y
determinar el mtodo empleado para recoger la informacin que se vaya obteniendo
Definicin de Entrevista segn Autores:

- Silva y Pelachano (1979, 13) la definen de la manera siguiente: "Es una relacin directa
entre personas por la va oral, que se plantea unos objetivos claros y prefijados, al menos
por parte del entrevistador, con una asignacin de papeles diferenciales, entre el
entrevistador y el entrevistado, lo que supone una relacin asimtrica".

-Cabrera y Espn (1986, 229) hacen un intento por agrupar todos los factores que recoge la
entrevista y la definen como: "Comunicacin <cara a cara> entre dos o ms personas,
que se lleva a cabo en un espacio temporal concreto y entre las que se da una
determinada intervencin verbal y no verbal con unos objetivos previamente
establecidos".

TIPOS DE ENTREVISTAS

Segn el aspecto que queramos resaltar podemos distinguir distintas tipologas de


entrevistas. As pues, podemos centrarnos en la estructura y el diseo de la misma o entre
el momento en el que se lleva a cabo.

Segn su estructura y diseo contamos con: Entrevistas estructuradas

El investigador lleva a cabo una planificacin previa de todas las preguntas que quiere
formular. Prepara por tanto una gran batera de preguntas que irn coordinadas por un
guin realizado de forma secuenciada y dirigida.

El entrevistado no podr llevar realizar ningn tipo de comentarios, ni realizar


apreciaciones. Las preguntas sern de tipo cerrado y slo se podr afirmar, negar o
responder una respuesta concreta y exacta sobre lo que se le pregunta.

Entrevistas semiestructuradas

El investigador previamente a la entrevista lleva a cabo un trabajo de planificacin de la


misma elaborando un guin que determine aquella informacin temtica que quiere
obtener.
Entrevistas no estructuradas o abiertas

No se requiere la realizacin de ningn tipo de guin previo a la entrevista. La


informacin que se obtiene de ella es el resultado de la construccin simultnea a partir de
las respuestas del entrevistado.

Ahora bien, si es necesaria una gran documentacin y preparacin por parte del
entrevistador. Debe preparar las estrategias que le permitan reconducir la entrevista cuando
el entrevistado se desva del tema propuesto.

- Ruiz Olabunaga (1989: 170), habla de la entrevista no estructurada como entrevista


en profundidad. Sus objetivos son comprender ms que explicar, maximizar el
significado, alcanzar un respuesta subjetivamente sincera ms que objetivamente
verdadera y captar emociones pasando por alto la racionalidad.

PLANIFICACIN DE LA ENTREVISTA

Bisquerra, R. (2004) presenta un modelo que secuencia la planificacin de la entrevista en


tres momentos bien definidos:

1. Momento de preparacin. Se debern considerar las siguientes tareas:


Determinar los objetivos de la entrevista
El investigador deber documentarse sobre los aspectos que se van a tratar y ser
capaz de describirlos en funcin de los referentes tericos que considere oportuno
para su investigacin.

Identificar las personas que van a ser entrevistadas. Se debe concretar un perfil personal,
el lugar que ocupa el sujeto dentro del contexto a estudiar y la informacin que se quiere
obtener de l.

Formular las preguntas y secuenciarlas. Se debe poner especial atencin en la


terminologa y en el vocabulario que se utilice, que debe resultar significativo y familiar
para el interlocutor

Existe una acotacin en la informacin y el entrevistado debe remitirse a ella. Ahora bien
las preguntas que se realizan son abiertas. Se permite al entrevistado la realizacin de
matices en sus respuestas que doten a las mismas de un valor aadido en torno a la
informacin que den.
Durante el transcurso de la misma se relacionarn temas y se ir construyendo un
conocimiento generalista y comprensivo de la realidad del entrevistado.

El investigador debe mantener un alto grado de atencin en las respuestas del


entrevistado para poder interrelacionar los temas y establecer dichas conexiones. En caso
contrario se perderan los matices que aporta este tipo de entrevista y frenar los avances de
la investigacin.

Localizar y preparar el lugar donde va a realizarse la entrevista. Debe ser un espacio


adecuado para llevarla a cabo, cmodo para los participantes y preparar el material de
recogida de datos (grabadora, vdeo,...)
2. Momento de desarrollo.

No hay que olvidar que el objetivo es que el entrevistado nos proporcione informacin,
situaciones y experiencias que l ha vivido y que forman parte de su vida subjetiva. As
pues, en esta fase, el entrevistador debe conseguir:

3. Momento de valoracin

La valoracin se centra en el proceso de planificacin de la entrevista. Se debe analizar si


han sido correctas las decisiones tomadas en torno a la planificacin de la entrevista y
evaluar el desarrollo de la misma. Tambin es importante describir y valorar si la cantidad y
calidad de la informacin ha sido la necesaria para la investigacin.

Definicin de Cuestionario Segn Autores:

- El instrumento bsico utilizado en la investigacin por encuesta es el cuestionario, que


es un documento que recoge en forma organizada los indicadores de las variables
implicadas en el objetivo de la encuesta (Casas, et. al. 2003:528).

Para el diseo y la presentacin del cuestionario se deben tomar en cuenta las siguientes
recomendaciones:

1. Portada formal que recoja el ttulo de la investigacin con los autores, a quien va
dirigido y fecha y versin de la encuesta.

2. Instrucciones. Una pequea explicacin y las indicaciones para el correcto llenado.

3. Diseo atractivo de preguntas y respuestas.


4. Letra legible de preferencia Times o Serif y de un solo tipo. 5. Utilizar una fuente
pequea para que aparente ser una encuesta corta. 6. Usar cursivas y negritas para dar
instrucciones.

Definicin de Observacin Segn Autores


-Sierra y Bravo (1984), la define como: la inspeccin y estudio realizado por el
investigador, mediante el empleo de sus propios sentidos, con o sin ayuda de aparatos
tcnicos, de las cosas o hechos de inters social, tal como son o tienen lugar
espontneamente.
-Van Dalen y Meyer (1981) consideran que la observacin juega un papel muy importante
en toda investigacin porque le proporciona uno de sus elementos fundamentales; los
hechos.

VENTAJAS

Permite obtener informacin de los hechos tal y como ocurren en la realidad.

Permite percibir formas de conducta que en ocasiones no son relevantes para los objetos
observados.

Existen situaciones en las que la evaluacin solo puede realizarse mediante la observacin.

No se necesita la colaboracin del objeto observado.

LIMITACIONES

En ocasiones es difcil que una conducta se presente en el momento que decidimos


observar.

La observacin es difcil por la presencia de factores que no se han podido controlar.

Las conductas a observar algunas veces estn condicionadas a la duracin de las mismas
o porque existen acontecimientos que dificultan la observacin.

Existe la creencia de que lo que se observa no se pueda cuantificar o codificar pese a


existir tcnicas para poder realizar la observacin.
Definicin de Muestreo Segn Autores:
- La muestra en el proceso cualitativo es un grupo de personas, eventos, sucesos,
comunidades, etc., sobre el cual se habrn de recolectar los datos, sin que necesariamente
sea representativo del universo o poblacin que se estudia (Hernndez et al 2008, p.562).
Definicion de Muestreo Segn Autores

DOCUMENTOS DE TRABAJO PARA LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

Son el conjunto de
cdulas y
documentacin
fehaciente que
contienen los datos
e
informacin obtenidos
por el auditor en su
examen, as como la
descripcin de las
pruebas
realizadas y los
resultados de las
mismas sobre los
cuales sustenta la
opinin que emite al
suscribir su informe
Son el conjunto de
cdulas y
documentacin
fehaciente que
contienen los datos
e
informacin obtenidos
por el auditor en su
examen, as como la
descripcin de las
pruebas
realizadas y los
resultados de las
mismas sobre los
cuales sustenta la
opinin que emite al
suscribir su informe
Son el conjunto de
cdulas y
documentacin
fehaciente que
contienen los datos
e
informacin obtenidos
por el auditor en su
examen, as como la
descripcin de las
pruebas
realizadas y los
resultados de las
mismas sobre los
cuales sustenta la
opinin que emite al
suscribir su informe
Los papeles de trabajo son el conjunto de documentos que contienen la informacin
obtenida por el auditor en su revisin, as como los resultados de los procedimientos y
pruebas de auditora aplicados; con ellos se sustentan las observaciones, recomendaciones,
opiniones y conclusiones contenidas en el informe correspondiente.

OBJETIVOS

Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:

- Registrar de manera ordenada, sistemtica y detallada los procedimientos y actividades


realizados por el auditor.
- Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia.
- Proporcionar la base para la rendicin de informes.
- Facilitar la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin del trabajo de auditora.
- Minimizar esfuerzos en auditoras posteriores.
- Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditora y de que el trabajo se
efectu de conformidad con las Normas de Auditora del rgano de Control y dems
normatividad aplicable.
- Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditora para prximas
revisiones.

NATURALEZA Y CARACTERSTICAS

Los papeles de trabajo debern:

Incluir el programa de trabajo y, en su caso, sus modificaciones; el programa deber


relacionarse con los papeles de trabajo mediante ndices cruzados.

Contener ndices, marcas y referencias adecuadas, y todas las cdulas y resmenes que
sean necesarios.

Estar fechados y firmados por el personal que los haya preparado.

Ser supervisados e incluir constancia de ello.

Ser completos y exactos, a fin de que muestren la naturaleza y alcance del trabajo realizado
y sustenten debidamente los resultados y recomendaciones que se presenten en el informe
de auditora.

Redactarse con concisin, pero con tanta precisin y claridad que no requieran
explicaciones adicionales.

Ser pertinentes, por lo cual slo debern contener la informacin necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de la auditora.

Ser legibles, estar limpios y ordenados, y tener espacio suficiente para datos, notas y
comentarios (los papeles de trabajo desordenados reflejan ineficiencia y permiten dudar de
la calidad del trabajo realizado).

Son el conjunto de cdulas y documentacin fehaciente que contienen los


datos e informacin obtenidos por el auditor en su examen, as como la descripcin de las
pruebas realizadas y los resultados de las mismas sobre los cuales sustenta la opinin que
emite al suscribir su informe.

CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO.


Con base en su utilizacin y contenido, los papeles de trabajo se clasifican en archivo
permanente o expediente continuo de auditora y papeles de trabajo actuales. A
continuacin, se sealan las caractersticas de cada uno de ellos.

Archivo Permanente o Expediente Continuo de Auditora

El archivo permanente constituye un legajo o expediente especial en que se concentran los


documentos relativos a los antecedentes, constitucin, organizacin, operacin,
normatividad jurdica y contable e informacin financiera y programtico-presupuestal,
actas y documentos de entrega recepcin de los entes fiscalizables. Esta informacin,
debidamente actualizada, servir como instrumento de referencia y consulta en varias
auditoras.

La integracin del archivo permanente se iniciar en la etapa de planeacin de la auditora,


cuando se obtenga informacin general sobre el ente por auditar (organizacin, funciones,
marco legal, sistemas de informacin y control, etc.)

El archivo permanente se actualizar con la informacin que se obtenga al ejecutar una


auditora o al dar seguimiento a las recomendaciones correspondientes. Su integracin
deber sujetarse a lo dispuesto en el procedimiento para la Integracin y Actualizacin del
Archivo Permanente, emitido por el rgano de Control o de cada una de las reas
correspondientes.

Papeles de Trabajo del Perodo

Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso de la


auditora; en ellos se deja evidencia del proceso de planeacin y del programa de auditora;
del estudio y evaluacin del control interno; del anlisis de saldos, movimientos,
operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y
oportunidad de los procedimientos de auditora; de la supervisin realizada; de la persona
que aplic los procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las conclusiones
de la revisin; y del informe de auditora en que se incluyan las recomendaciones
formuladas.

Los papeles de trabajo denominados cdulas de auditora, se clasifican de acuerdo a la


Gua para la Elaboracin de Papeles de Trabajo, en cdulas sumarias, analticas,
subanalticas, de informe, de observaciones y de seguimiento de recomendaciones.
CONCLUSIONES

- Puedo decir que la recoleccin de datos consiste en la recopilacin de informacin; se lleva


a cabo por medio de entrevistas, cuestionarios y observacin; dnde el analista obtiene y
desarrolla los sistemas de informacin logrando sus metas y objetivos.

- Los papeles de trabajo deben estar diseados y organizados para responder a las
circunstancias y las necesidades del auditor, para cada auditora en particular.
Referencias Bibliogrficas:
(2) El libro: Mercadotecnia, Primera Edicin, de Sandhusen L. Richard, Compaa
Editorial Continental, 2002, Pg. 229.

[3]: Del libro: Investigacin de Mercados Un Enfoque Aplicado, Cuarta Edicin,


de Malhotra Naresh, Pearson Educacin de Mxico, S.A. de C.V., 2004, Pgs. 115
y 168.

[5]: Del libro: Investigacin de Mercados, de Trespalacios Gutirrez Juan, Vzquez


Casielles Rodolfo y Bello Acebrn Laurentino, International Thomson Editores,
2005, Pg. 96.

Silva, F. y Pelachano, V. (1979): La entrevista. Valencia: Facultad de Filosofa,


Psicologa y Ciencias de la Educacin.

Cabrera, F.A. y Espin, J.V. (1986): Tcnica de encuesta (entrevista). En Medicin y


evaluacin educativa. Barcelona: P.P.U.

Ruiz Olabuenaga, J.I. e Ispizua, M.A. (Ed.) (1989). La descodificacin de la vida


cotidiana. Bilbao: Publicaciones de la Universidad de Deusto.

Bisquerra, R. (Coord.) (2004). Metodologa de la investigacin educativa. Madrid:


La Muralla.
Casas Anguita J., J.R. Repullo Labrador y J. Donado Campos. (2003). La encuesta
como tcnica de investigacin. Elaboracin de cuestionarios y tratamiento
estadstico de los datos (I) Atencin Primaria; 31(8):527-38, recuperado de la URL
http://external.doyma.es/pdf/27/27v31n08a13047738pdf001.pdf abril 6, 2009.

http://juliaenauditoria.blogspot.pe/p/papeles-de-trabajo.html