Fase3 301104 40

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS - ECACEN
GESTION DE CALIDAD
TRABAJO COLABORATIVO FASE 3
ELABORADO POR:
VAIRON FERNANDO JAIMEZ
LUZ ANGELICA ROSERO
DECCY RUBIELA ROSERO
ARNOLD BURBANO
GRUPO: 301104_40
TUTOR:
GERMAN GEOVANNY GOMEZ SOLARTE
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y ADISTANCIA

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS Y DE
NEGOCIOS
14 DE MAYO DE 2017
INTRODUCCION
Un Sistema de Gestin de Calidad presenta e integra los procedimientos tcnicos y

gerenciales de una organizacin que estn guiados hacia la gestin de la calidad a
travs de una serie de actividades que son coordinadas con el fin de asegurar la
satisfaccin del cliente, la optimizacin de los recursos y la disminucin del riesgo.
Dichas actividades son comprendidas como el conjunto de elementos que conforman
una estructura o diseo operacional de trabajo, los cuales se encuentran descifrados
como recursos, procedimientos, documentos y estrategias, con el fin de generar un
punto de equilibrio organizacional capaz de dirigir, planear y controlar sus actividades
hacia el logro de los resultados.
Con este fin, esta actividad propone la continuacin del anlisis y evaluacin de
Jarbasalud, empresa que actualmente no se encuentra certificada en ISO 9001/2015,
con el fin de avanzar con la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad. Esta
es una actividad que busca que el estudiante se apropie de los contenidos a travs de
la construccin de la Caracterizacin de los procesos, la Documentacin de los
Procedimientos, la Elaboracin del Plan de Calidad y el Diseo de la Matriz de
Riesgos, con el fin de presentar la documentacin y estructuracin operacional de
trabajo de la organizacin.
Jarbsalud Ips, es una entidad constituida legalmente para la prestacin de servicios

de salud ocupacional y se encuentra ubicada en la ciudad de Bogot. En la fase
anterior se realiz una revisin preliminar y la elaboracin de algunos de los
documentos del SGC, considerando la oportunidad de acceso a la informacin,
continuaremos con el estudio de la misma y la contextualizacin de los contenidos
para definir y elaborar la documentacin solicitada.
OBJETIVOS
Objetivo general
Analizar y evaluar el entorno interno de la empresa Jarbsalud para proponer y disear

la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad de acuerdo a la Norma ISO
9001/2015.
Objetivos especficos
Proponer la estructura o diseo operacional de trabajo que represente el Sistema

de Gestin de Calidad de la empresa a travs de la organizacin y sinergia de
todos los elementos que lo conforman y que garantizan el alcance de la calidad.
Elaborar la Caracterizacin de procesos para identificar condiciones y elementos
que forman parte de los procesos en funcin de la naturaleza de sus actividades y
/o requisitos del cliente.
Elaborar la Documentacin de los procesos de la empresa para establecer polticas
y lineamientos de funcionamiento.
Elaborar el Plan de Calidad de la empresa para determinar el tipo de variables,
registros y documentos que intervienen en la ejecucin de las tareas
documentadas por proceso y/o procedimiento.
Disear la Matriz de Riesgos Operacionales de la empresa con el fin de administrar
y disminuir el riesgo, prever posibles situaciones y proponer planes de
mejoramiento continuo.
Realizar la lectura comprensiva a las temticas designadas en la unidad dos -
gestiones por procesos, con el fin de captar nuevos conocimientos para la
realizacin adecuada de la actividad colaborativa fase tres.
DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
1. Matriz de Caracterizacin de Procesos
Nombre del Gerencia Estratgica Responsabl Gerencia General y Direccin

proceso e Administrativa
Objetivo del Garantizar la planeacin, direccin y Alcance Este proceso alcanza a todos
proceso control de todos los proceso de la los departamentos de la
organizacin que permitan la organizacin, desde la
sostenibilidad de la misma a travs operacin hasta administrativos
de la creacin y aplicacin de
polticas organizacionales.
Entradas Proveedor Actividad Responsabl Salidas Clientes
e
Presupuesto Direccin P Planificar Gerente Plan de Fuerza Todos los
para Financiera polticas General y de ventas procesos
planeacin organizacional Gerente
Proceso de es y Administrativ Plan de
Apoyo Planeacin negociaciones o Maximizacin
comercial y Estratgica de alto nivel de recursos
de mercadeo
Contabilidad
Plan de Proceso de H Ejecutar las Gerente Maximizacin Todos los

gestin Gestin polticas General y de recursos procesos
Gerencial organizacional Gerente
Plan de es Administrativ Rentabilidad
investigacin o
y mercadeo Ejecutar
negociaciones
de alto nivel
Informe de Proceso de V Seguimiento de Gerente Indicadores de Proceso de
seguimiento Seguimiento y la aplicacin de General y Gestin Planeacin
control estrategias y Gerente estratgica
Informe de alcance de Administrativ Definicin de
auditoras objetivos o planes de Proceso de
mejoramiento Gestin de
Calidad
Informe de Proceso de A Determinar Gerente Implementacin Proceso de
Planeacin Seguimiento y acciones de General y de mejoras Seguimiento
Estratgica control mejora Gerente para la y Control
Administrativ medicin y
o alcance de Proceso de
resultados Planeacin
estratgica
Proceso de
Gestin de
Calidad
Nombre del Gerencia Comercial Responsabl Subgerente

proceso e
Objetivo del Garantizar la planeacin comercial a Alcance Este proceso alcanza a las
proceso travs de la evaluacin cuantitativa reas de planeacin
de resultados estratgica, mercadeo y

proceso comercial.
e
Presupuesto Proceso de P Planificar Subgerente Plan de Fuerza Proceso de
para el Planeacin polticas de ventas mercadeo,
estudio de Estratgica comerciales comercial y
mercados que promuevan Plan de de
Proceso de las estrategias investigacin planeacin
Apoyo marketing de ventas y el de mercados estratgica
Gerencial y servicio al
de mercadeo cliente
Plan de Proceso de H Ejecutar Subgerente Maximizacin Proceso de
servicio al Gestin estrategias de recursos mercadeo,
cliente Gerencial comerciales comercial y
Logro de de
objetivos planeacin
estratgica
Informe de Proceso de V Seguimiento de Subgerente Indicadores de Proceso de
seguimiento Seguimiento y la aplicacin de Resultados mercadeo,
control estrategias y comercial y
Informe de alcance de Definicin de de
ventas y objetivos planes de planeacin
recaudo mejoramiento estratgica
Informe de Proceso de A Determinar Subgerente Implementacin Proceso de
Planeacin Seguimiento y acciones de de mejoras Seguimiento
Estratgica control mejora para la y Control
medicin y
Informe de alcance de Proceso de
ventas y resultados Planeacin
recaudo estratgica
Proceso de
Gestin de
Calidad
Nombre del Gestin de Calidad Responsabl Director de Calidad

proceso e
Objetivo del Garantizar la gestin de la calidad a Alcance Este proceso alcanza a todos
proceso travs de la implementacin de los empleados y proceso de la
manuales de procesos y la revisin organizacin
de los mecanismos de control.
e
Presupuesto Proceso de P Implementar Director de Plan de Todos los
para el plan Calidad planes de Calidad auditoras procesos
de auditora auditoria
Proceso de Administracin Clientes
Presupuesto Direccin y Planificar del riesgo externos
para la Control indicadores de
administraci gestin Indicadores de Proveedores
n del riesgo Proceso de Gestin externos
Seguridad
Industrial
Proceso de
Talento
humano
Todos los
procesos
Plan de Todos los H Ejecutar planes Director de Capacitacin Todos los
gestin de la procesos de gestin de Calidad de personal procesos
calidad y la calidad
administraci Identificacin
n del riesgo de debilidades
y amenazas
internas
Mejoramiento
continuo
Informe de Proceso de V Seguimiento de Director de Indicadores de Todos los
auditora Seguimiento y la aplicacin de Calidad Gestin procesos
interna control estrategias y
alcance de Definicin de
Informe de objetivos planes de
auditora de mejoramiento
entes de
vigilancia y
control
Informe de Proceso de A Determinar Subgerente Implementacin Proceso de
auditora Seguimiento y acciones de de mejoras la Seguimiento
interna control mejora regulacin del y Control
riesgo y el
Informe de alcance de la Todos los
auditora de Calidad Total procesos
entes de
vigilancia y
control
Nombre del Compras Responsabl Lder de Compras

proceso e
Objetivo del Garantizar la efectividad y Alcance Este proceso alcanza desde la
proceso oportunidad en la compra de Direccin General, Financiera,
muebles e insumos necesarios para Logstica y Compras.
el cumplimiento del objetivo misional
de la empresa.
e
Presupuesto Proceso P Implementar Lder de Plan de Todos los
Financiero planes de Compras auditoras procesos
Auditora auditoras de
Proceso de inventarios Administracin Clientes
Planeacin de recursos externos
Estratgica Planificar
inventarios y Indicadores de Proveedores
plan de Gestin externos
adquisiciones
Plan de Todos los H Ejecutar planes Lder de Mejoramiento Todos los
gestin de la procesos de revisin y Compras continuo procesos
calidad y auditora
administraci Administracin
n del riesgo Ejecutar planes del riesgo
de revisin de
inventario y Efectividad y
adquisiciones oportunidad
Informe de Proceso de V Seguimiento al Lder de Indicadores de Compras
auditora Seguimiento y plan de nuevas Compras Gestin
interna control adquisiciones y
revisin de Definicin de
Informe de inventarios planes de
auditora de mejoramiento
entes de
vigilancia y
control
Plan de Todos los H Ejecutar planes Lder de Mejoramiento Todos los
gestin de la procesos de revisin y Compras continuo procesos
calidad y auditora
administraci Administracin
n del riesgo Ejecutar planes del riesgo
de revisin de
inventario y Efectividad y
adquisiciones oportunidad
Nombre del Prestacin del Servicio Responsabl Director Mdico

proceso e
Objetivo del Garantizar la atencin de pacientes y Alcance Este proceso alcanza a la lnea
proceso la prestacin del servicio con total de frente, personal asistencial y
disponibilidad, calidez, efectividad y administrativo que se encargan
buen servicio. de recibir, dirigir y prestar el
servicio a los pacientes.
e
Presupuesto Proceso de P Implementar Director Plan de Servicio
Direccin de planes de Mdico efectividad de
Auditora Procesos atencin la lnea de Direccin
efectiva frente Mdica
Contratacin Proceso de
de Personal Servicios Implementar Plan de oferta Direccin
Corporativos estrategias de de servicios Comercial
Capacitacin oportunidad y Plan de oferta
de Personal calidad del de servicios
servicio
Plan Proceso de H Ejecutar planes Director Mejoramiento Servicio
estratgico Almacenamient de atencin Mdico continuo
comercial o efectiva Direccin
Coordinador Incremento de Mdica
Plan de Ejecutar de Medicina la oferta de
gestin de la estrategias de Laboral servicios Direccin
calidad oportunidad y Comercial
calidad del Analista de Efectividad y
servicio Calidad oportunidad
Informe Proceso de V Seguimiento al Director Indicadores de Servicio

semanal de Seguimiento y plan de Mdico Gestin
atenciones control atencin Direccin

efectiva Coordinador Definicin de Mdica
Informe de de Medicina Capacidad
auditora a Seguimiento al Laboral instalada y Direccin
quejas y plan de calidad alcance del Comercial
solicitudes y oportunidad Analista de servicio
Calidad Enfermera
Informe
comercial de
ventas
Informe Proceso de A Determinar Analista de Implementacin Proceso de
semanal de Seguimiento y acciones de Calidad de mejoras Seguimiento
atenciones control mejora para una y Control
Director atencin
Informe de Mdico efectiva y Servicio
auditora a aprovechamient
quejas y o de capacidad Direccin
solicitudes instalada. Mdica
Informe Direccin
comercial de Comercial
ventas
Enfermera
Nombre del Gestin Administrativa Contable y Responsabl Gerente Financiero

proceso Financiera e
Objetivo del Garantizar la eficiente administracin Alcance Este proceso alcanza a la
proceso del capital de trabajo manteniendo un Gerencia Financiera, Gerencia
equilibrio entre el riesgo y la General y Subgerencia.
rentabilidad de la organizacin
e
Presupuesto Proceso de P Implementar Gerente Plan de Gerencia
Gerencia planes de Financiero efectividad de General
Auditora General administracin administracin
Interna efectiva y de recursos Gerencia
Proceso eficiente del Financiera
Revisora Gerencia capital del Plan de
Fiscal Administrativa trabajo identificacin y Contabilidad
cuantificacin
Asistencia de Proceso de Implementar de necesidades Analista de
Control Direccin de planes para la de recursos Facturacin
interna Procesos identificacin y financieros y Analista de
cuantificacin Cartera
de Plan de
necesidades Apalancamient
de recursos oy
financieros Financiacin
Plan de
Alianzas y
Uniones
Temporales
Plan Proceso H Ejecutar planes Gerente Mejoramiento Gerencia
estratgico Financiero de Financiero continuo General
comercial administracin
Proceso de efectiva del Efectiva Gerencia
Plan de Compras y capital de Administracin Financiera
gestin de la Almacenamient trabajo de los recursos
calidad o Contabilidad
Ejecutar Efectiva
Plan de Proceso estrategias Planeacin Analista de
administraci Gerencial para la Estratgica Facturacin
n del riesgo identificacin y Analista de
de Cartera
Plan de necesidades
administraci de recursos Comercial
n de recursos financieros
Ejecutar planes
de
apalancamient
o y financiacin
Ejecutar planes
de expansin
comercial
Estados Proceso de V Seguimiento al Gerente Indicadores de Gerencia
Financieros: Seguimiento y plan de Financiero Rentabilidad General
Estados de control administracin
Prdidas y efectiva de Optimizacin Gerencia
Ganancias, recursos de recursos Financiera
Balance
General y Seguimiento al Estados Contabilidad
Estados de plan de Financieros
Resultados identificacin Analista de
de Facturacin
Informe de necesidades y Analista de
Gastos, pago de recursos Cartera
a financieros
proveedores Comercial
Seguimiento al
Informe de plan de
gastos de expansin
caja menor comercial
Auditora a Proceso de A Determinar Gerente Implementacin Proceso de
Estados Seguimiento y acciones de Financiero estrategias de Seguimiento
Financieros: control mejora revisin, y Control
Estados de Gerente auditora y
Prdidas y General administracin Gerencia
Ganancias, de recursos General
Balance Gerente
General y Administrativ Gerencia
Estados de o Financiera
Resultados
Contabilidad
Auditora a
Informe de Analista de
Gastos, pago Facturacin
a y Analista de
proveedores Cartera
Comercial
Nombre del Desarrollo Humano Responsabl Director de Gestin Humana

proceso e
Objetivo del Garantizar el reclutamiento, Alcance Este proceso aplica a todos los
proceso seleccin, capacitacin y evaluacin cargos de la organizacin e
de los trabajadores con el fin de incluye todas las actividades
brindar bienestar y estabilidad a la desde la seleccin hasta la
organizacin evaluacin de personal.
e
Presupuesto Proceso de P Implementar Funcionarios Plan de Funcionarios
para Gerencia planes de de la capacitacin de la
capacitacione Financiera capacitacin de Organizacin Organizacin
s personal Plan de
Proceso de Todos los contratacin de Todos los
Polticas Planeacin Identificar las procesos Personal procesos
Institucionale Estratgica necesidades
s de contratacin
Todos los de personal
Solicitud de procesos
capacitacione
s
Necesidades
de personal
Plan de Proceso de H Ejecutar los Gerente de Mejoramiento Funcionarios
Capacitacin Direccin de planes de Gestin continuo de la
Gestin capacitacin Humana Organizacin
Plan de Humana Empleados
Contratacin Ejecutar los Capacitados e Todos los
de Personal planes de idneos procesos
contratacin y
vinculacin de Vinculacin de
personal empleados
Evaluacin de
Empleados
Informe de Proceso de V Verificar el Funcionarios Indicadores de Proceso de
Seguimiento Seguimiento y cumplimiento de la Gestin Planeacin
del Sistema control de los objetivos Organizacin Estratgica
de Gestin de del proceso a Definicin de
Calidad travs de los Todos los planes de Proceso de
indicadores de procesos mejoramiento Gestin de
Informe de gestin del Calidad
Auditoras proceso
Analizar los
resultados de
los indicadores
de gestin del
proceso
Informe de Proceso de A Determinar y Gerente de Implementacin Proceso de
Auditora Seguimiento y ejecutar Gestin de manuales y Seguimiento

control acciones de Humana procedimientos y Control
mejora de seleccin,
reclutamiento y Proceso de
Evaluar, evaluacin de Planeacin
motivar e personal Estratgica
incentivar a los
empleados Proceso de
Gestin de
Calidad
Nombre del Sistemas Responsabl Director de Procesos

proceso e
Objetivo del Garantizar el efectivo funcionamiento Alcance Este proceso aplica a todos los
proceso de los sistemas de informacin de la procesos de la organizacin
organizacin a travs de la desde la direccin de procesos
planeacin, organizacin, direccin y hasta cada uno de los
control de las Tecnologas de la trabajadores que usan un
Informacin y la Comunicacin ordenador como sistema de
almacenamiento de
informacin.
e
Presupuesto Proceso de P Implementar Funcionarios Plan de revisin Funcionarios
para Gerencia de planes de de la tcnica de la
revisiones Procesos supervisin y Organizacin Organizacin
tcnicas control de Plan de
acceso a la Todos los administracin Todos los
Presupuesto informacin procesos y seguridad de procesos
para la informacin
auditoras Implementar
planes de
Polticas administracin
institucionales y seguridad de
la informacin
Plan de Proceso de H Ejecutar los Gerente de Mejoramiento Funcionarios

supervisin y Gerencia de planes de Procesos continuo de la
control de Procesos supervisin y Organizacin
acceso a la control de Analistas y Empleados
informacin acceso a la Auxiliares de Capacitados e Todos los
informacin Sistemas idneos procesos
Plan de
administraci Ejecutar los Analistas de Calidad y
n y seguridad planes de Calidad Seguridad de la
de la administracin Informacin
informacin y seguridad de
la informacin
Plan de
permisos y
accesos
del Sistema control de los planes Organizacin Estratgica
de Gestin de de supervisin Definicin de

Calidad y control de Todos los planes de Proceso de
acceso a la procesos mejoramiento Gestin de
Informe de informacin Calidad
Auditoras Calidad y
Analizar los Seguridad de la
resultados de Informacin
los indicadores
de gestin del
proceso
Auditora Seguimiento y ejecutar Procesos de manuales y Seguimiento
control acciones de procedimientos y Control
mejora Gerente de para asignacin
Calidad de usuarios, Proceso de
Determinar permisos y Planeacin
planes de Todos los claves de Estratgica
mejoramiento procesos ingreso a la
en el acceso, informacin Proceso de
restriccin y Gestin de
manejo de Calidad
claves y
usuarios de los
sistemas de
informacin
Nombre del Mantenimiento Responsabl Director de Procesos

proceso e
Objetivo del Garantizar el efectivo funcionamiento Alcance Este proceso aplica a todos los
proceso de los sistemas de informacin y el procesos de la organizacin
efectivo funcionamiento de los desde la direccin de procesos
equipos y mquinas de la hasta cada uno de los
organizacin a travs de la trabajadores.
planeacin, organizacin, direccin y
control de la infraestructura e
ingeniera de la organizacin.
e
Presupuesto Proceso de P Implementar Funcionarios Plan de soporte Ingeniero de
para Gerencia de planes de de la y revisin Infraestructur
revisiones Proceso documentacin Organizacin tcnica a
tcnicas de procesos de Tecnolgica
infraestructura Ingeniero de Plan de
Presupuesto de servidores, Infraestructur administracin Funcionarios
para equipos y a y disponibilidad de la
auditoras redes. Tecnolgica de recursos Organizacin
informticos
Polticas Implementar Todos los Todos los
institucionales planes de procesos Plan de soporte procesos
administracin de
Polticas de y disponibilidad infraestructura
Soporte e de recursos tecnolgica
Infraestructur informticos
a Tecnolgica Poltica de uso
Implementar de recursos
planes de informticos
soporte de
infraestructura
tecnolgica
Implementar
polticas de uso
de recursos
informticos
Plan de Proceso de H Ejecutar los Funcionarios Mejoramiento Funcionarios
supervisin y Gerencia de planes de de la continuo de la
control de Procesos documentacin Organizacin Organizacin
acceso a la de procesos de Empleados
informacin infraestructura Ingeniero de Capacitados e Todos los
de servidores, Infraestructur idneos procesos
Plan de equipos y a
administraci redes. Tecnolgica Calidad y
n y seguridad Seguridad de la
de la Ejecutar los Todos los Informacin
informacin planes de procesos
administracin Disponibilidad y
Plan de y disponibilidad Oportunidad
soporte de recursos Tecnolgica
tecnolgico informticos
Plan de Ejecutar los

documentaci planes de
n de procesos soporte de
de infraestructura
infraestructur tecnolgica
a de
servidores, Ejecutar las
equipos y polticas de uso
redes. de recursos
informticos
del Sistema control de los planes Organizacin Estratgica
de Gestin de de Definicin de
Calidad documentacin Ingeniero de planes de Proceso de
de procesos de Infraestructur mejoramiento Gestin de
Informe de infraestructura a Calidad
Auditoras de servidores, Tecnolgica Calidad y
equipos y Seguridad de la
redes. Todos los Informacin
procesos
Analizar los Disponibilidad y
resultados de Calidad de
los indicadores Tecnologa
de gestin del
proceso
Verificar el
cumplimiento
de las polticas
de uso de
recursos
informticos
Auditora Seguimiento y ejecutar Procesos de manuales y Seguimiento
control acciones de procedimientos y Control
mejora Gerente de para la
Calidad documentacin Proceso de
Determinar de los procesos Planeacin
planes de Todos los de Estratgica
mejoramiento procesos infraestructura
en la de servidores, Proceso de
planeacin y equipos y Gestin de
levantamiento redes, y la Calidad
de aplicacin y
documentacin seguimiento a
de los las polticas de
procesos de de uso de
infraestructura recursos
de servidores, informticos
equipos y
redes.
2. Documentacin de Procedimiento
Procedimiento Documentado: Facturacin y Cuentas Mdicas
CDIGO: 1085686521
JARBSALUD IPS - JARBSALUD IPS VERSIN:
Servicios de Salud FECHA DE ELABORACIN: 07
de Mayo de 2017
Ocupacional CONTROL DE DOCUMENTOS FECHA REVISIN:
Pgina 1 de 1
Firma: FdoJ. Firma: Firma:

Elabor: Fernando Revis: Aprob: TIPO DE
Jaimez Cargo: Cargo: DOCUMENTO
Cargo: Facilitador de
Calidad
2.1.
PROPSITO Y ALCANCE:
Este procedimiento inmerso en el proceso Contable y Financiero de la empresa

tiene como objetivo el fin ltimo de la prestacin del servicio, es decir, la emisin de las
facturas para del debido y posterior cobro de los servicios prestados. El alcance va
desde la prestacin del servicio hasta la emisin, auditora y pago de las facturas.
2.2.
DEFINICIONES:
El procedimiento de Facturacin y Cuentas Mdicas comprende el desarrollo de

tareas especficas del proceso de Gestin Administrativa, Contable y Financiera,
siendo este, (el procedimiento), el tercero de entre sus funciones y actividades ms
relevantes.
El procedimiento de Facturacin y Cuentas Mdicas cumple con el objetivo final del

objeto misional de la compaa, el cual se encuentra definido como la razn de ser
financieramente hablando de la organizacin, es decir, cumple con el propsito de
cobrar y pagar por los servicios prestados.
Este procedimiento est vinculado estrechamente con el rea comercial de la

compaa y representa el resultado de la fuerza de ventas evidenciado en la
rentabilidad, optimizacin de recursos y alcance de metas de la organizacin.
2.3.
DISPOSICIONES GENERALES:
Artculo 1. Las disposiciones de la presente documentacin del procedimiento son de

orden privado, inters organizacional y de obligatorio cumplimiento de manera interna
para los funcionarios y colaboradores de la organizacin.
Artculo 2. El proceso de facturacin cumple con la tarea de emisin de facturas que

cumplen a su vez con la tarea de presentar un cobro formal a la prestacin de los
servicios de Salud Ocupacional de la entidad.
Artculo 3. La empresa podr emitir facturas de cobro de servicios a todos sus clientes
con quienes tiene suscrito un contrato de prestacin de servicios, ya sea de Cuenta o
de Contado.
Artculo 4. Los servicios cobrados estarn sujetos a auditora y glosa de los mismos,
las cuales sern respondidas y soportadas en un perodo no mayor a 15 das despus
de la radicacin de las facturas.
2.4.
DESCRIPCIN DEL PROCESO:
El proceso inicia con la prestacin del servicio que comprende la oferta de servicios
de Salud Ocupacional a clientes con contrato directo o servicios particulares. Los
servicios particulares son cobrados inmediatamente despus de ser prestados a travs
de una factura emitida por un auxiliar de ingreso que hace las veces de ingreso de
paciente y cajero.
Los servicios prestados a clientes a travs de un contrato de prestacin de servicios

a crdito son facturados de la siguiente manera: se revisan los documentos y/o
soportes de todas las atenciones ocurridas durante un periodo determinado que por lo
general comprende un mes calendario. Despus de esta revisin, en el que incluye
auditora de precios y relacin de servicios, se emite la factura, la cual es radicada con
toda la documentacin requerida, los 5 primeros das de cada mes.
A partir de la fecha de radicacin, la factura debe ser revisada y auditada para

posteriormente pasar a pago desde el rea de tesorera del cliente, esto, en el caso de
que no existan objeciones. En caso contrario, se emite la glosa u objecin dentro de
los 15 das hbiles despus de recibida la factura. Cumplido este proceso, el cliente
pagar los servicios prestados, durante un periodo no mayor a 30 das calendario o
ms dependiente del tipo de acuerdo de pago establecido previamente por las partes.
2.5.
DIAGRAMA DE FLUJO:
PRESTACIN REVISIN Y
INICIO DEL SERVICIO AUDITORA
AUDITORIA DEL
EMISIN DE RADICACIN DE
CLIENTE
FACTURAS FACTURAS
EMISIN, PAGO DE FACTURAS:

RECEPCIN Y CONSIGNACION FIN
RESPUESTA A TRANSFERENCIA
GLOSAS ELECTRONICA
2.6.
DOCUMENTOS Y FORMATOS GENERADOS
TIEMPO DE RETENCIN
CDIGO DESCRIPCIN ARCHIVO ARCHIVO UBICACIN
ACTIVO INACTIVO
01 Soporte de pago de X Anexo a la factura / Copia
copagos y/o cuotas en escner
moderadoras
02 Relacin de servicios X Anexo a la factura / Copia
prestados en escner/Copia en base
de datos
03 Factura (1 Original y 2 X Copia en escner/ Copia
copias) en base de datos
04 Radicado X Copia en fsico en archivo
de contabilidad/ Copia en
escner
05 Recibo de Pago X Copia en fsico en archivo
de contabilidad/ Copia en
escner
3. PLAN DE CALIDAD
CDIGO: 1085686521
Servicios de Salud FECHA DE ELABORACIN: 13 de Mayo de
2017
Ocupacional PLAN DE CALIDAD FECHA REVISIN: 13/05/2017
Pgina 1 de 1
DOCUMENTO CONTROLADO
FIRMA FIRMA FIRMA
Elabor: Fdo Jaimez Elabor: Elabor:
Cargo: Facilitador de Cargo: Cargo: TIPO DE DOCUMENTO: SOPORTE

Calidad
ETAPA DEL DESCRIPCIN RESPONSABLE EQUIPOS EQUIPO DE DOCUMENTOS REGISTROS VARIABLE

PROCESO DE LA ETAPA SEGUIMIENTO S
Y MEDICIN
Gerencia Corresponde al Gerente General Equipos de Gerencia Anlisis Financiero -Auditora Auditora
Estratgica: resultado de la oficina: General (Estados -Evaluacin de
Negociaciones fuerza de ventas utilizacin de Financieros) -Anlisis Contratos
de Alto Nivel y gestin TICs para la Gerencia de
comercial de la realizacin y Proyectos Resultado de Evaluacin
empresa. En evaluacin de Auditora de pliegos
esta etapa se mercados de
concretan y Levantamiento de licitaciones
autorizan las Auditora
posibles Revisin de
negociaciones Autorizacin de documento
de Alto Nivel. firma de Contratos s de Unin
Temporal y
Consorcios
Resultado
de Estudio
de crdito y
anlisis
financiero
Gerencia Esta fase Director Equipos de Direccin Cronograma de -Auditora Ventas
Comercial: corresponde a la Comercial oficina: uso de General actividades -Evaluacin Metas
Acciones toma de herramientas comerciales -Anlisis peridicas
Comerciales medidas de oficina para Direccin Rentabilida
correctivas y la medicin y Comercial Agenda de visitas d
preventivas evaluacin de de fidelizacin y Ocupacin
frente a las resultados Jefatura de prospectos de
posibles Servicio capacidad
negociaciones y Medicin y instalada
prospectos, alcance de metas Recaudo
tambin se mensuales, de cartera
evala la trimestrales,
fidelizacin, semestrales y
gestin y anuales
seguimiento a
clientes Medicin de
antiguos. capacidad
instalada
Gestin de Comprende el Director de Equipos de Direccin Certificacin de -Manuales Cumplimie
Calidad: diseo, Calidad oficina: uso de General implementacin de -Cronogramas nto
Manuales de evaluacin e herramientas y procesos -Evaluaciones Estndares
procesos implementacin equipos para el Direccin -Descargos de calidad
de manual de diseo, Administrativa Certificacin de -Actas Plan de
procesos y/o evaluacin e evaluacin de Mejoramien
procedimientos implementacin Direccin procesos to
en cada una de de manual de Mdica Toma de
los procesos y/o Certificacin de decisiones
departamentos y procedimientos ejecucin de
unidades de la en cada una de manual de
organizacin, los procesos
con el fin de departamentos
estandarizar y y unidades de Actas de
garantizar la la organizacin. capacitacin
calidad y
aplicacin de la Certificacin de
normatividad entes de control
vigente.
Compras: Corresponde a Direccin Equipos de Direccin Control de -Inventarios Evaluacin
Evaluacin de la auditora, Administrativa medicin y Administrativa Inventarios -Solicitudes de de
Tecnologa evaluacin y evaluacin de evaluacin de Inventarios
soporte tcnico Lder de tecnologa Direccin de Hoja de vida de inventarios
de los equipos y Compras Calidad equipos -Certificados Evaluacin
tecnologa de la Equipos de de Hojas
empresa para Jefe de mdicos Direccin Estados adquisiciones de vida de
determinar el Tecnologa e Financiera Financieros -Resultado de equipos
plan de compras Infraestructura Equipos de evaluaciones
a futuro de oficina Lder de -Soportes de Plan de
acuerdo a las Compras compra y Compras
necesidades de Equipos de recepcin de
la organizacin Laboratorio Jefe de equipos Cronogram
en todas las Clnico Tecnologa e -Cronograma a de
unidades y Infraestructura de revisin revisin y
departamentos. tcnica evaluacin
Proveedores tcnica
Clientes
Almacenamiento: Corresponde a Direccin Equipos de Entes de Certificacin de -Solicitud de Evaluacin
Plan de la auditora de Administrativa medicin y control Capacidad de visita de entes de equipos
aceptacin y las condiciones evaluacin de Almacenamiento de control
control higinicas, Lder de tecnologa Direccin y/o -Registro de Toma de
tcnicas, Compras Administrativa Acondicionamiento visita de decisiones
locativas y de Equipos de Dispositivos control
control de Jefe de mdicos Direccin de Mdicos -Resultados
acuerdo al Tecnologa e Calidad de evaluacin
Certificado de Infraestructura Equipos de Acta de visitacin de
Capacidad de oficina Jefe de de certificacin instalaciones
Almacenamiento Tecnologa e -Actas
Equipos de Infraestructura
Laboratorio Proveedores
Clnico
Clientes
Prestacin del Corresponde a Jefe del servicio Equipos de Direccin Auditora a quejas, -Quejas Informes
Servicio: la primera fase oficina y General reclamos y -Encuestas de gestin
Efectividad de la de prestacin Profesionales sistema de felicitaciones -Auditoras
lnea de frente del servicio en la mdicos ingreso Direccin -Solicitudes Informes

que intervienen: Administrativa Evaluacin de -Informes de
auxiliares de Auxiliares Equipos de cumplimiento de oportunida
ingreso y oficina y Direccin de agenda d
profesionales software de Calidad
mdicos informacin de Evaluacin de Toma de
(Operacin) salud Jefe del pacientes decisiones
servicio inasistentes
Equipos Respuesta
mdicos Evaluacin de a quejas y
capacidad observacio
instalada nes
Evaluacin de
indicadores de
calidad:
oportunidad y
servicio
Gestin Corresponde al Direccin Equipos de Direccin Consignaciones -Envo de Medicin
Administrativa control de Financiera oficina y General Transferencias estas de de
Contable y facturacin software: Electrnicas cartera a los comportami
Financiera: versus pago de Supervisor de SIIGO Direccin Estado de Cartera clientes ento de
Recuperacin de cartera, revisin Facturacin Financiera Evaluacin de cliente
Cartera de Equipos de Cartera -Envo de
consignaciones, Gestores de oficina y Direccin Informe Financiero cartera a Revisin de
autorizacin de Cartera software: Comercial Glosas Director cartera y
montos y Sistema de Actas de Comercial facturacin
suspensin de facturacin conciliaciones
servicio, cuando -Respuesta a Toma de
se requiere. glosas decisiones:
suspensin
de servicio
Conciliacio
nes de
cartera
Conciliacio
nes de
Glosas
Desarrollo Corresponde a Direccin de Equipos de Direccin Programas de -Registros de Competenc
Humano: la etapa de Talento Humano oficina General capacitaciones asistencia a ias

Formacin y implementacin Cronograma de capacitaciones laborales
Capacitacin de programas Psicloga de Equipos Direccin de capacitaciones Competenc
de formacin y Seleccin mdicos Calidad Actas de -Registro de ias
capacitacin de implementacin de asistencia a personales
los funcionarios Direccin de capacitaciones evaluaciones Roles
en todas las Talento Evaluacin de Evaluacin
reas de la Humano colaboradores de
organizacin competenci
Psicloga de as
Seleccin Nivel de
conocimien
Direccin to y
Administrativa aprendizaje
4. MATRIZ DE RIESGOS OPERATIVOS
CDIGO: 1085686521
Servicios de Salud FECHA DE ELABORACIN: 13 de Mayo de 2017
MATRIZ DE RIESGOS FECHA REVISIN: 13/05/2017
Ocupacional RIESGOS OPERACIONALES U OPERATIVOS: Pgina 1 de 1
PRESTACIN DEL SERVICIO
Proceso a Evaluar: Prestacin del Servicio rea a evaluar: Efectividad de la lnea de frente
Riesgo Probabilidad Controles Operacionales
ndice Nivel
Puesto de Detalle de ndice de ndice de Requisitos
Actividad Peligro No de de de
trabajo Peligro Evento ndice de ndice de ndice de probabilidad severidad legales Control de Control
Dao personas riesgo riesgo Eliminar Sustituir
peligro/Expsicin procedimientos capacitaciones exposicin Ingeniera Administrativo
expuestas
Al momento de
realizar las
tomas de
muestras para
Toma de exmenes de
muestras de laboratorio Auditora a Auditora de
Toma de exmenes Pincharse con clnico el auxiliar Riesgo de Contagio de Vinculacin insumos y afiliaciones a
1 2 Alto Alto Baja Alta Medio Alto
muestras de aguja usada de enfermera seguridad enfermedades a ARL consultorios ARL (Riesgos
laboratorio podra sufrir un mdicos Laborales)
clnico accidente
laboral descrito
como
"pincharse con
aguja usada".
Al momento de
la toma del
examen, alguno
de los equipos
Visiometra, El tiempo Disminuir el Auditora de
podra romperse Revisin de
Consultorio Audiometra, Rompimiento de Riesgo de Vinculacin de toma tiempo de afiliaciones a
y producir un Heridas 2 1 Alto Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo equipos y
Mdico Optometra, equipo seguridad a ARL de toma de ARL (Riesgos
accidente, el garantias
Espirometra examen examen Laborales)
profesional
podra sufrir
alguna herida
leve
Tantos los
pacientes como
los
profesionales Manuales El bajo
estn expuestos de nivel de
Implementar
Toma de Exposicin a la a la radiacin prevencin, calidad en Auditora a
polticas de
Radiografas radiacin y producida por Zonas de la revisin control de
Riesgo de Explosin, De 1 hasta seguridad Control de
Radiologa y accidentes los equipos y el 3 Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo evacuacin, de ingreso equipos,
seguridad Radiacin 30 ms equipos
Resonancia producidos por campo Vinculacin de control de
estrictas y
Magntica electromagnetismo magntico, lo a ARL, pacientes calidad
eficaces
que a su vez, Polticas de al campo
prohibe el uso Seguridad magntico
de objetos
metlicos
durante la toma
del estudio, el
no seguimiento
a esta norma
podra producir
no solo un
accidente, sino
una tragedia
El persona de
vigilancia puede
verse afectado
por discusiones
e
inconformidades
Implementar
de pacientes
Exposicin a El ingreso mejores
Recepcin, frente a la no Porte de
problemas y De1 hasta no polticas de Contratacin
Portera y Chequeo y efectividad en la Riesgo de Traumatimos armas,
altercados con 5 3 Medio Medio Medio Medio Medio Medio restringido seguridad, de personal
Recepcin Registro de prestacin del seguridad y Heridas Polticas de
paciente Y/o personas de accesos e idneo
Pacientes servicio, lo que seguridad
clientes pacientes ingresos
podra provocar
restringidos
peleas y golpes
o sufrir heridas
de todo tipo, sin
duda, es un
riesgo de la
lnea de frente.
CONCLUSIONES
Toda organizacin debe tener un Sistema de Gestin de Calidad debidamente

estructurado y soportado que le permita definir los planes de accin, los manuales
de funciones, los planes de contingencia, los modos de operacin y la
administracin del riesgo, entre otros, de modo que la organizacin posea los
recursos legales, administrativos, operacionales y tcnicos para funcionar y cumplir
con los estndares de calidad y funcionamiento ante cualquier ente de control en el
pas.
La gestin de calidad permite a las empresas llevar un seguimiento adecuado
sobre los procesos de fabricacin y llegada al consumidor final para el caso de los
productos, y para los servicios la adecuacin e implementacin de estrategias, lo
que en facilita a las empresas realizar previas observaciones y correcciones antes
de que el producto o servicio defectuoso llegue al cliente sin las caractersticas
anteriormente promocionadas.
BIBLIOGRAFIA
Bejarano, J. (2015). Fundamentacin para la Gestin de Calidad. Universidad

Nacional Abierta y/a Distancia. UNAD. Recuperado el 22 de diciembre de 2015 de
http://hdl.handle.net/10596/5307
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http://stadium.unad.edu.co/index.php/stadium-bases-de-datos?id_letra=i
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Recuperado el 22 de diciembre de 2015 de http://hdl.handle.net/10596/5278
Gmez, G. (2015). Planeacin del sistema de gestin de Calidad. [Archivo de
video]. Recuperado el 16 de diciembre de 2015 de http://hdl.handle.net/10596/5275
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Normalizacin. [Archivo de video]. Recuperado el 22 de diciembre de 2015 de
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video]. Recuperado el 22 de diciembre de 2015 de http://hdl.handle.net/10596/5306
Gutirrez, H (2014). Cultura de la Calidad y los Grandes Maestros. (pp29-46).
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diciembre de 2015 de
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2053/book.aspx?i=751&opensearch=calidad%20
y%20productividad&editori ales=&edicion=&anio=

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Nombre del Compras Responsabl Lder de Compras

Nombre del Prestacin del Servicio Responsabl Director Mdico

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atenciones control atencin Direccin

Nombre del Gestin Administrativa Contable y Responsabl Gerente Financiero

Nombre del Desarrollo Humano Responsabl Director de Gestin Humana

Auditora Seguimiento y ejecutar Gestin de manuales y Seguimiento

Nombre del Sistemas Responsabl Director de Procesos

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